Administracion

 De  Compras  E  Inventarios   1  

 
INTRODUCCIÓN  A  LA  ADMINISTRACIÓN  DE  COMPRAS  
 
Toda  organización,  tanto  en  el  sector  publico  como  en  el  privado,  es  dependiente  en  grado  variable  de  los  materiales  y  
servicios   ofrecidos   por   otras   organizaciones.   Aun   la   oficina   más   pequeña   necesita   espacio,   calor,   luz,   energía,  
comunicación  y  equipo  de  oficina,  mobiliario,  papelería  y  diversos  artículos  para  realizar  sus  funciones,  ninguna  empresa  
es  autosuficiente.  Por  consiguiente,  las  compras  constituyen  una  de  las  funciones  básicas  de  cualquier  organización.  La  
estructura   de   la   función   de   administración   de   compras   y   materiales   para   obtener   una   contribución   efectiva   a   los  
objetivos  es  uno  de  los  desafíos  de  esa  administración.  
 
DEFINICIÓN  DE  COMPRAS  
 
De   acuerdo   a   lo   que   nos   dice   Cruz   (1999),   comprar   es   “adquirir   materias   primas   o   cualquier   otro   artículo,   con   las  
características   mínimas   necesarias   requeridas   por   una   empresa,   es   decir:   precio,   calidad,   condiciones   de   entrega   y  
condiciones  de  pago”    
Otra   definición   de   acuerdo   a   Calimeri   (1979)   es:   la   operación   que   se   propone   suministrar,   en   las   mejores   condiciones  
posibles,   a   los   distintos   sectores   de   la   empresa,   los   materiales   que   son   necesarios   para   alcanzar   los   objetivos   que   la  
administración  de  la  misma  ha  definido.    
De  acuerdo  con  los  términos  antes  mencionados,  la  definición  de  compras  quedaría  de  la  siguiente  forma:  “Compras  son  
las  actividades  por  las  cuales  se  abastece  de  materiales,  bienes,  productos  o  servicios  una  empresa,  con  la  finalidad  de  
mantener   un   cierto   equilibrio   entre   la   obtención   de   insumos,   su   procesamiento   y   la   satisfacción   del   consumidor   al   recibir  
un  bien  o  servicio,  operando  sistemas  de  logística  empresarial  que  permitan  optimizar  los  recursos  y  brindar  productos  de  
calidad  total  al  consumidor  final”.    
 
OBJETIVOS  DEL  DEPARTAMENTO  DE  COMPRAS  
 
El  establecimiento  estándar  de  los  objetivos  generales  de  la  función  de  las  compras  es  obtener  los  materiales  adecuados  
(que  satisfagan  los  requerimientos  de  calidad),  en  la  cantidad  debida,  para  su   envío  en  el  momento  preciso  y  al  lugar  
correcto,  de  la  fuente  correcta  (un  vendedor  que  sea  confiable  y  que  desempeñe  su  trabajo  con  puntualidad),  prestando  
el  servicio  correcto  (tanto  antes  como  después  de  la  venta)  y  al  precio  conveniente.  
 
Una  declaración  más  específica  de  las  metas  de  las  compras  podría  incluir  los  siguientes  nueve  puntos:  
1.-­‐  Proporcionar  un  flujo  ininterrumpido  de  materiales,  abastecimientos  y  servicios  requeridos  para  la   operación  de  la  
organización.  
2.-­‐  Conservar  las  inversiones  y  pérdidas  mínimas  en  el  inventario.  
3.-­‐  Mantenimiento  de  estándares  o  controles  de  calidad  adecuados.  La  necesidad  de  mejorar  la  calidad  para  competir  
efectivamente  a  nivel  mundial,  ha  causado  una  renovada  atención  a  los  objetivos  de  calidad  en  las  compras.  
4.-­‐  Encontrar  o  desarrollar  vendedores  competentes.  
5   .-­‐   Estandarizar,   en   lo   que   sea   posible,   los   artículos   comparados.   Si   la   compra   se   puede   hacer   en   la   cantidad   de   un  
artículo   que   pueda   hacer   el   trabajo   que   dos   o   tres   diferentes   artículos   hacían   anteriormente,   la   organización   puede  
ganar  ventajas  de  eficiencia  a  través  de  un  precio  inicial  más  bajo  resultante  de  un  descuento  por  la  cantidad,  de  una  
menor  inversión  en  el  inventario  total  sin  abatir  los  niveles  de  servicio,  de  una  reducción  de  costos  de  capacitación  de  
personal  y  en  los  costos  de  mantenimiento  en  el  uso  del  equipo,  y  de  una  mayor  competencia  entre  los  proveedores.  
6.-­‐   Compra   de   los   artículos   y   servicios   requeridos   al   precio   final   más   bajo.   El   departamento   de   compras   debe   esforzarse  
en   obtener   los   artículos   y   servicios   necesarios   al   menor   precio   posible   considerando   que   la   calidad,   el   envío   y   los  
requerimientos  de  servicio  también  sean  satisfechos.  
7.-­‐   Mejorar   la   posición   competitiva   de   la   organización.   Una   organización   puede   ser   competitiva   solamente   si   puede  
controlar  los  costos  a  fin  de  proteger  los  márgenes  de  utilidad.  
8.-­‐  Lograr  interrelaciones  de  trabajo  armoniosas,  productivas  con  otros  departamentos  dentro  de  la  organización.    
9.-­‐  Alcanzar  los  objetivos  de  compras  al  menor  nivel  posible  de  costos  de  administración.  
 
   
LAE  Saraí  Sánchez  Arrizón    
   
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CENTRALIZACIÓN  COMPARADA  CON  DESCENTRALIZACIÓN  
 
Si   una   empresa   considera   las   compras   sobre   una   base   descentralizada,   los   gerentes   de   departamentos   específicos  
manejarán   sus   propias   compras.   La   ventaja   de   esto   es   que   el   usuario   conoce,   las   necesidades   de   su   departamento  
posiblemente   mejor   que   ningún   otro.   Puede   ser   más   rápido,   ya   que   cuando   un   departamento   necesita   algo,  
simplemente  el  gerente  toma  el  teléfono  y  lo  ordena.  
Las   ventajas   de   las   compras   centralizadas   son   mayores   en   comparación   con   las   compras   descentralizadas.   En   las  
compras   centralizadas,   se   ha   establecido   que   una   persona   o   un   departamento   independiente   y   específico   tiene  
autoridad  para  toda  (con  excepción  de  compras  muy  poco  usuales)  compra.  Las  ventajas  que  se  obtienen  de  las  compras  
centralizadas  son:  
§ Es  más  fácil  estandarizar  los  artículos  comprados  si  las  decisiones  de  su  compra  se  hacen  por  medio  de  un  punto  
de  control  central.  
§ Elimina   la   duplicación   administrativa.   En   lugar   de   que   cada   departamento   suscriba   una   orden   de   compra   por  
focos,   el   departamento   de   compras   hace   una   sola   orden   de   compra   para   los   requerimientos   totales   de   la  
empresa.  
§ Al   combinar   los   requerimientos   de   diversos   departamentos,   el   comprador   puede   ir   con   el   vendedor   y   considera  
un   pedido   por   una   cantidad   que   es   lo   suficientemente   grande   como   para   atraer   en   verdad   el   interés   del  
vendedor.  
§ También   puede   haber   ahorros   en   los   fletes,   debido   a   que   el   embarque   se   puede   efectuar   en   cantidades   que  
abarquen  una  unidad  completa.  
§ En  periodos  de  escasez  de  materiales,  un  departamento  no  compite  con  otro  por  el  abastecimiento  disponible  
ya  que  esta  acción  puede  hacer  que  el  precio  aumente.  
§ Administrativamente  es  más  eficiente  para  los  vendedores,  debido  a  que  no  necesitan  atender  a  varias  personas  
dentro  de  la  compañía.  En  vez  de  esto,  tienen  “contacto”  con  el  gerente  de  compras.  
§ Se  obtiene  mejor  control  sobre  los  compromisos  de  compras.  Dado  que  un  gran  porcentaje  de  la  erogación  de  
efectivo  de  la  empresa  se  debe  a  la  compra  de  materiales,  se  necesita  un  punto  central  de  control  para  efectuar  
el  seguimiento  del  monto  de  los  compromisos  agregados  en  un  periodo  de  tiempo.  
§ Facilita   la   experiencia   y   especialización   en   las   decisiones   de   compra,  hay   una   mejor   utilización   del   tiempo.   Un  
comprador  de  tiempo  completo,  que  dedica  toda  su  atención  a  las  compras,  desarrollará  rápidamente,  expertos  
conocimientos   en   técnicas   de   compra,   fuentes   de   suministro,   materiales   disponibles   y   nuevos   materiales,  
procesos  de  fabricación,  mercados  y  precios.  Esta  obtención  de  experiencia  es  la  razón  principal  por  la  cual  casi  
todas  las  empresas  han  optado  por  la  centralización  de  la  función  de  compras.  
 
ESPECIALIZACIÓN  EN  LA  FUNCIÓN  DE  COMPRAS  
 
Con   frecuencia   la   función   total   de   compras   está   organizada   sobre   la   base   de   una   especialización   posterior   y   del  
desarrollo  de  expertos  que  resultan  de  la  especialización.  En  un  empresa  pequeña,  en  donde  sólo  hay  una  persona  en  el  
departamento  de  compras,  no  es  posible  esta  especialización  y  esa  única  persona  debe  ser  el  comodín  para  todos  los  
tratos.   Pero   en   organizaciones   de   compras   mayores,   la   separación   funcional   usual   identifica   las   cuatro   actividades  
especializadas:  
Compra   y   Negociación.   Este   personal   localiza   los   vendedores   potenciales,   analiza   sus   capacidades   como   vendedores,  
selecciona  los  vendedores  y  determina  precios,  términos  y  condiciones  en  los  acuerdos  que  hace  con  los  vendedores.  
Esta   actividad   normalmente   está   especializada   por   el   tipo   de   artículo   que   será   comprado;   esto   es,   materias   primas,  
combustibles,  bienes  de  capital,  etc.    
Seguimiento  y  Expedición.  Este  grupo  toma  los  acuerdos  de  compra  y  controla  la  forma  en  que  el  vendedor  cumple  su  
cometido  en  cuanto  al  envío  y  a  los  requerimientos  de  calidad,  para  evitar  cualquier  sorpresa  perjudicial.  Si  se  presentan  
problemas,  este  grupo  presiona  y  ayuda  al  vendedor  para  resolverlos.  

   
LAE  Saraí  Sánchez  Arrizón    
   
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Administración.   Este   grupo   maneja   la   preparación   física   y   el   seguimiento   rutinario   de   los   documentos   formales   de  
compra,   conserva   los   datos   necesarios   requeridos   para   operar   el   departamento   y   prepara   los   informes   periódicos  
necesarios  para  la  alta  gerencia  y  el  personal  que  administra  los  materiales.  
Investigación  de  Compras.  Este  grupo  trabaja  sobre  proyectos  especiales  relacionados  con  la  recopilación,  clasificación  y  
análisis  de  los  datos  necesarios  para  tomar  mejores  decisiones  de  compra.  
 
CLASIFICACIÓN  DE  LAS  COMPRAS  
 
Para   abastecer   a   la   empresa   de   materiales,   bienes   o   servicios,   es   necesario   realizar   las   compras   que   mas   convengan,  
reconociéndose  los  siguientes  tipos  de  ellas:  
§ Compra  de  bienes,  mercancías  y  materiales.  
§ Compra  de  servicios.  
§ Compras   anticipadas.   Son   aquellas   que   pueden   ser   planeadas   y   llevarse   a   cabo,   de   antemano   mediante   un  
programa,  surgiendo  de  una  necesidad  normal.    
Razones  para  comprar  anticipadamente:  
-­‐   Adquirir  para  el  inventario  o  para  cubrirlo.  
-­‐   Tener  reservas.  
-­‐   Cuando  se  determina  que  se  expandirá  la  empresa.  
-­‐   Llevar  a  cabo  contratos  a  largo  plazo.  
-­‐   Para  evitar  compras  de  emergencia  que  generalmente  son  caras.  
-­‐   Adquirir  inventarios  a  precios  económicos.  
-­‐   Mantener  estables  los  costos.  
-­‐   Procurar  se  eviten  existencias  de  inventarios.  
-­‐   Especular  ante  la  posibilidad  de  un  alza  de  precios.  
               Riesgos:  
-­‐   Perdidas  por  mantener  inventarios  obsoletos.  
-­‐   Perdidas  porque  el  mercado  no  acepte  el  producto.  
-­‐   Gastos  en  el  cuidado  de  los  inventarios.  
-­‐   Exceso  de  inventarios.  
-­‐   Gastos  de  mantenimiento  y  conservación.  
§ Compras   de   emergencia:   surgen   cuando   el   factor   tiempo   no   nos   permite   hacer   la   compra   normal.   Estas   debe  
tener  ciertos  controles:  
-­‐ Limite  de  compras  urgentes.  
-­‐ Revisar  con  calma  el  pedido.  
-­‐ Autorización.  
§ Compra  especulativa:  esta  ocurre  cuando  se  da  una  alza  esperada  de  los  precios,  ya  sea  para  mantener  el  precio  
estable  de  un  producto  o  para  obtener  una  mayor  ganancia.  
§ Compras  reciprocas:  son  usadas  por  el  proveedor  como  una  medida  de  presión  sobre  todo  cuando  hay  escasez  
de  lo  que  se  quiere  comprar  o  en  época  de  crisis.  
§ Compras   personales:   se   refieren   a   realizar   compras   para   la   gente   de   la   entidad,   por   medio   del   departamento   de  
compras,   para   beneficio   de   ellas   ya   que   obtienen   precios   de   mayoristas,   descuentos,   mejor   atención,   tiempo   de  
entrega  y  forma  de  pago.    

   
LAE  Saraí  Sánchez  Arrizón    
   
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§ Compras   de   salvamento:   sucede   cuando   un   artículo   resulta   ser   excedente   en   un   departamento   y   ante   dicha  
situación  se  transfiere  a  otro  departamento  lo  que  evita  compras  y  excedentes.  
§ Compras  de  excedentes:  es  adquirir  normalmente  los  materiales,  para  cubrir  necesidades  normales  y    futuras  de  
la  empresa.  Lo  anterior  para  cubrir  casos  de  emergencia,  prevenir  y  cubrir  aspectos  ocasionales.  
§ Compras   en   el   mercado   abierto:   sucede   cuando   la   solicitud   de   un   material   es   en   poco   volumen,   cuando   el  
mercado  es  cambiante,  a  los  artículos  se  pueden  conseguir  con  facilidad.  
§ Compras   de   artículos   relacionados:   se   realizan   en   pequeñas   porciones   de   artículos   generalmente   para   los  
departamentos  de  administración  y  contabilidad.  
§ Compras   especiales:   sucede   cuando   se   solicitan   artículos,   bienes   o   servicios,   que   no   se   ocupan   rutinariamente   o  
bien  de  un  solo  producto  o  servicio.  
§ Compras  corporativas:  son  la  que  desarrollan  los  grandes  grupos  o  las  corporaciones  para  sus  subsidiarias.  
§ Compras  consolidadas:  se  efectúan  en  los  grandes  grupos  empresariales,  para  sus  sucursales  o  filiales.  
   
PREGUNTAS  DE  REPASO  
1.  ¿Qué  son  las  compras?  
2.  ¿Cuáles  son  los  objetivos  generales  de  la  función  de  compras?  
3.  Menciona  3  metas  especificas  del  departamento  de  compras  
4.  ¿En  que  consiste  la  descentralización  del  departamento  de  compras?  
5.  ¿En  que  consiste  la  centralización  del  departamento  de  compras?  
6.  Menciona  3  ventajas  de  la  centralización.  
7.  ¿Cuáles  son  las  cuatro  especialidades  de  la  función  de  compras?  ¿En  que  consiste  cada  una?  
8.  ¿Qué  es  una  compra  especulativa?  
9.  ¿Cuáles  son  las  compras  de  salvamento?  

   
LAE  Saraí  Sánchez  Arrizón