ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN – MANEJO BASICO DE EXCEL

TGO. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

2557882

INSTRUCTOR
JERSO ARTHUR CARREÑO RODRIGUEZ

MAIRA ALEXANDRA PUELLO GARCÍA

MARÍA JOSÉ HERNÁNDEZ CRIADO
NATALIA ALDANA GOMEZ

CENTRO AGROEMPRESARIAL SENA

REGIONAL AGUACHICA
 ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN – MANEJO BASICO DE EXCEL

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización).

Mediante consulta en la web y/o revisando el material de apoyo propuesto

por instructor responder el siguiente cuestionario sobre los conceptos
básicos de Excel necesarios para comprender y entender la práctica de esta
herramienta ofimática.

1. ¿Qué es un Libro de Excel, Como se crea y guarda un libro de Excel?

Un libro en Excel es un documento, que contiene una o más hojas de cálculo.
Las hojas se muestran como pestañas en la parte inferior. Es bastante útil
para organizar tus datos.

Crear un libro
• Abra Excel.
• Seleccione Libro en blanco o presione Ctrl+U.
• Empiece para escribir

Crear un libro a partir de una plantilla

• Seleccione Archivo > Nuevo.
• Haga doble clic en una plantilla.
• Haga clic y empiece a escribir.

Como se guarda
• Haga clic en Archivo > Guardar como.
• Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por
ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic
en Equipo.
• Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta
Documentos.
Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a
continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro.
• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo.
Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro existente.
• Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en
la lista Guardar como tipo (debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el
formato que desee.
• Haga clic en Guardar.
2. ¿Qué es una Hoja de cálculo? Como se crea, edita y elimina una hoja de
cálculo.

Hoja de calculo
Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por
celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz de filas y columnas.

En Excel, puede insertar, cambiar el nombre y eliminar hojas de cálculo

fácilmente en el libro.

Como se crea y elimina.

Insertar una hoja de cálculo
• Seleccione el icono de Hoja nueva más Seleccionar en la parte inferior
del libro.

• También puede seleccionar Inicio > Insertar > Insertar hoja.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

• Haga doble clic en el nombre de la hoja en la pestaña Hoja para
cambiarle el nombre rápidamente.

• También puede hacer clic con el botón derecho en la pestaña Hoja,

hacer clic en Cambiar nombre y escribir el nuevo nombre.

Mover una hoja de cálculo

• Para mover la pestaña al final, haga clic con el botón derecho en la
pestaña Hoja y Mover o copiar > (mover al final) > Aceptar.
• bien, haga clic y arrastre la pestaña hasta cualquier punto.
 Eliminar una hoja de cálculo
• Haga clic con el botón derecho en la pestaña Hoja y seleccione
Eliminar.
• También puede seleccionar la hoja y, después, seleccionar Inicio >
Eliminar > Eliminar hoja.

Como se edita una hoja de calculo

• Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea editar.
• Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, a
continuación, haga clic en cualquier lugar de la barra de fórmulas. ...
• Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y,
después, presione F2.

3. ¿Qué son Filas y Columnas, como se insertan y eliminan filas y columnas en

una hoja de Excel?

Una fila es una hilera horizontal de celdas que está representada por un
número.
ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo.

Insertar o eliminar una fila

• Seleccione cualquier celda de la fila y luego, vaya
a Inicio > Insertar > Insertar filas en la hoja o Eliminar filas de la
hoja.
• También puede hacer clic con el botón derecho en el número de fila y,
a continuación, seleccionar Insertar o Eliminar.

Una columna es una hilera vertical de celdas que tiene una letra del alfabeto
adjudicada, ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.
 Insertar o eliminar una columna
• Seleccione cualquier celda de la columna y luego, vaya
a Inicio > Insertar > Insertar columnas en la hoja o Eliminar columnas
de la hoja.
• O bien, haga clic con el botón derecho en la parte superior de la columna y
luego, seleccione Insertar o Eliminar.

4. ¿Cuál es el Número total de filas y columnas en una hoja de cálculo?

Número total de filas y columnas en una hoja de cálculo 1.048.576 filas por
16.384 columnas

5. ¿Qué es una Celda?, Que es una celda activa, Que es un Rango de celdas?
Dé un ejemplo.

Una celda es la intersección de una fila y una columna. En las celdas se

pueden introducir modelos numéricos y utilizarlos todas las veces que sea
necesario para efectuar cálculos numéricos y de análisis. Toda la información
de una hoja de cálculo se introduce en las celdas.

Celda activa: Es la celda seleccionada.

Cada celda representa una posición específica dentro de la hoja de cálculo
que indica la intersección entre una columna y una fila. La celda activa se
identifica porque cuando está seleccionada se muestra con un recuadro
doble.

Un rango de celda es un grupo de celdas que se dispersa en múltiples filas

o columnas. Hacer clic en la primera celda que se desea incluir en el rango.
Hacer clic y arrastrar a la última celda que se desea incluir en el rango.

Ejemplo:
6. ¿Cuáles son los tipos de Formatos de Celdas? Dé un ejemplo.
Para poder operar con Excel necesitamos asignar el formato correcto a las
celdas de una hoja de cálculo para que el programa entienda como debe
operar con el contenido de cada celda. Para cambiar el formato podemos
seleccionar el rango de celdas que nos interesa modificar, pinchar con el
botón derecho del ratón y clicar sobre la opción formato de celdas, que nos
abrirá el cuadro de diálogo para poder cambiarlo.

Los formatos que podemos seleccionar son los siguientes:

General: La primera categoría supone no aplicar ningún formato específico

a la celda, y es el formato por defecto. En la siguiente imagen vemos cómo
queda el número 1425 con formato general. Para verlo nos fijaremos en la
sección Muestra de este cuadro de diálogo.

Número: Es uno de los formatos más usados. El formato número permite

utilizar el punto de separación de miles, aumentar o reducir el número de
decimales (2 por defecto) y dar formato especial a los números negativos
seleccionando una opción del menú central podremos decir a Excel que a los
números negativos les de formato en rojo y con o sin el signo negativo, algo
que puede ser muy útil para interpretar los datos rápidamente.
Moneda: El formato moneda, también muy utilizado, nos permite, además
de seleccionar el número de decimales deseados y el formato específico del
número negativo, seleccionar un símbolo de divisa para todos los números.
Las posibilidades de monedas son realmente muy amplias y sólo hay que
abrir el desplegable de "Símbolo" y seleccionar la que el usuario desee.

Contabilidad: El formato contabilidad, además de permitir seleccionar un

símbolo de moneda, centrará el número en medio de la celda. No es una
opción demasiado práctica, pero existe.
Fecha: Es otra de las más usadas junto a la de formato de número. Si en una
celda o rango de celdas queremos introducir fechas es importante
seleccionar como queremos verlas.

Hora: En ocasiones puede que queramos mostrar una hora en una celda.
Con esta opción podremos escoger en un abanico de formatos de horas muy
amplio: con segundos o sin ellos, en formato 24 horas o en formato 12h, sólo
con los minutos etc.
Porcentaje: Sin duda es otro de los formatos más utilizados en Excel. Con
esta opción podemos dar formato de porcentaje a una celda y modificar sus
decimales.

Fracción: Es un formato muy útil en el ámbito matemático y estadístico. Esta

opción transforma el número de una celda en una fracción del tipo
seleccionado en el desplegable.
Científica: Esta opción muestra el número en formato exponencial donde
parte del número se sustituye por la anotación E+n donde E es un exponente
que multiplica el número por 10 elevado a n. Esto nos puede servir cuando
trabajamos con números muy elevados.

Texto: Este formato permite mostrar el contenido de la celda tal como se

escribe con el teclado. Muchas veces Excel corrige la escritura que
introducimos para transformarla a números.
Especial: El formato especial nos permite introducir números de teléfono,
códigos postales o números de la seguridad social respetando el formato de
la escritura.

Personalizada: Permite modificar el código de programación de un formato

de número existente para que el usuario pueda personalizarlo si tiene
conocimientos de programación.
7. ¿Cuáles son diferentes cursores y punteros del ratón en Excel y para qué
sirven?

Cursor en forma de cruz blanca gruesa: Se utiliza para seleccionar celdas

o conjuntos de celdas según si realizamos un único clic.

Cursor de flecha gruesa :EL cursor en forma de flecha negra gruesa

horizontal aparece cuando situamos el ratón encima de alguno de los
números que identifican a las filas. Cuando aparece este cursor, podemos
seleccionar una fila completa de inicio a fin haciendo clic.

Cursor de flecha gruesa vertical: El cursor con forma de flecha gruesa

vertical sirve para seleccionar columnas completas.
Cursor en forma de cruz negra fina (Cursor de arrastre): El cursor se
transforma en una cruz negra que, si mantenemos pulsada y arrastramos,
extiende la información contenida en la celda hacia aquellas otras a las que
la hayamos arrastrado.

Cursor para ampliar columna: La función principal del este cursor es la de

cambiar el ancho de las columnas.

Cursor para ampliar fila: La función principal del este cursor es la de

modificar la altura de las filas.

Cursor de texto: Es el cursor para la introducción de textos, que aparece en

todos aquellos puntos en los que sea posible escribir texto: barra de fórmulas,
interior de las celdas, cuadros de texto.

Cursor de texto “punto de inserción”: La función principal del este cursor

es la de escritura e inserción de textos.
 Cursor en forma de cuatro flechas para mover celda: Sirve para desplazar
elementos de un lugar a otro.

Cursor flecha para elegir donde llevamos la celda o elegir menús: La

función principal del este cursor es seleccionar elementos del menú.

Cursor en forma de mano para seleccionar hipervínculo: Este icono sirve

únicamente para clicar sobre un enlace y que aparezca nuestro navegador
de internet con el destino al que enlaza el vínculo.

8. ¿Qué son series (auto llenado) en Excel?

La función auto rellenar sirve para crear secuencias de números, días y
fechas; para aplicar el formato de una celda a las celdas adyacentes, o, si
utiliza Excel para fines más sofisticados, para crear secuencias de datos
generados por fórmulas o secuencias personalizadas basadas en
información específica que usted introduzca. Si desea rellenar una serie de
información distinta de los tipos o unidades disponibles, puede crear una
serie de relleno personalizada definiendo una lista específica de datos
personales para la serie.

9. ¿Qué es una fórmula en Excel? Dé un ejemplo.

Las fórmulas son las ecuaciones que realizan cálculos de los valores en la
hoja. Todas las fórmulas comienzan con un signo igual (=). Puede crear una
fórmula sencilla usando constante cálculo y operador.
Por ejemplo, la fórmula =5+2*3, multiplica dos números y después, agrega
un número al resultado.
10. ¿Cuáles son los tipos de operadores (aritméticos, relacionales, de texto, de
referencia) que se pueden utilizar en una formula o función?
Los operadores aritméticos de Excel son 6:
+ (suma)
- (resta o negación)
* (multiplicación)
/ (división)
ˆ (potencia)
% (porcentaje)

Ejemplo: La tasa mensual equivalente

ta es la tasa anual y tme la tasa mensual equivalente.

11. ¿Qué es una referencia relativa, una referencia absoluta y una referencia
mixta? ¿Cómo se aplican? Dé un ejemplo.
Se aplicarán referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni
la fila; referencias relativas cuando sólo va a cambiar o una columna o una
fila y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas.

Ejemplo: $D3, D$3. Ejemplo 2: Compara los resultados de utilizar referencias

absolutas o relativas a la hora de sumar en las celda con los datos siguientes.
12. ¿Qué es una función en Excel?
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando
valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas
es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que las escribas tú mismo.

13. ¿Qué es la sintaxis de una función?

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para
obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con
una función es:
• Insertar un signo igual (=).
• Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para
la adición).
• Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán
para hacer el cálculo.

Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas cuáles

son las partes de una función y cómo crear argumentos para calcular
valores y referencias de celdas.

14. ¿Cuáles son los tipos de Funciones que existen?

Funciones de Excel (por categoría)
Funciones de compatibilidad.
Funciones de compatibilidad.
Funciones de cubo.
Funciones de base de datos.
Funciones de fecha y hora.
Funciones de ingeniería.
Funciones de Ingeniería.
Funciones web
Funciones de texto
Funciones financieras
Funciones lógicas
15. ¿Para qué sirven las siguientes Funciones Básicas? describa la sintaxis de
cada una: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, MAX, MIN, SI, SUMAR.SI,
CONTAR, CONTARA, CONTAR.SI, CONCATENAR?

SUMA()
• Función
• Suma un rango de
celdas
• Más cómodo que
sumar celda a celda
=A3+A4+A5+A6+A7+A9 engorroso
=suma(A3:A9) Botón autosuma
SUMAR.SI()
• Sintaxis
=SUMA.SI(<rango>;<“condicion”>)
• Función
Suma las celdas del rango que cumplan la
condición
<“condicion”> siempre “entre comillas”
=SUMAR.SI(A3:A33; “>5000”)

SI()
• Sintaxis
=SI(<condicion>;<expr_verdad>;<expr_falso>)
• Función
Comprueba si se cumple una condición.
Si ésta se cumple, devuelve <expr_verdad>
En caso contrario, devuelve <expr_falso>

PROMEDIO()
• Sintaxis
=PROMEDIO(<num>;<num>; ...)
=PROMEDIO(<rango>;...) hasta 30
• Función
Calcula la media aritmética de los
números o rangos

MAX() y MIN()
• Sintaxis
=MAX(<num>; <num>;...)
=MAX(<rango>; <rango>;...)
=MIN(<num>; <num>;...)
 =MIN(<rango>; <rango>;...)
• Función
Devuelve el máximo/mínimo de todos los
números que se pasan como argumento

CONTAR() y CONTARA()
• Sintaxis
=CONTAR(<matriz>; ...)
=CONTARA(<matriz>; ...)
• Función
CONTAR, devuelve el número de
argumentos que son cifras
CONTARA, devuelve el número de
argumentos que son alfabéticos

CONTAR.SI()
• Sintaxis
=CONTAR.SI(<rango>; <“criterio”>)

16. ¿Qué es un Filtro de datos en Excel y como se realiza?

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla
con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango
de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que
cumplen con ciertas condiciones.

17. ¿Qué es Ordenamiento de datos en Excel y como se realiza?

La ordenación es una de las herramientas más comunes para la
administración de datos. En Excel, puede ordenar la tabla por una o más
columnas, por orden ascendente o descendente, o crear un orden
personalizado.

18. ¿Qué es un Gráfico en Excel y para qué sirve? Mencione los tipos de Gráficos
que contiene Excel.
Una de las herramientas más potentes y útiles de Excel son los gráficos.
Estos no son más que una forma gráfica de representar los datos de una
hoja. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se
actualizan cuando se cambian éstos.
• Gráfico de columnas y barras.
• Gráfico de jerarquía.
• Gráfico de cascada.
 • Gráfico de líneas.
• Gráfico de áreas.
• Gráfico de estadística.
• Gráfico circular y de anillo.
• Gráfico de dispersión y de burbujas.

19. ¿Cómo se crea un Grafico en Excel?

Haga clic en el tipo de gráfico y, después, haga doble clic en el gráfico que
quiera agregar. Al insertar un gráfico en Word o PowerPoint, se abre una
hoja de cálculo de Excel que contiene una tabla de datos de ejemplo. En
Excel, reemplace los datos de ejemplo con los datos que quiere representar
en el gráfico.

20. Explore y mencione cuales son los diferentes tipos de vistas o Visualización
de una hoja de cálculo: Vistas del Libro, Mostrar (Líneas de cuadricula, Barra
de fórmulas, encabezados), zoom, Ventana (Nueva ventana, Organizar todo,
Inmovilizar, Dividir, ocultar y mostrar)

EXCEL PESTAÑA VISTA

• VISTA DE LIBRO

• NORMAL Esta es la opción que viene predeterminada, veremos

nuestra hoja de Excel tal cual como es, como viene al abrir el Excel.
• VER SALTOS DE PÁGINA (VER SALT. PÁG): nos muestra cuando
inicia una hoja y cuando termina, al momento de imprimir, podremos
saber qué irá en cada hoja. Se verán limitadas por unas líneas
punteadas que son las que indican cada hoja (en papel) que va a
ocupar la información.
• DISEÑO DE PÁGINA Nos permite ver las páginas separadas una
por una, agregar un encabezado (nombre de la empresa, por
ejemplo) o un pie de página (una firma comercial, un mensaje
reflexivo, por ejemplo).

• VISTAS PERSONALIZADAS Excel también nos da la opción de

crear nuestra propia vista, dependiendo de nuestras necesidades.

Damos en Agregar y podemos crear nuestra nueva vista

personalizada
• LÍNEAS DE CUADRÍCULAS Son todas esas líneas que se
encuentran en la hoja de cálculo, las que van de forma horizontal y
vertical, que al interceptarse, crean una celda, esto no quiere decir
que, si desactivas «Líneas de Cuadrícula» las celdas dejarán de
existir, no, sino que simplemente no serán visibles. Un ejemplo de
esta opción desactivada:

➔ BARRA DE FÓRMULAS

➔ ENCABEZADO

➔ ZOOM nos permite hacer un acercamiento o alejarnos de la hoja

de trabajo

• ZOOM Nos aparecerá una ventana de diálogo, donde nos indica

que ampliación deseamos aplicar, cabe destacar que, el Zoom
Máximo es de 400% y el Mínimo es de 10%
• 100%

Este pequeño «botón» nos lleva al 100% predeterminadamente.

• AMPLIAR SELECCIÓN Nos amplía solamente el rango de celdas

seleccionado, esta ampliación dependerá de cuántas celdas has
incluido dentro del rango.

• BARRA DE ZOOM MANUAL Esta pequeña barrita, está ubicada en

la esquina inferior derecha del Excel, nos permite hacer el Zoom de
manera manual

• NUEVA VENTANA Es la herramienta que nos abrirá un nuevo libro

de Excel, manteniendo el anterior, el número encerrado en el
recuadro azul, indica el número de la ventana del libro.
• ORGANIZAR TODO Nos permite ordenar las ventanas, al darle clic
aquí, nos saldrán varias opciones de cómo deseamos ordenar las
ventanas.

• INMOVILIZAR Evita que una parte de la hoja de cálculo no se

mueva, siempre esté allí.
• INMOVILIZAR PANELES: Para «bloquear» o Inmovilizar paneles,
lo primero que debemos hacer es seleccionar un rango deseado.

Para desbloquear o movilizar los paneles, vamos a la opción de

«Movilizar Paneles» que se habilita únicamente, cuando hay algún
panel inmovilizado.

• INMOVILIZAR FILA SUPERIOR Esta opción SOLAMENTE

inmoviliza la fila Nº1. Para poder movilizarla, simplemente vamos a
la misma opción anterior Movilizar Paneles
• INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA inmoviliza toda la Columna A.
Para movilizarla, vamos a la opción anterior de Movilizar Paneles.

• DIVIDIR, OCULTAR Y MOSTRAR Dividir Divide nuestra hoja de

cálculo en cuatro fragmentos o fracciones, para trabajar y observar
cambios que vayamos realizando.

Ocultar Oculta todos nuestros libros de trabajo.

Mostrar Nos da la opción de mostrar el libro de trabajo que

deseemos, ésta opción sólo se habilita luego de haber ocultado
algún libro.

• VER EN PARALELO, DESPLAZAMIENTO SINCRÓNICO Y RESTABLECER POSICIÓN

DE LA VENTANA:
 Esta opción sólo se habilita, si tienes varias ventanas creadas.
Ver en paralelo: Te deja ver las dos ventanas al mismo tiempo, y
los cambios que realices en una de las ventanas, se harán
automáticamente en la otra.
Desplazamiento Sincrónico: Esta opción se puede
activar/desactivar, si está activada, significa que cuando te muevas
en una de las ventanas, subiendo o bajando a través de las filas, se
moverá automáticamente la otra ventana, también si te mueves de
izquierda a derecha a través de las columnas, ocurrirá lo mismo, se
moverán al mismo tiempo.
Restablecer posición de la ventana: Si haces más pequeña o
grande cualquiera de las ventanas, puedes utilizar esta opción para
volverla al tamaño predeterminado, éste tamaño será en proporción
al tamaño de tu monitor y de cuántas ventanas hay abiertas, para
dejarlas todas del mismo tamaño.

• CAMBIAR VENTANAS Esta opción se habilita cuando tienes varias

ventanas creadas, esta opción nos muestra un pequeño menú de
todas nuestras ventanas, de manera resumida, sin necesidad de
tener que buscarlas poco a poco en la barra de tareas.
21. ¿Cómo Imprimir en Excel, definir áreas de impresión, configurar escala de
impresión? Mencione el paso a paso para configurar e imprimir un archivo de
Excel.
¿Cómo imprimir en Excel?
1. seleccione las hojas de cálculo que desea imprimir
2. seleccione archivo - imprimir o presione CTRL+P
3. Seleccione el botón imprimir o ajuste configuración antes de
seleccionar el botón imprimir

Definir áreas de impresión

4. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desea definir como el
área de impresión.
1. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga
clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer
área de impresión.

Para ver todas las áreas de impresión para asegurarse de que son las que
desea, haga clic en Vista > salto de página en el grupo Vistas del libro. Al
guardar el libro, el área de impresión también se guarda.

¿Cómo configurar la escala de impresión?

1. Haga clic en la pestaña Diseño de página en la cinta de opciones.
2. En el grupo Ajustar área de impresión, en el cuadro Ancho,
seleccione 1 página y, en el cuadro Alto, seleccione Automático. Las
columnas aparecerán en una página, pero puede que las filas se
extiendan a más de una página.
Para imprimir la hoja de cálculo en una sola página, elija 1 página en el cuadro Alto.
Tenga en cuenta, sin embargo, que la copia impresa puede ser difícil de leer porque
Excel reduce los datos para que quepa. Para ver cuánto escalado se utiliza, observe
el número del cuadro Escala. Si es un número bajo, quizá deba realizar otros ajustes
antes de imprimir. Por ejemplo, es posible que deba cambiar la orientación de la
página de vertical a horizontal o elegir un tamaño de papel más grande. Para
obtener más información, vea la siguiente sección para comprender algunas cosas
sobre el escalado de una hoja de cálculo para ajustarla a una página impresa.

1. Para imprimir la hoja de cálculo, pulse CTRL+P para abrir el cuadro de diálogo
Imprimir y después haga clic en Aceptar.