Código: PR01-SG/AC

PROCEDIMIENTO
Versión: 03

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 1 de 9

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firmado digitalmente por ESTRELLA Firmado digitalmente por BOLAÑOS

Firmado digitalmente por LLANOS Elar Juan FAU
CARBAJAL Dora Gerarda FAU CORNEJO PISFIL Angel Gustavo
20291973851 soft 20291973851 soft
FAU 20291973851 soft Motivo: Doy V° B°
Motivo: Soy el autor del documento Motivo: Doy V° B°
Fecha: 10.08.2022 16:19:45 -05:00 Fecha: 16.08.2022 11:14:48 -05:00
Fecha: 10.08.2022 16:41:42 -05:00

Auxiliar I Sub Gerente de Patrimonio Documental Secretario General

Firmado digitalmente por SALAS

PALACIOS Maria Rocio FAU
20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 12.08.2022 09:45:51 -05:00

Gerente de Planeamiento y Presupuesto

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades que permitan orientar las acciones archivísticas destinadas a la eliminación
de los documentos físicos que tienen valor temporal, en tanto son imprescindibles y sin trascendencia
para la Entidad, por haber cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o legal que los originó; también
de aquellos que han cumplido su periodo de temporalidad en los Archivos de Gestión o en el Archivo
Central de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), acorde con lo dispuesto en el Programa
de Control de Documentos Archivísticos de la Entidad.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento aplica para la Sub Gerencia de Patrimonio Documental, la Secretaría General
y para todos los órganos de la ONPE.

3. BASE NORMATIVA:

3.1. Ley N° 25323, Ley, que crea el Sistema Nacional de Archivos.

3.2. Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
3.3. Decreto Legislativo N° 681 “Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivos” y sus
modificatorias.
3.4. Decreto Legislativo N° 827 “Amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681 a las
Entidades Públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales”.
3.5. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema
Nacional de Archivos.
3.6. Decreto Supremo N° 022-75 ED - Reglamento del Decreto Ley N° 19414;
3.7. Decreto Supremo N° 009-92-JUS “Reglamento del Decreto Legislativo N° 681”.
3.8. Directiva N° 001-2018-AGN-DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del
Sector Público”.
3.9. Reglamento de Organización y Funciones de la Oficina Nacional de Procesos Electorales –
ONPE.

Nota 1: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus adecuaciones y modificaciones.

4. REFERENCIAS:
No aplica

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 03

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 2 de 9

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1. Definiciones

N° Término Definición
Información contenida en cualquier soporte (físico y digital) producida y
1 Documento conservada como evidencia y como activo por el órgano o unidad
Archivístico orgánica de la ONPE, en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo
de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción física de
Eliminación de
2 series documentales, autorizado expresamente por el Archivo General
Documentos
de la Nación.
Documentos representativos de aquellos cuya eliminación se pretende,
Muestra seleccionados por serie documental, para la verificación y dictamen de
3
Documental la Comisión Técnica de Archivos (CTA) del Archivo General de la
Nación.
4 Periodo / plazo de Límite de tiempo establecido en años, en que los documentos
Retención permanecen en cada nivel de archivo (Gestión o Central).
Documento de gestión archivística que determina las agrupaciones
Programa de
documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos
Control de
5 de retención de cada una de las series documentales del Archivo de
Documentos
Gestión. Está conformado por Ia Ficha Técnica de Series Documentales
Archivísticos
(FTSD) y Ia Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA).
Conjunto de documentos que poseen características comunes,
producido por una unidad de organización en el ejercicio de sus
6 Serie Documental actividades o funciones, regulado por una norma jurídica o
procedimiento y que por consiguiente, son archivados, clasificados y
evaluados como unidad.
Material donde se registra Ia información del documento archivístico,
7 Soporte Físico entre los cuales se encuentra el papel, medio electrónico, audiovisual,
entre otros.

5.2. Abreviaturas:

N° Abreviatura
1 AGN
2 ONPE
3 PCDA
4 SG
5 SGD
6 SGPD
7 TRDA
8 UU. OO.
Definición
Archivo General de la Nación
Oficina Nacional de Procesos Electorales
Programa de Control de Documentos Archivísticos
Secretaría General
Sistema de Gestión Documental
Sub Gerencia de Patrimonio Documental
Tabla de Retención de Documentos Archivísticos
Unidad Orgánica

6. DESARROLLO:

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

1 CONSIDERACIONES PREVIAS:
Todos los Informe /
a) La SG, recibirá de los órganos de la entidad,
Órganos Memorando
hasta finalizar la tercera semana del mes de
noviembre de cada año fiscal, su propuesta de

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 03

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 3 de 9

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

series documentales a ser eliminadas en el

siguiente año, a fin de que estas sean incluidas en
el Cronograma del Plan Anual de Trabajo
Archivístico correspondiente.

b) Los formatos serán presentados en PDF y

suscritos y visados en la primera página a través
del SGD, para lo cual se tomará en cuenta la
siguiente consideración:

 El formato FM01-SG/AC, irá con firma del

órgano y, de ser el caso, el visto de la(s)
unidad(es) orgánica(s).
 El formato FM03-SG/AC, irá con visto del
órgano y, de ser el caso, el visto de la(s)
unidad(es) orgánica(s).
 El formato FM04-SG/AC, irá con visto del
órgano y, de ser el caso, el visto de la(s)
unidad(es) orgánica(s).

c) Los documentos que formen parte o sean

considerados como sustentos de algún proceso
contencioso, penal, comercial, arbitraje,
investigación fiscal o sean solicitados por
Comisiones del Congreso de la República,
Ministerio Público o la Contraloría General de la
República, así como las microformas que no sean
de valor legal; quedan desestimados para su
eliminación.

6.1 SOLICITUD DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

6.1.1. Solicitud de eliminación de documentos de archivo no transferidos al Archivo Central:

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

2 Solicitar a la SG, la eliminación de documentos,

adjuntando los siguientes documentos:

a) Un (01) juego del formato FM01-SG/AC:

Inventario de Eliminación de Documentos.
b) Una (01) muestra representativa de cada
serie documental, cuya eliminación se
Todos los Informe /
solicita, digitalizada en formato PDF, grabada
Órganos Memorando
en DVD o CD no regrabable y rotulada de
acuerdo al Anexo N° 1.
c) Un (01) juego del formato FM03-SG/AC:
Relación de muestra.
d) Un (01) juego del formato FM04-SG/AC:
Inventario Registro para la eliminación de
documentos.
3 Remitir, a través del SGD, a la SGPD la solicitud de Secretaría
Proveído
eliminación de documentos para su evaluación. General

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 03

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 4 de 9

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

4 Asignar a un personal de la SGPD, para realizar la Sub Gerencia de

evaluación de la solicitud de eliminación de Patrimonio Proveído
documentos. Documental
5 Evaluar la solicitud de eliminación de documentos y
verificar que el órgano solicitante haya remitido la
totalidad de los requisitos exigidos, así como el Correo electrónico a
correcto llenado de los formatos detallados en el la SGPD
numeral 2, contrastando la muestra enviada con el
FM03-SG/AC Relación de Muestra.
6
Revisar, de manera aleatoria, los documentos de FM05-SG/AC: Acta
archivo, a fin de constatar el vencimiento de su plazo de Revisión
de retención, tanto para el Archivo de Gestión como Aleatoria con el
para el Archivo Central, de acuerdo a la temporalidad personal del
dispuesta en el PCDA de la Entidad. Archivo de Gestión
7 Proyectar Informe recomendando a la SG:

a) De no existir observaciones: se solicite al

AGN la autorización de eliminación.
b) De existir observaciones, trasladar al órgano
solicitante las observaciones formuladas,
para el levantamiento de las mismas.

Nota 2:

1. El periodo máximo de evaluación, por parte de la

SGPD, es de veinte (20) días hábiles.
2. El plazo máximo para la subsanación de Personal de la
observaciones, por parte del órgano solicitante, será SGPD
propuesto por el personal de la SGPD que realiza la
evaluación y/o la revisión aleatoria antes
mencionadas; plazo que no excederá de treinta (30)
días hábiles, vencido el cual y no existiendo
subsanación, se recomendará a la SG el
Informe
archivamiento definitivo de la solicitud de eliminación;
lo cual no inhibe al órgano solicitante para
posteriormente iniciar un nuevo procedimiento de
eliminación de documentos.
3. Si el órgano solicitante presenta el documento
levantando las observaciones, se procede a su
reevaluación por un plazo adicional de diez (10) días
hábiles; y, de considerarse que las observaciones
han sido subsanadas, se procede de acuerdo al
literal a) que antecede.
4. De persistir las observaciones, se brindará al
órgano solicitante el plazo extraordinario de diez (10)
días hábiles para que las subsane; subsanación que
será objeto de verificación, dentro del plazo de los
cinco (05) días hábiles siguientes al de su
presentación. De constatarse que las observaciones
no han sido debidamente subsanadas, se propone a
la SG el archivamiento definitivo de la solicitud de
eliminación; lo cual no inhibe al órgano solicitante

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 03

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 5 de 9

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

para posteriormente iniciar un nuevo procedimiento

de eliminación de documentos.

6.1.2. Solicitud de eliminación de documentos de archivo transferidos al Archivo Central

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

8 Proponer y sustentar, a la SG, la eliminación de los

documentos, adjuntando:

 Un (01) juego del formato FM01-SG/AC:

Inventario de Eliminación de Documentos.
 Un (01) juego del formato FM04-SG/AC:
Inventario Registro para la eliminación de
documentos.
 Un (01) juego del formato FM03-SG/AC: Relación
de muestra.
 Una (01) muestra representativa de cada serie
documental, cuya eliminación se solicita,
digitalizada en formato PDF, grabada en DVD o
SGPD Informe
CD no regrabable y rotulada de acuerdo al Anexo
N° 1.

Recomendando que la SG:

 Traslade, los formatos FM01-SG/AC, FM03-

SG/AC, y FM04-SG/AC, al órgano transferente de
los documentos de archivo, para que evalúe la
propuesta de eliminación de los documentos de
archivo; y, brinde su conformidad, firmando y
visando los formatos recibidos, tomando en
consideración el literal b) del numeral 1.

6.2 Solicitud de autorización de eliminación de documentos de archivo al AGN

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

9 La SG solicitará al AGN la autorización para la

eliminación de documentos, para lo cual presentará
los siguientes documentos:

 Oficio dirigido al AGN, solicitando la autorización

para la eliminación de los documentos.
 Un (01) Inventario de Eliminación (FM01-
Secretaría
SG/AC). Oficio
General
 Una (01) copia autenticada de la Resolución que
aprueba el PCDA.
 Una (01) copia autenticada de la Ficha Técnica
de Series Documentales que corresponda a
cada una de las series documentales propuesta
a eliminar.

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 03

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 6 de 9

N° Descripción de la actividad Rol Responsable Registro

Una (01) muestra representativa de cada serie

documental en formato PDF, de ser el caso se
remitirá a través de disco compacto no regrabable
(ver Anexo N° 1).
10 De ser favorable la Resolución del AGN, en relación
a la autorización de eliminación de los documentos, Secretaría Memorando
la SG procederá a comunicar al órgano cuya General
documentación se solicitó eliminar.
11 Comunicar al AGN, que será la SGPD la unidad
orgánica designada para atender las consultas de la
Secretaría
Dirección de Archivo Intermedio o la que haga sus Oficio
General
veces, para el recojo de la documentación autorizada
a eliminar.
12 Entregar a los representantes de la Dirección de Sub Gerencia de FM06-SG/AC: Acta
Archivo Intermedio del AGN, la documentación Patrimonio de entrega de
autorizada a eliminar. Documental documentos al AGN

7. FORMATOS ASOCIADOS:

N° Código Definición
1 FM01-SG/AC Inventario de Eliminación de Documentos.
2 FM03-SG/AC Relación de muestras
3 FM04-SG/AC Inventario Registro de Eliminación de Documentos
4 Acta de Revisión aleatoria de documentos archivísticos no ingresados al
FM05-SG/AC
Archivo Central
5 FM06-SG/AC Acta de Entrega de Documentos de Archivo a Eliminar al AGN

8. ANEXOS:

8.1. Anexo N° 1: Modelo de Rótulo CD

8.2. Anexo N° 2: Modelo de Rótulo de paquete o saco.

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 02

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 7 de 9

ANEXO N° 1: MODELO DE RÓTULO CD

ONPE
[Iniciales del Órgano y uu.oo.]

Muestras Documentales

[Nombre de la Serie o Series

Documentales de la documentación
que se elimina]

Ejemplos
ONPE ONPE
GITE - SGIST SG - JAACTD

Muestras Documentales Muestras Documentales

Incidentes Expedientes de Kits Electorales

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 02

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 8 de 9

ANEXO N° 2: MODELO DE RÓTULO DE SACO O CAJA

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

 Código: PR01-SG/AC
PROCEDIMIENTO
Versión: 02

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página: 9 de 9

9. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS:

Categoría
Versión Fecha de N: Nuevo Principales cambios realizados con
Sección / Ítem
anterior aprobación M: Modificado respecto a la versión anterior
E: Eliminado
02 08/04/2022 E Se eliminó la abreviatura y la definición de:
5.2. Abreviaturas GAD y GPP
02 08/04/2022 N Se agregó la abreviatura TRDA
5.2 Abreviaturas/ 7
Se modificó su contenido suprimiendo
“Requisito previo” reemplazando por
M “Consideraciones previas”, así como; se
agregó los literales a), b) y c), en el que se
02 08/04/2022 6. Desarrollo /1
indica que la SG recibirá de los Órganos las
propuestas de series documentales a ser
eliminadas hasta la tercera semana del
mes de noviembre de cada año fiscal.
Se eliminó los literales e), f) y g; así como
6. Desarrollo
02 08/04/2022 M las Notas N° 1 y 2, manteniéndose
/2
solamente los literales a), b) c) y d).
Se eliminó, “según corresponda”, los
6. Desarrollo literales a y b, así como los numerales 1, 2,
02 08/04/2022 E
/5 3, 4 y 5 de la descripción de la Nota (se
traslada a la actividad del ítem 7).
Se agrega las actividades de los ítems 6, 7
02 08/04/2022 6. Desarrollo N
y 8.
Se precisa el formato a utilizar FM01-
SG/AC y se cambia, (ver Anexo N° 2) o a
6. Desarrollo
02 08/04/2022 N través de la Plataforma de Interoperabilidad
/9
del Estado (PIDE) o del medio digital que
pudiera corresponder por (ver Anexo N° 1).
Se modificó, “la SG procederá a gestionar
ante la GPP y la GAD la habilitación
6. Desarrollo
02 08/04/2022 M presupuestal” reemplazándola por “la SG
/10
procederá a comunicar al órgano cuya
documentación se solicite a eliminar”.
Se eliminó, Comunicar al órgano solicitante
02 08/04/2022 6.Desarrollo E la autorización de destrucción de
documentos emitida por el AGN.
Se agregó las actividades en los ítems 11 y
02 08/04/2022 6. Desarrollo N
12.
Se eliminó el Formato FM02-SG/AC
7. Formatos
02 08/04/2022 E “Inventario de Transferencia de
Asociados
Documentos”
7. Formatos
02 08/04/2022 Asociados/ N Se agregó los formatos FM05-SG/AC y
4 FM06-SG/AC.
02 08/04/2022 8. Anexos E Se eliminó el Anexo N° 3: “Acta de entrega
de documentos al AGN”

La reproducción total o parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.