1.

COMPRAS DE ACTIVOS
1.1 PROBLEMÁTICAS
- CADA ÁREA SOLICITA COMPRAS AL ENCARGADO DE COMPRAS DE
SUMINISTROS SIN CONSULTAR STOCK EN ACTIVOS FIJOS (COLOCAR
EJEMPLO DE TARIMA TELES 55”, SECADORES DE MANO, SWITCH,
ADJUNTAR EL EJEMPLO DE LA SILLA DE PAOLA FACTURACIÓN PARA
REPARACIÓN)
- PERSONAL CON TARJETA DE CRÉDITO COMPRA SIN NOTIFICAR NI
ENTREGAR FACTURA PARA EL REGISTRO (EL PROCESO ESTABLECE
QUE AL PASAR UNA FACTURA DE LA COMPRA DE UN ACTIVO CON
TARJETA DE CRÉDITO DEBE INCLUIR LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
DEL JEFE DIRECTO)
- EL DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO REALIZA COMPRAS DE
EQUIPOS PARA STOCK O SUCURSALES SIN NOTIFICAR Y SIN
AUTORIZACIÓN DEL GERENTE ADMINISTRATIVO
- LA RECEPCIÓN DE EQUIPOS SIN NOTIFICAR AL DEPARTAMENTO DE
ACTIVOS LA REALIZA CADA ÁREA Y AL MOMENTO DE PASAR
FACTURA PARA ETIQUETADO DEL MISMO, ESTE YA FUE ASIGNADO O
TRASPASADO EN CASO DE SUCURSALES O CEDIS FORÁNEOS, SIN
CONSTARNOS A NOSOTROS QUE EL ACTIVO YA SE ENCUENTRA EN
LA UBICACIÓN MENCIONADA
- ADJUNTAR EJEMPLO DE CASO TORREÓN
- CONTRADICCIÓN DE UBICACIONES DE DESTINO DE ACTIVOS
(LA FACTURA MARCA EJ. PARA PX. CHIHUAHUA EN EL ÁREA DE
OBSERVACIONES Y EL ACTIVO ES INSTALADO EN CORPORATIVO O
EN UNA UBICACIÓN DISTINTA A LA INDICADA Y MARCADA EN EL
SISTEMA)

2. SOLUCIONES COMPRAS DE ACTIVOS

● CAMBIAR EL PROCESO DE SOLICITUD DE COMPRA, NOTIFICANDO
PRIMERAMENTE AL DEPARTAMENTO DE ACTIVOS PARA CONSULTA
DE STOCK O CONSIDERACIÓN DE REPARACIÓN
● LAS COMPRAS CON TARJETA DE CREDITO DE IGUAL MANERA
NOTIFICAR O CONSULTAR CON ACTIVOS FIJOS ANTES DE REALIZAR
LA COMPRA Y DURANTE EL PROCESO (ADJUNTAR FACTURA O
COTIZACIÓN)
● HABILITAR UN CANDADO A SOPORTE TÉCNICO CON LOS GERENTES
ADMINISTRATIVOS PARA SU AUTORIZACIÓN DE COMPRAS
● CADA DEPARTAMENTO SOLICITANTE DE LA COMPRA, DEBE
NOTIFICAR AL MOMENTO DE LA RECEPCION PARA VERIFICAR DATOS
DE FACTURA CON EL EQUIPO Y ETIQUETADO DEL MISMO, EVITANDO
ASÍ EL ENVÍO DE ACTIVOS SIN ETIQUETA Y SIN REGISTRO
● EXIGIR A SOPORTE RESPETE LA UBICACION DADA EN FACTURA Y EN
SISTEMA DEL EQUIPO, EVITANDO TRASPASOS Y ASIGNACIONES
INNECESARIAS
ASIGNACIÓN Y RETIRO DE EQUIPOS
1.1 PROBLEMATICAS
- RETIRO / CAMBIOS DE EQUIPOS SIN NOTIFICAR A ACTIVOS
A) SOPORTE TECNICO RETIRA / CAMBIA EQUIPOS SIN NOTIFICAR A
ACTIVOS PROVOCANDO DESACTUALIZACIÓN EN SISTEMA Y EN
MATRICES Y SURGIENDO INTERROGANTES DE DONDE SE
ENCUENTRAN?,A DONDE SE FUERON TARIMA DE REUSO O
DESECHO? EL EQUIPO PUDO HABER SIDO REEMPLAZADO POR NO
CUBRIR LAS NECESIDADES DEL PUESTO AL QUE ESTABA ASIGNADO
PERO PUEDE CUMPLIR CON LAS DE ALGUN OTRO PUESTO Y ASI
EVITAR COMPRAS INNECESARIAS
B) CUANDO SE DA UNA BAJA YA SEA VOLUNTARIA O INVOLUNTARIA LOS
ACTIVOS NO DEBEN DE DEJAR PERTENECER AL ÁREA ASIGNADA, EN
ESTOS CASOS SON RETIRADOS Y CUANDO INGRESA NUEVO
PERSONAL NO LE ASIGNAN EL EQUIPO QUE ESTABA SI NO QUE
REALIZAN LA COMPRA DE UNO NUEVO, OCASIONANDO LAS MISMAS
INTERROGANTES ANTERIORES O BIEN, POR QUE NO SE USAN LOS
EQUIPOS DE LA TARIMA DE REUSO SIENDO QUE SE TIENEN
DEMASIADAS COSAS EN STOCK, QUE PROBABLEMENTE POR NO
HABERLAS TOMADO EN CUENTA EN MUCHO TIEMPO YA NO SE
ENCUENTRAN EN OPTIMAS CONDICIONES POR MALOS MANEJOS Y
CUIDADOS COMO MAL ACOMODADO, MAL EMPACADO, ETC.
C) PARA SUCURSALES / CEDIS: APLICAN LAS MISMAS PROBLEMATICAS
Y MISMAS INTERROGANTES; NO SE NOTIFICA AL 100% AL MOMENTO
DE RETIRAR UN ACTIVO YA QUE UNICAMENTE SE RETIRA SIN
NOTIFICAR SU DESTINO (NUEVA UBICACIÓN REUSO O DESECHO) Y
EL MOTIVO DEL RETIRO DEL MISMO.
2. SOLUCIONES
● EL DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS DEBE TENER EL CONTROL Y
RESGUARDO ABSOLUTO DE TODOS LOS EQUIPOS Y ACCESORIOS DE
COMPUTO
BENEFICIOS: CONTROLAR LA SALIDA Y MOVIMIENTO DE EQUIPOS,
MOSTRANDO EVIDENCIA DIARIA DE LOS MOVIMIENTOS REALIZADOS Y
EVIDENCIA FISICA DE LOS EQUIPOS RETIRADOS Y ADEMÁS OBTENIENDO EL
VERDADERO MOTIVO DEL RETIRO.
● REALIZANDO UN CAMBIO POR CAMBIO LA ENTREGA DE UN EQUIPO NUEVO
POR UN EQUIPO SUSTITUIDO.
● SOPORTE TÉCNICO DEBE RECABAR LA CARTA RESPONSIVA DE TODOS LOS
ACTIVOS ASIGNADOS AL COLABORADOR DE NUEVO INGRESO
MOVIMIENTO DE EQUIPOS MOBILIARIO

1.1 PROBLEMÁTICA
- EL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS / MANTENIMIENTO U ÁREA
RESPONSABLE NO NOTIFICA A ACTIVOS NINGÚN MOVIMIENTO / ENVÍOS DE
MOBILIARIO A CEDIS O SUCURSALES, PROVOCANDO UNA FUGA DE
INFORMACIÓN Y DE FALTANTES EN LA SUCURSAL O CEDIS
ANEXAR CASO MINISPLIT ARBOLEDA EN TORREÓN
ANEXAR CASO REFRIGERADOR EN RED FRÍA OPEFAR
- AL MOMENTO DEL RETIRO, NO SE LE DA UBICACIÓN DESTINO CONTROLADA
PROVOCANDO QUE AL REALIZAR INVENTARIOS SE TENGA UN FALTANTE DE
ACTIVOS INNECESARIO

2.1 SOLUCIONES
● ESTABLECER UN PROCESO DONDE SE NOTIFIQUE A ACTIVOS FIJOS TODOS
LOS MOVIMIENTOS REFERENTE A MOBILIARIO EN CASO DE
REMODELACIONES, CAMBIOS POR DAÑOS O FALLAS, ESPECIFICANDO EL
MOTIVO DE DICHO MOVIMIENTO.ASÍ COMO DEL ACTIVO ENVIADO Y EL
ACTIVO RETIRADO COMPARTIENDO CONDICIONES Y UBICACIONES
ESPECIFICAS; ESTO CON LA FINALIDAD DE ESTABLECER UNA DEFINICION
DEL ACTIVO SOBRE VENTA, REUSO O DESECHO.
● EN CASO DE REMODELACIONES ASISTIR AL LUGAR PARA REALIZAR UN
LEVANTAMIENTO GENERAL Y LLEVAR A CABO UNA EVALUACIÓN DE LAS
CONDICIONES DE LOS ACTIVOS ENCONTRADOS Y LOGRAR ASÍ UNA
DETERMINACIÓN EN CONJUNTO A PROYECTOS SOBRE EL REUSO DE LO
QUE SE ENCUENTRE EN OPTIMAS CONDICIONES. INCLUYENDO FOTOS Y
EVIDENCIAS.
ADJUNTAR FOTOGRAFIA DE LOS MINISPLIT ALONSO
ADJUNTAR FOTOGRAFÍA DE CEDIS TORREÓN
COMODATOS
1.1 PROBLEMATICAS
- SE TIENE UN MODELO ANTIGUO DE COMODATO SIN TENER CONOCIMIENTO
SI JURIDICAMENTE ESTÁ VIGENTE O ES VALIDO.
AL MOMENTO DE CAMBIAR UN ACTIVO QUEDA TOTALMENTE INVALIDADO Y
SE TIENE QUE VOLVER A RECABAR OCASIONANDO PERDIDA DE TIEMPO,
MOLESTIA AL COLABORADOR, Y GASTO DE PAPEL.
- DESACTUALIZACION DE COMODATOS
DE LA MAYORIA DE LOS COMODATOS QUE SE TIENEN RECABADOS YA NO
TIENEN LOS ACTIVOS FIJOS QUE VIENEN EN ÉL.

2.1 SOLUCIONES
● ELABORACION DE UN DOCUMENTO / RESPONSIVA AUTORIZADA POR EL
DEPARTAMENTO DE JURIDICO, ACTUALIZADO DONDE FIRME Y AGREGUE SU
HUELLA EL COLABORADOR
● CREAR UN EXPEDIENTE INDIVIDUAL POR COLABORADOR O ÁREA EN LOS
CASOS QUE CORRESPONDA DONDE SEA VALIDO EL CAMBIO DE ACTIVOS
AGREGANDO UNICAMENTE LA RESPONSIVA CON EL CAMBIO REALIZADO.
VALUACIÓN Y BITÁCORA DE ACTIVOS FIJOS

1. PROBLEMÁTICA
- EL 70% DE LOS ACTIVOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA SE
ENCUENTRAN INCOMPLETOS DE INFORMACIÓN. Y SU VALUACIÓN
FUE DE ACUERDO A PRECIOS A INTERNET SIN ACORDE A UNA
DEVALUACIÓN COMO LO MARCA LA LEY, DURANTE
ADMINISTRACIONES PASADAS SE REGISTRARON ASÍ SIN FACTURA.

2. SOLUCIONES

● ACTUALMENTE YA SE ESTÁN REGISTRANDO DE MANERA CORRECTA,

LA PROPUESTA ES TERMINAR LA VALUACIÓN DE ACTIVOS ACORDE A
PRECIOS DE INTERNET, COMPLETAR LOS DATOS DE LOS ACTIVOS
QUE SE PUEDAN OBTENER, UNIFICAR INFORMACIÓN. Y AL MOMENTO
DE SOLICITAR UN REPORTE CON RESPECTO A VALOR MONETARIO
APLICAR AL TOTAL UNA DEPRECIACIÓN APROXIMADA DE UN 10 A UN
20% PARA OBTENER EL RESULTADO MÁS APROXIMADO A LA
REALIDAD.
AUDITORÍA

1. PROBLEMATICA
- LA REALIDAD DE LAS COSAS ES QUE NO TIENE CASO BASARSE EN LOS
REPORTES DE INVENTARIOS QUE ARROJA EL SISTEMA ACTUALMENTE, YA
QUE EL 60% DE LA INFORMACION ES TOTALMENTE FALSA. ESTO DEBIDO A
TODAS LAS PROBLEMATICAS REDACTADAS ANTERIORMENTE YA QUE EL
DESCONTROL QUE SE TIENE ACTUALMENTE EN ACTIVOS FIJOS OCASIONA
UNA INMNESA FUGA DE INFORMACIÓN Y DESACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA.
LO QUE QUIERE DECIR QUE ASÍ SE ADQUIERA EL MEJOR PROGRAMA PARA
GESTION DE ACTIVOS, NO SE LOGRARÁN RESULTADOS VERDADEROS. DE
NO DAR SOLUCION A LAS PROBLEMATICAS MENCIONADAS.

ANEXAR CASO TORREÓN

SOLUCIONES
EN EL CASO DE DIFARMER SOLICITAR APOYO DEL PERSONAL DE RESPONSABLE
SANITARIA O MEJORA CONTINUA PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA TOTAL DEL
CEDIS O SUCURSAL PX A SU ALCANCE, ESTO NOS BENEFICIARIA TANTO EN
COSTO MONETARIO COMO COSTO OPERATIVO.

MOSTRAR CASO DE VIATICOS JOSE CARLOS

PROPUESTA: NOSOTROS SUGERIMOS DAR UN BONO SIGNIFICATIVO AL PERSONAL

ASIGNADO DE REALIZAR EL INVENTARIO COMO INCENTIVO DE MOTIVACIÓN AL
CUAL SE LE ENVIARÍA UN MANUAL DE COMO LLEVAR UNA AUDITORIA PASO A
PASO

EN CASO OPEFAR: VER LA MANERA DE SOLICITAR APOYO AL PERSONAL DE

INVENTARIO DE SUCURSALES, O ENVIAR AL AUXILIAR (RESIDENTE) YA QUE NO SE
CUENTA CON ESE PUESTO A LA VERIFICACIÓN DE ACTIVOS EN SUCURSALES.
ACORDE A LA DESICION TOMADA EL PERSONAL SERÍA CAPACITADO, Y UNA VEZ
CAPACITADO, AL PERSONAL LE TOMARIA DE 20 A 30 MINUTOS POR SUCURSAL
POR LO QUE AL DÍA REALIZARÍA DE 4 A 5 SUCURSALES.

UNA PROPUESTA DE AMBAS EMPRESAS ES IDENTIFICAR EL FALTANTE TOTAL,

UNA VEZ CONCLUIDAS TODAS LAS AUDITORIAS Y PARTIR DE ESE INVENTARIO A
REALIZAR LOS MOVIMIENTOS QUE SE LLEVEN A CABO DE ESE PUNTO EN
ADELANTE. Y LLEVAR A CABO UN PLAN DE AUDITORÍA SEMESTRAL EN CEDIS Y
MENSUAL EN SUCURSALES PARA ASÍ PODER RESPONSABILIZAR A TIEMPO A LA
PERSONA O AL DEPARTAMENTO QUE ESTÉ OCASIONANDO IRREGULARIDADES.
BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE PROPUESTA

1) SE REDUCIRIAN SIGNIFICATIVAMENTE LOS COSTOS OPERATIVOS TANTO EN

TIEMPO COMO MONETARIOS
2) SE ESTABLECERÍAN DATOS REALES DE LO QUE SE ENCUENTRA EN CADA
CEDIS O SUCURSAL, ASÍ COMO SU FALTANTE REAL
3) SE PODRÁN CREAR REPORTES AL DÍA ACTUALIZADOS Y VALIDADOS
4) ANÁLISIS DE GASTOS POR ÁREA
5) ASIGNACIÓN DE UN PRESUPUESTO ASIGNADO A LAS ÁREAS
6) EL CONTROL TOTAL DE LOS ACTIVOS
7) SE AHORRARÍA TIEMPO ASIGNADO A INVENTARIOS GENERALES EN LOS
QUE SE REQUIERE APOYO ADICIONAL DE PERSONAS DE OTRAS ÁREAS.
EJEMPLO: LA AUDITORIÍA A SOPORTE TÉCNICO CON LA SALIDA DE MANUEL,
LA CUAL AÚN SIGUE SIN LIBERARSE SU RECTIFICACIÓN POR FALTANTE
IRREAL O SI SE ENCUENTRA EN ALGUNA UBICACIÓN DESCONOCIDA