PROCEDIMIENTO: PROCESO GENERAL DEL ALMACEN

CÓDIGO: LOG_ALMACEN_001 VIGENCIA: Desde el 01/05/2016

ALCANCE: HSV Solutions SAC ANEXOS: Detallados en el documento

ELABORAD REVISADO Hugo APROBAD Hugo Valdivia

Franklin Ríos Sánchez
O POR: POR: Valdivia O POR:

1. OBJETIVO

Dar a conocer las políticas, responsabilidades y procedimientos de los procesos de

almacén y distribución en la organización.

2. DEFINICIONES

a) Almacén: Lugar físico en donde se guardarán en forma ordenada los materiales y

herramientas de la organización, para su posterior uso en los proyectos asignados.

b) Formato de Solicitud de Materiales y/o Herramientas: Es el formato por el cual

los supervisores de proyectos, realizaran el pedido de materiales y/o herramientas
del almacén.

c) Área Solicitante: El área solicitante, son los supervisores de proyectos y/o

técnicos que tiene la necesidad de materiales y herramientas para ejecutar los
proyectos asignados por el cliente.

d) Cuadro de Control de Inventarios: Cuadro en Excel en el cual se registra los

ingresos y salidas de materiales, para generar un control óptimo de lo que se le
asigna para cada proyecto.

e) Proveedores: Persona natural o jurídica que suministra un bien o presta un

servicio y por el cual recibe un pago.
f) Proyecto planificado: Es aquel proyecto en el cual el cliente con la debida
anticipación, genera una OC y solicita nuestros servicios, para que de esta manera
nosotros realicemos la planificación de la operación y logística respectiva.

g) Emergencia: Actividades de riesgo alto para el cliente y por lo cual se solicita que
se realicen en el menor tiempo posible.

h) Orden de Compra: Es el documento de pedido que emite el área de Logística a

los proveedores, formalizando la compra. Las órdenes pueden estar referidas a la
compra de un bien y/o servicio; la cual tendremos de cuadro tipos:

i) Política de Orden y Limpieza: Es la política que el encargado del almacén debe

cumplir, para de esta manera mantener en óptimas condiciones el almacén.

j) Guía de Remisión (GR): Documento por el cual se confirma la recepción del bien
y se usa también para el traslado de bienes desde el almacén hasta la zona del
proyecto.

3. RESPONSABILIDADES

Usuario Solicitante (Supervisores de Proyecto)

 Realizar el pedido de materiales y/o herramientas a través del formato
respectivo (Ver Anexo N° 1) vía correo o en forma física directamente al
almacenero.

 Velar por el uso eficiente y correcto de los materiales y herramientas en los

diversos proyectos.

 En caso que existan sobrantes considerables, realizar la devolución del

almacén (logística inversa) en cuanto termine la ejecución del proyecto.

 Realizar la devolución de las herramientas asignadas al almacén e indicar

si existiese algún desperfecto.

 En caso se realice un pedido de emergencia de materiales, fuera del

horario normal de trabajo, deberá informar de su necesidad a la Jefatura de
Operaciones y Logística y a la Gerencia General de su necesidad para que
brinde la conformidad correspondiente de la entrega de materiales y/o
herramientas que necesitan.

Almacenero:

 Realizar el picking del material y entregar al supervisor y/o técnico, según

su pedido realizado y lo que tenga en su stock.
  Actualizar la información de la entrada y salida del material y/o
herramientas solicitadas en el Control de Inventarios.

 Asegurar que el orden y la limpieza del almacén.

 Archivar los documentos de solicitud de material, GR u otros documentos

que sean de importancia para certificar la salida y/o ingreso del material o
herramientas.

 Revisar el estado del material y/o herramientas cuando se realice el

retorno al almacén.

Jefe de Operaciones y Logística

 Verificar que los inventarios estén actualizados y estén de acuerdo a la

realidad física del almacén.

 Controlar que el procedimiento del almacén se cumpla por todos los

involucrados en forma correcta y plantear los puntos de mejora que sean
necesarios.

 Controlar que el encargado del almacén cumpla en forma eficiente con

sus funciones.

 Verificar el stock del almacén, cuando se realice el pedido

correspondiente de materiales por partes de los supervisores de obra.

 Generar los indicadores de rotación de materiales y lo necesario para

mostrar la eficiencia de la gestión de almacenes.

 A partir de las estadísticas de rotación, proponer compras en lote al

área de administración para aprovechar la estrategia de economías de escala.

Administración

 En base a la solicitud del jefe de logística y operaciones, procederá a

realizar las compras necesarias para los proyectos específicos o para el
stock del almacén.

 Apoyar en el control del cumplimiento del procedimiento del almacén al

jefe de logística y operaciones.

 En caso que sea necesario coordinar con el almacenero con copia al jefe
de logística y operaciones, y supervisores el envió de los materiales a los
proyectos respectivos.
  Informar al almacenero y al jefe de logística, de cualquier compra de activo
de tipo herramienta para incluirlo en el inventario respectivo.

 Enviar al contador cuando sea conveniente el inventario de materiales y

herramientas, para que lo incluya en los EEFF del periodo
correspondiente.

 Gestionar el mantenimiento de herramientas de la operación.

4. DESCRIPCION DEL PROCESO

Dicho proceso tiene dos modalidades que se describen a continuación:

A. Solicitud de Pedido de Materiales – Proyecto Planificado

1. Solicitud de Materiales y/o Herramientas: El supervisor vía correo solicita al

jefe de logística y operaciones los materiales y/o herramientas a utilizar en el
proyecto, utilizando el formato correspondiente.

2. Verificación de Stock: El JLO revisa el stock y en base a ello, deriva el pedido

al almacenero indicándole que materiales y/o herramientas tiene que entregar y
en paralelo realiza el pedido de compra al área de administración de lo que no
se encuentra en stock para que realice la gestión de compra a la brevedad.

3. Realizar Compra: En base a la información enviada por el JLO, el área de

administración procederá a realizar la gestión de compra respectiva.

4. Realizar el picking: El almacenero en base al pedido del JLO, realizara el

picking respectivo de los materiales y prepara también las herramientas
correspondiente.

5. Realizar la Entrega: Al momento de la entrega al supervisor o al técnico,

imprimirá el formato respectivo y lo hará firmar por el responsable.

6. Realizar el Servicio: El supervisor y/o técnico harán uso de los materiales y/o
herramientas en el proyecto especifico.

7. Realizar logística inversa: En caso que exista sobrantes de materiales el

supervisor y/o técnico deberá hacer la devolución de los mismos al almacén. De
igual deberá hacerlo con las herramientas luego de finalizar su actividad.

8. Actualizar el Inventario: Luego de la entrega procederá con el documento

firmado actualizar el cuadro de inventario y archivarlo respectivamente.

9. Revisar el Inventario: El JLO revisara a primera hora de cada día el cuadro de

inventario y en forma quincenal realizar un revisión física del almacén y verificara
si está de acuerdo al cuadro de inventario actualizado.

10. Revisión de materiales y/o herramientas devueltas: El almacenero deberá

revisar los materiales devueltos y certificar si es apropiado su re-uso, en caso
 este en duda se comunicara con el JLO o la GG, para que le brinde su
conformidad. De la misma manera revisara las herramientas y verificara que
están en optimas condiciones, en caso sea necesario hacer un mantenimiento,
de inmediato deberá informar al área de administración para que gestione dicho
servicio. De igual manera en el reingreso de material y/o herramienta el
almacenera actualizara el cuadro de inventario.

11. Generar los Indicadores de Rotación: En forma mensual el JLO genera los
inventarios de rotación de materiales y/o herramientas, para proceder hacer el
análisis respectivo y solicitar una compra de lote económico aplicando estrategia
de economías de escala.

B. Solicitud de Pedido de Materiales – Proyecto Emergencia

1. Solicitud de Materiales y/o Herramientas: El supervisor por tema de

urgencia solicitara el pedido de materiales en con el formato en físico
directamente al almacenero. En caso sea fuera del horario de trabajo,
enviara un whassap al GG y la JLO indicando que se procederá abrir el
almacén por cuestión de emergencia y al día siguiente informara via correo
del material retirado.

2. Realizar Compra: En caso de materiales urgentes, el supervisor y/o

técnico realizara la compra del material directamente, para luego entregar
la factura al área de administración.

3. Realizar regularización de documentación: El almacenero en base al

correo enviado regularizara la documentación (Formato de Solicitud de
Materiales y/o Herramientas), haciendo firmar al supervisor que realizo el
retiro para luego actualizar el cuadro de inventario y archivar el documento.

4. Actualizar el Inventario: Luego de la regularización del documento firmado

actualizar el cuadro de inventario y archivarlo respectivamente

5. Realizar el Servicio: El supervisor y/o técnico harán uso de los materiales

y/o herramientas en el proyecto específico.

6. Realizar logística inversa: En caso que exista sobrantes de materiales el

supervisor y/o técnico deberá hacer la devolución de los mismos al
almacén. De igual deberá hacerlo con las herramientas luego de finalizar su
actividad.

7. Revisión de materiales y/o herramientas devueltas: El almacenero

deberá revisar los materiales devueltos y certificar si es apropiado su re-
uso, en caso este en duda se comunicara con el JLO o la GG, para que le
brinde su conformidad. De la misma manera revisara las herramientas y
verificara que están en optimas condiciones, en caso sea necesario hacer
un mantenimiento, de inmediato deberá informar al área de administración
para que gestione dicho servicio. De igual manera en el reingreso de
material y/o herramienta el almacenera actualizara el cuadro de inventario.
 8. Revisar el Inventario: El JLO revisara a primera hora de cada día el
cuadro de inventario y en forma quincenal realizar un revisión física del
almacén y verificara si está de acuerdo al cuadro de inventario actualizado.

9. Generar los Indicadores de Rotación: En forma mensual el JLO genera

los inventarios de rotación de materiales y/o herramientas, para proceder
hacer el análisis respectivo y solicitar una compra de lote económico
aplicando estrategia de economías de escala.

5. ANEXOS

TIPO
IDENTIFICACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO (ELEC
UBICACIÓN
REGISTROS FINAL
TRONICO/FISICO)

ANEXO 1:
Formato de
Solicitud de Pedido LOGALM_A1 ELECTRONICO Procedimientos
de Materiales y/o
Herramientas

Anexo 2
Proceso General del LOGALM_A2 ELECTRONICO Procedimientos
Almacén

ANEXO 3:
Cuadro de Control LOGALM_A3 ELECTRONICO Procedimientos
de Inventario

6. BITÁCORA DE CAMBIOS:

REVISION FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES

ANEXOS

Anexo Nª 1
 FORMATO DE SOLICITUD DE MATERIALES Y/O HERRAMIENTAS

Fecha de
Fecha de Entrega
Solicitud

Responsable Responsable

Proyecto Observaciones

Cliente

Nº Descripcion del Material Marca Cantidad Observacion

Encargado del Almacen Supervisor y/o Tecnico

Anexo Nª 2
 PROCESO GENERAL DE ALMACEN
Supervisor Jefatura de Operación. Almacen Administracion Documentos

Formato de
Solicitud de
Pedido
Iniciar
Stock Hacer Picking

OC o Factura
Realizar compra

Solicitar Material Entregar Material

Actualizar Cuadro de
Revisar Inventario
Inventario Inventario

FIN

Anexo Nª 3
 CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

Inventario Salidas de Material

Nº Codigo Material Marca Unidad Inventario Final Estatus P.U (Promedio) Sub Total
Inicial S1 S2 S3 S4
1 ELE1A Cable mts 10 2 2 3 1 2 Stock 5 10

CONTROL DE INVENTARIO DE ACTIVOS

Fecha de Ult. Fecha de Ult.

Nº Herramienta Marca P.U Cantidad Sub total Responsable Cliente Presupuesto Observaciones
Asig. Dev.
1 Aplicador de Silicona 7 Almacen
2 Plancha de empastar 10 Almacen
3 Plancha para mayolica 2 Almacen
4 Comba Grande 2 Almacen
5 Martillo 4 Almacen
6 Serrucho 1 Almacen
7 Sierra de drywall 2 Almacen
8 Aco de sierra 7 Almacen
9 Nivel de mano 9 Almacen
10 Tira linea 3 Almacen
11 Plomada 1 Almacen
12 Escuadra chica 5 Almacen