Promover la organización y limpieza de las áreas donde se archive la papelería generada por la

Gerencia.

Apoyar a que los formatos a utilizar por la Gerencia se tengan disponibles y actualizados.

Apoyo para fotocopiar, escanear, documentar, archivar, organizar y guardar todo tipo de
documentos generados durante el trabajo diario de la Gerencia, así como de los procesos
competitivos llevados a cabo.

Apoyo en el seguimiento de cotizaciones, cuantificaciones de proyectos y en la entrega

documental de los mismos, por parte de la Gerencia a nuestros clientes.

Apoyo en la elaboración de manuales de los procesos desarrollados por la Gerencia.

Atención a visitas: Gestionar la correspondencia y paquetes.

Atención telefónica: Responder a las consultas más generales o destinadas a su departamento, o bien
desviar la llamada al departamento correspondiente.

Archivo
Los documentos generales de la empresa se organizan en un archivo. Entre estos documentos se encuentran
desde facturas a contratos o a declaraciones de impuestos. debe llevar a cabo una rigurosa organización de
este archivo.
Por otro lado, entre las nuevas funciones del auxiliar administrativo se encuentra también la de realizar el
mantenimiento de la base de datos.

Contabilidad financiera. Finalmente, este cargo administrativo realizará también procesos básicos de
contabilidad financiera. Para ello, aunque el nivel educativo mínimo para obtener un tipo de empleo de estas
características son los estudios secundarios, lo más habitual es que las empresas busquen un perfil formado
en Administración y Dirección de Empresas o Contabilidad.

Apoyar al equipo de la unidas de administración en el desarrollo

de las funciones relacionadas con
su responsabilidad
 Apoyo en la realización de procesos compra/ licitación
menores a USD 2000 (Contacto con
proveedores, elaboración de términos de referencia, solicitud
de cotización, elaboración de
Ordenes Compra/Servicios, etc.)
 Apoyo en la revisión y seguimiento en la presentación de las
Bitácoras de Combustible y
Mantenimientos de los vehículos asignados a la Sub Oficina
Pasto
VN-079-19

 Apoyo en la consolidación , seguimiento y actualización del Plan

de Compras y Plan de Misiones de
la Sub Oficina Pasto
 Otras actividades que sean solicitadas por el supervisor.