Capacitacion Excel Avanzado I

Capacitación Excel Avanzado
Modulo I
TEMÁTICA MODULO I
• Trucos y teclas rápidas.

• Administrador de informes y vistas personalizadas.
• Creación y modificación de hipervínculos, listas y botones.
• Crear y modificar formatos condicionales.
• Herramientas.
• Introducción al manejo de funciones.
• Funciones lógicas.
• Otras funciones.
• Búsqueda y referencia.
Trucos y teclas rápidas
Teclas de método abreviado combinadas con CTRL
Combinación Descripción
CTRL+SHIFT+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.
CTRL+SHIFT_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.
CTRL+SHIFT+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).
CTRL+SHIFT+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.
CTRL+SHIFT+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.
Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores
CTRL+SHIFT+!
negativos.
Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y
CTRL+SHIFT+* columnas en blanco).
En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.
CTRL+SHIFT+: Inserta la hora actual.
CTRL+SHIFT+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.
CTRL + ; Inserta la fecha actual.
CTRL + ' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.
Combinación Descripcion
CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.
CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.
CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.
CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.
CTRL+6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.
CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.
CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.
Selecciona toda la hoja de cálculo.
CTRL+E Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona
la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
CTRL + N Aplica o quita el formato de negrita.
Copia las celdas seleccionadas.
CTRL + C
CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.
Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un
CTRL + J
rango seleccionado a las celdas de abajo.
CTRL + B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.
CTRL + SHIFT + F Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.
CTRL + L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.
CTRL + K Aplica o quita el formato de cursiva.
Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar
CTRL + ALT + K
hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.
CTRL+SHIFT+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL + U Crea un nuevo libro en blanco.
CTRL + A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.
CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la
CTRL+D
izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.
CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.
CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.
Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible
CTRL+V
solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.
CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.
CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.
CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.
CTRL+AvPag ó
Navega entre las hojas de calcula
CTRL+RePag
Teclas de función
Tecla Descripción
Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel.
CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones.
F1
ALT+F1 crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual.
ALT+SHIFT+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.
Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de
inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada.
F2
SHIFT+F2 agrega o modifica un comentario de celda.
CTRL+F2 muestra un área de vista previa de impresión en la ficha Imprimir en Vista Backstage.
F3 SHIFT+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.
Repite el último comando o acción, si es posible.
F4 CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.
ALT+F4 cierra Excel.
Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
F5
CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.
Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo
que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los
F6 paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta.
SHIFT+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones.
Teclas de función
Tecla Descripción
F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado.
Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de
dirección extienden la selección.
F8
SHIFT+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección.
ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.
Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado (con ALT se consigue lo mismo).
F10
SHIFT+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.
Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico distinta.
SHIFT+F11 inserta una hoja de cálculo nueva.
F11
ALT+F11 abre el Editor de aplicaciones de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para
Aplicaciones (VBA).
F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
Otras teclas de método abreviado útiles
Tecla Descripción
Muestra los KeyTips (nuevos métodos abreviados) en la cinta de opciones.. Por ejemplo, ALT + D cambia la hoja de cálculo a la
ALT
vista Diseño de página.
CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la área de datos en una hoja de cálculo.

TECLAS DE
DIRECCIÓN CTRL+SHIFT+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda
activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco.
FIN activa el Modo final. En Modo final, puede presionar una tecla de flecha para moverse a la próxima celda que no esté
vacía en la misma columna o fila que la celda activa. Si las celdas están vacías, al presionar FIN después de una tecla de
flecha, pasará a la última celda de la fila o columna.
CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, a la última fila utilizada de la última columna
FIN
utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto.
CTRL+SHIFT+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior
derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la
posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.
Otras teclas de método abreviado útiles
Tecla Descripción
CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.
BARRA SHIFT+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo.
ESPACIADORA
Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja
de cálculo.
Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.
TAB Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.
SHIFT+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de
diálogo.
ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda.
ENTRAR CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
SHIFT+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.
Administrador de informes y vistas personalizadas
Los botones de Vista
A lado derecho de la barra de estado se encuentran los botones de vista de Excel. Estos permiten
cambiar el modo en que se observará la hoja de calculo:
Botones de Vista
Los botones de vista en Excel 2010 son tres:

• Vista Normal
• Vista Diseño de página
• Vista Previa de salto de página
La vista Normal
Muestra la hoja de cálculo de la manera tradicionalmente conocida.
La vista Diseño de Página
La hoja de calculo se muestra dividida en páginas con los encabezados y pies de pagina, tal y como se van a
imprimir, pudiéndose ver incluso los bordes del papel. Es como tener una vista preliminar permanente en
la pantalla mientras se trabaja con la hoja escribiendo datos en las celdas. Incluso se aprecia una regla
vertical y otra horizontal, tal como lo hace Word en sus documentos.
La vista Previa de Salto de Página
Unas líneas punteadas que permiten ser arrastradas, indican el salto entre una y otra página.
El menú Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos
Cuando se tiene listas grandes de datos, la manera más practica y potente de analizar esta lista es haciendo
uso de las llamadas Tablas Dinámicas; y a pesar de lo potente que es esta herramienta, su creación es
extremadamente fácil.
Como crear una Tabla Dinámica

1.- Seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos.
2.- En la ficha Insertar elegir el comando Tabla dinámica.
Esto hará que aparezca la siguiente ventana de diálogo para ayudarnos a crear la tabla dinámica:
3.- Verificar la fuente de datos que se desea analizar y la ubicación del informe que se desea obtener.
4.- Luego hacer clic en el botón [Aceptar]
5.- Se creará una nueva Hoja en el libro actual, y aparecerá entonces el panel de tareas para permitirnos
diseñar que elementos va ha tener la tabla dinámica.
A la izquierda de esta ventana se observará un esquema de cómo se verá la tabla dinámica y que
elementos deberá tener en su interior.
Para ello se deberá arrastrar los campos que se encuentran en el panel de tareas de la ventana y que
tienen los nombres de las diferentes columnas de la lista de pedidos. Estos campos se pueden ubicar
en las áreas de Filtro de informe, de Rótulos de Columna, de Rótulos de Fila o de Valores.
Aunque los nombres de campo se pueden ubicar en cualquiera de estás áreas, existen ciertos criterios
recomendables para que las tablas dinámicas muestren resultados coherentes. Estos criterios son los
siguientes:
En las áreas de Filtro de informe, Rótulos de Fila o Rótulos de Columna, se deben arrastrar los campos
cuyo contenido son del tipo texto (por ejemplo los campos Clientes, Mes, Vendedor, Marca, etc,)
En el área de Valores, se deben arrastrar los campos cuyo contenido es del tipo numérico (por ejemplo
los campos Cantidad, Precio, Monto) ya que en esta área se realizarán cálculos matemáticos con los
datos.
8.- Observe la figura y arrastre los nombres de campo tal como se muestra.
9.- Al terminar de diseñar la tabla dinámica haga un clic derecho en el menú contextual elegir Opciones
de tabla dinámica…
10.-En la ventana de dialogo que aparecerá, elegir la ficha Mostrar y activar la casilla: Diseño de tabla
dinámica clásica (permitir arrastrar campos en la cuadrícula), y luego clic en Aceptar.
Clic
Aquí
Esto hará que la tabla dinámica se muestre los nombres de campo en los rótulos de Fila y columna, y
además permitirá que se puedan arrastrar estos campos para cambiar el diseño de la tabla tan igual
como se podía hacer en las versiones anteriores de Excel.
Como filtrar la Tabla Dinámica con los campos de página

Como puede verse, la tabla muestra un resumen de los pedidos separados por Vendedor en cada fila y por
Marcas de los productos en cada columna. O sea que de una sola vez se puede saber quien es el mejor
vendedor y cuál es la marca preferida de la gente.
Adicionalmente, en la parte superior de la tabla aparecen los campos Producto, Lugar y Mes. Estos permitirán
realizar filtros en la tabla. O sea que podríamos filtrar aquí el mes de Abril, y entonces la tabla mostrará
resultados de los pedidos únicamente en ese mes. Y lo mismo podríamos hacer filtrando el Lugar y los
Productos si se desea.
Por ejemplo, haga usted lo siguiente:

1.- Haga clic en el botón del filtro Mes, elija Abr. Y luego haga clic en Aceptar
2.- Seguidamente haga clic en el botón del filtro Producto, elija Leche .y luego haga clic en Aceptar.
La tabla entonces solo mostrará los resultados de los pedidos de Leche en el mes de Abril, y como puede
verse los pedidos más grandes fueron de la marca Gloria con 1093 unidades:
Como filtrar la Tabla Dinámica con los campos de Fila o Columna
También se pueden realizar filtros en los campos de Fila o de columna.
A diferencia de los filtros de página, en esta ocasión existen casilleros donde se marcan con un check los
elementos que permanecerán visibles y hay que quitar el check en los elementos que se desean ocultar.
Esta clase de filtros sería útil si es que deseamos que la tabla anterior oculte los pedidos de la marca Laive y
deje visible los pedidos de las marcas Gloria y Nestle.
Para lograrlo realice entonces lo siguiente:
1.- Haga clic en el botón del filtro Marca y quite el check en la marca Laive.
2.- Luego haga clic en Aceptar.

El resultado es el siguiente: la tabla se reduce a solo dos columnas para las marcas de leche, y además
la última columna de Totales, ya no suma los pedidos de la marca Laive.
Para que las columnas que se ocultan con este filtro vuelvan a ser visibles hay que
hacer clic en el botón de filtro y elegir la opción Borrar filtro de “Marca”.
Para agregar un nuevo campo a la tabla dinámica

La tabla dinámica no tiene el campo Lugar, para traerlo basta con arrastrar desde el panel de tareas el
campo Lugar hacia el área Filtro de informe, o directamente hacia la tabla dinámica que se encuentra en la
hoja de cálculo. (ver figura)
Como intercambiar los campos de la Tabla Dinámica

Ahora vamos a ver como hay que hacer para averiguar ¿cuál es el Lugar (distrito) donde se han hecho los
mayores pedidos de leche en Abril?
Observe en la tabla anterior que si el campo Marca se encuentra en el área de columna, entonces la tabla
muestra los totales de cada marca. Entonces, si se desean los totales de cada Lugar, habrá que cambiar de
sitio al campo Lugar por el campo Marca.
Entonces, haga usted lo siguiente:
1.- Arrastre el titulo del campo Marca y ubíquelo sobre el título del campo Lugar
2.- Luego arrastre el título del campo Lugar y ubíquelo sobre el texto Total (en la celda B7)
La tabla entonces, mostrará los totales por Lugar:
Como formar grupos de filas o columnas en la Tabla Dinámica

Si Lima y Breña son distritos de la zona Centro, y Chorrillos y San Miguel son de la zona Oeste, entonces se
desea que la tabla dinámica muestre los totales de pedidos de los distritos agrupados por zonas:
Para esto se deben formar los dos grupos siguiendo los siguientes pasos:
1.- Tal y como se encuentra la tabla dinámica anteriormente, seleccione los nombres de los distritos de
Lima y Breña (clic en Lima y Ctrl+clic en Breña)
2.- Luego en la cinta de Opciones de Herramientas de tabla dinámica haga clic en el comando Agrupar
selección.
3.- A continuación seleccionar también Chorrillos y San Miguel y agruparlos igualmente como en el paso
anterior.
Esto hará que se junten de a dos los distritos y aparezca sobre ellos los títulos Grupo1 y Grupo2.
4.- En vez de Grupo1 escriba la palabra Centro (celda B7) y en Grupo2 escriba la palabra Oeste
(celda D7).
5.- Finalmente haga doble clic sobre el titulo Centro y también sobre el titulo Oeste, o un clic en los
botones +/- para mostros u ocultar los elementos de cada grupo.
La tabla dinámica entonces mostrará los resultados agrupados por zonas Centro y Oeste:
Como ven, agrupar es sencillo. Y si en vez de tener los distritos en columnas tuviéramos los 12 meses
de pedidos, entonces podríamos haber agrupado los meses por trimestres o por semestres, según
como convenga.
Nota: Una vez creados los grupos, en la cinta Opciones puede usar los comandos Botones +/- y
Encabezados de campo para ocultar o mostrar los botones de grupo y los encabezados de los campos.
5.- Para deshacer un grupo haga clic sobre el titulo del grupo (Centro u Oeste) y elija el comando
Desagrupar de la cinta de Opciones, o haga un clic derecho en el título del grupo y elija la opción
Desagrupar.
Para armar múltiples niveles en filas o columnas de la Tabla Dinámica
1.- Una vez que ha desagrupado los distritos intercambie la posición de los campos Lugar y Producto.
2.- Arrastre el campo Mes para ubicarlo debajo y ligeramente a la derecha del campo Vendedor. (Observe
la figura adjunta)
En el área de Fila de la tabla dinámica se verán dos niveles de campo: los nombres de los vendedores y
de cada vendedor sus pedidos mensuales.
De este modo se pueden armar varios niveles de campo tanto en la Fila, como en la Columna de
la tabla dinámica
Para extraer los registros que acumulan un valor en la Tabla Dinámica

Si se desea averiguar por ejemplo, cuáles y cuántos son los pedidos de Queso que fueron vendidos por
Alvarado en el mes de Mayo; entonces haga lo siguiente:
1.- En la tabla dinámica anterior, basta con hacer doble clic en la celda donde se encuentra el valor 796 que
representa la venta de Queso de Alvarado en el mes de Mayo (la celda D9)
Clic
Aquí
Esto hará aparecer una nueva hoja en el Libro actual, y en ella se extraerán todos los pedidos que totalizan
ese valor señalado en la tabla dinámica.
Para Actualizar resultados en la Tabla Dinámica
Como en las celdas de la tabla dinámica no existen formulas, entonces; los resultados de la tabla dinámica no
se recalcularán automáticamente cuando los datos del cuadro de Pedidos sean modificados. El recálculo en la
tabla deberá hacerse entonces manualmente, y para esto hay que hacer clic en el botón de comandos
Actualizar, o en el menú contextual de la tabla elegir la opción Actualizar.
Para crear un Grafico Dinámico
Estando seleccionada una celda de la tabla dinámica, basta con hacer un clic en el botón de comando
Gráfico dinámico, luego elegir modelo de grafico que desee y al Aceptar aparecerá la siguiente imagen en la
pantalla:
La diferencia con un grafico convencional, es que este posee un Panel de filtros del gráfico dinámico. Y si
por ejemplo filtramos a los vendedores para que solo se muestre la grafica de ventas de Alvarado y Robles,
entonces la grafica se vería así:
Cómo crear hipervínculos en Excel
El primer paso en la creación de hipervínculos en Excel es abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y
eso lo podemos lograr de dos maneras diferentes. La primera opción es hacer clic derecho sobre la celda
donde se insertará el hipervínculo y elegir la opción de menú Hipervínculo:
Cómo crear hipervínculos en Excel
La segunda alternativa que tenemos para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo es utilizar el
comando que se encuentra en la ficha Insertar dentro del grupo Vínculos:
Ambas opciones anteriores abrirán el mismo cuadro de diálogo Insertar hipervínculo donde podremos
elegir cualquiera de los diferentes tipos de hipervínculos mencionados anteriormente:
Hipervínculos a un archivo existente
Para crear un hipervínculo que abra un archivo existente debes abrir el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo y seleccionar la opción Archivo o página web existente. El panel central mostrará los archivos de
la carpeta actual y podrás elegir cualquiera de ellos:
Hipervínculos a una página Web
Si en lugar de crear un hipervínculo a un archivo existente deseas abrir una página Web, entonces
deberás utilizar el cuadro Dirección para colocar el URL de la página Web y el campo Texto para la
descripción del hipervínculo
Hipervínculos a un lugar del documento
Este nos permite crear un vínculo hacia una celda específica de la hoja, hacia otra hoja de nuestro libro o
hacia un nombre previamente definido. Para crear este tipo de hipervínculo debemos seleccionar la opción
Lugar de este documento dentro del cuadro de dialogo Insertar hipervínculo:
Hipervínculos para crear un nuevo documento
Tal vez uno de los hipervínculos que se utiliza con menor frecuencia es aquél que nos permite crear un
nuevo documento al momento de hacer clic sobre el vínculo. Por ejemplo, si deseo crear el libro de Excel
llamado Libro35.xlsx tendré que crear el hipervínculo de la siguiente manera:
Hipervínculos de dirección de correo electrónico
El objetivo de los hipervínculos de dirección de correo electrónico es facilitar la creación de un nuevo
mensaje. En este caso el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo nos permitirá indicar el texto descriptivo, la
dirección de correo electrónico y el asunto del mensaje.
Editar los hipervínculos en Excel
Si una vez que hayas creado un hipervínculo deseas editarlo, debes hacer clic derecho sobre la celda que lo
contiene y elegir la opción Modificar hipervínculo. Eso abrirá el cuadro de diálogo con las opciones del
hipervínculo y podremos modificar cada una de ellas.
Si en lugar de modificar las opciones del

hipervínculo deseas removerlo,
entonces deberás elegir la opción de
menú Quitar hipervínculo. Esto no
borrará el texto de la celda sino que
solamente eliminará el vínculo creado.
Hipervínculos conectados a objetos (Botones)
Es posible hacer que un objeto (formas, imágenes, gráficos) esté asociado a un hipervínculo. Para crear este
tipo de enlaces debemos insertar el objeto y posteriormente hacer clic derecho sobre dicho objeto para
elegir la opción Hipervínculo y poder crear el tipo de enlace deseado.
Listas desplegable
En Datos-> Validación de Datos-> Validación de Datos…
Listas desplegable
En “Permitir” elegimos la opción de Lista como aparece en la imagen. En “Origen” se colocan los datos que
conformarán la lista desplegable. En este caso las diferentes opciones se escriben directamente seguidas por
el punto y coma, y dependiendo de la configuración de su sistema, la separación se hace con una coma.
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando
Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se
aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en
Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las
reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda
(Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar
un formato especial utilzando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja.
Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy
intuitivo de utilizar.
Por ahora estudia estos conceptos básicos y en los siguiente días analizaremos algunas de las
opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato
que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y
posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Excel quitará de inmediato cualquier

formato condicional que esté aplicado
sobre las celdas seleccionadas.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar
reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar.
Excel removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo
aplicadas sobre los datos.
• Herramientas
Opciones avanzadas para trabajar en Excel
• Herramientas
• Herramientas
• Herramientas
EJERCICIOS
Instrucciones del ejercicio de tablas dinámicas, hipervínculos y formato condicional:
Partiendo del libro "Tablas dinámicas.xlsx" debes:
• Realizar las tablas dinámicas adjuntas en las imágenes.

• En la pestaña Índex debe crea un menú con hipervínculos para ir a las otras
pestañas
• En cada pestaña debe crear botones con imágenes para volver al inicio
• En la pestaña Índex crear un hipervínculo que abra la pagina www.google.com.co
• En la pestaña BBDD mediante formato condicional referenciar en color rojo las
unidades producidas que sean menor a 500, color naranja las que sean mayor o
igual a 500 y menor a 1000 y en color verde las que sean mayor o igual a 1000
¡Suerte!
Algunas funciones han cambiado en Excel 2010

como las siguientes FUNCIONES EN EXCEL
EXCEL 2007 EXCEL 2010

BuscarV ConsultaV
BuscarH ConsultaH
Caracter Car
Extrae Med
NSHora Tiempo
NOD ND
Si.Error SiError
Cuando utilizar las Funciones
Cuando las formulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy frecuente, los mas practico
es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino un método abreviado para escribir esas
fórmulas. Pero para escribir una función es necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es
la forma estricta en que debe escribirse una función.
Cómo escribir las Funciones

Todas las funciones constan de dos partes: El nombre de la función y sus argumentos que deben
escribirse entre paréntesis y separados por comas:
=Nombre de función (Argumentos)

De las 329 funciones que ya existían en Excel, la versión 2007 A 2010 ha agregado 10 funciones más
haciendo un total de 339 funciones, las cuales se clasifican ahora en las siguientes categorías:
Funciones de complementos y automatización 5

Funciones de cubo 7
Funciones de base de datos 12
Funciones de fecha y hora 20
Funciones de ingeniería 39
Funciones financieras 54
Funciones de información 9
Funciones lógicas 7
Funciones de búsqueda y referencia 17
Funciones matemáticas y trigonométricas 60
Funciones estadísticas 82
Funciones de texto 27
TOTAL 339
Coordenadas Absolutas y Coordenadas Relativas
En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del número de fila hace que este
número 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo. En cambio, si alguna fórmula en otra
ocasión tuviese que ser copiada, no hacia abajo, sino hacia la derecha; entonces habría que escribir el
signo $ antes de la letra de la coordenada: $F2 para que al copiarse la fórmula, la letra F permanezca
constante, de otro modo la letra aumentaría alfabéticamente a G, H, I… etc.
A estas formulas así escritas con el signo de $, se las conoce como fórmulas con coordenadas absolutas.
En conclusión entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas según sea el caso:
F2 coordenada relativa
F$2 coordenada con número de fila absoluta
$F2 coordenada con letra de columna absoluta
$F$2 coordenada con número de fila y letra de columna absolutas
• Funciones lógicas.
Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una función
decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
NO Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.
Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve

O
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si
SI
se evalúa como FALSO.
SI.ERROR Devuelve un valor si la expresión es un error y otro valor si no lo es.
VERDAD Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO
Y
si alguno de los argumentos es FALSO.
• Otras funciones.
1. SUMA
Esta es una fórmula elemental que no puedes no conocer. Si no la has usado hasta ahora creo que ya
puedes darte por satisfecho porque verás cómo te ahorra tiempo.
SUMA te permite, tal como su nombre lo indica, sumar un grupo de celdas, o incluso filas y columnas
enteras!
=SUMA(A1:A10), =SUMA(A:A), =SUMA(A1:Z10)

2. CONTAR
Esta fórmula te permite contar la cantidad de celdas en una selección que tienen números. Las celdas
vacías o con texto son ignoradas. Muchas veces tenemos planillas con datos incompletos y se necesita
contar solamente los datos y no el total de celdas. En esos casos sirve muchísimo!
=CONTAR(A1:B10), =CONTAR(A:A)
3. CONTARA
Similar a CONTAR pero cuenta no solamente las celdas con números sino todas las celdas no vacías (es
decir, pueden contener también texto).
=CONTARA()
4. CONTAR.SI
Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por
ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean
iguales que algún texto, etc. Veamos algunos ejemplos:
Cuenta la cantidad de celdas con un número Cuenta la cantidad de celdas con la palabra “azul”:
mayor que cero:
=CONTAR.SI(“A1:B10”, “>0”) =CONTAR.SI(“A1:B10”, “azul”)

5. SI
Esta fórmula te permite tener un valor u otro en la celda dependiendo de una cierta condición. Las
condiciones son similares a lo que se puede hacer con la fórmula CONTAR.SI. Por ejemplo, podemos tener
las notas de un alumno en un listado, y si el promedio es mayor o menor que un cierto límite, podemos
escribir “aprobado” o “reprobado” para el alumno:
=SI(A1 > 0, “VALOR POSITIVO”, “VALOR NEGATIVO”)

6. BUSCARV
Permite buscar un valor específico en la primera columna de una tabla, y retornar el valor en la misma fila para otra
columna diferente. Esto suena algo abstracto así que lo voy a ilustrar con un ejemplo.
Tenemos un listado con alumnos y sus notas en cada evaluación. Queremos obtener la nota que el alumno “PEDRO”
obtuvo en la tercera evaluación, entonces utilizamos la siguiente fórmula:
=BUSCARV(“PEDRO”, A1:Z100, 10, FALSO)
Notar que el “FALSO” se ingresa para indicar que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el
valor para la entrada con índice PEDRO. Notas también que la primera columna que se cuenta es la primera, por
eso la que buscamos (la tercera evaluación) es la columna número 4.
7. BUSCARH
Similar a BUSCARV pero utilizando la misma analogía en sentido horizontal. Es decir buscamos un valor en la
primera celda de la tabla, y luego obtenemos el valor de la celda ubicada en la misma columna que nuestro
índice, con el número de fila ingresado:
Ejemplo, tenemos las ventas de distintos productos, y queremos saber el total que se vendió para el producto
“jabón” en el cuarto mes:
=BUSCARH(“JABON”, A1:C10, 4, FALSO)
El uso de “FALSO” es igual al caso anterior. La cuenta de las filas parte desde la fila con los
encabezados, por lo que el tercer mes corresponde al índice 4.
8. SUMAR.SI, PROMEDIO SI
Estas funciones nos permiten realizar una suma o un promedio solamente para los valore que cumplen una
condición.
Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo formato que las condiciones utilizadas en CONTAR.SI
y el SI.
=SUMAR.SI(A1:Z1, “>0”)
9. CONCATENAR
Esta fórmula nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por ejemplo tenemos una
columna “nombres” y otra “apellidos”, y queremos crear una tercera columna llamada “nombre completo”.
En este caso queremos unir el nombre con el apellido, y además poner un espacio entremedio. Se haría de la
siguiente manera:
=CONCATENAR(“A1”, “ “, “B1”)
10. ALEATORIO.ENTRE
Muchas veces se necesita llenar una tabla con números distintos de manera rápida, solamente para
mostrar algo y nos pasamos un buen rato escribiendo número uno a uno y tratando de que sean distintos
entre sí.
Bueno, ALEATORIO.ENTRE nos permitegenerar un número aleatorio en un rango que nosotros
especificamos:
=ALEATORIO.ENTRE(100, 1000)
EJERCICIOS
Instrucciones del ejercicio de funciones:
Partiendo del libro "Ejercicios Funciones.xlsx" , en cada unas de las pestañas

encontrara las instrucciones para completas las tablas con las funciones necesarias…
¡Suerte!

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• Trucos y teclas rápidas.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+SHIFT+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la área de datos en una hoja de cálculo.

CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.

Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.

ENTRAR CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

Los botones de vista en Excel 2010 son tres:

Como crear una Tabla Dinámica

Como filtrar la Tabla Dinámica con los campos de página

Por ejemplo, haga usted lo siguiente:

2.- Luego haga clic en Aceptar.

Para agregar un nuevo campo a la tabla dinámica

Como intercambiar los campos de la Tabla Dinámica

Como formar grupos de filas o columnas en la Tabla Dinámica

Para armar múltiples niveles en filas o columnas de la Tabla Dinámica

Para extraer los registros que acumulan un valor en la Tabla Dinámica

Si en lugar de modificar las opciones del

Excel quitará de inmediato cualquier

Partiendo del libro "Tablas dinámicas.xlsx" debes:

• Realizar las tablas dinámicas adjuntas en las imágenes.

Algunas funciones han cambiado en Excel 2010

EXCEL 2007 EXCEL 2010

Cómo escribir las Funciones

=Nombre de función (Argumentos)

Funciones de complementos y automatización 5

Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve

SI.ERROR Devuelve un valor si la expresión es un error y otro valor si no lo es.

VERDAD Devuelve el valor lógico VERDADERO.

=SUMA(A1:A10), =SUMA(A:A), =SUMA(A1:Z10)

=CONTAR.SI(“A1:B10”, “>0”) =CONTAR.SI(“A1:B10”, “azul”)

=SI(A1 > 0, “VALOR POSITIVO”, “VALOR NEGATIVO”)

=BUSCARH(“JABON”, A1:C10, 4, FALSO)

Partiendo del libro "Ejercicios Funciones.xlsx" , en cada unas de las pestañas

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