Tarea Grupo 6 Manual de Politicas PROYECTO FINAL

Universidad tecnológica de Honduras
Asignatura: Políticas de los negocios.
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Catedrática: Master Virgilio Alfredo Vivas Folofo.
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Tema: Manual de políticas. Tarea
Grupo #6
Estudiantes
Denisha Neomy Steward Allen 201720070042
Edgar Azael Fuentes Cabrera 201720030005
Emy Sarahy Bonilla Rodríguez 201820030063
Karen Francisca Moreno Castro 201720040088
Karla Patricia Murillo Avila 200610611101
Oscar Jeovanny Martínez Carcamo 201510010183
Fecha: 12 de Agosto del 2020
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Índice
1. Introducción………………………………………………………………..Pág.3
2. Reseña histórica………………………………..…………………………Pág. 4
3. Misión, visión, valores …………………………..………………………..Pág. 8
4. Políticas departamento de compra s……………………… ...................Pág.9
5. Políticas departamento de Recursos humanos ……………………….Pág.62
6. Políticas departamento de ventas...…………………….……… ……..Pág.106
7. Políticas departamento de Administración …………………….……...Pág.148
8. Políticas departamento Contabilidad…………………..……………....Pág.166
9. Conclusiones……………………………………………………………..Pág.212
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Introducción
Para poder manejar una empresa de forma correcta, es necesario establecer una
serie de normas y reglas que rijan la actividad diaria de la organización. En caso
contrario, es posible que las diferentes personas que forman parte de la empresa
no conozcan cuáles son las leyes que se establecen dentro de una organización ni
cuál es su propósito. Por ello, es necesario crear políticas empresariales que
permite definir cuáles son los principios de la organización y cuáles son los modos
de trabajo y estándares de actuación en cada una de las situaciones que se
presentan en el día a día.
Las políticas empresariales, o políticas organizacionales, son muy importantes

para la empresa, ya que se trata de unos principios creados por la dirección y
aceptados por todos los integrantes con el objetivo de conseguir la mejor gestión
que permita obtener grandes resultados. Los emprendedores y pymes deben ser
conscientes de que las políticas de empresa no son cosa de las grandes
empresas, sino que son necesarias en cualquier organización.
A continuación se presenta la creación de 70 políticas para cinco departamentos

de la cadena de supermercados la colonia.
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Reseña histórica de supermercados La Colonia
En 1975, en la ciudad de Tegucigalpa, abrió sus puertas el supermercado que

cambió la forma de hacer las compras de los hondureños. Supermercados La
Colonia desde un inicio ha marcado una diferencia por su calidad de servicio y la
variedad de sus productos. Su primera tienda, ubicada en el bulevar Suyapa,
causó un gran impacto y alegría en los capitalinos, quienes rápidamente la
convirtieron en el supermercado líder de la capital. Doce años después de su
exitosa apertura, La Colonia abre su segunda tienda en la zona sur de la ciudad,
causando mucho entusiasmo a los habitantes de la zona al llegar con la promesa
de brindarles calidad, variedad en sus compras, promociones y cercanía para sus
clientes.
Entre 1995 y 2006 la cadena continuó su crecimiento por Tegucigalpa y

Comayagüela. Durante este periodo abrió nuevos puntos y se consolidó como la
cadena líder en el formato de supermercados gracias a sus 12 establecimientos
en la capital del país.
A finales del 2006 comenzó un proceso de cambios culminando así un año de

grandes éxitos y nuevas metas para la marca; Con una renovación de su logo,
colores e imagen de tiendas, La Colonia nuevamente reafirmó su liderazgo en la
capital. Ese año también innovó con la llegada del primer supermercado de gran
tamaño: La Colonia Mega. Formato que desde un inicio ha tenido un gran éxito y
aceptación entre los clientes.
El lema “Paga menos, vive mejor” es la promesa que día a día hace que La
Colonia sea la marca preferida por los catrachos, quienes saben que las mejores
ofertas, variedad y productos los encontrarán solo en esta cadena, es así que en
el 2007, Supermercados La Colonia fue reconocida por la Universidad Tecnológica
Centroamericana UNITEC como una de las 5 marcas más admiradas y preferidas
de los hondureños.
En 2009, la marca líder de los capitalinos asumió el reto de llevar su promesa de

ahorro, servicio y variedad a las ciudades de Choluteca y Comayagua. Así inició su
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exitoso proceso de expansión a nivel nacional. Hoy en día La Colonia cuenta con
supermercados ubicados en las ciudades de Tegucigalpa, San Pedro Sula,
Choluteca, Comayagua, Siguatepeque, Danlí, Juticalpa, El Progreso, La Ceiba,
Tela, Catacamas, Choloma, San Lorenzo, La Lima, Villanueva y Santa Rosa de
Copán.
En 2012, Supermercados La Colonia fue reconocida como Empresa Socialmente

Responsable por las buenas prácticas, valores y ética con la que, junto a cada uno
de sus colaboradores, trabaja día a día, buscando permanentemente el bienestar
común de Honduras. Y dicho reconocimiento se ha otorgado ya por 7 años de
manera consecutiva a la cadena de supermercados por su mejora continua en las
prácticas de responsabilidad social empresarial. Supermercados La Colonia se ha
caracterizado durante todos estos años por apoyar a los productores hondureños
bajo el lema “100% hondureños como tú”. La cadena ha desarrollado programas
para fomentar el crecimiento de la producción local e incentivar entre sus clientes
el consumo de productos hondureños a fin de reafirmar nuestros valores y
patriotismo en su programa DE MI TIERRA en conjunto con Banco Ficohsa y
Funder; Supermercados La Colonia apoya al pequeño productor otorgándole
financiamiento, asistencia técnica y lo más importante que las verduras y
hortalizas tienen un precio y mercado seguro en cada una de las tiendas a nivel
nacional.
Supermercados La Colonia dice presente con el apoyo a la educación pre-escolar

con el programa "DAR PARA EDUCAR" en el cual se involucra a CLIENTES LA
COLONIA con sus valiosas donaciones de monedas que son destinadas para la
construcción, reconstrucción y mantenimiento de centros pre-escolares que son
equipados con mobiliario y equipo, material didáctico. Son más de 9,598 niños y
niñas que tienen acceso a una educación de calidad en centros pre-escolares
cómodos y seguros, con maestros altamente capacitados, y donde también se les
brinda su merienda escolar diariamente.
Las promociones han sido parte de la esencia de Supermercados La Colonia,

ayudando a los hondureños a mejorar su calidad de vida con productos y premios
de excelente calidad y a precios accesibles. Casas, carros y productos GRATIS
por sus compras han sido parte de la filosofía de la marca para premiar la lealtad
de sus clientes. Las promociones de Ollas, Cuchillos, Vajillas, Cubiertos,
Refractarios,
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Herméticos de Vidrio, Vitrocerámicas, Electrodomésticos, Toallas y Maletas han
sido de gran beneficio para miles de las personas que han comprobado el ahorro
en todas las compras y que pueden ganar inmediatamente haciendo todas sus
compras en La Colonia.
La Colonia ofrece a sus clientes no solo una inmensa variedad de productos

alimenticios y del hogar, sino también una promesa única de Servicio al Cliente.
Sus tiendas, ubicadas estratégicamente en zonas de fácil acceso y comodidad,
permiten a los hondureños tener una experiencia única en sus compras. La
expansión de la cadena continúa año con año. El objetivo es llegar a todos los
rincones de nuestro bello país y seguir revolucionando la forma de comprar de los
hondureños. Actualmente, la cadena cuenta con 52 tiendas a nivel nacional,
atenderá nuevas ciudades y llevará su propuesta de AHORRO DE VERDAD
SIEMPRE.
El lema “Paga menos, vive mejor” es la promesa que día a día hace que La
Colonia sea la marca preferida por los catrachos, quienes saben que las mejores
ofertas, variedad y productos los encontrarán solo en esta cadena, es así que en
el 2007, Supermercados La Colonia fue reconocida por la Universidad Tecnológica
Centroamericana UNITEC como una de las 5 marcas más admiradas y preferidas
de los hondureños.
En 2009, la marca líder de los capitalinos asumió el reto de llevar su promesa de

ahorro, servicio y variedad a las ciudades de Choluteca y Comayagua. Así inició
su exitoso proceso de expansión a nivel nacional. Hoy en día La Colonia cuenta
con supermercados ubicados en las ciudades de Tegucigalpa, San Pedro Sula,
Choluteca, Comayagua, Siguatepeque, Danlí, Juticalpa, El Progreso, La Ceiba,
Tela, Catacamas, Choloma, San Lorenzo, La Lima y Villanueva.
En 2012, Supermercados La Colonia fue reconocida como Empresa Socialmente

Responsable por las buenas prácticas, valores y ética con la que, junto a cada uno
de sus colaboradores, trabaja día a día, buscando permanentemente el bienestar
común de Honduras. Y dicho reconocimiento se ha otorgado ya por 7 años de
manera consecutiva a la cadena de supermercados por su mejora continua en las
prácticas de responsabilidad social empresarial. Supermercados La Colonia se ha
caracterizado durante todos estos años por apoyar a los productores hondureños
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bajo el lema “100% hondureños como tú”. La cadena ha desarrollado programas
para fomentar el crecimiento de la producción local e incentivar entre sus clientes
el consumo de productos hondureños a fin de reafirmar nuestros valores y
patriotismo en su programa DE MI TIERRA en conjunto con Banco Ficohsa y
Funder; Supermercados La Colonia apoya al pequeño productor otorgándole
financiamiento, asistencia técnica y lo más importante que las verduras y
hortalizas tienen un precio y mercado seguro en cada una de las tiendas a nivel
nacional.
Supermercados La Colonia dice presente con el apoyo a la educación pre-escolar

con el programa "DAR PARA EDUCAR" en el cual se involucra a CLIENTES LA
COLONIA con sus valiosas donaciones de monedas que son destinadas para la
construcción, reconstrucción y mantenimiento de centros pre-escolares que son
equipados con mobiliario y equipo, material didáctico. Son más de 9,598 niños y
niñas que tienen acceso a una educación de calidad en centros pre-escolares
cómodos y seguros, con maestros altamente capacitados, y donde también se les
brinda su merienda escolar diariamente.
Las promociones han sido parte de la esencia de Supermercados La Colonia,

ayudando a los hondureños a mejorar su calidad de vida con productos y premios
de excelente calidad y a precios accesibles. Casas, carros y productos GRATIS
por sus compras han sido parte de la filosofía de la marca para premiar la lealtad
de sus clientes. Las promociones de Ollas, Cuchillos, Vajillas, Cubiertos,
Refractarios, Herméticos de Vidrio, Vitrocerámicas, Electrodomésticos y Toallas
han sido de gran beneficio para miles de las personas que han comprobado el
ahorro en todas las compras y que pueden ganar inmediatamente haciendo todas
sus compras en La Colonia.
La Colonia ofrece a sus clientes no solo una inmensa variedad de productos

alimenticios y del hogar, sino también una promesa única de Servicio al Cliente.
Sus tiendas, ubicadas estratégicamente en zonas de fácil acceso y comodidad,
permiten a los hondureños tener una experiencia única en sus compras. La
expansión de la cadena continúa año con año. El objetivo es llegar a todos los
rincones de nuestro bello país y seguir revolucionando la forma de comprar de los
hondureños.
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Actualmente, la cadena cuenta con 51 tiendas a nivel nacional, atenderá nuevas
ciudades y llevará su propuesta de AHORRO DE VERDAD SIEMPRE.
Misión:
Ganar clientes para toda la vida, construir relaciones sólidas que inspiran pasión,
lealtad y confianza; entender y satisfacer sus necesidades, generar ahorros
permanentemente, ofrecer variedad y calidad de productos, innovar
continuamente para brindar una experiencia de compra inigualable, conservando
siempre nuestros principios y valores.
Visión:
Mantener nuestro liderazgo como la empresa de supermercados más valorada en

Honduras. Con presencia en todas las zonas del país para el año 2025,
contribuyendo al crecimiento económico, haciendo negocio de forma íntegra, con
dinamismo, innovación y rentabilidad en beneficio de nuestras partes relacionadas
y de las familias hondureñas.
Integridad:
Soy una persona de carácter firme, justa y honrada en mi conducta. Puedes confiar
en mí.
Disciplina:
Siempre te hablaré con la verdad, llevando a cabo mi trabajo sin tener nada que
ocultar. Puedes creer en mí.
Transparencia:
Soy constante en las tareas y actividades diarias de mi trabajo. Puedes contar

conmigo.
Pasión:
Disfruto desarrollar mi trabajo y realizarlo con excelencia esto le da un gran valor a

mi vida. Puedes inspirarte conmigo.
Compromiso:
Cumplo en tiempo y forma todos mis pendientes, trabajo en equipo y me esfuerzo

al máximo. Conmigo se logran metas.
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Código
POLITICA DE
COMPRA
COMP-01
Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Proposito: Contar con un documento que respalde la decisión de compras realizada

por el gerente del departamento y que a la vez sea útil para el control interno dentro
de la empresa.
Alcance: Condiciones y otros criterios, que serán aplicados para adquisición de productos.
Resposables: Jefe de Compras.
Políticas
1. Mantener una continuidad en el suministro de productos y servicios que necesita

nuestro negocio.
2. Que estos suministros cumplen los principios de calidad establecidos.

3. Obtener los productos al menor coste posible.
4. Prever las variaciones de precios así como las tendencias existentes en el
mercado.
Concepto: Orden de compras: Documento que emite el comprador para pedir

mercaderías al vendedor. Hoja de control de Inventario: Recopilación de
información que presenta datos relevantes sobre los productos de la empresa
listos para la venta.
Documentos: Orden de Compras, hoja de control inventario.
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Código
POLITICA DE
COMPRA
COMP-01

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimiento
1. Jefe de compras
1.1. Empieza el proceso de compra de los productos en base a lo autorizado en la
orden de compra por la gerencia general.
1.2. Envía copia de la orden de compra al área de inventarios para su coordinación con
bodegas.
2. Administración de Inventarios
2.1. Recibe la orden de compras enviada por el departamento de ventas.
2.2. Revisa que esta contenga todos los datos necesarios, si no los contiene esta es
regresada a Jefe de compras.
2.3. Compara que la orden de compra coincida con los documentos del proveedor y
comienza la recepción de mercadería.
2.4. Se envía copia de documento de recibido a jefe de compras

1. Jefe de compras
Archiva las órdenes de compra adjunto a copia de documento de recibido.
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Código
POLITICA DE
GESTION DE
COMP-02
PROVEEDOR

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Recoger los procedimientos para la selección de proveedores y la

realización de compras, buscando evitar conflictos de intereses y obtener un
beneficio mutuo.
Alcance: Proveedores con los cuales se han realizado transacciones.
Responsable de la revisión: Jefe de Compras.
Políticas:
1. Se establecerá una base de datos de proveedores dentro de la empresa, de

modo que esta sean una fuente de información al momento del proceso de
compra.
2. La base de datos se realizara de forma electrónica y el departamento de
compra será el encargado de su elaboración.
3. En esta base de datos se encontraran aquellos proveedores con los cuales
se ha realizado transacciones previamente, así como aquellos con los que
no.
4. La base de datos deberá contar con los datos más relevantes del proveedor
como el nombre, dirección, teléfono, e-mail, rubro en el cual opera, etc.
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5. Esta base de datos deberá ser actualizada cada mes por el departamento de
compra.
6. Cumplan con la legislación, la normativa y los acuerdos contractuales, alejándose
de toda práctica de corrupción, extorsión o malversación.
Concepto: Empresas que cuentan y entregan a la empresa los productos necesarios

para el desarrollo de sus operaciones diarias.
Documentos: Base de Datos.
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Código
POLITICA DE
GESTION DE
PROVEEDOR COMP-02

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos
1. Proveedor
1.1. Envía todos sus datos completos a la empresa como ser: nombre, teléfono,
dirección, artículos que provee y condiciones de pago.
2. Jefe de compras
2.1. Recibe todos los datos de los distintos proveedores.
2.2. Revisa que las datos cuenten con todos los requerimientos completos del
proveedor, si no lo están estas salen del proceso.
2.3. Clasifica los proveedores de acuerdo al rubro al cual se dedica cada uno.
2.4. Procede a registrar en la hoja electrónica Excel el nombre del proveedor,
teléfonos, direcciones, artículos que provee y condiciones de pago.
2.5. Archiva la base de datos y proporciona una copia a Asistente de gerencia y
Administración General.
2.6. Actualiza la base de datos mensualmente, ingresando nuevos proveedores o
modificando a los anteriormente ingresados.
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Código
POLITICA DE
COTIZACIONES
COMP-03

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Poseer documentos que sirvan como guía y respaldo a los tomadores
de decisiones de compra dentro de la organización, lo cual permita tomar la mejor
decisión.
Alcance: Documentos en los cuales se establecen precios de artículos que se tiene

planeado adquirir.
Políticas:
1. Antes de tomar una decisión de compras se deberán poseer las cotizaciones de

los productos.
2. Las cotizaciones deberán contar con la firma autorizada del representante de la

empresa proveedora para tener validez.
3. Únicamente se aceptaran cotizaciones de los proveedores que se encuentren

en la base de datos interna de la empresa.
Concepto: Cotización: Documento en el cual los proveedores muestran los precios

de venta de artículos requeridos por la empresa, los cuales sirve para tomar
decisión de compra con determinado proveedor.
Documentos: Formatos de Cotización
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Código
POLITICA DE
COTIZACIONES
COMP-03

por Elaboración
Página
Gerencia
08/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
1.1. Envía al jefe de compras los puntos mínimos de artículos para la venta.
2. Jefe de compras
2.1. Revisa en la base de datos de proveedores aquellos que comercializan los
productos que son requeridos por la empresa.
2.2. Acude donde los proveedores encontrados en la base de datos y solicita la
cotización de los productos.
3. Proveedores
3.1. Elaboran la cotización de los productos requeridos por la empresa.
3.2. Envían la respectiva cotización de los productos al jefe de compras. 4. Jefe de
compras
4.1. Recibe las cotizaciones del proveedor.

4.2. Revisa que la cotización este completa y cuente con las firmas autorizadas del
proveedor de no ser así se devuelve la cotización al proveedor.
4.3. Presenta a asistente de gerencia opciones de compra con las cotizaciones
correspondientes.
5. Asistente de gerencia
5.1. Discute con administración general cuales son las mejores opciones para
realizar la compra.
5.2. Selecciona al proveedor que presente mejores opciones de precio, servicio a la
empresa.
5.3. Envía la cotización elegida a gerencia general en espera de la autorización.
6. Gerencia General
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6.1. Autoriza la compra.
2. Jefe de compras
2.3. Emite la orden de compra debidamente autorizada por la gerencia
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Emite orden de Envía cotización
compras. Autoriza la compra.
elegida esperando
autorización.
Fin
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Código
POLITICA DE
DEVOLUCION DE
COMPRAS COMP-04

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Asegurar que todos aquellos productos que no cumplan con las
características requeridas y establecidas por la empresa, sean devueltos a los
proveedores para que estos realicen el cambio del mismo.
Alcance: Productos que no cumplan con los requerimientos de la empresa.
Políticas:
1. Todos aquellos artículos que no cumplan con los requisitos establecidos al

momento de compra serán devueltos al proveedor correspondiente.
2. La inspección de los artículos se realizara en presencia de un representante del

proveedor.
3. La devolución se hará en el mismo momento que se corrobore que el producto

no cumple con los requerimientos establecidos.
4. El departamento de compras será el encargado de ponerse en comunicación

con el proveedor para explicar la situación que se esté presentando con los
artículos.
5. La empresa exigirá al proveedor del producto el cambio respectivo y en caso de
no poderse realizar, se deberá eliminar el valor del artículo de la cuenta a
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pagar.
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Concepto: Devolución de Artículos: Artículos vendidos por la empresa que después
de cierto tiempo presentan falla atribuible a desperfectos de fabricación y son
regresados.
Documentos: Facturas, Orden de Devolución
Código
POLITICA DE
DEVOLUCION DE
COMPRAS COMP-04

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimiento
1. Proveedor
1.1. Procede a la entrega de la mercadería adquirida por la empresa.
2. Bodega
2.1. Revisa que los productos entregados estén conformes a los solicitados en la
orden de compra de no ser así lo notifica inmediatamente al jefe de compras.
3. Jefe de compras
3.1. Notifica al proveedor la no aceptación de los productos en caso de que así lo
sea y se finaliza el proceso.
2. Bodega
2.1. Una vez confirmado que los productos coinciden con lo establecido en la orden
de compra, se procede a revisar que estén en buenas condiciones, de no ser
así se notifica al Jefe de compras.
3. Jefe de compras
3.1. Notifica al proveedor la no aceptación de los productos en caso de que así lo
sea y se finaliza el proceso.
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4. Proveedor
4.1. Realiza cambio de productos en mal estado, en caso de que el producto sea
aceptado por la empresa, este es recibido por la misma, si no se procede a
quitar el valor de la factura.
5. Bodega
5.1. Una vez comprobado el buen estado de los productos se procede a la firma
del documento de recibido y a la recepción del producto.
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No
Eliminar
valor de
producto de
factura.
Fin
Código
POLITICA PARA
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR COMP-05

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Establecer las condiciones y características que tienen que poseer los
proveedores para poder realizar transacciones comerciales con la empresa.
Alcance: Proveedores potenciales.
Políticas:
1. Los proveedores de la empresa serán escogidos de acuerdo a las condiciones

bajo las cuales están dispuestos a realizar las transacciones con la empresa.
2. El proveedor electo será aquel que ofrezca las mejores condiciones a la
empresa según la necesidad que se tenga.
3. Todos los proveedores tendrán la oportunidad de presentar sus condiciones las
cuales serán tomadas en cuenta por la empresa.
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4. Las condiciones de pago, los precios, y la calidad del producto y servicios serán las
condiciones que se tendrán en cuenta al momento de la elección.
5. El departamento de compras y gerencia general deberán escoger como mínimo
2 proveedores de todos aquellos productos y servicios que la empresa requiera.
Concepto: Transacciones comerciales: Son las distintas operaciones de compra y venta

de productos que la empresa realiza con otras empresas.
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Código
POLITICA PARA
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR COMP-05

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
1. Proveedor
1.1. Envía a la empresa la lista de productos que distribuye, así como sus precios y
los datos generales de su empresa.
2. Jefe de Compra
2.1. Recibe los datos de los proveedores.
2.2. Revisa que los datos estén completos de no ser así se desechan y se termina
el proceso.
2.3. Envía a asistente de gerencia todos los datos del proveedor como ser: nombre
dirección, teléfono, condiciones de pago, etc.
3. Asistente de gerencia
3.1. Recibe los datos y los analiza conjunto a administración.
3.2. Envía a gerencia general los candidatos electos y espera autorización.
4. Gerencia General
4.1. Autoriza Candidatos
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Código
POLITICA PARA
ENTRGA DE
PRODUCTOS COMP-06

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Mantener las buenas relaciones comerciales con los proveedores a través
de cumplimiento de las condiciones pactadas.
Alcance: Establecer un tiempo para entrega de productos para proveedores.
Políticas:
1. Todos los productos para ser entregados tendrán un horario de 9am a

4:30pm.
2. No se permite entrega de productos minutos antes del cierre de la empresa.
3. Se dará un tiempo límite para atender a los proveedores en lo que se tendrá
que hacer la entrega de forma inmediata.
Concepto: el cumplimiento puntual de los objetivos previos establecidos, asegurando

las condiciones de compra-venta en tiempo y forma.
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Código
POLITICA PARA
ENTRGA DE
PRODUCTOS COMP-06

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos
1. Proveedor
1.1. El proveedor hace la entrega en el tiempo establecido.
2. Jefe de Compra
2.1. Recibe los productos de los proveedores.
2.2. Revisa si llegan todos los productos que se pidieron.
2.3. Una vez que la entrega este complete la factura se pasa a
administración.
3. Inventario
3.1. Una vez comprobado el buen estado de los productos se procede a la
firma del documento de recibido y a la recepción del producto.
3.2. El producto de guarda de forma ordenada en las bodegas.
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Código
POLITICA PARA
SOLICITUD
INTERNA DE COMP-07
COMPRAS

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Garantizar la existencia minina de productos en almacén para brindar un

mejor servicio al cliente.
Alcance: Todos los productos disponibles para la venta.
Responsable: Jefe de Compras.
Políticas:
1. El departamento de compras es el responsable de verificar la existencia minina

de productos para la venta.
2. Todo orden de compras para reponer productos para la venta debe ser
autorizada por el departamento de compras.
3. El inventario de productos a la venta debe ser actualizada de manera

permanente para conocer al instante nuestra existencia de productos.
Concepto: Se refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de adquirir un bien.
Documentos: Solicitud para orden de compras.
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Código
POLITICA PARA
SOLICITUD
INTERNA DE COMP-07
COMPRAS

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
1. Asistente de Compras
1.1. Revisa inventario de productos.
1.2. Elabora pedido de productos necesarios.
1.3. Solicita cotización de proveedor.
1.4. Envía cotización y productos al jefe de compras.
2. Jefe de Compras
2.1. Revisa documentos para compras.
2.2. Firma solicitud de compras.
3. Asistente de compras
3.1. Elabora y envía pedido de compras
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Código
POLITICA PARA
RECEPCION DE
PRODUCTOS INV.01
Elaborada por: Jefe de Inventario Aprobada Fecha de

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Asegurar que los productos que ingresen a bodega, cumplan con todos
los requerimientos y características descritas en los documentos correspondientes.
Alcance: Productos adquiridos por la empresa.
Responsable de la revisión: Administración de Inventarios.
Políticas:
1. Antes de ser ingresados en el área de bodega de la empresa los productos

deberán ser inspeccionados, de acuerdo a las órdenes de compra y a su estado
físico.
2. Todos los productos que pasen la inspección deberán inmediatamente ser

almacenados en el área de bodega.
3. Los productos que no cumplan con las especificaciones requeridas serán

devueltos al proveedor respectivo.
4. La recepción de mercaderías se llevara a cabo en cualquier momento del día y

esta deberá ser finalizada.
5. Todos los productos adquiridos por la empresa, deben pasar inmediatamente al

área de bodega, sin importar cuál sea su condición de compra.
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Concepto:
Características: Son todos aquellos rasgos únicos que posee cada producto.
Código
POLITICA PARA
RECEPCION DE
PRODUCTOS INV.01

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
1. Jefe de compras
1.1. Entrega previamente órdenes de compra a Administración de inventarios.
2.1. Recibe órdenes de compra y la entrega a bodega para proceder a la recepción.
3. Bodega
3.1. Revisa que las órdenes de compra estén elaboradas correctamente y que
cuenten con todos los datos correspondientes.
3.2. Si las órdenes de compra no cumplen con todos los requerimientos no se
aceptan los productos.
3.3. Si las órdenes de compra están correctas, se procede a verificar que estas
coincidan con los documentos entregados por parte del proveedor en los
siguientes aspectos: Nombre del Producto, Fabricante, Cantidad y Descripción.
3.4. Si los documentos coinciden y están completos se procede a la verificación de
la carga de productos y las cantidades.
3.5. Bodega procede a la revisión de los productos si estos no coinciden con lo
señalado en los documentos anteriores, no se aceptan los productos y se
notifica al proveedor.
3.6. Bodega procede a la supervisión de la descarga de los productos, en la cual se
revisara que estos se encuentre en buen estado físico y de calidad.
3.7. Si los productos no se encontraren en un buen estado físico o de calidad, se
procede a notificarse al proveedor.
pá g. 64
pá g. 65
3.8. Bodega procede a llenar y firmar el documento de recibido.
3.9. Enviar los documentos de recibidos a Administración de Inventarios.
3.10. Se procede al almacenamiento de los productos considerando la cantidad así
como las condiciones especiales que estos requieran y el espacio de bodega.
Recibe de bodega, la documentación de la recepción de mercadería y procede
a la codificación y registro en el módulo de inventarios.
pá g. 66
pá g. 67
No
Recibe documento
Almacenamientos
y registra en Firma y envía
de los productos
inventarios documento de
recibido conforme
Fin
pá g. 68
pá g. 69
Código
POLITICA PARA
SALIDA DE
INV.02
PRODUCTOS

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Establecer el sistema de salida que tendrán todos los productos que
salgan de bodega ya sea al local de ventas o a la residencia del cliente,
cumpliendo con todas las medidas de control establecidas por la empresa.
Alcance: Productos almacenados en bodega que se encuentran de salida de

bodega.
Políticas:
1. Los productos únicamente saldrán de bodega, cuando se presente la respectiva

orden de venta, o la orden de ser trasladados al salón de ventas.
2. Antes de salir de bodega los productos deberán ser probados con el fin de
asegurar su buen funcionamiento.
3. Los productos únicamente serán trasladados en los automóviles propiedad de
la empresa, o en los automóviles propiedad del cliente si es que se presenta el
caso.
4. Se deberá especificar todas las características de los productos que salgan,
para que estos sean colocados en las tarjetas Kardex.
pá g. 70
pá g. 71
Concepto: Sistema de salida de mercadería es el proceso que se debe realizar para
autorizar la salida de un producto del área de bodega.
Código
POLITICA PARA
SALIDA DE
PRODUCTOS INV.02

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
1. Ventas
1.1. Realiza la factura o solicitud aprobada para emitir la orden de salida de
bodega.
1.2. Enviar a administración de inventarios la factura o solicitud aprobada.
2.1. Recibe la factura o solicitud aprobada del área de ventas.
2.2. Revisa que la factura o solicitud se encuentre completa, si no está completa se
regresa a el departamento de ventas y no se emite la orden de salida de
bodega.
2.3. Si la factura o solicitud están completas se postea en el módulo de inventarios
la salida de mercadería solicitada
2.4. Emite orden de salida de bodega y enviar al encargado de entregas.
3. Encargado de Entregas
3.1. Recibe de Administración de Inventarios la orden de salida de bodega.
3.2. Procede a retirar los productos de bodega.
3.3. Procede a entregar los artículos.
3.4. Solicita la firma de recibido de conformidad y la entrega en bodega.
pá g. 72
pá g. 73
4. Bodega
4.1. Recibe las ordenes de salida por entrega de mercadería y devuelve la misma
con firma de recibido a Administración de Inventarios.
pá g. 74
pá g. 75
pá g. 76
Código
POLITICA PARA
CONTROL DE
PRODUCTOS INV.03

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Mostrar las entradas y salidas de los distintos productos que se manejan
en la empresa, permitiendo determinar la necesidad de compra al departamento
correspondiente.
Alcance: Productos almacenados en bodega.
Políticas:
1. El control de inventarios se llevara mediante Kardex en los cuales se registraran

las entradas y salidas de productos.
2. Se realizara un inventario físico en forma periódica, cada 30 días.
3. El inventario físico deberá concordar con lo que se tiene anotado en las tarjetas
Kardex.
4. Se establecerá la cantidad mínima y máxima de productos que se desearan

tener en inventarios de acuerdo a la capacidad física y adquisitiva de la
empresa.
5. En base a lo mostrado en las tarjetas Kardex, se establecerá la necesidad de

compras de la empresa.
Concepto: Entradas y salidas de productos Son los movimientos que presenta los
productos una vez son adquiridos o vendidos por la empresa.
pá g. 77
pá g. 78
Código
POLITICA PARA
CONTROL DE
INV.03
PRODUCTOS

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos
1. Bodega
1.1. Registrar los productos al momento de ser almacenados en el Kardex
correspondiente a cada uno de ellos.
1.2. Registrar la entrada o salida de producto en el Kardex correspondiente a este.
1.3. Revisa de acuerdo a los Kardex la existencia de productos disponibles en
bodega.
1.4. Enviar solicitud de compras al departamento correspondiente cuando en el

Kardex se refleje que ya no se cuenta en inventarios con la cantidad mínima
del producto establecido.
1.5. Realizar inventarios físicos mensualmente y trasladar el
informe correspondiente a Administración de inventarios.
2.1. Recibe el informe del inventario físico.
2.2. Compara el Informe del inventario físico con las tarjetas de Kardex y en caso
de existir diferencias realiza la investigación correspondiente de la causa de
estas.
2.3. Traslada los resultados a administración general.
pá g. 79
pá g. 80
pá g. 81
Código
POLITICA DE
ALMACENAMIENTO
DE PRODUCTOS INV.04

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Asegurar el mantenimiento en óptimas condiciones de los productos que

ingresan a bodega hasta su respectiva salida a el local de ventas o habitación del
cliente.
Alcance: Productos adquiridos por la empresa.
Políticas:
1. Los productos se almacenaran de acuerdo a las condiciones específicas que

estos requieran lo que permitirá mantenerlo en óptimas condiciones.
2. Se realizaran revisiones periódicas todos los días tanto al inicio como al final
del mismo para analizar si la condición de almacenamiento es la adecuada
para el producto.
3. Si las condiciones en la que se encuentran almacenados los productos no son

las ideales al momento de la revisión se procederá a reubicarlos dentro de la
bodega.
4. Todos los productos antes de ser reubicados deberán ser aprobados para
comprobar su óptimo funcionamiento.
pá g. 82
pá g. 83
5. Administración de inventarios será notificado por bodega de todo aquel producto
que una vez almacenado en bodega se haya dañado y será el quien se
encargara de evaluar el daño y tomar la decisión final respecto al producto.
Concepto: Condiciones óptimas son las condiciones en las cuales se deben

mantener los productos dentro de bodega, para guardar su buen funcionamiento y
presentación.
pá g. 84
pá g. 85
Código
POLITICA DE
ALMACENAMIENTO
DE PRODUCTOS INV.04

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
1. Bodega
1.1. Verificar al inicio del día que la bodega se encuentre en perfectas en aspectos
tales como la humedad, iluminación y ventilación.
1.2. Si alguno de los factores como ser la iluminación, humedad o ventilación se
encuentran demasiados altos, se reubican los productos.
1.3. Los empleados proceden a reubicar los productos, haciendo uso del equipo de
carga necesario para ello.
1.4. Una vez reubicado los productos se procede a probar el funcionamiento de
estos.
1.5. Si un producto presenta daños se notifica inmediatamente a administración de
inventarios.
2.1. Se evalúa el daño del producto, se procede a repararse en caso de que esto
sea posible.
2.2. Si no es posible la reparación, se procede a sacar el producto de los registros

de inventario.
1. Bodega
pá g. 86
pá g. 87
1.1. Al final del día se procede a revisar la Humedad, ventilación e Iluminación,
de modo que esta sea la adecuada, despejando como sea posible las
ventanas y entradas para que fluya el aire y la luz natural
pá g. 88
pá g. 89
pá g. 90
Revisar al final del
día, ventilación,
iluminación y Reparación del
humedad en la producto
bodega.
Fin
pá g. 91
pá g. 92
Código
POLITICA DE
MANTEMINIENTO DE
PRODUCTOS INV.05

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Mantener el orden físico dentro de la bodega de la empresa, asegurando

el buen estado de los productos dentro de ella.
Alcance: Bodega
Políticas:
1. El área de bodega deberá de mantenerse un ambiente ordenado y limpio con el

fin de asegurar la calidad de los productos.
2. El mantenimiento de bodega se realizara en forma periódica todos los días.
3. El mantenimiento de la bodega se realizara de acuerdo a las políticas de
higiene y seguridad de la empresa y de acuerdo a las necesidades de los
productos que se encuentre en ella.
4. La empresa proveerá de todos los materiales necesarios para realizar el
mantenimiento del área de bodega.
5. Los empleados del área de bodega serán los encargados de dar el debido
mantenimiento a la bodega.
Concepto: Orden Físico es el orden que debe presentar el área de bodega,

eliminando todos aquellos factores que puedan crear daño en los productos que
se encuentren en ella, así como a la instalación misma.
pá g. 93
pá g. 94
Código
POLITICA DE
MANTEMINIENTO DE
PRODUCTOS INV.05

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos
1. Administración General
1.1. Establece y envía calendarización de las fechas en que se realizara el
mantenimiento a la bodega.
1.2. Adquiere y envía los materiales básicos para realizar el mantenimiento de

bodega como ser escobas, rastrillos bolsas plásticas, recogedores,
desinfectantes etc.
2. Bodega
2.1. Verificar que las instalaciones físicas de la bodega se encuentren en buenas
condiciones, comenzando desde las entradas y ventanas, la iluminación, el
cableado eléctrico etc.
2.2. Solicitar a administración general los instrumentos necesarios cuando algún

factor ya sea de iluminación, entradas y ventanas o cableado eléctrico no se
encuentre en buenas condiciones.
2.3. Identificar todos aquellos objetos ajenos a los productos que se encuentren en
el área de bodega y que pueden causar daños tanto a los productos como a
las mismas instalaciones.
pá g. 95
pá g. 96
2.4. Clasificar los objetos encontrados y almacenar en un área segura aquellos que
pueden ser utilizados en un futuro y botar los que no tienen ninguna utilidad
para la empresa.
2.5. Eliminar cualquier polvo o sustancias extrañas que se encuentren en el área
de bodega y en los productos que en ella se encuentren.
2.6. Colocar los instrumentos utilizados para realizar el mantenimiento de bodega
en un lugar seguro y acondicionado para ello.
pá g. 97
pá g. 98
pá g. 99
No
Eliminar polvos o Colocar instrumentos

Botar. sustancias utilizados para el
extrañas. mantenimiento de Fin
bodega en un lugar
seguro.
Código
POLITICA DE
KARDEX
INV.06

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Establecer un uso adecuado y correcto de las tarjetas Kardex por parte
del personal encargado, logrando con ello que estas sean una herramienta
confiable a la hora del control y manejo de inventarios.
Alcance: Kardex de bodega
Política:
1. Se utilizaran Kardex como medio de control del inventario de los productos adquiridos por
la empresa.
pá g. 100
pá g. 101
2. Todos los productos serán registrados en una tarjeta Kardex individual para
cada producto.
3. Administración de Inventarios será el encargado de llevar el control de los
Kardex y los datos que en este se encuentren.
Concepto: Tarjeta de Kardex documento en el cual se registran los movimientos

realizados por cada producto, mientras este se encuentre en inventario.
pá g. 102
pá g. 103
Código
POLITICA DE
KARDEX
INV.06

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos
1.1. Elabora las tarjetas de Kardex de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
1.2. Codifica las tarjetas de Kardex y las autoriza para la utilización
1.3. Envía las tarjetas de Kardex a Administración de inventarios.
2.1. Recibe las tarjetas de Kardex de parte de Administración General
2.2. Asigna las tarjetas de Kardex por producto.
2.3. Registra todos los movimientos de los productos en las tarjetas de Kardex.
2.4. Una vez levantado el inventario envía las tarjetas de Kardex a administración general.
1.4. Recibe y registra las tarjetas de Kardex enviadas por administración de inventarios
pá g. 104
Código
POLITICA DE
KARDEX
INV.06

por Elaboración
Gerencia Página
General 8/08/2020 3 de 3
Elabora las tarjetas Envía las tarjetas de

Codifica y autoriza las
de Kardex Kardex a
tarjetas de Kardex.
administración de
inventarios.
Envía las tarjetas de Registra todos los

Recibe y asigna las
Kardex a movimientos de los
tarjetas de Kardex por
administración general productos en los
producto.
una vez levantado el Kardex.
Recibe y registra las

tarjetas de Kardex... Fin
pá g. 105
pá g. 106
Código
POLITICA PARA
CUIDADO DE
PRODUCTOS INV.07

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 1 de 3
Propósito: Política integrada para constitución de las actividades del establecimiento

de los objetivos y metas de Calidad, Seguridad e Higiene.
Alcance: Productos almacenados en bodega.
Políticas:
1. Garantizar la protección del consumidor a través de la gestión de la

inocuidad de nuestros productos.
2. Gestión y control eficaz del proceso productivo para garantizar las
especificaciones, calidad, seguridad e higiene del producto, desde que entra
en nuestra empresa hasta que llega a nuestros clientes.
3. Mejora continua de los procesos, procedimientos y productos para mantener

una producción flexible, y capaz de identificar y adecuarse a los
requerimientos y expectativas de nuestros clientes.
4. Asignación de funciones y responsabilidades para mantener la calidad, la

seguridad y la higiene de nuestros productos de manera eficaz.
Concepto: Los productos tienen una constante entrada y salida de los almacenes,
con lo que se evitan multitud de pérdidas, como la de productos caducados.
pá g. 107
pá g. 108
Código
POLITICA PARA
CUIDADO DE
INV.07
PRODUCTOS

por Elaboración
Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimientos:
3. Bodega
3.1. Se debe de realizar rotación de productos cada vez que entre productos
nuevos.
3.2. Si alguno de los factores como ser la iluminación, humedad o ventilación se
encuentran demasiados altos, se reubican los productos.
3.3. Los empleados proceden a reubicar los productos, haciendo uso del equipo de
carga necesario para ello.
3.4. Una vez reubicado los productos se procede a probar el funcionamiento de
estos.
3.5. Si un producto presenta daños se notifica inmediatamente a administración de
inventarios
3.6. Al final del día se procede a revisar la Humedad, ventilación e Iluminación, de

modo que esta sea la adecuada, despejando como sea posible las ventanas y
entradas para que fluya el aire y la luz natural
pá g. 109
pá g. 110
pá g. 111
POLITICA DE Código
CONTRATACION DE
PERSONAL RRHH-01
Elaborada por: Fecha de

Elaboración
Administración General Aprobada Página
por 8/08/2020
Gerencia 1 de 3
General
Propósito: Documentar el proceso de contratación para que la Gerencia y jefes de

área cuenten con los elementos suficientes para determinar el tiempo y la forma en
que puede ser contratado el personal a su cargo.
Alcance: Todo el personal nuevo que ingrese a laborar a La Colonia.
Responsable de la revisión: Administración general Políticas:
1. El administrador general contratara al candidato más capacitado e idóneo para

formar parte de la empresa.
2. Todo personal que entre a la empresa estará sujeto a firmar un contrato de
trabajo, el cual se deberá de ser desde el mismo momento de su selección.
3. El personal contratado recibirá una inducción de su nuevo puesto.
Concepto:
Contrato de trabajo: El vínculo jurídico entre el trabajador y el empleador suele
denominarse contrato de trabajo. El término “contrato de trabajo” se refiere a la
formalización verbal o escrita de las condiciones que rigen la relación laboral, en
acuerdo y ajuste de voluntades, en virtud de las cuales, empleador y trabajador
aceptan dichas condiciones.
4.0 Documentos Aplicables: Toda la documentación de contratación.
pá g. 112
pá g. 113
POLITICA DE Código
CONTRATACION DE
PERSONAL RRHH-01

Elaboración
por 8/08/2020 2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
1. Administrador general
1.1. Notifica al nuevo empleado de su contratación.
1.2. Prepara contrato de trabajo, que el nuevo empleado firmara.
2. Nuevo empleado
2.1. Firma el contrato, para empezar a laborar en la empresa.
1.2. Archiva el contrato del nuevo empleado.
2. Nuevo empleado
2.2. Paso con el jefe de departamento para comenzar el proceso de inducción.
pá g. 114
POLITICA DE
Código
CONTRATACION DE
PERSONAL RRHH-01
Administración General Aprobada Elaboración Página

por 8/08/2014
Gerencia 3 de 3
General
Diagrama de Procedimiento
Inicio
Administrador
notifica al nuevo
empleado de su
contratación.
Administrador
Prepara contrato de Empleado firma el
archiva el
trabajo. contrato. contrato.
Empleado nuevo
pasa con jefe de
departamento, para
iniciar inducción.
Fin
pá g. 115
pá g. 116
POLITICA DE Código
INDUCCION DE
PERSONAL RRHH-02

por 8/08/2020
Gerencia 1 de 3
General
Propósito: Facilitar la integración y compromiso de los nuevos colaboradores con la

empresa, generando de esta manera una cultura organizacional.
Alcance: Para todo empleado nuevo que ingrese a la empresa.

1. Todo personal nuevo en la empresa deberá de recibir una inducción.
2. El jefe de departamento será el encargado de dar dicha inducción.
3. La inducción se hará con el propósito de que empleado por ingresar a la
empresa la conozca, como ser la misión, visión, reseña histórica, etc. Y todo lo
relacionado con la empresa.
4. El tiempo de duración de la inducción dependerá de la complejidad del puesto
asignado al recién contratado.
Concepto:
Inducción: Es brindar información general, amplia y suficiente que permita la
ubicación del empleado y de su rol dentro de la organización para fortalecer su
sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera
autónoma. 7.0 Documentos Aplicables: Información sobre la empresa, misión,
visión, valores.
pá g. 117
pá g. 118
POLITICA DE Código
INDUCCION DE RRHH-02
PERSONAL
Elaborada por: Aprobada Fecha de
por Elaboración
Administración General Página
Gerencia
8/08/2020
General 2 de 3
Procedimiento
1. Jefe de departamento
1.1. Prepara la inducción para todo el personal nuevo de la empresa.
2. Personal nuevo
2.1. Se presenta ante el jefe del departamento.
2.2. Recibe la inducción, para conocer acerca de la empresa.
1.2. Presenta al nuevo empleado, con el demás personal.

1.3. Deja al personal en el puesto.
pá g. 119
POLITICA DE
Código
INDUCCION DE
PERSONAL RRHH-02
Elaborada por: Aprobada Fecha de

por Elaboración
Administración General Página
Gerencia
8/08/2020
General 3 de 3
D iagrama de Procedimiento
Inicio
Jefe de
departamento
prepara la inducción.
Empleado nuevo se Jefe de departamento

presenta ante el jefe presenta al nuevo
Recibe la inducción. empleado.
del departamento.
Deja al personal en el
puesto.
Fin
pá g. 120
pá g. 121
POLITICA DE Código
AUMENTOS
SALARIALES RRHH-03
Elaborada por: Aprobada Fecha de Página

por Elaboración
Administración General 1 de 3
Gerencia
8/08/2020
General
Propósito: Establecer los medios y procedimientos eficientes para el aumento de

salarios al personal.
Alcance: Todos los empleados de La Colonia.

Responsable de la revisión: Administración general.
Políticas:
1. La empresa dará aumentos salariales a los empleados que tengan 3 años o más
de laborar en la empresa y que tenga un buen desempeño en el desarrollo de
su trabajo.
2. Jefe de departamento presentaran informe de desempeño de los empleados
que aplican para aumento.
3. El gerente general será el encargado de aprobar los aumentos salariales para
los empleados.
4. El administrador general será el encargado de anunciarle al empleado sobre su
aumento salarial.
Concepto:
Salario: Es la retribución económica que el empleador debe pagar al trabajador en

virtud del contrato de trabajo o de la relación de trabajo vigente.
5.0 Documentos Aplicables: Evaluaciones de desempeño, vouchers de pago.
pá g. 122
pá g. 123
Código
POLITICA DE
AUMENTOS
SALARIALES RRHH-03
Elaborada por: Fecha de Página
Administración General Aprobada Elaboración 2 de 3

por 8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1. Administración general
1.1. Identifica a los empleados que cumplen los requisitos para el aumento.
1.2. Solicita informe al jefe de departamento sobre el desempeño del empleado
que se le otorgara el aumento.
2.1. Elabora informe de desempeño del empleado y lo envía administración
general.
1.1. Administración general
1.1. Recibe informe por parte del jefe de departamento.
1.2. Realiza informe de los empleados que recibirán el aumento, cual enviara a
gerente general para su aprobación.
3. Gerente general
3.1. Recibe informe y toma decisión de autorizar o no el aumento
3.2. Notifica a administración la decisión.
1.3. Recibe decisión de gerente general si se aprueba el aumento se notifica al
empleado, si no se termina el proceso.
pá g. 124
pá g. 125
pá g. 126
Código
POLITICA DE
VACACIONES RRHH-04

Aprobada Elaboración
por 8/08/2020
Gerencia
General
Propósito: Cumplir la ley y hacer valer los derechos del empleado.

Alcance: Todo el personal de La Colonia.
Responsable de revisión: Administración general.
Políticas:
1. Todo empleado deberá gozar del descanso de sus vacaciones conforme a su

derecho.
2. El administrador será el encargado de notificar al empleado que acerca de sus
vacaciones dos semanas antes de la fecha.
3. El empleado puede elegir entre tomar las vacaciones o trabajarlas, si las trabaja
serán acumuladas para el siguiente año.
4. Las vacaciones solo son acumulables dos años por lo que deberá programarse
dentro del año correspondiente y cumplirá en base al artículo 346 del código de
trabajo el cual estipula lo siguiente:
1.1 Después de 1 año 10 días hábiles.

1.2 Después de 2 años 12 días hábiles.
1.3 Después de 3 años 15 días hábiles.
1.4 Después de 4 años en delante 20 días hábiles.
pá g. 127
pá g. 128
Concepto:
Vacaciones laborales: Constituyen un período de descanso que se adquiere después

de un año efectivo de trabajo bajo las órdenes del mismo empleador.
5.0 Documentos Aplicables: Formato de vacaciones.
pá g. 129
pá g. 130
Código
POLITICA DE
VACACIONES RRHH-04

por 8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1.1. Establece días de vacaciones según antigüedad del empleado.
1.2. Para el empleado de un año de antigüedad, 10 días.
1.3. Para el empleado 2 años de antigüedad, 12 días.
1.4. Para el empleado 3 años de antigüedad, 15 días.
1.5. Para el empleado 4 años de antigüedad o más 20 días.
1.6. Notifica al empleado acerca de sus vacaciones.
2. Empleado
2.1. Recibe notificación acerca de sus vacaciones.
2.2. Decide si quiere o no tomar sus vacacione, si no las toma se queda
trabajando en la empresa y si las toma se va de vacaciones y termina el
proceso.
pá g. 131
pá g. 132
pá g. 133
Código
POLITICA DE
HORARIOS DE
TRABAJO RRHH-05

por
8/08/2020
Gerencia
General
Propósito: Lograr que los empleados cumplan sus horarios de trabajo

correspondientes.

Políticas:
1. El administrador será el responsable de velar por el cumplimiento de los
horarios de acuerdo a las jornadas establecidas en cada área.
2. Todo empleado deberá de respetar su horario de trabajo estipulado por el
gerente general.
3. El horario de entrada a la empresa es de 8:00 de la mañana a 5:00 de la tarde
con un receso de 1 de 12:00 a 1:00 para que el empleado salga a comer.
4. El empleado que no cumpla con el horario será sancionado por el administrador,
en la cual la primera falta se hablara con el empleado, si es la segunda se le
levantara acta, en caso de que lleve tres o más veces llegando tarde será
suspendido por dos días de sus labores sin goce de sueldo.
Concepto: Jornada: Es la cantidad de horas que al día, por semana o al mes, el

trabajador labora bajo la dirección de un patrono, a cambio de un salario. Por
ejemplo: 8 horas al día; 44 horas semanales en jornada diurna.
5.0 Documentos Aplicables: Marcajes, Horarios.
pá g. 134
pá g. 135
Código
POLITICA DE
HORARIOS DE
TRABAJO RRHH-05

por 8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1. Gerente general
1.1. Establece los horarios de trabajo de los empleados.
2.1. Recibe los horarios de trabajo.
2.2. Comunica los horarios de trabajo al personal en el momento de su
contratación.
1. Empleado
1.2. Recibe y cumple el horario de trabajo.
Vela por el cumplimiento del horario, si el empleado lo cumple a cabalidad fin del
proceso, si no se establece sanción respectiva al mismo.
pá g. 136
pá g. 137
pá g. 138
Código
POLITICA DE
PRACTICAS
PROFESIONALES RRHH-06

por
8/08/2020
Gerencia
General
Propósito: Mostrar el mundo laboral a los estudiantes que están por egresar de la
segundaria, como un aporte a la sociedad.
Alcance: Todos los departamentos de la empresa.
Responsable de revisión: Administración general
Política:
1. Se aceptaran un máximo de 4 practicantes que serán distribuidos en los
diferentes departamentos, de acuerdo a su nivel de conocimiento.
2. El administrador será el encargado de asignar a los practicantes al
departamento donde realizara su práctica profesional.
3. Si el practicante es empleado, gozara de los mismos beneficios de empleado y
se le pagara el sueldo normal.
4. Toda solicitud deberá ser presentada con un mes de anticipación, antes de
comenzar práctica profesional.
5. Todo practicante deberá de someterse al reglamento interno de la empresa.
Concepto:
Prácticas Profesionales: Es el conjunto de actividades realizados por alguien
denominado practicante, que se encuentra trabajando de forma temporal en algún
pá g. 139
pá g. 140
lugar, poniendo especial énfasis en el proceso de aprendizaje y entrenamiento
laboral.
6.0 Documentos Aplicables: Solicitud de práctica profesional.
Código
POLITICA DE
PRACTICAS
PROFESIONALES RRHH-06

por
8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1. Solicitante:
1.1. Solicita oportunidad de realizar práctica profesional en la empresa.
2.1. Toma decisión de autorizar o no la realización de la práctica profesional, si
hay más de 4 practicantes no se acepta y se finaliza el proceso, si no se
autoriza la realización de la practica
1. Solicitante
1.2. Presenta nota de autorización de la institución.
2.2. Recibe nota de autorización de la institución a la cual pertenece el solicitante.
2.3. Firma y archiva la nota.
1. Solicitante
1.3. Comienza periodo de práctica profesional.
pá g. 141
pá g. 142
pá g. 143
POLITICA DE Código
DESPIDO DE
RRHH-7
PERSONAL

Elaboración
Administración General Aprobada 1 de 3
por 8/08/2020
Gerencia
General
Propósito: Establecer los motivos por los cuales se pueda dar por terminado el
contrato de trabajo.

1. Administración general notificara la terminación del contrato de trabajo al

empleado de la empresa que por diversos motivos deba ser relevado de su
cargo, siguiendo restricto apego a lo estipulado en la ley del código de trabajo.
2. Se dará por terminado todo contrato si el empleado no cumple a cabalidad el
trabajo por el cual la empresa lo ha contratado.
3. La empresa dará por terminado el contrato individual de trabajo a cualquier
trabajador cuando este haya cometido tres faltas leves o una falta grave en la
empresa.
Concepto:
Despido: Es el acto unilateral mediante el cual el empleador termina con la relación

laboral.
4.0 Documentos Aplicables: Expediente de empleados.
pá g. 144
pá g. 145
POLITICA DE Código
DESPIDO DE
RRHH-07
PERSONAL

Elaboración
por 8/08/2020
Gerencia 2 de 3
General
Procedimiento
1. Empleado
1.1. Comete falta al reglamento interno de la empresa
2.1. Realiza informe de falta cometida por el empleado y envía a administración
3.1. Recibe informe de falta.
3.2. Analiza la falta, si es grave se procede al despido del empleado y fin del proceso y si es
leve se revisa el expediente.
3.3. Si en el expediente se encuentran más de 2 falta se procede al despido si no se da sanción
interna al empleado.
3.4. Notifica al empleado decisión tomada.
pá g. 146
pá g. 147
pá g. 148
POLITICA DE Código
MEDIDAS
RRHH-08
DISCIPLINARIAS
Elaboración
por 8/08/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Velar por la buena conducta de los empleados procurando un buen

ambiente de trabajo concentrado a resultados.
Responsable de la revisión: Administración general
Políticas:
1. Si el empleado ha incumplido con sus labores o causa algún problema dentro de

la empresa, se le hará un llamado de atención verbal por parte del gerente de
recursos humanos.
2. Si el empleado hace caso omiso al llamado de atención y sigue cometiendo la
misma falta se le elaborara un Memorándum.
3. Si la actitud del empleado no cambia con el memorándum recibido, se levantara
un acta para el despido directo.
4. El empleado será despedido sino cumple con lo que el reglamento interno de
trabajo establece.
Concepto:
Sanción disciplinaria: Es la pena que puede aplicar el empleador al trabajador por
haber cometido una falta descrita como tal en el contrato de trabajo o reglamento
interno o que se deriven de la buena fe, la equidad, la costumbre o la ley.
5.0 Documentos Aplicables: Memorándum.
pá g. 149
pá g. 150
POLITICA DE Código
MEDIDAS
RRHH-08
DISCIPLINARIAS
Elaboración
por 8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1. Empleado
1.1. El empleado comete falta.
2. Jefe del área
2.1. Realiza informe de falta cometida por el empleado.
3.1. Recibe el reporte de la falta cometida por el empleado.
3.2. Evalúa la falta cometida.
3.3. Si la falta es leve se le hace un llamado de atención verbal, al empleado.
1. Empleado
1.2. Recibe llamado de atención.
1.3. Vuelve a cometer la misma falta, por la cual se le llamo la atención.
3.4. Adjunta memorándum a expediente del empleado
1. Empleado
1.4. Recibe memorándum por falta cometida.
1.5. Recae en la falta por la cual se le extendió memorándum.
3.5. Procede al despido del personal por reincidencia en faltas
pá g. 151
pá g. 152
pá g. 153
POLITICA DE Código
CAPACITACION DE
RRHH-09
PERSONAL
Elaboración
por 8/08/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Establecer las bases que se consideren necesarias para cumplir o

mejorar la realización de sus funciones en sus puestos de trabajo.
Alcance: A todos los colaboradores de La Colonia.
Políticas:
1. Todo el personal recibirá capacitación cada vez que se dé el surgimiento de
nuevos proceso, o la introducción de nuevos productos.
2. El jefe de cada departamento será el responsable de detectar en qué áreas el
personal necesita recibir capacitación.
3. Administración será el encargado de establecer la programación y la planeación
de las jornadas de capacitación.
4. Gerencia general será la encargada de aprobar la programación de la
capacitación.
5. Las capacitaciones deberán estar relacionadas con las actividades en las que el
empleado se desempeña dentro de la empresa.
Concepto:
Capacitación: Es un proceso que posibilita al capacitando la apropiación de ciertos
conocimientos, capaces de modificar los comportamientos propios de las personas
y de la organización a la que pertenecen.
6.0 Documentos Aplicables: Material de capacitación.
pá g. 154
pá g. 155
POLITICA DE Código
CAPACITACION DE
RRHH-09
PERSONAL
Elaboración
por 8/08/2020
2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
1. Empresa
1.1. Introduce nuevos procesos o productos a las operaciones.
2.1. Prepara informe en el cual se especifica el personal que requiere capacitación,
así como el proceso para el cual ira encaminada la capacitación.
2.2. Envía informe a administración general.
3.1. Recibe el informe
3.2. Realiza planeación de jornada de capacitación incluyendo actividades, fechas,
responsables, recursos necesarios y costo de llevarla a cabo.
3.3. Envía plan a gerencia general.
4. Gerencia general
4.1. Recibe y revisa plan
4.2. Toma la decisión de autorizar o no el plan de capacitación, si se aprueba se
continua el proceso, sino fin del mismo.
4.3. En ambos casos se notifica decisión a administración.
3. Administración
3.3. Lleva a cabo el proceso de capacitación.
5. Empleados
5.1. Reciben capacitación.
pá g. 156
pá g. 157
pá g. 158
Código
POLITICA DE HORAS
RRHH-10
EXTRAS
Elaboración
por 8/08/2020
Gerencia
General
Propósito: Determinar el procedimiento mediante el cual un empleado pueda

realizar horas extras en caso que la empresa lo requiera.
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Políticas:
1. El valor de las horas extras será el doble del valor de la jornada normal.
2. Los jefes de área deberán presentar al momento de pasar reportes de los
empleados para elaboración de planillas el auxiliar de las horas extras realizadas
por cada empleado.
3. Quedan exentos del pago de horas extras los jefes de departamentos.
4. Las fechas en las cuales se realizaran horas extras se comunicaran con 3 días de
anticipación a los empleados.
5. Las jornadas de labores extras serán autorizadas por gerencia general.
Concepto:
Horas extras: Se denomina horas extras o trabajo suplementario al período de

tiempo que excede el máximo legal de 8 horas diarias con conocimiento del
empleador.
6.0 Documentos Aplicables: Marcajes, Jornada de trabajo.
pá g. 159
pá g. 160
Código
POLITICA DE HORAS
EXTRAS RRHH-10

Elaboración
por 8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1. Empresa
1.1. Surge actividad que requiere ser realizada en jornada extra de trabajo.
2. Jefe de área
2.1. Elabora reporte de la jornada extra de trabajo, el cual incluirá la labor a
realizar, las fechas en que se llevara a cabo, la duración de las mismas así
como los empleados necesarios para ello.
2.2. Envía reporte a gerencia general de la jornada extra a realizar
3. Gerencia general
3.1. Toma decisión de autorizar, si la respuesta es positiva, se notifica a jefe de
área, si es negativa fin del proceso.
2. Jefe de área
2.3. Notifica a empleados las fechas de la jornada extra.
3. Empleados
3.3. Llevan a cabo jornada extra de trabajo
2. Jefe de área
2.4. Realiza reporte de jornada extra el cual incluye nombre de los empleados, la
firma de estos y el tiempo de la jornada realizada.
2.5. Envía reporte de la jornada extra adjunto a reportes de empleados para la
elaboración de planillas.
pá g. 161
pá g. 162
pá g. 163
POLITICA DE Código
PERMISOS A
EMPLEADOS RRHH-11

Elaboración
por 8/08/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Regular el tiempo y motivos por los cuales se pueden otorgar permisos
debidamente justificadas a los empleados.

Responsable de revisión: Administración general
Políticas:
1. Todo empleado que necesite permiso deberá de solicitarlo a administración
general.
2. Los empleados deberán solicitar el permiso con 1 semana de anticipación.
3. Si el empleado pide permiso por motivos de matrimonio solo se le concederán
de 2 a 3 días.
4. Si el permiso fuese por fuerza mayor por el fallecimiento de un familiar se le
concederán dos días.
5. Todo permiso será aprobado por administración de la empresa.
Concepto:
Permiso laboral: Se puede definir como aquella situación de cese temporal del
trabajo con un carácter no periódico, debido a una serie de causas de índole
personal.
7.0 Documentos Aplicables: Formato de permisos.
pá g. 164
pá g. 165
POLITICA DE Código
PERMISOS A
RRHH-11
EMPLEADOS
Elaboración
por 8/08/2020
Gerencia
General
Procedimiento
1. Empleado
1.1. Llena solicitud de permiso.
1.2. Envía solicitud de permiso al administrador general.
2.1. Recibe solicitud de permiso y verifica el motivo por el cual se está otorgando el permiso.
2.2. Toma decisión de aprobar la solicitud, si es positiva notifica a jefe de departamento, si es
negativa finaliza el proceso.
2.3. En ambos casos notifica al empleado.
3. Empleado
3.1. Toma el permiso otorgado.
pá g. 166
pá g. 167
pá g. 168
Código
POLITICA DE
INCAPACIDADES RRHH-12

Elaboración
por 8/08/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Determinar cuáles serán los motivos por el cual el empleado será
incapacitado.
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Políticas:
1. Será incapacitado el empleado que sufra algún accidente laborando dentro de la

empresa.
2. Será incapacitado cuando tengo que guardar reposo por alguna enfermedad
siempre y cuando presente una nota medica donde indique que tiene que
incapacitado.
3. Toda solicitud de incapacidad será notificada al gerente general.
4. Recursos Humanos será el encargado de manejar los expedientes de las

incapacidades.
Concepto:
Incapacidad laboral: Se define como incapacidad laboral, la incapacidad que

afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un
accidente de trabajo
5.0 Documentos Aplicables: Hojas de Incapacidad.
pá g. 169
pá g. 170
Código
POLITICA DE
RRHH-12
INCAPACIDADES
Elaboración
por 8/08/2020
2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
1. Empleado
1.1. Sufre accidente o padece enfermedad.
1.2. Envía notificación a administración de enfermedad adjunto a la constancia medica
2.1. Recibe notificación de empleado que se encuentra incapacitado
2.2. Notifica a jefe de departamento la incapacidad del empleado.
2.3. Archiva el expediente de personal incapacitado.
3.1. Recibe notificación de incapacidad de empleado
3.2. Asigna personal que sustituye temporalmente a empleado incapacitado.
pá g. 171
Código
POLITICA DE
INCAPACIDADES RRHH-12

por 8/08/2020
Gerencia 3 de 3
General
Inicio
Empleado sufre Envía notificación a

accidente o padece administración, adjunto Recibe notificación.
de enfermedad. la constancia médica.
Archiva Notifica a jefe de

Jefe de departamento departamento la
expediente
recibe notificación. incapacidad del
empleado.
Asigna personal que

sustituya temporalmente.
Fin
pá g. 172
pá g. 173
Código
POLITICA DE
SUELDOS Y SALARIOS RRHH-13

Elaboración
por 8/08/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Establecer los medios y procedimientos eficientes para el pago íntegro

de los salarios.
Políticas:
1. Administración será el que realice los pagos correspondientes y entregara a

cada trabajador un comprobante de pago en el cual le indicara los montos
devengados y las deducciones según lo establece la ley (IHSS, RAP), haciendo
efectivo todos los sábados de cada semana.
2. Los pagos de sueldos y salarios se harán cada 15 y 30 de cada mes.
3. El pago se hará por medio de cheque dentro de la empresa al final de la jornada
de trabajo.
4. Gerencia general será el encargado de autorizar planilla.
Concepto:
Sueldo: Se refiere a la remuneración regular asignada por el desempeño de un

cargo o servicio profesional.
5.0 Documentos Aplicables: Vouchers de pago.
pá g. 174
pá g. 175
Código
POLITICA DE
RRHH-13
SUELDOS Y SALARIOS
Elaboración
por 8/08/2020
2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
1.1 Prepara informes sobre los días laborados por los empleados.
1.2 Envía informe de empleados a administración.
2. Administración
2.1 Recibe Informes de jefe de departamento.
2.2 Realiza planilla de sueldos y salarios y cheques de empleado.
2.3 Envía planilla a gerente general.
3. Gerente General
3.1 Recibe planilla de administración.
3.2 Revisa que planilla esta correcta de ser así, se firma y autoriza, sino envía a Administración
general.
2. Administración
2.4 Recibe planilla y cheques autorizados.
2.5 Entrega cheques a empleados
4. Empleado
4.1 Recibe cheque y firma comprobante de pago.
pá g. 176
pá g. 177
pá g. 178
Código
POLITICA DE CARTAS
DE RECOMENDACION RRHH-14

Elaboración
por 8/08/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Dar a la parte interesada una carta de recomendación para que de esta
manera pueda optar a un nuevo trabajo.
Alcance: Todos los departamentos de la empresa.
Responsable de revisión: Administrador general.
Políticas:
1. Se le dará carta de recomendación al personal que no presente faltas graves en
su expediente de trabajo con la empresa.
2. Administración será el encargado de dar las cartas de recomendación.
3. El contenido de las cartas de recomendación será redactado de acuerdo a lo que
se observe en el expediente del trabajador.
4. Gerencia general deberá firmar toda carta de recomendación emitida por
administración.
Concepto:
Carta de recomendación: Es un documento hecho por una empresa o por una

persona en lo particular, en beneficio, generalmente de una persona, pero que
también abarca a empresas e incluso a productos y servicios .
7.0 Documentos Aplicables: Expediente de empleado.
pá g. 179
pá g. 180
Código
POLITICA DE CARTAS
RRHH-14
DE RECOMENDACION
Elaboración
por 8/08/2020
2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
1. Empleado
1.1. Finaliza la prestación de labores con la empresa.
2. Administración
2.1. Revisa expediente del empleado, si no presenta faltas graves se redacta carta
de recomendación, si no se finaliza el proceso.
2.2. Envía carta de recomendación a gerencia.
3. Gerencia General
3.1. Recibe y firma carta de autorización.
2. Administración
2.3. Entrega carta de recomendación al ex-empleado
pá g. 181
pá g. 182
pá g. 183
Código
POLITICA DE VENTAS AL CONTADO VT-01

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Almacenar el dinero por motivo de ventas al contado en un lugar seguro

hasta que sea depositado.
Alcance: Departamento de contabilidad y Ventas.
Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas Políticas:
1. Al momento de efectuar las ventas al contado el cliente deberá pagar el total de

los productos que este adquiriendo, ya sea por medio de efectivo o tarjeta de
crédito.
2. Es deber del cliente revisar sus productos al momento de la entrega para

comprobar el buen estado de los mismos.
3. La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la empresa y

bajo la supervisión del jefe de ventas.
4. Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte

visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
Concepto:
Venta al Contado: Ventas en las cuales el cliente paga el precio de los productos al
mismo tiempo que recibe los productos
pá g. 184
pá g. 185
Código
POLITICA DE VENTAS AL
CONTADO VT-01

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
Aprobada por
08/08/2020
Gerencia
General
Procedimientos
1. Cliente
1.1. Adquiere producto con la empresa.
1.2. Procede al pago del precio del producto ya sea con efectivo o con tarjeta de
crédito a caja.
2. Caja
2.1. Recibe efectivo o tarjeta y prepara factura del producto.
2.2. Entrega factura al cliente.
1. Cliente
1.3. Recibe factura de cajero.
1.4. Procede a retirar su artículo de la empresa, si cuenta con la capacidad lo
realiza el mismo si no el departamento de entrega de la empresa.
pá g. 186
Código
POLITICA DE VENTAS AL
CONTADO VT-01

Elaboración
Jefes Ventas 3 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Diagrama de procedimiento
Inicio
Cliente adquiere
producto de la Pago del Recibe efectivo y Entrega factura
empresa. producto en caja. prepara factura. al cliente.
El cliente Tiene el Procede a retirar Cliente recibe

transporta el cliente la artículo. factura de cajero.
artículo. capacidad.
Entrega de
productos
trasporta el
producto.
pá g. 187 Fin
pá g. 188
Código
POLITICA DE DESCUENTOS
S/VENTAS VT-02

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
8/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Brindar especial atención y prioridad a los clientes, atraves de los

descuentos cuya facturación y recaudación generen el mayor porcentaje de
ingresos en la compañía.
Alcance: A todos los clientes que cumplan con los requerimientos para gozar de los
descuentos de ventas.
Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas.
Políticas:
1. La empresa otorgara descuentos hasta de un 10% sobre el valor del producto.
2. Los descuentos no pueden exceder los máximos autorizados por la gerencia
general.
3. Los descuentos se otorgarán por marca de productos

4. El jefe de ventas será el encargado de presentar propuesta sobre los
descuentos y el gerente general será el encargado de autorizar estos.
5. Los descuentos se aplicarán solo en las ventas que se realicen al contado.

Concepto:
Descuento: Rebaja del precio de venta del producto que se da por un tiempo
limitado.
pá g. 189
pá g. 190
Código
POLITICA DE DESCUENTOS S/VENTAS VT-02

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimientos
1. Jefe de ventas
1.1. Prepara propuesta de descuentos S/ ventas de todos los productos de la
empresa.
1.2. Envía propuesta a gerente general.
2. Gerente general
2.1. Recibe y revisa propuesta de descuentos S/ventas.
2.2. Se pregunta si los descuentos son mayores al 10% del precio del artículo.
2.3. Si lo son no se autoriza la propuesta de descuentos s/ventas y se devuelve a
jefe de ventas, si no se aprueba la propuesta.
2.4. Se notifica decisión a jefe de ventas.
1. Jefe de ventas
1.3. Recibe la decisión de gerente general, si es positiva comunica a los
vendedores, si no lo es finaliza el proceso.
pá g. 191
pá g. 192
Código
POLITICA DE VENTAS AL CREDITO VT-03

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Atraer a nuevos clientes y mantener los actuales otorgándoles

facilidades de compra, esto va dirigido para microempresarios y el plazo del
crédito es de 15 días.
Alcance: Los clientes que cumplan con los requisitos.
Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas
Políticas:
1. Todo cliente que realice compras al crédito deberá llenar una solicitud de crédito y
presentar toda la documentación necesaria como ser cedula de identidad, facturas
de compra y venta, y recibo de los servicios públicos para ello.
2. Se otorgan créditos con un monto mínimo de L.15, 000.00 y un monto máximo de

50,000.00.
3. El jefe de ventas será el encargado de aprobar o no las solicitudes de crédito hasta

un monto de L.25, 000.00.
4. El gerente general será el encargado de aprobar los créditos mayores de L.25,

000.00.
5. Al momento de la probación el cliente deberá firmar un compromiso de pago a favor

de la empresa.
6. Se cobrará una comisión del 10% del valor del producto al momento del crédito
Concepto:
Venta al crédito: Es aquella en la cual el cliente adquiere productos y los paga en un
pá g. 193
tiempo máximo de 15 días.
pá g. 194
Código
POLITICA DE VENTAS AL CREDITO VT-03

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimiento
1. Cliente
1.1. Llena solicitud de crédito, en la cual se establece el artículo que desee adquirir,
el precio del mismo, así como los datos generales del solicitante y entrega los
documentos requeridos.
1.2. Envía solicitud al jefe de ventas.
2. Jefe de ventas
2.1. Recibe y revisa solicitud de crédito, si está completa continua con el proceso,
sino regresa al cliente.
2.2. El jefe de venta se pregunta si solicitud de crédito es mayor de L.25,000.00 en
ese caso pasa al gerente general, si no procede a tomar la decisión de aprobar
el crédito o no.
3. Gerente general
3.1. Recibe solicitudes de crédito mayores de L.25,000.00.
3.2. Toma la decisión de aprobar o no el crédito en ambos casos notifica al jefe de
ventas.
2. Jefe de ventas
2.3. Recibe notificación de solicitudes aprobadas y denegadas por parte de
gerencia
2.4. Toma la decisión de aprobar crédito, si es positiva se comienza el proceso de
entrega del producto, si no lo es se comunica la decisión al cliente y se termina
el proceso.
2.5. Se notifica al cliente que se presente a la empresa.
1. Cliente
1.3. Se presenta a la empresa para la firma de pagare de pago a favor de la
empresa.
pá g. 195
1.4. Procede al pago de la comisión del 10% del valor del producto.
1.5. Recibe producto adquirido.
pá g. 196
pá g. 197
pá g. 198
Código
POLITICA DE
ATENCION AL CLIENTE VT-04

Jefes Ventas 1 de 3
por
08/08/2020
Gerencia
General
Propósito: Indicar la manera correcta de atender a nuestros clientes para que su experiencia
de compra sea agradable y marquemos la preferencia con ellos.
Alcance: A todos nuestros clientes.
1. Todo el Personal de la empresa, debe estar en la disposición para atender

amablemente a todos nuestros clientes.
2. El cliente siempre debe de ser atendido y recibido con una sonrisa

3. Es responsabilidad de todos los cajeros preguntar a todos los clientes si encontraron
todo lo que buscaban.
4. Todos los clientes deben de ser tratados con respeto y sin ningún tipo de
discriminación.
5. Cualquier duda que el cliente tenga debe de ser aclarado por nuestro personal.
Concepto:
Atención al cliente: se refiere a las instrucciones dadas a los empleados, en cuanto a
la forma en que se debe atender a los clientes.
pá g. 199
pá g. 200
Código
POLITICA DE ATENCION AL CLIENTE VT-04

Elaboración
Jefes Ventas Aprobada por Gerencia 2 de 3
General 08/08/2020
Procedimientos
1 Guardia de seguridad
1.1 Recibe al cliente con una sonrisa y da el saludo
2.Cliente
2.1 Se desplaza por todo el supermercado en busca del producto.
2.2 Si tiene alguna duda se la hace al personal asignado en pasillos.
2.3 Si desea un producto de vitrina localiza a las personas que están asignadas con
las llaves de la misma y procede a entregarle el producto.
2.4 Al tener todas sus compras realizadas procede al área de caja para que le
facturen sus productos.
3.Caja
3.1. Pregunta al cliente si encontró todo lo que necesitaba de ser positiva la respuesta
pasa al siguiente punto
3.2Recibe efectivo o tarjeta y prepara factura del producto.
3.2 Empaca el producto en bolsa y se lo entrega al cliente
3.3Entrega factura al cliente.
4.Cliente
4.1Recibe factura de cajero.
4.2 Procede a retirar los artículos y si desea le solicita a uno de los empacadores
lo acompañe hasta su vehículo a guardar los productos
pá g. 201
pá g. 202
pá g. 203
Código
POLITICA DE COMISION POR

VENTAS VT-05

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Premiar a nuestros vendedores con una comisión por el esfuerzo

realizado en la venta y así motivarlos para que los objetivos de la organización se
puedan alcanzar
Alcance: A todos los vendedores.
1. Para todas las ventas que se realicen al crédito, la comisión para el

vendedor será del 1.5% esto para que motiven a mas microempresarios a
sacar productos al crédito
2. El pago de la comisión por ventas al crédito se hará hasta que el cliente

haya cancelado la misma.
3. El corte de las ventas se hará el 30 de cada mes.

4. Es responsabilidad de cada vendedor entregar su reporte de ventas a su
jefe inmediato, a más tardar el 27 de cada mes.
Concepto:
Comisión: Es el porcentaje que se asigna a un vendedor sobre el producto de una
venta, ya sea esta al crédito o al contado.
pá g. 204
pá g. 205
Código
VT-05
POLITICA DE COMISION POR VENTAS

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimientos
1.Vendedor
1.1 Elabora reporte de comisiones sobre ventas
2.Jefe de Ventas
2.1Revisa reporte de comisiones
2.2 ¿Reporte correcto? Si la respuesta es no, regresa al punto 1.1
2.3 Autoriza reporte de comisiones y envía al asistente de contabilidad.
3.Asistente de contabilidad
3.1 Revisa el reporte de comisiones
3.2¿Cumple requisitos? Si la respuesta es no, regresa al punto 2.1
3.3 Realiza Calculo de comisiones, en caso de cumplir requisitos
4.Jefe de Contabilidad
4.1Revisa que los cálculos de comisiones estén correctos. Sino están correctos regresa al
punto 3.3
4.2 Autoriza pago de comisiones, si los cálculos están correctos.
3.4 Acredita el pago de las comisiones a la cuenta del vendedor
pá g. 206
Código
POLITICA DE COMISION POR VENTAS VT-05

Elaboración
Jefes Ventas 3 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
1. Vendedor 2. Jefe de Ventas 3. Asistente de 4. Jefe de

contabilidad Contabilidad
Inicio
A
3.1 Revisa
reportes
1.1 Elabora
reporte de 2.1 Revisa
comisiones reporte de ventas
3.2
¿cumple
los
2.2
¿Cálculos
correctos?
4.1 ¿Calculo
correcto?
Realiza calculo
2.3 Autoriza
reporte de
B
ventas.
4.2 Autoriza
pago
Fin 4.2 Autoriza
pá g. 120 pago
pá g. 208
Código
POLITICA DE VENTA DE NUEVOS

PRODUCTOS VT-06

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Definir el procedimiento mediante el cual nuestro personal, hará la presentación

de los nuevos productos a nuestros clientes.
Alcance: Todo nuevo producto para la venta.
Responsable de la Revisión: Jefe de ventas.
Políticas:
1.Antes de que una nueva marca quiera formar parte de nuestros productos, pedimos
que nos den una capacitación para que le personal los pueda conocer.
2.El personal de ventas es el encargado de dar a conocer la existencia de los nuevos

productos a todos los clientes, proporcionándoles la descripción y precios
respectivos,
Conceptos:
Marca nueva: se considera aquellos proveedores que quieren formar parte de nuestros
productos.
Capacitación: Proceso mediante el cual se busca transmitir, información al empleado

para que adquiera conocimientos en cuanto al manejo, funcionamiento,
características y precios de los nuevos productos.
pá g. 209
pá g. 210
Código
VT-06
POLITICA DE VENTA DE NUEVOS
PRODUCTOS

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimiento
1 Jefe de ventas
1.1Verifica si se necesita una capacitación interna o externa.
1.1.1Solicita programa capacitación externa, en caso de ser necesaria.
1.2 Programa fechas para la capacitación interna, en caso que así lo requiera.
1.3 Notifica a los vendedores inicio de capacitación por el recibo de nuevos productos
que estarán a la venta.
2 Vendedor
2.1 Recibe capacitación y catálogos sobre nuevo producto.
2.2 Esta en pasillos informando sobre el nuevo producto
2.3 Da seguimiento para la venta del nuevo producto.
pá g. 211
pá g. 212
pá g. 213
Código
VT-07
POLITICA DE DEVOLUCIONES SOBRE
VENTAS

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por Gerencia
General
Propósito: Garantizar a nuestros clientes la seguridad de recibir productos de óptima

calidad y en buen funcionamiento para su máximo aprovechamiento.
Alcance: Todos los productos en venta.
Responsable de la revisión: Jefe de ventas
Políticas:
1.El tiempo para hacer reclamo debe de ser dentro de las próximas 24 horas
después de la compra
2.Es necesario presentar la factura de compra para todo reclamo
3.En caso de no contar con el producto a devolver se le dará otro de igual o menor
precio.
4. Para artículos de línea blanca contaran con una garantía de 6 meses y deberá
presentar factura sin ningún daño.
Conceptos:
Garantía: Periodo de tiempo durante el cual la empresa se hace responsable por

el mal estado de los productos vendidos.
pá g. 214
pá g. 215
Código
VT-07
POLITICA DE DEVOLUCIONES SOBRE
VENTAS

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimiento
1. Cliente
1.1 Presenta reclamo de la garantía por producto dañado o vencido.
2. Vendedor
2.1 Revisa la garantía para verificar que cumple condiciones para el reclamo.
2.2 Revisa si cubre el periodo de garantía, en el caso de no cubrir, fin del proceso.
2.3 Verifica si los daños son ocasionados en la empresa, en caso de no serlo, fin del
proceso.
2.4 Constata si hay en bodega producto para su reposición.

2.5 Ofrece otro producto diferente, en caso de no haber del mismo tipo.
2.6 Entrega el producto nuevo, en caso de haber en bodega.
1. Cliente
1.2 Toma la decisión de aceptar o no la entrega de otro producto diferente.
1.3 Si no acepta solicita la devolución del dinero.
1.4 En caso de aceptar recibe otro producto al originalmente adquirido.
3. Gerente General 3.1

fin del proceso.
3.2 Firma y solicita emisión de cheque, en caso de haber aprobado la devolución
pá g. 216
pá g. 217
pá g. 218
Código
VT-08
POLITICA DE APROBACION DE
CREDITOS

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Atraer nuevos clientes y mantener los actuales otorgándoles facilidades

de compra en todos nuestros productos de línea blanca.
Alcance: A todos nuestros clientes actuales y potenciales.
1.Solamente serán tramitadas aquellas solicitudes que acompañen todos los documentos
requeridos.
2.El crédito se otorgará a aquellos clientes que hayan hecho por lo menos dos
compras al contado.
3. La resolución del crédito se dará en un tiempo no mayor de 24 horas.
4. Para créditos menores a Lps. 50,000.00 solo se requiere la aprobación del jefe de
ventas.
5.Creditos mayores de Lps. 50,000.00necesitam ser aprobados por el gerente

general.
6.El plazo y el monto a otorgar será determinado por el jefe de ventas o el gerente
general según sea el caso.
Conceptos:
Crédito: Es una transacción comercial en la cual el comprador se compromete a cancelar

el valor de la venta en un periodo de tiempo determinad
pá g. 219
pá g. 220
Código
VT-08
POLITICA DE APROBACION DE
CREDITOS

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimiento
1.Cliente
1.1 Presenta solicitud de crédito
2.Jefe de Ventas
2.1Verifica que la documentación está completa para darle tramite.
2.1.1 Solicita completar, en el caso que le haga falta alguna documentación.
2.2 Revisa que el cliente cumpla con todos los requisitos, si nos los cumple, se le
da fin al proceso.
2.3 Si cumple requisitos, se pregunta si es mayor a Lps. 50,000.00
2.4 Si la solicitud no es mayor a L.50,000.00 toma la decisión de aprobar o no el

crédito. Si decide no aprobar, fin del proceso.
2.5 Firma solicitud en el caso que decida aprobar.
2.6 Notifica la aprobación al cliente.
3.Gerente General
3.1Decide si autoriza o no aquellas solicitudes mayores a L.50,000.00. Si la

respuesta es no, fin del proceso.
3.2Firma solicitud si decide su aprobación.
3.3 Notifica al jefe de ventas
pá g. 221
pá g. 222
pá g. 223
2.5 Firma aprobación.
A
2.6 Notifica al cliente.

Fin
Código
POLITICA DE COTIZACIONES VT-09

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Proporcionar a nuestros clientes, actuales y potenciales, información sobre

los precios de nuestros productos y servicios, con el fin de incrementar las ventas.
Alcance: todas las cotizaciones presentada por los clientes en general esto se da en
día de las madres y navidad que las empresas nos solicitan cotización de canastas
de productos básicos.
1.Las cotizaciones podrán ser solicitadas por empresas o personas particulares.
2.Antes de elaborar una cotización, el vendedor deberá verificar la existencia de

los productos.
3.Las cotizaciones serán entregadas en un plazo no mayor a 24 horas.
4.La entrega de las cotizaciones podrá hacerse en formato electrónico vía internet
o de manera impresa a solicitud del cliente.
pá g. 224
pá g. 225
Conceptos:
Cotización: Conjunto de datos organizados de tal modo que permiten proporcionar

con rapidez diversos tipos de información, por ejemplo, precios, productos
disponibles etc.
Código
VT-09
POLITICA DE COTIZACIONES

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Descripción del procedimiento
1.Cliente
1.1 Presenta solicitud de cotización
2.Jefe de Ventas
2.1 Revisa si hay existencias de productos solicitados en la cotización.
2.2 Pregunta ¿Hay existencia?
2.2.1 Comunica al cliente el no poder cotizarle, en caso de no tener existencia y

luego fin del proceso.
2.3 Elabora cotización, en caso de tener existencia de lo solicitado
2.4 Revisa si el cliente hizo la solicitud vía internet
2.4.1 Informa al cliente para que este pase a recoger la cotización en forma física
2.5 Envía cotización por internet en caso que el cliente la haya solicitado por este
medio.
pá g. 226
pá g. 227
pá g. 228
Código
VT-10
POLITICA DE VENTAS ONLINE CLICK
AND GO

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Proporcionar a nuestros clientes actuales la facilidad de comprar en línea

y recoger en el supermercado los productos deseados esto surge a través de la
pandemia covid 19 para dar comodidad y protección a nuestros clientes
Alcance: a todos nuestros clientes naturales o jurídicos
1.Las solicitudes se harán a través de nuestra página oficial lacolonia.hn

denominada compras en línea
2.Antes de elaborar el pedido, el vendedor deberá verificar la existencia de los

productos.
3.Los pedidos serán entregadas en un plazo no mayor a 24 horas.
4.La entrega se hace en el parqueo del supermercado.
Conceptos:
Compra en línea: Una compra online es la acción de adquirir un bien o contratar un

servicio a distancia, por medio de internet, a cambio de un precio.
pá g. 229
pá g. 230
Código
VT-10
POLITICA DE VENTAS ONLINE
CLICKS AND GO

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
1.Cliente
1.1 Ingresa a la página y selecciona todos los productos que desea comprar
1.2 Paga a través de sus tarjetas de crédito o debito
2.Jefe de Ventas
2.1 Revisa si hay existencias de productos solicitados en la cotización
2.2 asigna a un vendedor para que le de seguimiento al pedido
3.Vendedor
3.1 Elabora la canasta con todos los productos del cliente
3.2 Informa al jefe que los productos están completos
2 Jefe de Ventas
2.3Informa vía correo al cliente que puede pasar recogiendo el producto.
2.4 Realiza el débito de las tarjetas conforme a la lista de productos.
1.Cliente
1.3 Se presenta a recoger el producto en parqueo del supermercado
pá g. 231
pá g. 232
pá g. 233
Código
VT-11
POLITICA DE PRECIOS

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Proporcionar a nuestros clientes transparencia en los precios de

nuestros productos.
Alcance: a todos nuestros clientes
1. Los precios serán establecidos de acuerdo al margen de ganancia que

deseamos obtener
2. Se revisan precios con la competencia

3. El jefe delegara al vendedor del pasillo que revise constantemente que no
haya cambio de precios en los productos
Conceptos:
Precio: Es el valor que le otorgamos a un producto en el cual ya conlleva un

margen de ganancia.
pá g. 234
pá g. 235
Código
POLITICA DE PRECIO VT-11

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
1.Jefe de Ventas
1.1 Realiza cotización con las marcas a adquirir
1.2 Se adquiere producto con requisitos establecidos
1.3 se coloca el precio de acuerdo al último producto adquirido.
2.Vendedor
2.1 Mantiene el producto con sus precios establecidos
3.Cliente
3.1 Revisa el producto y el precio a adquirir
pá g. 236
Código
POLITICA DE PRECIO VT-11

Elaboración
Jefes Ventas 3 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
1. Jefe de ventas 2. Vendedor 3. Cliente
INICIO 2.1Mantiene en orden 3.1

los productos con los
precios establecidos Revisa el precio del
producto y lo obtiene
1.1
Solicita cotización.
FIN
1.2
Realiza la compra
1.3 Se coloca del

precio a los productos
pá g. 237
pá g. 238
Código
VT-12
POLITICA DE HORARIOS DE
ATENCION AL CLIENTE

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Establecer cuáles son los horarios de trabajo del supermercado,

cuándo estará abierta y cuando se cerrará. También se deben contemplar los
días feriados y bajo qué temporadas se contará de algún horario extendido, así
como los días en los que no se abrirá el supermercado Alcance: a todos
nuestros clientes.
1.Se establecerá un horario de atención de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. de lunes a

domingo.
2.Se trabajará todos los días feriados exceptuando el 15 de septiembre.
3.Queda terminantemente prohibido abrir antes o después del horario establecido.
4. Queda prohibido el ingreso de persona en estado de embriaguez
5.Queda prohibido el ingreso a personas con arma.
6.Queda prohibido que los clientes ingresen con alimentos al supermercado.
Conceptos:
Horario: Del latín horarius, el término horario hace referencia a aquello que tiene
relación o que pertenece a las horas. Su uso más habitual está vinculado al
periodo temporal durante el que se lleva a cabo una actividad
pá g. 239
pá g. 240
Código
VT-12
ATENCION AL CLIENTE

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
1.Gerente General
1.1 Establece horarios de atención al cliente
1.2 establece horario de trabajo para los días feriados
2.Jefe de Ventas
2.1 Supervisa que el personal este completo antes de la apertura
2.2 Supervisa que los guardias de seguridad estén bien preparados para la
apertura de cada día
2.3 Rota el personal para que se pueda contar con la cantidad necesaria en cada
apertura del supermercado.
2.4 Vela porque los horarios de atención al cliente se cumplan en su cabalidad.
pá g. 241
Código
ATENCION AL CLIENTE VT-12

Elaboración
Jefes Ventas 3 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
1. Gerente General 2. Jefe de Ventas
INICIO
2.1
1.1
Supervisa el personal
Establece horarios de
atención
2.2
Supervisa los guardias

de seguridad
2.3
Rota el personal para que

den servicio de calidad
FIN
pá g. 242
pá g. 243
Código
POLITICA DE VENTAS CON

CHEQUE VT-13

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Dar la alternativa a los dueños de restaurantes conocidos por el

supermercado a que realicen sus compras con cheques personales.
Alcance: Departamento ventas y área de caja.
Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas
Políticas:
1. Dar la opción de que clientes reconocidos paguen a través de cheques

personales
2. Si el cheque no tiene fondos se deberá notificar al cliente y se le hará un

cobro del 5% sobre el monto de la compra.
3. Después de 3 reincidencias de cheques devueltos pro fondos insuficientes

se procederá a cancelar el servicio al cliente.
4. El cliente debe de presentar identidad antes de realizar sus compras.
Concepto:
Cheque: Documento que extiende y entrega una persona a otra para que esta
pueda retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco.
pá g. 244
pá g. 245
Código

CHEQUE VT-13

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimientos
1.Cliente
1.1 Adquiere producto con la empresa.
1.2 Procede al pago del precio del producto con cheque
2.Caja
2.1Recibe cheque y prepara factura del producto.
2.2Entrega factura al cliente.
2.3 Entrega el cheque a Jefe de caja
1.Cliente
1.3Recibe factura de cajero.
1.4Procede a retirar su artículo de la empresa, si cuenta con la capacidad lo
realiza el mismo si no el departamento de entrega de la empresa. 3.Jefe de
Caja
3.1 Procede a verificar el cheque y realiza deposito en la ventanilla del banco
que está dentro del supermercado.
pá g. 246
Código

CHEQUES VT-13

Elaboración
Jefes Ventas 3 de 3
Aprobada por 08/08/2020
Gerencia
General
Inicio
Cliente adquiere
Pago del Recibe cheque y Entrega factura
producto de la
producto con prepara factura. al cliente.
empresa.
cheque.
Notifica al cliente
El cliente Tiene el Jefe de caja que no hubo
transporta el cliente la realiza deposito inconvenientes
artículo. capacidad. del cheque con su cheque.
Entrega de
productos
trasporta el
producto.
Fin
pá g. 247
pá g. 248
Código
VT-14
POLITICA DE FACTURACION

Elaboración
Jefes Ventas 1 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Propósito: Dar Transparencia a todos nuestros clientes al momento de realizar sus

compras a través de sus facturas Alcance: A todos nuestros clientes
Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas y área de caja
Políticas:
1. Al momento de efectuar las ventas al contado el cliente deberá pagar el total

de los productos que este adquiriendo, ya sea por medio de efectivo o
tarjeta de crédito.
2. Es deber del cajero mantener papel en la impresora al momento de imprimir
las facturas.
3. Siempre se debe consultar al cliente si desea su factura con RTN o normal.
4. No se podrá editar una factura ni reversar cuando ya se haya facturado.
5. Si el cliente desea su factura con Rtn es obligatorio que lo presente.
Concepto:
Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios
recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe
pagarla.
"no te olvides de pedir factura de todo lo que compres"
pá g. 249
pá g. 250
Código
POLITICA DE FACTURACION VT-14

Elaboración
Jefes Ventas 2 de 3
08/08/2020
Aprobada por
Gerencia General
Procedimientos
1. Cliente
1.1Realiza sus compras y se presenta al área de caja a cancelar 2.
Cajero
2.1 Cajero le consulta al cliente si desea su factura con RTN si la respuesta es

positiva
2.2 Pide el RTN al cliente para proceder a facturar.
2.3 Le comunica al cliente el saldo a cancelar
2.4 Revisa que al momento que se imprimió la factura sea legible.
2.5 entrega factura y se despide del cliente.
3. Jefe de Ventas
3.1 Supervisa que todos los productos vayan facturados a través del cuadre
diario en el supermercado
pá g. 251
Código
POLITICA DE
FACTURACION VT-14

Elaboración
Jefes Ventas 3 de 3
Aprobada por 08/08/2020
Gerencia
General
1. Cliente 2. Caja 3. Jefe de

ventas
Inicio
3.1Supervisa que todos
los productos vayan
1.1Cliente se presenta en 2.1Pregunta si desea su

caja para cancelar sus factura con Rtn si es SI la
2.2Le solicita al cliente el

RTN
1.2Recibe factura y se
retira del supermercado
Fin
pá g. 252
pá g. 253
POLITICAS DE SOLICITUD Código
DE REQUIRIMIENTO ADMON-01

Elaboración
por 8/8/2020
Gerencia 1 de 3
General
PROPÓSITO: Establecer directrices que le permitan al supermercado La Colonia

contar con la logística necesaria para proveer a su personal de un adecuado
ambiente de trabajo y los servicios necesarios para el normal desarrollo de sus
actividades.
Alcance: Que todos los empleados de la colonia sepan bien que no pueden recibir
regalías de los proveedores.
Políticas:
4. Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de La Colonia y arrendados,

deberán recibir el mantenimiento respectivo a efectos de precautelar su buen
estado de presentación y conservación.
5. Los bienes muebles que originen gastos en exceso se los dará de baja para su
posterior remate.
6. Cuando exista la necesidad de reemplazar los aparatos de refrigeración, se
podrá considerar las siguientes opciones: Compra, arrendamiento mercantil, o
se podrá considerar la opción de tercer izar el servicio de movilización.
Concepto:
Administración General: Poder mantener el buen ambiente en toda la organización
manteniendo el vínculo en todas las áreas ya que de aquí dependen todas lo que
se necesita para poder elaborar en cada área del supermercado la colonia y se
refiere a la formalización de todas las condiciones que rigen la relación con el área
administrativa, en acuerdo y ajuste de voluntades, en virtud de las cuales, todos
los empleados deben siempre mantener el mejor resultado en cada área.
4.0 Documentos Aplicables: Toda la documentación que aplica para la

administración.
pá g. 254
pá g. 255
Código
POLITICA
ADMINISTRATIVAS ADMON-02

Elaboración
por 8/8/2020 2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
3.Administración general
3.1 Comunica a cada departamento para que cada uno de ellos hagan la solicitud
necesaria y a tiempo utilizando el documento necesario para la solicitud.
3.2Ofrecer documentación digital para poder hacer las solicitudes.
4.Jefe de departamento
4.1Este elabora informe que necesita para poder solicitar y lo que necesita y lo
envía administración general.
2.1Administración general

1.5. Realiza informe para poder pedir lo que el jefe de departamento está
solicitando, cual enviara a gerente general para su aprobación.
4. Gerente general
4.1. Recibe informe y toma decisión de autorizar lo que el jefe de departamento
solicito.
4.2. Notifica a administración la decisión.
2. Administración general Recibe decisión de gerente general si se aprueba lo que
está solicitando el jefe de departamento, si no se termina el proceso.
pá g. 256
pá g. 257
pá g. 258
Código
POLITICA Del
PERSONAL DE ADMON-02
LIMPIEZA
Elaboración
por 8/8/2020
1 de 3
Gerencia
General
Propósito: Documentar el proceso de contratación para que la Gerencia y jefes de

área cuenten con los elementos suficientes para determinar el tiempo y la forma en
que puede ser contratado el personal a su cargo.
Alcance: Todo el personal que está laborando en La Colonia.
Políticas:
1.Los servicios de limpieza serán contratados para todas las edificaciones de

propiedad de La Colonia y arrendados, donde brinde servicios de manera directa.
2. Los bienes de la compañía, excepto aquellos que hayan sido dados de baja, deben
estar asegurados a base de avalúos reales.
Concepto:
Contrato de trabajo: El vínculo jurídico entre el trabajador y el empleador suele
denominarse y poder establecer para que sepa a qué se debe establecer su
proceso en la empresa y que es lo que debe hacer y cuál es su deber en la
compañía y mantenerse bien y elaborar su función al detalle.
3.0 Documentos Aplicables: Toda la documentación de aplicación.
pá g. 259
pá g. 260
POLITICA DE Código
PERSONAL DE
LIMPIEZA ADMON-02

Elaboración
por 8/8/2020 2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
3.1. Notifica al personal de limpieza a lo que está permitido para ellos.
3.2. Prepara guía de lo que el personal debe hacer.
4. Personal de limpieza
4.1. Revisa la documentación, para empezar a laborar en la empresa y firma de
recibido.
2.3. Archiva el documento que fue firmado por el personal.
3. Personal de limpieza
3.2. Pasa con el jefe de departamento para comenzar el proceso de inducción y
poder ejercer su labor.
pá g. 261
POLITICA DE
Código
PERSONAL DE
LIMPIEZA ADMON-02

por 8/8/2020
Gerencia 3 de 3
General
Inicio
Administrador
notifica al personal
de limpieza de lo
que está permitido
Administrador
Prepara guía del Revisa la archiva el con
personal de lo que el documento
documentación,
debe hacer y le está firmado.
permitido. para empezar a
laborar en la
empresa y firma de
Personal de
limpieza
Pasa con el jefe de
departamento para
comenzar el
proceso de
pá g. 262 Fin
pá g. 263
POLITICA DE Código
PROTECCION DE
DATOS ADMON-03

por 8/8/2020
Gerencia 1 de 3
General
Propósito: Facilitar el manejo de la documentación con la empresa, generando el uso

adecuado de datos para no ser violados y mantener la cultura organización.
Alcance: Para todo el personal que labora en la empresa.

1. Prohibición de uso de estupefacientes en todas las áreas de La Colonia.

2. Protección de datos que se mantienen en el área administrativa ya que allí se
encuentran información muy confidencial donde solo la administración lo puede utilizar.
3. Cumplimiento fiscal con el pago de impuestos y el traslado del impuesto sobre
ventas.
Concepto:
Mantener la protección de datos: Es brindar solo lo que es permitido para no ser
vulnerables los datos de la empresa general y asi poder mantener una buena
visión sobre la administración de datos para todo el personal.
4.0 Documentos Aplicables: Información todos los documentos.
pá g. 264
pá g. 265
POLITICA DE Código
PROTECCION DE ADMON-03
DATOS
Elaboración
por 8/8/2020
2 de 3
Gerencia
General
Procedimiento
3.1. Prepara la inducción para todo el personal sobre el uso de la protección de datos.
4. Personal nuevo
4.1. Se presenta ante el jefe del departamento.
4.2. Recibe la inducción, para conocer acerca de la empresa y sobre el uso de los
datos.
1.4. Presenta a todo el personal sobre el uso y quienes si tienen el acceso.

1.5. Deja al personal en el puesto.
pá g. 266
POLITICA DE
Código
PROTECCION DE
DATOS ADMON-03

por 8/8/2020
Gerencia 3 de 3
General
Inicio
Jefe del departamento

prepara la inducción para
todo el personal sobre el
uso de la protección de
Personal nuevo se Jefe de departamento

presenta ante el jefe presenta a todo el
Recibe la inducción personal sobre el uso
del departamento.
para saber más de la de datos y si quienes
empresa tienen acceso.
Deja al personal en el
Fin puesto.
pá g. 267
pá g. 268
Código
POLITICA DE
FACTURACION ADMON-04

por 8/8/2020
Gerencia
General
Propósito: Establecer los medios y procedimientos de facturación a todo el

personal.
Responsable de la revisión: Administración general.
Políticas:
1.Implementación de un sistema que este enlazado con la facturación,

automáticamente se debe rebajar del inventario.
2.Toda perdida será deducida al o los responsables.
Concepto:
Facturación: Es muy importante el uso de la facturación de todo artículo que entra

y sale de la empresa para poder llevar un mejor control de entradas y salidas la
retribución económica de la colonia.
3.0 Documentos Aplicables: Evaluaciones de desempeño, comprobantes de factura.
pá g. 269
pá g. 270
Código
POLITICA DE
FACTURACION. ADMON-04

por 8/8/2020
Gerencia
General
Procedimiento
3.1. Identifica a los empleados que cumplen los requisitos para la facturación.
3.2. Solicita informe al jefe de departamento sobre el desempeño del empleado
que está encargado sobre la facturación.
4.1. Elabora informe de desempeño del empleado y lo envía administración
general.
2.1. Administración general
1.7. Realiza informe de los empleados que están en facturación, cual enviara a
gerente general para su aprobación.
5. Gerente general
5.1. Recibe informe y toma decisión de la facturación Notifica a administración la decisión.
1.8. Recibe decisión de gerente general si se aprueba la revisión de facturación
y se notifica al empleado, si no se termina el proceso.
pá g. 271
pá g. 272
pá g. 273
Código
POLITICA DE
SEGURIDAD INTERNA ADMON-05

por 8/8/2020
Gerencia
General
Propósito: Cumplir la ley y hacer valer los derechos del empleado.
Alcance: Todo el personal de La Colonia.

Políticas:
1.Los servicios de seguridad contratados deberán incluir, en lo posible, nuevas

tecnologías a efectos de disminuir costos y optimizar resultados.
2.Economizar costos usando solo el personal necesario en cada departamento o

área de trabajo.
Concepto:
Seguridad interna: Constituyen una revisión a todo el personal que entra y sale y
solicitar la factura a todos los clientes antes de salir con las compras.
a. Documentos Aplicables: Formato para todo el personal de seguridad.
pá g. 274
pá g. 275
Código
POLITICA DE
SEGURIDAD INTERNA ADMON-05

por
8/8/2020
Gerencia
General
Procedimiento
3. Seguridad:
3.1. Solicita los pasos para la revisión a todo el personal en la empresa.
4.1. Toma decisión de autorizar como hacer la revisión, y si no se acepta y se finaliza el
proceso, si no se autoriza la realización de la revisión.
2. Seguridad:
1.3. Presenta la autorización a la empresa.
2.4. Recibe la autorización de la institución a la cual pertenece el agente de seguridad.
2.5. Firma y archiva la nota.
2. Seguridad
1.4. Comienza periodo de revisión laboral a todo el personal.
pá g. 276
pá g. 277
pá g. 278
Código
POLITICA DE
PROVEEDOR ADMON-06

por
8/8/2020
Gerencia
General
Propósito: Lograr que los proveedores cumplan con sus compromisos establecidos.
Alcance: Todos los proveedores de La Colonia.
Políticas:
1.Para aquel personal tercer izado que pueda desempeñar funciones en áreas de
recaudaciones, los fraudes e ilícitos que estos pudieran cometer deberán estar
cubiertos por una póliza de seguros que cubra adecuadamente estos riesgos.
2. A cada proveedor se le hace la advertencia necesaria de no prestarse a regalías
con los empleados o personal administrativo ya que no es licito recibirlo porque se
toma como soborno. Concepto:
Proveedores: Para poder establecer conceptos estables y poder recibir lo que se

solicita a cada proveedor de cada artículo y cada maraca que se recibe en la
colonia mantener siempre los horarios establecidos para poder surtir las bodegas
del supermercado la colonia y mantener la política de no ofrecer regalías a ningún
empleado de cada departamento.
3.0 Documentos Aplicables: Horarios establecidos para recibir proveedores.
pá g. 279
pá g. 280
Código
POLITICA DE
PROVEEDORES ADMON-06

por 8/8/2020
Gerencia
General
Procedimiento
3. Gerente general
2.1. Establece los horarios de llegada de los proveedores.
3.1. Recibe los horarios establecidos para proveedores.
3.2. Comunica los horarios de recibir proveedores al personal.
2. Proveedor
2.2. Recibe y cumple los horarios establecidos.
Vela por el cumplimiento del horario, si el proveedor lo cumple a cabalidad fin del
proceso, si no se establece sanción respectiva al mismo.
pá g. 281
pá g. 282
pá g. 283
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-01

por Elaboración
Jefes de contabilidad Gerencia 1 de 3
10/08/2020
General
Políticas: Pago a Proveedores
Propósito Cancelar todas las facturas de manera oportuna, a fin de mantener

buenas relaciones con nuestros proveedores.
Alcance Todos los pagos a nuestros proveedores
Responsable Jefe de Contabilidad
Revisión N/A
Documentos Cheque Voucher
Políticas:
1. Todos los pagos proveedores serán cancelados mediante cheque con días de
anticipación a su vencimiento.
2. Los cheques serán elaborados los días lunes de cada semana.

3. Los proveedores serán notificados del pago de su factura por medio del
asistente de contabilidad.
4. Todo cheque emitido deberá contar con la firma del jefe de contabilidad y del
gerente general.
El proveedor o su representante deberán firmar el voucher del pago emitido.
pá g. 284
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-01

por Elaboración
10/08/2020
General
Procedimiento: Pago a Proveedores
1.1 Elabora cheque para pago a proveedores
2. Jefe de contabilidad
2.1 Revisa cheque y demás documentos para el pago.

2.2 Verifica que los datos estén correctos. Si no están correctos devuelve a Asistente Contabilidad.
Firma cheque y envía a Gerente General, en caso que todo este correcto.
3. Gerente General
3.1Verifica que los datos estén correctos. En caso de no estar correctos, devuelve a Jefe de
Contabilidad
3.2 Firma y envía cheque a Jefe de Contabilidad, en caso de estar todo en orden.
pá g. 285
4. Jefe de Contabilidad.
4.1 Envía documentos para pago a Asistente de Contabilidad.
Asistente de Contabilidad
5.1 Notifica del pago al proveedor
6. Proveedor
6.1 Firma voucher de recibido el pago
pá g. 286
pá g. 287
pá g. 288
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-02

por Elaboración
10/08/2020
General
Políticas: Manejo de Caja Chica
Propósito Establecer un fondo que nos permita atender de una manera

ágil todos aquellos pagos menores para evitar pérdida de tiempo.
Alcance Todos los pagos menores
Revisión N/A
Documentos Caja chica
Políticas:
1. El fondo de caja chica queda establecido por un valor de L 5,0000.00.

2. El asistente de contabilidad es el responsable de su custodia.
3. Los jefes de departamento son los autorizados para solicitar pagos de caja chica.
4. La reposición del fondo de caja chica, se hará cuando se haya gastado el 80%del
mismo
5. El monto máximo a pagar a caja chica será de L 500.
Conceptos caja chica: fondo en efectivo que se utiliza para atender pagos menores.
pá g. 289
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-02

por Elaboración
10/08/2020
General
Descripción del Procedimiento
1. Jefe de Departamento
1.1 Llena y presenta vale para realizar gasto menor.
2. Jefe de Contabilidad
2.1 Decide si autoriza el gasto. Si la respuesta es No, fin del Proceso.
2.2 Firma vale en caso que decida autorizar el gasto.
3.1 Entrega el valor señalado en el vale.

3.2 Revisa fondo disponible para decidir si requiere solicitar reembolso del fondo
de caja chica. Si la respuesta es No, Fin del proceso
3.3 Elabora liquidación de los gastos de caja chica, en caso que requiera
solicitar el reembolso del fondo.
Jefe de Contabilidad
pá g. 290
2.3 Revisa liquidación de caja chica.
2.4 Verifica que los datos estén correctos. En caso de no estar correctos, regresa al
asistente de contabilidad para hacer correcciones.
Autoriza el reembolso del fondo de caja chica, en caso de tener la liquidación perfecta.
pá g. 291
pá g. 292
pá g. 293
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-03

por Elaboración
10/08/2020
General
Políticas: Emisión de Cheques
Propósito Establecer el procedimiento mediante el cual la empresa cancelara

todas las compras y bienes y servicios, para llevar un control detallado de los
mismos.
Alcance Todos los cheques emitidos para cancelar bienes y servicios.
Revisión N/A
Documentos Cheque Voucher
Políticas
1. Solamente se emitirán cheques para realizar pagos mayores a L600.00.

2. Los cheques se emitirán los días miércoles, para ser entregados únicamente
los días viernes de 9:00 a, m a 2:00 pm
3. Todo cheque deberá con las firmas del jefe de contabilidad y gerente
general.
4. El tiempo máximo que la empresa guarda un cheque no reclamado por el
beneficiario será de 1 mes.
5. Todo cheque emitido deberá ser respaldado por un codo en el que indique el
nombre del beneficiario, el banco el cual pertenece, el número de cuenta, y
el monto del mismo
pá g. 294
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-03

por Elaboración
10/08/2020
General
Procedimiento: De Emisión de Cheques
1.1 Revisa próximos pagos a vencer.
1.2 Recopila documentación para la emisión del cheque.
1.3 Realiza la emisión del cheque.
2.1 Revisa que la documentación este completa para realizar el pago.
Están completos los documentos.

2.3 Solicita completar documentación, en caso que no le estén y regresa al punto 1.2.
2.4 Verifica que el cheque este correcto.
2.5 Solicita corregir el cheque, en caso que este incorrecto y regresa para su corrección punto 1.3
2.6 Firma el cheque y envía al Gerente General, en caso de estar todo en orden.
3. Gerente General
3.1 Revisa que la información esta correcta, si no lo está regresa al punto 2.1
3.2 Firma el cheque y envía al Jefe de Contabilidad, en caso de estar todo en orden.
pá g. 295
a. Envía cheque y demás documentos al Asistente de Contabilidad.
4. Asistente de Contabilidad
Solicita firma al beneficiario o su representante y paga el cheque.
pá g. 296
pá g. 297
pá g. 298
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-04

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Elaboración del presupuesto
Propósito Establecer los gastos en que la empresa incurrirá en el

próximo periodo fiscal para alcanzar los objetivos de la empresa y establecer un
control sobre los mismos.
Alcance Todos los presupuestos de la empresa
Revisión N/A
Documentos Detalle de presupuesto
Política:
1. El periodo fiscal será desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.

2. Los jefes de cada departamento, deberán proporcionar la información en
cuanto a sus planes a desarrollar en cada área específica.
3. El desarrollo del presupuesto estará a cargo del jefe de contabilidad
4. El presupuesto debe ser aprobado para su ejecución por el gerente general.
5. Todo gasto fuera del presupuesto podrá ser aprobado, únicamente por el
gerente general.
Conceptos: Presupuesto: Es la cantidad de dinero calculado para hacer frente a los

gastos generales de una organización.
pá g. 299
pá g. 300
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-04

por Elaboración
10/08/2020
General
Procedimiento: De Elaboración del Presupuesto
1. Jefe de Departamento
1.1 Presenta plan de presupuesto de su área respectiva.
2. Jefe de contabilidad
2.1 Revisa la información para elaborar el presupuesto.
2.2 Se pregunta si la información está completa.
2.2.1 Solicita completar, en caso que la información no está completa y regresa al

punto 1.2.
2.3 Elabora el presupuesto general de la empresa, en caso de tener la información completa

de los departamentos.
2.4 Envía el presupuesto general para la aprobación.
3. Gerente General
3.1 Revisa el presupuesto para proceder a su aprobación.
3.2 Toma la decisión de aprobar o no el presupuesto, en caso de aprobar, remite al jefe de
contabilidad al punto 2.1.
3.3 Firma y aprobación del presupuesto en caso de ser positiva su decisión.
3.4 Discute el presupuesto con Jefes de Departamento.
pá g. 301
pá g. 302
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-05

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Presentación de Estados Financieros

Propósito Mostrar periódicamente a la gerencia general cual es la situación
financiera de la empresa, para tomar decisiones en base a los resultados
obtenidos.
Alcance Todos los estados financieros de la empresa
Revisión N/A
Documentos Estados financieros
Flujos de efectivo
Balance general
Políticas:
1. Los Estados Financieros serán presentados al Gerente General a más tardar
el 5 de cada mes.
2. El Gerente General será el único autorizado para aprobar los Estados

Financieros.
3. Una vez que los Estados Financieros hayan sido aprobados, se tendrá una
reunión con los jefes de cada Departamento para discutir los resultados obtenidos.
pá g. 303
Conceptos:
Estados Financieros: son herramientas para determinar el desempeño pasado de
una firma y pronosticar su situación financiera.
Balance general: muestra los activos, pasivo y capital de una empresa.
pá g. 304
1.1 Elabora los estados financieros.

1.2 Envía al Gerente General para su aprobación antes del 5 de cada mes.
2. Gerente general
2.1 Revisa los estados financieros.

2.2 Toma la decisión de aprobar o no los estados financieros.
2.2.1 Solicita al Jefe de Contabilidad corregir en caso de no aprobarlos.
2.3 Firma y aprueba los estados de resultados, en caso de estar de acuerdo.

2.4 Discute con los jefes de departamentos los estados de resultados.
2.5 Determinar acciones a emprender en base a los resultados obtenidos
pá g. 305
pá g. 306
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-06

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Auditoría y Control
Propósito: Definir las bases para un adecuado control y seguimiento de las

operaciones técnicas, financieras y administrativas de El Zamorano, orientado a
precautelar la correcta administración de los recursos, y el cumplimiento de
normas, reglamentos y leyes aplicables, de acuerdo a la naturaleza legal y
estatutaria de la compañía.
Alcance Todo el personal
Responsable Jefe de
Contabilidad
Revisión N/ A
Documentos N/A
Políticas:
pá g. 307
1. El área de Auditoria será responsable de la vigilancia, control y seguimiento de
las operaciones técnicas, informáticas, administrativas y financieras, su campo de
acción y responsabilidades se centrará en la vigilancia de la correcta aplicación
de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos en todas las demás áreas
de la empresa
pá g. 308
2. El área de Auditoria elaborará anualmente un programa de auditoria para las áreas
de Zamorano, especialmente para aquellas que tienen directa relación con el manejo de los
recursos financieros, físicos y técnicos de la compañía; el mismo contemplará también
actividades de revisión y arqueos sorpresivos de fondos, rotativos, cajas, y en general en
todas las oficinas donde se realice recaudación de fondos.
3. La Administración estructurará este equipo de trabajo con especialistas en auditoría

técnica, informática, financiera y administrativa; se deberá propender a la especialización del
personal del área.
4. El área de auditoria también efectuará auditorias o exámenes especiales a solicitud

de la presidencia Ejecutiva o del Directorio Conceptos:
Auditoria: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una entidad,

realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la
situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o entidad en un
determinado ejercicio
pá g. 309
pá g. 310
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-06

por Elaboración
10/08/2020
General
1. Jefe de Departamento. Entrega al auditor todo lo necesario para que realice

la auditoria de toda la situación financiera en los siguientes puntos.
1.1 Hacer una pista de auditoria, permite al auditor rastrear los datos financieros
del libro mayor llegando así al documento de origen (Factura, recibo, bono)
1.2 Revisa las políticas del sistema de registro existente, como ser los estados de
cuenta bancarios, los cheques cancelados.
1.3 Examina el proceso mediante el cual los documentos financieros se entregan

actualmente al departamento de contabilidad.
1.4 Toma en cuenta las leyes contables.
1.5 Compara los registros contables internos con los registros externos
pá g. 311
pá g. 312
pá g. 313
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-07

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: De Pagos
Propósito Establecer los parámetros que aseguren el cumplimiento oportuno de

las obligaciones económicas contraídas por la empresa a proveedores de bienes y
servicios.
Alcance Todos los contratos.
Revisión N/A
Documentos N/A
Políticas:
Se entiende por proveedores a todas aquellas personas naturales o jurídicas, e
instituciones que tengan firmado un contrato de servicios, provisión de bienes,
equipos o cualquier tipo de convenio que genere obligaciones de pago a El
Zamorano. En esto se incluyen contratos bajo la modalidad de pagos directos,
créditos por financiamiento, obligaciones a través de fideicomisos, etc.
2. Todas las Vicepresidencias o áreas que realicen contrataciones y que generen

compromisos de pago a la compañía serán responsables por la correcta y
adecuada generación de obligaciones y la eficiente utilización de los recursos
contratados, bajo un análisis costo/beneficio, buscando siempre privilegiar los
intereses institucionales.
pá g. 314
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-07

por Elaboración
10/08/2020
General
1.1Jefe de Departamento
1.2 Revisión del proveedor en el sistema

1.3 Forma de registro del proveedor
2.2Jefe de contabilidad revisa que cumpla con los datos sugeridos
2.1 Para poder aplicar el pago al proveedor se requiere de los siguientes datos
2.2 Copia RTN
2.3 Copia de escritura de constitución
2.4 Constancia por escrito del banco donde se le realizará el pago
2.5 Cumplir con régimen de facturación
3.3 Cumplimiento de pago
3.1 Los pagos se realizarán de acuerdo a los términos de pago negociado
4.4 Requisito de pago
pá g. 315
4.1 Presentar factura original
4.2 Presentar orden de compra original
4.3 Adjuntar comprobante de recibo de materiales o servicios que acredite haber
entregado el servicio o el bien
pá g. 316
pá g. 317
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-08

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Información Financiera

Propósito Orientar los procesos de elaboración y entrega de la información
financiera y contable asegurando que se cumplan con las normas contables y la
legislación vigente respecto a su formulación y presentación, de tal forma que la
administración cuente con información oportuna, completa y adecuada para la
toma de decisiones.
Alcance A todos los colaboradores
Revisión N/A
Documentos N/A
Políticas:
1. La Vicepresidencia Financiera, a través de su Departamento de Contabilidad,

es el área responsable por la preparación, análisis y presentación de los Estados
Financieros mensuales y anuales.
2. Igualmente, la Vicepresidencia Financiera y el Departamento de Contabilidad

tienen bajo su responsabilidad la presentación oportuna de todas las declaraciones
de impuestos a los que El Zamorano está legalmente obligado, incluyendo los
impuestos municipales y en general cualquier clase de gravámenes que son de
cumplimiento obligatorio.
pá g. 318
3. La administración procurará establecer, en el plazo que determine, un sistema
contable adecuado a la naturaleza del negocio, incluyendo el plan de cuentas
contables y contabilidad de costos.
pá g. 319
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-08

por Elaboración
10/08/2020
General
1.1 Jefe de contabilidad
1.2 Información aportada por las diferentes entidades a incluir en ella debe ser
homogénea
1.3 Pasa la información del diario general al mayor general
1.4 Usar misma terminología y registras operaciones pendientes
1.5 Las cuentas se establecen en la misma fecha de cierre y por el mismo periodo
2.1 Jefe de contabilidad
2.2 Realiza los procedimientos para simplificar, separar o reducir los datos
descriptivos y numéricos
2.3 Compara cifras para obtener resultados
2.3 Hace los asientos de cierre
pá g. 320
2.4 Obtiene la balanza de comprobación después del cierre
pá g. 321
Empresas
Bancarios y no
Mercados
bancarios
Secundarios
Primarios o de emisión o bolsa de
Se dividen en
valores
Crean Negocían
Activos financieros Los activos financieros
pá g. 322
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-09

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Inversiones Financieras

Propósito Establecer los alineamientos y parámetros que deberán
seguirse para realizar las inversiones financieras de la compañía.
Alcance Todos los colaboradores
Revisión N/A
Documentos N/A
Políticas:
1. El Directorio autorizará los montos y plazos para las inversiones de acuerdo
a la propuesta que realice la Presidencia Ejecutiva a través de la
Vicepresidencia Financiera
2. Las propuestas de inversiones deberán contemplar una combinación de

riesgo, rendimientos, plazos e instrumentos financieros a utilizar,
privilegiando aquellos que puedan ser convertibles inmediatamente en
valores líquidos.
3. La Presidencia Ejecutiva a través de la Vicepresidencia Financiera

informará mensualmente al Directorio respecto a los rendimientos obtenidos
de las inversiones, tasas de interés y montos colocados, incluyendo el
correspondiente análisis de los resultados.
pá g. 323
4. El Directorio podrá en cualquier momento suspender este tipo de
inversiones si no fueren convenientes para los intereses institucionales.
pá g. 324
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-09

por Elaboración
10/08/2020
General
Procedimiento: De Inversión Financiera
1.1 Gerente General analiza la información en el proceso de inversión
1.2 Comité financiero de inversión Presidencia y junta directiva se reúnen para ponerse de
mutuo acuerdo ¿Si se hace o no se hace la inversión?
1.3 Si es positiva la respuesta en cuanto a la inversión
1.4 Gerente de contabilidad revisará documentación y será enviada a jefe de contabilidad
1.5 jefe de contabilidad recibe información busca las firmas respectivas para poder emitir
un presupuesto en cuanto a la nueva inversión. Una vez todo listo esta documentación es
llevada asistente de contabilidad
1.6 Asistente de contabilidad emite cheque
2.2 Gestión financiera
2.1 Seguridad
2.2 Diversificación
2.3 Liquidez
2.4 Rentabilidad
2.5 Transparencia
2.6 Responsabilidad
2.7 Confidencialidad
2.3 Gerente de contabilidad firma documentación
pá g. 325
Áre a: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-09

por Elaboración
Jefes de contabilidad 3 de 3
Gerencia
10/08/2020
General
Junta directiva Oficina de Control

Interno
Oficina de Riesgos
Comité financiero y de Presidencia
inversión.
Oficina de planeación
Secretaria General Vice Presidencia

Secretario del comité financiera
Analista
Dirección de Tesorería Dirección de Contabilidad
pá g. 326
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-10

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Conciliación Bancaria
Propósito Comparar los valores que la empresa tiene registrados en una

cuenta de ahorros o en una cuenta corriente con los valores que el banco le
suministra mediante extracto bancario, que suele recibirse periódicamente, bien
sea mensual, quincenal o semanalmente.
Alcance A todos los contadores de unidades
Revisión N/A
Documentos Detalle de conciliación bancaria, estados de cuenta.
Políticas:
El auxiliar contable será el encargado de elaborar la conciliación bancaria la
primera semana de cada mes.
Todos los movimientos que estén pendientes de confirmación por el banco

deberán ser identificadas y revisadas.
El documento de soporte de la conciliación deberá ser cada Estado de Cuenta del

Banco, El resumen de los registros contables del periodo, Resumen de los
Depósitos y Cheques que estén en tránsito con sus respectivos comentarios.
pá g. 327
Las conciliaciones deberán ser presentadas al Jefe Contable para su respectiva
revisión y aprobación, para su posterior presentación al Gerente financiero.
pá g. 328
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-10

por Elaboración
10/08/2020
General
1.1 El jefe de departamento se encarga de elaborar un documento que avale la elaboración de la

conciliación bancaria.
1.2 Documento para la conciliación bancaria
1.2 Encabezado, debe poseer como requisito básico

1.3 Nombre de la empresa o razón social
1.4 Nombre del documento
1.4 Conciliación Bancaria
2.2 Fecha a la cual se está elaborando el documento
2.1 Nombre del Banco y numero de la cuenta a conciliar

2.2 Nombre de la persona que elabora el documento
2.3 Tipo de método a utilizar
2.4 Cuerpo la estructura del cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para
realizar la conciliación
2.5 Saldos correctos. Cuatro o dos columnas
2.6 Saldos encontrados. Una sola columna
pá g. 329
3.3 Elaborar una conciliación bancaria
3.1 Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto

3.2 Ajusta el saldo en los registros de la empresa
3.3 Comparar los saldos ajustados
pá g. 330
Áre a: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-10

por Elaboración
Gerencia
10/08/2020
General
Inicio
Revisar estados de Generar Información

cuenta Adicional
Verificar mayor analítico

de Banco
Verificar libro de
Bancos
Realizar la conciliación
Bancaria Revisar reporte y
conciliación Bancaria
Imprimir Reporte de
Conciliación Bancaria y
conciliación Bancaria
Esta correcta la
conciliación?
pá g. 331
Sí No
Realizar correcciones a la Suministrar la

conciliación Bancaria conciliación
Realizar el registro
contable
Archivar
Fin
pá g. 332
pá g. 333
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-11

por Elaboración
10/08/2020
General
Políticas: Periodo Contable
Propósito Establecer una fecha de inicio y cierre de cada ciclo mensual del
periodo contable para el fiel cumplimiento de las normas establecidas por el SAR.
Alcance A todos los colaboradores
Revisión N/A
Documentos N/A
Políticas:
1. Es responsabilidad del Jefe de Contabilidad y sus asistentes que esta política

se cumpla.
2. El periodo contable mensual comprenderá del día 1 hasta el último de cada
mes sea 30 o 31
3. El último día de cada mes los registros de todas las operaciones del mes en
curso deberán estar debidamente ingresadas en los sistemas.
4. El jefe de contabilidad deberá informar a más tardar cada 20 del mes en curso
la programación del cierre a todas las unidades.
5. Los estados financieros revisados deberán ser presentados a la Gerencia
Financiera a más tardar cada 7 del mes.
pá g. 334
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-11

por Elaboración
10/08/2020
General
1.1 Jefe de contabilidad encargado de realizar las diferentes funciones
1.2 Registrar las transacciones en el diario general
1.3 Pasar la información del diario general al mayor general
1.4 Obtener el balance de comprobación
1.5 Registrar los asientos de ajuste
1.6 Obtener el balance de comprobación ajustado
1.7 Formular los estados financieros
1.8 Hacer los asientos de cierre
1.9 Obtener balance de comprobación después del cierre
pá g. 335
pá g. 336
Existe movimiento o hecho Realizar asiento del
contable? Y Inventario
aun no se final
termina movimiento
Bajo normativo ocontable
hecho
Realizar
el periodo en libros contables
Archivar respaldo de
Realizar Estados Financieros Movimiento
Presentar Estados Financieros

a Directivos
Toma de
Decisiones
La empresa Hacer estados de

continuara? No liquidación
Fin
pá g. 337
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-12

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Registro y Control de Inventarios
Propósito Establecer los lineamientos contables para su registro, reconocimiento

y medición de estos inventarios.
Alcance A todos los encargados de inventarios.
Revisión N/A
Documentos Orden de compra, requisición de materiales, Nota de Remisión

Stock de inventarios bandeos, etc.
Políticas:
1. Los inventarios deben ser valuados a costo histórico o menor valor realizable.
2. Costo de los inventarios. Incluirá en el costo de los inventarios todos los costos
de transformación y otros costos necesarios incurridos para darle su condición y
ubicación actuales.
3. Método de costo. Usura el sistema de costo promedio histórico ponderado para

valuar todos sus inventarios al final del periodo.
pá g. 338
4. En el costo del inventario. Deben incluir precio de compra de la materia prima,
descuentos comercial y descuentos incondicionales del precio, recibidos fuera de la
factura, costo por despacho tardío o crédito por despacho rápido, Impuestos de
importación y otros impuestos.
pá g. 339
Conceptos:
Inventarios: Son el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar.
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-12

por Elaboración
10/08/2020
General

1.1 Medición
Los inventarios deben ser valuados a costo histórico

1.2 Las estimaciones de valor realizable neto se basan en la evidencia más
confiable disponible en el momento en que se realizan las estimaciones
2.2 Costo de los inventarios

2.1Costo de Adquisición. Incluirá precio de compra
2.2 Incluirá en el costo de los inventarios todos los costos de compra.
Costo de adquisición
3.1 El costo de adquisición incluirá el precio de compra, los impuestos de
importación
3.2 Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares
Método de costo
4.1 usa el sistema de costo promedio histórico ponderado para valuar todos sus
inventarios al final del periodo
Determinando el costo de inventarios

5.1 Costo de compra
5.2 Costo por incluir
pá g. 340
pá g. 341
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-13

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Emisión de Facturas:
Propósito Facilitar la operación de compra de bienes y servicios. Es la responsabilidad

con el ingreso y garantía para ciudadanos y consumidores.
Alcance A nuestros clientes y proveedores
Revisión N/A
Documentos Factura.
Políticas
1. Las facturas deben ser numeradas. Hay que escribirle un número y, en su

caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
2. La fecha de su expedición.
3. El nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del

obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de Identificación Fiscal (NIF) atribuido por la Administración Tributaria.
pá g. 342
5. Domicilio, tanto del emisor de la factura como del destinatario de las
operaciones.
6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios

para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe. Se debe incluir
el
pá g. 343
precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones y cualquier descuento o rebaja
que no esté incluido en dicho precio unitario
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-13

por Elaboración
10/08/2020
General
1.1 Datos que identifican al emisor, nombre completo, domicilio y rubro

2.2 Numero de factura tienen que ir enumeradas de forma correlativa
2.1 Fecha de la factura
2.1 Datos de la empresa a quien va dirigida la factura, nombre completo, dirección o

razón social y rubro.
3.3 Concepto de la factura
3.1Breve descripción de los servicios prestados

3.2 Importe de la operación se detalla la base imponible la remuneración a percibir sin
aplicar ningún tipo de impuesto
3.3 El importe IGV
3.4 Cantidad total a percibir
4.4 La factura se emite en tres copias
4.1 Adquiriente usuarios

4.2 Emisor
4.3 La Colonia
5.5 Las facturas se entregan a: La primera y tercera copia se deberán entregar al
comprador o usuario quedando la segunda con la empresa, o persona
responsable de la venta o prestación del servicio
pá g. 344
pá g. 345
pá g. 346
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-14

por Elaboración
10/08/2020
General
Política: Auditoria Interna
Propósito Comprender el examen y evaluación del sistema de control interno de

la organización, en cuanto a si este es adecuado y efectivo y la calidad del
desempeño al llevar a cabo las responsabilidades asignadas.
Alcance A todos los colaboradores.
Revisión N/A
Documentos N/A
Políticas:
1. Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y las formas de generación,

de información, para el proceso de toma de decisiones.
2. Determinar el grado de economía y eficacia con que se utilizan los recursos de
entidad considerando aspectos técnicos, criterios económicos, sociales, y
culturales existentes.
3. Promover la Adopción de instrumentos de auto control (metas, indicadores

etc.) en las unidades operativas de la organización.
4. Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y
control, que generen resultados oportunos y veraces
pá g. 347
pá g. 348
5. Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas o
correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas ( auditorias
anteriores)
Conceptos: Auditoria: Inspección o verificación de contabilidad de una empresa o

una entidad, realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas
reflejan el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha
empresa o entidad en un determinado ejercicio.
Área: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-14

por Elaboración
10/08/2020
General
1.1Jefe de contabilidad
1.2 Elabora estados financieros y todo lo que el auditor solicite
2.2 Auditor revisa todas las actividades de control
2.1 Implementación seguimiento y análisis
2.3 Identificación de políticas contables
2.4 Características cualitativas de la información contable
2.5 Registro de los hechos económicos
2.6 Evaluación del sistema de control interno
2.7 Revelación de los Estados e informes y reportes contables
pá g. 349
Áre a: Código
Departamento de
Contabilidad
CONT-14

por Elaboración
Gerencia
10/08/2020
General
Diagr ama de Procedimiento

Inicio
Documento
Proceso
No
Decisión
Datos
Si
Proceso
Documento
Fin
pá g. 350
Conclusiones
Negociar es algo complejo, algo que no es fácil a lo cual nos enfrentamos a diario
antes nuestros clientes, pero a medida que pasa el tiempo pasamos de
negociaciones fáciles a negociaciones más complicadas.
Desde chicos negociamos por ejemplo un juguete, pero esta negociación es fácil,
la hacemos con personas que nos aman que no son duros con nosotros a los cuales
les hacemos los mayores depósitos en su enta
cu emocional y por eso son en
ocasiones flexibles, pero nunca demasiado, ya que hemos aprendido a ser buenos
negociadores.
Aunque son muchas las personas con las que conviviremos en un futuro antes una
negociación, debemos tener en cuenta que tendremos
que negociar con personas
que adopten diferentes roles (duro, suave o basado) y talvez mientras nosotros
aprendamos a negociar correctamente también asumiremos algunos de estos roles;
no pienso que estar en el rol duro o suave sea malo, lo malo radica
star siempre
en e
en esa posición y no evolucionar hasta llegar al rol de basado en principios, también
creo que hasta que no tengamos las experiencia suficiente no podremos llegar a
este tipo de negociación.
pá g. 351
pá g. 352

Tarea Grupo 6 Manual de Politicas PROYECTO FINAL

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Universidad tecnológica de Honduras

Asignatura: Políticas de los negocios.

Edgar Azael Fuentes Cabrera 201720030005

Emy Sarahy Bonilla Rodríguez 201820030063

Karen Francisca Moreno Castro 201720040088

Karla Patricia Murillo Avila 200610611101

Oscar Jeovanny Martínez Carcamo 201510010183

Fecha: 12 de Agosto del 2020

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Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

Proposito: Contar con un documento que respalde la decisión de compras realizada

Resposables: Jefe de Compras.

1. Mantener una continuidad en el suministro de productos y servicios que necesita

2. Que estos suministros cumplen los principios de calidad establecidos.

Concepto: Orden de compras: Documento que emite el comprador para pedir

Documentos: Orden de Compras, hoja de control inventario.

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

2.4. Se envía copia de documento de recibido a jefe de compras

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

Propósito: Recoger los procedimientos para la selección de proveedores y la

Alcance: Proveedores con los cuales se han realizado transacciones.

Responsable de la revisión: Jefe de Compras.

1. Se establecerá una base de datos de proveedores dentro de la empresa, de

Concepto: Empresas que cuentan y entregan a la empresa los productos necesarios

Documentos: Base de Datos.

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

Alcance: Documentos en los cuales se establecen precios de artículos que se tiene

Responsable de la revisión: Jefe de Compras.

1. Antes de tomar una decisión de compras se deberán poseer las cotizaciones de

2. Las cotizaciones deberán contar con la firma autorizada del representante de la

3. Únicamente se aceptaran cotizaciones de los proveedores que se encuentren

Concepto: Cotización: Documento en el cual los proveedores muestran los precios

Documentos: Formatos de Cotización

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

4.1. Recibe las cotizaciones del proveedor.

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

Alcance: Productos que no cumplan con los requerimientos de la empresa.

Responsable de la revisión: Jefe de Compras.

1. Todos aquellos artículos que no cumplan con los requisitos establecidos al

2. La inspección de los artículos se realizara en presencia de un representante del

3. La devolución se hará en el mismo momento que se corrobore que el producto

4. El departamento de compras será el encargado de ponerse en comunicación

Documentos: Facturas, Orden de Devolución

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de

Elaborada por: Jefes de compras Aprobada Fecha de