ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Gabriel Ariza administrador PH Daniel Lizarazo revisor fiscal Jefe de Oficina Asesora Jurídica

FECHA: FECHA: FECHA:

5-1-21 10-1-21 12-1-21
Realizar acciones de cobro persuasivo mediante gestiones persuasivas tendientes a obtener el pago de las obligaciones a favor de la Superintendencia Nacional de Salud.
OBJETIVO
Inicia con la recepción del título ejecutivo con la respectiva constancia de firmeza, continúa con la ejecución de acciones para el cobro persuasivo, que derivan con la realización
ALCANCE del Convenio de Pago y seguimiento al cumplimiento de las cuotas, y termina con la elaboración del Oficio de terminación de gestiones de cobro, o el inicio de Cobro por
Jurisdicción Coactiva.
ÁMBITO Este procedimiento aplica para el proceso de Cobro Persuasivo, y se relaciona con todos los procesos de la Superintendencia Nacional de Salud que generen insumos y reciban
DE los productos del procedimiento, especialmente los procedimientos referentes a cobro de sanciones, multas y tasa de supervisión.
APLICACI
ÓN
DEFINICIONES
Cobro Persuasivo: El cobro por vía persuasiva ha sido entendido como una instancia preliminar constitutiva de una etapa del procedimiento de cobro, distinta al cobro coactivo, la cual busca
persuadir, convencer, inducir al deudor para que acuda de manera voluntaria al pago de la obligación, o bien a la suscripción de un Convenio de Pago que garantice bajo ciertas condiciones, el
cumplimiento de una obligación.
Facilidad de Pago: Es la herramienta que le permite conceder plazos al deudor para el pago de obligaciones contenidas en títulos ejecutivos en mora, mediante la celebración de convenios de
pago, previa la constitución de las garantías que respalden el cumplimiento de lo estipulado.
Jurisdicción coactiva: Conjunto de procesos que gozan de formalidad, los cuales conllevan a dar cumplimiento a órdenes dictadas por la administración para el cobro de una obligación. Es
una acción de naturaleza administrativa y no judicial. Atribución para hacer efectivas las obligaciones legalmente causadas en favor de la entidad cuando los deudores incurren en mora en el
cumplimiento de sus obligaciones. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.

REQUISITO LEGAL
Ley 1066 del 29 de julio de 2006, “Por la cual se dictan normas para la normalización
de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo”
Resolución 116 del 15 de Febrero de 2007 “Por la cual se adopta el Reglamento del
Procedimiento Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.”
NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Los artículos 2 y 5 establecen las Obligaciones de las entidades públicas que tengan cartera a su favor,
y otorga la Facultad de cobro coactivo y procedimiento a estas las entidades.
En los artículos 98 al 101, y el Artículo 297 se establecen las condiciones para la realización de las
acciones de cobro.
Se identifica el objeto y las etapas para la realización del Cobro Coactivo para la Superintendencia
Nacional de Salud.

Resolución 2022 del 11 de octubre de 2013 “Por la cual se asignan funciones al Se designan en el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la entidad las funciones de
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva y a su Coordinador”. representación en procesos de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva.
Se asignan funciones al Coordinador del Grupo para el desarrollo de las funciones asignadas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1 - Los Títulos Ejecutivos deberán remitirse al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, conforme lo establece la Circular interna 00028 de 2013 y las que la modifiquen, adicionen o
complementen.
2. Los profesionales deberán seguir el procedimiento establecido en el Estatuto Tributario, la Resolución 0116 de 2007 y la Resolución 2022 de 2013 de la Superintendencia Nacional de Salud,
y demás normas concordantes. Los profesionales del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva deben tener en cuenta la Guía de Procesos de Cobro Coactivo (CJGU01), para
llevar a cabo las acciones jurídicas correspondientes al cobro persuasivo de obligaciones contenidas en títulos ejecutivos..
3. Los documentos y/o reportes que se soliciten al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, como bases de datos en cualquier formato, deben ir acompañados de un memorando a
la Coordinación del Grupo que indique las características del documento solicitado. Así mismo, los documentos que se envían como respuesta deben ser enviados por memorando informando
las características generales del documento y de la información que en él se incluye.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
El secretario del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
Registro
Recibir los expedientes recibe el Titulo Ejecutivo con el Memorando de la Dependencia
Memorando
debidamente ejecutoriados, (oficio remisorio), y la Certificación de Ejecutoría, remitido por los
(ASFL01) y en la
con el Memorando de la Superintendentes Delegados, la Secretaría General o la Oficina Grupo de Cobro
base de datos
Dependencia (oficio remisorio) Asesora de Planeación. Persuasivo y Todas las
del Grupo de
1. y los actos administrativos para Las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud deben Jurisdicción Asistencial dependencias de la
Cobro
solicitar el cobro, registrar en la seguir las indicaciones internas de la entidad (Circular interna 028 de Coactiva - Oficina entidad
Persuasivo y
base de datos y asignar el 2013 y las que la modifiquen o complementen), al remitir los Asesora Jurídica
Jurisdicción
consecutivo de cobro documentos al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.
Coactiva para su
persuasivo. Registra en la base de datos y asigna el consecutivo de cobro
control
persuasivo.
El Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Grupo de Cobro
Asignar al profesional el Coactiva asigna al profesional, quien da inicio a las gestiones Persuasivo y Registro
2. expediente para el inicio de las persuasivas de cobro. Jurisdicción Coordinador Memorando
gestiones de cobro. El traslado se hace por memorando en el Sistema de Gestión Coactiva - Oficina (ASFL01).
Documental Asesora Jurídica
¿El expediente cumple con los
SI continúa en la actividad 5.
3. requisitos para el Cobro
NO continúa en la actividad 4.
Persuasivo?
Si los documentos no cumplen los requisitos necesarios para dar
Grupo de Cobro
impulso al proceso, el profesional devuelve los documentos a la
Persuasivo y Todas las Registro
Enviar oficios a las dependencia que remitió el Título Ejecutivo, para que subsane o
4. Jurisdicción Profesional dependencias de la Memorando
dependencias para ajustes. corrija los requisitos.
Coactiva - Oficina entidad (ASFL01)
Luego de subsanados los documentos, estos se reciben a través del
Asesora Jurídica
secretario del grupo para continuar con el trámite.
5. Realizar comunicación de El profesional asignado adelanta las acciones de Cobro Persuasivo Grupo de Cobro Profesional Registro
Cobro Persuasivo. pertinentes, para lo cual se puede comunicar mediante llamada Persuasivo y Memorando
telefónica, correo electrónico y/o proyectar oficio en Sistema de Jurisdicción (ASFL01)
Gestión Documental para su envío al deudor. Coactiva - Oficina
En todos los casos, se le informa al deudor la cantidad de dinero que Asesora Jurídica
debe cancelar, cuenta en la cual debe consignar y la resolución que
sustenta la medida Además, se le indica que debe realizar el pago
dentro de los 5 días siguientes al recibo de la comunicación.
 ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Para las comunicaciones escritas el profesional debe seguir el
Formato de Cobro Persuasivo de Sanción (CJFL05) o Formato Cobro
Persuasivo de Tasa (CJFL25).
Si la comunicación con el deudor es escrita por medio de oficio, el Grupo de Cobro
Coordinador del Grupo revisa el documento proyectado, y de ser Persuasivo y
Revisar, corregir y firmar el Coordinador Oficio de Cobro
6. necesario se requiere al abogado para que haga los Jurisdicción
oficio de Cobro persuasivo. Profesional Persuasivo.
correspondientes ajustes. Finalmente, el coordinador aprueba y firma Coactiva - Oficina
el documento. Asesora Jurídica
El secretario del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
radica y envía el oficio para correspondencia externa. Para ello se
diligencia la Planilla para envió por correspondencia, y
adicionalmente se archivan copias del oficio en el expediente
correspondiente al proceso de cobro adelantado.
Planilla de envío
En los casos en que se emplea Correo Electrónico Institucional, el Grupo de Cobro
Formato Cobro
Enviar la comunicación escrita profesional envía la comunicación al deudor desde el correo Persuasivo y Profesional
Grupo de Persuasivo Por
7. y/o realizar llamadas institucional personal. Jurisdicción
Correspondencia. Llamada
telefónicas al deudor. Coactiva - Oficina Asistencial
Telefónica
Si el profesional se comunica telefónicamente con el deudor para Asesora Jurídica
(CJFT05).
informarle la obligación que tiene con la Superintendencia Nacional
de Salud; asimismo, puede efectuar las llamadas telefónicas en los
siguientes 30 días contados a partir del envío de la comunicación
escrita, para lo cual emplea el Formato Cobro Persuasivo Por
Llamada Telefónica (CJFT05).
¿Hay respuesta del deudor al SI continúa en la actividad 11
8.
Oficio de Cobro persuasivo? NO continúa en la actividad 9.
En los casos que se devuelva la correspondencia a la
Superintendencia, el profesional debe incorporar la novedad en la Base de Datos
Base de Datos de Cobro Coactivo (CJFT01) del Grupo. Grupo de Cobro de Cobro
Elaborar oficios a diferentes Si el profesional no logra comunicarse con el deudor o la Persuasivo y Coactivo
9. entidades para obtener datos correspondencia es devuelta a la entidad, el profesional proyecta Jurisdicción Profesional (CJFT01)
del deudor. oficios solicitando los datos de contacto actualizados del deudor, los Coactiva - Oficina Registro
cuales se dirigen a DATACREDITO u otras entidades. Asesora Jurídica Memorando
Una vez proyectados, pasan a revisión y aprobación del coordinador (ASFL01)
y consecuentemente el trámite de correspondencia.
10. Recibir información sobre los El secretario del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva Grupo de Cobro Asistencial Registro
deudores procedente de recibe las respuestas de las entidades a las que se requirió Persuasivo y Profesional Memorando
entidades consultadas. información del deudor. Jurisdicción (ASFL01)
 ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

La respuesta se entrega al profesional de Grupo, para que proyecte

las nuevas notificaciones y realizar las acciones a lo pertinente, y se
continúa el proceso de cobro. Coactiva - Oficina
Asesora Jurídica
Las acciones de cobro persuasivo (ver actividades 5, 6, y 7), se
pueden realizar hasta 2 veces dentro de un periodo máximo de 2
meses.
¿El deudor se comunicó con la SI continúa en la actividad 12.
11.
entidad para acordar el pago? NO continúa en la actividad 19.
Grupo de Cobro
El profesional recibe la comunicación del deudor o se recibe Persuasivo y Formato de Acta
Grupo de
12. Recibir la respuesta del deudor. personalmente al deudor, y le informa sobre la posibilidad de realizar Jurisdicción Profesional de
Correspondencia.
el pago total de la deuda o un Convenio de Pago. Coactiva - Oficina comparecencia.
Asesora Jurídica
CONVENIO DE PAGO
Si realizada las acciones del Cobro Persuasivo, el deudor solicita
Grupo de Cobro
Indicar al deudor cómo realizar suscribir un Convenio de Pago, el profesional debe indicar que como
Persuasivo y Relación de
un CONVENIO DE PAGO, o requisito el deudor debe realizar un abono inicial de no menos del
13. Jurisdicción Profesional Acuerdos de
Recibir oficio con la solicitud 30% del valor neto de la sanción, para elaborar el Convenio de Pago.
Coactiva - Oficina Pago (CJFT04)
del mismo.
Asesora Jurídica
La información se ingresa en el Formato Relación de Acuerdos de
Pago (CJFT04).
14. Elaborar el proyecto de Una vez verificado el pago de la Cuota Inicial (30% de la deuda) y Grupo de Cobro Coordinador Formato
Convenio de Pago. aprobada la realización del Convenio de Pago por el Coordinador del Persuasivo y Profesional Facilidad de
Grupo, el Profesional proyecta la resolución que otorga la facilidad de Jurisdicción Pago (CJFT03).
pago y elabora el Convenio de Pago con el formato Facilidad de Coactiva - Oficina
pago. Asesora Jurídica
Se suscribe el Convenio de Pago conforme a la Resolución 116 de
2007 de la Superintendencia Nacional de Salud, el Estatuto Tributario
y la normatividad vigente.

El Convenio de Pago se realiza hasta por 12 cuotas, pero si el

deudor solicita un mayor número de cuotas, se informa al
Coordinador del Grupo.
Si el coordinador establece la necesidad de solicitar garantías, se
proyecta el Acto Administrativo que apruebe las mismas y se envía
para aprobación por el Superintendente Nacional de Salud.
En el Convenio de Pago se informa al deudor que el incumplimiento
 ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
en el pago, conlleva a continuar la ejecución del cobro por el 100%
de la sanción.
Si el deudor está presente en las instalaciones de la
Superintendencia Nacional de Salud, se firma el Convenio de Pago,
Formato Facilidad de pago (CJFL03).

Si el deudor no se encuentra en la entidad, y a solicitud, se puede Grupo de Cobro

enviar el documento de Convenio de Pago por correo electrónico, vía Persuasivo y Registro
Firmar el Convenio de Pago Coordinador Grupo de
15. fax o por Correo Certificado para que sea firmado y luego se Jurisdicción Memorando
con el deudor. Profesional Correspondencia.
devuelva al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva. Coactiva - Oficina (ASFL01)
En este caso, el documento se debe devolver a la Superintendencia Asesora Jurídica
con firma autenticada ante notario.
Una vez recibido el Convenio de Pago firmado por el deudor, se
incluye en el folio del expediente de cobro.
El profesional recibe mensualmente por medio físico o electrónico el
volante de pago (recibo de consignación del banco o soportes Registro
bancarios), que acrediten el pago efectivo de las cuotas definidas en Grupo de Cobro Memorando
Grupo de Cartera –
el Convenio de Pago. Persuasivo y (ASFL01)
Verificar el pago efectivo de las Subdirección
16. Jurisdicción Profesional
cuotas. Financiera –
Además, para el seguimiento el profesional envía memorando al Coactiva - Oficina Relación de
Secretaría General
Grupo de Cartera de la Superintendencia, y oficios al Consorcio Asesora Jurídica Acuerdos de
SAYP – FOSYGA, o al Tesoro Nacional, y entidades respectivas, Pago (CJFT04)
para verificar el pago efectivo de la deuda.
¿El deudor cumplió con el pago SI continúa en la actividad 18.
17.
efectivo de la deuda? NO continúa en la actividad 19.
18. Librar oficio de terminación de Si el deudor cumplió con el pago de la deuda o con el Convenio de Grupo de Cobro Profesional Grupo de Registro
gestiones de cobro. Pago, el profesional elabora el Oficio de Terminación de gestiones de Persuasivo y Coordinador Correspondencia Memorando
cobro siguiendo el documento Comunicación de Terminación de Jurisdicción Asistencial (ASFL01)
Cobro Persuasivo (CJFL23), el cual es revisado por el Coordinador Coactiva - Oficina
del Grupo, quien lo aprueba y lo firma. Asesora Jurídica
Luego se entrega al secretario del Grupo de Cobro para realizar el
trámite de comunicación por el Grupo de Correspondencia, por
correo electrónico o por el medio más expedito.

Además, se actualiza la Base de Datos de Cobro Coactivo (CJFT01),

y se registra en el Formato - Listado de Terminación de gestiones de
cobro (CJFT03). Se archiva el expediente siguiendo los criterios de la
entidad para la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional
de Salud, incluyendo los documentos que certifican el cumplimiento
 ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
de los compromisos del deudor.
Si el deudor no canceló la deuda, o no cumplió con las cuotas del
Convenio de Pago, o no aceptó el Convenio de Pago, o si no hay Grupo de Cobro
Enviar documentación para el respuesta del deudor, el Coordinador entrega el expediente al Persuasivo y
Coordinador
19. Cobro por Jurisdicción profesional para adelantar el Procedimiento del Cobro por Jurisdicción
Profesional
Coactiva. Jurisdicción Coactiva. Coactiva - Oficina
Continúa en el Procedimiento de Cobro por Jurisdicción Asesora Jurídica
Coactiva (CJPD02).

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Revisión de forma y de fondo del Por solicitud. Coordinador Oficio de Cobro
6. Revisar, corregir y firmar el oficio de Cobro persuasivo. documento se analiza la pertinencia Persuasivo.
de normatividad.
Revisión de forma y de fondo del Por solicitud. Coordinador Oficios firmados
documento, y se analiza las
14. Elaborar el proyecto de Convenio de Pago. condiciones para la realización del
Convenio de Pago de acuerdo a la
normatividad vigente.
Verificar que el volante de pago Por solicitud. Profesional
(copia de los recibos bancarios de
16. Verificar el pago efectivo de las cuotas. consignación), correspondan a las
cuotas acordadas en el
mandamiento de pago.
Revisión de forma y de fondo del Por solicitud. Coordinador Registro
18. Librar oficio de terminación de gestiones de cobro. documento se analiza la pertinencia Memorando
de normatividad. (ASFL01)

ANÁLISIS DE TIEMPO
La Resolución 116 de 2007 de la Superintendencia Nacional de Salud, establece como término para el desarrollo del Procedimiento de Cobro Persuasivo un tiempo de 2 meses. Sin embargo,
el periodo para que el deudor cancele la deuda con la entidad antes de que prescriba el periodo para el cobro es de 5 años, contados a partir de la fecha de firmeza.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogo Jefe Oficina Asesora Jurídica 19/12/2014 1
la resolución 2239 de 2014 y se adoptó el
manual de Procesos y Procedimientos.

Modificación de Recursos Mediante memorando 3-2015-016485 se Jefe Oficina Asesora Jurídica 14/07/2015 2
solicita ajustes en actividades y documentos
de referencia.