TERCER PERIODO DE 2017

INTRODUCCIÓN A EXCEL
Excel es un programa informático que fue desarrollado por Microsoft y es parte de su suite ofimática
Office. Está enfocado en el manejo de datos numéricos, alfanuméricos y de tipo Texto. A través de
las diferentes opciones ofrecidas por este programa podremos realizar cálculos matemáticos básicos
y de gran complejidad, y se podrá realizar el manejo de bases de datos con el fin de organizar de
diferentes formas los datos trabajados. Todo esto en una Hoja de Cálculo.

¿QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO?

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está
basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas
disciplinas.

Con una hoja de cálculo podemos:

• Calcular.

• Ordenar.

• Combinar.

• Separar.

• Hacer referencias.

Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación,
orientación, etc. de los datos que se están manipulando.

APLICACIONES DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Es prácticamente imposible enumerar todas las aplicaciones para hojas de cálculo. Las hojas de
cálculo son útiles no solo para un análisis cuantitativo, ya sea que su especialidad sea marketing,
administración, Ingeniería, estadística o economía.

INICIO DE EXCEL
Para dar inicio a Excel lo buscamos en el botón de inicio de nuestro sistema operativo y le damos clic
a la aplicación para abrirla.

HOJA DE CÁLCULO NIVEL BÁSICO DPTO. ING. DE SISTEMAS

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• Al dar clic en Excel 2016, aparece esta pantalla que permite acceder a: Archivos recientes,
abrir otros libros o ingresar al Libro en blanco a una plantilla.

• Abrir otros libros ingresa a la siguiente pantalla, donde se puede abrir desde: Libros
recientes, OneDrive, otras ubicaciones Web, Equipo o Ingresar a la cuenta de correo donde
puede trabajar en línea.

Para ver si su sesión está iniciada, simplemente busque su nombre en la esquina superior
derecha. Después de iniciar sesión.

• En archivo reciente, puedes ingresar directamente al archivo en cual estuvo trabajando.

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• Si desea ingresar a un libro nuevo de clic en libro en blanco Excel automáticamente genera
una nueva hoja de cálculo en blanco.

La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación con tres
secciones:

Están comprendidas por las siguientes partes.

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Una vez ubicados dentro de la interfaz, se requiere familiarizarse, de los siguientes instrumentos.

La cinta de opciones se encuentra las barras de menús donde se despliegan los submenús que
posibilitan completar los propósitos.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

La barra de herramientas de acceso rápido, es una pequeña barra de herramientas, situada en la
barra de títulos de la ventana principal de Excel. Esta barra la podemos personalizar.

Para personalizar esta barra de herramientas dar clic sobre el triángulo y de la lista que se despliega
se pueden elegir los comandos. Si en este listado inicial no aparece la opción deseada, pulsaremos
sobre la opción Más comandos.

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Aparece un cuadro de diálogo correspondiente a las Opciones de Excel, dividido en dos zonas. En el
cuadro izquierdo, podemos ver los iconos de todos los comandos disponibles en Excel, para que
aparezcan dentro de esta barra de herramientas, se seleccionan y pulsar y se da Agregar.

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Para eliminar algún icono que aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido, se selecciona
del panel de la derecha y pulso el botón Quitar.

Para modificar la posición de la barra de herramientas, dar clic sobre el triángulo y seleccionar la
opción: Mostrar bajo la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de opciones.

Sobre la cinta de opciones:

Bajo la cinta de opciones:

BARRA DE ESTADO
La barra de estado es la zona inferior de la ventana de Excel. Esta barra se puede personalizar
haciendo que aparezca en ella la información que consideremos necesaria. Dando clic el botón
derecho del mouse, aparece un panel como el de la siguiente imagen:

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CELDAS
En la Hoja de Cálculo existen celdas que no son más que la intersección entre filas y columnas, por
ejemplo en la intersección de la fila 1 con la columna A, nos da la celda A1. La Celda activa es donde
el cursor está posicionado y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

RANGO
El Rango es un bloque rectangular de una o más celdas que se trata como una unidad. Los rangos
son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan con base en rangos.

INTRODUCCIÓN DATOS
Excel tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar. La captura o introducción de datos
a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda.

Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto,
la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

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MODOS DE SELECCIÓN
En una hoja de cálculo puede seleccionar celdas, rangos (dos o más celdas de una hoja), filas o
columnas. También puede poner una celda en modo de edición y seleccionar todo o parte de su
contenido.

CARACTERISTICAS
Características de la hoja de cálculo en Excel.
• Columnas 16.384 (A-XFD).
• Filas 1.048.576.

TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS

Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.

Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna.

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FILAS Y COLUMNAS

INSERTAR FILAS
Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de
aquella en la que desea insertar la nueva fila. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas
por encima de la cual desea insertar las nuevas filas.

ELIMINAR FILAS
Para eliminar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente. Para eliminar
varias filas, seleccione las filas que desea eliminar. Seleccione el mismo número de filas que desea
eliminar.

INSERTAR COLUMNAS
Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda situada en la columna existente
a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Para insertar varias columnas,
seleccione las columnas situadas a la izquierda de la cual desea insertar las nuevas columnas.
Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.

ELIMINAR COLUMNAS
Para eliminar una única columna, seleccione la columna o una celda situada en la columna existente.
Para eliminar varias columnas, seleccione las columnas que desea eliminar. Seleccione el mismo
número de columnas que desea eliminar.

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También se puede insertar filas o columnas desde la ficha Archivo, en el Grupo Celdas.

ALTURA DE LA FILA
Para cambiar el alto de la fila, seleccione del menú Inicio el comando Formato. En alto de fila se
escribe la medida deseada. Con alto estándar automáticamente asigna 12.75 que es la medida por
omisión para la altura de las filas. Con Ocultar, la fila se reduce a una medida en que desaparece y
puede volver a aparecer con la acción contraria que es Mostrar.

Otra forma de cambiar el alto de la fila es directamente con el ratón. Colocándolo justo en la división
de las filas, el apuntador del ratón cambia a flechas y con un clic sostenido se varía el alto de la fila.
La nueva medida se muestra en la barra de fórmula. Con un doble clic, automáticamente toma el
alto necesario para que el contenido de la fila se vea claramente.

ANCHO DE COLUMNA
Es muy común que la información capturada en una celda no se adapte al ancho de ésta, ya sea que
sobre o falte. Por lo tanto, se tiene la opción de cambiar el ancho de la columna.

Con la opción Ajustar a la selección se va a tomar el ancho necesario para que se vea claramente el
área que este seleccionada.

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Con Ocultar, la columna desaparece y puede volver a aparecer con la acción contraria que es
Mostrar.

Otra forma de cambiar el ancho de la columna es directamente con el ratón. Colocándolo justo en
la división de las filas, el apuntador del ratón cambia a flechas y con un clic sostenido se varía el
ancho de la columna, y la nueva medida se muestra en la barra de fórmula. Con un doble clic,
automáticamente toma el ancho necesario para que el contenido de la columna se vea claramente

MANEJO DE HOJAS
Dando clic derecho sobre la etiqueta de la hoja1 que se encuentra en la parte inferior de la pantalla,
aparecen las opciones que se puede realizar, como se ve en la imagen.

Otra forma de realizar cambios en la hoja es desde la ficha Archivo, en el grupo Celdas, haciendo clic
en Insertar, Eliminar o Formato.

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GUARDAR UN ARCHIVO
Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo. Para hacerlo seleccionamos el botón de
Archivo el comando Guardar Como. Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <G>. o se puede
guardar en:
• OneDrive (Es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft).
• Otras Ubicaciones en la web.
• Equipo.

Se pueden guardar los archivos de Office en línea para tener acceso a ellos desde cualquier lugar y
compartirlos con todos.

Para guardarlo en el equipo:

Muestra las carpetas recientes donde la puede guardar directamente dando clic sobre el archivo
deseado o dando clic examinar.

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De las dos formas se muestra la siguiente ventana.

Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través
de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en.

En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro documento. A los
documentos se les asignará automáticamente la extensión .XLSX.
En Tipo esta opción podremos escoger plantilla, documento o con los iconos que podemos ver los
archivos y carpetas contenidas en forma de Lista, Detalles y Propiedades respectivamente.

En esta ventana aparece también el botón Herramientas y en esta Opciones Generales. Al

presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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• Crear siempre copia de seguridad: Va a crear un archivo de respaldo con el mismo nombre
y localización, pero con la extensión .BAK.
• Contraseña de protección: Define una contraseña para poder abrir el documento.
• Contraseña contra escritura: Permite a otros usuarios abrir el documento como sólo
lectura. Es decir, podrán abrirlo pero no hacerle cambios.

Se recomienda sólo lectura: recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo – Lectura.

SALIR DE EXCEL
Para salir de Excel utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También se puede usar la
combinación de teclas ALT+F4.

Salir

También se puede salir desde la ficha Archivo, Cerrar.

OPERACIONES DE EDICIÓN

CORTAR
La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la
opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

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COPIAR
La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la
siguiente forma:

PEGAR
La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del
Portapapeles en la hoja de cálculo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces
sea necesario después de Copiar. Cuando utilizamos la opción Cortar, sólo podremos Pegar una vez
la información. La información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta
que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez.

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FORMATO DE CELDAS
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de fuente, alineación, número, bordes y relleno,
protección de celdas.

Para acceder se selecciona en la cinta de opciones o se presiona <Ctrl+1> o con el clic derecho de
mouse – Formatos de celda.

SEPARADOR DE NÚMERO
Cada separador tiene una función distinta y se accede dando un clic en el separador deseado.

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La división Número sirve para asignar una notación especial a las celdas que contengan números.

Se tienen varias Categorías y en cada una están distintos Códigos de formato.

Se puede acceder directamente desde la cinta de opciones.

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SEPARADOR DE ALINEACIÓN
Se puede acceder directamente desde la cinta de opciones.

En la barra de herramientas, también se pueden hacer algunas alineaciones horizontales como se

muestra a continuación:

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SEPARADOR DE FUENTES
A través de este separador se cambia las fuentes, estilo, tamaño, subrayado y color de las celdas.

En la barra de herramientas se tienen también algunas de estas acciones, aquí se muestran con su
icono correspondiente:

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SEPARADOR DE BORDES
Con este separador asignamos bordes a las celdas. Con esta división, se pueden asignar los Bordes
de las celdas, su Estilo y elegimos un Color de la lista.

Para asignar bordes también se puede utilizar este icono de la barra de herramientas.

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SEPARADOR DE RELLENO
Con este separador se les da color o diseño a las celdas seleccionadas.

A las celdas se les puede asignar un Color en el fondo y un Diseño para que resalte su contenido.

El color del fondo de la celda, se puede elegir también con el icono de la barra de Herramientas.

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SEPARADOR DE PROTEGER
La protección de una celda, sirve para evitar que se realicen cambios o que no se vea el contenido
de la celda.

Una vez que se selecciona alguna de las opciones Bloquear / Ocultar, se debe ir al menú Revisar y
seleccione el comando Proteger hoja.

Al dar clic en Proteger hoja o en Proteger libro muestra la siguiente caja de diálogo:

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Se puede escribir una Contraseña, pero es opcional. Las opciones de Contenido, Objetos y
Escenarios, permiten proteger una o todas estas opciones. Después de realizar esta acción, las celdas
que se hayan marcado como bloqueadas no se podrán modificar. Las que se hayan marcado como
ocultas, no aparecerán.

Proteger libro muestra la anterior caja de diálogo. La Contraseña funciona como en el comando
anterior. Con la opción Estructura seleccionada, se protege contra borrado de hojas, cambios de
lugar o de nombre, en general se cuida la estructura del libro. Con Ventanas se evita que se cierren,
redimensionen o muevan las ventanas. Se puede tener tanto la hoja como el libro protegidos, o sólo
uno o ninguno.

MENÚ CONTEXTUAL
Otra forma de cambiar el formato es presionando el botón derecho del ratón con el texto
seleccionado o las teclas <Mayús+F10>. Al hacerlo aparece el siguiente menú junto a la selección:

De este menú se puede seleccionar el comando Formato de celdas y seguir el mismo procedimiento
que se explicó anteriormente.

ESTILOS
Además de definir una serie de formatos para una o varias celdas, podemos definir un Estilo que es
un conjunto de formatos. Excel tiene un modelo, que se puede aplicar a las celdas sin necesidad de
estar aplicando los formatos por separado.

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Para aplicar, crear o modificar un modelo, seleccione del menú Inicio el comando Estilo.

ESTILO DE CELDA

El botón Nuevo Estilo de Celda: en Nombre del Estilo se asigna un nombre y se elige el formato
a aplicar.

El botón Combinar: permite utilizar modelos de otros libros abiertos. Despliega la siguiente caja de
diálogo:

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De esta caja, se elige el libro del cual se quieran tomar los modelos y después de esto, la lista de
modelos cambia por los del libro seleccionado.

DAR FORMATO A UNA TABLA

Es muy común que Excel se utilice para crear tablas de cualquier tipo. Por lo tanto, el formato a estas
tablas se hace en base a sus filas y columnas con ciertos criterios ya establecidos.

Seleccione después del menú Inicio el comando Dar formato como tabla. En Formato de tabla.

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