Herramienta para analizar el micro entorno

Existen diversas herramientas que ayudarán a cualquier organización a

determinar cómo es su microentorno, que la ayuden a encontrar situaciones
de oportunidad o poder evitar futuras amenazas. Un ejemplo que podemos
utilizar es el de las 5 fuerzas de Porter.
Cinco fuerzas de PORTER
El estudio de las 5 fuerzas de Porter, es un instrumento para la
administración estratégica, (también usada para estudiar el micro entorno
de la organización) que fue creada por el ingeniero Michael Porter, el cual
nos dará la capacidad de estudiar la parte deseada del entorno de la
organización, por medio del estudio y análisis de las 5 fuerzas.
Esta herramienta nos da la información sobre la competitividad que
prevalece entre las organizaciones o bien, pudiendo ser también dentro de
una organización, se debe hacer un estudio externo que sea el cimiento para
establecer estrategias que permitan tomar las oportunidades que se presenta
y la empresa no usa y combatir a las amenazas antes que la dañen.
Las cinco fuerzas de Porter:
1. Rivalidad entre competidores
2. Amenazas de entrada de nuevos competidores
3. Amenaza de entrada de productos sustitutos
4. Poder de negociación de los proveedores
5. Poder de negociación de los consumidores
Matriz FODA
La matriz foda es un instrumento para el análisis de diferentes puntos de la
gestión de su macroentorno y microentorno o inclusive para el análisis de
alguna persona y situación.
Se analiza un estudio interno (Fortalezas y Debilidades) y externo
(Amenazas y Oportunidades), que de las primeras letras de estos conceptos
se deriva el nombre de Foda
Fortalezas
Las particularidades o habilidades que posee la organización con la cual
podrá lograr las metas que se ha establecido y que actualmente la está
haciendo bien
Debilidades
Las debilidades que actualmente posee la organización, elementos poco
positivos que están provocando que la empresa no alcance su meta.

Oportunidades
Las situaciones externas, en las cuales la organización podrá encontrar un
área de apoyo para conseguir su meta.
Amenazas
Como su nombre lo indica, las amenazas que la organización ya tienen o
que podrían presentarse y que la perjudican

Matriz FODA
 Análisis estratégico mediante la matriz
Una vez efectuada la matriz foda con su listado de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas correspondientes, la siguiente etapa
es realizar una matriz que se deriva de la anterior, desarrollando cuatro
tipos de estrategias, de acuerdo con lo propuesto por David (1997):
1. Estrategia FO: Se aplican a las fuerzas internas de la empresa para
aprovechar la ventaja de las oportunidades externas.
2. Estrategia DO: Pretende superar las debilidades internas
aprovechando las oportunidades externas.
3. Estrategias FA: aprovechan las fuerzas de la empresa para evitar o
disimular las repercusiones de las amenazas externas.
4. Estrategia DA: Son tácticas defensivas que pretenden disimular las
debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. En realidad,
una empresa así quizá tiene que luchar por su supervivencia,
fusionarse, reducirse, declarar la quiebra u optar por la liquidación.
De la propuesta anterior pueden realizarse interesantes observaciones, como
el cuadrante de estrategia FO, que es el más fuerte, ya que la empresa
integra las fortalezas y las oportunidades con que cuenta la organización, y
el cuadrante más débil, DA, que combina las debilidades y las amenazas
que enfrenta la organización.

Procedimiento para elaborar la matriz

El procedimiento para elaborar una matriz incluye los siguientes pasos:
1. Integrar una lista de las oportunidades claves.
2. Integrar una lista de amenazas claves.
3. Integrar una lista de las fuerzas internas.
4. Integrar una lista de las debilidades internas
5. Adecuar las fuerzas internas o las oportunidades externas registrando
FO resultantes en la celda adecuada
6. Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas,
registrando la estrategia DO en la celda adecuada
 7. Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas registrando la
estrategia FA en la celda adecuada
8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas registrando
las estrategias DA en las celdas correspondientes

Planeación estratégica
Es aquella que se da a nivel organizacional, con un enfoque integral de la
empresa a ella le corresponde el análisis del entorno y de su situación
interna, el establecimiento de objetivos estratégicos; la formulación de
estrategias organizacionales, y el diseño de planes estratégicos.
La planeación estratégica está a cargo de la alta dirección de la empresa con
una proyección de largo plazo, para un periodo de 3 a 5 años. Las otras
planeaciones de la organización, la planeación táctica y la planeación
operativa, basan su formulación en el plan estratégico.

Planeación táctica
Es aquella que se da a nivel funcional o de departamento. Su punto de
partida es el análisis de la situación de una determinada área o
departamento de la empresa a fin de establecer objetivo tácticos,
formular estrategias funcionales y diseñar planes de acción circunscritos
al ámbito funcional. Los planes tácticos tienen un alcance menor que los
planes estratégicos, pero son más detallados que estos.
Regida en función de la planeación estratégica, la planeación táctica por
lo general es elaborada por los gerentes a jefes de cada área y se proyecta
a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 años.

Planeación operacional
La planeación operacional es aquella que se da a nivel de operaciones.
Se parte del análisis de la situación de los elementos necesarios para la
realización de una tarea a una actividad específica. Luego se procede a
establecer objetivos operacionales, formular estrategias simple o cursos
de acción y diseñar planes o programa de acción con un alcance menor,
pero con mayor detalle qué planes tácticos.
Los planes operacionales consideran un sola tarea o actividad específica.
Suelen ser preparados por los jefes responsables de cada equipo de
trabajo y se proyectan con una perspectiva de corto plazo, es decir, para
un periodo no mayor de un año.

Clasificación de objetivos
Dentro de una organización, son muchas las tipologías de objetivos que
podemos encontrar. A continuación, detallemos la clasificación de
objetivos en función de varios elementos:
 Según tiempo
 Según naturaleza
 Según jerarquía
 Según como se midan
 Descripción de clasificación de los objetivos
Tipos de objetivos en función del tiempo
Según la duración del tiempo marcado para la consecuencia de los
objetivos podemos encontrar:
Objetivos a largo plazo: objetivos que se formulan para cumplirse
dentro del periodo entre 3-5 años.
Objetivos a medio plazo: objetivos formulados para un periodo entre 1-
3 años.
Objetivos a corto plazo: objetivos fijados para cumplirse en menos de 1
año.

Tipos de objetivos en función de su naturaleza

Dependiendo del grado de concentración de los objetivos se pueden
distinguir:
Objetivos generales: como ejemplo de objetivos generales, podemos
encontrar algunos como:
 Ser marca líder del mercado
 Consolidar el patrimonio
 Aumentar el número de vendedor
 Mejorar la formación y capacitación del personal, etc.
objetivos específicos: objetivos empresariales expresados en términos
de cantidad y tiempo. Como ejemplos de objetivos específicos
encontramos:
 Incrementar las ventas trimestrales en un 20%
 Adquirir 2 nuevas maquinarias en el segundo semestre
 Abrir 3 nuevas sedes a nivel internacional en el trimestre del
próximo año.

Tipos de objetivos en función de su jerarquía

Según la importancia y el ámbito de aplicación podemos clasificar en:
Objetivos estratégicos: objetivos que miran a la empresa como un todo
general y que busca el crecimiento sostenido y constante de la empresa.
Son objetivos formulados directamente por los directivos y altos cargos.
Normalmente, son objetivos generales o largo plazo. Para su
consecuencia, por regla general, es necesario que se formulen varios
objetivos tácticos que se refuercen.
Objetivos tácticos: objetivos empresariales formulados para cada uno
de los departamentos de la empresa. Son formulados también por los
directivos y altos responsables de la empresa. Para lograr alcanzar estos
objetivos tácticos, necesitara contar con el refuerzo de varios objetivos
operacionales.
Objetivo operacional: objetivos que se dan a nivel operacional,
formulados de manera directa para un trabajador. Son formulados por los
responsables de cada departamento o área. Normalmente, como objetivo
específico a corto plazo.

Tipos de objetivos según su forma de medir

 Objetivos cuantitativos: objetivos que se fija la empresa para obtener
mejores resultados económicos, centrándonos normalmente en el corto
plazo, por ejemplo:
 Incrementar el número de perdidos
 Incrementar el número de visitas comerciales
 Provenir el número de visitas comerciales, etc.
Objetivos cualitativos: objetivo que se fija la empresa para conseguir un
mejor posicionamiento e imagen en el mercado en el que compite. Por
regla general, los resultados económicos se aprecian más a medio/largo
plazo como ejemplo de objetivos cualitativos, encontramos:
 Introducir nuevos productos
 Lograr mayor cobertura nacional
 Capacitar nuevos clientes, etc.

Lineamientos para establecer los objetivos

 Asentarlos por escrito
 No confundirlos con los medios o las estrategias para alcanzarlos.
 Al determinarlos recordar las 6 preguntas claves de la
administración que, como, donde, quien, cuándo y por qué.
 Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por
todos los miembros de la organización.
 Deben ser estables, los cambios continuos en los objetivos originan
conflictos y confusiones.

La regla SMART
La regla SMART viene de unir las iniciales inglesas de las 5 características
principales que han de tener los objetivos:
Específicos (specific)
Han de responder a la pregunta de qué se quiere logar, es decir, deben de
ser concretos

Medibles (measurable)
Han de tener formas de medir su grado de consecuencia. De este modo,
podrá saberse si se están consiguiendo según lo esperado
Alcanzable (atatainoble)
Hay que ser realista con las metas (lo cual no quiere decir pesimista) Hay
que evitar ponerse objetivos que sean muy poco probable.
Ejemplo
En el ejemplo anterior, un objetivo SMART podría ser el siguiente:
alcanzar las ventas en un 20% en los próximo 6 meses
1. ¿Por qué es especifico?
Es especifico, ya que dice exactamente qué es lo que se busca.
2. ¿Por qué es medible?
Es medible, ya que las ventas pueden medirse al finalizar el periodo
3. ¿Por qué es alcanzable?
Es alcanzable, ya que puede realizarse, es posible y probable que
suceda.
4. ¿Por qué es relevante?
Es relevante, porque está asociado a la misión y visión de la empresa.
5. ¿Por qué está marcado en un tiempo?
Está marcado con un tiempo, porque está definido el periodo de
tiempo lograrse.