P-TES-001

PROCEDIMIENTO
Versión 1
TESORERÍA
Fecha: 26/07/2019

1. Objetivo

Describir en forma detallada los procedimientos, que se realiza al interior del

departamento de Tesorería estableciendo de manera formal las políticas, métodos y
técnicas que deberán realizarse durante la aplicación de cada uno de los procesos.

2. Alcance

Este proceso abarcará los siguientes instrumentos financieros:

• Cuentas por cobrar.

• Cuentas por pagar.
• Obligaciones financieras.
• Coberturas.

3. Definiciones

Instrumento financiero: Situación en la que surge el derecho para una entidad de

cobrar y el deber para otra entidad de pagar por efecto de una transacción comercial que
representa un derecho contractual.

Crédito de tesorería: Es una línea de crédito que cubre las necesidades de liquidez a
muy corto plazo. El plazo de estos créditos es de 1 día hasta 180 días dependiendo de sus
necesidades. El capital se paga al vencimiento y los intereses pueden ser mensuales,
trimestrales, semestrales o al vencimiento.

Crédito de cartera ordinaria: Es un crédito de mediano o largo plazo para financiar

capital de trabajo o de inversión. Se acuerda un plan de pagos, capital en intereses. El
pago de la cuota puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.

Créditos en moneda extranjera o giros financiados: Se debe tener en cuenta que

estos créditos dependen de la TRM (Tasa Representativa del Mercado). Para los giros
financiados siempre se deben cancelar al vencimiento, si o solo si el banco acuerda una
opción de prórroga.

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Fecha: 26/07/2019

Instrumento de Cobertura: Es un derivado designado o un activo financiero, un pasivo

financiero no derivado cuyo valor razonable o flujos de efectivo generados se espera que
compensen los cambios en el valor razonable o flujos de efectivo de la partida cubierta.

Contrato forward delivery - entrega física: Aquellos forwards con entrega, lo que
significa que al vencimiento se hace el intercambio total de los flujos de monedas, es decir
se hace entrega física de la divisa respectiva a cambio de pesos colombianos, o en otros
casos se hace entrega de la divisa a cambio de otra divisa.

Para realizar forward delivery debe existir una obligación o un derecho con el exterior que
surja de una operación obligatoriamente canalizable a través del mercado cambiario, esto
se entiende como el pago de las importaciones de bienes, el pago de las exportaciones de
bienes, el desembolso y pago de capital e intereses del endeudamiento externo.

Contrato forward non delivery - liquidándolo contra un índice: En esta modalidad

el día del vencimiento no se hace entrega de los flujos de monedas. En este caso las
partes se obligan a que la liquidación y cumplimiento se realice utilizando el mecanismo de
neteo, el cual consiste en comparar la tasa forward pactada con el índice de referencia,
multiplicado por el valor nominal de la operación acordado entre las partes, para el caso
del forward Non Delivery peso/dólar normalmente el índice de referencia utilizado es la
tasa representativa del mercado TRM publicada al día hábil siguiente a la fecha de
vencimiento.

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4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO OBLIGACIONES FINANCIERAS.

ADQUISICIÓN DE OBLIGACIONES FINANCIERAS

PROCESO DESCRIPCION RESPONSABLE

INICIO

Dependiendo de la necesidad se revisa GERENCIA

Revisión Flujo
el flujo de caja para adquirir un credito.
de Caja

Dependiendo del monto, plazo, tasa, y

GERENCIA
Solicitud cupo con el banco se toma la decisión
Crédito SI de adquirir el crédito en pesos o
moneda extranjera.

Documentación Se envía al banco la documentación

solicitada antes del medio día y por mail TESORERIA
solicitada por el banco
para agilizar el proceso.
NO

SI

Se entrega copia a contabilidad los TESORERIA

Registro contable soportes radicados del nuevo crédito.

Fin

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5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO VENCIMIENTO DE OBLIGACIONES

FINANCIERAS.

VENCIMIENTO DE OBLIGACIONES FINANCIERAS

PROCESO DESCRIPCION RESPONSABLE

INICIO

Dos semanas antes se confirma las

TESORERIA
VENCIMIENTO DE nuevas condiciones de la obligación se
OBLIGACION prorroga o se cancela.

Dependiendo de la tasa, plazo, o modalidad

de crédito se toma la decisión de prorrogar. GERENCIA
Nota: Se debe confirmar el monto ya que el
NO PRORROGA banco puede solicitar un abono.

SI
Se envía instrucción de cancelación de
Cancelación de crédito y se confirma como será cancelado el TESORERIA
Obligación capital y el pago de intereses.

Se envía al banco la documentación

Documentación solicitada junto con el pago de intereses. TESORERIA
solicitada por el banco Se radica antes de medio día, y se envía por
mail para agilizar el proceso.

SI

Registro contable El documento radicado se pasa a

TESORERIA
contabilidad para registrar intereses.

Fin

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6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO COBERTURA OBLIGACIONES EN

MONEDA EXTRANJERA.

COBERTURA OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA

PROCESO DESCRIPCION RESPONSABLE

INICIO
Todos los créditos de moneda extranjera tiene que ser
cubiertos mediante contrato Forward Delivery o Non Delivery TESORERIA
se debe realizar en la mayor brevedad una vez adquirida la
Cubrimiento o
obligación.
Contrato Forward
Rocsa - Compra

Con el Trade asignado por el bancos Se cotiza: Devaluación, tasa

Cotización con spot, y tasa Fwd. La obligación se debe cubrir por el valor exacto y TESORERIA
tres bancos el plazo es un día anterior de la fecha de su vencimiento.

Cierre contrato La tasa Fwd menor cotizada, con ese banco se cierra el contrato TESORERIA
fwd fwd.

Documentación TESORERIA
El banco envía el contrato fwd para ser firmado por las personas
Contrato Fwd
autorizadas.

TESORERIA
Se radica en el El documento firmado tiene que enviarse al banco.
banco

El documento se pasa a contabilidad para registrar la

Registro en TESORERIA
obligación
contabilidad

Fin

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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO VENCIMIENTO DE COBERTURA.

VENCIMIENTO COBERTURA

PROCESO DESCRIPCION RESPONSABLE

INICIO

En fecha de vencimiento de la TESORERIA

cobertura se liquida con la
Vencimiento
TRM de ese dia.
cobertura

El banco envía la Se confirman los datos TESORERIA

liquidación liquidados

Contrato de Compra: Si la TRM TESORERIA

Comportamiento esta por arriba de la tasa Fwd a
TRM menor que FWD
TRM Rocsa le pagan.

Se envía instrucción como se va TESORERIA

Rocsa Paga al Banco TRM mayor que FWD ha realizar el pago

Se envia al banco instrucción a que

El banco le paga a Rocsa TESORERIA
cuenta se deben abonar los recursos

Fin

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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR.

CUENTAS POR PAGAR

PROCESO DESCRIPCION RESPONSABLE

INICIO

Se revisan los proveedores con TESORERIA

saldos a mayor de 90 y 60 días de
Cuentas por vencimientos.
Pagar

Revisado el flujo de caja

Programación de procedemos a realizar la TESORERIA
Pagos programación de pago.

Revisión de Se revisa: Fechas de vencimiento TESORERIA

Facturas y firma de aprobación.

NO
Factura Rechazada Pendiente aprobación de factura. TESORERIA

Aprobación de Se remite al departamento encargado TESORERIA

factura para revisar la factura.

Comprobante Se realiza en egreso para proceder TESORERIA

SI Egreso con el pago.

Transferencia en Proceso de pago en el banco. TESORERIA

el banco

FIN

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9. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO

• Archivo de facturas causadas, pendientes para pago.

• Archivo de egresos.