FORMULARIO RECOLECCIÓN DE INFORMANCIÓN

Juan Humberto Anaya Carballo

Kevin Darío Ruedas Amaya
Yeferson Duván Quintero Sanabria
Kevin Contreras Mora

TECNOLOGÍA EN ANALISISY DESARROLLO DE SOFTWARE

FICHA No.2758255

INSTRUCTOR
Arnaldo Antonio Llanos Suescun

CENTRO AGRICOLA AGROINDUSTRIAL DE GAIRA

MAGDALENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2023
1 ¿Qué actividades se realizan en esta área?

Como propietario de esta empresa, nuestra área de actividades se enfoca en la gestión y control
del inventario. Nos encargamos de supervisar y mantener registros precisos de todos los
productos y materiales que tenemos disponibles en nuestra empresa.

En primer lugar, llevamos a cabo un exhaustivo proceso de recepción de productos, verificando su

calidad y cantidad. Utilizamos sistemas de seguimiento sofisticados para garantizar que cada
artículo se registre correctamente en nuestro inventario. Además, implementamos medidas de
seguridad para prevenir pérdidas o robos.

Una vez que los productos están en nuestro inventario, nos encargamos de su almacenamiento
adecuado. Esto incluye organizarlos de manera eficiente para maximizar el espacio disponible y
garantizar un acceso fácil y rápido cuando sea necesario.

Además, llevamos a cabo un monitoreo continuo de los niveles de inventario para evitar escasez o
exceso.

La gestión del inventario también implica realizar inventarios físicos periódicos para verificar la
precisión de nuestros registros. Esto nos ayuda a identificar posibles discrepancias y tomar
medidas correctivas de inmediato.

Asimismo, nos esforzamos por optimizar nuestro inventario y minimizar los costos asociados.
Realizamos análisis y estudios detallados para identificar productos obsoletos o de bajo
rendimiento y tomar decisiones informadas sobre su disposición.

En resumen, como empresa, nos dedicamos a la gestión y control eficiente de nuestro inventario
para garantizar una operación fluida, satisfacer las demandas de nuestros clientes y maximizar la
rentabilidad de nuestro negocio.

2 ¿Qué procedimientos están previamente establecidos para realizar las actividades?

Como propietario de la empresa, tenemos varios procedimientos establecidos para realizar

nuestras actividades de inventario de manera eficiente y precisa. Estos procedimientos son
fundamentales para mantener un control adecuado de nuestros productos y garantizar que
tengamos la cantidad adecuada de inventario en todo momento. Aquí hay algunos de los
procedimientos clave que seguimos:

Registro de inventario: Mantenemos un registro detallado de todos los productos en nuestro

inventario. Utilizamos un sistema de gestión de inventario que nos permite realizar un
seguimiento de las entradas y salidas de cada producto, así como su ubicación en nuestro
almacén.

Recuento regular: Realizamos recuentos regulares de inventario para asegurarnos de que los
registros coincidan con la cantidad física de productos que tenemos en existencia. Estos recuentos
pueden ser diarios, semanales o mensuales, según las necesidades de nuestra empresa.

Reaprovisionamiento planificado: Utilizamos técnicas de pronóstico de demanda y análisis de

tendencias para planificar nuestras compras de inventario. Esto nos ayuda a evitar situaciones de
exceso o falta de inventario y a optimizar nuestros niveles de stock para satisfacer la demanda de
los clientes.

Control de calidad: Antes de que los productos sean incluidos en nuestro inventario, llevamos a
cabo controles de calidad rigurosos para asegurarnos de que cumplan con nuestros estándares.
Esto nos ayuda a evitar problemas relacionados con productos defectuosos o de baja calidad en
nuestro inventario.

Sistema de alerta temprana: Tenemos un sistema de alerta temprana en su lugar que nos notifica
cuando los niveles de inventario alcanzan ciertos umbrales predefinidos. Esto nos permite tomar
medidas rápidas, como realizar pedidos adicionales o ajustar nuestras estrategias de ventas, para
evitar cualquier problema de agotamiento de existencias.

Estos son solo algunos ejemplos de los procedimientos que seguimos en relación con nuestro
inventario. Nuestro objetivo es garantizar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente al
mantener un control adecuado de nuestros productos.

3 ¿Cuál es la frecuencia en que ocurre?

Me complace compartir que hemos establecido una frecuencia regular y eficiente para llevar a
cabo nuestros inventarios. Nuestro objetivo es realizar inventarios completos de nuestros
productos al menos una vez al mes. Esto nos permite mantener un control preciso sobre nuestras
existencias y asegurarnos de que contamos con la cantidad adecuada de productos en todo
momento.

4 ¿Cuáles son los tiempos para cada proceso?

Como propietario de la empresa, entiendo la importancia de optimizar los tiempos de cada

proceso en nuestro inventario para mantener la eficiencia y la rentabilidad. Los tiempos pueden
variar según el tipo de proceso y el tamaño de nuestro inventario.

Recepción de mercancía, Almacenamiento, Control de inventario, Gestión de pedidos.

Es importante tener en cuenta que estos tiempos son estimaciones generales y pueden variar en
función de las circunstancias específicas de nuestra empresa, como la demanda estacional, la
disponibilidad de productos y los eventos imprevistos. Sin embargo, nos esforzamos
continuamente por mejorar nuestros procesos y reducir los tiempos para brindar un servicio
eficiente a nuestros clientes.

5 ¿Cuál es dependencias a áreas están involucradas en el procedimiento?

Como dueño de una empresa, en el procedimiento de inventario están involucradas diversas

dependencias y áreas dentro de nuestra organización. A continuación, te mencionaré algunas de
las principales:

Área de Compras, área de Almacén, área de Ventas, área de Finanzas, área de Logística.

Estas son solo algunas de las dependencias y áreas involucradas en el procedimiento de

inventario. Cada una de ellas juega un papel fundamental para garantizar la precisión, eficiencia y
disponibilidad de nuestros productos, lo que nos permite ofrecer un servicio de calidad a nuestros
clientes.

6 ¿Cómo se mide la eficiencia y ni casia con las que se lleva a cabo cada actividad?

En mi empresa, medimos la eficiencia y precisión de nuestras actividades mediante indicadores

clave de rendimiento. Para el inventario, monitoreamos el índice de rotación, que nos muestra la
frecuencia con la que los productos se venden y reponen. Además, evaluamos la tasa de precisión
de nuestro inventario, que se refiere a la exactitud de los registros en comparación con la cantidad
real de productos en stock. Estas métricas nos permiten identificar áreas de mejora y tomar
medidas para optimizar nuestras operaciones y garantizar un inventario bien administrado.

7 ¿Cómo interactúa las diferentes áreas con las demás actividades?

En una empresa, las diferentes áreas interactúan de manera colaborativa y sinérgica para
garantizar un funcionamiento eficiente y coordinado de todas las actividades. Por ejemplo, el área
de inventario se relaciona estrechamente con el área de compras, ya que necesita mantener un
control preciso de los productos existentes y solicitar nuevas adquisiciones según la demanda.
Asimismo, el área de ventas proporciona información vital sobre las tendencias del mercado y la
demanda de productos, lo cual influye en la gestión del inventario. La logística se encarga de
coordinar la distribución de los productos, asegurándose de que estén disponibles cuando se
necesiten. Además, el área de finanzas monitorea los costos asociados al inventario y proporciona
los recursos necesarios para su gestión adecuada. En resumen, todas las áreas de la empresa
trabajan en conjunto para garantizar una gestión eficiente del inventario y satisfacer las
necesidades de los clientes.

8 ¿Qué esperan que se solucione con este producto?

Con este producto, esperamos que resuelva las necesidades y deseos de nuestros clientes,
proporcionándoles una solución efectiva y de alta calidad para sus problemas o requerimientos
específicos. Nuestro objetivo es brindarles satisfacción, conveniencia y valor a través de nuestro
inventario, mejorando su vida o su negocio de manera significativa.

9 ¿Qué herramientas informáticas utilizan para el manejo de la información de sus actividades?

En nuestra empresa, utilizamos un sistema de gestión de inventario personalizado basado en

software, que nos permite rastrear y administrar eficientemente todos los aspectos de nuestras
actividades relacionadas con el inventario, utilizamos herramientas de análisis de datos para
identificar tendencias y patrones que nos ayudan a mejorar la planificación y la toma de decisiones
estratégicas en relación con nuestro inventario.

10 ¿Cada cuanto se realiza el control de inventario de productos existentes?

Depende de cuanta mercancía existente tenga la empresa se puede realizar cada mes o, cada 3
meses.

11 ¿De qué forma clasifica los productos?

En nuestra empresa, clasificamos nuestros productos en dos categorías principales: Dentro de
cada categoría, tenemos diferentes variedades y marcas para ofrecer a nuestros clientes. Esta
clasificación nos permite organizar nuestro inventario de manera eficiente y brindar a nuestros
clientes una amplia gama de opciones para elegir.

12 ¿Que métodos de control de inventarios utiliza?

Utilizamos principalmente dos métodos de control de inventarios: el método Justo a Tiempo y el

sistema de inventario de punto de reorden.

El método Justo a Tiempo nos permite minimizar los costos de almacenamiento al recibir y
reponer los productos justo cuando son necesarios. Esto reduce la cantidad de inventario en
nuestras instalaciones y nos ayuda a evitar el riesgo de obsolescencia.

Por otro lado, el sistema de inventario de punto de reorden nos permite establecer un umbral
mínimo de inventario para cada producto. Cuando el nivel de inventario alcanza ese punto,
realizamos pedidos de reposición para evitar quedarnos sin stock y garantizar una entrega
continua a nuestros clientes.

Estos métodos nos permiten optimizar nuestros niveles de inventario, reducir costos y garantizar
una gestión eficiente de nuestros productos.

13 ¿Explique el proceso de control de inventario actual?

Como propietario de una empresa, el proceso de control de inventario actual es fundamental para
mantener la eficiencia y el éxito de nuestro negocio. Consiste en supervisar y administrar todos los
productos que tenemos disponibles para la venta.

En primer lugar, realizamos un inventario inicial para conocer la cantidad exacta de cada artículo
en nuestro almacén. Luego, implementamos un sistema de seguimiento continuo que registra las
entradas y salidas de productos a medida que ocurren. Utilizamos tecnología como códigos de
barras o sistemas de gestión de inventario para agilizar este proceso.

También utilizamos análisis de datos para predecir la demanda y determinar los niveles óptimos
de inventario. Esto nos ayuda a evitar excesos o escasez, optimizando nuestros recursos y evitando
pérdidas.

14 ¿De qué forma se realizan las facturas y explique métodos de pago?

En cuanto a los métodos de pago, ofrecemos diversas opciones para brindar comodidad a nuestros
clientes. Aceptamos pagos en efectivo, también pagos en línea a través de plataformas seguras. De
esta manera, nos aseguramos de adaptarnos a las preferencias y necesidades de nuestros clientes,
facilitando el proceso de compra y venta.

15 ¿cómo manejan la salida de los productos físicos?

En nuestra empresa, manejamos la salida de los productos físicos de manera eficiente y

estratégica. Utilizamos un sistema de gestión de inventario que nos permite tener un control
preciso de las existencias y optimizar los niveles de stock. Además, seguimos una política de ventas
basada en la demanda y utilizamos técnicas de pronóstico para anticiparnos a las necesidades del
mercado, gestionamos la salida de los productos físicos de forma eficiente, priorizando la
satisfacción de nuestros clientes y maximizando la rentabilidad de nuestro negocio.

16 ¿Cómo se aseguran del proceso de que los primeros productos en entrar, sean los primeros en
salir?

Implementamos un sistema de gestión de inventario basado en el método de "primero en entrar,

primero en salir”. Esto implica que los productos que llegan primero se almacenan en áreas
accesibles y visibles, mientras que los productos más nuevos se colocan detrás de ellos. Al
momento de procesar los pedidos, nuestros empleados se aseguran de tomar los productos más
antiguos del frente de las estanterías, garantizando así que los primeros productos en entrar sean
los primeros en salir. Además, llevamos un registro detallado de las fechas de entrada y salida de
los productos para un mejor control y seguimiento del inventario.

17 ¿Cuál es la naturaleza de tu negocio y qué tipo de productos manejas en tu inventario?

Como dueño de una empresa de bebidas, nuestra naturaleza de negocio se centra en la

producción y distribución de licores. Contamos con una amplia variedad de cervezas artesanales y
comerciales, así como una selección de rones premium y otros licores destilados. Nuestro objetivo
es ofrecer a nuestros clientes productos de alta calidad y un amplio espectro de sabores para
satisfacer sus gustos y preferencias.

18 ¿Cuál es el tamaño aproximado de tu inventario?

Como dueño de la empresa, el tamaño de mi inventario varía en función de la demanda y la

estacionalidad. Sin embargo, puedo decir que mantenemos un inventario amplio y diverso para
satisfacer las preferencias de nuestros clientes.

19 ¿Tienes una idea de la cantidad de productos que posees actualmente?

Es difícil proporcionar una respuesta precisa sobre la cantidad de productos que poseo
actualmente, ya que el inventario puede variar constantemente. Sin embargo, puedo decir que
nuestro objetivo es mantener un inventario adecuado para satisfacer la demanda y garantizar la
disponibilidad de nuestros productos de alta calidad.

20 ¿Cómo realizas actualmente el seguimiento de tu inventario?

Actualmente, utilizamos un sistema de gestión de inventario automatizado. Desde la entrada hasta

la salida. Además, realizamos auditorías regulares para asegurarnos de que los registros coincidan
con el inventario físico. Esto nos permite optimizar nuestro flujo de trabajo y garantizar que
siempre tengamos suficiente stock para satisfacer la demanda de nuestros clientes.

21 ¿Utilizas algún software o sistema automatizado?

Un software no pero si un sistema de gestión de inventario automatizado

22 ¿Qué desafíos o problemas has experimentado en relación con tu inventario?

Algunos desafíos que he experimentado en relación con mi inventario incluyen la gestión de la

demanda y el pronóstico de ventas, el control de la rotación y obsolescencia de los productos, así
como la optimización de los niveles de inventario para evitar escasez o exceso. También he
enfrentado dificultades en la coordinación de la cadena de suministro y en el manejo de
problemas de almacenamiento y logística. Estos desafíos requieren una planificación cuidadosa,
seguimiento constante y la implementación de sistemas eficientes para garantizar un inventario
adecuado.

23 ¿Alguna vez has tenido dificultades para controlarlo o gestionarlo de manera eficiente?

Sí, en ocasiones hemos experimentado dificultades para controlar y gestionar eficientemente

nuestro inventario. Sin embargo, hemos implementado estrategias y sistemas mejorados para
optimizar el seguimiento, la planificación y la gestión de nuestro inventario, lo que nos ha ayudado
a minimizar los desafíos y maximizar la eficiencia en general.

24 ¿Cómo realizas el recuento físico de tu inventario y con qué frecuencia lo llevas a cabo?

Realizamos el recuento físico de nuestro inventario de manera mensual. Es un proceso exhaustivo

que implica contar y verificar todos los productos almacenados en nuestras instalaciones. Esto nos
permite tener un control preciso de nuestras existencias y detectar cualquier discrepancia o
pérdida.

25 ¿Tienes algún mecanismo para identificar los productos de inventario obsoletos o de baja
rotación?

Sí, tenemos un mecanismo establecido para identificar los productos de inventario obsoletos o de
baja rotación. Regularmente realizamos análisis de ventas y seguimiento de la demanda de cada
producto. Utilizamos indicadores clave de desempeño, como el índice de rotación y el tiempo
promedio en inventario, para identificar aquellos productos que no se están moviendo
rápidamente. Además, mantenemos una comunicación estrecha con nuestros proveedores y
clientes para anticipar cambios en la demanda y ajustar nuestro inventario en consecuencia. Esta
gestión activa nos permite tomar decisiones informadas sobre liquidaciones, descuentos o
cambios en nuestra estrategia de compra, evitando así acumular productos obsoletos y
maximizando el retorno de nuestra inversión en inventario.

26 ¿Cuál es tu nivel de satisfacción general con la gestión de tu inventario actual?

Mi nivel de satisfacción en general es aceptable pero exhaustiva.

27 ¿Hay algún aspecto específico que te gustaría mejorar?

Sí, nos estamos enfocando en mejorar la eficiencia de nuestro sistema de seguimiento de

inventario para minimizar los errores y garantizar un stock preciso y actualizado en todo
momento.

28 ¿Has considerado implementar tecnologías avanzadas, como el uso de códigos de barras,

etiquetas RFID o sistemas de gestión de inventario en la nube?
Sí, Estas soluciones nos permiten mejorar la eficiencia de nuestro inventario, rastrear y localizar
productos con mayor precisión, optimizar los niveles de stock y facilitar la gestión de pedidos. Es
una necesidad que tenemos para la reducción de errores.

29 ¿Qué impacto crees que una gestión más eficiente de tu inventario podría tener en tu negocio?

Una gestión más eficiente de nuestro inventario tendría un impacto significativo en nuestro
negocio. Nos permitiría minimizar los costos asociados con el almacenamiento y la obsolescencia,
al tiempo que optimizaríamos nuestros niveles de stock para satisfacer la demanda de manera
más precisa. Además, podríamos reducir los tiempos de espera de los clientes y mejorar su
satisfacción al tener los productos disponibles cuando los necesiten. En general, una gestión
eficiente del inventario nos ayudaría a maximizar nuestros beneficios y fortalecer nuestra posición
competitiva en el mercado.

30 ¿Tienes alguna pregunta o inquietud específica relacionada con la gestión del inventario que te
gustaría discutir o abordar?

Una pregunta o inquietud importante relacionada con la gestión del inventario es cómo
asegurarse de tener suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes sin incurrir en
exceso de inventario. El equilibrio entre el costo de mantener inventario y la capacidad de cumplir
con las necesidades de los clientes es crucial para maximizar la rentabilidad y la satisfacción del
cliente. Implementar un sistema de seguimiento preciso del inventario, establecer niveles de
inventario óptimos y utilizar herramientas tecnológicas como software de gestión de inventario
pueden ayudar a lograr este equilibrio de manera eficiente y efectiva.

OBSERVACION DIRECTA:

Observación directa: observo hay que diferentes tipos de clientes, ahí clientes de encargos de
mayor cantidad, pero son los menos activos en las compras y también ahí clientes de encargos
pequeños, pero son más constantes, pero de eso también dependen los costos de los artículos
comprados, el sistema de inventario lo tienen muy bien distribuido cada vez que llegan pedidos
sacan la mercancía vieja y ponen la nueva atrás o debajo de la mercancía nueva para no dejar que
su mercancía caduque.

También se observa que la facturas se realizan de manera manual y el pago solo se recibe en
efectivo, las cotizaciones también se realizan tipo factura, se nota que aunque no se maneja un
software se logra evidenciar orden al momento de la salida y entrada de productos, se hace
destacar el orden y la ubicación, los productos también son clasificados por su calidad, precio y por
las marcas de dichos productos.