IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.

MANUAL
DE
POLITICAS

Departamento:
Talento Humano
 IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.

ÍNDICE:
N° Código Descripción

1 TH-MPO-001-01 Generales

2 TH-MPO-002-01 Selección

3 TH-MPO-003-01 Contratación e inducción

4 TH-MPO-004-01 Capacitación

5 TH-MPO-005-01 Préstamos y anticipos

6 TH-MPO-006-01 Roles

7 TH-MPO-007-01 Vacaciones

8 TH-MPO-008-01 Ascenso, promociones.

9 TH-MPO-009-01 Activos Fijos

10 TH-MPO-010-01 Comisiones
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
TALENTO HUMANO TH-MPO-001-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Generales 27-09-2018

Dirigido a:

 Recursos Humanos y Administración General.

Desarrollo:

1) Cumplir con el reglamento interno de la empresa y otras normativas como políticas,

procedimientos, instructivos y funciones.

2) Toda planificación estratégica u operativa formal, deberá ser aprobada por la Gerencia
General.

3) Supervisar las actividades de sus subalternos buscando eficacia y eficiencia.

4) Cumplir con las disposiciones y órdenes de sus inmediatos superiores.

5) Servir y colaborar con los demás departamentos y empresas relacionadas.

6) Administrar: planificar (corto plazo), organizar (distribución de la carga de trabajo),

integrar (participar de los procesos de selección y realizar inducción al puesto de su
personal nuevo), dirigir (liderar a su equipo de trabajo) y controlar.

7) Guardar la confidencialidad de toda la información que maneja.

8) Motivar y comunicar a sus subalternos el avance en cumplimiento de metas y

coordinar las acciones respectivas. Cumplir las propias.

9) Si tiene bajo su responsabilidad un inventario, debe llevar un kardex detallado y bien

identificado; sea en un sistema informático o en hoja electrónica.

10) Se entregará uniformes a todo el personal administrativo cada 12 meses y al personal

operativo cada 6 meses con un acta de recepción, si el empleado llegase a renunciar
deberá entregar el uniforme a la compañía caso contrario será descontado en la
liquidación.

11) Las comunicaciones que afecte externamente a la empresa debe ser manejada por
todos los medios informativos posibles, correo, redes sociales, página web o algún
otro medio aprobado por Gerencia.

12) Está prohibido entablar conversaciones ajenas a temas laborales.

13) Será responsabilidad de cada jefe departamental velar que está prohibido retirar
bienes físicos o digitales de la empresa sin autorización de Gerencia y en su ausencia
de la Asistente de Administración y Recursos Humanos.

14) Si el empleado se encuentra indispuesto de salud, debe presentar el certificado del

Hospital IESS, para ser justificada su ausencia.

15) Cuando se genere un aviso de entrada o salida, debe contar con la firma del empleado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
TALENTO HUMANO TH-MPO-002-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Selección 27-09-2018

Dirigido a:
 Departamento de Recursos Humanos

Referencias:
Procedimientos
:

Desarrollo:

1. Todo requerimiento de personal puede ser solicitada por los Jefes de cada
departamento previa aprobación del Gerente General.

2. En cada requerimiento de personal deberá estar definido el sueldo presupuestado y

otros componentes de ingreso.

3. A todo candidato preseleccionado se procederá a realizar la confirmación de las

referencias laborales, personales, judiciales, profesionales y crediticias donde se
utilizará como herramienta las siguientes páginas Web de: Senescyt, Registro Civil,
Función Judicial, Policía Nacional y Buró de Crédito, para éste último se solicitará una
autorización escrita a la empresa en el caso de la terna final.

4. Será responsabilidad del Asistente de Recursos Humanos de apertura la carpeta del

candidato verificando la recepción de todos los documentos para su respectiva
contratación.

5. En el caso que la selección sea realizada por una empresa externa, deberá estar
especificado en una cláusula del contrato la recepción de los documentos del nuevo
empleado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
TALENTO HUMANO TH-MPO-002-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Selección 27-09-2018

Dirigido a:
 Departamento de Créditos y Cobranzas.
 Departamento de Comercialización.

Referencias:
Procedimientos: CYC-MPR-001-01

Desarrollo:
1. Los cupos (en dólares) serán determinados por el Jefe de Crédito y/o Gerencia General
según corresponda en base a la siguiente tabla y a la documentación y sustentos que
presentare el cliente para tal determinación:
POLITICA DE CREDITO
Prom. Compra / Mes Plazo en Días Factor Cupo
0.00 a 99.99 Contado 0
100.00 a 299.99 30 1
300.00 a 499.99 60 1.5
500.00 a 999.99 90 2
1,000.00 en adelante 120 2.5

2. Al momento de conseguir un cliente nuevo, el asesor debe determinar el promedio de

compra mensual del potencial cliente, de donde se desprende el cupo, el mismo que
será registrado en la respectiva Solicitud de Crédito.

3. Se pedirá la suscripción de un pagaré a los clientes que tienen más de $5,000 de cupo o
que aumenten el riesgo. Garantía real arriba de $10,000 sólo en caso de distribuidores.

4. Una vez que se determina el cupo de crédito, se solicita al cliente la documentación

necesaria de acuerdo a la siguiente tabla, para su respectiva evaluación por parte del
departamento de Crédito y Cobranzas:
DOCUMENTACION
Cupo Aprobado Tipo de Cliente Factor Cupo
Contado EFE SC-CC-SB
100.00 a 999.99 D SC-CC-SB-GL
1,000.00 a 4999.99 C SC-CC-SB-AB-RB-IB
5,000.00 a 9999.99 B SC-CC-SB-AB-RB-IB-P
10,000.00 en adelante A SC-CC-SB-AB-RB-IB-P-GR

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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
TALENTO HUMANO TH-MPO-002-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Selección 27-09-2018

ABREVIATURAS
SC Solicitud de Crédito
CC Copias de Cédula (Titular y Cónyuge)
SB Planilla de Servicios Básicos
RB Referencias Bancarias y Comerciales
IB Informe de Buró de Crédito
P Pagaré
GR Garantía Real

5. Se validará que un cliente que esté aplicando una Solicitud de Crédito que tenga la
misma dirección del establecimiento que un cliente declarado como incobrable no sean
familiares directos (padres, hijos, hermanos o cónyuges), si fuere el caso, la Solicitud
requerirá una investigación adicional de parte del Jefe de Créditos y Cobranzas y la
aprobación de la Gerencia General anunciándole expresamente los resultados de la
investigación.

6. Con toda la documentación lista se procede a la evaluación y determinación de los

cupos; los mismos que una vez registradas todas las firmas de responsabilidad se
procede a la creación, aumento o disminución del crédito; según sea el caso.

7. Se otorgará crédito solo a los clientes nuevos que tengan el 100% de la documentación
completa en físico. En los casos que el vendedor por agilidad envíe por correo
electronico la documentación (foto) se creará al cliente pero solo de CONTADO (previa
confirmación de depósito), hasta que la documentación original llegue al departamento
de Crédito y Cobranzas.

8. Las solicitudes de crédito deberán ser aprobadas o negadas máximo en 48 horas

laborables, en el caso de negación deberá el caso ser expuesto a Comité de Crédito. La
decisión final deberá ser comunicada al vendedor y al cliente.

9. Los cupos y la situación financiera del cliente serán revisados trimestralmente de

manera completa por el Jefe de Créditos y Cobranzas.

10. Independientemente que el cliente esté o no solicitando crédito, se debe hacer una
evaluación del cliente para sus futuras compras a créditos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
TALENTO HUMANO TH-MPO-002-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Selección 27-09-2018

Dirigido a:
1) Departamento de Comercialización.
2) Departamento de Créditos y Cobranzas.

Referencias:
CYC-MPR-003-01 CYC-MPR-004-01 CYC-MPR-005-01
Procedimientos:
CYC-MPR-006-01

Desarrollo:
1. Las autorizaciones de crédito a los pedidos son automáticas si se cumplen todas las
condiciones de buena situación crediticia de cliente, caso contrario requiere una
autorización manual del departamento de Créditos y Cobranzas.

2. Todo personal del departamento de C&C que vaya a negar una aprobación de pedido
deberá primero comunicarse con el vendedor de manera inmediata (correo
electrónico, mensaje vía celular y llamada telefónica) tratando de gestionar alguna
facilidad de pago que fomente la aprobación del pedido y la confirmación de la venta
sin el riesgo que está percibiendo.

3. El plazo de crédito y sus cuotas dependerán del monto de cada pedido o de la

consolidación de acuerdo a la siguiente tabla:

Monto Forma de pago

Hasta $100 Contado.

1 cuota a 30 días.
Desde $101 Hasta $300
Clientes A, B y C
2 cuotas, a los 30 y a los 60 días.
Desde $301 hasta $500
Clientes A, B
3 cuotas, a los 30, 60 y 90 días.
Desde $501 hasta $1.000
Clientes A, B
4 cuotas, a los 30, 60, 90 y 120 días.
Desde $1.001 en adelante
Clientes A, B
5 cuotas, a los 30, 60, 90, 120, 150 días.
Desde $5.000 hasta $10.000
Clientes A
6 cuotas, a los 30, 60, 90, 120, 150, 180 días.
Desde $10.001 en adelante
Clientes A
4. Las cuotas se cargarán en las cuentas por cobrar de acuerdo al monto del pedido
descrito en la tabla anterior y se imprimirán de igual manera en la factura.

5. La consolidación de deudas permite a un cliente sumar todos los valores de las

facturas de un mes y establecer vencimientos en base a un solo monto y de acuerdo al
plazo de crédito al que tiene acceso por el monto consolidado y la categoría.

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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
TALENTO HUMANO TH-MPO-002-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Selección 27-09-2018

6. La consolidación para determinar el plazo de crédito será realizada por todas las
compras realizadas en todas las empresas y las cuotas divididas por empresa
comercializadora.

7. El primer vencimiento de una consolidación será calculada con 60 días a partir de la

fecha de emisión de la factura más antigua que se esté consolidando.

8. La consolidación es automática el primer día de cada mes y enviada así mismo a los
clientes y vendedores por correo-e.

9. La cartera deberá ser respaldada sea con cheques postfechados o letras de cambios
treinta días después de la fecha de la primera factura que se esté consolidando.

10. No se consolidará si ha hecho una sola compra.

11. La consolidación de deudas de los clientes cuya forma de pago sea con cheques
postfechados será respaldada con este tipo de giro, aquellos cuya forma de pago sea
con abonos será respaldada con letras de cambio. Las fechas de emisión o cobro
deben ser las mismas de los vencimientos de la consolidación, si es superior se
considerará como pago fuera de plazo.

12. Los pedidos deben ser aprobados máximo en el mismo medio turno en que recibido.

13. En el día de cierre de mes debe quedar una persona del departamento de Créditos y
Cobranzas hasta que se facture todo.

14. No se realizarán aprobaciones de pedidos en cualquier forma de pago a clientes

inactivos, bloqueados o cerrados.

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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
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CREDITO Y COBRANZAS CYC-MPO-004-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Aprobaciones de Pedidos 21-06-2018

Dirigido a:
 Departamento de Comercialización.
 Departamento de Créditos y Cobranzas.

Referencias:
Procedimientos: CYC-MPR-009-01 CYC-MPR-010-01

Desarrollo:
1. El recibo de cobranza es el único comprobante que demuestra el pago realizado,
deberá ser utilizado en secuencia continua, y en el caso de anular un recibo será
reportado a oficina.
2. Los recibos de cobranza deben ser notificados al cliente por correo electrónico a través
del sistema de facturación electrónica.
3. Los recibos de cobranzas debe contener las informaciones que sean apegadas a la
realidad tales como la fecha de cobro (el día que cobró), cantidad, la forma de pago y
demás información que detalla el recibo, el mismo que no debe tener enmendadura.
4. Los recibos de cobranza registrada en el sistema móvil del vendedor alimentan el
estado crediticio sin bajar la cartera.
5. Los vendedores deberán reportar sus cobranzas en oficina dos veces a la semana de
martes a viernes en horarios establecidos por cada uno con el Jefe de Créditos y
Cobranzas, en el caso de los vendedores de Guayaquil en oficinas, los vendedores de
Quito, Ambato y Loja reportarán la cobranza vía valija una vez a la semana, y en el
caso de vendedores del resto de provincias reportarán la cobranza en oficinas una vez
a la semana los días sábados o domingos (fin de semana).
6. La gestión de cobranza de los vendedores sobre situaciones irregulares la reportarán al
Jefe de Créditos y Cobranzas en reuniones individuales el día de la visita.
7. La recepción de cheques postfechados sea de cuotas directas de facturas o de
consolidaciones descargarán las cuentas por cobrar por facturas/cuotas y las volverá a
cargar por los cheques postfechados siendo la fecha de emisión del cheque, el
vencimiento en la cartera.
8. La recepción de letras de cambio y descargarán las cuentas por cobrar por
facturas/cuotas y las volverá a cargar por las letras de cambio.
9. Deberá quedar el registro o trazabilidad de las facturas descargadas de las cuentas por
cobrar por consolidación de cartera y recepción de documentos de respaldo (cheques
postfechados o letras de cambio).
10. Se enviará estados de cuenta mensuales a todos los clientes vía correo electrónico.
11. Se enviará trimestralmente un comunicando a los clientes recordando nuestras
políticas de crédito y cobranzas, en especial las concernientes a la necesidad de exigir
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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
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CREDITO Y COBRANZAS CYC-MPO-004-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Aprobaciones de Pedidos 21-06-2018

los Recibos de Cobranza al entregar valores a los vendedores y revisar los estados de
cuenta mensual.

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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
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IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
CREDITO Y COBRANZAS CYC-MPO-004-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Aprobaciones de Pedidos 21-06-2018

12. Las retenciones de clientes, tienen que darle los seguimientos necesarios los asistentes
de créditos y cobranzas, así mismo tienen 7 días del próximo mes para ingresar las
retenciones del iva y un mes con 7 días posteriores para las retenciones en la fuente.
13. Los asistentes de créditos y cobranzas deben registrar con un sello la fecha que reciben
cada cobro y no pueden quedar con saldo en efectivo hasta máximo 24 horas. El
restante de valores (Cheques, Notas de créditos, etc.) hasta el viernes de la misma
semana que realizo la recepción.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General