Auditoria en Edificios y Condominios de los

gastos comunes
¿Qué es una Auditoría de Gastos Comunes?
Una Auditoría de gastos comunes es una revisión detallada de los
ingresos y egresos de una comunidad. En ella se estudia cada
movimiento de la cuenta corriente y del fondo de reserva, los contratos del
personal y el cumplimiento de los contratos de mantención.

Además, se evalúa si los recursos se están ocupando en forma eficiente, y

si todos los procesos cumplen con el Reglamento de Copropiedad y con las
Leyes Laborales.

Esta exhaustiva revisión de la gestión contable, administrativa y legal de

una comunidad puede incluir el análisis de datos y documentos de los
últimos 12, 24 o 36 meses.

¿Cuáles son las etapas de una auditoría de

condominios?
1. Reunión de introducción y evaluación gratuita
El primer paso es reunir al equipo de auditores con uno o más miembros de
la comunidad. El objetivo es entender a cabalidad sus necesidades y sus
preocupaciones.

2. Acuerdo y recolección de información

Una vez que la comunidad decide trabajar con la empresa auditora, se firma
un contrato y se toman los acuerdos para iniciar la recolección de la
información disponible.

3. Inicio de auditoría y presentación de avance

El equipo inicia el análisis de la información y se mantiene en contacto con
los representantes de la comunidad para recibir sus dudas y actualizarlos de
los avances.

4. Presentación de resultados
Al finalizar, se presentan los resultados de la auditoría, analizando punto a
punto las gestiones de la actual administración y su evaluación, además se
entregan las

recomendaciones para mejorar esta gestión. Se elabora un informe

detallado para el comité de administración y para el administrador, y una
presentación resumida y gráfica para los copropietarios.
¿Qué resultado entrega una auditoría de
condominios?
1. Revisión de ingresos de Gastos Comunes
Se revisa cada abono a la cuenta corriente de la comunidad en el período
analizado, ya sea por pago de gastos comunes por parte de copropietarios,
ingresos por multas y morosidad, intereses generados por el fondo de
reserva e ingresos por uso de bienes comunes.

2. Revisión de egresos de Gastos Comunes y su

respaldo
Es un estudio de todos los egresos del período, por pago de
remuneraciones, imposiciones, posibles multas, reparaciones,
mantenciones, materiales, servicios generales, servicios de mantención, etc.

3. Análisis de situación de trabajadores y

cumplimiento de obligaciones legales
Consiste en la revisión de los contratos de cada trabajador, verificando que
estén de acuerdo a las normas laborales, y que se estén pagando
debidamente las imposiciones. Se hace especial énfasis en las horas de
trabajo que indica cada contrato, ya que de esto dependen directamente los
montos pagados por concepto de horas extraordinarias.

4. Orden interno de la información y contratos

externos
Se evalúa la cantidad de información disponible, su calidad y la facilidad o
dificultad con que esta puede ser encontrada. Se revisan los contratos de
mantención y el cumplimiento de estos, es decir, que se cumplan las visitas
y mantenciones programadas y contratadas.

5. Análisis de cobro de Gastos Comunes

Es una revisión detallada de cómo se controlan y registran los pagos de
gastos comunes, y cómo se maneja su cobranza y los intereses por
morosidad.

6. Análisis de uso eficiente de recursos

Se estudian las compras y contratos y se comparan con los precios
promedio de mercado de estos productos y servicios. De esta manera se
evalúa objetivamente si se está pagando lo esperado o existen sobreprecios
en algunas adquisiciones o contrataciones.

7. Análisis de planes de mantención

Esta revisión determina si los planes de mantención, por ejemplo de
ascensores y calderas, están bien contratados, tienen la regularidad
necesaria y requerida por la normativa, y si efectivamente se están
realizando según lo programado.

8. Evaluación de Fondo de Reserva

Es un análisis de los movimientos del fondo de reserva, si su porcentaje
coincide con lo indicado en el reglamento interno o la normativa legal, si ha
sido ocupado en lo que corresponde y si está debidamente resguardado en
una cuenta corriente o algún instrumento de ahorro.

¿Cuáles son los problemas frecuentes que se

detectan con auditorías de edificios?
Entendiendo que cada comunidad es única, y que una auditoría no debe ser
solamente una búsqueda de errores ni de culpables, sino que debe
entenderse
como la validación de lo efectuado correctamente en una administración y la
búsqueda de procesos o gestiones que pueden ser mejorados, estos son
los puntos de mejora comunes:

- Falta de claridad en el registro de ingresos y egresos.

- Rendición de gastos comunes difícil de entender.

- Documentos faltantes (boletas, cuentas, gastos).

- Sobreprecio en el pago de insumos y servicios.

- Contratos incompletos, o hechos por una cantidad de horas inadecuada.

- Diferencias en el cálculo de la alícuota.

- Poca claridad en el manejo de morosidad e intereses.

- Dudas con el fondo de reserva, sus usos y posibilidades de invertirlo.

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