Módulo de Dirección estratégica de proyectos

Caso práctico
• ¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA a PERFILES EJECUTIVOS
de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos (Project Management) de dicha
Organización?
Resulta una buena estrategia por parte de los encargados de la implantación de la P.M.O. realizar una
encuesta a lo que, en este caso, es el cliente. Los ejecutivos de B.N.V. tiene conocimiento pleno d e su
negocio, de su manera de operar, pero más importante de la estrategia organizacional y las metas que
desean lograr. Para que la implantación de la P.M.O. sea eficaz, debe existir una colaboración entre los
ejecutivos de B.N.V. y los encargados de la P.M.O. y qué mejor manera de conocer las necesidades de
la empresa y poder dar un buen valor de retorno que entablando una conversación.
Las ventajas específicas que brinda la encuesta son:
o Información necesaria para una adecuada priorización de actividades para la
implantación de la P.M.O.
o Identificación de riesgos
o Identificación de necesidades de B.N.V., tales como la creación de un estándar
organizacional para la gerencia de proyectos
o Credibilidad hacia la nueva P.M.O., lo que es vital para cuando existan cambios que
puedan generar resistencia
o Identificación de destrezas y habilidades necesarias para los gerentes de proyecto
o Necesidad de comunicación clara y oportuna, especialmente cuando hay más de una
dirección involucrada
• ¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de Implementación de P.M.O.?
El manejo de la información de este proyecto se puede analizar desde distintos enfoques. Por un lado,
se puede hablar de la información transmitida a las partes interesadas. Desde la planificación se
identificó el riesgo que conlleva instaurar una P.M.O. donde nunca antes había existido nada similar.
Se volvió crucial contar con la confianza y el apoyo de la organización. Para ayudar a construir esta
relación de confianza se decidió mantener comunicación constante con los involucrados sobre el
avance de la implantación. Compartir esta información se vuelve aún más importante cuando se cuenta
con varias partes interesadas, en este caso la gerencia de B.N.V., sus empleados, la junta directiva, y el
medio bursátil.
Por otro lado, con la creación de un portafolio de proyectos, se manejó la parte que se refiere a la
información de los proyectos. Para establecer las bases, se empezó recopilando la información básica
de los proyectos, el siguiente paso fue generar un “balanced scorecard” para presentar a la gerencia
con el fin de tomar decisiones estratégicas. También se utilizó una plataforma para ayudar con el flujo
de información usando una base de datos y una clasificación de proyectos. La gerencia usó los informes
que se generaban en la plataforma para definir prioridades y decidir cuáles proyectos eran más
estratégicos.
Además, tanto los encargados de la implantación de la P.M.O. como la gerencia, necesitaban
información sobre el avance de los proyectos. Esta información permite ajustar rápidamente la
estrategia cuando sea necesario, asignar mejor los recursos y encontrar obstáculos en la gestión de los
proyectos.
• ¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación o Capacitación
dirigida a los empleados?
Es importante recordar que en B.N.V. nunca había existido nada parecido a una P.M.O., por lo que las
habilidades y conocimientos de los colaboradores no eran los necesarios para poder gestionar
efectivamente una P.M.O. Sin la correcta capacitación en la teoría de gestión de proyectos, los
empleados hubieran estado destinados al fracaso y por ende también hubiera fracasado toda la
implantación de la P.M.O. y no se hubieran podido alcanzar los objetivos de la organización.
Una de las acciones que ayudaron a dar una buena formación fue involucrar a los empleados en el
proyecto de implantación de la P.M.O. Esto sirvió de gran aprendizaje, ya que pudieron ver en práctica
el proceso estándar del P.M.I. al tiempo que se instauraba la P.M.O.
Se nota que se le dio la importancia adecuada al apartado de la formación, ya que se decidió recurrir a
la formación formal ofrecida por una universidad. La capacitación brindada se ajustó a la realidad de
B.N.V. y se hizo por medio de la asignación de un proyecto, lo que permitió el aprendizaje a través de
la práctica paralelo a la teoría.
Finalmente, es de gran importancia también que la capacitación no solo sirvió para formar a los
empelados sino también sentó las bases para la creación del documento de estándar organizacional
para la gestión de proyectos.

Referencias
EUDE. (2023). Dirección estratégica de proyectos. Madrid: EUDE.

Zamarrón Meza, I. (s.f.). Caso de Éxito de Implantación de una P.M.O. en la Bolsa Nacional de Valores
de Costa Rica. Madrid: EUDE.