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Manual de Formacion Opera PMS (1)

Informática Aplicada a la Gestión Turística (Universidad Rey Juan Carlos)

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Opera Hotel Edition

PMS FORMACIÓN

Autor: Micros Fidelio España

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Temario Formación Opera PMS Formación

Contenido

PMS FORMACIÓN ............................................................................................................ 1

INTRODUCCIÓN A OPERA ............................................................................................. 5
RESERVAS ....................................................................................................................... 8
1. CARDEX..................................................................................................................... 8
1.1. Tipos de Cardex.................................................................................................. 8
1.2. OPCIONES DE CARDEX ................................................................................. 13
Cambios: .................................................................................................................. 13
Tarjetas de Crédito: .................................................................................................. 13
Futuro: ...................................................................................................................... 13
Histórico:................................................................................................................... 13
Fidelización: ............................................................................................................. 13
Consolidar: ............................................................................................................... 13
Tarifas Neg.: ............................................................................................................. 13
Notas: ....................................................................................................................... 13
Preferencias: ............................................................................................................ 13
Privacidad: ................................................................................................................ 13
Relaciones: ............................................................................................................... 13
2. RESERVAS .............................................................................................................. 14
2.1. NUEVA RESERVA ........................................................................................... 15
2.2. INCLUIR UN PAQUETE EN UNA RESERVA.................................................. 20
2.3. MIRAR BOOKING............................................................................................. 20
3. BUSQUEDA DE RESERVA..................................................................................... 20
3.1. OPCIONES DE RESERVA............................................................................... 22
Acompañando: ......................................................................................................... 22
Add on: (Duplicar en prestige) ................................................................................. 22
Agencia/Empresa: .................................................................................................... 22
Alertas: ..................................................................................................................... 22
Cancelar: .................................................................................................................. 22
Cambios: .................................................................................................................. 22
Confirmación: ........................................................................................................... 23
Depósito: .................................................................................................................. 23
Comentario: .............................................................................................................. 24
Cargos fijos. ............................................................................................................. 24
Histórico:................................................................................................................... 24
Gobernanta: ............................................................................................................. 24
Mensaje: ................................................................................................................... 24
Opción de Paquete: ................................................................................................. 24
Privilegios: ................................................................................................................ 24
Factura Proforma ..................................................................................................... 25
Info Tarifa: ................................................................................................................ 25
Tarjeta de Registro: .................................................................................................. 25
Mover Habitación: .................................................................................................... 25
Direccionamiento:..................................................................................................... 25
Comparte: ................................................................................................................. 25
Tareas (traces): ........................................................................................................ 25
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BUSCAR RESERVA ................................................................................................ 26

4. RACK DE HABITACIONES ..................................................................................... 27
5. CONFIRMACIONES ................................................................................................ 28
6. TARJETAS DE REGISTRO - BIENVENIDOS........................................................ 28
7. CALENDARIO .......................................................................................................... 29
8. GRUPOS .................................................................................................................. 30
9. OPCIONES DE GRUPO .......................................................................................... 41
10. CUPOS ................................................................................................................. 42
11. EVENTOS ............................................................................................................. 44
RECEPCIÓN ................................................................................................................... 48
12. Teclas Rápidas ..................................................................................................... 48
13. LLEGADAS ........................................................................................................... 48
14. ASIGNACIÓN DE HABITACIONES ..................................................................... 53
15. CUENTAS ............................................................................................................. 56
16. MENSAJES .......................................................................................................... 56
17. TAREAS................................................................................................................ 58
17.1. TECLAS RÁPIDAS ....................................................................................... 61
OPERADOR. CRTL+F7 .......................................................................................... 61
LISTÍN TELEFÓNICO Shift+f7 ................................................................................ 61
PANEL DE CONTROL SHIFT+F2 ........................................................................... 62
DISPONIBILIDAD DETALLADA .CRTL+F2 ............................................................ 63
ESTADO DE CASA. SHITF+F3............................................................................... 65
CAJERO .......................................................................................................................... 66
18. FACTURACIÓN .................................................................................................... 66
18.1. NUEVA VENTANA (FACTURA) ................................................................... 69
18.2. VISTA PANTALLA......................................................................................... 69
18.3. VER TRANSACCIONES RESUMIDAS ........................................................ 69
18.4. CARGOS ....................................................................................................... 70
18.5. EDITAR. ........................................................................................................ 73
18.6. TRANSFERIR TRANSACCIÓN .................................................................... 73
18.7. TRANSACCIÓN DE AJUSTE ....................................................................... 74
18.8. DIVIDIR TRANSACCIÓN .............................................................................. 77
18.9. TRANSFERIR TRANSACCION .................................................................... 77
18.10. AGREGAR VISTA CLIENTE ........................................................................ 78
18.11. PAGOS .......................................................................................................... 79
18.12. FACTURA...................................................................................................... 80
18.13. OPCIONES DE CAJERO.............................................................................. 81
-Agencia /Empresa:.................................................................................................. 81
-Cambios: ................................................................................................................. 81
-Comentarios: ........................................................................................................... 81
-Tarjetas de Crédito: ................................................................................................ 81
-Depósito /CLX: ........................................................................................................ 81
-Cargos fijos: ............................................................................................................ 81
-Histórico de Facturas. ............................................................................................. 81
-Futuro. ..................................................................................................................... 81
-Detalles Telefónicos:............................................................................................... 82
-Cargar Tarifa: .......................................................................................................... 82
-Histórico de cargos. ................................................................................................ 82
-Privilegios. ............................................................................................................... 82
-Cardex: .................................................................................................................... 82
-Factura Proforma. ................................................................................................... 82
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-Reserva. .................................................................................................................. 82
-Mover Habitación. ................................................................................................... 82
-DIRECCIONAMIENTO. .......................................................................................... 82
18.14. LIQUIDACIÓN ............................................................................................... 86
19. CARGOS RÁPIDOS ............................................................................................. 90
20. POST IT ................................................................................................................ 91
21. FUNCIONES CAJERO ......................................................................................... 92
-Conjunto Facturas:.................................................................................................. 92
-Cancelación /Depósito: ........................................................................................... 93
-Estado Cajero: ........................................................................................................ 93
-Histórico Facturas. .................................................................................................. 93
-Diario: ...................................................................................................................... 93
-Caja Chica: .............................................................................................................. 93
-Post Covers............................................................................................................. 94
-Histórico de Recibos: .............................................................................................. 94
22. FUNCIONES TURNO DE CAJERO..................................................................... 95
23. PASANTE ............................................................................................................. 96
24. CHECK OUT RÁPIDO.......................................................................................... 98
24.1. FACTURA RECTIFICATIVA ......................................................................... 98
OPERATIVA PARA LOS USUARIOS ..................................................................... 98
CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA ..................................................... 102
GOBERNANTA.............................................................................................................. 104
24.2. GOBERNANTA ........................................................................................... 104
24.3. CONDICIONES DE HABITACIONES......................................................... 105
25. FUERA DE ORDEN/SERVICIO ......................................................................... 106
26. MANTENIMIENTO ............................................................................................. 109
AUDITORÍA NOCTURNA ............................................................................................. 111
27. OPERACIÓN DE AUDITORIA NOCTURNA ..................................................... 112
28. REIMPRIMIR LISTADOS AUDITORÍA NOCTURNA ........................................ 116
VARIOS ......................................................................................................................... 117
29. INFORMES ......................................................................................................... 117
30. ENLACES ........................................................................................................... 119
31. TECLAS RÁPIDAS ............................................................................................. 119
32. CAMBIO DE CONTRASEÑA ............................................................................. 120
33. TRACK IT ........................................................................................................... 120
34. LIBRO DE TURNO ............................................................................................. 122
GENERACIÓN FICHA DE POLICÍA ............................................................................. 124
PROCEDIMIENTOS RECEPCION ............................................................................... 128
35. TURNO DE MAÑANA ........................................................................................ 128
36. TURNO DE TARDE............................................................................................ 129
37. TURNO DE NOCHE ........................................................................................... 130
ANTES DEL CIERRE .................................................... ¡Error! Marcador no definido.
PROCEDIMIENTOS GENERALES .................................. ¡Error! Marcador no definido.
38. EMISIÓN DE CRÉDITOS ................................................................................... 130

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INTRODUCCIÓN A OPERA
En el escritorio de cada puesto de trabajo, habrá un icono de OPERA:

Seleccionando este icono aparece la siguiente pantalla:

El NOMBRE DE USUARIO Y LA CONTRASEÑA lo determinará la central.

USUARIOS:

CONTRASEÑA

La primera vez que accedan a Opera les obligará a cambiar la contraseña.

Mínimo 6 ó 7 caracteres.
Tiene que contener letras y números.
No se puede parecer al nombre.
Cada 90 días, se deberá cambiar la contraseña.
Las siguientes contraseñas no se podrán parecer a las anteriores hasta el 5º
cambio.
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Por ejemplo: no se puede poner Jrec 1, la siguiente contraseña Jrec 2, etc…

Habrá un número limitado de veces 3, para poder poner la contraseña
válida y entrar en la aplicación, una vez superado ese límite, el usuario
quedará bloqueado para acceder a Opera. Deberá ponerse en contacto con
la persona encargada asignada por central.

El usuario podrá entrar en la aplicación en español o en inglés.

Dependiendo los derechos que tenga cada usuario, aparecerán unas

pestañas u otras.

Las principales son:

1.PMS. Property Management System. Front Office.

2.OWS. OPERA Web Service
3.CONFIGURATION. Configuración
4.END OF DAY. Auditoría Nocturna.

Seleccionando PMS, nos aparece la siguiente pantalla:

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Seleccionar LOGIN.

Y nos aparece el menú principal.

En la parte de arriba, accedemos a los diferentes módulos de la aplicación.

Y a la izquierda nos aparecen las diferentes opciones del módulo
seleccionado.

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Podremos trabajar sin utilizar el ratón utilizando 8ALT9 del teclado y la letra
subrayada de cada menú o cada opción.

RESERVAS

1. CARDEX

Aquí se verá:
Cardex: Explicación de las 5 tipologías de cardex.
Creación y búsqueda de Cardex: Individuales, Empresas, Agencias de Viajes,
Contactos, TT.OO., Grupos.
Opciones de Cardex: adjuntar preferencias a un cardex, unir cardex iguales,
añadir tarjetas de crédito, añadir instrucciones de facturación, etc...

Los campos en amarillo significan filtros para poder realizar búsquedas.

Importancia del 9%9: Con este símbolo se pueden realizar búsquedas

parciales o totales, utilizando el % como <todo= (equivalente al asterisco *
en otras aplicaciones).

Importante: Los cardex son comunes a todos los Hoteles

1.1. Tipos de Cardex

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Individual: Persona que se aloja en el Hotel.

Empresa: La empresa para la que trabaja el
cliente alojado.
Agencia de Viajes: Tiene que ser una
Agencia de Viajes, con IATA, Comisión,
etc...
Source: Es como una Agencia de Viajes,
pero no los son. Por ejemplo las mayoristas,
intermediarios, etc. Este tipo se utiliza para
añadirlo a una reserva además de añadir la
agencia. Ejemplo: UTELL.
Grupo: Se crea cada vez que se realice un
Grupo.
Contacto: Para el Módulo de S&C. No
incluido.

Crear un Cardex

Nuevo: Al pinchar aparece una ventana con varias opciones: Individual,

Empresa, Agencia, TTOO, Grupo, Contacto

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Seleccionando individual:

Se van rellenando los diferentes campos con la información del cliente.

Cuando aparece un cuadrado con una flecha significa que hay un menú que
podemos desplegar.
Cuando aparece un cuadrado con tres puntos suspensivos quiere decir que
podemos abrir ese campo para poder rellenar más ampliamente.
OJO. El 8Estado9 es la Provincia para los españoles. Es obligatorio rellenar el
campo del código postal, para que el sistema asocie la Comunidad
Autónoma.
Ac. Correo: Envío de información y ofertas.
Lista Mailing: En caso en que el cliente no quiera recibir información, se
señala que no.
Clave: Buscar al cliente por seudónimos, cuentas, etc...
E-mail: Al hacer doble clic sobre el e-mail se nos abre directamente el Out
Look para poder enviarle un e-mail.
Notas: Podemos asociar notas sobre los clientes.
Atributos: Da información sobre la última estancia del cliente en caso de
haber rescatado los datos.
IMPORTANTE: Datos del cliente para la Ficha de Policía. Obligatorio por Ley.

Ejemplo de Cardex de Empresa:

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En la parte superior izquierda de la ventana hay dos pestañas:

MÁS CAMPOS:

Instrucciones de Facturación: En este campo se pueden fijar las

instrucciones de facturación (Routing) que se utilizará normalmente para la
facturación de este cliente. Si además se activa Auto Generar, se consigue
que se aplique siempre de manera obligatoria esta instrucción.
Pago: Permite seleccionar la forma de pago que por defecto se rellena al
crear nuevas reservas para este cliente.
CIF + País: Permite a la pantalla validar la identificación fiscal de cada país.
Factura Electr. (Y/N): Necesario activarlo si el cliente utiliza facturación
electrónica.
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Permitir SMS: Activado si se utiliza el envío de mensajes SMS .

Descuento: Este campo se utiliza para el motor de reservas de la Web de
HT. Si el cliente tiene algún descuento desde la página Web se indica en
este campo.
Pago Directo: Este campo se utiliza para el motor de reservas de la Web
de HT. Sólo se usa si el cliente puede realizar pago directo en el hotel. En
caso contrario, las reservas que entren a través de la Web serán prepago.

Histórico Migración:
Son campos de consulta que vienen heredados del sistema antiguo.

STAS & INFO: Podemos ver las estancias del cliente y sus producciones.

Una vez rellenados los campos, podemos dar a OK para guardar los
cambios o cerrar en el caso de no querer realizar nada más y volveríamos a
la pantalla inicial.

En la parte inferior derecha está el botón de OPCIONES del cual se

despliegan varios campos:

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1.2. OPCIONES DE CARDEX

Cambios:
Son los cambios realizados dentro de una misma ficha, es decir el histórico
de la ficha.
Tarjetas de Crédito:
Podemos adjuntar una o varias tarjetas de crédito al cardex del cliente.
Futuro:
Nos informa de las reservas futuras que tendrá el cliente.
Histórico:
Nos informa de las reservas pasadas.
Fidelización:
Es para las tarjetas de fidelización y de Viajero.
Consolidar:
Es para unir dos fichas de clientes ya repetidas.
Tarifas Neg.:
En el caso en que el cliente tenga una tarifa negociada se le adjunta
directamente a su ficha de tal manera que cada vez que se le haga una
reserva el sistema va a mostrar la tarifa.
Notas:
Ejemplo: El cliente es su estancia anterior dejó constancia de que no le
gusta la hab 6. Se toma nota para evitar dar a este cliente dicha habitación.
Preferencias:
Son las preferencias del cliente. Pueden ser de Pisos, Características de
Habitación, Fumador, etc..
Privacidad:
Aquí se define qué tipo de correspondencia acepta el cliente.
Relaciones:
Relaciona varias agencias, ejemplo: Sucursales del Corte Inglés con la
matriz.
En el Cardex de Agencia y Source nos encontramos con las siguientes
diferencias:

C.I.F.: Obligatorio.
Tipos de Impuestos: Si está exento o no.
Descuento: Si tiene descuento
Pago directo: Y
Instrucciones de facturación: Para que al seleccionar este Cardex lo asocie
directamente a la reserva
Pago: Forma de pago por defecto
Permitir SMS. Si acepta envío de la funcionalidad SMS. No aplica

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INFO & VENTAS

2. RESERVAS

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2.1. NUEVA RESERVA

Creamos un titular o buscamos el titular ya creado. ¡OJO MULTIPROPIEDAD!

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Una vez encontrado se selecciona a Aceptar y entramos en la pantalla de

reserva.

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Se van rellenando los campos según la reserva:

-A cargar= Room to Charge: ) Por ejemplo, al cliente se le da una habitación
Junior Suite pero se le va a cobrar como doble.
-Habitación: En el caso que queramos asignar una habitación.
-Cód. Tarifa: Podemos ver un booking para esas fechas:

-Info Tarifa: Detalla con IVA el total de la estancia o por días.

-Analizar: Informa de las restricciones de la tarifa, por ejemplo, si está
abierta o cerrada.
-Info Detalle: Notas sobre la tarifa
Aceptar: Reserva y pasa a la pantalla anterior.
-Turnaways: En el caso que el cliente no realice la reserva, en esta opción
habrá que decir el porqué no se ha realizado la reserva. Por ejemplo: Precio
alto, Habitación no disponible, Tarifa no disponible.
-Salir= Marcha atrás, sin rellenar la información del Scope.
-Cerrar: Cierra por completo la ventana de consulta de tarifa.

En el cuadrado con puntos suspensivos de Tarifa si pulsamos nos aparecen 4

opciones:

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-Refrescar Tarifas: En el caso que se modifique una tarifa desde

configuración y se quiera actualizar la reserva al nuevo precio.
-Detalles Diarios: Informa de lo que el cliente va a pagar diariamente. Se
pueden modificar las tarifas, el tipo de habitación… para un día/s
determinado, pinchando en la fecha y edit. Por ejemplo un cliente viene para
4 días pero el último día tiene tarifa fin de semana y además la habitación
cambia de doble uso a doble.
-Rate Info: Un desglose día a día del revenue tanto de la habitación como de
todos los paquetes asociados a la reserva.
-Info Corta: Detalle de la Tarifa.

-Cód. Grupo: Si fuera una reserva de Cupo o de Grupo se vería reflejado en

este campo.
-Fijar Tarifa: Si ponemos un precio manual sale la opción de fijar la tarifa y
la opción de mantenérsela a este cliente. No permitido.
-Mercado: Segmento de mercado
-Fuente: Como ha conocido el hotel: WEB, COMERCIAL INTERNO, etc...
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-Origen: Forma de cómo se ha realizado la reserva: FAX, CORREO,

TELÉFONO, etc...
-Pago: Cómo va a pagar el cliente: CR, EFECTIVO, TARJETA, etc...
-Balance Cliente: Depósitos efectuados por el cliente.
-Loc reg AAVV: Es una referencia, localizador, bono, etc… Este dato sale en
la factura y también sirve de campo de búsqueda de reservas.
-Comentarios: Cualquier aclaración referente a esta reserva: Llega tarde,
Pago Bono, etc.…
Se pueden poner comentarios en diferentes momentos:
Cashier: Sale el comentario a la salida.
In House: Cliente ya hospedado.
Reservation: Mientras se realiza la reserva.
All: A todas las áreas a la vez.

-Especiales: Cualquier solicitud que nos haga el cliente

-Inv. Item.: En el caso que el cliente nos solicite una cama supletoria o una
cuna. El sistema lleva un inventario real de la disponibilidad.
-Color: Manera de identificar a un cliente.

En la parte superior izquierda hay una pestaña de MAS CAMPOS:

Si se quita la opción Imprimir Tarifa, hace que el precio no se vea en el

Bienvenido, ni en la carta de confirmación.
El recuadro de No Cargar = sin crédito. Ejemplo: Un cliente de paso paga en
efectivo su estancia en alojamiento. Se cierran los diferentes interfaces.
Pero se verá más adelante desde otra opción.
C/O Time: Hora de salida.
También se puede recoger la información de transfer de un cliente.
Aceptar: Aparece el número de confirmación de la reserva y en la barra azul
superior de la ventana.

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2.2. INCLUIR UN PAQUETE EN UNA RESERVA

Vamos a la pantalla de la reserva.

En la parte de la izquierda hay una opción de paquetes.
Menú
Se despliegan dos opciones en la parte del desayuno.
Incluido en precio.
No incluido en precio
Significa que no va a variar el precio. Para ver las modificaciones:
Opciones, Rate info, detalles y vemos que el precio en general no ha
variado, pero el precio de la habitación a disminuido y se le ha incluido el
desayuno.
El color de la descripción de Paquete es Azul.
Se hace lo mismo que con a) pero se elije el paquete de CENA. En la
pantalla de reserva, debajo de Tarifa, podemos ver que el precio ha variado
y ahora ha aumentado el precio en el Total. De esta forma vemos que la
reserva tiene una cena Excluida.

2.3. MIRAR BOOKING

Hay 3 formas de mirar un booking o disponibilidad del Hotel:

1.- F5: Rate Query, seleccionar fecha y OK

2.- Ctrl. + F2: Da la disponibilidad total
3.- Shift + F2: Da disponibilidad y más información que veremos más
adelante.

3. BUSQUEDA DE RESERVA

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La búsqueda se puede realizar por varios campos y una vez encontrada se

seleccionada se le da a editar.

En la parte inferior derecha está el botón de Opciones:

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3.1. OPCIONES DE RESERVA

Acompañando:
Es a título informativo, no se ve en la factura. Sirve para adjuntar el
nombre de la segunda persona. Campo obligatorio para registrar a todo
cliente que se aloja en el Hotel. Este dato pasa al listado y Fichero de la
Policía.
Add on: (Duplicar en prestige)
Realiza una copia de la reserva, por ejemplo, el cliente va a venir todas las
semanas a la misma tarifa, en lugar de hacer varias reservas se mantiene la
misma carátula y se crean reservas a partir de esta.
Agencia/Empresa:
Sirve para adjuntar una empresa o agencia, pero ello no implica que el
pago de la factura sea a través de éstos. Por ejemplo, el corte inglés nos
hace una reserva pero es pago directo por el cliente en el hotel
Alertas:
Crea mensajes interactivos que nos avisan a la hora de hacer la reserva, el
check in o check out.
Cancelar:
Cancela la reserva pero debemos de dar el motivo de cancelación de la
misma. En el caso en que queramos activar nuevamente la reservase vuelve
a buscar la reserva y se pulsa la tecla restaurar-
Cambios:
Es el histórico de la reserva. Un informe de todo movimiento que ha tenido.

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Confirmación:
Sirve para enviar la confirmación de la reserva tanto a la agencia, a la
empresa o al propio cliente.
En Visualizar: Se visualiza la confirmación antes de mandarla.
Personalizar: Permite realizar cambios en dicha carta.
Para imprimir la carta, se marca con una X en la parte superior <Print= y se
le da a enviar.
También se puede enviar la carta de confirmación directamente por email.

Depósito:
Hay dos partes:
Arriba: Informativo
Abajo: Administración nos avisa de si se han realizado depósitos y entra en
producción.
Ejemplo: Se le solicita al cliente un depósito de 100€.

Se le da a Nuevo y se rellenan los campos:

Importe de Depósito: 100€
Fecha Límite: Fecha en la que debemos de tener el pago.

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Pago de Depósito. Esta opción se verá más detalladamente en CAJERO.

En la pantalla de reserva, en la parte de Guest Balance, aparece un saldo

negativo a favor del cliente de -100€.

Comentario:
Si queremos poner alguna anotación
Cargos fijos.
Se puede ordenar realizar los cargos fijos una vez, diariamente,
semanalmente, mensualmente. Por ejemplo: Garaje. Si no sabemos la clave
% gar. También da la opción de realizar los cargos en una fecha
determinada.
Histórico:
Historial del cliente
Gobernanta:
Sirve para informar a la gobernanta de que tiene que realizar la cobertura =
Turndown
Mensaje:
Para enviar mensajes.
Opción de Paquete:
Es informativo.
Privilegios:
Sirve para cerrar Interfaces o dar la posibilidad de poder realizar algún
cargo después que el cliente se haya marchado.

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Factura Proforma
Info Tarifa:
Informa de la reserva por días, total estancia y con IVA.
Tarjeta de Registro:
Es el bienvenido o Tarjeta de Registro.
Mover Habitación:
Para cambiar al cliente de habitación.
Direccionamiento:
Instrucción a la factura. Ejemplo: Una agencia se hace cargo de la factura
del alojamiento. Hay 2 opciones:
Habitación: Cargar a otra habitación, por ejemplo lo va a pagar los padres.
Ventana: Se facturará en otra factura a parte, por ejemplo a una agencia

Nombre: Es quien se hace cargo. Si se ha asociado el cardex en la reserva,

aparecerán aquí.
Transacciones: Al desplegarlo sale una ventana donde informa de lo que se
hace cargo. Al señalarlo se pone en la parte inferior. En el caso de
equivocarnos se le da a remover.
Windows nº: Son el número de facturas que podemos crear. Por defecto sale
el número 2 ya que el 1 es para el titular de la reserva. EL 2 es para quien
pongamos en el nombre. Si la empresa se hace cargo de parking del cliente
pero la agencia no, se haría lo mismo pero con la Windows nº 3, así hasta
un total de 8 facturas diferentes.
Comparte:
Cuando dos personas comparten una misma habitación con dos reservas.
Por ejemplo en los congresos o algunos grupos.
Tareas (traces):
Son mensajes ínter departamentales. Ejemplo: Avisar a la gobernanta que
debe de poner una cama extra en una habitación.

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Código de Dpto.: Aparecen todos los departamentos. Se marca el

departamento que sea y se le pone la anotación
Una vez realizado ésto, en la pantalla de reserva aparece en la parte inferior
en rojo la palabra trace y al pinchar en ella, vuelve a la misma pantalla de
trace.
Se pueden sacar listados de Tareas de Reservas:
Recepción> Tareas y da opciones para ver las Tareas resueltas, no resueltas
o todos.

BUSCAR RESERVA
Búsqueda avanzada.

Búsqueda de Reserva
Avanzada y nos aparece la pantalla de arriba.
En la parte inferior derecha hay una apartado de Search Type. Son las
características de las reservas. (Complementary = Free)
El cuadrado de Mass Cancelation: Cancela todas las reservas
Deposit Due From: Saca un listado de los depósitos realizados según las
cantidades que pongamos.

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4. RACK DE HABITACIONES

Visualiza todas las habitaciones ocupadas o asignadas.

Desde aquí se puede cambiar de habitación.
Con el botón derecho de ratón o los botones a la derecha tenemos las
siguientes opciones:
Nuevo: Hacer una reserva copiando los datos de un cliente ya alojado. Por
ejemplo: Un cliente nos avisa que va a venir la semana que viene.
Walk in: Se podría realizar una reserva de paso.
Room Asign: Para asignar habitaciones.
Calendario: Muestra un calendario, con disponibilidad y eventos.
OO – Out of order/ OS Out of service Room: Bloquea las habitaciones.
Fuera de Orden, Fuera de Servicio.
Los colores significan algo referente a la reserva: VIP, Habitación adaptada,
etc..

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Simbología:

Screen Explanations
Following is an example of all the special characters used in this plan:
The guest has checked in on that day and will stay for one night.
<< The guest checked in on the first day and is expected to check out
>> after his reserved length of stay (e.g., 4 days).
< The guest is expected on that day.
>> The guest is expected to check out on this day.
<-> The guest is expected on the first day and will stay for his reserved
length of stay (e.g., 4 days).
This room is out of order.
o This room is out of service.
! This guest is in-house.
Red Weekend days (Saturday and Sunday).

5. CONFIRMACIONES

Gestiona el envío de las cartas de confirmación de las reservas.

6. TARJETAS DE REGISTRO - CONTRATOS

Se puede gestionar e imprimir según criterio las Tarjetas de Registro, por
ejemplo de Grupos, o de otros días.

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Seleccionando en Tarjeta de registro, nos encontramos con 2 tipos:

1. La tarjeta de Registro en sí
2. El parte de Viajeros o Ficha de Policía.

Si queremos dejar preparados las tarjetas de registro para un grupo

determinado, seleccionaremos 8grupo9 y a la derecha nos mostrará todos los
grupos para la fecha seleccionada.

7. CALENDARIO

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Se ve la disponibilidad de las habitaciones en general.

Se pueden ver los eventos, Ferias, etc...
Para ver las habitaciones de una forma más detallada Ctrl. F.2.

8. GRUPOS

Las diferencias entre las reservas de individuales y de grupos:

• Las reservas individuales: deducen directamente de la disponibilidad del
hotel.
• Las reservas de grupos: Bloquea una cantidad de habitaciones de la
disponibilidad del Hotel. Esas reservas no son reales al principio, sólo supone
una previsión, aún no están reservadas definitivamente.

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Estados (Interno)

Petición: Es sólo una cotización sin ninguna obligación. No deduce del

inventario.
Tentativa: El cliente acepta la oferta y está pendiente del contrato o
depósitos. No deduce del inventario del hotel. No se puede hacer reservas.
Definitiva: El contrato está firmado. Ya deduce del inventario y se puede
hacer reservas.
Cancelado- Rechazado-Perdido: No se materializa el grupo.
Actual: El grupo ya está de checkin.

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Crear un grupo

Seleccionar >Nuevo

Seleccionar un cardex y un contacto para el grupo.

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Cta/Emp :Cardex de empresa

Agencia: Cardex de Agencia
Fuente: Cardex de Grupo
Fecha Inicio: Fecha de entrada del primer cliente
Fecha Final: Fecha salida del último cliente
ESTADO: Es muy importante saber cuál es la situación del grupo.
Cod.Grupo: Se rellena automáticamente. Por defecto será la fecha del mes,
el día de entrada y las 6 primeras letras del nombre del grupo.
Tipo de reserva: Depende del estatus del grupo.
Cód. Tarifa: En grupos se puede hacer una reserva sin tarifa. Se puede
asociar después una tarifa o una cantidad.
Paquetes: Se puede añadir un paquete adicional a la reserva.
Imprimir tarifa: Si queremos que se imprima la tarifa en la tarjeta de
registro.
Elástico: Si se permite que este grupo pueda variar en habitaciones, fecha
de entrada, salida, etc.…
Fecha de Cut Off: A partir de esta fecha las habitaciones bloqueadas, si no
se ha realizado reservas, vuelven a la disponibilidad del hotel. Es
automático.
Fecha de seguimiento: Es para hacer un seguimiento del grupo. Informativo
Fecha de decisión: Es como un Cut Off, pero informativo.

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DETALLES

Límite listado de habitaciones: es el día máximo para la entrega de la R.L.

Pago Se copiará a todas las reservas individuales del grupo. Si no se
completa este campo al hacer el checkin del grupo irá preguntando uno a
uno la forma de pago.
% Com: Solo informativo.
Maletero / Desayuno incl. : Solo informativo.

El cardex del grupo se crea automáticamente cuando se graba la reserva.

PANEL: Sirve para introducir el nº y tipo de habitaciones.

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Es más rápido y fácil utilizar la opción de RANGO

Con incrementar /Disminuir Hab. Se puede añadir o restar habitaciones con

positivo o signo negativo.
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Ocupación 1 / 2/ 3 / 4: Número de habitaciones ocupadas por 1, 2, 3, etc,

personas y al lado izquierdo se selecciona el tipo de habitación.

DEPURAR: Sirve para reducir el nº de habitaciones del grupo.

Se puede hacer por valor o por porcentaje.

Esta opción es sólo para restar habitaciones.

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Con la opción de Avanzado se puede seleccionar diferentes días y hacerlo

por %

Prioridades se utiliza para ver el mínimo y el máximo de habitaciones

disponibles y se puede ordenar por tipo.

Volviendo a la pantalla de habitaciones se puede ver:

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Seleccionado el signo + se ve un detalle de las personas

Tan pronto como se cambia el estatus de la reserva a Definitivo, las

opciones de la parrilla cambian y se puede ver los cambios producidos.
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Se puede ver el 8revenue9 del grupo en la parte de abajo a la izquierda.

Lista de Habitaciones

Para introducir la lista de Habitaciones debemos ir a Resv. Y la primera vez

nos mostrará un mensaje que va a crear una PM . Hay que seleccionar YES

Después vamos a OPT.GRUPO y seleccionamos LISTADO DE HABITACIONES

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Hay la posibilidad de buscar un Cardex ya existente o crear un nuevo.

También podemos añadir información como Vip, Tarjeta de crédito,
diferentes fechas de entrada, salida. Tec…
DIVISION

Desde aquí podemos desglosar el nº de habitaciones que queramos.

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Y ya podemos introducir los nombres de los clientes.

9. OPCIONES DE GRUPO

OPCIONES SOBRE EL GRUPO

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10. CUPOS

Cuando queremos hacer una reserva de Cupo, y queremos que nos

descuente de su inventario de cupo, es tan sencillo como asociar a la
reserva individual en código de cupo. Automáticamente asignará la agencia
de Viajes y todo lo relativo a esta Agencia.

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11. EVENTOS
Desde la Opción de Grupos tenemos la posibilidad de poder crear EVENTOS,
tanto para un grupo de reservas como sólo para reuniones sin habitaciones.
Primero de todo habrá que crear un grupo

Seleccionar > Eventos y nuevo

Se rellenan los campos y seleccionamos la pestaña de CATERING

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En esta parte se completa la información con:

Participantes
Nombre del Cartel
Fecha de seguimiento, Fecha de decisión.
Nº de contrato. No se utiliza.
Nombre del Líder del grupo.

IMPORTANTE: IR CAMBIANDO EL ESTADO

Una vez completado toda la información seleccionamos EVENTOS.

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Y completamos los datos de la reunión.

Una vez creado el evento, podemos acceder a las reuniones previstas desde
la opción de GRUPOS >FUNCTION DIARY

En esta pantalla, tendremos un detalle de todas las reuniones previstas.

Importante la parte de arriba y de abajo. Filtros.

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Si pinchamos en el nombre del grupo, vemos un detalle.

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RECEPCIÓN

12. Teclas Rápidas

Dentro del menú de VARIOS encontramos la opción de Teclas Rápidas.

Estas teclas rápidas se irán viendo durante toda la formación en los

diferentes escenarios de la aplicación y del día a día de trabajo en el Hotel.

Manual Ayuda de Opera.

Asignación de habitaciones.
Detalle de Calendario.
Cuadro de Información de tarifas.
<Log-out= OPERA.
Grafico de Ocupación.
Panel de Control.
Estado Casa.
Plano de pisos.
Listín Telefónico.
Plano de Salones.
Detalle de disponibilidad.
Rack de habitaciones.
<DASHBOARD= (pantalla de vista y funcionalidades de todas las reservas)
Control de las habitaciones de grupo.
Operadora.
Disponibilidad Máxima.

13. LLEGADAS

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Se atiende a los clientes de pie SIEMPRE. Cuando se habla con

los clientes les tratamos de USTED.

Check In

Una vez seleccionadas las reservas con entrada hoy, podemos hacerle Check
in de una forma rápida, pero no podemos ver toda la información de la
reserva. No se recomienda esta opción.
Otra forma de hacer un check in es:
Llegadas
Buscar
Editar la reserva que queramos hacerle check in
F3 (Habitaciones disponibles) Nos saldrá una ventana con las habitaciones
disponibles según las preferencias del cliente. En el caso en que no salga
ninguna habitación, deberemos de quitar las preferencias del cliente.
Hay otros criterios de búsqueda: Por plantas, fumador, room features=
características de las habitaciones, OOS (Out of service) OOO (Out of order)

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Due out: Clientes pendientes de salir, Checked-Out: habitaciones que ya

han salido.
(H.K= Housekeeping) (F.O= Front Office)
Una vez elegida la habitación, y seleccionando OK y volvemos a la pantalla
de reservas. OK y el sistema pregunta si queremos hacer el check in o no.
Si le damos a SI, le hacemos el check in; si le damos a NO, asignará la
habitación.

Al hacer un F3 sobre la reserva aparece la búsqueda de Habitaciones

disponibles.

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Se selecciona la habitación y Aceptar.

El sistema nos preguntará si deseamos hacer el Check In

Desde la pantalla de búsqueda de reservas, tenemos la opción de

AVANZADA

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Se nos amplía los filtros de búsqueda.

En la parte derecha de la pantalla, encontramos varias opciones:

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Walk in: Es un cliente que se presenta en recepción sin reserva previa. Se

deberá siempre hacer la entrada desde esta Opción.
Cancelar: Para cancelar la reserva.
Tarj. Reg.: Si queremos imprimir la tarjeta de Registro del cliente antes del
Check In
Cardex: Para acceder a la información del cardex, rellenar los datos, etc...
Opciones: Las mismas opciones que se han visto de la reserva.
Editar: Es lo mismo que hacer doble clic en una reserva.

14. ASIGNACIÓN DE HABITACIONES

ASIGNACIÓN DE HABITACIONES:

Es importante asignar las habitaciones el día previo a la llegada

del cliente, sobre todo:

 HAB. FAMILIARES/ TRIPLES/CUNAS

 CLIENTES VIPS
 HAB. CON ALGÚN TIPO DE ATENCIÓN/PREFERENCIA ESPECIAL
(novios, cama king….)
 CLIENTES HABITUALES (acostumbraos a anotar en el cardex
<cliente habitual=)

Muestra las llegadas para un cierto día (Filtros). Opera mostrará las reservas
que no tienen asignado un nº de habitación.

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Asignar: Se asignan individualmente.

Auto: El sistema asigna las habitaciones automáticamente

Si no se utiliza ningún filtro, el sistema nos asigna las habitaciones

aleatoriamente.

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Es muy importante si se utiliza esta opción ticar el 8USAR PREFERENCIAS

ASOCIADAS9

En el caso que nos guste la asignación, se puede utilizar la opción de

Desasignar.

Si seleccionas AVANZADO, tenemos la opción de ver las habitaciones ya

asignadas.

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15. CUENTAS

Sirve para crear reservas de PM directamente sin necesidad de crear una

reserva entera.

-Apellido: Es el cardex del cliente / Empresa /Agencia /Source.

-Tipo de habitación: Hay 2 tipos: PM Y CATERING
-Cód. Tarifa: En las PM el código de tarifa debe ser siempre 0. Para que
durante la auditoría nocturna no le haga ningún cargo. Son habitaciones que
se utilizan para facturar eventos, Banquetes, Contados días, etc.…
-Código Mercado Y Código de Fuente: Igual que las reservas individuales.

16. MENSAJES

Mensajes – se suben a las habitaciones. SIEMPRE CUANDO

SEA POSIBLE

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Sirve para gestionar los mensajes que dejan a los clientes

Muy importante utilizar los filtros. En casa, Reservas, etc...

Seleccionado >NUEVO y buscamos la habitación o la reserva:

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Los mensajes se pueden imprimir y subírselos a los clientes a la Habitación.

Si el mensaje es para una reserva, al hacer el checkin nos mostrará la
pantalla con el mensaje.

17. TAREAS

Son mensajes interdepartamentales referentes a una reserva.

Por ejemplo a la Gobernanta poner una cuna, a administración abrir un
crédito, conserjería reservas de entradas, etc.…

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Se selecciona el departamento y se deja el mensaje.

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A la hora de buscar se puede filtrar por departamentos, si está resuelto o si

está pendiente

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17.1. TECLAS RÁPIDAS

OPERADOR. CRTL+F7
Nos da la opción de localizar a un cliente de una manera muy amplia
Podemos ver las llegadas, los alojados, las salidas, etc...
Se puede añadir directamente un mensaje, Llamada de despertador, una
tarea, etc...
También podemos acceder a la reserva del cliente o a su Cardex.

LISTÍN TELEFÓNICO Shift+f7

Es una agenda de teléfonos.

Se puede agrupar por Categorías: Internos, Hoteles, Restaurantes, AAVV,
etc.
En la dirección Web, nos lleva directamente a la página.

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PANEL DE CONTROL SHIFT+F2

Hay que seleccionar BUSCAR para que nos muestre los datos.

Hab Físicas – OOO Out of order = Inventario Hab...

Grp Deducidos Hab No P/U: Reservas de grupo en definitivas no
desglosadas.
Hab Grupo Deducidas P/: Reservas de grupo definitivas ya con R.L.
Total habitaciones deducidas: incluye las reservas individuales.
Grp No Deducidas Hab No P/U: Reservas en Tentativo, cupos, etc...
Grp No Deducidas Hab P/U: No puede haber.
Disponibilidad Máxima: Es el máximo de habitaciones disponibles si las
reservas tentativas no se materializan.
Disponibilidad Mínima: Es el máximo de habitaciones disponibles suponiendo
que se confirman todos los cupos y tentativas.
Evento: Es una pequeña descripción de algún evento o fecha importante
para nuestra ocupación...

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DISPONIBILIDAD DETALLADA .CRTL+F2

Muestra la disponibilidad detallada por días y por tipo de habitación.

Zoom In: Nos desglosa por tipo de reserva

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Resv No Co: Reservas no concretadas: Es para saber porqué hemos visto la

disponibilidad y no hemos realizado ninguna reserva. Muy útil para
estadísticas. Debemos rellenar los campos.

Detalle: Nos da un detalle de actividad del día. Entradas, Salidas, Personas,

etc...

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ESTADO DE CASA. SHITF+F3

Pantalla muy útil para saber la actividad del hotel en el día

Todas las campos con flechas, quiere decir que es interactivo. Nos lleva
directamente a la parte de la aplicación dónde se encuentra esa información.

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CAJERO

- La Caja
Hay que hacer la caja en cada turno – el turno entrante debe
revisar la caja y firmarlo.
La caja tiene que estar cuadrada siempre – hay un fondo de
caja) - en caso de falta se avisa al jefe de recepción o a
dirección – la persona de turno se hace responsable de
cualquier falta.
Salidas de Caja – está totalmente prohibido coger dinero de
la caja sin previo permiso de dirección – para cualquier
salida de caja es obligatorio tener la firma de dirección o en
su defecto del jefe de recepción.
Facturas – cuando se entrega una factura hay que apuntar la
fecha y el artículo en la parte detrás.

**LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: no se facilitará factura alguna, ni

cambio de titular, por teléfono, se exigirá siempre documento por escrito
con la petición correspondiente, y a ser posible documento de identidad de
la persona titular de la factura.
Así mismo, tampoco se facilitarán datos de clientes alojados, que hayan
estado alojados o que vayan a estar. Para las llamadas a clientes, pediremos
siempre la comprobación del nombre de la persona alojada.

18. FACTURACIÓN

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Al seleccionar Facturación, nos aparece una pantalla dónde podemos filtrar

qué queremos ver. Si no seleccionamos nada, nos da una relación de todas
las cuentas abiertas en el Hotel, con o sin saldo.

Con doble clic o Selección accedemos a la cuenta del cliente.

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El saldo o balance se ve en la parte de arriba a la izquierda. Esto es el

TOTAL de todas las facturas abiertas en esta habitación.
Podemos ver en la parte de abajo todas las opciones asociadas a la reserva
o al cardex.
El mensaje en azul, viene de los comentarios al cajero de la reserva.

En esta pantalla son muy importantes las opciones que hay del ratón con el
botón derecho.

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18.1. NUEVA VENTANA (FACTURA)

Para crear una nueva 8Ventana9 o factura, seleccionar Nueva Ventana y se

creará una factura con el mismo nombre que la primera.

Opera tiene la posibilidad de tener hasta 8 facturas por habitación.

El máximo de facturas visibles en pantalla son 4.Las vistas pueden ser de:
1 Factura, 2 Facturas ó 4 facturas. El resto de las facturas se pueden ver
seleccionando los cuadrados que vemos a la derecha de la pantalla.

18.2. VISTA PANTALLA

Completa. Se ve una factura con toda la información de suplemento y

referencia.
Dividir. Se ven 2 facturas, pero ya no vemos ni suplemento ni referencia.
Cuadrado. Vemos 4 facturas a la vez.
Para borrar facturas o ventanas, hay que posicionarse en la última factura
creada y seleccionar Borrar ventana.

18.3. VER TRANSACCIONES RESUMIDAS

Se pueden ver en una sola línea totalizados los mismos códigos de

transacción de una misma fecha. La línea queda en letra cursiva.

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18.4. CARGOS

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Seleccionando 8CARGAR9 nos aparece la siguiente pantalla:

Presionando en 8código9 F9 o escribiendo las primeras letras de la descripción

del cargo que queremos hacer, o escribiendo el código que queramos cargar
nos aparece la lista con los códigos de transacción:

La descripción del código de transacción, no se puede modificar.

En Cód.Arr. Podemos hacer que dependiendo del estilo de factura que
elijamos se pueda modificar esa descripción, si se ha configurado
previamente

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De este modo en el estilo de factura 4 en lugar de aparecer Bar Varios,

aparecerá Varios.

En el caso que tengan que corregir un cargo, se hará por el mismo código de
transacción y la cantidad o el importe en negativo. Es obligatorio escribir
en Suplemento la razón de ésa corrección.

Importante tener en cuenta que todos los cargos se deberán hacer brutos. El
sistema internamente desglosará el I.V.A.

Suplemento: Esta información se puede imprimir en la factura del cliente.

Por la general son notas aclaratorias tanto para recepción como para el
cliente. Por ejemplo si un cliente se registra a las 3 de la madrugada, el
cargo se deberá hacer manual. En suplemento se deberá poner, NOCHE DÍA
X, para que al momento de hacer el check out el cliente no crea que se le
está haciendo el mismo cargo el mismo día.

Referencia: Son anotaciones internas y aquí se puede ver las referencias del
teléfono, cambios de cargos de una habitación a otra, división de cargos,
etc.…

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18.5. EDITAR.

En esta opción podemos tener información sobre este cargo.

También podemos añadir una nota en suplemento o referencia.

18.6. TRANSFERIR TRANSACCIÓN

Podemos transferir cargos de una ventana a otra simplemente marcando el

código y con el ratón pinchando y arrastrando a la ventana nueva.
Si queremos transferir un cargo a una ventana que no vemos, podemos
pinchar y arrastrar al número de la ventana que aparece al lado derecho de
la pantalla.
También podemos transferir un cargo a otra ventana, posicionándonos sobre
el cargo y con la opción de botón derecho del ratón seleccionando
TRANSFERIR VENTANA. Aquí nos aparecerán las 8 ventanas. Si pasamos el
cargo a una ventana nos abre automáticamente la nueva factura.

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18.7. TRANSACCIÓN DE AJUSTE

Podemos ajustar o corregir un cargo o varios a la vez con la opción del

ratón derecho seleccionando TRANSACCIÓN DE AJUSTE:

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Marcando primero los cargos que queremos corregir, y con la opción del
ratón derecho seleccionamos transacción de ajuste.
Nos aparece la pantalla de arriba. Seleccionando la primera opción y aceptar
aparece la siguiente pantalla

Podemos hacer una corrección de los cargos seleccionados por cantidad o

por porcentaje.
Es obligatorio seleccionar un motivo por el cual corregimos un cargo.
Si nos posicionamos encima de la corrección y EDITO, puedo ver en
referencia los cambios que ha tenido este cargo.

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La segunda opción nos permite corregir un código de transacción de varios

días.

De esta forma, por ejemplo, un cliente se queja ha tenido frío durante su

estancia. El director decide hacerle un descuento del 10% del cargo de la
habitación. Utilizando esta opción el sistema realizará ese descuento sobre el
código de transacción seleccionado y de todos los días.

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18.8. DIVIDIR TRANSACCIÓN

Existe la posibilidad de dividir una transacción. Con la opción del ratón

derecho, seleccionamos dividir transacción. Podemos seleccionar entre
hacerlo por cantidad o por porcentaje

Por ejemplo, 2 clientes de la misma empresa bajan a desayunar juntos.

En el restaurante cargan los 2 desayunos a una habitación. A la hora de
pagar el cliente dice que sólo paga un desayuno y que el otro lo paga el
cliente de la otra habitación.

18.9. TRANSFERIR TRANSACCION

Se puede transferir transacciones a otra habitación, desde otra habitación o

desde una lista de habitaciones.

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18.10. AGREGAR VISTA CLIENTE

Utilizado para poder ver hasta 6 facturas de distintos clientes en una misma
pantalla.

Seleccionamos las facturas que queremos ver. Y selección.

En la parte de abajo vemos las pestañas con las diferentes habitaciones

Podemos también transferir cargos de una factura a otra seleccionando el
cargo y pinchando y arrastrando a la pestaña con el nombre
correspondiente.

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18.11. PAGOS

Esta opción nos sirve para cuando un cliente alojado nos deja dinero por
adelantado sea imputado ese pago en su cuenta.
El pago se puede realizar en cualquier forma de pago, Efectivo, Visa, etc...

Realizar un Pago, no genera factura. El pago genera un recibo. El saldo es a

favor del cliente.

Si queremos imprimir una factura informativa debemos seleccionar

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18.12. FACTURA

Visualizar: Vemos en PDF cómo va a quedar una factura. Se puede imprimir

como FACTURA INFORMATIVA
Imprimir: Se imprime directamente la factura informativa.
Email. Se podría enviar por email la factura.
Archivo: Guardamos la factura en nuestro ordenador como un archivo.

Estilo Factura.

Existen 18 tipos de facturas. Los 6 primeros para facturas de clientes

individuales y el resto para emitir facturas de grupos.
Ver todos los tipos para saber cuál es la mejor a las necesidades del cliente.
Nota: La 19 y 20 no existen.
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18.13. OPCIONES DE CAJERO

-Agencia /Empresa:
Para asociar una agencia o empresa a la reserva. Es la misma opción que
desde reservas.
-Cambios:
Se ve todo el historial que ha tenido esta reserva.
-Comentarios:
Para ver o adjuntar nuevos comentarios. La misma Opción que en reservas.
-Tarjetas de Crédito:
No se utiliza
-Depósito /CLX:
Pare consultar los depósitos de la reserva.
-Cargos fijos:
Para consultar o crear un cargo fijo. La misma opción que en reservas.
-Histórico de Facturas.
Nos lleva al histórico que ha tenido este cliente .Podremos visualizar o
imprimir una factura ya emitida.
-Futuro.
Veremos todas las reservas que tiene este cliente.
Valor Almacenad: NO
-Opción paquete: NO

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-Detalles Telefónicos:
Podremos tener una relación de todas las llamadas que ha realizado este
cliente. Duración, número y coste de llamada.
-Cargar Tarifa:
Muy útil cuando queramos hacer un cargo de una tarifa con paquete. De
ésta forma el cliente verá sólo un cargo en factura por el total de ésa tarifa.
También se deberá utilizar esta opción para poder corregir una tarifa con
paquete.
-Histórico de cargos.
Guarda un histórico de todos los cargos de esta factura.
-Privilegios.
Sirve para poder cerrar los interfaces de teléfonos en el caso que un cliente
se le corte el crédito.
También desde ésta opción podernos realizar un cargo a un cliente que ya
está de check out.
-Cardex:
Accedemos al cardex del cliente.
-Factura Proforma.
-Reserva.
-Mover Habitación.
Para cambiar a un cliente de habitación. En el check out puede servir, si por
ejemplo un cliente está pendiente de pago y necesitamos ocupar la
habitación.
-DIRECCIONAMIENTO.
Muy importante. Sirve para cambiar el titular de una factura. Si un cliente
nos solicita la factura a nombre de la empresa se deberá utilizar esta opción.
Por defecto Opera emite la factura a nombre del titular de la reserva. Al
nombre del cliente. La factura 1, siempre será a nombre del cliente, no se
puede modificar.
Para modificar el nombre en las facturas deberá ser a partir de la factura 2.
1º Se deberá asociar el nombre de la agencia o empresa a la reserva.
Desde Opciones >Agencia/Empresa

Aceptar
Después vamos a> Direccionamiento

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Seleccionamos Ventana (Factura) y en el Nombre seleccionamos la empresa

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OK

En transacciones buscamos los códigos de transacción que queremos pasar

a otra factura,

Marcamos Agregar y Aceptar de nuevo.

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Nos aparece la siguiente pantalla donde vemos que el Alojamiento y

Desayuno va a nombre de Micros Fidelio, la fecha de los cargos, y que irán a
la factura 2.

Al cerrar nos dará el mensaje: ¿Refrescar Facturas? Decimos que sí, y el

sistema transferirá todos los cargos de AD a la factura 2 y modificará el
titular de la Factura a nombre de Micros Fidelio.

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Tanto si es Pago directo por el cliente o la factura es a Crédito, siempre se

deberá hacer este proceso.

En el caso de al hacer el direccionamiento por ejemplo al check out , y ya

tengamos los cargos organizados y no seleccionamos nada en
8Transacciones9, cuando nos pregunte ¡Refrescar Facturas?, diremos que no.

18.14. LIQUIDACIÓN

Dependiendo si el estatus del cliente es Due out o es Check In, en el botón

puede aparecer la descripción de 8Liquidación9 o de 8Check Out9.
En este caso el estatus es Check In. El cliente no tiene fecha de salida para
hoy.

Se dan 3 Opciones:

-Factura Interna: Es una factura intermedia. Por ejemplo una factura

Semanal. Al cliente se le cobra el saldo, no le hace ningún cargo adicional
por la noche, y deja el estado de Check in. No vacía la habitación y deja el
Saldo a 0.
-Salida Anticipada: Al cliente se le cobra todo el saldo y a la vez vacía la
habitación quedando el estado Check Out.
Si la reserva tiene una política de penalización por salida anticipada, el
sistema dará el siguiente mensaje:

Seleccionando 8SI9 el cargo se hará automáticamente.

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-Factura Anticipada: Se pueden dar 3 Opciones.

-Cargar sólo 1 noche.

-Cargar x noches
-Cargar por anticipado toda la estancia.
Hay que tener en cuenta, que si se utiliza esta opción el total de la
producción la cargará en ésa noche, no prorrateando la producción durante
la estancia. También si se hace una factura anticipada y la tarifa está mal,
no se podrá modificar.

Si la fecha de salida del cliente coincide con la fecha de hoy, el botón que
aparecerá será de 9Check Out9
Al seleccionar Check Out, tenemos 2 opciones:

Hacer un check out o vaciar la habitación pero sin saldar la factura.

Seleccionando Check Out no aparece una pantalla con las forma de pago.

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Seleccionando la forma de pago correcta y CARGAR, se emitirá la factura.

El original de la factura sólo saldrá la primera vez que imprimamos, después
ya todas las demás serán Copia Factura y se imprimirán desde el Histórico
de Facturas.

En el caso que seleccionemos la 2ª opción

El sistema nos preguntará;

Diciendo que SI, vacía la habitación y manda la factura a 8FACTURAS

ABIERTAS9

Para localizar estas facturas seleccionaremos AVANZADO y ticaremos

8Factura Abierta9

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Una vez que emitamos la factura, ya no se podrá modificar. Habrá que

utilizar la opción de 8Credit Bill9. Se mostrará más adelante esta
funcionalidad.
Si queremos reabrir una habitación, debemos ir a Facturación > y ticar
Check Out. Al abrir la cuenta abajo a la izquierda vemos el botón de Reabrir.

Seleccionando esta opción podremos reabrir la habitación y la factura, pero

ya no podremos modificar nada. Sólo hacer nuevos cargos. El sistema nos
preguntará si queremos reabrir los interfaces. Solo en el caso que el cliente
vuelva a subir a la habitación.

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19. CARGOS RÁPIDOS

Sirve para hacer muchos cargos a diferentes habitaciones sin necesidad de ir

factura por factura. Por ejemplo muy útil para cargar los mini bares,
lencería, garaje, etc...

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20. POST IT

Nos abre una pantalla como si fuera un TPV

Seleccionamos los artículos y al finalizar abajo a la derecha, seleccionamos

9Cargo Habitación9.
No se pueden utilizar las formas de pago. SOLO PARA CARGO
HABITACIÓN.

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21. FUNCIONES CAJERO

-Conjunto Facturas:
Para imprimir de una sola vez facturas informativas de clientes.

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-Cancelación /Depósito:
Control de los depósitos tanto requeridos como pagados. También se puede
llevar control de las políticas de cancelación.
-Estado Cajero:
Informativo para ver que cajeros están abiertos y cuantas veces lo han
abierto.
-Histórico Facturas.
Importante: Histórico de todas las facturas emitidas por el Hotel. Se puede
modificar el estilo de factura.
-Diario:
Es un reporte de todos los cargos y pagos que se han realizado. Importante
utilizar los filtros.
-Caja Chica:
Son salidas de dinero de caja de recepción para uso interno del Hotel. Por
ejemplo Cocina nos pide 50 Euros para un taxi.

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Esta salida de dinero quedará reflejada en nuestro arqueo de Caja.

-Post Covers.
En el caso que recepción hagan cargos que pertenecen a restauración,
Restaurante, Desayunos, etc... Deberá introducir el nº de cubiertos.

-Histórico de Recibos:
Al igual que el Histórico de Facturas se pueden reimprimir cualquier tipo de
Recibo.
-Depósito
-Paid Out
-Pago
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22. FUNCIONES TURNO DE CAJERO

-Informes de Turnos: Reportes con las facturas emitidas hoy y por forma de
pago.
-Cierre de cajero: Al final de cada turno recepción deberá cerrar su caja.

Nos dará un detalle de todos los movimientos habidos durante el turno,

Aceptar

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La siguiente pantalla nos muestra todo efectivo recibido y si ha habido

alguna salida de caja

En este caso vemos que hemos recibido 828.30 euros, pero hemos dejado
50 euros para cocina. Por tanto deberemos entregar a Administración
778.30 euros.

23. PASANTE

Nos da la posibilidad de realizar una reserva, un checkin, un cargo de

manera muy rápida. Por ejemplo una persona no alojada que pide una
factura por el garaje.

Seleccionar> Cargar y nos lleva a la pantalla del cardex

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Creamos o buscamos un cardex > Cargar y nos lleva a la pantalla de

Facturación.

Cargar y nos lleva directamente a la pantalla de pagos.

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24. CHECK OUT RÁPIDO

Esta opción es muy útil para los grupos.

Utilizando los filtros, seleccionamos el grupo y podemos ver qué clientes

tienen saldo pendiente. Con la Opción de C/P CERO, una vez que el grupo
se ha ido podemos dar del check out a todo el grupo a la vez, sin necesidad
de ir habitación por habitación.

24.1. FACTURA RECTIFICATIVA

OPERATIVA PARA LOS USUARIOS

Dependerá de la configuración del sistema el tiempo máximo para poder

corregir una factura.

Desde Cajero < Opciones de Cajero> Histórico de Facturas, se busca y se

selecciona la factura a corregir:

Histórico de Facturas:

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Se busca la factura a corregir y se selecciona:

A la derecha se ha activado una nueva pestaña que se llama 8Factura de

Crédito9

Al seleccionar nos aparece la siguiente pantalla:

Se completa el código de mercado y el código de fuente, y al seleccionar

8Cargar nos aparece la pantalla de Cargos:

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total por la cual esta factura se pudiera corregir. Se selecciona el código de

transacción a corregir y la cantidad siempre en NEGATIVO.

En la parte de abajo se puede ver la cantidad.

Una vez realizado el cargo, se selecciona 8Cargar9 y 8Cerrar9, y nos aparece la

pantalla de Pago.

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Se selecciona la forma de pago correcta y se emite la factura.

Si volvemos a la pantalla de Histórico de Facturas, vemos que el tipo de

factura es RECTIFICATIVA, y lleva otro número de secuencia diferente a la
secuencia de facturas.

Al seleccionar y visualizar la factura, vemos que el sistema indica qué

factura corrige.

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CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA

La funcionalidad de 8Factura de Crédito9 va asociada a otra nueva

funcionalidad que es el no generar facturas a cero.

1. Cuando se vaya a imprimir una factura y no haya ningún cargo, no se

imprimirá ninguna factura y saldrá un mensaje informando 8No new
postings for Window x9

2. Cuando se vaya a imprimir una factura con un cargo en positivo y el

mismo importe en negativo y el balance sea cero, OPERA no
imprimirá ninguna factura, pero sí asignará un número de secuencia
INTERNO. Este número de factura tendrá otra secuencia que el
número de factura regular.
El tipo de factura será INTERNAL.

3. Cuando se vaya a imprimir una factura que el balance sea O pero que
los tipos de I.V.A sean diferentes, en este caso OPERA sí imprimirá
una factura con su correspondiente número regular.
El tipo de factura será FACTURA.

4. Por último, cuando se utilice la funcionalidad de 8Factura de Crédito9 el

El tipo de factura será RECTIFICATIVA.

5. Si en la configuración del sistema de los depósitos, se configura con la

opción de no generar factura al cargar un depósito y existe un pago o
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un depósito en la factura, OPERA sí generará un número de factura

regular al imprimir la factura, incluso si el balance total es 0.

6. Si por el contrario en la configuración del sistema los parámetros son

emitir factura a la hora de cargar un depósito, OPERA asignará un
número de secuencia interna y no imprimirá la factura al final de la
estancia, aunque haya un depósito.

7. El departamento Financiero dispondrá de 2 Libros de I.V.A.:

Uno sólo con las factura regulares de clientes.

Otro con la opción de poder elegir si quiere imprimir todo tipo de
facturas.

Es muy importante que a la hora de ver todas las facturas emitidas desde
pantalla, se seleccionen desde la pantalla de filtros los 3 tipos de factura
que hay en Opera:
-FACTURA (CHECK OUT)
-PASANTE (PASSER BY)
-FACTURA DE CRÉDITO (CREDIT BILL)

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GOBERNANTA

- Llaves Maestras
Se controla la entrega y recogida de las llaves maestras de
pisos – cualquiera que falte debéis comunicarlo a dirección o
al jefe de recepción.

24.2. GOBERNANTA

Desde esta opción se gestiona de forma rápida los estados de las

habitaciones en el departamento de Pisos.

Utilizando los filtros de la parte de arriba, veremos la información deseada.

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Existen 3 tipos de estado para las Habitaciones.

-Limpia
-Sucia
-Pickup. Es un estado intermedio. Es más una habitación de repaso.
Por ejemplo un cliente sube a la habitación a los 2 minutos solicita un
cambio. Esta habitación habrá que repasar el baño. Para poder tener una
situación real se deberá poner en Pickup que quiere decir que sólo es un
repaso.

Para poder gestionar la limpieza de las habitaciones, simplemente buscamos

la habitación y se nos despliega un campo con las 3 opciones.

Se pueden marcar varias a la vez y a la última se le cambia el estado y

automáticamente se lo cambiará a todas las habitaciones seleccionadas.

24.3. CONDICIONES DE HABITACIONES

Nos da la posibilidad de poder dar un tratamiento especial a este tipo de

habitaciones, bien porque sean Vip, por que tengan una particularidad,
Show Room, etc.…

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Nueva:

Dependiendo del código, al hacer una búsqueda de habitaciones nos la

mostrará o no.
Con los códigos SHOW y OTRO, no se podrá asignar si no se hace
manualmente. Al asignar nos dará un aviso.
El resto de códigos al asignar ésa habitación, también nos dará un aviso.
También podremos ver la particularidad de esa habitación a la hora de
asignarla.

25. FUERA DE ORDEN/SERVICIO

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Desde esta opción se lleva toda la gestión de Bloqueos de Habitaciones.

Hay 2 opciones:
FUERA DE ORDEN (OO). Son Habitaciones que no se pueden vender. Si se
bloquea una habitación Fuera de Orden, descontará de la disponibilidad del
Hotel. Un hotel con 100 habitaciones, si se bloquean 10 OO, con 90
habitaciones ocupadas el hotel tendrá un 100 x 100 de Ocupación.
FUERA DE SERVICIO (OS). Son habitaciones que tienen alguna pequeña
avería, pero que para reservas está disponible y se puede vender.

A. Se selecciona las habitaciones a bloquear.

B. Fecha. Desde- Hasta.
C. Estado. Si va a ser Fuera de Orden (OO) o Fuera de Servicio (OS)
D. Retorno. Cuando se libere esta habitación, cómo queremos que pase al
estado de la Gobernanta, (Limpia, Sucia, etc.)
E. Motivo. Seleccionar un motivo
F. Comentarios. Se puede explicar más detalladamente.

Una vez reparada la avería, se puede resolver manualmente.

Importante: A FECHA: Al hacer la Auditoría Nocturna, el sistema

automáticamente liberará la habitación.

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Se marca a la izquierda y seleccionar Borrar

Nos preguntará cómo será el Estado de Retorno y nos mostrará el siguiente

mensaje

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26. MANTENIMIENTO

- SSTT:
Se asegura que la persona de mantenimiento tiene un
8Walkie9 que funciona para poder localizarle o que lleve su
móvil.
Se entrega a la persona de mantenimiento el listado de
averías pendientes – cuando se vaya se comprueba lo que
está solucionado y se modifica en sistema.

Es un módulo para gestionar las averías del hotel pero es totalmente

independiente. No afecta a la disponibilidad del Hotel ni es interactivo como
el de FO/FS.

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Una vez reparada la avería se selecciona Resolver.

Se podrá ver en pantalla quién y cuándo se ha reparado.

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AUDITORÍA NOCTURNA

Antes de comenzar la auditoría Nocturna, hay que tener una serie de

precauciones.

Revisar las llegadas pendientes.

Recepción > Llegadas >Buscar

Revisar las salidas pendientes.

Cajero > Ticar salidas Hoy >Buscar.
IMPORTANTE: No se podrá hacer la auditoría nocturna con salidas
pendientes. Se tendrá que dar de salida, o prolongar estancia.

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4. Revisar la Cuenta de Cargos Perdidos 9500

Esta cuenta siempre deberá estar de Check In. Si por alguna razón el
interface de teléfonos no encuentra una habitación para hacer el cargo, lo
enviará a ésta cuenta. Todos los días se deberá repasar y si se puede,
transferir los cargos a la habitación o Salón.

5. Cerrar cajeros.
Cajero>Funciones Turno de Cajero >Cierre de Cajero.

27. OPERACIÓN DE AUDITORIA NOCTURNA

Una vez seleccionemos la opción de Auditoría Nocturna, nos aparecerá la
siguiente pantalla con nuestro Usuario, Nombre del Hotel, Fecha del día del
cierre y el idioma.

LOGIN>

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PROCESOS AUTOMÁTICOS

1. Chequeo de País y Estado. Verifica que todos los cardex tengan la

información de País y Estado.

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2. Verifica si quedan llegadas pendientes. En el caso que se dé de

entrada esa reserva, el sistema la pasará como estado NO SHOW.

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3. Salidas no dadas de CheckOut. En este punto si quedara alguna

salida, el sistema nos lleva a la pantalla de salidas

4. Notas Cometarios. Será la primera hoja al imprimir los listados de

cierre Sirve para indicar cualquier anomalía surgida durante el turno.

5. Cambiar la Fecha del Hotel. El sistema primero verificará que todos

los usuarios han salido de la aplicación.

De no ser así el sistema les bloqueará Opera, para que al día siguiente
tengan que salir de la aplicación y volver a entrar para que les cambie la
fecha de negocio.

6. Cargando códigos de Tarifa e Impuestos. El sistema hace el cargo de

todas las tarifas, paquetes y cargos fijos que tengan las reservas.

7. Completar procedimientos Adicionales. Procesos internos. Actualiza las

reservas, pasa habitaciones de Limpias a Sucias, Ejecuta el Cut OFF,
Actualiza el vencimiento de facturas de crédito, etc

8. Imprimir Informes. Se imprimen los listados que se han configurado

previamente. También se pueden guardar en archivos.

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28. REIMPRIMIR LISTADOS AUDITORÍA NOCTURNA

Los listados se guardan en este apartado. Se podrán volver a imprimir o

visualizar en cualquier momento.

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VARIOS

29. INFORMES

Desde esta opción se listarán casi todos los informes.

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Todos los listados se podrán imprimir, visualizar, enviar por email y archivar
En el Grupo Informe 8Shift Reports9, existen los llamados 8Listados de
Emergencia9. Es una agrupación de diferentes listados que de una sola vez
imprimirá todos a la vez, sin necesidad de ir buscando e imprimiendo uno a
uno.

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30. ENLACES

Desde aquí se tendrá acceso directo a las diferentes sitios configurados.

31. TECLAS RÁPIDAS

Son los accesos directos que se puede acceder desde cualquier parte de la
aplicación.

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32. CAMBIO DE CONTRASEÑA

Muy importante. La primera vez que accedamos al sistema nos obligará a

cambiar la contraseña genérica. Después cada 90 días se deberá cambiarla.

33. TRACK IT

Sirve para llevar un control de todos los equipajes depositados en consigna

y también para la gestión de objetos perdidos.

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1. Se selecciona el Seguimiento grupo:

-PARCEL
-BAGGAGE
-VALET
-LOST
2. Después seleccionamos el tipo de equipaje u objeto.
3. Acción. Quién lo ha guardado .Recepción, Gobernanta, etc..
4. Ubicación. Dónde se ha guardado.

Una vez grabada la información podremos buscarla utilizando los diferentes

filtros que encontramos al lado izquierdo.

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34. LIBRO DE TURNO

Es el libro de bitácora del hotel. Desde aquí se puede ir anotando todas las
incidencias y tareas a realizar por los diferentes departamentos del Hotel.
Estas tareas son internas. No confundir con la opción de tareas que
encontramos en el módulo de reservas o recepción

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Seleccionando Nuevo, elegimos el departamento y le ponemos la nota.

De esta forma todos los departamentos tienen la información.

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GENERACIÓN FICHA DE POLICÍA

Hay que generar el fichero después de la Auditoría Nocturna

Desde VARIOS seleccionar > EXPORTAR ARCHIVO

Seleccionamos: País.

y nos posicionamos en 8Spanish Police Export. Manual.

Seleccionar >Genera

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Y Genera otra vez

Nos mostrará la fecha de ayer

Seleccionar Inicio
Y aparecerá la siguiente pantalla diciendo si queremos ver los datos.
Decimos que Si

Seleccionamos Generar
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En la siguiente pantalla nos aparecerá el número que la policíaasigna al

Hotel (Ya configurado por defecto en el apartado de Archivo) y la extensión
que tendrá que tener el archivo.

Seleccionamos Aceptar

OK Y Cerrar

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Desde VARIOS seleccionamos DESCARGAR ARCHIVO

Buscamos por el Nombre o la extensión del fichero

Seleccionamos DESCARGAR

Seleccionar > GUARDAR y guardarlo en una carpeta específica para ello.

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Después ya entrar en la página de la Policía y adjuntar el archivo.

Es necesario que todos los cardex estén completos con los datos que pide la
policía.
Hay un listado que se llama ’LISTADO DE POLICÍA’ donde se puede
comprobar si los datos del cliente están todos completos.

PROCEDIMIENTOS RECEPCION

35. TURNO DE MAÑANA

- Comprobar la caja
-Debería de estar firmada por el turno saliente y turno entrante
-Cualquier descuadre de más de 50€ hay que informar a dirección
-Sacar la totalización y adjuntar con la hoja de caja

- Leer libro de turno junto con el turno saliente.

- Comprobar las llegadas del día.

- Comprobar que la gobernanta tiene bien apuntado lo siguiente:

-Atenciones
-Cambios de habitación
-Cunas
-Triples y Familiares
-Mascotas

- No Shows de la noche anterior

No dar salida hasta las 12: 00h
En el caso de tratarse de un cliente de agencia, llamamos para
informar de que el cliente ha sido No Show y que tras pasar
gastos de la primera noche, procedemos a la cancelación de la
misma.

- Chequear las salidas pendientes, cargos, etc.

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- El departamento de desayunos entregará las comandas de los

pasos de desayunos, hay que cargarlos manualmente a cada
habitación y al final del servicio comprobar la producción de
desayunos y controlar que cada comanda está cargada en la
habitación correspondiente.

- Al finalizar las salidas, vaciar el rack

-Bienvenidos
-Documentación reservas

- Hacer la caja.

- Dejar la bandeja de entrada del Outlook limpio – solo se deja

notas internas pendientes de leer.

- Recoger toda la recepción antes de cambiar el turno.

- Todos los sábados y domingos hay que revisar todas las reservas
para la semana siguiente

36. TURNO DE TARDE

- Leer libro de novedades junto con el turno saliente.

- Comprobar la caja
-Debería de estar firmada por el turno saliente y turno entrante
-Cualquier descuadre de más de 50€ hay que informar a dirección

- Comprobar llegadas del día.

- Comprobar llegadas de mañana.

- La gobernanta bajará los listados de mini-bar y control de

habitaciones:
Hay que comprobar junto con la gobernanta habitación por
habitación con el control y el Rack:
 Se controla que todas los triples están montadas
 Se controla el número de personas en cada habitación.
 Se controla el estatus de cada habitación (limpia, sucia,
repaso o bloqueado).
 Se controla las averías apuntado por la gobernanta.
o Se carga los minibares – OJO con las salidas del día para no
duplicar!!!

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37. TURNO DE NOCHE

38. EMISIÓN DE CRÉDITOS

Desde la pantalla de salidas se emiten los créditos.

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