ACTUALIZACIÓN FÍSICA DE EXPEDIENTES

Organización de la Información:

 Diariamente se recopila la información

 En el revés inferior derecho de cada documento se registra la fecha (con
fechador) en la que fue recibido por el Equipo de Actualización del
Expedientes.
 Se perfora
 Se ordena de forma ascendente, según el asunto y la fecha de cada
documento de la empresa. En los casos que el volumen de la información
para un expediente que sea de gran tamaño, esta debe ser organizada,
facilitando su debido proceso.

Actualización de los Expedientes

 Al recibir los Expedientes se debe revisar si hay información disponible para

ser anexada al mismo.

 Luego de ser revisada y analizada, según el asunto del documento, se

procede a su relación en el formato de la Hoja de Ruta de Expedientes, en
forma cronológica, indicando la fecha de actualización, el documento a
ingresar, la fecha del documento, el nombre del actualizador.

 La documentación se debe foliar de manera cronológica. La foliación de

cada documento, se realiza marcando con lápiz HB, en la parte superior
derecha en el sentido de la lectura del documento, conservando el
consecutivo del folio inmediatamente anterior.

 En caso de llegarse a recibir información extemporánea, se debe ubicar en

el período al que corresponde dentro de la carpeta, refoliando los
documentos en caso de requerirse.
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 La refoliación se realiza, trazando una línea diagonal sobre el folio

registrado, e ingresando el nuevo folio debajo de éste. Por ejemplo: folio
anterior 123 nuevo folio 175.
 Si la carpeta se excede de información a más de 250 folios, se le debe abrir
un tomo nuevo al expediente.

Creación de Carpetas de expedientes

 La carátula de este anexo debe ir rotulada con el nombre del asunto a la

cual pertenece, la fecha, en la que fue creada y relacionar si incluye el CDs,
los cuales se deben marcar como indica el paso anterior.

 Se debe relacionar con lápiz que éste documento incluye el CDs si fuese el
caso, anexando este documento al respectivo expediente, luego de
diligenciar el formato de la Hoja de Ruta y de Control de Expedientes.