INFORME

El día 20 de agosto se realizó una visita al archivo del SENA en el cual su motivo
era aprender y hacer ciertas prácticas con alguna de la documentación.
Primero la Señora Gloria y el señor _________________________ nos dieron un
pequeño resumen de lo que era ese sitio, como se manejaba antes la
documentación y cuáles fueron sus cambios más notorios. Empezamos
descubriendo que lo que hoy en día es el archivo del SENA antes era la casa
donde vivía el subdirector del Sena junto con su familia, ya que en ese tiempo
ellos vivían en Bogotá y como era muy lejos y no había tanto transporte se le
complicaba llegar hasta el Sena el lugar donde trabajaba. Nos hablaron que para
el Sena no eran de gran importancia los documentos, por eso no les tenían
cuidado, hasta que el Archivo General de la Nación sacó una Ley 594 de 2000
donde obliga a las entidades públicas a conformar un archivo. Desde allí se
empezaron a enfocar un poco más en el archivo, contratar personas con
conocimiento en archivo y así sucesivamente. También se habló de los cambios
que se hicieron frente a los materiales adecuados para un archivo, antes para
diferenciar una documentación de otra la persona encargada lo escribía a mano y
como ella lo entendiera, se utilizaban AZ y no le colocaban buen orden a la
documentación, hoy en día todo esto ha cambiado ya que el Sena creó su propio
formato donde se puede indicar y ve más organizada la documentación aparte de
esto, se empezaron a usar cajas creadas especialmente para archivos de igual
forma carpetas 4 aletas para la documentación, también se empezaron a tomar en
cuenta los procesos válidos de organización, foliación y demás en la
documentación.
En el momento de la práctica los alumnos nos formamos en grupos y cada uno
tenía una caja que estaba en el fondo acumulado de archivo, para revisión,
organización, limpieza y foliación, la limpieza consistía en quitar ganchos de metal
que contenía la documentación lo que hacía que el documento se oxidará,
rompiera y demás, la organización consistía en ordenar los documentos de
acuerdo a sus fechas, ciudad, departamento y demás y por último la foliación
consistía en foliar las hojas de 1 a 206 que es la cantidad de hojas que debe llevar
una carpeta y por último meterlas en sus cajas correspondientes las cuales son
cajas x200.
En conclusiòn el dia estuvo muy productivo, ya que se aprendió un poco màs en el
tema de la organizaciòn de archivos, teniendo en cuenta ciertos puntos necesarios
para esta.
Aunque una falencia en este proceso es muy necesario tener las tablas de
retenciòn para tener mas cLaro el ciclo vital del documento, los documentos que
se manejan y demás.
IMPLEMENTOS NECESARIOS EN LA ORGANIZACIÒN DE ARCHIVOS
● Bata
● Guantes
● Cofia
● Saca Ganchos
● Acetato de sodio
● Gel antibacterial
● Lápiz

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS.