Política Contable de Activos Fijos

OBJETIVO
Establecer una guía para la gestión efectiva de los activos fijos de la empresa
Organichealth S.A.S, y asegurar el cumplimiento de las normas contables aplicables y
maximizando el valor de los activos para el logro de los objetivos del negocio.
ALCANCE
La política se aplicará a todos los activos fijos utilizados en las operaciones de la
empresa, incluyendo equipos de producción, maquinaria, vehículos, mobiliario y equipo
de oficina, así como cualquier otro activo clasificado como propiedad, planta y equipo
según las normas contables
Esta política no será de aplicación a:
(a) Las propiedades planta y equipo clasificadas como mantenidas para la venta de
acuerdo con la NIIF 5 Activos No Corrientes Mantenidos para la Venta y
Operaciones Discontinuadas;
(b) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola
(c) El reconocimiento y medición de activos para exploración y evaluación
(d) Las inversiones en derechos mineros, exploración y extracción de minerales,
petróleo, gas natural y otros recursos no renovables similares.
DEFINICIÓN
- Importe de Libros: es el importe por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la
depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.
- Costo: es el importe en efectivo o equivalentes a los efectivos pagados, o bien el valor
razonable de la otra contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento
de su adquisición o construcción o, cuando fuera aplicable, el importe que se atribuye a
ese activo cuando se le reconoce inicialmente de acuerdo con los requerimientos
específicos de otros NIIF, por ejemplo, la NIIF 2 Pagos Basados en Acciones
- Importe depreciable: es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido,
menos su valor residual
- Depreciación: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo
largo de su vida útil.
- Valor específico para una entidad: es el valor
1. Reconocimiento y adquisición de activos fijos:
- Los activos fijos serán reconocidos y adquiridos cuando sean necesarios para la
producción, almacenamiento o distribución de nuestros productos de embutidos.
- Los activos fijos serán adquiridos mediante compras a proveedores confiables y se
registrarán a su costo de adquisición, que incluirá el precio de compra, los gastos de
transporte y montaje, así como otros costos directamente atribuibles a poner el activo en
condiciones de funcionamiento.
2. Depreciación y vida útil:
- La depreciación de los activos fijos se calculará utilizando el método de línea recta,
distribuyendo el costo del activo a lo largo de su vida útil estimada.
- La vida útil estimada de los activos fijos se determinará según la experiencia
histórica y las mejores estimaciones técnicas. Se revisará periódicamente para asegurar
su adecuación.

3. Revaluación y deterioro de valor:

- Los activos fijos se valorarán periódicamente para evaluar la necesidad de
revaluación o posible deterioro de valor. Las revaluaciones se realizarán si hay
evidencia objetiva de un aumento significativo en su valor razonable, y las pérdidas por
deterioro se reconocerán si el valor recuperable es inferior al valor en libros.
- Las revaluaciones y pérdidas por deterioro serán realizadas por un tasador
independiente y se reconocerán en los estados financieros según las políticas contables
establecidas.

4. Mantenimiento y cuidado de activos fijos:

- Se implementará un programa de mantenimiento preventivo y correctivo para los
activos fijos con el fin de prolongar su vida útil y mantener su eficiencia operativa.
- Se asignarán responsabilidades claras para el cuidado y mantenimiento de los activos
fijos, y se registrarán adecuadamente los gastos de mantenimiento en los estados
financieros.

5. Baja de activos fijos:

- Los activos fijos serán dados de baja cuando ya no sean útiles para la empresa o
cuando sean reemplazados por activos nuevos y más eficientes.
- Las bajas de activos fijos se registrarán adecuadamente en los libros contables, y
cualquier ganancia o pérdida resultante de la baja se reflejará en los estados financieros.

6. Control y seguimiento:
- Se establecerá un sistema de control interno para monitorear la ubicación y el estado
de los activos fijos. Se realizarán inventarios físicos periódicos para asegurar la
conciliación con los registros contables.
 6.1 - Los cambios significativos en los activos fijos, como adquisiciones importantes,
revaluaciones o bajas, serán reportados a la dirección y reflejados en los estados
financieros.

PROCESO PARA EL MANEJO DE BIENES:

Bienes adquiridos por la empresa ORGANICHEALTH S.A.S:
Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a (50) Unidades de Valor Tributario
(UVT) se registrarán como gasto en la contabilidad de la empresa
ORGANICHEALTH S.A.S, sin embargo, deberán ser objeto de control de acuerdo
con el proceso sistematizado control de activos, la cual se encuentra estipulada en esta
política.
6.2. Adiciones y Mejoras propiedades, planta y equipo.
Las adiciones o mejoras que realicen ORGANICHEALTH S.A.S a sus propiedades,
planta y equipo que vayan a generar beneficios futuros adicionales y aumenten la vida
del activo deberán ser informadas al Municipio para realizar el proceso de capitalización
a los bienes, en consecuencia, afectará el cálculo futuro de depreciación. Las adiciones y
mejoras son erogaciones en que incurre el Municipio para aumentar la vida útil del
activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los
productos y servicios, o reducir significativamente los costos.
6.3. Reparaciones propiedades, planta y equipo
Por su parte, las reparaciones realizas de las propiedades, planta y equipo con los
recursos de la empresa ORGANICHEALTH S.A.S se reconocerán como gasto en el
resultado del periodo. Las reparaciones son erogaciones en que incurren en dicha
empresa con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo. Las reparaciones
que son realizas con los recursos de la empresa deberán ser reportadas para que el
reconocimiento contable sea un gasto en el resultado del periodo.
7. MEDICION INICIAL DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
En el momento del reconocimiento inicial, la empresa ORGANICHEALTH S.A.S
medirá cada elemento de propiedades planta y equipo por su costo, el cual estará
compuesto por los siguientes elementos:
a. Su precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de intermediación, los
aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los
descuentos comerciales y las rebajas.
b. Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. Estos
costos podrán incluir los costos de preparación del activo y desplazamiento, los costos
de entrega y manipulación inicial, los de instalación y montaje y los de comprobación
de que el activo funciona adecuadamente. El resumen del costo de un elemento de
propiedad planta y equipo será el que se muestra en la siguiente tabla:
 Precio de adquisición
(-) Toda clase de descuentos y rebajas
(+) Aranceles de importación (En caso de aplicar)
(+) Impuestos no recuperables
(+) Costos directamente relacionados con la puesta en servicio
(=) Costo de adquisición.

Los bienes cuyo valor sea inferior a (50) Unidades de Valor Tributario (UVT) se
registrarán como gasto en la empresa ORGANICHEALTH S.A.S.
La empresa ORGANICHEALTH S.A.S deberá velar por la existencia y custodia de
todos los bienes muebles e inmuebles.
7.1. Conceptos no capitalizables En ningún caso se capitalizan como mayor valor de las
propiedades, planta y equipo, los desembolsos incurridos en:
▪ Reparación ordinaria: Corresponde a aquel proceso, que tiene lugar periódicamente,
por el que se coloca en condiciones de funcionamiento un elemento de propiedades,
planta y equipo.
▪ Conservación: son aquellas tareas que realiza la empresa con el objeto de mantener el
activo en buenas condiciones de funcionamiento para que pueda seguir operando su
capacidad productiva (incluye las tareas de mantenimiento preventivo y proactivo).
Entre los desembolsos más comunes originados por la labor de mantenimiento, son las
siguientes: limpieza de aparatos, ajustes y revisiones, entre otros.
7.2 Baja en Cuentas
Un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja cuando no cumpla con los
requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando
se dispone del elemento o cuando la propiedad, planta y equipo queda permanentemente
retirada de uso y no se esperan beneficios económicos futuros por su disposición o un
potencial de servicio. De acuerdo con lo anterior, la empresa ORGANICHEALTH
S.A.S deberá reconocer contablemente la pérdida o ganancia originada en la baja en
cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia
entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se
reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
8. CLASIFICACION DE LOS BIENES
Los bienes pueden clasificarse de acuerdo con diferentes criterios, los bienes de
consumo son aquellos bienes que se agotan por uso que se hace de ellos, o porque al
agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparece como unidad independiente y
entran a formar parte integrante de otros. Dentro de este grupo se clasifican elementos
como: aceites, grasas, lubricantes, útiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería,
utensilios de uso doméstico o personal, entre otros. Los bienes devolutivos son aquellos
bienes que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo
y por razón de su naturaleza se deteriore o desaparezcan. Tiene una condición de
perdurabilidad de mediano y largo plazo. Dentro de este grupo se clasifican elementos
como: equipo y máquinas de oficina, herramientas y accesorios, muebles y enseres,
entre otros.
Los bienes inmuebles son aquellos que no pueden transportarse de un lugar a otro sin
destrucción o deterioro. También lo son las cosas que por su uso o aplicación forman
parte del inmueble y que no pueden trasladarse sin menoscabo de éste. Edificio y
construcciones y terrenos son ejemplos representativos de este tipo de bienes.
9. RECEPCION, REVISION Y ALMACENAMIENTO DE BIENES
Comprende los bienes transferidos o adquiridos por la empresa ORGANICHEALTH
S.A.S; se clasifican en elementos de consumo y devolutivos. Es fundamental que la
empresa cuente con un control de los bienes, partiendo de un levantamiento de
información anual 1. Llevar en orden cronológico los documentos que soportan el
comprobante de entrada y salida de los elementos de consumo y devolutivos.
2. Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia, donde se
contemple, lo siguiente: a) Nombre del elemento y su codificación. b) Unidad Fecha de
cada movimiento. c) Descripción del bien. d) Número del comprobante. e) Entrada y
salidas. f) Identificación de los respectivos comprobantes. g) Cantidad de elementos. h)
Valor unitario, valor total y llevar un control de inventarios por cada bien existente. i)
Revisar periódicamente el inventario de los bienes de consumo y devolutivos con el
inventario físico.
9.1.1. Ingreso por Compra de Bienes
Son aquellas operaciones mercantiles a través de las cuales la empresa
ORGANICHEALTH S.A.S adquiere bienes, una vez adquiridos los elementos, la
empresa debe garantizar que se reciben de conformidad con las condiciones pactadas
con el proveedor y realizar el registro de entrada en el almacén de la empresa. El
registro se realizará en la planilla de control de activos fijos.
9.1.2. Ingreso por Donación
Corresponde al ingreso de bienes recibido a donaciones de personas naturales y
jurídicas, que trasfieren a título gratuito e irrevocable la propiedad de algún bien a la
empresa. El valor del bien será el que estipule el documento que soporta la transacción o
el que técnicamente se establezca a través de un avaluó comercial. Para hacer efectiva la
donación se debe cumplir con las siguientes condiciones: 1. Verificar que el bien se
encuentre en óptimas condiciones de uso 2. Documento del recibo que soporte la
donación, donde se específique: a. Características generales del bien según el
documento b. Fecha del documento c. Valor del bien según el documento
9.2. Ingresos y Registros de Bienes a los Inventarios
Los bienes que son adquirido por la empresa ORGANICHEALTH S.A.S deberán ser
registrados en de acuerdo con el proceso sistematizado control de activos, puede ser por
adquisiciones, transferencias de proyectos, traspaso, donaciones, prestamos (bienes
recibidos en comodato) o en reposición. El documento soporte para el ingreso según su
origen es:
• Adquisiciones: Copia del contrato, factura, remisión o aceptación de oferta.
• Transferencia de proyectos: Acta y documento de transferencia.
• Donaciones: Acta documento de donación.
• Préstamos: Contrato de comodato o acto administrativo.
• Reposiciones: Documento de la indemnización, memorando del funcionario
responsable o documento de quien reponga el bien.
10. BAJA DE BIENES
Este proceso consiste en la salida definitiva de los elementos que ya no son útiles para
la empresa ORGANICHEALTH S.A.S ya sea por su obsolescencia, grado avanzado
de deterioro. La baja, aplica la salida definitiva de los bienes.
Para realizar de manera correcta el proceso de baja de los bienes, es necesario tener en
cuenta por parte de la empresa el siguiente proceso:
a) Identificar con total exactitud los bienes que serán dados de baja, estableciendo su
cantidad, estado, locación, característica, condiciones de registro y valor en libros, tal
información estará depositada en la platilla de Excel “control de Inventarios”.
b) Obtener los conceptos técnicos, legales y administrativos necesarios que soporten
adecuadamente la decisión de dar de baja los bienes. Los conceptos técnicos
especializados resultan fundamentales, pues exponen las razones por las cuales se
consideran que los elementos ya no son útiles; en la empresa ORGANICHEALTH
S.A.S.
c) Organizar toda la documentación soporte para tomar la decisión de baja y
verificación que se encuentren completa y ordenada.
d) Someter a consideración del comité la propuesta de baja, para su análisis. La
decisión tomada por el comité debe quedar plasmada en un acta.
11. TOMA FISICA DEL INVENTARIO
Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén y dependencias de la
empresa ORGANICHEALTH S.A.S, con el fin de confrontar las existencias reales o
físicas contra lo registrado control de Inventarios y cuentas contables de la empresa.
Una vez al año la toma física de inventarios se debe realizar mediante un sistema de
barrido, el cual contempla el conteo uno a uno de los bienes muebles existentes en la
empresa. Se debe elaborar acta en la que conste el resultado de la toma física, la cual
debe ser firmada por los funcionarios que participaron en la actividad.
12. DETERIORO DE ACTIVO FIJO NO GENERADORES DE EFECCTIVO
12.1. Evaluación de inicios de deterioro
Al final de cada año (previo al cierre del 31 de diciembre del año en curso), la empresa
evalúa la existencia de indicios de deterioro del valor de algún activo no generador de
efectivo. Las clases de activos no generadores de efectivo que deberán ser objeto de
análisis de deterioro son:
• Propiedades, planta y equipo.
• Activos intangibles.
• Bienes históricos y culturales.
12.2. Indicadores de deterioro
La empresa ORGANICHEALT S.A.S realizara un análisis sobre los activos no
generadores de efectivo (Detallados en el numeral 12.1 de esta política) con el fin de
identificar cuáles de estos presentan indicios de deterioro, para esto se cuenta con un
checlklist (Documento ajeno al programa contable), el cual deberá ser elaborado y
diligenciado por el funcionario responsable del activo y deberá ser enviado a la Unidad
administrativa especial de gestión de bienes y servicios. Este documento permite
facilitar la identificación de estos bajo un esquema de chequeo de diversos ítems
asociados con el deterioro de un activo de acuerdo a las condiciones actuales en que se
encuentre. Para la evaluación de indicios de deterioro, solo se tendrán en consideración
aquellos activos que sean clasificados como bienes de mayor cuantía, es decir, aquellos
cuyo costo de adquisición es superior a cincuenta (50) Unidades de Valor Tributario
(UVT), aquellos que no superen este monto no serán objeto de análisis de deterioro.
12.3. Valor del servicio recuperable
En la medición del deterioro de los activos no generadores de efectivo, la empresa
ORGANICHEALTH S.A.S determina el valor de mercado de estos mediante la
realización de un avaluó técnico. Este se realizará solo para aquellos que una vez
concluido el checklist para evaluación del deterioro (detallado en el numeral 12.2 de
este documento) y con base en el criterio establecido en la política de deterioro,
concluya que se encuentra deteriorado. De lo contrario no se considera necesario
realizar el valor de mercado de estos activos. Para lo anterior La Unidad administrativa
especial de gestión de bienes y servicios, deberá realizar toda la labor correspondiente a
establecer el valor del servicio recuperable e identificar el valor real de deterioro que
deberá ser reconocido a manera contable, de igual forma, deberá identificar y cuantificar
cuando se presenten reversiones del deterioro. Una vez establecidos los montos, estos
deberán ser reportados a la Contaduría General para que sean ellos quienes procedan a
realizar el ajuste (asiento contable) en el sistema SAP. De acuerdo con lo anterior, la
empresa no cuantificará el valor correspondiente por deterioro. Una vez realizado el
checklist para evaluación del deterioro (detallado en el numeral 12.2 de este documento)
correspondiente a fuentes internas y externas, informará a la Unidad administrativa
especial de gestión de bienes y servicios su resultado para continuar con el proceso de
medición de deterioro de los activos no generadores de efectivos.