ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS

DE TRABAJO
OBJETIVO

Conocer la estructura de un análisis de puestos, así como su uso y aplicación en la

función de administración de talento humano (recursos humanos) y otras funciones.

2
Definición:
Según el libro de Administración de personal de Gary Dessler es:
“El procedimiento a través del cual se determinan los deberes y las
responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en
términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas
para ocuparlas”.

Según William Werther y Keith Davis en el libro de

Administración de Personal y Recursos Humanos, análisis
de puesto es:
“Recolección, evaluación y organización de información
sobre un puesto de trabajo determinado”
El análisis de puestos es la revisión
comparativa de las exigencias
(requisitos) que esas tareas o
responsabilidad le
imponen.

4
 1. Definición, 7. Principios que rigen
propósitos e 4. Estructura la elaboración de las
descripciones
importancia específicas de puestos

8. El análisis de
5. Etapas para su puestos, diseño de
2. Vocabulario del
realización y puestos y
análisis de puestos. enriquecimiento de
actualización
puestos

3. Usos y aplicaciones
del análisis de puestos 6. Argumentos en
en la función de contra y a favor del
administración de uso de análisis de
recursos humanos y en puestos.
otras funciones

5
 Planeación de
Actividades Responsabi Deberes RRHH
lidades
Reclutamiento

Selección
Descripción de
Capacitación
puestos
Análisis de Evaluación de
puesto desempeño
Especificaciones
de puesto Compensación

Seguridad e
higiene

Relaciones
Conocimiento Cualidades Habilidades labaorales y con
empleados
SITUACIONES DONDE SE NECESITA O RECOMIENDA
EL ANÁLISIS DE PUESTO:
• Cuando se funda la organización
• Cuando se crea nuevos puestos
• Cuando se modifican de manera significativa los
puestos como resultados de nuevas tecnologías o
procedimientos
• Cuando se va a actualizar el sistema de
compensación y de salarios de una empresa.
DATOS QUE SE REÚNEN EN EL ANÁLISIS DE PUESTO
Actividades del trabajo
• Actividades y procesos del trabajo.
• Registros de las actividades
• Procedimientos utilizados.
• Responsabilidad personal.
Actividades orientadas al trabajador
• Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el trabajo.
• Movimientos elementales para el análisis de métodos.
Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
• Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
• Habilidades requeridas
Desempeño del trabajo
• Análisis de error.
• Normas de trabajo.
• Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
• Condiciones físicas de trabajo.
• Requerimientos personales para el puesto
BENEFICIOS PARA LOS GERENTES DE DEPARTAMENTOS
• Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su
unidad
• Permite realizar una mejor selección del personal
• Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus
subalternos.

BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS

• Permite conocer y comprender mejor los deberes del
puesto.
• Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo.
PROCESO DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

1. Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la

administración superior sea visible.
2. Identificar los puestos que es necesario analizar.
3. Escoger el método que se utilizará para la obtención
de los datos
4. Reunir y organizar la información obtenida
5. Revisar la información con los participantes
6. Desarrollar una descripción y especificación de puesto
PROCESO DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL
ANÁLISIS DE PUESTOS
1. APOYO VISIBLE DE LA ADMINISTRACIÓN SUPERIOR
Anuncio oficial que contenga elementos como:
• La razón fundamental para realizar este análisis.
• La persona o grupo que se encargará de su preparación y
ejecución.
• Las unidades de organización que abarca el programa.
• El calendario para la puesta en vigor.
• Qué se esperará de los empleados y administradores
durante el desarrollo del programa
APOYO VISIBLE DE LA ADMINISTRACIÓN
SUPERIOR
Anuncio Oficial razón fundamental para realizar el análisis
La persona o grupo que se encargará de su preparación o ejecución.

Memorando
Para: Todos los gerentes y supervisores
De: Rodrigo Cáceres Gerente General
Asunto: Programa de análisis de puesto

En nuestro empeño por instituir un sistema justo y equitativo de remuneraciones para todos
nuestros empleados, hemos determinado la necesidad de iniciar un proceso de análisis de puesto
que permita establecer un plan orgánico de sueldos y salarios durante el transcurso de este año.
Como primer paso hemos designado a un comité de tres personas para que prepare e inicie un
programa de descripción de puestos en toda nuestra organización. Los miembros de este comité
son los señores Juan Gómez, José Rodríguez y Ángel Suárez. La Lcda. Adela Jiménez, gerente
de recursos humanos, integrará el comité como miembro coordinador hemos encomendado al comité
la tarea de iniciar los esfuerzos necesarios, a través del Departamento de Personal, para supervisar
el programa y revisar todos los proyectos de descripción para asegurar su coherencia antes de su
aprobación por la gerencia general. Esperamos que esta labor quede terminada hacia fin de año.
El Departamento de Personal se reunirá con Uds. individualmente o en pequeños grupos para
familiarizarlos con los detalles del programa y los calendarios generales.
Su participación en este programa es un componente necesario para su cumplimiento.
El comité les pedirá su asistencia en la confección de las primeras descripciones de puestos bajo
su competencia. Por lo tanto, su plena cooperación será importante para lograr el éxito de este proceso
de análisis de puesto.
2. IDENTIFICAR LOS PUESTOS QUE ES NECESARIO
ANALIZAR.
Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir,
también sería útil el análisis de puesto anterior
Organigrama
Gráfica que muestra el esqueleto de la estructura
organizacional y donde se presenta el título de la
posición y a través de líneas conectoras quien reporta
a quien, y quien está a cargo de qué departamento.
3. ESCOGER EL MÉTODO QUE SE UTILIZARÁ
•La entrevista
•La observación de puesto
•Cuestionario de puesto
•Bitácora del empleado
•Combinación
 Entrevistas
El analista discute todos los detalles
del trabajo con una o más personas que ocupen el puesto en la
actualidad

VENTAJAS
• Logra la participación libre y
directa de los empleados.
• Proporciona al
analista una mejor
comprensión del puesto.
• Permite el examen y
aclaración de sectores vagos
o complejos de trabajo
DESVENTAJAS
•Algunos empleados
pueden sentirse amenazados e
incómodos
• Las entrevistas tal vez
se limiten a los elementos que
tengan mayor vigencia y dejen
de lado aspectos generales del
puesto.
• El supervisor puede enfatizar
en lo que él desea que el
empleado haga, en lugar de lo
que en realidad hace.
 Observación de puestos.
El analista simplemente observa a algunas personas
que ocupan el puesto que se examina mientras
desempeñan sus tareas
Ventajas Desventajas
• Hay una familiarización directa con el • Algunos empleados pueden sentirse
trabajo. incómodos si se ven observados.
• Se observa condiciones importantes de • Las dimensiones intangibles del
trabajo que a menudo constituyen los trabajo, como sus elementos
aspectos distintivos de ciertos puestos. creadores o requisitos mentales no se
observan con facilidad.
• El analista puede observar varios
• La observación adecuada de un
puestos al mismo tiempo sin interferir puesto puede tomar mucho tiempo.
en la corriente de trabajo.
 Cuestionario sobre puestos.
Es el método más empleado. Se lo distribuyen a todos
los empleados de un departamento. Estos lo completan y
lo devuelven al supervisor o analista.
Ventajas Desventajas
• Los cuestionarios son eficaces cuando• Eliminan el contacto y el intercambio
los puestos están localizados en directo de información con los
empleados.
puntos geográficos dispersos.
• Las respuestas escritas pueden dejar
• Las respuestas escritas a los de lado algunas cuestiones
cuestionarios son una constancia esenciales.
permanente de los hechos relatados.• Pueden surgir problemas de
interpretación para quien los
completa como para el analista que
tiene que correlacionar las
respuestas.
 Bitácora de empleados.
El cuarto método impone a cada empleado llevar una
bitácora de sus actividades durante un período determinado.
Ventajas Desventajas
• El analista ahorra tiempo • El analista no puede observar los
• Los empleados pueden incluir factores que afectan el
en la bitácora toda la desempeño del puesto.
diversidad de sus tareas • Los empleados tal vez sospechen
rutinarias sin tener que que las bitácoras se emplearán
interpretar preguntas para hacer análisis de tiempos
ambiguas. que permitan a la administración
• El método elimina la renuencia fijar normas de producción.
que tienen algunos empleados • El método se limita a puestos
a participar en entrevistas. rutinarios y repetitivos.
Combinación
Se utiliza dos o más métodos al obtener información
Ejemplo en el con de un banco con sucursales en el interior del país.
Posiciones Método
Gerenciales y de Entrevista
supervisión Cuestionario
Trabajos rutinarios
o manuales Observación
Bitácora

Ubicación Método
Casa Matriz Entrevista
Observación
Sucursales en el
interior cuestionario
¿CÓMO ELEGIR EL MEJOR MÉTODO DE
ANÁLISIS DE PUESTOS?
• Tipos de puestos:
Los puestos profesionales y de supervisión se prestan al análisis mediante
entrevistas y cuestionarios.
El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observación y las
bitácoras.
• Acceso del analista al lugar de trabajo:
Las encuestas puede ser una buena alternativa en las sucursales distantes
geográficamente.
La entrevista y la observación pueden ser más convenientes para los
puestos de la casa matriz.
• Preparación previa por el analista:
Si el analista tiene poco tiempo para prepararse el método de bitácora es una
opción, ya que los cuestionarios exigen una inversión previa de mucho
tiempo para su diseño y ensayo.
• Aceptación por los empleados:
La observación pueden resultar contraproducentes si no les precede una
comunicación eficaz a los empleados.
4. Reunir y organizar la información obtenida
5. Revisar la información con los participantes con
el objetivo de verificar la corrección del mismo.
6. Desarrollar una descripción y especificación de
puesto
Descripción de puestos
Una descripción de puesto es una explicación escrita de las
responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros
Especificación de puesto
Resume las cualidades personales, características, capacidades
y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.
ELEMENTOS QUE COMPONEN LAS DESCRIPCIONES
DE PUESTO

• Identificación del puesto

• Fecha
• Resumen del puesto y sus responsabilidades
• Autoridad.
• Condiciones de trabajo .
• En algunos casos aparecen seguidamente la
especificación de puesto.
 METODOS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Cuestionario para el análisis de Puesto:
nTítulo del Puesto _____________________________________________________
nDepartamento ________________________________________________________
nSupervisor ____________________
nPuesto del Supervisor ___________________________________________________

nCondiciones de Trabajo:
nStatus: Tiempo completo Tiempo parcial
nDías de trabajo: L M M J V S D
nHoras por Día: ______________ Horas Semanales: _________________
n¿se requiere viajar? Si No
nDe contestar si, ¿qué tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ %

nPropósito:
nDescriba el propósito general o responsabilidad de este puesto.
nTareas y responsabilidades principales
n_____________________ ____________________________________________________________________________
nTareas y responsabilidades secundarias:
nResponsabilidades de Supervisión:
n¿Requiere esta posición el supervisar personal? Explique

nRequisitos de Educación:
nEscuela Superior Grado Técnico Bachillerato Maestría Doctorado
nEspecialización requerida _________________________________

nExperiencia:
n¿Qué experiencia se requiere para este puesto?

nHabilidades Técnicas:
n¿Qué habilidades técnicas se requieren para esta posición?

nCondiciones Físicas:
nDescriba las condiciones en las que se realiza este trabajo.
________________________________________________________________________________________________
nCompletado por ________________________
nFecha ________________________________
nTítulo ________________________________
nAprobado por __________________________
"PUESTO" VERSUS "CARGO"
Las palabras puesto y cargo
suelen emplearse indistintamente.
Sin embargo, hay diferencias entre ambos términos.
• CARGO:
Se refiere a una misión o designación especial dentro de la
estructura de la organización.

• PUESTO:
Alude a una ocupación que consiste en una serie de
tareas agrupadas en una unidad de trabajo que puede ser
desempeñada por una persona.
DISEÑO (O REDISEÑO) DE PUESTOS
• Simplificación del trabajo
Un trabajo se divide en tareas simples o repetitivas.
• Ampliación y rotación del trabajo
Expansión horizontal de actividades asociadas
• Enriquecimiento del trabajo
AMPLIACIÓN VERTICAL DE RESPONSABILIDADES.
Cinco principios al implantar el enriquecimiento de puesto
• Aumentar las exigencias del puesto
• Aumentar las responsabilidades del trabajador
• Proporcionar libertad para la programación del trabajo
• Proporcionar retroalimentación
• Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje.
Usos y aplicaciones del análisis de puestos en la función de administración de
talento humano (recursos humanos) y en otras funciones.

Estructura 1 Datos de identificación del puesto

2 Descripción (funciones)
3 Requisitos
4 Responsabilidades
5 Condiciones

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El análisis de puestos tiene extensas aplicaciones en los siguientes
rubros:

 Reclutamiento
 Selección
 Capacitación y desarrollo de carrera
 Remuneración
 Planeación estratégica
 Asesoría vocacional
 Valuación de puestos
 Desarrolla medios para asesorar a trabajadores inexpertos

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Datos de identificación del puesto

Se incluyen:
Nombre del puesto,
 Ubicación dentro de la estructura,
Nombre del puesto inmediato superior,
Nombres de los puestos que dependen de él,
Salario asignado,
Claves y otros datos importantes para poder
localizarlo dentro de la arquitectura organizacional.

28
 Descripción (funciones)

Descripción general Descripción específica

Se reseñan las acciones principales (se En esta parte se desglosa la descripción
busca caracterizar al puesto con ellas y general y con frecuencia se sigue un
darle una denominación). ordenamiento: importancia de cada tarea,
cronología de cada una, frecuencia, etapas
:
del proceso administrativo tradicional, etc.

29
 • Escolaridad indispensable
• Experiencia previa indispensable
• Adaptabilidad al puesto
Requisitos intelectuales • Aptitudes requeridas

• Esfuerzo físico requerido

• Concentración visual
• Destreza o habilidades
Requisitos físicos • Complexión física requerida

30
 Supervisión de personal

Material, herramientas o
equipo

Responsabilidades Dinero, títulos y

documentos

Relaciones internas y
externas

Información confidencial

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 Condiciones

Ambiente de trabajo

Condiciones de trabajo Riesgos de trabajo

Acciones de trabajo
Enfermedades profesionales

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DISEÑO DE FUNCIONES
 Evaluación
de
Actividades

Descripción
de Cargos Objetivos
Bajo Gestión Diseño de la
por de Evaluación
Competencias Funciones de Actividades

Métodos
de la
Evaluación
de Actividades
 DESCRIPCIÓN DE DISEÑO DE FUNCIONES
Tarea Atribución Función Cargo

Tarea Actividad Conjunto de Conjunto de

individual que individual tareas o funciones con
ejecuta el que ejecuta atribuciones posición
ocupante del la persona que el ocupante definida en la
cargo que ocupa del cargo estructura
un cargo ejecuta de organizacional
manera
sistemática y
reiterada.
 DISEÑO DE FUNCIONES

Se establecen 4 condiciones:
Conjunto de tareas a
Contenido del Cargo
cumplir
Métodos Cómo se deben
y Procesos cumplir las tareas

Responsabilidad A quién deberá

reportar
Autoridad A quién deberá
supervisar
 - Educación del individuo al cargo

- Capacitación
Objetivos - Promociones
Intermedios
- Incentivo salarial por buenos
desempeños
- Auto-perfeccionamiento del empleo

- Cálculo del potencial de desarrollo

de los empleados.
 Estructura del Análisis de Cargos

Requisitos Intelectuales Requisitos Físicos

Instrumento básico Esfuerzo físico necesario

Experiencia básica Capacidad visual

Adaptabilidad al cargo Destreza o habilidad

Iniciativa necesaria Constitución físico necesaria

Aptitudes necesarias
 Estructura del Análisis de Cargos

Responsabilidades Implícitas Condiciones de Trabajo

Supervisión de personal
Ambiente de trabajo.
Material, herramienta o equipos Riesgo.

Dinero, títulos, valores o documentos

Contactos internos y externos

Información confidencial
Competencia
 Gestión por Competencia

-Herramienta principal para el

desarrollo de Capital Humano

¿Por qué -Hace diferencia entre curso de

capacitación y la estructura de
es necesaria?
Capacitación-Entrenamiento-Experiencia

-Impulsa la Innovación
Conclusiones

• El análisis de puestos es una herramienta administrativa de gran

importancia, ya que permite identificar detalladamente las
características del puesto y determinar los requisitos que debe
cubrir el personal asignado al mismo.
• De igual forma es utilizado en diversas funciones y es una guía
para el personal en general.

42
Actividad de aprendizaje

• Escoge el puesto que desearías ocupar y elabora el

análisis de puestos correspondiente.

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Bibliografía

• CHIAVENATO, Idalberto, Administración de recursos humanos. México D.F. McGraw-Hill,

2007.
• DECENZO, David A. y ROBBINS, Stephen P., Administración de Recursos Humanos, México,
Edit. Limusa Wiley, 2001.
• MONDY, Wayne R., et. al., Administración de Recursos Humanos, México, 9a. ed., Pearson, 2005.

44