PROAsistemas S.A.

Bogotá D.C., 8 de mayo de 2020

Señores
LA COLINA S.A.S.

Respetados señores

Agradecemos merecer su atención y tenernos en cuenta como sus proveedores de soluciones tecnológicas.
Hemos cultivado durante más de 30 años relaciones comerciales basadas en el valor de la colaboración, el
respeto por las expectativas de nuestro usuario y el cumplimiento del compromiso adquirido . En atención a sus
requerimientos, ponemos a disposición nuestro portafolio de productos y servicios:

Servicio de Facturación Electrónica

PROASISTEMAS S.A. (con más de 30 años de experiencia con la marca HELISA) y ATEB COLOMBIA S.A.S
(Empresa de Proasistemas S.A.) como proveedor tecnológico habilitado por la DIAN para Facturar
electrónicamente, mediante resolución número 004567 del 27 de junio de 2017, facilitan la implementación de
este proceso de forma nativa y transparente. A continuación, detallamos los aspectos a tener en cuenta para la
puesta en marcha del nuevo modelo de facturación:

1. Beneficios:
a. Cumplir con las normas de la DIAN.
b. Ahorros importantes en la impresión de facturas, papel, tiempo, mensajerías, etc.
c. Evitar errores de captura y recaptura de datos.
d. Evitar errores en cantidades, número de factura, descripciones de producto, etc.
e. Automatizar tanto la emisión de facturas como la entrega de las mismas.
f. Evitar limitarse a horarios y días de revisión de facturas.
g. Cumplir con los requerimientos de sus clientes

2. Solución:
Desde el software Helisa se elabora la factura, previo a esto se define una parametrización dentro del
sistema que involucre los documentos electrónicos que se trabajarán (factura de venta, notas crédito,
notas débito, acuse de recibo), Helisa envía a través de webservice la información, Ateb Colombia
empresa certificada, en donde se valida y certifica, al mismo tiempo hace llegar los documentos al
receptor de la factura y a la Dian en los tiempos reglamentados. Por último regresa información firmada
para almacenar en Helisa, a continuación una breve explicación gráfica:
PROAsistemas S.A.

3. Incluye:
a. Portal de descarga clientes receptores
b. Portal de consulta y reenvío de documentos Emisores
c. Almacenamiento 3 meses de documentos emitidos
d. Validación de pruebas para certificación como Facturador electrónico

4. Proceso y Tiempos de implementación

a. Procesos
i. Parametrización software de facturación
ii. Parametrización firma digital
iii. Informar a los clientes sobre el nuevo modelo
iv. Revisar los datos de contacto, Nombre, correo y teléfonos
v. Capacitación
vi. Pruebas
vii. Habilitación portal de descarga
viii. Inicio FE
b. Tiempo de implementación
Este puede estar entre 2 y 3 semanas dependiendo de los tiempos de habilitación ante la Dian y
procesos internos que tengan que ajustar.

5. Términos de aceptación:
Una vez aceptada esta propuesta se realiza un contrato entre las partes Helisa – Cliente en donde se
definen condiciones y alcances

6. Consideraciones importantes:
a. Los costos de implementación y timbrado son por Empresa configurada dentro de la licencia.
b. Los procesos de habilitación ante la Dian son definidos por la Empresa
PROAsistemas S.A.
c. Las horas de implementación son presenciales o virtuales e incluyen la estructuración del portal
web de consulta y descarga de factura para receptores.
d. Los desarrollos adicionales a esta propuesta serán evaluados y valorados de acuerdo con la
complejidad del requerimiento.
e. La actualización del módulo gestión ventas sin costo adicional es sobre el módulo de la versión
Helisa Norma Internacional, si posee una versión anterior debe primero realizar la actualización
correspondiente o adquirir el módulo si no lo tiene.
f. El formato de factura que se define en el portal de descarga es de carácter genérico, por tanto
cualquier modificación sobre ella se cotizará y propondrá valor de adecuación.
g. El pago se debe realizar mes anticipado, durante los primeros 5 días calendario del mes.
h. A raíz de la resolución 000030 del 29 de abril de 2019, en su artículo 2, numeral 14, se exige que el
facturador incluya su firma electrónica para la validación de los documentos electrónicos, es decir,
debe tener dicha firma o adquirirla a los costos vigentes detallados más adelante.

7. Firma Digital.
a. El certificado Digital tiene una vigencia de 12 meses, que inician desde el momento en que se activa
el certificado.
b. Cada año el USUARIO deberá cancelar a los costos vigentes más el incremento del IPC más 3 puntos
porcentuales cada Certificado Digital.
c. Durante el periodo de vigencia del Certificado Digital, es decir 12 meses, el USUARIO podrá realizar
UNA sola modificación frente al representante legal de la empresa que está adquiriendo el
certificado. Una segunda modificación frente al representante legal implica adquirir un nuevo
certificado digital, a los costos vigentes que se estén manejando.
d. El proceso de activación del Certificado Digital se dará a los 15 días hábiles de emisión de la Factura
de adquisición del mismo.
e. Si el USUARIO decide antes de los 12 meses de vigencia del certificado Digital, utilizar un certificado
digital diferente al facilitado por ANDES SCD S.A, deberá tener en cuenta lo siguiente:
i. Remitir con 30 días hábiles de anticipación esta notificación a PROASISTEMAS, donde indique
claramente que dará uso a un nuevo certificado digital, detallando las características de
alcance del nuevo certificado.
ii. Los recursos cancelados a PROASISTEMAS por los 12 meses de vigencia del certificado digital
que en su momento adquirió, NO son reembolsables bajo ningún concepto, dando por
entendido que pierde los recursos.
iii. Queda bajo la responsabilidad del USUARIO garantizar que el nuevo certificado digital cumpla
la política de firma vigente de documentos electrónicos que establezca la DIAN y los
requerimientos establecidos en el artículo 2 de la resolución 000030 del 29 de abril de 2019, y
demás normas que guarden relación al manejo de certificados digitadles acorde a la política de
firma de la DIAN.
iv. Las únicas extensiones bajo las cuales se permite configurar el certificado digital en la
plataforma COFIDI del proveedor tecnológico ATEB COLOMBIA son PFX y P12.
v. Cualquier proceso de adecuación que sea necesario para dar uso a este nuevo certificado
digital, debe ser previamente validado con PROASISTEMAS y de requerirse algún desarrollo
especial para poder configurar el certificado digital en el software Helisa o en la plataforma del
proveedor Tecnológico ATEB COLOMBIA (COFIDI), este proceso de adecuación tendría un costo
que deberá asumir el USUARIO en su totalidad, que, una vez se valide la solicitud se estaría
comunicando.
f. El Certificado Digital facilitado por ANDES SCD S.A, únicamente permite firmar los siguientes
documentos electrónicos: Factura de Venta, Notas Débito y Notas Crédito.
PROAsistemas S.A.

TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA:

Actualización a Helisa Norma Internacional

Peri ocidad de
Detalle Cant. Vr Unitario Subtotal Iva (%) Vr Total
pa go
Helisa Norma Internacional
-> Actualización Módulo Administrador 1 705,000 705,000 19 838,950 Pago único
-> Actualización Módulo Inventarios 1 435,000 435,000 19 517,650 Pago único
-> Actualización Módulo Gestión Ventas 1 390,000 390,000 19 464,100 Pago único
-> Actualización Módulo Gestión Compras 1 360,000 360,000 19 428,400 Pago único
-
Subtotal 1,890,000 Total 2,249,100

Facturación Electrónica

Periocidad de
Detalle Cant. Vr Unitario Subtotal Iva (%) Vr Total
pago
Facturación Electrónica Rango A (Hasta 1.200 Pago anual x 1
1 440,000 440,000 19 523,600
validaciones al año x Empresa) Contrato Anual Empresa
Firma Digital para Documentos Electrónicos (1 Pago anual x 1
1 250,000 250,000 19 297,500
por Empresa) Contrato Anual Empresa
-
Total Horas de Implementacion Virtual
8 60,000 480,000 19 571,200 Pago único
Sugeridas para Módulos
Subtotal 1,170,000 Total 1,392,300

EXCLUSION DE RESPONSABILIDAD, SI EL USUARIO NO REALIZA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN CON

PERSONAL DIRECTO Y/O AUTORIZADO POR PROASISTEMAS S.A., LA PARAMETRIZACION DEL SOFTWARE HELISA,
ASI COMO EL FUNCIONAMIENTO DERIVADO DE DICHO PROCESO, ESTÁ BAJO LA RESPONSABILIDAD ABSOLUTA
DEL USUARIO.

Para generar orden de pedido favor adjuntar los siguientes documentos de la (s) empresa (s) que va a adquirir
la Facturación Electrónica al correo diego.gomez@helisa.com:
• Rut
• Cámara de Comercio (No superior a 30 días)
• Cédula representante legal ampliada al 150% (Quien vaya a firmar el contrato: Principal o Suplente)
• Comprobante de pago (Donde sea visible el número de Cuenta al cual fue realizado)

Esta propuesta tiene validez de 30 días

Forma de pago
 Contado
 Cuenta a nombre de Proasistemas S.A (Nit: 800.042.928-1)
o BANCOLOMBIA No 04704292801 Cuenta Corriente recaudo empresarial Cod. 19727
o DAVIVIENDA Cuenta Corriente 009969999631
PROAsistemas S.A.
Recuerde que Proasistemas S.A. es autorretenedor del impuesto de renta y complementarios, según resolución
No. 05020 de 05/05/2007.

Cordialmente
Diego Alejandro Gómez Vidal
Asesor Comercial, PROAsistemas S.A.
310 566 4959 / 317 815 1651
Calle 45 # 22 - 18, Teléfono: (1) 7 43 03 33 - 01 8000 18 05
80
Bogotá D.C., Colombia 
www.helisa.com