Magdalena 3.

I, II, III, V

I. Ubicación conceptual
La metodología nos permite conocer que es lo que se debe hacer para relevar, diseñar e implementar. Lo que no nos dice es cuando se efectúa el análisis,
cuales son las pautas relevadas que son correctas y cuales no se ajustan a niveles técnicos aceptables. Diversas son las razones que hacen difícil el intento
de sistematizar pautas generales, de aplicación uniforme y de aceptación técnica generalizada.

En primer lugar, las particularidades de cada organización, no solo en cuanto a su tipo de explotación, sino también a su dimensión, tecnología de
procesamiento de datos, estructura y grado de centralización, hace que ciertas pautas adquieran el carácter de relativas. Lo que en una organización puede
considerarse correcto en la otra no resulta adecuado.

Como consecuencia, aparece la segunda razón, que es que las pautas emitidas, al no resistir generalizaciones, se transforman en recetas que no son bien
vistas por los que pretenden un enfoque científico del tema.

En tercer lugar, cada tipo de actividad en la organización tiene pautas propias. O sea, que un esfuerzo por crear principios generales no resultaría útil. Lo
que debería enseñarse son las pautas aplicables a cada situación. Esta solución tiene el inconveniente de resultar de muy difícil aplicación. Dado que existen
diversidad de sistemas, con distintos tipos de tecnología de procesamiento, el listado de normas se transformaría en un inmenso catálogo. Y si la situación
no esta prevista en el listado no se tendría una respuesta a nuestro problema.

Síntesis conceptual:

1- El conocimiento de la metodología y las herramientas no es suficiente bagaje para un analista de sistemas

2- Para poder acometer con éxito un programa de análisis deben tenerse conocimientos específicos de las organizaciones.
3- El conocimiento por experiencia de pautas aplicables a sistemas y situaciones particulares no es un método de enseñanza adecuado.
4- Es posible intentar desarrollar ciertas pautas generales de aplicación conceptual, que en su conjunto aporten un adecuado marco de referencia
para que el analista pueda resolver situaciones particulares sobre la base de dichos principios.

Se desarrollarán los principios o pautas en cuatro categorías:

1. Pautas de control interno

2. Pautas de procedimiento
3. Pautas de información operativa y gerencial
4. Pautas de intervención externa en los sistemas

II. Control interno

II.1 Concepto: Es el conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento administrativo de una organización con el propósito
de preservar el patrimonio de esta de los posibles errores o maniobras fraudulentas que pudiera llegar a afectarlo. Sera mas adecuado aquel
sistema cuidadosamente programado y periódicamente revisado.
Las normas y reglas que hacen a la instauración del control interno regulan el funcionamiento administrativo diario, de forma tal que su simple
cumplimiento por los miembros de la organización da como resultado una operatoria con un nivel adecuado de protección. El control interno se
logra sin que exista en las personas que lo instauran un propósito manifiesto de controlar.

II.2 Elementos del control interno: Enumeraremos los diversos elementos donde se plasman las pautas de control interno, cuya implementación
coordinada y como un conjunto posibilita alcanzar el nivel de protección deseado.

1. Normas de procedimiento: en los manuales de procedimiento se especifican las rutinas administrativas a ser cumplimentadas, y que sin duda
son la fuente mas importante de control interno dentro de las organizaciones
2. Manual de funciones: El control interno se logra en muchas oportunidades, mediante distribución de funciones. Por el solo cumplimiento de las
responsabilidades funcionales establecidas en el Manual de funciones, se hace posible lograr el grado de control interno considerado como
aceptable.
3. Políticas e instrucciones operativas: Las diferencias entre estas reglas y las que vienen dadas en los manuales de funciones y de procedimiento
radica en su vigencia en el tiempo. Mientras estos últimos son de vigencia extendida, con revisión periódica, las decisiones individuales son
usualmente referidas a casos particulares y únicamente al emitirse deberán respetar principios consagrados en el plan general.
4. Sistema contable: El sistema contable, con sus principios y normas técnicas de uso generalizado, proporciona una estructura de tratamiento de
datos que resulta sumamente solida para sustentar un adecuado grado de control interno. Las organizaciones que utilizan sus sistemas
contables directamente en apoyo de las operaciones administrativas, trabajando prácticamente en tiempo real, son las que logran mayor grado
de eficiencia en el control.
5. Sistema presupuestario: Con la división de funciones, las normas de procedimiento, las políticas e instrucciones y el sistema contable se regula
la ejecución y registración de cada una de las operaciones que se desarrollan en la empresa. Al dividir funciones y tomar recaudos de política y
procedimiento se pretende que en cada operación quede adecuadamente salvaguardado el patrimonio de la organización. El sistema
presupuestario, al fijar metas por cada área, sienta la base del control de mérito. Cada sector debe asumir la responsabilidad financiera por los
ingresos y egresos que en su conjunto debe producir.
6. Auditoria operativa: Se entiende por auditoria operativa a la revisión de operaciones de una organización con el propósito de:
a) establecer si se han desarrollado cumpliendo las pautas de control interno estatuidas y b) según una escala de merito fijada por la dirección,
se encuadran dentro del concepto de convenientes para la empresa. La auditoria operativa se dirige a verificar el cumplimiento formal de todas
las normas de procedimiento, como primer objetivo.
El control interno consistía en desarrollar pautas de ordenamiento del trabajo cotidiano de forma tal que el control se produzca
automáticamente por el hecho de la ejecución del trabajo en sí. Se excluía la creación de sectores que se ocuparan específicamente del control,
como elemento primordial del plan. El control interno se logra por la actuación coordinada de los sectores operativos; la auditoria no se dedica
como rutina a revisar todas y cada una de las operaciones que se desarrolla la organización. Solamente interviene en forma muestral para
determinar si cada sector esta cumpliendo las pautas de procedimiento y las funciones que se le han asignado estructuralmente. El mejor plan
de control interno que no seas cumplido por los miembros de la organización resulta inútil e ineficaz. La auditoria no suple al control interno
que debe lograrse por la actuación coordinada de los sectores operativos. Lo que pretende es que dichos sectores operativos no se apartes de
las normas que responden al plan orgánico de control.
 II.3 Normas de control interno:
1. Normas relacionadas con el personal
2. Normas relacionadas con los bienes
3. Normas relacionadas con la documentación
4. Normas relacionadas con la estructura
5. Normas relacionadas con el ordenamiento del trabajo

Las normas de personal se refieren a las pautas que se utilizar para selección y manejo en general y de la dotación afectada a la custodia de bienes en
particular. Las normas de tipo general tienden a actual en el plano preventivo, buscando no incorporar a personas cuya situación las haga proclives a
problemas de dinero y manteniendo una red de vigilancia que informe sobre posibles cambios en la situación del empleado que no condigan con su
ubicación en la organización.
Las normas relacionadas con los bienes son aquellas que tienden a resguardar la tenencia en sí, así como los movimientos de ingreso y egreso y los
movimientos internos dentro de la organización misma.
Las normas de documentación se vinculan con la forma en que se registran los hechos que afecten al patrimonio de la organización. Dada la imposibilidad
de constatar personalmente muchas situaciones, todo el proceso en las grandes organizaciones se basa en la generación de comunicados entre sectores o
personas integrantes de ellas.
Las normas de control interno de estructura son aquellas que se incluyen en el manual de organización y que tienden a precisar las responsabilidades de
cada integrante del ente en cuanto a la custodia de los bienes que se le han asignado y la facultad de autorizar gastos que afecten el patrimonio de la
organización.
Las normas de procedimiento que se vinculan con la forma en que se ordena el trabajo operativo para lograr que todo el conjunto de personas administre
los bienes, usando documentación y cumpliendo las funciones establecidas en el manual de organización.
Las pautas relacionadas con las cuatro primeras categorías pueden considerarse estáticas, o sea se establecen para ser cumplidas, pero no se relacionan
con operaciones específicas, sino con situaciones generales; en el caso de los procedimientos estamos frente a una situación dinámica, cada una de las
pautas se aplica a una acción concreta que puede afectar el patrimonio en violación directa con el grado aceptable de control interno.

1. Normas relacionadas con el personal:

a. Selección de personal: Todo empleado que se incorpore a la organización debe ser investigado en sus antecedentes personales. Si la actividad
especifica a desarrollar se relaciona con la custodia o manipulación de bienes, se cumplimentarán una seria de requisitos en cuanto a situación
patrimonial, familiar y de conducta que se graduarán según la política de selección adoptada por la empresa. Se establecerán pautas mínimas que
de no ser cumplimentadas no permitirán la admisión del postulante.
b. Renovación de antecedentes: El área de personal debe asumir la responsabilidad de renovar periódicamente y formar un legajo con los
antecedentes del personal que ocupa cargos relacionados con el movimiento de fondos y bienes.
c. Promoción de personal: toda promoción de personal que implique transferir al ascendido a una posición en donde existan funciones relacionadas
con el manejo de fondos y bienes, debe motivar una nueva recopilación de antecedentes.
d. Fianzas y garantías: La incorporación o promoción de personal a determinados puestos de responsabilidad, puede ir acompañada de la exigencia
de fianzas y/o garantías personales o reales que avalen el desempeño de la persona en la función
e. Seguros de fidelidad: Para la cobertura de riesgos de malversación existe la posibilidad de tomar seguros. Deben tomarse por un monto
equivalente al máximo riesgo que se puede asumir por la gestión del empleado.
f. Rotación de personal: Una sana norma de control interno debe prever la rotación de personal que se ocupa del manejo de bienes. Se entiende
como tal al intercambio de roles entre los diferentes empleados, por periodos de tiempo cíclicos. Dicha rotación, además de cubrir finalidades
operativas, tiene como finalidad poner de manifiesto, durante el periodo que dura el intercambio de personas, problemas o situaciones erróneas
o fraudulentas que pudieran ser ocultadas si el tema fuera conocido por un único empleado.
g. Vacaciones anuales: El personal con funciones vinculadas a la custodia y manejo de bienes y fondos debe tomar obligatoriamente sus vacaciones
anuales. Los reemplazos deben ser cubiertos por personas ajenas al sector y que no tengan amistad o subordinación directa con el reemplazado.

2. Normas relacionadas con los bienes:

a. Requerimientos físicos de seguridad: El control de cualquier tipo de bienes requiere de locales y medios donde conservarlos a resguardo de
posibles depredadores. Cuando se pretende mantener bajo control las mercaderías de una compañía, el primer requisito es adecuar un
deposito convenientemente cercano, donde alojarlas.
b. Recepción de bienes: Los bienes que se reciben en la organización deberán ser objeto de control centralizado de ingreso por sectores que
tengan la responsabilidad del control cuantitativo y cualitativo.
Tres son los requisitos por remarcar:
- Centralización del ingreso de todo tipo de cosas y servicios
- Control de cantidad
- Control de calidad
c. Identificación de bienes: Los bienes propiedad de la organización deben estar adecuadamente identificados. Si se trata de cuentas a cobrar
deben existir antecedentes que precisen al deudor y permitan perseguir su percepción judicial contra persona o sociedad determinada. En el
caso de bienes de cambio, ya sea materiales o productos, deben existir catálogos o manuales que establezcan las especificaciones de cada
especie, por lo corriente en forma codificada. Si son bienes de uso, cada uno de los elementos que se involucran dentro de esa caracterización,
se identifican individualmente mediante algún código o numeración y que sirve para su ubicación y asignación.
d. Registro de bienes y deudas: Tanto los bienes como las deudas de la organización deben encontrarse adecuadamente registrados. El registro de
bienes debe contar con todas las especificaciones que permitan su identificación, ubicación y control. En el caso de fondos y créditos, debe
contar con las especificaciones de los valores, facturas, documentos u otros que habilite al cobro por parte de la empresa. Si se trata de bienes
de cambio, la unidad de registro es el articulo y la ubicación. Las fichas de stock deberán informar en unidades y valores discriminadamente por
cada uno de los depósitos en donde se ubiquen las existencias respectivas. Para bienes de uso, el registro de los bienes se hará unitariamente,
por cada bien, con datos referenciales de localización y valores de origen, amortización y actualización, según lo exijan las disposiciones legales
pertinentes. En lo que respecta a las deudas, la identificación se hará por tipo de deuda y dentro de ellas por concepto y fecha de origen, ello
obligara a mantener registros similares al de los créditos, donde se anotaran, las facturas y/o ciertos instrumentos que obliguen a la empresa en
su origen, y luego se aplicaran todos los pagos, para que en todo momento se conozca el saldo de la deuda y su composición por concepto.
e. Asignación de bienes: todos los bienes de la organización, en cuanto a su custodia y disposición, deben encontrarse asignados a responsables
específicamente designados. El esquema de un responsable por cada bien que posee la compañía no debe pensarse que agota el tema del
control interno. Si bien a ese responsable puede exigírsele rendición de cuentas por los faltantes, generalmente los bienes confiados a su
custodia exceden largamente las posibilidades patrimoniales del imputado. La asignación de bienes tiene como propósito clarificar
responsabilidades e impulsar a los empleados a desarrollar sus funciones con mayor celo.
f. Movimiento de bienes: todo movimiento de bienes debe encontrarse documentado y autorizado por una persona responsable.
 g. Seguros: Debe existir un tema de registro y definición de responsables respecto del problema de identificar los bienes asegurables, tipo de
riesgo a cubrir y evaluación de conveniencia de cobertura. No significa que el principio de control interno exija cobertura total de bienes y
riesgos. Lo que debe tenerse es control respecto de bienes y riesgos para que se determine la conveniencia o no de asegurarlos, y una vez
aprobado dicho análisis, que se lleve registro ordenado de coberturas, para evitar decaimientos por vencimiento de plazos y/o desactualización
de montos asegurados.

3. Normas relacionadas con la documentación

a. Numeración: Los formularios que trascienden externamente y obligan a la organización hacia terceros, y aquellos que sin salir del marco de esta
son comprobantes que avalan el movimiento de bienes, deberán ser numerados correlativamente en forma preimpresa en todos sus
ejemplares. Constituyen comprobantes internos de numeración obligatoria: los avisos de recepción de materiales, las ordenes de pago, los
vales de entrega de materiales de depósito, etcétera.
b. Custodia: Aquellos formularios que por su importancia tengan numeración preimpresa se conservaran bajo la custodia de persona responsable.
Dicha persona deberá recibir y controlar los impresos en blanco que ingresan. Deberá conservar los formularios bajo llave y los entregará
estrictamente bajo recibo, con detalle del tipo de formulario y la numeración pertinente. Se llevará un registro orgánico que permita identificar
los comprobantes entregados, los que se encuentran sin uso y cada uno de los responsables que ha retirado cada serie numérica.
c. Anulación de formularios: Cuando sea necesario anular un formulario con numeración preimpresa no se destruirá ninguna de sus copias. En el
manual de procedimientos se indicará el ruteo que corresponde dar a cada copia, con la inscripción “anulado”.
d. Control de correlatividad: Siempre que se establezcan series numéricas para el control de formularios en el manual de procedimientos se deben
incluir normas que verifiquen las series en uso y en caso de existir números faltantes, activen un procedimiento de excepción para localizarlas.
e. Transferencia intersectorial: La transferencia de documentación entre sectores deberá hacerse, en lo posible, respetando series numéricas en
bloque. Es conveniente, como medio de deslindar responsabilidades, acompañar a cada lote transferido con una caratula que identifique el tipo
de formulario, la numeración transferida y algún total que establezca el contenido conceptual de los comprobantes involucrados.
f. Diseño: Todo formulario debe tener previsto un pie donde se habilitarán casilleros para que cada sector interviniente deje constancia, mediante
firma, del proceso realizado. Los formularios externos que se utilicen en la organización serán sellados con un “sello escalera”. Dicho sello
tendrá espacios para que consten las firmas de los sectores que lo tramiten.
g. Archivo: Todo formulario prenumerado debe tener un ejemplar que se archive en forma correlativa y que permita efectuar el seguimiento de
los emitidos.
h. Legajo: Las operaciones que tienen trascendencia económica serán autorizadas contra la presentación, al funcionario responsable, de un legajo
con antecedentes aportados por cada uno de los sectores intervinientes. La actividad de los sectores se trasunta en comprobantes que deben
reunirse en el legajo, con el propósito de documentar la decisión y permitir posteriormente el control de mérito.
i. Intervención: La documentación que sirve de base a operaciones que impliquen la entrega de bienes deberá ser anulada una vez que dicha
operación se haya concretado. Tal el caso del legajo que se forma para aprobar los pagos; una vez emitido el cheque pertinente, todo el
conjunto deberá ser intervenido con sello de anulación que evite que dichos formularios puedan servir posteriormente para documentar un
nuevo pago.

4. Normas relacionadas con la estructura

a. Separación de funciones: las funciones operativas deberán estar separadas de las de registración. Los registros se nutrirán de comprobantes
que se generan en áreas operativas, pero guardan un ordenamiento que hace que distintas informaciones conformen un cuadro orgánico que
pone de manifiesto las incoherencias y si no las hay, determinan los montos por los cuales deberán responder los responsables.
b. División de funciones: Al proyectar la estructura de la organización se debe tener en cuenta que existen funciones que deben ser divididas entre
diferentes sectores. Típicos casos de asignación de funciones: -La persona que autoriza las ventas no debe conceder los créditos. -El
responsable que autoriza la solicitud de compra no debe ser el responsable de las compras.
c. Asignación de funciones: Mediante el manual de organización se asignan las funciones y tareas que deben ser desarrolladas por cada puesto.
Posibilita a cada individuo conocer con precisión que es lo que debe desarrollar, sin dejar zonas conflictivas y a la vez, permite posteriormente
establecer responsabilidades por el incumplimiento.
d. Definición de atribuciones: Cada puesto de la organización dispone de un margen de disposición con relación a los recursos que puede insumir
en su cometido. “Atribuciones” en el manual de organización debe definir los tipos de gasto y montos que el titular puede disponer, las
facultades que tiene en cuanto a la incorporación, retribuciones, horas extras y demás temas relacionados con el personal, etc. Al establecer
atribuciones cubrimos una faz preventiva y represiva. Preventiva para cada persona, pues sabe hasta donde puede aprobar gastos e
inversiones; represiva, pues es la base para que ulteriormente el área de auditoria establezca si las erogaciones han sido realizadas por
responsable autorizado y dentro de los montos estatuidos.
e. Niveles de autorización: Las funciones que se cumplen en una organización sufren un doble proceso de división, agrupamiento y asignación.
Según el primero de ellos, las funciones se agrupan en conjuntos en relación con la afinidad de su desarrollo. Esta forma se conoce como
“proceso de departamentalización” y se asemeja en la práctica a una división de tipo horizontal. El segundo proceso es la división por niveles,
en este caso una misma función es asumida por diferentes empleados, debido a la magnitud del problema involucrado por las decisiones
particulares que se presentan, se la denomina “proceso de delegación” y se dice que es la división vertical de las funciones. Desde el punto de
vista de control interno es transcendente que, en el manual de organización, al establecer funciones de cada puesto, se defina también el nivel
de autorización que se le confiere. Debe tenerse presente que cuando nos referimos a niveles de autorización lo hacemos respecto de las
funciones y no a las atribuciones de gasto.
f. Creación de sectores específicos: La creación de sectores específicos es una variable del proceso de división de funciones. Lo que ocurre es que,
en este caso, al emprender el proceso de asignación en lugar de agrupar funciones y asignarlas a sectores con actividades que justifican su
existencia sin el problema específico del control interno, se atribuyen las funciones a sectores cuya creación y razón de ser se encuentran
únicamente en lograr un adecuado grado de control interno. La creación de sectores específicos persigue una finalidad estrictamente
preventiva. Se pretende no dar cabida al error o al fraude.

5. Normas relacionadas con el ordenamiento del trabajo

a. Oposición de intereses: Los procedimientos administrativos deben diseñarse previendo que los diversos sectores que intervienen tengan
intereses contrapuestos. De esa forma, cualquier sector que pretenda actuar en provecho propio perjudicara a otro, el que al no admitirlo esta
sentando las bases del control interno. No debe confundirse “oposición de intereses” con enfrentamientos sectoriales. En las organizaciones la
oposición de intereses se manifiesta de diversas formas. En primer lugar, con relación al movimiento de valores, toda entrega debe estar
debidamente documentada, dejando en poder del que entrega un comprobante firmado por el que recibe. En segundo lugar, en lo relativo a la
transferencia de bienes no dinerarios. Todo material retirado de depósito deberá contar con un cale de requisición que autorice su retiro
 firmado por responsable. Todo bien de uso que se movilice dentro de la organización deberá contar con un remito interno que especifique los
sectores involucrados y cuente con la firma del que recibe. En tercer lugar, todo lo vinculado con la transferencia de documentación. Cada
sector transitara los formularios que corresponden a las funciones siguiendo una rutina en la cadena de procedimientos establecidos.
b. Registro por área de responsabilidad: Cuando se establecen pautas de control algunas son realmente efectivas y otras resultan aparentes o
falaces. Tal situación se presenta cuando se instrumentan controles por oposición de intereses en el trámite, pero luego no se instauran
registros que individualicen la tenencia de cada responsable, en función de la documentación de descargo que se origina con cada
transferencia.
El control por oposición de intereses resulta efectivo cuando se complementa con un tramite posterior de los formularios de transferencia que
contemple:
-Copia del formulario, debidamente firmado, a un sector central de registro.
-Procesamiento del formulario efectuando los cargos correspondientes al sector receptor
-Registros que pongan de manifiesto las responsabilidades sectoriales.
-Análisis de los registros que determinan los montos insumidos por cada área en relación al presupuesto.
-Archivo de la documentación de base para posibilitar el deslinde de responsabilidades ante situaciones de conflicto.
c. Registros contables: La registración de operaciones valorizadas debe estar basada en los principios contables. El sistema de registración
contable, basado en la partida doble, brinda la coherencia necesaria como para poner de manifiesto cualquier alteración que quiera efectuarse.
Cuando se habla de contabilidad se quiere referir a un conjunto de registros, que pueden recoger información de comprobantes de base en
forma de partida simple, pero que luego, a nivel de registro centralizado, cohesionan un equilibrio que es el que da consistencia a los registros y
sentido a la palabra sistema. Otra razón que refuerza el uso del sistema contable: para finalidades legales e impositivas. Para que el sistema
contable sea hábil para cubrir las necesidades de operación y control se deben cumplir los siguientes requisitos:
-Debe prepararse un plan de cuentas que posibilite el seguimiento de responsabilidades por custodia, ingreso y gasto para cada sector de la
organización.
-Debe programarse la registración imbricada en el proceso administrativo. No deben admitirse registros de otra naturaleza. La tarea
administrativa debe basarse en datos contables.
Tres problemas afectan a las organizaciones en relación con el uso del sistema contable. En primer lugar, el suministro de datos por las áreas
operativas requiere de un mayor cuidado y trabajo, por las consistencias y controles a que deben ser sometidos. En segundo lugar, los registros
contables son llevados por sectores específicos, lo que pone en dependencia a los sectores operativos de los contables, en cuanto a contar con
los estados informáticos en tiempo para poder cumplir sus funciones. Finalmente, todo el proceso de generación de formularios, controles,
transferencia y recepción de estados se debe hacer respondiendo a cronogramas de cumplimiento estricto.
d. Control por sistema: Los procedimientos administrativos deben incluir pautas que tiendan a promover el control por sistema. Se entiende por
tal a aquel que se produce naturalmente, como consecuencia de la labor coordinada de diversos sectores y como consecuencia del
cumplimiento por cada uno de ellos de tareas que le han sido convenientemente programadas. El control por sistema se presenta de diversas
formas, las mas típicas:
- Lineamientos de trabajo: El control por sistema se logra mediante formas lineales de trabajo que con su cumplimiento lo propenden
naturalmente. Tal el caso de las normas que exigen que la totalidad de los ingresos se depositen en cuentas bancarias, estableciendo un
equilibrio diario de recaudaciones y depósitos. Todas las normas enunciadas no son pautas especificas de control, sino simplemente
lineamientos de trabajo, cuyo cumplimiento propende, por la estructura de trabajo que determinan, a la instauración de un grado eficiente de
control interno.
-Consistencia de datos en origen: Casi todos los datos que alimentan los sistemas administrativo-contables se originan en las áreas operativas.
La captación supone codificar y transcribir en un soporte hechos económicos a los efectos de ser comunicados a quienes deben actuar en
relación con ellos. Sin una correcta interpretación de los hechos y su traslación a los soportes, todo el procesamiento ulterior se asentará sobre
bases falsas y generará errores en cadena. Es necesario, por lo tanto, extremar los controles en esta etapa como medio de dotar de seguridad a
todo el sistema. Una de las formas de hacerlo consiste en exigir que las áreas operativas produzcan rendiciones de conjunto en donde se
establecen relaciones de coherencia; si dichas relaciones no se verifican, la misma área debe revisar todas las operaciones involucradas como
medio de depurar los errores. La rendición es únicamente un resumen de actuación, que puede consistir en un total o en varios de ellos, o en
formularios que sintéticamente recojan los datos necesarios para posibilitar la consistencia.
-Coordinación de la labor de las áreas operativas con las de procesamiento contable. La búsqueda de seguridad en los datos no se agota con los
controles de consistencia en origen. Una formula muy efectiva de subsanar los errores y a la vez prevenirlos, se asienta en establecer una
adecuada coordinación entre los sectores operativos (de captación) y los de procesamiento (registro). La coordinación se fomenta cuando se
respetan las siguientes pautas:
* La captación se hace en comprobantes de base adecuadamente diseñados y con normas precisas de emisión.
* La trasmisión se hace en periodos breves de tiempo y sobre la base de resúmenes de rendición
* Las rendiciones que generan las áreas operativas incluyendo totales de lote y de relación, de acuerdo a las necesidades especificas de
chequeo del sector de procesamiento
* El área de procesamiento registrara inmediatamente los comprobantes recibidos y verificara los resultados contra los totales de rendición
* Las discordancias originaran revisiones en los lotes de documentación. Si el error es de registro será corregido por procesamiento, si
proviene de captación originaran un reflujo al área operativa, con información del error, lo que permitirá subsanarlo.
-División del proceso de captación de datos: Diversos procesos de captación de datos tienen un doble flujo de documentación. Una de las
formas de establecer un buen control por sistema es coordinar dicho doble flujo, comparando los datos producidos por sectores
independientes, antes de proceder a su procesamiento.
e. Cadena de actividades: En la instauración de un grado aceptable de control interno se instrumentan las diversas medidas reseñadas en los
puntos anteriores. Existen ciertas actividades a las cuales no les llega ninguna de las formas establecidas de ordenamiento del trabajo que
aseguren el control interno deseado. Para ellas no queda otra alternativa que contemplar el control por repetición. El manual de
procedimientos precisará quien será el responsable de ejecutarlas y quien el de revisar totalmente lo realizado y aprobar el curso del trámite.
Es conveniente puntualizar que la cadena de actividades no debe contemplar controles repetidos. Cuando un procedimiento prevé dos o mas
intervenciones de control sucesivas además de incurrir en ineficiente de costo, resulta contraproducente desde el punto de vista del control
interno.
f. Control de relaciones con el contexto: Las organizaciones mantienen en virtud de sus operaciones ordinarias o excepcionales, relaciones con
terceros. Como consecuencia de estas se establecen posiciones de crédito y deuda, de diferente carácter según cual sea la naturaleza jurídica
de la relación. Una norma de control interno es la que estipula que periódicamente deben remitirse estado de cuenta o resúmenes de
movimientos que permitan a los terceros poner de manifiesto, mediante el pertinente reclamo, situaciones anómalas. El tipo de instrumento a
enviar puede ser de dos tipos distintos: estado de cuenta o resumen de movimientos. Por el primero se detallan el estado de cuenta compuesto
en sus diversos conceptos a una fecha determinada, según el segundo, se parte de un saldo anterior y se detallan todos los movimientos de un
periodo, arribándose a un saldo final, que es un total cerrado sin composición.
III. Procedimiento
3.1 Concepto: En la jerga técnica se conocen como “fallas de procedimiento” aquellas que determinan que los sistemas no cumplan eficazmente su función
de apoyo a la actividad productiva, o que, haciéndolo, resulten demasiado onerosas. Los procedimientos que pueden considerarse satisfactorios deben
cumplir dos requisitos:

a. Eficaces: La organización tiene necesidades operativas, como comprar, vender, cobrar o pagar. El procedimiento administrativo que se instaura debe
contemplar que la función se cumpla sin ningún tipo de problema. Los problemas que habitualmente se presentan se refieren a la oportunidad, al
contenido y a la conveniencia de la operación. Las operaciones deben producirse dentro de términos perentorios; su ejecución fuera de dichos plazos
puede generar inconvenientes o, en determinadas circunstancias, ni siquiera ser valida. La liquidación y pago de remuneraciones, por ejemplo, deben
producirse en el plazo legal. Cada operación tiene sus especificaciones que deben ser satisfechas con precisión si se pretende cumplirlas con eficacia. Si se
deben entregar productos vendidos, deberán respetarse las cantidades, los envoltorios, los precios y demás atributos de la negociación. Las operaciones
que ejecuta la organización no son unitarias en sí, ni tienen una única y posible concreción. En efecto, el sistema administrativo debe dar respuesta a un
cumulo de operaciones, que pueden seguir caminos bifurcados. En cada caso pueden establecerse prioridades de ejecución. Los sistemas administrativos
eficientes son lo que prevén esquemas de prioridad o centros de autoridad que deciden dichas prioridades.

b. Eficientes: El consumo de recursos debe ser el mínimo posible para concretar cada una de las operaciones que hacen al cumplimiento de sus objetivos.
Dos situaciones confluyen para ello:
1) Que el gasto que insuma el sistema sea tolerable, o sea que el costo de administrar no sea más alto que el beneficio directo que produce la operación
comercial
2) que existen alternativas de sistemas, cada una con sus características operativas, que tienen distintos grados de eficacia y en consecuencia de costo.
Es frecuente asociar el concepto de “costo de funcionamiento de un sistema” con la cantidad de personal administrativo; si bien la dotación es un factor
importante, existen otros elementos que resultan gravosos y habitualmente pasan inadvertidos. En primer lugar, cabe citarse el insumo de tiempo, si bien
tiempo finalmente es costo, el puede no reflejarse directamente. En segundo lugar, el espacio que requiere una administración puede llegar a
transformarse en factor crítico, y la conservación inadecuada de documentación nos lleva a incrementarlo innecesariamente. En tercer lugar, los costos de
los soportes de información y sus elementos conexos, tales como formularios, archivos, etc. En cuarto lugar, el gasto en equipos de procesamiento y sus
facilidades complementarias han llegado a superar al insumo en personal, como factor de costo. En quinto lugar, finalmente, los gastos de mantenimiento
de la administración en sí, tales como seguros, servicios de apoyo, etc. Son factores de costo no despreciables a la hora de evaluar alternativas de sistemas.

3.2 Normas de procedimiento: Normas de aplicación general que tiendan a vincular los problemas prácticos que se presentan con el planteo teórico de
eficacia y eficiencia.

1. Los procedimientos administrativos y su utilidad: Los procesos administrativos no son un fin en sí mismos, sino un medio de posibilitar el funcionamiento
de las organizaciones. Para poder poner a prueba la validez de los procesos es necesario conocer que características deben cumplir estos para considerarse
útiles. Resultan necesarios los procesos que:
a) Aporten información a los diferentes niveles referidos a situaciones que requieren la adopción de decisiones.
b) aporten información referente a las alternativas posibles y sus consecuencias, en relación con una decisión a tomar.
c) capten, conserven o elaboren información, habida cuenta de las necesidades expresadas en los puntos anteriores.
d) transmitan decisiones desde los niveles que las han adoptado a aquellos que las deben ejecutar.
e) cubran la finalidad especifica de instaurar el control interno.
f) se establezcan para dar el cumplimiento a disposiciones legales vigentes.
g) establezcan para dar cumplimiento a disposiciones legales vigentes.
h) Establezcan las comunicaciones con el contexto.
i) sirvan para capacitar al personal.

2. Procesos duplicados: Las tareas de producción o comercialización de bienes no son susceptibles de ser realizadas en forma duplicada. Los procesos
administrativos pueden repetirse hasta el infinito, diversas son las situaciones que generan, esta duplicidad de tareas, algunos casos típicos:

a. Registros personales: Es frecuente que personas o sectores en la organización lleven un sinnúmero de registros paralelos en donde anotan todo cuanto
tramite pasa por el área. Esta actitud se funda en:
A) descargo de responsabilidades. Ante algún problema que existió en algún momento por un trámite, se comienzan a llevar esos “cuadernos” con el fin de
oponer ante cualquier reclamo los elementos de descargo del sector.
B) independencia sectorial. Por falta de comunicación entre los sectores de la empresa, cada uno quiere tener la historia de los tramites, con el propósito
de no tener que recurrir a otros ante cualquier necesidad de información.
C) Justificación de tiempos. Estos registros paralelos ocupan horas-hombre en su preparación, muchas veces llenan los vacíos que el personal tendría si no
existieran, o pueden, inclusive, ser usina de horas extras.

b. Registros duplicados: Cuando en las organizaciones se promueven cambios en los métodos de procesamiento de datos, y los mismos no van
acompañados por un estudio global de sistemas, es frecuente encontrar sectores específicos que se crean para operar los nuevos procedimientos, sin que
se discontinúen los anteriores.

c. Transcripción de información: Los procesos administrativos requieren, como faz inicial, una actividad destinada a relevar hechos y transformarlos en
datos. Se realiza con la generación de un soporte de información en donde queda registrado el dato captado (formulario, disco, etc.). Por diversas
deformaciones en las organizaciones es frecuente encontrar que estos soportes, a los cuales podríamos denominar primarios, luego sufren un proceso de
vuelco a otros, a los que llamaríamos secundarios. Si se investigan las causas que llevaron al proceso de transcripción generalmente nos encontramos con
alguna de las siguientes:
a) se busca acondicionar los datos para que el procesamiento posterior sea más simple, sin reparar en que la suma de los tiempos generalmente es mayor
que si los datos se procesaran directamente como vienen.
b) Existe una ruptura entre la tarea de captación y la de procesamiento. La captación estaba armada con anterioridad a la implementación del método de
procesamiento.
c) Al implementar el sistema existían procedimientos rutinarios de captación de datos. Modificar dichas pautas originaba problemas de resistencia al
cambio. El analista opto por la solución mas fácil, pero con el inconveniente de transcribir datos de un soporte en otro.

d. Sistema de expedientes: Cuando se utiliza el sistema de expedientes, o sea que cada tramite que se inicia origina un cuerpo al cual se le van incorporando
actuaciones, es común que se efectúen registros duplicados.

3. Controles duplicados: Debe intentarse ordenar el trabajo de forma que exista la posibilidad de “control por sistema” o sea que el supervisor, sin
necesidad de rever todo lo producido por los empleados, puede cerciorarse acerca de la inexistencia de errores. Constituyen fallas de procedimiento en
carácter de “controles duplicados” aquellas que se establecen por repetición cuando es posible hacerlo por global, o cuando haciéndolos por repetición se
prevé mas de una instancia de revisión.

4. Soportes de información duplicados: Este problema tiene diversas manifestaciones. La más común es la emisión de excesivas copias de formularios que
se utilizan en la organización. La multiplicidad de copias nace por los requerimientos sectoriales que, para no tener que depender de otros, quiere cada uno
ser independiente y contar con sus propios archivos. Otra razón se encuentra en la comodidad de trabajo, en efecto, en muchos casos una sola copia
utilizada en cadena seria suficiente. Otra forma de presentarse es la creación de archivos con un ordenamiento especifico que atiende a una necesidad de
excepción. El resultado de la existencia de soportes en numero excesivo no solo debe medirse en términos de costo del soporte en si mismo; los tiempos de
personal para emitirlo, distribuirlo y archivarlo, los elementos de archivos, el espacio en metros cuadrados, la ilegibilidad que se origina por la multitud de
copias, son factores que resultan mucho mas importantes y que deben ser seriamente tenidos en cuenta al desarrollar el trabajo de análisis.

5. Falta de coordinación en los datos: Todos los procesos administrativos responden al esquema de generar y/o elaborar datos con vistas a cubrir una
finalidad especifica. Es frecuente encontrar fallas en la coordinación entre el uso del soporte informativo y el proceso que la antecede. Esto obliga a trabajar
con información parcial o a desarrollar tareas complementarias, en parte duplicadas, para cubrir esas falencias.

6. Falta de coordinación en el tiempo: Cuando la oportunidad y los plazos de intervención de cada sector no son planificados en forma centralizada, es
tendencia generalizada que cada uno se los acomode a sus conveniencias. Ello deriva en el alargamiento del tiempo total, pues cada área, para no trabajar
urgida por el tiempo, siempre toma el tiempo máximo.

7.Problemas en la captación de datos: Los procesos administrativos se nutren de datos que surgen como consecuencia de la conversión de hechos
económicos en símbolos. Los símbolos se escriben en soportes que luego circularan por la organización a los efectos de comunicar a cada integrante del
hecho acaecido, con el propósito de propiciar la adopción de una decisión presente, o conformar una base de datos que pueda ser origen de una decisión
futura. Los problemas que ocasiona una captación deficiente, por imprecisa o incompleta, pueden llegar a ser tan graves que invaliden todo el sistema de
información y con ello la posibilidad de concretar una dirección eficiente. La mejor solución para evitar los errores en cadena es disponer de adecuadas
normas y procedimientos que ordenen el proceso de captación.
El problema de la captación se soluciona mediante:
a) Diseño de soportes que guíen su confección, con códigos preimpresos y casilleros bien marcados.
b) Normas de preparación de los soportes claras y precisas.
c) Entrenamiento y control de las personas que se incorporan a la organización.
d) Filtrado primario con verificación por repetición de la consistencia de datos.
e) Chequeo secundario efectuado por el procesador, el cual será programado para detectar datos no congruentes.
f) Disposición de los datos en el soporte siguiendo el orden lógico de lectura para su utilización o procesamiento.

8. Problemas en el procesamiento de datos: Cada acción administrativa debe ser contemplada indicándose con precisión la conducta a adoptarse en las
diversas posibilidades. Al desarrollar el “Manual de procedimientos” se puntualizaron los elementos que hacen a una definición de proceso y que son: tipo
de acción, soportes que intervienen, tiempo en que se ejecuta, datos involucrados, origen de dichos datos y resultado de la acción en términos de proceso
físico cumplido y/o salida de información generada. La falta de precisión en la definición de procesos se traduce en problemas patológicos que afectan a las
organizaciones. En primer lugar, aparecen formas particulares de resolver problemas similares, ello lleva a una anarquía de ejecución que perjudica la
imagen de la dirección y posibilita la aparición de formas ineficientes de actuación. En segundo lugar, lleva a demora en los tramites; los casos no
contemplados no son resueltos y pasan a “cola de espera”. En tercer lugar, además de afectar la coherencia, pueden generarse errores que resulten
acumulativos; los errores de proceso llevan a distorsión en los estados informativos. El uso de ellos para la toma de decisiones resulta inconveniente, por
sus falsedades. Si bien la falta de precisión afecta a la totalidad de los sistemas administrativos, es con relación a los sistemas computarizados donde se
advierte con mayor nitidez.

9. Ordenamiento inadecuado de archivos de documentación: El ordenamiento inadecuado de archivos de documentación es un elemento de gran
importancia en la elevación de los costos administrativos. El gasto insumido no solo adquiere importancia en los tiempos de personal necesarios para
guardar, recuperar y depurar los archivos, sino que es preponderante en términos de superficie de edificio, usualmente de alto costo unitario. Dentro del
genérico concepto de “ordenamiento” consideramos involucrado no solo el criterio de clasificación de los soportes, que permite la guarda ordenada y su
ulterior recuperación, sino también los tipos de soporte alternativos que se pueden emplear para conservar información.
Con respecto a la forma en que se clasifican los datos para su archivo, cabe destacas las siguientes normas:
1) La incorporación de elementos a un archivo masivo debe seguir en lo posible, el ordenamiento natural del trabajo. De esta forma se simplifica la labor de
guarda y consecuentemente, las de depuración del archivo.
2) El ordenamiento del archivo debe facilitar la labor de guarda, recupero, depuración y control de soportes que forman parte de él. En este sentido el
ordenamiento numérico correlativo ha demostrado ser el mas eficiente y el que posibilita menores errores en el archivo y mayor rapidez de localización y
depuración.
3) En los casos de existir posibles ordenamientos alternativos, debe optarse siempre por aquel que responda a la generalidad de los casos y no al que
atienda situaciones excepcionales.
4) Los archivos de documentación deben ser complementados por registros que posibilitan el recupero de los datos siguiendo diversos criterios de
clasificación.
5) Existen ciertos archivos específicos en donde la regla consiste en la recuperación de los datos siempre de la misa forma y que ella no esta vinculada a un
orden numérico o cronológico, sino a un criterio de unidad por concepto.
Para conservar documentación existen las siguientes alternativas:
A) Biblioratos que posibilitan la guarda y extracción sin respetar orden en que los comprobantes estuvieran guardados.
B)Carpetas, que deben ubicarse en muebles que posibiliten el uso de soportes colgantes o laterales.
C)Cajas de archivo para conservar lotes de documentación.
D)Bandejas, carpetas sin sujeción y cajas sin instrumentos de fijación.
E)Microfilm, que reemplace a los comprobantes.
Los biblioratos son útiles para los archivos de transacciones masivas, las carpetas colgantes son útiles cuando el criterio de ordenamiento utilizado exige
múltiples posibilidades de colocar los comprobantes de diversos compartimientos. Las cajas de archivo se utilizan para los archivos “muertos” o sea cuando
el tiempo transcurrido permite eliminar los comprobantes del ambiente cotidiano y enviarlos a lugares de conservación definitiva hasta que se cumpla el
periodo legal de prescripción. Las bandejas y carpetas sin sujeción se emplean los archivos transitorios, usualmente empleados como lugares donde
conservar instrumentos hasta que se los ubique en los archivos pertinentes. Finalmente, el microfilm, resulta hábil para reducir espacios, y presenta como
inconveniente el costo de filmado y la necesidad de contar con diapositivas y sectores especiales para el recupero.

V. Auditoria operativa
5.1 Concepto: La auditoría operativa es la actividad de revisión permanente que se desarrolla sobre las actividades de la organización con el propósito de
controlar el desenvolvimiento de los integrantes de esta. Los objetivos de la auditoria operativa, expresados en términos instrumentales:
A) asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes.
B) analizar si dichos procedimientos se adecuan a las circunstancias actuales en las que se desarrolla la actividad.
C) evaluar el grado de conveniencia de los actos revisados, informando acerca de los mismos, sin abrir juicio respecto de su corrección. La auditoria
operativa se incluye dentro de las funciones permanentes, así como pueden ser la de comprar, vender o financiar. Debe ser ejecutada de acuerdo con
programas que prevean intervenciones rotativas que cubran en un periodo de tiempo dado, generalmente anual, todas las actividades de la organización.

5.2 La auditoria operativa y los sistemas administrativos: Existe una íntima relación que hace que el diseño de sistemas administrativos y la auditoria
operativa se vinculen. La misma tiene un doble sentido:
1) La forma que adoptan los sistemas condicionan a lo programas de auditoria operativa, tanto en los temas como en la intensidad de revisión y 2) La
existencia de la auditoria y los resultados que produce la misma son factores fundamentales para que se concreten en los hechos los objetivos perseguidos
en oportunidad de diseñarse los sistemas.

5.2.1 El diseño de sistemas y la auditoria operativa: Cuando se encara el diseño de sistemas existen una serie de pautas de control interno y procedimiento
cuyo cumplimiento se ha considerado imprescindible para producir un sistema aceptable. Sin embargo, la realidad impone ciertas restricciones, algunas
veces motivadas en el tamaño de la organización, otras en el tipo de explotación, en las condiciones operativas o en las particularidades comerciales. En
tales casos las pautas optimas no pueden ser adoptadas y deben ser sustituidas por otras que presentan un menor grado relativo de seguridad o eficiencia.
Las normas que pueden servir para cubrir la suboptimización aceptada son del siguiente tenor:
a) Se establecen archivos de comprobantes que documentan entradas y salidas de deposito y que se guardan ordenadas numéricamente en forma
correlativa.
b) Se establecen procedimientos que debe cumplir la auditoria tales como: b1) Revisión de estante contra ficha. b2) Revisión de entradas partiendo de
comprobantes para ver si están todos registradas en ficha. b3) Revisión de salidas, partiendo de fichas, para ver si existen vales por todas las bajas
registradas. b4) Revisión del cómputo de los movimientos para la obtención de saldos en unidades y su correspondiente valuación
c) Se proyecta la frecuencia y el tamaño de las muestras que deben incorporarse en los programas de auditoria operativa para suplir mediante controles
muestrales las carencias que presenta el sistema rutinario.
Las recomendaciones se instrumentan:
a) Las normas referentes a documentación y procedimiento que deben ser cumplidas para posibilitar el control de auditoria: en los respectivos MANUALES
DE PROCEDIMIENTO de cada rutina y b) Los procedimientos de auditoria operativa y la frecuencia y volumen de las intervenciones en el MANUAL DE
AUDITORIA OPERATIVA que se prepara integral para todos los sistemas.

5.2.2 La auditoria operativa en los sistemas administrativos: La tarea de diseño de sistemas es una labor de planeamiento; al encararla se pretenden prever
las pautas de trabajo que deberán regular el funcionamiento administrativo de la organización. La acción del analista se extendería hasta lograr que las
normas y procedimientos se hayan implementado y su responsabilidad concluirá cuando en informes de seguimiento puntualice el grado de aplicación que
las mismas se han logrado y los posibles problemas que no habiendo sido resueltos, impidieron la concreción en la práctica de algunas de las partes del
sistema diseñado. No contemplar en la etapa de diseño la existencia de esa labor de auditoria constituye un error. Por lo tanto, es imprescindible que se
contemplen las estructura (quienes) y los procedimientos de revisión (como y cuando). Con ese propósito el analista deberá prever el sector que se hará
cargo de la función de auditoria operativa, su dependencia y composición y el detalle de las tareas y responsabilidades que le competen.
Con relación a los procedimientos de auditoria el analista debe trabajar en dos instancias. En primer lugar, al diseñar los sistemas debe contemplar las
instancias donde se ejecutará el control. Dentro del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS especifico de cada rutina, se indicará la documentación y/o tarea que
debe ser cumplida y que se ha previsto con vistas a que luego sea posible la intervención de revisión. En segundo lugar, conocido en detalle cada uno de
esos puntos de intervención, deberá emitirse un MANUAL DE AUDITORIA OPERATIVA en donde se señale unificadamente, que indique la forma de revisión
y se proponga la intensidad.

5.2.3 La auditoria operativa como instrumento de control de sistemas administrativos: La auditoría operativa actúa como un elemento sensor que detecta
problemas en los sistemas y permite el feed-back, necesario para determinar la oportunidad de modificarlos. El auditor no solo busca infractores, sino que
también trata de establecer la adecuación de los sistemas a las necesidades de la empresa. La vinculación entre análisis de sistemas y auditoria operativa es,
en consecuencia, de tipo dual; la auditoria operativa es el medio que tiene el hombre de sistemas para prolongar en el tiempo la vigencia en la practica del
sistema diseñado. Cuando ellas son obsoletas y no se adecuan a las condiciones actuales de la organización, le sirve de aviso para proceder a su
modificación o cambio profundo.