LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DE CALIDAD Elaborado por: ELA/IPS

PARA LAS IPS Aprobado por: DRA/IPS

DE-IPS005 Vs 06 Fecha: 31/03/2014

ARCHIVO TEMPORAL Archivo Final

Medio Criterio de
TEMA Código Nombre del Registro Disposición final
Almacenamiento Almacenamiento
Responsable Tiempo Lugar Responsable Tiempo Lugar

PRIMERO POR
DURACION TERAPIA
MEDICAMENTO EN
Consentimiento informado para la PACIENTE, CARPETA
ALFABETICO Y EN CARPETA DE CONSENTIMIENTO
PROCEDIMIENTOS administración de medicamentos y DEPURACION CADA CONSENTIMIENTOS ASISTENTE
F-IPS001 FÍSICO CADA MEDICAMENTO ENFERMERA JEFE 5 años INFORMADO INDIVIDUAL DE Escanear y eliminar físico
ASISTENCIALES procedimientos (documento individual, primera AÑO DE PACIENTES INFORMADOS ADMINISTRATIVA
POR DOCUMENTO DE ARCHIVO INACTIVO
vez) QUE SALEN DE INDIVIDUALES
IDENTIDAD DE
TERAPIA
PACIENTE
Consentimiento informado para la CARPETA
Cronológico por fecha DURACION TERAPIA CARPETA DE CONSENTIMIENTO
PROCEDIMIENTOS Fecha y administración de medicamentos y CONSENTIMIENTO ASISTENTE
FÍSICO de los más recientes a ENFERMERA JEFE MES ACTUAL Y MES 5 años INFORMADO PLANILLAS DE ARCHIVO Escanear y eliminar físico
ASISTENCIALES Versión procedimientos (planilla diaria paciente antiguo INFORMADO ADMINISTRATIVA
los más antiguos ANTERIOR INACTIVO
que ya tiene la primera individual firmada) PLANILLAS
DOCUMENTO DE CARPETA NO CARPETA NO ACEPTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS Declaración de procedimiento o tratamiento no DURACION TERAPIA ASISTENTE
F-IPS006 FÍSICO IDENTIDAD DE ENFERMERA JEFE ACEPTACIÓN DE 5 años TRATAMIENTO DE ARCHIVO Eliminar
ASISTENCIALES aceptado PACIENTE ADMINISTRATIVA
PACIENTE TRATAMIENTO INACTIVO
CONSECUTIVO DE
PROCEDIMIENTOS CARPETA CARRO DE ASISTENTE CARPETA CARRO DE PARO DE
F-IPS008 Chequeo diario de carro de paro FÍSICO FECHA (DE RECIENTE ENFERMERA JEFE 1 MES 1 año Eliminar
ASISTENCIALES PARO ADMINISTRATIVA ARCHIVO INACTIVO
A ANTIGUO)
PROCEDIMIENTOS Formato de verificación de aseo IPS CONSECUTIVO DE ASISTENTE CARPETA VERIFICACIÓN Y RUTINAS
F-IPS009 FÍSICO NA NA NA Mes actual Eliminar
ASISTENCIALES Especializada FECHA ADMINISTRATIVA DE ASEO
PROCEDIMIENTOS CONSECUTIVO DE ASISTENTE DURACION TERAPIA ASISTENTE CARPETA REFERENCIA DE ARCHIVO
F-IPS012 Formato de registro y contrareferencia FÍSICO CARPETA REFERENCIA 1 año Eliminar
ASISTENCIALES FECHA ADMINISTRATIVA PACIENTE ADMINISTRATIVA INACTIVO
DOCUMENTO DE
PROCEDIMIENTOS FARMACOEPIDEMIOLO
F-IPS013 Registro de riesgo, incidente o evento adverso MAGNÉTICO IDENTIDAD DE NA NA NA Indefinido APLICATIVO AUDITOR/IPS NA
ASISTENCIALES GÍA
PACIENTE
CONSECUTIVO DE ASISTENTE Ruta: C//ESCRITORIO/EQUIPO
ADMINISTRATIVO F-IPS014 Formato de reembolso caja menor IPS MAGNETICO NA NA NA 1 año Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
DIRECTOR TECNICO C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS015 Formato estado de situación MAGNETICO IPS NA NA NA 2 años Eliminar
IPS ADMINISTRATIVA
DIRECTOR TECNICO C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS016 Formato reporte problemas dm MAGNETICO IPS NA NA NA 2 años Eliminar
IPS ADMINISTRATIVA
CARPETA
Consentimiento informado para el tratamiento DOCUMENTO DE CONSENTIMIENTOS CARPETA DE CONSENTIMIENTO
PROCEDIMIENTOS DURACION TERAPIA ASISTENTE
F-IPS020 con natalizumab (documento individual, primera FÍSICO IDENTIDAD DE ENFERMERA JEFE INFORMADOS 5 años INFORMADO NATALIZUMAB DE Escanear y eliminar físico
ASISTENCIALES PACIENTE ADMINISTRATIVA
vez) PACIENTE INDIVIDUALES- ARCHIVO INACTIVO
NATALIZUMAB

PROCEDIMIENTOS DIRECTOR GESTIÓN C//ESCRITORIO/EQUIPO DIRECTOR

F-IPS021 Criterios de auditoria clínica artritis reumatoidea MAGNETICO IPS NA NA NA 1 año Eliminar
ASISTENCIALES MÉDICA GESTIÓN MEDICA

CONSECUTIVO DE
PROCEDIMIENTOS F-IPS023 CARPETA CARRO DE ASISTENTE CARPETA CARRO DE PARO DE
Control de apertura de carro de paro FÍSICO FECHA (DE RECIENTE ENFERMERA JEFE 1 MES 1 año Eliminar
ASISTENCIALES PARO ADMINISTRATIVA ARCHIVO INACTIVO
A ANTIGUO)
PROCEDIMIENTOS CONSECUTIVO DE ASISTENTE CARPETA VERIFICACIÓN Y RUTINAS
F-IPS024 Rutina de aseo IPS especializada FÍSICO NA NA NA Mes actual Eliminar
ASISTENCIALES FECHA ADMINISTRATIVA DE ASEO

PROCEDIMIENTOS CONSECUTIVO DE Ruta: C//ESCRITORIO/EQUIPO

F-IPS025 Recepción técnica de gases comprimidos MAGNETICO NA NA NA ENFERMERA JEFE 1 año Eliminar
ASISTENCIALES FECHA ENFERMERA JEFE SALA DE INFUSION

DOCUMENTO DE
PROCEDIMIENTOS Hasta 5 años después Archivo inactivo por 25 años en
F-IPS026 Formato de referencia IPS especializada MAGNÉTICO IDENTIDAD DE NA NA NA MEDICO GENERAL APLICATIVO AUDITOR/IPS
ASISTENCIALES del egreso del paciente cinta magnética
PACIENTE
CARPETA
DOCUMENTO DE CARPETA CONSENTIMIENTO
PROCEDIMIENTOS Consentimiento informado para procedimientos DURACION TERAPIA CONSENTIMIENTO ASISTENTE
F-IPS029 FÍSICO IDENTIDAD DE ENFERMERA JEFE 5 años INFORMADO AMBULATORIO DE Eliminar
ASISTENCIALES de servicios ambulatorios PACIENTE INFORMADO ADMINISTRATIVA
PACIENTE ARCHIVO INACTIVO
AMBULATORIO
CONSECUTIVO DE
PROCEDIMIENTOS CARPETA CARRO DE ASISTENTE CARPETA CARRO DE PARO DE
F-IPS032 Registro de elementos del carro de paro FÍSICO FECHA (DE RECIENTE ENFERMERA JEFE 1 MES 1 año Eliminar
ASISTENCIALES PARO ADMINISTRATIVA ARCHIVO INACTIVO
A ANTIGUO)
CONSECUTIVO DE
PROCEDIMIENTOS Acta de revisión de medicamentos y dispositivos CARPETA CARRO DE ASISTENTE CARPETA CARRO DE PARO DE
F-IPS034 FÍSICO FECHA (DE RECIENTE ENFERMERA JEFE 1 MES 1 año Eliminar
ASISTENCIALES médicos carro de paro PARO ADMINISTRATIVA ARCHIVO INACTIVO
A ANTIGUO)
Registro de entrada y salida de historias del DOCUMENTO DE
PROCEDIMIENTOS ASISTENTE CARPETA ENTREGA DE COPIA HC A
NA archivo (registro entrega copias de historias FÍSICO IDENTIDAD DE NA NA NA 10 AÑOS Eliminar
ASISTENCIALES ADMINISTRATIVA PACIENTES
clínicas a pacientes) PACIENTE

ENFERMERA JEFE/
AUXILIAR
PROCEDIMIENTOS Matriz ingreso Pacientes Programa atención Mientras el Contrato
F-IPS046 MAGNETICO CLIENTE NA NA NA ENFERMERIA Ruta: S/ATENCION DOMICILIARIA Archivo inactivo por 2 años
ASISTENCIALES domiciliaria esté activo
ATENCION
DOMICILIARIA

PROCEDIMIENTOS Modelo de Auditoria Programa atención MIENTRAS DURE LA Mientras el Contrato

F-IPS047 FISICO IPS/CLIENTE AUDITORA IPS CARPETA AUDITORIA AUDITORA IPS Ruta: S/ATENCION DOMICILIARIA Escanear y eliminar el físico.
ASISTENCIALES domiciliaria AUDITORIA esté activo
PROCEDIMIENTOS Encuesta de Satisfacción y Servicio prestado por CONSECUTIVO DE C//ESCRITORIO/EQUIP COORDINADOR
F-IPS048 MAGNETICO ENFERMERA JEFE 1 MES 1 año Publica Q Eliminar
ASISTENCIALES IPS por atención Domiciliaria FECHA O ENFERMERA JEFE SERVICIO AL CLIENTE
C//ESCRITORIO/EQUIP ENFERMERA GESTION
AUXILIAR ENFERMERIA DURACION DE LA O AUXILIAR DE
PROCEDIMIENTOS Mientras el Contrato
F-IPS049 Agenda Atención Domiciliaria MAGNETICO IPS ATENCION AGENDA ENFERMERIA INDUSTRIA/AUXILIAR Ruta: S/ATENCION DOMICILIARIA Archivo inactivo por 2 años
ASISTENCIALES esté activo
DOMICILIARIA PROGRAMADA ATENCION DE PROGRAMACION
DOMICILIARIA DOMICILIARIA
ENFERMERA JEFE/
Evaluación de entrenamiento para Auto DOCUMENTO DE AUXILIAR
PROCEDIMIENTOS Hasta 5 años después CARPETA ARCHIVO HISTORIAS
F-IPS050 administración medicamento subcutáneo FISICO IDENTIDAD DE NA NA NA ENFERMERIA Archivo inactivo por 25 años
ASISTENCIALES del egreso del paciente CLINICAS ATENCION DOMICILIARIA
Genotropin PEN PACIENTE ATENCION
DOMICILIARIA
ENFERMERA JEFE/
Evaluación de entrenamiento para Auto DOCUMENTO DE AUXILIAR
PROCEDIMIENTOS Hasta 5 años después CARPETA ARCHIVO HISTORIAS
F-IPS051 administración medicamento subcutáneo FISICO IDENTIDAD DE NA NA NA ENFERMERIA Archivo inactivo por 25 años
ASISTENCIALES del egreso del paciente CLINICAS ATENCION DOMICILIARIA
Genotropin GOQUICK PACIENTE ATENCION
DOMICILIARIA
DIRECTOR TECNICO C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS004 Herramienta de auditoria clínica MAGNETICO IPS NA NA NA 2 años Eliminar
IPS ADMINISTRATIVA
ENFERMERA JEFE/
CARPETA FORMATOS DE FARMACO-
ADMINISTRATIVO F-IPS005 Reporte de farmacovigilancia MAGNETICO IPS NA NA NA AUXILIAR DE NA NA
EPIDEMIOLOGÍA
ENFERMERIA.
IPS/CONSECUTIVO DE COORD DE Mientras la IPS esté Ruta: C//ESCRITORIO/EQUIPO
ADMINISTRATIVO F-IPS007 Matriz de apertura IPS Especializada MAGNETICO NA NA NA Eliminar
FECHA OPERACIONES activa COORDINADOR NAL OPERACIONES
CONSECUTIVO DE ASISTENTE Ruta: C//ESCRITORIO/EQUIPO
ADMINISTRATIVO F-IPS007 Formato de Autoevaluación IPS MAGNETICO NA NA NA 1 año Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
CARPETA SOPORTES
DURACIÓN TERAPIA
DE ATENCIÓN
DE PACIENTE, CARPETA SOPORTES DE ATENCIÓN
Ficha de validación capacitación en auto CONSECUTIVO DE DOMICILIARIA. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS019 FISICO Y MAGNETICO ENFERMERA JEFE DEPURACIÓN ANUAL 5 AÑOS DOMICILIARIA. ARCHIVADOR DE Escanear y eliminar el físico.
administración del medicamento myclic FECHA ARCHIVADOR DE ADMINISTRATIVA
DE PACIENTES QUE DOCUMENTOS SALA DE INFUSIÓN
DOCUMENTOS SALA
SALEN DE TERAPIA.
DE INFUSIÓN
DIRECTOR TECNICO C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS022 Entrevista farmacéutica casos farmacovigilancia MAGNETICO IPS NA NA NA 2 años Eliminar
IPS ADMINISTRATIVA
CONSECUTIVO DE ASISTENTE Ruta: C//ESCRITORIO/EQUIPO
ADMINISTRATIVO F-IPS027 Formato control de caja copagos IPS MAGNETICO NA NA NA 1 año Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
CARPETA SOPORTES
DURACIÓN TERAPIA
DE ATENCIÓN
DE PACIENTE, CARPETA SOPORTES DE ATENCIÓN
Ficha de validación capacitación en auto CONSECUTIVO DE DOMICILIARIA. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS028 FISICO Y MAGNETICO ENFERMERA JEFE DEPURACIÓN ANUAL 5 AÑOS DOMICILIARIA. ARCHIVADOR DE Escanear y eliminar el físico.
administración del medicamento enbrel jp FECHA ARCHIVADOR DE ADMINISTRATIVA
DE PACIENTES QUE DOCUMENTOS SALA DE INFUSIÓN
DOCUMENTOS SALA
SALEN DE TERAPIA.
DE INFUSIÓN
Ruta: C//ESCRITORIO/EQUIPO
IPS/CONSECUTIVO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO F-IPS031 Check list de verificación para cierre de IPS MAGNETICO NA NA NA 1 año ASISTENTE ADMINISTRATIVA Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVO IPS
NACIONAL
CARPETA SOPORTES
DURACIÓN TERAPIA
DE ATENCIÓN
DE PACIENTE, CARPETA SOPORTES DE ATENCIÓN
Ficha de validación capacitación en auto CONSECUTIVO DE DOMICILIARIA. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS033 FISICO Y MAGNETICO ENFERMERA JEFE DEPURACIÓN ANUAL 5 AÑOS DOMICILIARIA. ARCHIVADOR DE Escanear y eliminar el físico.
administración del medicamento humira FECHA ARCHIVADOR DE ADMINISTRATIVA
DE PACIENTES QUE DOCUMENTOS SALA DE INFUSIÓN
DOCUMENTOS SALA
SALEN DE TERAPIA.
DE INFUSIÓN
CARPETA SOPORTES
DURACIÓN TERAPIA
DE ATENCIÓN
DE PACIENTE, CARPETA SOPORTES DE ATENCIÓN
Formato de inspección cadena de frio en visita CONSECUTIVO DE DOMICILIARIA. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS035 FISICO Y MAGNETICO ENFERMERA JEFE DEPURACIÓN ANUAL 5 AÑOS DOMICILIARIA. ARCHIVADOR DE Escanear y eliminar el físico.
domiciliaria IPS FECHA ARCHIVADOR DE ADMINISTRATIVA
DE PACIENTES QUE DOCUMENTOS SALA DE INFUSIÓN
DOCUMENTOS SALA
SALEN DE TERAPIA.
DE INFUSIÓN
CARPETA SOPORTES
DE ATENCIÓN
CARPETA SOPORTES DE ATENCIÓN
Lista de chequeo elementos para aplicación CONSECUTIVO DE DOMICILIARIA. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS036 FISICO ENFERMERA JEFE NA NA DOMICILIARIA. ARCHIVADOR DE NA
domiciliaria FECHA ARCHIVADOR DE ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS SALA DE INFUSIÓN
DOCUMENTOS SALA
DE INFUSIÓN
CARPETA SOPORTES
DURACIÓN TERAPIA
DE ATENCIÓN
Consentimiento informado para la DE PACIENTE, CARPETA DE CONSENTIMIENTO
CONSECUTIVO DE DOMICILIARIA. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO F-IPS037 administración de medicamentos en atención FISICO ENFERMERA JEFE DEPURACIÓN ANUAL 5 AÑOS INFORMADO INDIVIDUAL DE Escanear y eliminar el físico.
FECHA ARCHIVADOR DE ADMINISTRATIVA
domiciliaria DE PACIENTES QUE ARCHIVO INACTIVO
DOCUMENTOS SALA
SALEN DE TERAPIA.
DE INFUSIÓN
DOMICILIO PACIENTE DEL
AUXIILIAR
ADMINISTRATIVO F-IPS038 Formato tarjeta visita no efectiva FISICO IPS NA NA AUXILIAR ENFERMERÍA NA PROGRAMA DE ATENCIÓN Eliminar
ENFERMERÍA
DOMICILIARIA.
CARPETA SOPORTES
DE ATENCIÓN
CARPETA SOPORTES DE ATENCIÓN
Registro diario de actividades programa CONSECUTIVO DE AUXIILIAR DOMICILIARIA.
ADMINISTRATIVO F-IPS039 FISICO NA AUXILIAR ENFERMERÍA NA DOMICILIARIA. ARCHIVADOR DE Escanear y eliminar el físico.
atención domiciliaria FECHA ENFERMERÍA ARCHIVADOR DE
DOCUMENTOS SALA DE INFUSIÓN
DOCUMENTOS SALA
DE INFUSIÓN
 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DE CALIDAD Elaborado por: ELA/IPS
PARA LAS IPS Aprobado por: DRA/IPS

DE-IPS005 Vs 06 Fecha: 31/03/2014

ARCHIVO TEMPORAL Archivo Final

Medio Criterio de
TEMA Código Nombre del Registro Disposición final
Almacenamiento Almacenamiento
Responsable Tiempo Lugar Responsable Tiempo Lugar

C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
DIRECTOR TECNICO ADMINISTRATIVA/CARPETA
ADMINISTRATIVO F-IPS042 Formato de documentación de caso MAGNETICO IPS NA NA NA 2 años Eliminar
IPS FORMATOS DE FARMACO-
EPIDEMIOLOGÍA

ASISTENTE C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE

ADMINISTRATIVO F-IPS043 Formato legalización de anticipos IPS MAGNETICO IPS NA NA NA 1 año Eliminar
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA

SADDA/DOCUMENTACION LEGAL -
COORD BIENES Y
ADMINISTRATIVO NA Contratos de esterilización MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento IPS /CONTRATOS DE Renovar
SERVICIOS ESTERILIZACION
SADDA/DOCUMENTACION LEGAL -
COORD BIENES Y
ADMINISTRATIVO NA Contratos vigentes de servicio ambulancia MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento IPS /CONTRATOS DE Renovar
SERVICIOS AMBULANCIA
Cuadro de turnos y las asignaciones del mes CONSECUTIVO DE ASISTENTE
ADMINISTRATIVO NA FÍSICO NA NA NA 1 mes Cartelera Renovar
vigente FECHA ADMINISTRATIVA
Acto administrativo convenio colaboración SADDA/DOCUMENTACION LEGAL -
ADMINISTRATIVO NA MAGNÉTICO IPS NA NA NA JEFE JURÍDICA Indefinido NA
empresarial IPS - Audifarma S.A. IPS /ACTOS ADMINISTRATIVOS
ASISTENTE CARPETA FUNCIONES DIARIAS Y
ADMINISTRATIVO NA Formato registro diario -semanal de aseo FISICO IPS NA NA NA 1 mes Eliminar
ADMINISTRATIVA PERIODICAS IPS
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO NA Copagos – no copagos FISICO IPS NA NA NA 1 mes CARPETA COPAGOS Eliminar
ADMINISTRATIVA
CARPETA FISICA SALA
Relación de recepción dispositivos médicos
CONSECUTIVO DE INFUSION ASISTENTE CARPETA ARCHIVO RECEPCION
ADMINISTRATIVO NA venta directa cehosdín (con check de recibido, FISICO ENFERMERA JEFE 3 MESES 1 año Eliminar
FECHA DISPOSITIVOS ADMINISTRATIVA DISPOSITIVOS MEDICOS
fecha, hora, firma)
MEDICOS
CARPETA FISICA SALA
Relación de recepción medicamentos
CONSECUTIVO DE INFUSION ASISTENTE CARPETA ARCHIVO RECEPCION
ADMINISTRATIVO NA entregados por el caf (con check de recibido, FISICO ENFERMERA JEFE 2 MESES 1 año Eliminar
FECHA MEDICAMENTOS ADMINISTRATIVA DISPOSITIVOS MEDICOS
fecha, hora, firma y temperatura de llegada)
RECIBIDOS
EN FÍSICO/ CARPETA
FÍSICA SALA SADDA/EQUIPOS DE
CÓDIGO DEL COORDINADOR DE
LEGAL F-IPS002 Formato de verificación de báscula seca 769 MAGNETICO ENFERMERA JEFE Mes actual INFUSION 1 año MEDICIÓN/VERIFICACION Renovar
EQUIPO/IPS METROLOGÍA
VERIFICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE PESAJE
BASCULAS
COORD BIENES Y SADDA/EQUIPOS BIOMÉDICOS/HOJA
LEGAL F-IPS003 Hoja de vida equipos biomédicos IPS MAGNÉTICO EQUIPO NA NA NA Vigencia del documento Renovar
SERVICIOS DE VIDA
INGENIERO
LEGAL F-IPS003 Hoja de vida equipos biomédicos IPS FISICO EQUIPO NA NA NA Vigencia del documento CARPETA HOJAS DE VIDA Renovar
BIOMÉDICO

C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
LEGAL F-IPS011 Formato de registro ambiental gráfico MAGNETICO IPS NA NA NA ENFERMERA JEFE 1 año Eliminar
ADMINISTRATIVA

C//ESCRITORIO/EQUIPO
COORDINADOR
COORDINADOR OPERACIONES
LEGAL F-IPS030 Formato de autoevaluación IPS MAGNETICO IPS NA NA NA OPERACIONES/COORD 2 años Renovar
C/ESCRITORIO/EQUIPO
INADOR CALIDAD IPS
COORDINADOR OPERACIONES

DOCUMENTO DE
Hasta 5 años después CARPETA ARCHIVO HISTORIAS
LEGAL F-IPS040 Historia clínica atención domiciliaria FISICO IDENTIDAD DE NA NA NA ENFERMERA JEFE Archivo inactivo por 25 años
del egreso del paciente CLINICAS ATENCION DOMICILIARIA
PACIENTE
DOCUMENTO DE
Hasta 5 años después
LEGAL F-IPS041 Escala de barthel FISICO IDENTIDAD DE NA NA NA ENFERMERA JEFE CARPETA ARCHIVO ESCALA BARTHEL Archivo inactivo por 25 años
del egreso del paciente
PACIENTE

ASISTENTE C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE

LEGAL F-IPS044 Registro mensual de generación de respel MAGNETICO IPS NA NA NA 1 año Eliminar
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA

ENCARGADO
Registro de Asistencia capacitación entrega CONSECUTIVO DE PROGRAMA DUMI EN C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
LEGAL F-IPS045 MAGNETICO NA NA NA 2 años Eliminar
plegable Manejo de Residuos Domiciliarios FECHA/IPS CADA IPS/ASISTENTE ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
Libro foliado para el manejo de control de CONSECUTIVO DE ASISTENTE SALA DE INFUSION (Libro ubicado en
LEGAL NA FÍSICO NA NA NA DURACION DEL LIBRO Archivo inactivo por 5 años
medicamentos carro de paro FECHA ADMINISTRATIVA Carro de Paro)
Fotocopia autentica del título profesional y/o 10 años después de la
SADDA/HISTORIAS
LEGAL NA certificado de aptitud profesional- con validación MAGNÉTICO FUNCIONARIO NA NA NA AUX DE VINCULACIÓN desvinculación del Eliminar
LABORALES/HOJA DE VIDA
ICFES cuando es titulo del extranjero funcionario
10 años después de la
SADDA/HISTORIAS
LEGAL NA Fotocopia autentica de la hoja de vida MAGNÉTICO FUNCIONARIO NA NA NA AUX DE VINCULACIÓN desvinculación del Eliminar
LABORALES/HOJA DE VIDA
funcionario
10 años después de la
SADDA/HISTORIAS
LEGAL NA Formato de verificación funcionarios MAGNÉTICO FUNCIONARIO NA NA NA AUX DE VINCULACIÓN desvinculación del Eliminar
LABORALES/HOJA DE VIDA
funcionario
COORD BIENES Y SADDA/FUMIGACIONES/CERTIFICAD
LEGAL NA Certificado de fumigación MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento Renovar
SERVICIOS OS
CÓDIGO DEL COORDINADOR DE SADDA/EQUIPOS DE
LEGAL NA Hoja de vida equipos de medición MAGNÉTICO NA NA NA Vigencia del documento Renovar
EQUIPO/IPS METROLOGÍA MEDICIÓN/HOJAS DE VIDA EQUIPOS
CÓDIGO DEL COORDINADOR DE SADDA/EQUIPOS DE
LEGAL NA Certificado de verificación equipos de medición MAGNÉTICO NA NA NA Vigencia del documento Renovar
EQUIPO/IPS METROLOGÍA MEDICIÓN/CERTIFICADOS EQUIPOS
SADDA/ EQUIPOS
Reporte de mantenimiento preventivo/correctivo COORD BIENES Y
LEGAL NA MAGNÉTICO EQUIPO NA NA NA Vigencia del documento BIOMÉDICOS/ACTA Renovar
de equipos SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASISTENTE SADDA/CERTIFICADO USO DEL
LEGAL NA Certificado de uso del suelo MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento Renovar
ADMINISTRATIVA SUELOS/USO DE SUELOS IPS
SADDA/CAMARA DE
COORD BIENES Y
LEGAL NA Certificado de cámara de comercio MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento COMERCIO/CAMARA DE COMERCIO Renovar
SERVICIOS
IPS
ASISTENTE
LEGAL NA Certificado de bomberos MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento SADDA/CERTIFICADO DE BOMBEROS Renovar
ADMINISTRATIVA
Resolución de la secretaria de salud de
LEGAL NA suministro de medicamentos de control especial MAGNÉTICO IPS NA NA NA DIRECCIÓN TÉCNICA Vigencia del documento SADDA/RESOLUCIONES MCE – IPS Renovar
en carro de paro

Resolución del FNE de manejo de medicamentos

LEGAL NA MAGNÉTICO IPS NA NA NA DIRECCIÓN TÉCNICA Vigencia del documento SADDA/RESOLUCIONES MCE – IPS Renovar
de control especial en carro de paro

Copia del certificado de inscripción en el ASISTENTE

LEGAL NA MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento SADDA/ACTAS DE VISITA Actualizar
formulario de prestadores de servicios de salud ADMINISTRATIVA
Actas de visita de la secretaria de salud ANALISTA
LEGAL NA MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento SADDA/ACTAS DE VISITA Renovar
departamental - municipal - clientes LEGALIZACIÓN
CONSECUTIVO DE ASISTENTE CARPETA FUNCIONES DIARIAS Y
LEGAL NA Formato de control de insumos de botiquín FÍSICO NA NA NA 1 año Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA PERIODICAS IPS

ASISTENTE SALUD SADDA/PANORAMA DE FACTORES DE

LEGAL NA Panorama de riesgos MAGNÉTICO IPS NA NA NA Vigencia del documento Renovar
OCUPACIONAL RIESGO/FACTORES DE RIESGO IPS

DOCUMENTO DE
Hasta 5 años después Archivo inactivo por 25 años en
LEGAL NA Historia clínica MAGNÉTICO IDENTIDAD DE NA NA NA GERENTE TIC APLICATIVO AUDITOR/IPS
del egreso del paciente cinta magnética
PACIENTE
10 años después de la
SADDA/HISTORIAS
LEGAL NA Convenio asociativo MAGNÉTICO FUNCIONARIO NA NA NA AUX DE VINCULACIÓN desvinculación del Eliminar
LABORALES/HOJA DE VIDA
funcionario
10 años después de la
SADDA/HISTORIAS
LEGAL NA Inscripción ante la secretaria de salud del título MAGNÉTICO FUNCIONARIO NA NA NA AUX DE VINCULACIÓN desvinculación del Eliminar
LABORALES/HOJA DE VIDA
funcionario
10 años después de la
Solicitud o respuesta de la autenticidad del título SADDA/HISTORIAS
LEGAL NA MAGNÉTICO FUNCIONARIO NA NA NA AUX DE VINCULACIÓN desvinculación del Eliminar
emitida por la institución educativa. LABORALES/HOJA DE VIDA
funcionario
Hasta que se produzca
ASISTENTE CARPETA FÍSICA DOCUMENTOS
LEGAL NA Plano IPS FISICO IPS NA NA NA cambio de Renovar
ADMINISTRATIVA LEGALES IPS
infraestructura
Hasta que se produzca
ASISTENTE CARTELERA PUBLICA PARA
LEGAL NA Ruta de recolección de residuos y evacuación FISICO IPS NA NA NA cambio de Renovar
ADMINISTRATIVA USUARIOS
infraestructura
CONSECUTIVO DE ASISTENTE SADDA/ACTAS COMITES INTERNOS
LEGAL NA Acta de comité HC MAGNÉTICO NA NA NA Cierre IPS Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA IPS/HC
CONSECUTIVO DE ASISTENTE
LEGAL NA Acta de comité GAGA MAGNÉTICO NA NA NA Cierre IPS SADDA/GAGA/ACTAS COMITES Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA
SADDA/ACTAS COMITES INTERNOS
CONSECUTIVO DE ASISTENTE
LEGAL NA Acta de comité farmacia y terapéutica MAGNÉTICO NA NA NA Cierre IPS IPS/COMITÉ FARMACIA Y Eliminar
FECHA ADMINISTRATIVA
TERAPEUTICA
SADDA/ACTAS COMITES INTERNOS
Acta de comité seguridad del paciente y CONSECUTIVO DE ASISTENTE
LEGAL NA MAGNÉTICO NA NA NA Cierre IPS IPS/COMITÉ SEGURIDAD DEL Eliminar
medicamento FECHA ADMINISTRATIVA
PACIENTE Y MEDICAMENTO
Cronograma de mantenimientos equipos COORD BIENES Y
LEGAL NA FISICO IPS NA NA NA Vigencia del documento CARPETA MANTENIMIENTOS Renovar
biomédicos SERVICIOS
COORD BIENES Y SADDA/EQUIPOS DE MEDICION
LEGAL NA Certificado calibración de balanzas MAGNETICO EQUIPO NA NA NA Vigencia del documento Renovar
SERVICIOS /CALIBRACION
COORD BIENES Y SADDA/MANTENIMIENTO
LEGAL NA Mantenimiento tanque de agua MAGNETICO IPS NA NA NA 6 meses Renovar
SERVICIOS TANQUES DE AGUA
COORD BIENES Y SADDA/MANTENIMIENTO
LEGAL NA Mantenimiento planta eléctrica MAGNETICO IPS NA NA NA Vigencia del documento Renovar
SERVICIOS PLANTA ELECTRICA
COORD BIENES Y SADDA/
LEGAL NA Mantenimiento de nevera MAGNETICO IPS NA NA NA 1 año Renovar
SERVICIOS MEDIO REFRIGERANTE
COORD BIENES Y SADDA/
LEGAL NA Hoja de vida de nevera MAGNETICO IPS NA NA NA Indefinido NA
SERVICIOS MEDIO REFRIGERANTE
ASISTENTE C//ESCRITORIO/EQUIPO ASISTENTE
LEGAL NA Formato RH1 MAGNETICO IPS NA NA NA 1 año Eliminar
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA