1.

Introducción:

En la era digital, la comunicación interna efectiva es crucial para el éxito de cualquier

organización, incluyendo las organizaciones médicas.

El desarrollo de diversas herramientas de comunicación como los bot de charla, bot

conversacional o chatbots, surgen a partir de la necesidad de mejorar los servicios de atención
a través de inteligencia artificial.

Estos sistemas son canales de mensajería instantánea que sirven para poder crear hilos
conversacionales entre las empresas con sus colaboradores y hacer preguntas que son
rápidamente respondidas de acuerdo a la información contenida en bases de datos e
identificada mediante conceptos clave.

El uso de un chatbot para WhatsApp puede proporcionar un canal de comunicación

instantáneo y eficiente entre los empleados de Grupo Hospitalario Kennedy, mejorando la
colaboración, agilizando los procesos y facilitando el acceso a información relevante.

2. Justificación:

El sector médico maneja horarios laborales complejos que ocasiona que sus colaboradores
tengan dificultades para acudir a resolver problemas administravos que puedan surgir en su
área laboral, incluir un sistema de mensajeria automatizado permitirá que tengan una
respuesta instanea y eficaz que resuelva sus dudas las 24 horas del día, los 7 días a la semana.

Está herramienta también permitirá filtrar aquellos casos que requieran de atención de la
asistencia humana, evitando que los empleados del departamento de RRHH se enfoque en
resolver preguntas frecuentes, las cuales pueden ser atendidas a través de mecanismos
sistematizados, disminuyendo las visitas al departamento gracias a la respuesta inmediata a
través de un dispositivo móvil.

3. Definición de objetivos:
 Mejorar la eficiencia de la comunicación interna del Grupo Hospitalario Kennedy.
 Agilizar los procesos y reducir la carga administrativa.
 Facilitar el acceso a información relevante y recursos clave para los empleados.
 Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo entre los diferentes departamentos
del grupo hospitalario.
 Mejorar la experiencia general de los empleados y su satisfacción en el lugar de
trabajo.

4. Finalidad:

La finalidad de implementar un chatbot en WhatsApp para la comunicación interna del Grupo

Hospitalario Kennedy es mejorar la eficiencia y la efectividad de la comunicación interna,
agilizar los procesos y proporcionar un acceso rápido a información y recursos clave. Esto
ayudará a fortalecer el trabajo en equipo, reducir la carga administrativa y mejorar la
experiencia general de los empleados del grupo hospitalario.
Además, mejorar la experiencia de los colaboradores a través de la reducción del tiempo de
espera para ser atendidos por un asesor vía telefónica o presencialmente. Ofreciendo atención
asincrónica, para que puedan resolver las consultas de inmediato e innovar en los canales de
contacto, de tal forma que pueda llevarse un seguimiento constante de sus dudas y
preocupaciones.

5. Importancia de implementar un chatbot:

Mejora de la eficiencia: Un chatbot puede automatizar tareas y responder rápidamente a

consultas frecuentes, lo que reduce la carga de trabajo del personal y aumenta la eficiencia en
la comunicación interna.

Acceso rápido a la información: El chatbot puede proporcionar a los empleados acceso

instantáneo a datos relevantes, como políticas internas, horarios, información de pagos,
formularios o protocolos médicos, lo que agiliza la búsqueda de información y optimiza los
procesos internos.

Mejora de la experiencia del empleado: Al contar con un chatbot como recurso de

comunicación interna, los empleados pueden obtener respuestas rápidas y precisas a sus
preguntas, lo que mejora su experiencia laboral y su satisfacción.

6. Pros y contras:

Pros:

Acceso rápido a información: Los empleados pueden obtener respuestas instantáneas a

preguntas frecuentes y acceder a información relevante, como políticas internas, horarios y
protocolos médicos, a través del chatbot en WhatsApp.

Automatización de tareas: El chatbot puede automatizar tareas repetitivas y administrativas,

como solicitudes de permisos, o proporcionar el contacto directo de la persona que puede
solucionar sus dudas.

Comunicación eficiente: El chatbot en WhatsApp permite una comunicación instantánea y

bidireccional, facilitando la colaboración entre los empleados y agilizando los procesos de
comunicación interna.

Contras:

Limitaciones de lenguaje natural: Los chatbots pueden tener dificultades para comprender y
responder a consultas complejas o ambiguas, lo que puede requerir una configuración y
entrenamiento adecuados.

Dependencia de la tecnología: La implementación exitosa del chatbot en WhatsApp requiere

una infraestructura técnica sólida y la disponibilidad constante del servicio de WhatsApp.

Resistencia al cambio: Algunos empleados pueden ser reticentes o tener dificultades para
adaptarse a la nueva tecnología, lo que requerirá una estrategia de adopción y capacitación
adecuada.
 7. Ejecución

Algunos aspectos para considerar incluyen la comunicación entre diferentes departamentos, la

distribución de información relevante y la necesidad de automatizar tareas administrativas.

 Diseño y desarrollo del chatbot: Una vez seleccionada la plataforma, se comienza a

diseñar y desarrollar el chatbot. Se definen los flujos de conversación, las preguntas
frecuentes y las respuestas automáticas. El chatbot debe ser capaz de comprender y
responder a las consultas de los empleados de manera clara y efectiva.
 Integración con sistemas existentes: Si es necesario, integra el chatbot con otros
sistemas internos de la empresa, como herramientas de gestión de proyectos, intranet
o bases de datos. Esto permitirá al chatbot acceder a información relevante y
proporcionar respuestas más completas y precisas.
 Pruebas y ajustes: Realiza pruebas exhaustivas del chatbot para identificar posibles
problemas o áreas de mejora. Obtén comentarios de los empleados y realiza los
ajustes necesarios para optimizar su funcionamiento.
 Lanzamiento y promoción: Una vez que el chatbot esté listo, debe de ser lanzado y
promovido entre los empleados. Proporcionar información sobre cómo usar el chatbot
y destacar los beneficios que brinda. Se pueden utilizar canales de comunicación
interna existentes, como el correo electrónico, para informar a los empleados sobre la
disponibilidad y el uso del chatbot.
 Seguimiento y mejora continua: Realiza un seguimiento de la adopción y el uso del
chatbot, recopila comentarios de los empleados y realiza mejoras continuas en base a
esa retroalimentación.

8. Plataformas de desarrollo de chatbots

APLICACIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS PRECIOS

Chatfuel Proporcionar tecnología Meta-
Aprobada.
La última versión oficial de
WhatsApp Business API.
Puede ser difícil de usar si
no tiene un desarrollador.
Puede ser un poco confuso
para la configuración
Paquete pro: $15 al mes
Paquete premium: $199
al mes

La atención al cliente más

rápida (basada en las
opiniones de los clientes).

Genie Chatbot-IA Capacidad para procesar y Nivel de seguridad mínimo, $8 semanal

generar respuestas precisas y posible hackeo de $32 mensual
relevantes información $45 al año

Manychat Permite crear su propia Pérdida de la información Paquete gratuito:

automatización o usar
plantillas.
Automatice las
conversaciones. Flujos
de Whatsapp luego de su
instalación.
Eliminación de mensajes
antiguos.
Funciones básicas para
interactuar con hasta
1000 contactos sin
cargo.
 personalizados ilimitados para Una vez que el cliente Paquete pro: $15
involucrar hasta 1,000 interactua solo se tiene 24 mensual Incluye
contactos.   horas para responder o se funciones avanzadas.
pierde la conversación

Botpress Para el plan de autoservicio,
atención al cliente por correo
electrónico y chat en directo.
Flexibilidad y personalización
Los primeros 1.000
mensajes entrantes en un
periodo mensual son
gratuitos. Para recibir más
mensajes en un periodo
mensual se debe de
introducir una tarjeta de
crédito. De lo contrario, el
bot no aceptará nuevos
mensajes entrantes hasta
que se restablezca la cuota
mensual de mensajes al
final del periodo mensual.
Dentro de los 1.000
mensajes entrantes al
mes, el uso de Botpress
es completamente
gratuito. Más allá de
1.000 mensajes
entrantes en un mes, se
le cobrará $0,005USD
por cada mensaje
entrante subsiguiente.

Kommo Generador de chatbots sin Plataforma inestable. $15,00 mensual

código.
Capacidad de
Chatea, llama y envía correos almacenamiento limitado.
electrónicos a tus prospectos
directamente desde el CRM. 

Todos los eventos se

almacenan en la tarjeta de
cliente potencial, incluidas las
grabaciones de llamadas, las
tareas y los mensajes de chat.

Aplicación móvil disponible

tanto en iOS como en Android.

Asistencia gratuita de
incorporación y configuración,
así como soporte multicanal
durante el horario comercial.
9. Datos o funcionamiento
BOTPRESS
 Nombre del bot: DR. Kennybot
 Billing: 1000 mensajes de entrada gratuitos (renovacion mensual)
 Canal de integración: Whatsapp

Dentro de los 1.000 mensajes entrantes al mes, el uso de Botpress es

completamente gratuito. Más allá de 1.000 mensajes entrantes en un mes, se
cobrará $0,005USD por cada mensaje entrante subsiguiente.
Para el plan de autoservicio, ofrece atención al cliente por correo electrónico y chat
en directo, en un plazo de 48 horas.
Los primeros 1.000 mensajes entrantes en un periodo mensual son gratuitos. Para
recibir más mensajes en un periodo mensual tienes que introducir tu tarjeta de
crédito. De lo contrario, tu bot no aceptará nuevos mensajes entrantes hasta que se
restablezca la cuota mensual de mensajes al final del periodo mensual.
Si quieres aumentar el número de mensajes entrantes más allá de 1.000 al mes,
introduce tu tarjeta de crédito en la página de facturación de tu cuenta cloud . Si ya
tienes una cuenta de pago, puedes aumentar el número de mensajes entrantes
modificando tu límite de gasto mensual. 
Podrás establecer un límite de gasto mensual para tu bot. Dentro de la página de
facturación de tu cuenta de Cloud , podrás hacer clic en la pestaña Límite de gasto
para configurarlo. En cualquier momento podrás aumentar o disminuir este límite.
Una vez alcanzado el límite de gasto mensual, seguirás teniendo acceso a tu espacio
de trabajo. Sin embargo, tus bots dejarán de recibir mensajes entrantes. En
cualquier momento a lo largo del periodo de facturación puedes aumentar la
cantidad de mensajes entrantes incrementando el límite mensual o,
alternativamente, esperando a que se restablezca el periodo mensual.

10. Elementos a usar

 Dispositivo móvil
 Personal de computo

11. Preguntas y respuestas automatizadas

MENSAJE RESPUESTA
Saludo Hola, te has comunicado el Dr. KennyBot , en que puedo
ayudarte?
Opción 1 Si deseas contactarte con Nómina marca 1, si deseas
contactarte con Bienestar social marca 2, si deseas
comunicarte con Selección marca 3, si tienes dudas sobre
algún comunicado marca 4.
Opción 2 Te acabas de comunicar con Nómina, para resolver tus
dudas puedes contactarte al siguiente número
Opción 3 Te acabas de comunicar con Bienestar social, para
resolver tus dudas puedes contactarte al siguiente
número
 Opción 4 Te acabas de comunicar con Selección, para resolver tus
dudas puedes contactarte al siguiente número
Opción 5 ¡Cuéntanos de tu duda, para ayudarte a resolverla!
Feedback de ¿Resolví su consulta?
interacción
Agradecimiento ¿Puedo ayudarte con algo más?
Agradecimiento final ¡Gracias por contactar a Kenybot, fue un placer ayudarte!

12. Manejo del sistema elegido

 Página inicial que permite crear el Bot y editarlo de manera personalizada.

 Luego de la creación del perfil del Bot, podemos acceder a los datos de pago
acorde al plan elegido.
  Selección de la red social que se incorporara el Bot de automatización de
mensajes.

 Opciones de variables para adecuar el Bot a las necesidades empresariales.

 Menú de personalización de mensajes y respuestas que se instalaría en el Bot

 Resultado del mensaje automatizado

 Simulador de Chatbot