Capítulo 5 – Gilli

Diseño de Sistemas Administrativos

1. Elementos y características de un Sistema Administrativo
Diseño 🡪 Simon: “Esencia de toda organización. Se ocupa de cómo debieran ser las cosas”.

Para comprender un sistema complejo (organizaciones) debe haber:

● Descripción de estado: Plantea el problema a resolver en términos de la solución

buscada.
● Descripción de proceso: Se relaciona con fórmulas, ecuaciones o procedimientos que
permiten lograr el estado meta a partir de un estado inicial.
o Estado meta/deseado = relacionado con determinados objetivos a lograr +
definiciones estratégicas 🡪 se concretarán a través de proceso/s realizados de
acuerdo con especificaciones establecidas de manera deliberada.

Sistemas Administrativos = Conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar

en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los
resultados alcanzados.

● Conjunto integrado = No se trata de un sistema aislado. Para cumplir objetivos se

requiere:
o Abastecimiento de materias primas
o Transformación de los insumos en productos o servicios
o Operaciones de ventas y distribución
o Pago de insumos y del personal
o Cobranza de las ventas efectuadas.
● Procedimiento = Conjunto de pasos necesarios para la concreción de una operación.

● Información = Materia prima de la administración.

Para cumplir sus fines, una empresa necesita:

● Mercado

● Productos o servicios

● Capital

● Sistemas administrativos 🡪 Para llevar a cabo sus funciones comerciales, productivas y

financieras de manera precisa. Deben permitir:
o Realizar las tareas dentro de los términos previstos, a mínimo costo y con un
margen aceptable de confiabilidad.
 o Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones efectivas
inherentes a las tareas.
o Mediante el control del resultado de las operaciones 🡪 Asegurar el cumplimiento
de los objetivos fijados.

Diseño de Sistemas Administrativos 🡪 Responsables deben:

1) 1era Etapa = Análisis de afuera hacia adentro 🡪 determinar de qué manera la empresa
satisface los requisitos de los clientes y el entorno.
2) 2da Etapa = Examen de:
a. Flujo de tareas
b. Elementos del sistema técnico
c. Procedimientos.
3) 3ra Etapa = Concreción del DISEÑO 🡪 Establecer el nuevo flujo de tareas.
a. Cinco principios fundamentales:
i. Las únicas normas que deben especificarse son las absolutamente
esenciales.
ii. Variaciones o desviaciones del proceso ideal tienen que ser controladas en
el punto de origen.
iii. Cada miembro debería estar capacitado en más de una actividad para que
el sistema laboral sea flexible y adaptable.
iv. Los roles que son interdependientes tiene que desempeñarse dentro del
mismo departamento
v. Los sistemas de información deben ser diseñados dentro del mismo
departamento.
4) Etapas siguientes = Puesta en marcha del nuevo diseño.
a. Puede volverse rígido y disfuncional con el tiempo 🡪 Establecer mecanismos que
aseguren la renovación.

Elementos constitutivos
Elementos que constituyen los Sistemas Administrativos:

● Flujo de trabajo 🡪 Base del sistema. Acciones físicas necesarias para ejecutar los
programas de actividades = asegurar así la concreción de objetivos y estrategias.
 ● Flujo de información 🡪 Sigue el FLUJO DE TRABAJO.
o Ejecución de una operación requiere información + cada operación genera datos
que capturados y sistematizados producirán información.
▪ Información = Elemento administrativo por excelencia. Esencial para:

● Tomar decisiones

● Coordinar entre niveles y áreas funcionales

● Control + desempeño conjunto de la organización

● Personas 🡪 Para que los FLUJOS DE TRABAJO E INFORMACIÓN sean POSIBLES.

o De diferentes niveles y funciones.
● Tecnología 🡪 Para procesar tareas e información.

P/ Sistemas Administrativos 🡪 No son concebibles sin:

● Trabajos enriquecidos

● Acceso a la información

● Personas capacitadas que sean coherentes con tareas más amplias y autónomas

● Tecnología apropiada

2. Requisitos del diseño

Sistemas Administrativos 🡪 Debe atender simultáneamente a:

● Ejecución de actividades en función de objetivos. CONTROLARLO

● Asegurar el flujo de información para la toma de decisiones

Para alcanzar dicho propósito 🡪 Requisitos = PAUTAS DE DISEÑO (no están exentos de
contradicciones).

● Efectividad
o Hacer las cosas que se debe hacer (enfoque del logro de objetivos) 🡪 Los Sistemas
Administrativos deben posibilitar la interrelación de los distintos sectores +
diferentes operatorias de la empresa de manera que las tareas se realicen en
tiempo y forma
o Relacionado con el logro de objetivos (referentes del desempeño) 🡪 Objetivos
deben traducirse en metas cuantificadas.
▪ Concreción 🡪 Depende de = recursos necesarios + forma en que se realicen
las actividades necesarias p/ alcanzarlos.
● Eficiencia
o Hacer bien las cosas 🡪 Utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a
la producción o a la prestación de un servicio.
o Consecuencia 🡪 PRODUCTIVIDAD = cantidad producida por unidad de tiempo. A
mayor eficiencia, mayor productividad.
▪ Productividad ≠ eficiencia (+ amplio) 🡪 considera otros costos directos +
indirectos además de hs. Hombre y hs. Máquina.
● Calidad
o Calidad total 🡪 asociado a la excelencia empresarial.
▪ P/ ello, empresas deben utilizar:

● Educación, experiencia y creatividad de su personal

● Favorecer autocontrol, ampliación de la tarea y fomento del

trabajo en equipo.
▪ Sistemas Administrativos que consideren:

● Procedimientos, formularios y archivos estandarizados y a prueba

de errores.
● Medición estadística de los tiempos de proceso.

● Flujo continuo + calidad de la información.

● Personal capacitado para realizar funciones múltiples.

● Equipamiento apropiado para las operaciones + tratamiento de la

información.
● Creación de valor
o Lo que cuenta es la percepción del cliente 🡪 Detectar primero las necesidades +
deseos del cliente como base del diseño de productos y/o servicios.
▪ Cliente/consumidor 🡪 Toma sus decisiones de acuerdo con el valor que
recibe en comparación con el precio que paga // Creamos valor:
● Aumentando el beneficio que percibe.

● Disminuyendo el precio que paga.

▪ Una vez identificado lo que es valioso + incorporado al diseño y

especificaciones del producto o servicio 🡪 Luego:
● Promoción de las cualidades

● Control que asegure la calidad

 ● Certeza de que se está haciendo lo correcto
o Porter 🡪 “Una de las fuentes de la ventaja competitiva es la forma en que las
empresas organizan y llevan a cabo actividades discretas (EJ. Vender, diseñar
nuevos productos o brindar servicios de posventa)”
▪ Cadena de valor = incluye actividades que exigen coordinación 🡪
Adecuada coordinación =
● Reduce costos

● Permite mejor control

● Sustituye actividades innecesarias o ineficientes

o Michael Harmer 🡪 “Organizaciones tienen que orientarse a los procesos porque
crean mayor valor para el cliente, crecimiento y más trabajo”
▪ Cliente 🡪 Define el proceso.

● Idea central de un proceso = unir las tareas o actividades

individuales en torno al logro de mayor valor.
o Cadena de valor de una organización forma parte de un sistema mayor
▪ Considerar costos de cadena económica completa

▪ Trabajar con los otros miembros para:

● Administrar costos

● Maximizar calidad y servicio final

▪ La creación de valor para el cliente depende de la cadena total

● Transparencia
o Impulsar programas de ética
o Sistemas de Información:
▪ Soporte + refuerzo de los valores establecidos 🡪 Control efectivo por
parte de todos los participantes.
 o Vinculado a 🡪 Libre acceso a la información sobre cuestiones sensibles.
o Principal objetivo 🡪 Protección de los activos de la organización + confiabilidad de
la información contable
o > Transparencia entre ciudadanos y empresas = > Competencia = Mejores
precios.

3. Pautas de control interno

Tarea básica de la administración 🡪 Proporcionar a cada individuo un ambiente de decisión que
asegure que su comportamiento responde a los propósitos y valores de la organización.

Control Interno = Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de
referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización, y procurando
obtener específicamente:

● Eficiencia de las operaciones

o Objetivo amplio.
● Confiabilidad de la información
o Exactitud y veracidad de los datos consignados en la contabilidad.
o Requisitos:
▪ Claridad

▪ Relevancia

▪ Pertinencia

▪ Oportunidad
o Considerar relación entre utilidad que proporcione + costo de obtenerla.
● Protección del patrimonio
o Procedimientos + información p/ resguardar activos (tangibles + intangibles/no
necesariamente se reflejan en la contabilidad financiera)

Elementos básicos

● Comportamiento administrativo = Técnicas tradicionales para la toma de decisiones

o Establecer niveles de autoridad + definir el contenido de los cargos 🡪 Se fijan:
▪ Autoridad

▪ Funciones

▪ Responsabilidad

▪ Alcance del control

o Definición de la estructura 🡪 Establecen:
 ▪ Responsables del diseño de la estructura y de la normalización de
procedimientos
▪ Quienes deberán controlar que las especificaciones se cumplan.

● Procedimientos estándar 🡪 Especificar prácticas y normas de aplicación.

o Incluir soportes de información, archivos y registros a utilizar.
o Eficacia del Control Interno = depende en gran medida de:
▪ Propiedad del procedimiento establecido

▪ Adecuada aplicación del procedimiento.

● Capacidad del personal 🡪 Necesario que sea calificada + capaz de desempeñarse según el
diseño previsto.
o P/ asegurar calidad requerida 🡪 Procesos apropiados de:
▪ Selección

▪ Desarrollo

▪ Evaluación

Normas generales y particulares

Requerimientos generales a tener en cuenta en diseño de los Sistemas Administrativos:

● Segregación de funciones
o Operación se realiza con la intervención de varios sectores.
o Se aconseja desagregar:
▪ Funciones de decisión o autorización de la operación

▪ Custodia física de los bienes

▪ Registro contable
o Supone esfuerzos adicionales de coordinación.
● Asignación de responsabilidades
o Establecer claramente:
▪ Funciones De distintas áreas y puestos

▪ Atribuciones
o Evitar “zonas de nadie”
● Niveles de autorización
o Establecer claramente quién puede autorizar una operación según tipo y monto.
 ● Seguridad en el manejo de activos
o Medios:
▪ Centralización del manejo en una sola persona o sector

▪ Acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes pueden

estar expuestos
▪ Documentación de los traslados

▪ Normas deben establecer recaudos de seguridad para el depósito +

custodia de bienes
▪ Contratación de seguros

● Diseño de formularios, archivos y registros

o Soportes de información
▪ Tienen que ser diseñados de modo tal que presenten:

● Toda la información necesaria de manera clara y precisa

● Constancia del responsable interviniente

● Control de formularios y comprobantes

o Prenumeración de formularios y comprobantes 🡪 Permite:
▪ Identificación precisa

▪ Dificultar sustitución de un ejemplar por otro

▪ Facilitar el control de los emitidos y anulados

● Integridad de la información
o Captura del dato de una sola vez 🡪 A través de bases de datos compartidas
▪ Se supone que se lleva a cabo en el momento en que son necesarios

▪ Se exigirá que el registro sea oportuno + de acuerdo con disposiciones

legales y principios contables

Control Interno:

● Deberá ajustarse a las modalidades operativas que imponen a las empresas su contexto
de negocios y los avances tecnológicos
o Flexibilizarse s/ nuevas realidades
o Redefinirse para cumplir con objetivos de resguardo y seguridad.

4. El impacto del cambio tecnológico

Influye sobre:

● Forma de realizar la tarea

● Generación y uso de la información

● Las personas 🡪 Función dentro del sistema + conocimientos

Informática y Sistemas Administrativos

● Aplicación de Tecnología de Procesamiento de Información a los negocios

● Tecnología disponible 🡪 Permite construir sistemas cada vez mayores

o Poder destructivo 🡪 Capacidad para romper con reglas que limitan la manera de
llevar a cabo el trabajo.
▪ Importante para las empresas que buscan VENTAJAS COMPETITIVAS
o Asociado a cambios en las organizaciones
▪ Operaciones más rápidas y ejecutadas en forma simultánea

▪ Eliminación de formularios y soportes físicos

▪ Mayor capacidad de archivo de información y mayor facilidad de acceso

▪ Transmisión de datos entre distintos procesos y entre organizaciones

▪ Información apropiada y oportuna para la toma de decisiones

▪ Control automático de las actividades respecto de los estándares

▪ Apoyo a los empleados en la ejecución de la tarea

▪ Redistribución de la carga de trabajo

o Problemas asociados:
▪ Costos de Hardware, Software e Implementación VS. Velocidad de
aparición de nuevas versiones.
▪ Requerimiento de nuevas funciones superespecializadas.

▪ Sobrecarga de información disponible en las bases de datos y la dificultad

de acceso que imponen nuevas herramientas de ayuda al usuario.
▪ El tiempo requerido para entrenarse en nueva tecnología, comprenderla y
deducir sus usos potenciales.
o Ejemplos:
▪ Bases de datos compartidas
 ▪ Sistemas expertos

▪ Redes de telecomunicaciones

▪ Instrumentos de apoyo a las decisiones

▪ Computadoras portátiles

▪ Identificación automática

▪ Tecnología de rastreo

▪ Computadoras de alto rendimiento

Visualizar el cambio tecnológico + sus aplicaciones antes de que la tecnología esté realmente
disponible = VENTAJA COMPETITIVA

La era de la información
Tiempos actuales 🡪 Por aporte transformador de la informática y tecnología de las
comunicaciones al contexto organizativo.

Aplicaciones de la Tecnología Informática y de Comunicaciones a las operaciones de las

organizaciones y a los Sistemas Administrativos que las soportan:

● Redes de datos digitales

● Máquinas interactivas

● Fabricación virtual

● Oficina sin papeles

● Sistemas de información integrales

● Comercio electrónico
o Más allá de la compra y venta de productos por internet 🡪 implica la
transformación de toda la cadena de valor.

5. Diagramas y Manuales
Organizaciones aprenden de su experiencia y tienden a transmitir esa experiencia a sus
miembros.

● Empresa = crece en tamaño y complejidad 🡪 Desaparece ajuste mutuo + informalidad =

falta de control.
o Requiere Proceso de Formalización 🡪 Finalidades:
 ▪ Reducir la variabilidad del comportamiento y controlarlo.

▪ Coordinar de manera precisa distintas tareas

▪ Obtener consistencia mecánica para una producción eficiente

▪ Asegurar a clientes y empleados para una producción eficiente

▪ Asegurar a clientes y empleados la imparcialidad de los procedimientos

o Formalización (requiere intervención de un especialista) 🡪 Modos básicos:
▪ Por la corriente de trabajo

▪ Por la posición

▪ Por las reglas

Herramientas 🡪 Más utilizadas:

● Diagramas 🡪 Forma más elemental de representación de un procedimiento = a partir de

símbolos, líneas y anotaciones mínimas permite construir un cuadro sintético y de fácil
lectura donde se aprecia el funcionamiento de un determinado sistema.
o Diagrama de flujo de datos 🡪 Usa solo cuatro símbolos:
▪ Círculo = Procesos (actividades manuales o automatizadas)

▪ Flecha = Flujo de datos entre procesos

▪ Rectángulo horizontal = Fuente o destino de datos

▪ Rectángulo horizontal abierto en su lado derecho = almacenamiento de

datos
o Diagrama de bloque 🡪 Visión sintética de Sistemas Administrativos y su
funcionamiento.
▪ Se presenta en cuatro rectángulos:

● Entradas de información

● Procesos que se realizan que corresponden a un

determinado sistema
● Archivos que se utilizan

● Salidas finales de información

o Diagrama de interdependencia sectorial 🡪 Mapa de proceso. Útil para tener
visión global del sistema o subsistema, sin entrar en detalles.
▪ Se compone de un cuadro con columnas en las que se indican los sectores
intervinientes
● Dentro de cada columna se describen las operaciones que se
realizan en ese sector
● Símbolos de operaciones se conectan entre sí por líneas que
representan el traslado de la información e indican la secuencia en
que se efectúan.

o Cursograma 🡪 Mediante un conjunto de símbolos, permite representar:

▪ Secuencia de actividades

▪ Soportes de información

▪ Archivos utilizados
● Manuales 🡪 Cuerpos integrados de normas donde se establecen las instrucciones
necesarias para la realización de las tareas.
o Formalización de los Sistemas Administrativos 🡪 Manual de Procedimientos o de
Normas y Procedimientos.
▪ Para c/Sistema se incluyen:

● Resumen de normativa vigente

● Descripción de los pasos que se guiarán con indicación de los

formularios, archivos y registros utilizados.
o Principal utilidad = Importante instrumento para el entrenamiento del personal
-🡪 Derivado de su función unificadora.
o Limitaciones:
▪ Confeccionarlos + mantenerlos actualizados requiere tiempo y tiene un
costo.
▪ Si están incorrectamente redactados o carecen de las especificaciones
necesarias, pueden dificultar la ejecución de las tareas.
▪ Si son sumamente prescriptivos pueden limitar la iniciativa individual.