Orden de despacho

La orden de entrega o guía de despacho es usada para

amparar el traslado de bienes muebles de un lugar a otro.

En estos documentos se describe la capacidad, peso o

volumen, descripción, características y el precio de lo que
se quiere trasladar.

En los traslados que no representen ventas puede omitirse

el precio, pero debe indicarse el motivo de la
movilización, es decir: reparación, traslado a depósitos,
almacenes o bodegas de otros o del propio emisor
contribuyente, traslado para su distribución u otras causas.

Igualmente, debe indicarse el nombre y apellido o razón

social y el número de Registro Único de Información
Fiscal (RIF) del receptor de los bienes, o en su caso, del
mismo emisor.

Nota: Las órdenes de entrega o guías de despacho emitidas

por los sujetos que no califiquen como contribuyentes
ordinarios del impuesto al valor agregado deben contener
adicionalmente la expresión «contribuyente formal» o «no
sujeto al impuesto al valor agregado», según sea el caso.

Mientras que la orden de compra se encarga de:

La documentación legal que envía el comprador a su
proveedor. Deja constancia del compromiso que asume ese
comprador de pagar los productos o servicios específicos
que ofrece el vendedor. Además, establece las condiciones
de pago.

La orden de compra informa al vendedor sobre las

necesidades del comprador. Además, establece las
expectativas del comprador y del vendedor en relación con
la transacción. Ya sea que realices una inversión de capital
o simplemente compres nuevos artículos para sumar al
inventario, la transacción comienza con una orden de
compra.

Las órdenes de compra pueden ser útiles, ya que

simplifican el proceso de compra. En general, el proceso
de compra de productos con una orden de compra es el
siguiente:

El comprador identifica la necesidad de adquirir un

producto o servicio.
Se emite una orden de compra al vendedor, ya sea con
formato electrónico o mediante alguna publicación para la
cual se utilizan plantillas de órdenes de compra.
El proveedor recibe la orden de compra y confirma que
puede cumplir con ella.
Si puede cumplir con la orden, el proveedor comienza a
asignar las existencias o el personal correspondiente.
Si no es posible cumplir con la orden, se notifica al
comprador y se cancela esa orden.
Se envían los productos o se prestan los servicios. Se
asigna un número de orden de compra para que ambas
partes puedan identificar la orden específica.
Luego, el vendedor envía la factura correspondiente a la
orden de compra, que debe coincidir con el número de
orden de compra.
El comprador paga la factura de conformidad con las
condiciones que se establecen en la orden de compra.