Secretaria: a todos se nos viene a la cabeza la imagen de la típica

mujer encorsetada con su bloc de notas y lápiz en la mano cuando

escuchamos esta palabra. Esto puede que fuera así hasta hace un
tiempo pero ahora en la era de la tecnología y las redes sociales esto
no es, ni tiene por qué ser así. Para empezar cada vez hay más
secretarios o asistentes personales, en este oficio y también
contamos con más herramientas que nos hacen el día a día más fácil
y cómodo.
Actualmente con la cantidad de herramientas digitales de las que
disponemos, la secretaria como tal ha dejado de verse así ya que
principalmente en las grandes compañías, y cada vez más en
empresas más pequeñas, para ser más proactivos es indispensable
utilizar en el día a día las herramientas digitales para organizarse,
de las que disponemos para hacer un trabajo más dinámico, rápido y
acorde a esta época. Con la penetración de las nuevas tecnologías en
la empresa, muchos emprendedores pueden reducir costes usando
aplicaciones o software.
Hoy hablaremos de 7 aplicaciones para secretarias que serán de
utilidad para estar al día con las nuevas tecnologías.

Herramientas y apps para el

asistente personal
Con las siguientes aplicaciones y herramientas que vamos a
enseñarte, pasarás de ser una secretaria para convertirte en
una secretaria virtual. La digitalización de los puestos de trabajo
permite un ahorro de tiempo en la realización de tareas del día a día.
Automatizar un proceso rutinario, podría ser clave en ganar de una a
varias horas al día y poder centrarte en aquellas tareas, como
secretaria virtual, que son más importantes.

1. CamScanner
 ¿Cuántas veces nos ha pasado que necesitamos escanear un
documento urgente que debemos enviar y se nos ha dañado el
escáner de la oficina? Quizás no es necesario que el escáner esté
roto, quizás nos encontremos en una reunión fuera de las
instalaciones o de camino a algún sitio y tenemos un papel importante
que no hemos podido escanear por las razones que sean
¡¡CamScanner ha llegado para salvarnos la vida!!
La diferencia entre una secretaria y una secretaria virtual está en que
la primera necesitaría ir hasta el escáner de la oficina y la segunda,
con sólo llevar su móvil encima, ya podría tener escaneado el
documento en cuestión de minutos.
¿Qué podemos hacer con CamScanner?
 Es una aplicación que tiene una versión básica gratuita que te ayudará
a escanear, almacenar, sincronizar y colgar multitud de contenidos a
través de smartphones, iPad, tablet y PC.
 La versión gratuita contiene anuncios publicitarios y todos los
documentos que procesamos por la aplicación llevan marcas de agua
de la aplicación.
 Tiene como límite 30 páginas para las notas.
 10 invitaciones para compartir y trabajar entre varios colaborares en
documentos de Word.
 Hay una versión Pro que tiene un coste de 2,09 € que no contiene
publicidad, no lleva marca de agua de la aplicación pero si puedes
insertar tu propia marca de agua personalizada y tiene mejor calidad
de escaneo.
Utilizar esta aplicación para escanear es muy sencillo, con solo
tomar la foto del documento esta herramienta te permite ajustar el
documento al tamaño deseado, a los márgenes y el fondo que deseas
y al instante crear un PDF nítido que pueda se enviado desde tu
correo electrónico o Chat (Whatsapp, Telegram etc.) ó subirlo a la
nube (Dropbox, Google Drive etc.) y desde ahí poder compartirlo de
una manera rápida y eficiente.

2. CamCard
 ¿Qué sucede cuando nuestro jefe se va de viaje de negocio o asiste a
un evento/ reunión? Nos trae un montón de tarjetas de
presentación para guardar los contactos y estamos hasta arriba de
trabajo y lo dejamos para hacerlo en otro momento… pero, al día
siguiente necesita contactar con varias personas urgente y aún no
tenemos los datos en contactos, ¿qué hacemos?
Contamos con CamCard, es una aplicación para guardar tarjetas de
visitas, muy fácil de usar en cualquier smartphone y lo importante,
nos puede hacer quedar muy bien. CamCard es un lector de tarjetas
de vistas. Con solo una foto capturas la imagen de la tarjeta,
reconoce el contenido de la imagen de tarjeta y de una forma
automática y organizada la guarda en nuestros contactos del móvil en
forma de contacto. Igualmente CamCard tiene reconocimiento de firma
de correo electrónico, el reconocimiento de QRCode y puedes
exportar a un archivo Excel, etc.
¿Para qué sirve CamCard?
 Recortar y mejorar la imagen de la tarjeta de ser necesario.
 Opciones para guardar en el teléfono / Gmail / contacto de Exchange.
 Reconoce automáticamente el tipo de idioma.
 Se gira la imagen de la tarjeta automáticamente.
 Puedes Capturar lotes e importar imágenes de las tarjetas de visita.
 Reconocimiento de QRCode para el contenido del contacto
 Reconocimiento de firma de correo electrónico.
 Capturar imágenes de tarjetas de doble lado.
 Búsqueda rápida de contactos.
 Añadir nota.
 Invitación de Linkedin, etc.
Como puedes ver, es una herramienta que nos hará nuestro trabajo
más cómodo, rápido y eficiente.

3. SinFaltas

Ahora nos encontramos que nos piden hacer un escrito o informe que
requiere una buena redacción y al ir redactando nos vienen dudas
ortográficas o gramaticales al momento y necesitamos una respuesta
de manera inmediata. ¿Dónde acudimos?

Sin dudar ni un minuto, al Chat de SinFaltas.

Esta nueva aplicación única, nos puede ayudar de manera instantánea

a resolver cualquier duda.

Son muy ciertas las palabras de SinFaltas “Nuestras palabras son

nuestra imagen” y cuando redactamos nos convertimos en imagen de
la empresa, por ello, debemos cuidarla para no dañar la imagen
corporativa.
Por ejemplo, ¿cómo se escribe sujección o sujeción?
“Porque el problema no es que no lo sepas; el problema es que no
preguntes”.

4.WeTransfer
 Cada vez, es más común enviar por correo electrónico archivos que
sobrepasan los 10 o 20 megas y no podemos enviarlo adjunto desde
nuestro correo. ¿Qué podemos hacer?, necesitamos una solución
rápida, segura y eficiente.

Investigamos varias herramientas que se encuentran disponibles y

que nacen de esta necesidad de enviar archivos de gran tamaño por
correo y WeTransfer es una de ellas.
¿Para qué sirve WeTransfer?
 WeTransfer es una herramienta que de manera sencilla puedes
enviar o recibir archivos de cualquier parte del mundo.
 Te permite hasta 2 GB gratis.
 No es necesario estar registrado.
 Puedes asignar una contraseña para que el destinatario pueda
acceder a los archivos.
 Te permite enviar cualquier archivo; fotos, documentos, música y
videos hasta 20 destinatarios.
 Los archivos quedan almacenados en la nube durante 7 días.
 Solo debes acceder a la página principal, vas a “Añade tus archivos”,
pones el o los correos de los destinatarios y el correo del remitente y
en nombre del asunto.
 Al remitente le llegara un correo electrónico con un enlace donde
podrá descargar los archivos enviados.
 Hay disponle una cuenta Plus que permite enviar archivos de hasta 20
GB y almacenar 100 GB de espacio de almacenamiento.
 Tiene aplicaciones para Mc, iOS y Android.
 Sumando otra útil y excelente herramienta digital que nos hará la vida
mas fácil.

5. Remember The Milk

¿Tienes muchas cosas pendientes por hacer y necesitas organizarte y

ver que prioridades tienes?

Remember The Milk es una aplicación que te ayudara a que nada se

te olvide y que realices tus tareas en el orden de prioridades
establecido.
¿Para qué sirve Remember The Milk?
 Te recuerda las tareas pendientes.
 Te avisa por correo electrónico, mensaje de texto, mensajería
instantánea, Twitter y notificaciones del móvil lo que tienes pendiente.
 Puedes compartir tus listas de tarea y mandar tareas a otros para
terminar más rápido.
 Mantiene sincronizados todos tus dispositivos.
 Organiza tus prioridades, fechas límite, repeticiones etc.
 Puedes buscar en tus tareas, notas, y además puedes guardar tus
búsquedas favoritas como Listas.
 Puedes mirar las tareas próximas y planifica la mejor forma hacer las
cosas
Remember The Milk es gratis.

Existe una subscripción Pro en la aplicación que incluyen más tareas

interesantes pero que tienen un coste.

6. Google Drive
 ¿Necesitamos trabajar en equipo en la realización de un informe o
documento que debemos hacer simultáneamente con otros
compañeros y no sabemos como hacerlo?
Te invitamos a que le eches un vistazo a esta herramienta muy
parecida a WeTransfer, pero que además te permite trabajar en
equipo.

¿Para qué sirve Google Drive?

 Guardar tus archivos de forma segura y acceder a ellos desde
cualquier parte.
 Buscar archivos por nombre y por contenido.
 Compartir archivos y carpetas con otras personas.
 Asignar permisos de acceso para establecer quién puede ver,
comentar o editar los archivos.
 Acceder rápidamente a los archivos recientes.
 Ver archivos aunque no estés conectado a Internet.
 Usar la cámara de tu dispositivo para escanear documentos en papel.
 Acceder a imágenes y a vídeos de Google Fotos.
Y lo más importante, que en Google Drive podemos tener a mano en
cualquier momento y en cualquier dispositivo smartphone, tablet u
ordenador esta aplicación que nos hará mas eficiente y productivos en
nuestro puesto de trabajo.
¡Seguimos sumando!¡
 Y finalmente, te invitamos a conocer esta herramienta digital que cada
día las empresas utilizan más y que es necesario conocer y saber
utilizar.

7. Twitter

Es una red social que se ha convertido en la más interesante en estos

momentos porque te permite saber qué está ocurriendo en el
mundo minuto a minuto desde noticias, entretenimiento, deportes,
política, grandes eventos que son de interés profesional y personal.
Todo lo que sucede en cualquier lugar, está sucediendo en Twitter, así
que, obtener la historia completa de ¿cómo se desarrolla? y conocer
de primera mano todos los comentarios en vivo es de gran utilidad
para el mundo empresarial.

Nosotros podemos ser parte de todo lo que se esta hablando en el

mundo, así que conocerla y saber hacer vídeos en vivo, fotos, GIFs y
comentarios al momento y dar a conocer información directa de la
fuente es de mucha utilidad.

¿Para qué sirve Twitter?

 Puede promocionar la empresa.
 Captar nuevos clientes.
 Conocer la competencia.
 Estar en contacto con los clientes.
Hemos visto 7 herramientas muy útiles para ser una buen asistente
personal, fáciles de usar y eficientes para hacer nuestra labor diaria
más amena y productiva que son indispensables en esta nueva era
digital. ¿Conoces alguna más? ¿Usas alguna de estas aplicaciones en
tu día a día? Puedes contarlo en los comentarios.