PLAN OPERATIVO EPICONTACT 2023

Desarrollar una estrategia de mercadeo basada en la seguridad y calidad de la

OBJETIVO ESTRATÉGICO 1 MOMENTO 2
información
Responsable del objetivo: Asesora comercial para Epicontact FECHA: 13_7_23
Responsable Fecha de % de
N° Actividad Indicador actividad Fecha de inicio finalización Descripción del avance cumplimiento

Contratar un asesor comercial que se Al 1 de mayo se tiene contratada la persona de

Asesora Actividad terminada. Se logra en correcto
1.1 encargue de desarrollar la estrategia asesoría comercial con conocimiento en call 1/1/2023 5/1/2023 100%
comercial empalme de Rocío con EPICONTACT.
de mercadeo. center

Se realiza diagnóstico de los medios digitales de la

compañía y se plantea la actualización de cada uno
de ellos. A la espera de respuesta de la dirección
de comunicaciones, para dar inicio a la gestión​

A finales de mayo Rocio conoció Epicontact con

diagnóstico. Se reconocieron las necesidades de
comunicaciones. Se hizo la solicitud a la dirección
de comunicaciones para tener un manual de
marca pero sin respuesta.​
Asesora
Definir la estrategia de la empresa en Al 1 de junio se tiene definida la estrategia de Comercial y Ya se tiene aprobado un brochure, pendón, tarjetas de
1.2 5/1/2023 6/1/2023 0%
medios digitales medios digitales de la empresa Dirección de presentación pero no se tiene acceso a redes sociales.
comunicaciones Con Giovanni Palma se piensa centralizar la labor
comercial de CAIMED, según indicaciones del Dr
Reynales. Siendo así, está pendiente una reunión
con Palma para concretar la estrategia de
Epicontact. No se puede avanzar más sin
autorizaciones de Ana Maria y Giovanni Palma. Se
sigue con la solicitud de reunión para Dirección de
comunicaciones y para Dirección ejecutiva de
Coltrials. Se propone llevar a la reunión con
Giovanni descentralizar con condiciones mínimas
de imagen y línea de comunicación.​

A la espera de respuesta de la dirección de

comunicaciones, y de Giovanni Palma para dar
inicio a la gestión. Esta actividad debe cambiar el
Al 1 de julio se está implementando una
Gerencia responsable.​
1.3 Divulgar la empresa en redes sociales. campaña de redes sociales para dar a conocer 6/1/2023 7/1/2023 0%
operativa
a Epicontact
Se espera que a partir del 15 de agosto estamos
en redes sociales con una campaña definida,
siempre y cuando se tenga descentralizado​
Se realizó la participación en el evento de la feria de
Intic - Avanzar realizada por la cámara de comercio
de Bogotá.​

Se logró una base de datos de posibles clientes que

se han ido contactando. ​

En el simposio de CAIMED se tuvo la participación de

Epicontact. Aquí se realizó el contacto con Avanzar y
se llevó a la junta directiva de ellos, para que
Al 1 de septiembre se ha participado en al
Participar en eventos de investigación Asesora EPICONTACT pueda participar como miembro sin ser
1.4 menos 2 eventos del sector salud 5/1/2023 9/1/2023 60%
y similares. comercial centro de investigación. Se espera que la afiliación
promocionando los servicios de Epicontact
con Avanzar quede en firme en las próximas
semanas. Gracias a la participación en Avanzar
podemos tener bases de datos para contacto y
participar de eventos de Avanzar donde se puede
promocionar Epicontact.​

Actualmente, no nos han solicitado una cotizacón

formal, pero el Instituto Roosevelt solicitó
reuniones de contacto para llegar a co stos y
definir una propuesta concreta.​

Se está en proceso de inscripción para un

Se realiza actualización del brochure y del portafolio
de servicios. Se actualizaron los servicios a otras
empresas del sector salud (no investigación). A partir
Al 1 de julio se ha presentado el portafolio al de esto se creo también una presentación que se ha
menos a 10 organizaciones. llevado a las organizaciones sobre Epicontact. Fase
de esta actividad terminada.​

​
Asesora
Presentación del portafolio a 15 empresas hasta la
Comercial,
1.5 Diseñar portafolio de servicios. gerencia operativa 5/1/2023 12/1/2023 fecha y un acercamiento con empresa interesada.
40%
y gerencia Rocío está realizando contacto personal con estas
administrativa empresas para conocer su interés en el servicio​

Al 1 de diciembre se ha logrado contratos con ​

al menos 2 organizaciones nuevas
Adicionalmente, es necesario construir la base de
datos de las empresas que puedan estar
interesadas en nuestro servicio. Marcela de
Epicontact está haciendo la confirmación de
contactos. Actualmente la base tiene 35
contactos, 20 confirmados. ​

OBJETIVO ESTRATÉGICO 2 Mejorar la comunicación y calidad de la información con cliente

MOMENTO 2
Responsable del objetivo: Gerencia de operaciones
FECHA: 13_7_23

Responsable Fecha de % de
N° Actividad Indicador actividad Fecha de inicio finalización Descripción del avance cumplimiento

Se logró programación de una reunión mensual con la

Al 1 de abril se tiene definido la periodicidad y gerente de proyectos a la fecha se han realizado 2
la información a evaluar en la reunión de reuniones, allí se tratan y actualizan todos los temas
seguimiento por estudio relacionados con los estudios y CRF y si es necesario
se hacen reuniones extraordinarias con los sitios su
Realizar reuniones de seguimiento hay necesidad.​
Coordinadora de
2.1 periódicas con el cliente según la 4/28/2023 1/1/2024 70%
CRF
etapa del servicio Esta actividad está cumpliendo según lo proyectado.
Se ha logrado tener mayor claridad con la información
a gestionar con cada uno de los estudios. Se tiene
tiempo para preparar el plan de trabajo con los
sujetos. La reunión queda programada para el
primer viernes de cada mes. Actividad constante

Realizar reuniones de seguimiento
2.1 periódicas con el cliente según la
etapa del servicio
Ajustar el informe diario de llamadas
2.2 para que sea más eficiente para el
cliente
Establecer una política de
2.3 responsabilidad en caso de error en
comunicación
Formalizar el canal y las personas que Al 1 de abril se tienen formalizados los canales
2.4 mantengan al día los cambios
realizados por cada estudio
OBJETIVO ESTRATÉGICO 3
Responsable del objetivo:
N° Actividad
Crear manual de funciones para cada
3.1
cargo dentro de la empresa.
Socializar manual de funciones a cada Al 1 de octubre se ha socializado el manual de
3.2
funcionario.
Realizar medición periódica de
3.3
rendimiento de personal
Realizar evaluación periódica del
3.4 cumplimiento de los procesos y
actividades.
Se logró programación de una reunión mensual con la
gerente de proyectos a la fecha se han realizado 2
reuniones, allí se tratan y actualizan todos los temas
relacionados con los estudios y CRF y si es necesario
se hacen reuniones extraordinarias con los sitios su
hay necesidad.​
Coordinadora de
4/28/2023 1/1/2024 70%
CRF
Esta actividad está cumpliendo según lo proyectado.
Se ha logrado tener mayor claridad con la información
Al 1 de enero de 2024 se han realizado al a gestionar con cada uno de los estudios. Se tiene
menos el 95% de las reuniones de seguimiento tiempo para preparar el plan de trabajo con los
programadas en los estudios sujetos. La reunión queda programada para el
primer viernes de cada mes. Actividad constante
Al 1 de abril se tiene una medición de línea de Todos los estudios ya tienen el respectivo reporte en
base de eventos no registrados en informe MM y en el informe diario que se descarga por parte
diario en los últimos 6 meses. del equipo de CRF salen todos los eventos reportados
en historia clínica, sin embargo, aún se tiene
inconveniente con algunos datos que no arroja el
reporte. Se hizo el reporte a MM y ellos hicieron
Gerencia de pruebas y está pendiente la parametrización
5/1/2023 10/1/2023 80%
operaciones correspondiente por parte MM. ​
Para la facturación se está construyendo a partir del
reporte de MM.​
Al 1 de octubre se realiza de nuevo la medición No se presente actualmente eventos no registrados.
de eventos no registrados en informe diario y se Todo se está enviando correctamente.​
identifica una reducción del 75% en estos
errores.
Se elabora la política, disponible para revisión y
Al 1 de mayo se tiene definida y socializada con Gerencia de aprobación.​
los clientes la política de responsabilidad en operaciones y Líder 2/1/2023 6/1/2023 60%
caso de error en comunicación. de calidad Se está pendiente de la revisión, aprobación y
socialización
Gerencia de
y personas que mantienen comunicación con 2/1/2023 4/1/2023 Actividad terminada 100%
operaciones
cada estudio
Estandarizar los procesos y manuales de funciones
MOMENTO 2
Gerencia Administrativa
FECHA: 13_7_23
Responsable Fecha de % de
Indicador actividad Fecha de inicio finalización Descripción del avance cumplimiento
Se elaboran los perfiles de Agente y supervisor, se
Al 1 de mayo se tiene creado el manual de revisan y aprueban. Ya está también ajustado el
funciones de Agentes. organigrama.​
​
Gerencia
Al 1 de julio se tiene creados el manual de Actualmente, sólo hace falta el manual de
administrativa y
funciones de supervisión 2/1/2023 9/1/2023 funciones de Líder de calidad.​ 80%
Líder sistema de
calidad
​
Al 1 de septiembre se tienen creados todos los Luego de esto se haría la conversación con
manuales de funciones de la empresa Dirección de Talento Humano de CAIMED. No está
definido si es necesario pasar a BUK.​
Líder de sistema de Estamos pendiente de la aprobación de dirección
calidad y Gerencia 6/1/2023 10/1/2023 de talento humano para pasar a socializar al 50%
funciones del 100% del personal de la empresa
de operaciones equipo
La evaluación de desempeño finalizado el 29 de junio
Al 1 de junio se tienen resultados de la de 2023, se realizó el respectivo feedback a los
evaluación de desempeño con medidas colaboradores. Todo el proceso se documentó en buk.​
iniciales de rendimiento de agentes y
supervisiones De esta evaluación de desempeño salieron 2 planes
de mejora con 2 auxiliares que ya han sido
ejecutados.​
Gerencia operativa 2/1/2023 7/1/2023 50%
Se está haciendo un trabajo de redefinición de
objetivos por cargo. Inicialmente se hizo para la
Al 1 de diciembre se ha realizado la medición gerencia operativa, que están pendientes de
de rendimiento del 100% de agentes y aprobación. Ya también se tiene proyectado los
supervisiones al tiempo con la evaluación de objetivos del resto de personal para ser
desempeño presentados y pasar a aprobación. Esto será la
base de la segunda evaluación de desempeño.​
A la fecha se cuenta con procedimiento
documentando y formatos para la realización de las
auditorías internas.​
Al 1 de febrero 2024 se ha realizado al menos 1
Líder de calidad 7/1/2023 2/1/2024 30%
auditoría interna de procesos
Está pendiente tener aprobación de los procesos
de auditoría interna. La auditoría se realizaría en
diciembre.​
 Ya se Documento el Proceso de Inducción y
Al 1 de junio se tiene definido el procedimiento
reinducción. Pendiente realizar reinducción.​
de inducción y reinducción incluyendo
definición de tiempos de proceso
Las inducciones de talento humano y SST se están
Desarrollar procedimiento de
Gerencia haciendo desde Bogotá y la técnica se hace local. ​
3.5 inducción y reinducción estandarizado 5/1/2023 8/1/2023 40%
administrativa
por cargo
La reinducción se va a realizar en agosto para
Al 1 de agosto se ha realizado capacitación todo el personal: Recordar procesos operativos,
sobre elaboración de reportes con herramienta procesos de talento humano y de SST. Se espera
digital a todo el personal involucrado que en una hora este listo

Se continúa la reunión del comité de operaciones

según lo acordado. Actividad constante. ​
Al cabo del día 10 de cada mes se cuenta con
Se está haciendo el acta de cada comité. Cada comité
Implementar el comité de operaciones el acta de comité de operaciones realizada Gerencia de
3.6 3/1/2023 2/1/2024 tiene un secretario que se encarga de hacer el acta y 40%
mensual donde se evidencia seguimiento y avance de operaciones
seguimiento a las tareas que queden. En este comité
los estudios al momento
la secretaria es una auxiliar de calidad. El acta se está
dejando en el ambiente de EPICONTACT en MM. La
próxima reunión es mañana.​

OBJETIVO ESTRATÉGICO 4 Mejorar la gestión de la información digital

MOMENTO 2
Responsable del objetivo:
FECHA: 13_7_23

Responsable Fecha de % de
N° Actividad Indicador actividad Fecha de inicio finalización Descripción del avance cumplimiento
Al 1 de mayo se ha definido la herramienta de El reporte, actualmente se está visualizando por el
visualización y automatización de reportes que cliente y Epicontact. ​
va a ser utilizada
La herramientas a utilizar para la visualización de los
Al 1 de junio se han utilizado al menos 1 clientes es MM.​
herramienta tecnológica nueva de visualización
de información (gráficos) y 1 herramientas de Los reporte automáticos que se pueden generar desde
automatización de reportes MM: ​

Número de llamadas efectivas​

Número de llamadas fallidas​

Establecer un mecanismo de reportes
Gerencia de
4.1 digital que esté disponible para ambas 3/1/2023 11/1/2023 Número de sujetos con algún síntoma o evento. ​ 50%
operaciones
partes.
En este momento cada centro obtiene sus propios
datos a partir de su usuario con MM. Los gráficos
Al 1 de noviembre se tiene implementado una serán más útiles en la medida que las áreas
herramienta de seguimiento digital de administrativas lo soliciten. Por ahora, no se busca
información con acceso por parte de los realizar gráficos de la información ya que no se
clientes considera necesario.​​

Con la creación del reporteador en MM podemos

sacar los reportes requeridos, sin embargo las
gráficas no se ha logrado ya que la respuesta es
que debemos esperar la nueva versión de MM
donde se está parametrizando mejor los reportes.​

No han iniciado nuevos estudios pero para los que

Definir al inicio del estudio los reportes
4.2
que se deben enviar al cliente.
Al cabo de 1 mes de iniciar cada estudio se están pendientes ya se envió la solicitud inicial de los
Gerencia de
tienen definidos los reportes a presentar con 4/1/2023 2/1/2024 reportes que se requieren. Una vez se de inicio se 20%
operaciones
información y periodicidad recordarán al cliente. Siguen pendiente de inicio.
Actividad permanente. ​

Cada centro nos está compartiendo cada mes las

desviaciones que corresponden a Epicontact, donde
Al cabo de 5 días de cada mes se cuenta con el se hacen los respectivos entrenamiento y se genera el
Gestionar las desviaciones que surgen informe de medición de todas las desviaciones Gerencia de plan de mejoramiento.​
4.3 4/1/2023 2/1/2024 40%
del seguimiento a la planeación de relación con EPICONTACTy son operaciones
presentadas en el comité de operaciones Se ejecuta el seguimiento con un protocolo de
actuación frente a desviaciones, que responde a lo
que solicita el centro.​ Actividad permanente.

Se tiene un comité de tecnología desde hace 3 meses.

​
Al cabo del día 10 de cada mes se cuenta con
Implementar el comité de mejora de Gerencia de
4.4 el acta de comité de mejora de herramientas 4/1/2023 2/1/2024 El comité ha dado información y pautas para la 40%
herramientas tecnológicas operaciones
tecnológicas conexión de MM. Se hace el informe de estado de
computadores, solicitudes de actualización de MM.
Actividad permanente.​