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La complejidad de todo proyecto que debamos gestionar se encuentra condicionada por diversos factores
que determinan que un proyecto sea más o menos complejo. Esos factores son los siguientes:
1 Nivel de conocimiento de las herramientas y medios necesarios para lograr el éxito del
proyecto. Por ejemplo, el nivel de conocimiento sobre la industria en la que se debe
desempeñar el proyecto o de las tecnologías inherentes a él.
2 Nivel de claridad o de detalle en el pedido del proyecto. Por ejemplo, requerimientos poco
detallados o muy detallados, cambiantes o ambiguos por parte del cliente del proyecto.
La Figura 1 muestra los diferentes grados de complejidad de los requisitos a cumplir y de las
herramientas que necesitamos para trabajar según el nivel de conocimiento que tenemos.
Básicamente, podemos agrupar en dos las maneras de manejar la complejidad de un proyecto: con
metodología en cascada o con metodologías ágiles.
Queda claro que los proyectos sencillos pueden llevarse a cabo con una metodología de gestión de
proyectos simple en la que se sigue una sucesión de pasos y secuencias ordenadas para llegar a
cumplir con el objetivo del proyecto. En la Figura 3, se puede ver esta metodología representada de
forma gráfica.
Figura 3. Metodologías tradicionales o en cascada
La intervención del cliente se da dos veces: una al inicio (al definir las necesidades del
proyecto) y otra al final (al recibir los resultados del proyecto).
Los cambios no son bienvenidos, ya que requieren una gestión muy burocrática.
Reflexión
¿Cuántas veces alguien sabe todos los detalles de los requerimientos de un proyecto a su inicio? La
respuesta depende del rubro, pero en general, esto sucede muy pocas veces.
Retomando el tema de la complejidad, se puede decir que con esta metodología se debe comenzar el
proyecto con todos los requerimientos muy claros y detallados, porque cualquier cambio implica un alto
costo durante la vida del proyecto. De acuerdo con el rubro del proyecto, esta metodología puede o no
ser apropiada. Hay campos de acción mucho más estables y menos dinámicos que otros. A
continuación, se analizan algunos casos.
Proyectos de construcción: hay pocas probabilidades de que, una vez hechos los
cimientos, el dueño quiera achicar el living de la casa (pero puede pasar).
Proyectos de software: hay muchas probabilidades de que, una vez hecho el análisis del
sistema a construir, el dueño quiera agregar o cambiar funcionalidades.
Equipo de trabajo
Generalmente, los equipos de trabajo en los proyectos ejecutados en cascada suelen ser especializados.
Esto significa que hay un analista que entiende del rubro y conoce la problemática a resolver, hay un
diseñador de soluciones experto en las herramientas necesarias para ejecutar las tareas, hay gente que
sabe ejecutar las tareas en sí y hay gente que valida, verifica o prueba el producto antes de entregarlo.
Son roles muy separados en los que cada uno hace lo que sabe hacer, con muy poco acople entre ellos.
Como dijimos antes, el cliente prácticamente no participa durante la ejecución del proyecto. Solo forma
parte del proceso al inicio y al final. Una vez comenzado el proyecto, el único objetivo es cumplir con el
plan de proyecto pactado con el cliente.
Control de cambios
La metodología en cascada no es ágil frente a los cambios. Se invierte mucho esfuerzo y tiempo en la
etapa de análisis para conseguir una foto completa y acabada de lo que el cliente necesita. El modelo en
cascada prevé un comité de control de cambios (CCC) encargado de evaluar el impacto de los cambios
que solicite el cliente una vez comenzado el proyecto. El CCC debe autorizar o no el cambio propuesto,
evaluar los desvíos que provoque y volver a estimar las tareas restantes (o el retrabajo) que implique
este imprevisto.
¿Problemas?
¿Qué problemas tiene esta metodología? Los problemas no son de la metodología en sí, sino que son
relativos al contexto en el que se utilice. Si miramos los resultados de los proyectos en los últimos diez
años, nos encontramos con cifras alarmantes. Tomemos la industria del software para ejemplificar con
números esta situación, aunque podría proyectarse a muchas otras disciplinas.
Según un estudio de la Universidad del Caribe, las cifras que resultan del análisis de cientos de
proyectos son las siguientes.
El 75% de los productos de software grandes tienen fallas. Esto hace que no se usen
porque no cumplen con los requerimientos del cliente.
Pero ¿cuáles son las causas de estos fracasos? Según la misma entidad, son las siguientes:
1 requerimientos incompletos;
3 deficiencia de recursos;
4 expectativas no realistas.
El cliente no tiene claro lo que quiere al inicio del proyecto, solo tiene las ideas principales.
El cliente no participa de la evolución del proyecto, sino que solo espera el final del
proyecto para ver su producto terminado.
El mundo y el mercado evolucionan tan rápidamente que así también lo hacen las necesidades de la
gente. Esto hace que sea extremadamente difícil poder determinar el 100% del detalle de lo que se
necesita antes de comenzar un proyecto. Los problemas aparecen al querer continuar utilizando la
misma metodología en proyectos con necesidades dinámicas y cambiantes. La misma agilidad con la
que comenzó a evolucionar el mercado es la que hizo que surgieran las llamadas metodologías ágiles.
gestiones estáticas;
metodologías ágiles;
metodologías secuenciales;
metodologías complejas.
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Lección 3 de 9
Nos toca ahora profundizar sobre las metodologías ágiles para la gestión de proyectos y, el SCRUM es
una de ellas.
¿Qué ocurre cuando no están del todo claros los requerimientos al inicio del proyecto, pero sí se tiene en
claro el objetivo o necesidad final? Este no es un problema aislado, sino que ocurre en la mayoría de las
industrias. El dinamismo con el que se mueven el mercado y el mundo hace que sean muy aisladas las
situaciones en las que se tiene la posibilidad de tener un alcance detallado al iniciar los proyectos.
Las metodologías ágiles han llegado para ayudar con esta situación. A diferencia de las metodologías
tradicionales o en cascada, estos enfoques plantean n ciclos (y no solamente uno). Cada ciclo va
construyendo parcialmente el producto. Siempre hay un resultado por cada ciclo y esto permite que el
cliente tenga la posibilidad de ver la evolución de lo que se está construyendo. Con esto se evitan las
grandes desviaciones que existen cuando no hay intervención de los clientes hasta la finalización del
producto.
En las metodologías ágiles, los cambios son bienvenidos y se plantea una respuesta rápida a esos
cambios. Los integrantes del equipo no tienen conocimientos tan específicos, sino que van ocupando
roles que pueden rotar. Es un ambiente colaborativo, donde todos colaboran con todos.
SCRUM es el nombre que recibe un conjunto de buenas prácticas que buscan ayudar a gestionar de la
mejor manera proyectos complejos. Es decir, escenarios en los cuales no tenemos total control de los
requerimientos ni de las herramientas necesarios para construirlos. SCRUM se basa en los ciclos de vida
iterativos y adaptativos y, además, agrega varias reglas de juego que se deben cumplir si se quiere sacar
todo el provecho posible del uso de estas buenas prácticas y de lo que ellas nos pueden mostrar. Un
SCRUM bien implementado logra llegar a un mejor producto y a un mejor proceso y ambos habrán
madurado cuantitativamente al final del proyecto. Por otra parte, pone especial foco en la intervención del
cliente durante todo el proyecto. Este proyecto es el resultado de una serie de iteraciones cortas cuya
responsabilidad es agregar valor al producto en cada una de ellas.
Fuente: [Imagen sin título sobre el método ágil SCRUM], s. f., https://bit.ly/3d0srrI
En la Figura 4 se describe el proceso de trabajo que propone SCRUM. Vamos por partes. Recordemos
que este enfoque se adapta muy bien a escenarios en donde el cliente sabe la estrategia, pero no tiene
claridad sobre cómo avanzar en el proyecto.
buenas prácticas;
metodologías secuenciales;
SUBMIT
Luego de haber presentado a los intervinientes, podemos detallar el proceso de trabajo de la siguiente
manera.
2 Luego, les presenta ese documento al Scrum Master y al Team en una reunión denominada
Sprint Planning Meeting.
3 Allí se define una primera fase de trabajo que se detalla en un documento denominado
Sprint Backlog y que deberá resolverse en un Sprint (un tiempo que dura entre una y cuatro
semanas).
4 En el Sprint intervienen el Scrum Master y el Team para desarrollar ese producto según las
necesidades del cliente.
5 A diario debe realizarse una reunión, denominada Daily Scrum (de menos de quince minutos
y con la ayuda de un tablero estilo Kanban en el cual las actividades se clasifican en “por
hacer”, “en proceso” y “finalizadas”). En esta reunión, cada miembro del equipo cuenta:
6 Al finalizar el Sprint, se lleva a cabo una reunión denominada Sprint Review en la cual
participan todos los roles y revisan el cumplimento de los objetivos del Sprint para poder
entregar el producto.
8 Por último, se vuelve al Producto Backlog y se inicia nuevamente el Sprint Backlog hasta
contar con todo el producto finalizado.
En SCRUM, cada iteración entrega valor parcial al producto final. Se dice que debe haber un incremento
del producto al finalizar cada Sprint, ya que se intenta obtener un crecimiento orgánico del producto final.
Resulta oportuno realizar un resumen sobre las herramientas que utiliza la metodología SCRUM.
También se pueden considerar algunas herramientas digitales para llevar a cabo el tablero de trabajo.
Una de ellas puede ser Trello (Trello.com), una herramienta digital colaborativa con una dinámica de red
social (con miembros, comentarios, notificaciones, etiquetas, etcétera) que permite organizar tareas en
diferentes tableros, por lo que resulta oportuna para simular los tableros Kanban necesarios para las
Daily Scrum.
¿En cuál de las buenas prácticas compartidas por SCRUM es útil tener presente
un tablero que organice las tareas por hacer, las que están en proceso y las que
resta por iniciar?
Kanban.
Daily Scrums.
Sprint Review.
Fuente: Cristian Henao (2018). #3. Scrum en 6 minutos – Metodologías Ágiles [Archivo de video]. Recuperado
de https://www.youtube.com/watch?v=HhC75IonpOU
2.2.4 Aplicabilidad para cierto tipo de
proyectos
A modo de repaso, podemos mencionar las siguientes características del enfoque ágil de trabajo.
El cliente está involucrado en todo el proceso y al final de cada ciclo puede ver los avances
de esa iteración y dar feedback.
Aplica para proyectos complejos, en los que no hay una claridad total de los requisitos al
inicio del proyecto, sino que se van refinando a medida que este transcurre.
Son proyectos donde es bueno, sirve, ayuda ir obteniendo versiones iniciales del producto
final y así asegurar un final como el que todos esperan.
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Como se indica en agilemanifesto.org (2011), los siguientes principios representan y resumen el espíritu
de lo que se pretende lograr con el uso de las buenas prácticas de SCRUM:
2 Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los
procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
3 Entregamos software funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con
preferencia al periodo de tiempo más corto posible.
5 Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y
el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.
12 A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para, a
continuación, ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.
(agilemanifiesto.org, 2001, https://bit.ly/2WbuBhh).
Lección 5 de 9
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3 SCRUM: una de las metodologías ágiles que comparte un conjunto de buenas prácticas,
roles y herramientas con las que se busca ayudar a gestionar de la mejor manera proyectos
complejos. Se basa en los ciclos de vida iterativos y adaptativos en la ejecución de un
proyecto.
5 Scrum Master: líder del equipo de trabajo, es un facilitador de la gestión de este. Asegura el
foco de gestión del equipo y las prácticas de la metodología SCRUM.
6 Team: equipo de trabajo conformado por personas altamente capacitadas que ejecutarán las
distintas tareas del proyecto.
7 Product Backlog: documento que detalla las necesidades del producto a producir o ejecutar.
8 Sprint Planning Meeting: reunión en la que el Product Owner les presenta el Product
Backlog al Scrum Master y al Team para que puedan elaborar una definición de los
alcances del próximo ciclo de trabajo (Sprint).
11 Daily Scrum: Se trata de una reunión diaria en la que cada miembro del equipo Team cuenta
qué hizo el día anterior, qué hará el día de hoy, qué hará mañana y qué problemas ha
encontrado.
12 Sprint Review: es una reunión en donde participan todos los roles y revisan el cumplimento
de los objetivos del Sprint para poder entregar el producto.
13 Sprint Retrospective: una reunión en la que se reúne todo el equipo para analizar qué se
hizo bien y qué podría haberse hecho mejor, con el fin de mejorar en la próxima iteración.
Lección 6 de 9
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Team.
Scrum Master.
Product Owner.
Product Backlog.
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El rol de Steve en su empresa se asimila al Scrum Master.
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Lección 7 de 9
Cierre
Básicamente, podemos agrupar en dos las maneras de manejar la complejidad de un proyecto: con
metodología en cascada o con metodologías ágiles.
¿Qué es SCRUM?
–
SCRUM es una metodología de gestión de proyectos que brinda:
Referencias
Figura 4. [Imagen sin título sobre el método ágil SCRUM]. (s. f.). Recuperada de
https://programaenlinea.net/wp-content/uploads/2016/06/scrum-diagrama.png
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