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REGLAMENTO DE FONDOS DE CAJA CHICA

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
Articulo 1.- (Marco Normativo)
El presente Reglamento de Fondos de Caja Chica, se enmarca en lo establecido en el
artículo 27 de la Ley de Administración y Control Gubernamental (SAFCO) N° 1178 de 20
de julio de 1990, que establece que cada Entidad del Sector Publico deberá elaborar los
Reglamentos Específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración y
Control Interno, en el Marco de las Normas Básicas dictadas por el Órgano Rector, así
como en el Decreto Supremo Nº 793 del 15 de Febrero de 2011, estableciendo su
estructura, atribuciones y competencias, así como las Instituciones bajo su tuición.
Articulo 2.- (Objeto)
El objeto del presente Reglamento es definir las normas, procedimientos y
responsabilidades para la aprobación, administración, descargo y control de los Fondos de
Caja Chica
Artículo 3.- (Ámbito de Aplicación)
El presente reglamento constituye una norma interna que será de aplicación y cumplimiento
obligatorio de todos los funcionarios. Su incumplimiento, dará lugar a sanciones y
determinación de responsabilidades para el titular de la administración de Fondo de Caja
Chica y los funcionarios implicados.
Artículo 4.- (Alcance)
El Fondo de Caja Chica constituye un fondo monetario destinado a cubrir gastos que son
realizados por compras menores y urgentes en los siguientes casos:
Cuando no existan los artículos requeridos en stock en Almacenes,
Por contratación de servicios menores,
Cuando se requiere realizar un pago con prontitud y/o Cuando el monto a erogar no
justifica el pago mediante la emisión de cheque
APERTURA, MONTO Y RESPONSABLES
Artículo 5.- (Solicitud y Autorización de Apertura del Fondo de Caja Chica)
Para aperturar un Fondo de Caja Chica, la Unidad Solicitante deberá presentar un
requerimiento escrito dirigido a la Dirección General de Asuntos Administrativos, quien
luego de evaluar dicha solicitud informará al Ministro (a) de Comunicación, para que
autorice mediante Resolución Ministerial o caso contrario deniegue la solicitud de apertura
de caja chica, ello en función a las necesidades de las diferentes reparticiones del
Ministerio.
Artículo 6.- (Designación del Responsable)
El responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, deberá ser funcionario permanente y
será designado por el Responsable de Área mediante memorándum.
Articulo 7.- (Cambio de Encargado de la Administración del Fondo de Caja Chica)
La Gerencia, previa evaluación y debida justificación, podrá autorizar el cambio del
encargado, en cualquier momento durante la gestión fiscal, debiéndose necesariamente
emitir una nueva designación mediante memorandum.
Artículo 8.- (Responsabilidad)
El funcionario designado como Encargado del Fondo de Caja Chica, es el único responsable
por la administración correcta de los fondos que le fueron confiados y tiene la obligación de
presentar rendición de cuenta documentada, de manera inmediata al 70% de utilización de
los recursos asignados, en los formularios de descargo (Anexo 6) y resumen respectivo,
especificando la documentación de respaldo debidamente foliada.
Asimismo, deberá registrar todo el movimiento del Fondo de Caja Chica en un libro
diseñado para el caso, con la siguiente información:
- Numero correlativo
- Fecha
- Nombre de Beneficiario
- Numero de factura o recibo
- Concepto del gasto
- Ingreso
- Egreso
- Saldo
Registro que debe ser realizado oportunamente para contar con saldos reales del efectivo del
fondo. También es responsable de prever medidas de seguridad necesarias para el resguardo
de dichos fondos.
El Encargado del Fondo de Caja Chica no debe estar relacionado con las funciones de
Contabilidad, Auditoria u otras que desvirtúen el control.

Articulo 9.- (Monto y Reposiciones)

El monto del Fondo de Caja Chica se establecerá a través de Memorandum, recursos que
podrán ser utilizados dentro de las clases de gasto 4 y 5
El Fondo de Caja Chica podrá ser repuesto varias veces dentro de un mes, dependiendo de
la disponibilidad de cuota.
CAPITULO III
REGISTRO, ADMINISTRACION Y DESCARGO
Artículo 10.- (Del Registro y Provisión de Fondos)
El Contador es responsable de la revisión de los descargos y de su registro en el Sistema
Integrado de Gestión.
Se procederá a la reposición y apertura de un nuevo Fondo de Caja Chica, siempre y cuando
se encuentre aprobado el descargo de gastos efectuados de los recursos del Fondo de Caja
Chica inmediato anterior.
Artículo 11.- (Procedimiento de Solicitud y Autorización del Desembolso)
De la Solicitud

El pedido debe ser realizado por la Unidad Solicitante debidamente justificado, desembolso
que será efectuado mediante Comprobante de Caja Chica (Anexo 2).
De la Autorización

Cualquier adquisición, sea esta de bienes o contratación de servicios menores, cuyo pago
deberá efectuarse con recursos del Fondo de Caja Chica de la institución se realizará,
únicamente con la autorización del gerente y/o de contabilidad y el responsable de la unidad
solicitante.
Artículo 12.- (Gasto Por Compra de Materiales) El gasto deberá ser efectuado contra
presentación de factura a nombre del Mundo Sport srl NIT 4154837012 y/o recibo con las
respectivas retenciones impositivas correspondientes.
Los documentos mínimos exigidos para la presentación de descargos, en el caso de compra
de materiales son:
1) Solicitud debidamente justificado y firmado (anexo 3)
2) Formulario de Pedido de Materiales y Suministro con Sello “Sin existencia”) (anexo 4)
3) Documento de pago:
- Factura.
- Recibo y fotocopia del NIT del proveedor, si esta inscrito en régimen Especial.
- Recibo con las respectivas retenciones impositivas efectuadas.

Artículo 13.- (Gasto por la Prestación de Servicios Menores)

- El gasto para la contratación de servicios menores, se realizara de manera directa por el
responsable del Fondo de Caja Chica previa autorización de la Gerencia y/o contabilidad y
el responsable de la unidad solicitante.
El gasto deberá ser efectuado contra presentación de factura a nombre del Mundo Sport srl
nit 4154837012 y/o recibo con las respectivas retenciones impositivas correspondientes.
Los documentos mínimos exigidos para la prestación de descargos, en el caso de
contrataciones de servicios menores son:
1) Solicitud debidamente justificado y firmado (anexo 3).
2) Documento de pago:
- Factura.
- Recibo y fotocopia del NIT del proveedor, si esta inscrito en régimen Especial.
- Recibo con las respectivas retenciones impositivas efectuadas.
3) Acta de conformidad del servicio recibido.

- Pago por servicio de transporte al personal, (que corresponderá a un rango mayor a las
5 cuadras a la redonda) se realizara de manera directa por el responsable del Fondo de Caja
Chica previa autorización de la Dirección General de Asuntos Administrativos y/o de la
Jefatura de Unidad Financiera y el responsable de la unidad solicitante mediante
comprobante se caja chica.

Los documentos mínimos exigidos para la prestación de descargos, en el caso de pago de

transporte son:
1) Solicitud debidamente justificado y firmado (anexo 3).
2) Papeleta de comisión debidamente sellada
3) Formulario descargo debidamente llenado y firmado, por los gastos de pasaje radio
urbano (Anexo 5).

- Pago de servicio de refrigerio al personal, (correspondiente a trabajo efectuado pasada

las 4 horas del horario de salida establecido) se realizara de manera directa por el
responsable del Fondo de Caja Chica previa autorización del Gerente y el responsable de la
unidad solicitante:
Los documentos mínimos exigidos para la prestación de descargos, en el caso de pago de
refrigerio son:
1) Solicitud debidamente justificado y firmado (anexo 3).
2) Documento de pago:
- Factura.
- Recibo y fotocopia del NIT del proveedor, si esta inscrito en régimen Especial.
- Recibo con las respectivas retenciones impositivas efectuadas.

3) Acta de conformidad del servicio recibido.

Artículo 14.- (Limites)

Queda establecido como límite máximo de gastos a efectuarse mediante Fondo de Caja
Chica el monto de Bs. 300.- (trescientos 00/100 Bolivianos) no pudiendo desglosarse
facturas de montos mayores por el mismo concepto.
Articulo 15.- (Partidas que Pueden Ser Imputadas en el Fondo de Caja Chica)
Las partidas que pueden ser imputadas con los recursos del Fondo de Caja Chica, son las
determinadas en Anexo 1.
Artículo 16.- (Archivo)
El responsable del Fondo de Caja Chica debe mantener al día, en orden y debidamente
archivada la documentación correspondiente al manejo y registro de los montos recibidos y
desembolsos, de manera que pueda proporcionar la información que le sea requerida.
Artículo 17.- (Arqueos)
La Jefatura Financiera y/o el Contador deberá efectuar, arqueos sorpresa, periódicamente.
La Unidad de Auditoria Interna deberá incluir en su programa de trabajo la realización de
arqueos regulares durante la gestión fiscal.
Artículo 18.- (Oportunidad de Presentación y Forma de Descargo)
El responsable deberá presentar el descargo del Fondo de Caja Chica cuando el gasto no
sobrepase el 70% del monto asignado para su reposición, que deberá realizarlo en forma
detallada y cronológica, en el que se consigne: fecha, número de factura y/o recibo,
concepto, importe y partida presupuestaria correspondiente, de acuerdo al clasificador
presupuestario vigente (Anexo 6).
Artículo 19.- (Respaldo del Descargo)
El respaldo o rendición de cuentas deberá estar respaldado por la documentación
correspondiente en original. No se aceptaran fotocopias ni tachaduras como documentos de
descargo.
Artículo 20.- (Cierre del Fondo de Caja Chica)
Todos los Fondos de Caja Chicas deberán ser cerrados al finalizar la gestión en base al
instructivo para el cierre presupuestario y contable del ejercicio fiscal, emitido por el
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, para lo cual el Encargado de Fondo de Caja
Chica, procederá a la presentación de la documentación y al depósito en la Cuenta del
Fondo Rotativo del funcionario del saldo no utilizado, dentro la fecha límite para este
efecto.
CAPITULO IV
PROHIBICIONES Y SANCIONES
Artículo 21.- (Prohibiciones)
Queda terminantemente prohibido destinar recursos del Fondo de Caja Chica en los
siguientes conceptos:
Cambio de monedas extrajeras
Cambio de Cheques
Prestamos
Anticipo de haberes
Pagos de facturas desglosadas
Pago de Viáticos
Compra de Arreglos Florales
Compra de Activos Fijos
Avisos Necrológicos
Otros no considerados en las partidas del Anexo 1.
La inobservancia al presente artículo podrá dar lugar al inicio del proceso administrativo en
contra del responsable del Fondo de Caja Chica.
Artículo 22.- (Sanciones)
Se procederá al descuento del salario mensual, hasta el monto que corresponda al
responsable del Fondo de Caja Chica, cuando existan las siguientes observaciones:
No presenta su descargo o depósito del saldo a fin de la gestión.
Exista un monto descargado sin documentación de respaldo valido.
Se desembolse recursos sin la autorización correspondiente.
Se determine faltantes en dicho fondo.
Incumpla los conceptos descritos en el artículo Nº 18 del presente Reglamento.
Además, de aplicarse la sanciones de Ley que correspondan.
CAPITULO V
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Articulo 23.- (Vigencia del Reglamento)
El presente Reglamento entrara en vigencia a partir de su aprobación mediante Resolución
Ministerial.
Artículo 24.- (Procedimientos de Revisión y Adecuación)
Este reglamento podrá ser periódicamente revisado y actualizado de manera que se
encuentre siempre acorde con la dinámica de la institución. Una revisión integral por lo
menos una vez al año.
Artículo 25.- (Responsable de difusión y cumplimiento del Reglamento)
La Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de Comunicación es
responsable de la difusión, implementación y cumplimiento del presente Reglamento.