Santiago de Cali, agosto 30 de 2022

ACUSE DE RECIBO - RECIBO DE BIEN O SERVICIO - ACEPTACIÓN EXPRESA O RECHAZO

Las compañías realizan el proceso de recepción electrónica de las facturas electrónicas de

sus proveedores, según la Resolución DIAN 000085 de abril/2022.

A. Normas de seguridad de protección de datos. Para Siesa es clave recordar que el

proceso de Acuse de Recibo desde el portal Siesa e-Invoicing está regulado por normas de
seguridad de protección de datos personales, según normativa colombiana. Teniendo en
cuenta lo anterior, se manifiesta lo siguiente:

1. Reglas automáticas en 2. Modelo de recepción de 3. Notas crédito no

motores de correo correos aceptadas en buzón de
recepción de facturas
En caso de detectar que las En caso de detectar que
empresas han configurado las compañías utilizan los En caso de detectar que
reglas automáticas en dos modelos de recepción las empresas envían notas
los motores de correo de correos habilitados por crédito al buzón de recepción
para la recepción de sus Siesa, es posible que sean de Siesa, es posible que
documentos electrónicos y bloqueadas por reglas sean bloqueadas por reglas
están reenviando al buzón automáticas antispam, automáticas antispam.
de Siesa no solo las facturas teniendo en cuenta que
de sus proveedores sino las facturas de compras a Para evitarles bloqueos
contenido personal de crédito de sus proveedores automáticos, les solicitamos
diferente índole, es posible se reciben en múltiples amablemente enviar o
que sean bloqueadas ocasiones, saturando así el reenviar únicamente el
por reglas automáticas buzón asignado para esta archivo .ZIP que incluya el
antispam, las cuales velan labor. XML y el PDF de las facturas
por el cumplimiento de dicha de compras a crédito de sus
normativa. Para evitarles bloqueos proveedores.
automáticos, les solicitamos
Para evitarles bloqueos amablemente utilizar solo (No debe estar encriptado
automáticos, les solicitamos uno de los modelos de con contraseñas ni contener
amablemente verificar las recepción habilitados: espacios o caracteres
reglas implementadas en sus especiales)
motores de correo para este Modelo 1. Desde el software de
proceso clave de negocio. los proveedores – El proveedor
Líderes en
envía directamente a Siesa. Más detalles AQUÍ

Más detalles AQUÍ Modelo 2. Desde el correo

electrónico de los adquirientes
– El adquiriente reenvía a
Siesa.
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B. Nuevos actores en Facturación 1. Conozcan, interpreten y apliquen

Electrónica. Ahora, el funcionario la Resolución 000085 (AQUÍ). Deben
responsable de los trámites comerciales conscientemente conocer:
(compras y gastos) de las compañías,
además de ser un nuevo actor en el proceso • La estructuración y la parametrización
de facturación electrónica, es el responsable de la compañía dentro del sistema.
de poner en marcha la transacción Acuse de
Recibo. • La organización de los datos dentro de
la estructuración y la parametrización.
Su deber es conocer
la normativa, cómo aplicarla y • Las políticas de gestión de documentos
cuáles son sus efectos. de la empresa.

• Los procedimientos para realizar esta

Teniendo claridad en que este nuevo
procedimiento ha demandado adaptaciones
técnicas y funcionales, tanto de Siesa como
de las organizaciones, es importante que
estos nuevos actores:
labor clave del negocio.
• La auditoría de resultados obtenidos de
procedimientos efectuados.

2. Tomen decisiones con respecto a sus datos

Deben tener en cuenta que las decisiones de estructura de datos e información a reportar
ante los entes reguladores deben ser tomadas exclusivamente por cada compañía.
Recordando que:

• La información debe ajustarse a la norma • En caso de no saber qué decisiones

y dar cumplimiento a la misma.
• Siesa no tiene el alcance ni está en la
facultad de participar, validar, asegurar,
garantizar ni decidir en la estructuración
ni la conceptualización de los procesos
clave de negocio en el sistema.
• Siesa ofrece un sistema que funciona bajo
las reglas del cliente, pero las decisiones
finales de manejo de la información
son de cada empresa, quienes deben
entender cómo se ajustan y cumplen la
Ley, basada en sus conceptos.
tomar con respecto a la información
alojada en el sistema, nuestra mejor
recomendación es contratar un abogado
laboralista, especialista en cumplimiento
ante la UGPP, para que a través de este
y su propio personal interno (contador,
revisor fiscal y asesor laboral) tomen las
decisiones pertinentes para el reporte
ante los entes reguladores.
• La DIAN, la Superintendencia de Industria
y Comercio, los entes reguladores y
las normas internacionales ISO, por
supervisión y procesos de seguridad,
contabilidad y auditoría de información,
prohíben expresamente modificar,
alterar o manipular los datos de nuestros
clientes.

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C. El proceso de Acuse de Recibo
no es inmediato. Este nuevo trámite
de documentación de procesos
electrónicos ha conllevado a implementar
acondicionamientos internos en las
diferentes entidades involucradas (PT
Siesa, DIAN, sistemas internos de las
compañías y otros PT), por consiguiente,
el diligenciamiento de las facturas
electrónicas no puede ser ejecutado de
manera inmediata.
Teniendo en cuenta lo mencionado, es
importante aclarar que, los documentos
electrónicos reenviados al buzón de Siesa
no serán tramitados el mismo día, puesto
que, internamente el documento debe de
ser validado por el sistema. Solo después
de 3 días de su emisión se verá reflejado el
documento procesado.
Gracias por la atención.
--
Cordialmente,
Comunicaciones Siesa
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para empresas.
exclamation Por favor, comunicarse con Siesa,
únicamente en caso de que, pasados los
tres días, se detecte alguna novedad con la
transacción de los documentos:
• No aparezcan en el portal.
• No hayan cambiado de estado.
• Se hayan intentado procesar varias
veces, sin éxito.
• No es posible aceptarlos manualmente.
La transacción requiere un tiempo de
procesamiento para finalizar su ciclo
exitoso, por lo que no puede catalogarse
como novedad la ocurrencia de uno de
los anteriores escenarios después de
minutos de haberse enviado/reenviado el
documento.