Vendor Portal Manual Unilever CO

UNILEVER ANDINA COLOMBIA
Manual de usuario
portal de proveedores
Como enviar facturas emitidas a

UNILEVER ANDINA COLOMBIA LTDA
UNILEVER ANDINA COLOMBIA LTDA. – Manual de usuario portal proveedores
Contenido
1. Portal de proveedores.......................................................................................................................................................3
1.1. Introducción.................................................................................................................................................................................................3
1.2. Funciones......................................................................................................................................................................................................3
2. Proceso Registro................................................................................................................................................................4
3. Cambio de contraseña al ingresar al portal........................................................................................................................5
4. Acceso a la plataforma.......................................................................................................................................................6
4.1. Introducción.................................................................................................................................................................................................6
4.2. Iniciar sesión................................................................................................................................................................................................6
5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever Andina Colombia Ltda..................................................................................8

5.1 Pantalla de inicio y navegación en el portal...........................................................................................................................................8
5.2 Acciones sobre documentos.....................................................................................................................................................................10
1) Detalle de botones...........................................................................................................................................................................10
2) Ver detalles del documento.............................................................................................................................................................11
3) Filtrar documentos...........................................................................................................................................................................12
4) Crear una consulta...........................................................................................................................................................................13
Dentro del portal de proveedores es posible hacer consultas o filtros temporales. En el árbol de carpetas, se selecciona Consultas
y aparecerá la ventana que se muestra a continuación:.....................................................................................................................13
5.3 Cargar y enviar facturas.............................................................................................................................................................................15

5.3.1 Detalle de campos a nivel información fiscal.....................................................................................................................................17
1. Sección “Datos generales”...............................................................................................................................................................18
2. Sección “Interlocutores”..................................................................................................................................................................18
3. Sección “Documento xml”...............................................................................................................................................................19
4. Sección “Datos artículos”.................................................................................................................................................................19
5. Sección “Datos extra”.......................................................................................................................................................................20
6. Sección “Adjunto”.............................................................................................................................................................................21
5.3.2 Información complementaria.............................................................................................................................................................22
Grupo de proveedor “Con orden de compra”.....................................................................................................................................24
Grupo “Prefactura”..............................................................................................................................................................................25
Grupo de proveedor “Comex honorarios”...........................................................................................................................................25
Grupo “Gastos asociados”....................................................................................................................................................................25
Grupo de proveedor “Consignado”.....................................................................................................................................................25
Grupo de proveedor “Sin orden de compra”.......................................................................................................................................25
Datos adicionales para documentos de tipo “Nota de Crédito”, “Nota de Débito”............................................................................26
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1. Portal de proveedores
1.1. Introducción
La aplicación Portal Proveedores permite intercambiar documentos
electrónicos entre UNILEVER ANDINA COLOMBIA LTDA y sus proveedores.
NOTA: Se recomienda utilizar los navegadores Mozilla Firefox o Google Chrome.
1.2. Funciones
La aplicación permite:
●
Enviar documentos electrónicos.
●
Visualizar e imprimir listados de los documentos enviados a Unilever.
●
Agrupar los documentos mediante carpetas personales para una mejor
gestión.
●
Realizar búsquedas de documentos pendientes de acción o procesados para
el pago.
Importante: En la sección 5 del documento tendrá toda la información necesaria para

llevar a cabo cada caso de uso.
1. Portal de proveedores | 3
2. Proceso Registro
Se realizará el envío correspondiente a los datos de acceso para cada
proveedor a cuentas de correo electrónicas especificas.
La notificación que recibirá se ve como se muestra a continuación:
Importante: Es necesario buscar las notificaciones dentro de su cliente de correo dentro de

todas las carpetas, incluyendo la carpeta del spam.
2. Proceso Registro | 4
3. Cambio de contraseña al ingresar al portal.

Cuando se recibe el correo de alta, el portal solicita un cambio de contraseña,
además da la opción de cambiar la Pregunta y Respuesta para la recuperación
de contraseña cuando se requiera.
Es importante que se cambie la contraseña por algo que sea fácil de recordar,
al cambiar la contraseña la que se generó por sistema y que se incluye en el
correo electrónico de confirmación de alta, deja de ser válida.
Si se ha cambiado la contraseña correctamente, se notificará el cambio vía

correo electrónico y, entonces, se procede a la visualización de la pantalla
principal.
Cabe destacar que la contraseña sólo se cambia cuando se ingresa por primera
vez al portal, en ingresos posteriores se irá directamente a la pantalla principal.
El servicio de recuperación de credenciales es autoservicio, sin embargo si

necesitan cambiar o actualizar los correos donde se envían las credenciales
deberán hacerlo a través del Helpdesk.
Importante: Únicamente existirá una cuenta de usuario proveedor por compañía,

aunque los usuarios proveedores pueden compartir estas credenciales con otros
miembros de la misma compañía que requieran hacer gestiones en el portal .
3. Cambio de contraseña al ingresar al portal. | 5

4. Acceso a la plataforma
4.1. Introducción
Como proveedor, puede comenzar a trabajar a partir de que:
1. Se haya completado su registro y haya logrado entrar a la pantalla de inicio.
2. Revise su pantalla de inicio y se familiarice con las secciones y los botones.
RECOMENDACIONES
1. Uso de navegador: Mozilla Firefox o Google Chrome.
2. Proporcione un correo que puede recibir notificaciones y avisos que no caigan en

SPAM.
3. Revise su bandeja de SPAM o la carpeta de “Correos no deseados”.
4. Completar su proceso de alta. Una vez completado su proceso de alta como

proveedor de Unilever y cuente con un número de proveedor Unilever ya podrá
solicitar su credencial para el portal vía Helpdesk.
4.2. Iniciar sesión

Una vez el usuario está dado de alta con éxito y ha recibido una notificación
con su usuario y su contraseña, puede acceder al portal a través del enlace
web proporcionado por el Promotor del Servicio.
La contraseña de acceso al servicio enviada por defecto por el administrador

debe ser cambiada en la primera sesión, o en cualquier momento después, por
una que solo usted conozca.
El link de acceso al portal es el siguiente:
https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/unileverco/index.htm
Se deberán colocar las credenciales correspondientes:
4. Acceso a la plataforma | 6
En la pantalla de acceso a la plataforma, se ven los siguientes campos:
 Usuario. Permite indicar el login de usuario.
 Contraseña. Permite indicar la contraseña asociada al usuario.
Una vez indicados estos valores se puede acceder a la herramienta a través del
botón Iniciar Sesión.
4. Acceso a la plataforma | 7
5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever

Andina Colombia Ltda
5.1 Pantalla de inicio y navegación en el portal.
Como proveedor deberán acceder al portal utilizando sus credenciales para asegurar
que los documentos que estén emitiendo sean completados acorde a los
requerimientos de negocio de Unilever Andina Colombia Ltda. Es responsabilidad del
usuario conocer cómo navegar por el mismo, identificar el estado de cada
documento dentro del flujo y realizar las acciones necesarias para garantizar que
cada documento se procese correctamente en Unilever para el pago.
En la pantalla de inicio podrán ver las siguientes opciones:
1. Menú Documentos. Contiene opciones que se pueden realizar sobre los

documentos del portal, por ejemplo Importar nuevos documentos o refrescar
contenidos.
2. Botón Solicitud de Ayuda. Permite acceder al formulario de ayuda de Helpdesk de

Unilever.
3. Facturas. Contiene todos los documentos enviados que tienen por origen al
proveedor y por destino a Unilever Andina Colombia Ltda.
• Pendientes de tratar. Contempla todos los documentos que necesitan una

acción del lado del proveedor para poder avanzar en el flujo hacia Unilever.
• Pendientes de tratar manual. Contiene documentos con errores que impiden

el procesamiento, quedarán detenidos hasta que se levante un ticket con
5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever Andina Colombia Ltda | 8

Helpdesk para los siguientes pasos o corrija el error correspondiente

generando una nueva factura.
• Por acusar SAP. El documento ya ha sido enviado al sistema interno de

Unilever para su procesamiento y se está a la espera de recibir un acuse de
recepción del documento tipo “030”.
• Acusados recepción factura (030). Los documentos han sido recepcionados

en el sistema de Unilever, todavía sin ser aceptados para su procesamiento.
• Acusados bien y/o servicio recibido (032). Los documentos han sido
recepcionados en el sistema de Unilever y se ha emitido un evento tipo “032”,
en el que se confirma el recibimiento del bien o servicio, todavía sin ser
aceptados para su procesamiento.
• Acusados aceptados expresamente (033). Los documentos fueron

aceptados y por tanto ha cumplido todas las validaciones especificadas por la
DIAN y Unilever. Este es un estado final dentro del portal.
• Bien/servicio recibido (032) + 3 días sin tratar. Los documentos han sido
recepcionados en el sistema de Unilever y se ha emitido un evento tipo “032”,
en el que se confirma el recibimiento del bien o servicio. Tras este evento han
pasado tres días sin realizar una aceptación o reclamo con lo que pueden
considerarse tácitamente aceptados. Este es un estado final.
• Acusados rechazados (031). Los documentos fueron rechazados del lado de

Unilever y requieren ser refacturados. Este es un estado final.
4. Documentos Eliminados. Permite almacenar los documentos que han sido

eliminados. Los documentos eliminados son movidos de las carpetas del portal de
proveedores y se almacenan aquí hasta que son eliminados definitivamente por el
usuario o automáticamente al cabo del tiempo (un plazo nunca superior a 30 días).
Los documentos Eliminados pueden ser restaurados en caso de que estos se hayan
eliminado por error, es decir, si usted ha eliminado un documento que se encontraba
en las cartetas “No enviado” o “Entregados” por error, podrá dirigirse a la carpeta
de Eliminados y realizar la restauración de los documentos en cuestión.
5. Consultas. Esta funcionalidad permite generar vistas (filtros aplicados, según los
parámetros seleccionados podrá visualizar aquí todos los documentos que cumplan
lo indicado en el filtro). Las carpetas de consulta se administran y guardan, para
agilizar su revisión y posterior consulta. Dirigirse al inciso “D” del punto 5.2 de este
manual para conocer la manera de generar consultas dentro del portal.
6. Archivados. Almacena los documentos enviados y en situación final. Se entiende

como el histórico de todos los documentos enviados y correctamente procesados.
No es posible borrar documentos dentro de este apartado.
Importante: Revisar constantemente las carpetas para corroborar que no se tengan

documentos erróneos y pendientes de procesar.

5.2 Acciones sobre documentos.

EDIWIN cuenta con algunas opciones que permiten complementar información
Unilever, necesaria para el procesamiento de los documentos. Al momento de
seleccionar un documento se activan botones en la parte superior de estos y
corresponden a diferentes posibilidades de manipulación.
Ubicación de los botones en el panel de inicio
Acercamiento a los botones
1) Detalle de botones.
Editar. Permite editar un documento accediendo a la pantalla de edición

configurada o en su defecto a la pantalla Edición genérica. Para editar un
documento este debe encontrarse en la carpeta “Pendientes de tratar”.
Eliminar. Permite eliminar los documentos seleccionados. Los documento
borrados no se eliminarán definitivamente sino que pasarán a la carpeta
Documentos eliminados. Unicamente puede borrar documentos de la carpeta
de “Pendientes de tratar”.
Descargar informe. Permite descargar los PDFs de los documentos
seleccionados. La descarga realizada se podrá encontrar en el apartado
“Gestor de Descargas”, situado en la parte superior derecha.
Exportar. Permite exportar documentos desde la aplicación a un fichero.
Hay varias opciones de exportación.
• Contenido. Permite exportar a un fichero el contenido de los documentos

seleccionados según las opciones configuradas por el usuario.
• Cabeceras. Permite exportar un fichero tipo CSV/Excel con los datos del
grid de los documentos seleccionados.

Enviar. Una vez que el documento cuente con la información requerida el siguiente
paso es enviar el documento para que continúe su camino dentro del flujo de validación.
Importante: El resto de botones no especificados dentro de este manual, no se

deben utilizar.
2) Ver detalles del documento.

EDIWIN incluye una opción para ver un resumen de los detalles relevantes del documento
electrónico así como del intercambio o mensaje en que fue transmitido.
Paso 1. Seleccionar un documento haciendo clic sobre el.

Paso 2. El color de fondo del documento cambiará.. Seleccionar el botón Ver Detalles
para desplegar el panel de detalles.
Paso 3. Navegar por las diferentes pestañas de detalles para tener más información
relevante del documento.
Detalles de errores.
Dentro de la misma sección “Ver detalles”, se tiene disponible una sección para
visualizar los posibles errores que el documento contenga, basta con dirigirse al icono
“errores” para tenerla visible.
Muestra de errores.

3) Filtrar documentos.
Para realizar un filtro nuevo sobre los documentos que aparecen el grid ( tabla
de documentos), usted tiene disponible la opción de Filtrar. Usando esta,
podremos mostrar en pantalla solo los documentos que coinciden con los
criterios que hayamos determinado en el formulario. Los documentos que no
coinciden con los criterios de filtro se ocultan de la vista mientras tengamos
este filtro activo.
Ejemplo de filtro por número de factura

Paso 1. Clic en la opción Filtrar. Se mostrará el formulario de Filtrar
Paso 2. Dar click en Configuración de campos que aparecen en la selección de
filtros.

Paso 3. Escribir el nombre del dato a buscar dentro del filtro de campos
(por ejemplo, “orden” si pretendemos filtrar por orden de compra) y
activar el check en caso de que aparezca deshabilitado.
Paso 4. En la pantalla principal del filtro debe aparecer el parámetro

recién agregado, y se debe proceder a colocar el valor para el filtrado.
Paso 5. Aceptar. Tras aceptar la ventana desaparece y se muestra la lista de

documentos filtrada. Pueden verse las opciones de filtrado activas debajo del
titulo. Esta es la banda que indica que hay un filtro activo.
Criterios del filtro activo sobre una carpeta.
4) Crear una consulta.
Dentro del portal de proveedores es posible hacer consultas o filtros temporales.

En el árbol de carpetas, se selecciona Consultas y aparecerá la ventana que se
muestra a continuación:

•
Nombre de la consulta: Es el nombre que se quiera asignar a la
consulta que necesite utilizarse de forma recurrente.
•
Permanente: Al activar este check, la consulta permanecerá siempre
que se acceda a la plataforma, en caso contrario, la consulta se
mantendrá durante la sesión activa de tal manera que no estará
disponible en accesos posteriores.
•
Volúmenes: Permite seleccionar en qué volúmenes históricos queremos
buscar la información, por si el documento tiene más de 3 meses y por
tanto ya no se encuentra en otras de las carpetas.
•
No. doc/cualquier otro campo: Podemos hacer una consulta por número
de documento o cualquiera de los demás parámetros que habilitamos. La
plataforma nos permite elegir varias opciones para comparar con el valor
del campo.

5.3 Cargar y enviar facturas

Para poder enviar una factura hacia el sistema de Unilever es importante que ésta
esté previamente cargada en el portal. Para que esto ocurra debe haber sido enviada
a los correos especificados por Unilever:
Factura.electronicacol@unilever.com
860002518_1@mailbox.edicomnet.com
La factura debe venir adjunta en el correo en formato “AttachedDocument” tal como

especifica DIAN que deben intercambiarse los documentos electrónicos en Colombia.
Solo se tomarán documentos “AttachedDocumento” enviados al correo electrónico. El

correo debe seguir el estándar y reglas de la DIAN conteniendo 1 solo archivo ZIP.
Importante: Como contingencia, en caso de que no esté llegando

correctamente el documento electrónico mediante el correo electrónico,
es posible importar el documento (siempre como AttachedDocument)
directamente desde dentro del portal, utilizando la opción “Importar” tal
como se muestra en las capturas siguientes.
Importante: Los documentos que se generarán en el sistema deben estar

previamente aprobados por DIAN, es decir, se debe disponer de un XML en
formato estándar UBL firmado y reportado correctamente dentro de un
AttachedDocument también firmado, que contenga el ApplicationResponse
de DIAN junto al documento electrónico (factura o nota). Se validará que
no exista ninguna inconsistencia.

Una vez se visualice el documento en la plataforma desde la sección “Pendientes de

tratar”, se deberá entrar en el formulario que permita completar el documento acorde
al requerimiento de Unilever. Para ello seleccionaremos el documento y daremos
doble click sobre él o con el documento seleccionado pulsaremos el botón de “Editar”:
Observaremos que la información fiscal del documento ya estará cargada en el

formulario y esta no será editable, salvo una serie de campos de información Unilever
que deberán ser atendidos por el proveedor de acuerdo al Grupo proveedor que se
tenga asignado, mientras que esto no se complete el documento no podrá avanzar
dentro del portal.
Importante: La mayoría de los campos del formulario no son editables (sombreados) y

por este motivo debe venir la información correctamente registrada en el XML

5.3.1 Detalle de campos a nivel información fiscal.

La pantalla de edición cuenta con distintas secciones, las cuales son:
1. Datos generales: Contiene la información global de los documentos cargados

dentro del portal, toda esta información es cargada de forma automática a partir
del XML subido, no son ajustables manualmente.
2. Interlocutores: Contiene la información de emisor y receptor de los

comprobantes cargados dentro del portal. Cargados automáticamente desde el
XML y no ajustables.
3. Documento XML: Documento en formato XML UBL oficial de Colombia que

contiene la información validada por el gobierno y la firma electrónica. Se trata
de un AttachedDocument que además de contener la factura/nota tendrá el
ApplicationResponse con la aprobación de DIAN. No se debe ajustar.
4. Datos de artículos: Contiene la información a detalle de los ítems de los

comprobantes a cargar dentro del portal. Cargados automáticamente desde el
XML, únicamente dos campos son ajustables:
a) Orden de compra: en formato de 10 dígitos sin espacios en blanco ni

caracteres adicionales, empezando por “PO”,”PM”, “00”, “42” o “45”.
b) Migo / Nota remisión / GR Good Received: en formato de 10 dígitos sin

espacios en blanco ni caracteres adicionales, empezando por “5” o “REM” y
seguido por la indicación de los dígitos (que será según la del proveedor).
c) Código de provisión: mandatorio únicamente para el caso de gastos

asociados.
5. Datos extra: Contiene información relevante para Unilever sobre los

documentos. Algunos de estos datos son cargados de forma automática del
XML mientras que otros son campos Unilever a complementa por parte del
proveedor.
6. Adjuntos : Contiene la información de los documentos relacionados/asociados

de los comprobantes a cargar dentro del portal, como el PDF de su factura
original u otro tipo de archivo.
A continuación, se indicarán las características de los campos que contiene

cada una de las secciones antes mencionadas. Para el caso de Datos extra y
Adjuntos, se maneja la explicación dentro del punto 5.3.2 de este manual.

1. Sección “Datos generales”
Nota: Campos marcados con asterisco (*) son mandatorios para el proceso.
•
*Tipo documento: Tipo del documento cargado, valores posibles:
✔
Factura
✔
Notas de Crédito
✔
Notas de Débito
•
*Fecha documento: Fecha en la que se ha generado el documento fiscal en el portal.
•
*N.º documento: Número del documento registrado en DIAN (serie + folio).
•
*Fecha factura: Fecha de emisión del documento.
•
*Total factura: Monto total del documento (incluyendo IVA) en la moneda correspondiente.
•
*Subtotal factura: Subtotal del documento (sin impuestos).
•
*Total impuestos: Total de impuestos del documento.
2. Sección “Interlocutores”
•
*Emisor: Identificación fiscal del emisor, NIT, como viene registrada en el documento XML.

•
*Receptor: Identificación fiscal del receptor (Unilever Andina Colombia), NIT, como viene
registrada en el documento XML. Viene acompañado con un campo desplegable que muestra
el tipo de persona y el número interno de proveedor.
3. Sección “Documento xml”
•
*Documento XML: Contendrá el documento XML en formato AttachedDocument aprobado
previamente en DIAN, se habrá cargado aquí automáticamente.
4. Sección “Datos artículos”
•
*Descripción: Texto libre con la descripción del artículo.
•
*Cantidad: Cantidad registrada correspondiente a la línea indicada en la factura.
•
*Unidad medida: Tipo de unidad registrada para el concepto.
•
*Total: Valor total del ítem.
•
Orden de compra: Se cargará automáticamente desde el XML desde
/Invoice/cac:OrderReference/cbc:ID, si existen adicionales se cargarán desde
/Invoice/cac:AdditionalDocumentReference/cbc:ID. Es posible también enviar varias
dentro de OrderReference siempre que estén separadas por punto y coma “;”.
•
MIGO / Nota de remisión: Número de MIGO o Nota de remisión, se cargará desde el
XML desde /Invoice/cac:DespatchDocumentReference/cbc:ID
•
Código de provisión: mandatorio únicamente para el caso de gastos asociados

5. Sección “Datos extra”
•
Codigo de vendedor: Es el código de proveedor Unilever que se cargará
automáticamente siempre y cuando haya completado el proceso de solicitud del
usuario. Esto debe coincidir con su Orden de compra o solicitud de alta en Velocity.
•
*Grupo del proveedor: Grupo al que pertenece el proveedor que determina las
características del documento reportado en el portal así como las reglas de
validación que se aplicarán sobre el mismo, importante se identifique correctamente
este dato; en la mayoría de los casos habrá quedado asignado automáticamente y
no debe modificarse. Existen las siguientes opciones:
•
Tipo de nota: Campo necesario de registro para notas de crédito y débito donde se
ha de describir la naturaleza de la misma:
•
Anticipo: Indicar si su factura está relacionada con la compensación de un anticipo.
Valores posibles: Sí/No.

•
Prefactura: Necesario registrar el número de Prefactura cuando el Grupo del
proveedor se haya registrado con el valor “Prefactura”. Deberá comenzar por “PF” y
tener 6 dígitos. Siempre que vengan con el formato correcto en el XML se cargará
automáticamente desde éste desde /Invoice/cac:OrderReference/cbc:ID, si existen
adicionales se cargarán desde /Invoice/cac:AdditionalDocumentReference/cbc:ID. Es
posible también enviar varias dentro de OrderReference siempre que estén
separadas por punto y coma “;”.
•
Observaciones Unilever: Este dato debe quedar vacío para que el documento pueda
ser procesado, será llenado por Unilever Andina Colombia en los casos donde se
requiera una revisión manual por un agente para permitir el procesamiento o bien
reportar algún problema con el documento de forma que pueda ser atendido por el
proveedor.
•
TRM: Tasa de cambio en caso de que el documento no estuviese emitido en COP.
Aquí se cargará lo registrado en el XML que se haya informado ante DIAN.
El resto de campos de la sección no deben ser considerados por el proveedor.
Nota: Los campos sombreados no son editables. Todos los datos de esta sección
editables deben ser capturados manualmente salvo el “Código del vendedor” que podría
estar precargado durante el alta.
6. Sección “Adjunto”
Nota: Campos marcados con asterisco (*) son los mandatorios para el proceso.
•
*Tipo anexo: Determina el tipo de documento adicional para adjuntar, en
algunos casos se requerirá incluir varios de estos anexos de acuerdo al Grupo
de proveedor.
•
*Anexo: Fichero a cargar, el formato del archivo a cargar dependerá del Tipo
anexo seleccionado.

5.3.2 Información complementaria

Por petición de Unilever Andina Colombia Ltda, es necesario agregar
información específica según el grupo del proveedor al que pertenezca, para
ello, es necesario ubicar y seleccionar la opción correspondiente dentro de la
pantalla de carga.
Dentro del formulario las principales áreas a las que se debe prestar atención para el
llenado son las siguientes:

1. Orden de compra: Para facturas con Orden de Compra, los documentos deben
traer la orden de compra en el XML en el campo OrderReference, de la misma
manera que vienen en las órdenes de compra:
PO(8 Dígitos), ejemplo PO12345678
PM(8 Dígitos), ejemplo PM12345678
10 dígitos comenzando con 45, ejemplo 4512345678
10 Dígitos comenzando con 42, ejemplo 4212345678
Por favor, no utilice espacios, puntos o caracteres especiales de ningún tipo entre,
antes o después de la PO. Por Ejemplo:
PO 12345678
PO#12345678
OCPO-12345678
En caso de que envie 1 factura, con múltiples órdenes de compra, pueden colocar
múltiples números de orden de compra en el XML en el campo OrderReference
separados por “;” También puede enviar las otras PO en
AdditionalDocumentReference, y como es multicampo, puede poner 1 PO por
AdditionalDocumentReference.
2. MIGO/Nota de remisión: Los documentos deben traer la nota de remisión o el

número de recepción (GR) en el XML en el campo DespatchDocumentReference de
la siguiente manera :
10 dígitos comenzando con 5, ejemplo 5123456789
Comenzando con REM, ejemplo REM123456 cuando sea una nota de remisión

3. Adjuntos: Todos los escenarios requerirán agregar algún tipo de adjunto, será
imprescindible seleccionar el Tipo anexo correcto y adjuntar el documento.
4. Datos extra: El llenado de esta sección variará entre grupos de proveedor, pero
los más importantes serán el “Código de vendedor” y el “Grupo del proveedor”,
ambos deben cargar en automático. En la sección anterior se detallan todos
ellos y a continuación se especifica detallado en base al grupo de proveedor.
5. Botón enviar: Una vez el documento no contenga ningún error deberán pulsar
el botón para que pase a la siguiente fase de validación de Unilever.
A continuación se describirá el requerimiento del llenado de Datos extra, Adjuntos y de

detalle para cada uno de los escenarios acorde al grupo del proveedor.
Campos mínimos requeridos por tipo de proveedor:
Grupo de proveedor “Con orden de compra”

•
Campo Código de Vendedor requerido, se autocompleta si está registrado.
•
Necesario reportar el número de orden de compra asociado.
•
Necesario reportar el número de MIGO/Remesa/Número de remisión asociado.
•
Se deberá anexar el PDF de la factura.
Importante: El sistema realiza la validación de la PO indicada manualmente o en el

propio XML.
Al estar el campo vacío o con número que no le corresponda, se estará mostrando en

pantalla un error que no permitirá continuar con el flujo completo hasta que se coloque
el correcto.
Si está indicado en el XML, tendrá que generar una nota de crédito y generar otra
factura/XML según lo establece la DIAN.
En caso de error porque no esté registrada la orden de compra levantar un ticket en

HelpDesk o buscar a su comprador para revisar el detalle.
Si la orden de compra tiene el mismo día de fecha de emisión de la factura esperar 24

horas antes de cargarla en el portal.

Grupo “Prefactura”
•
•
Necesario reportar el número de prefactura asociado.
•
Grupo de proveedor “Comex honorarios”

•
•
•
Grupo “Gastos asociados”

•
•
•
Necesario reportar el código de provisión en el campo del mismo nombre en el
detalle
•
Grupo de proveedor “Consignado”

•
•
•
•
Se deberá anexar un Excel de consigna con los consumos en formato
xlsx/xls/ods/csv de forma mandatoria.
Grupo de proveedor “Sin orden de compra”

•
Campo Código de Vendedor requerido, se autocompleta si está
registrado.
•

Datos adicionales para documentos de tipo “Nota de Crédito”, “Nota de

Débito”
•
•
Tipo de Nota. Se debe seccionar el tipo de nota correspondiente a la
transacción.
•

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Como enviar facturas emitidas a

5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever Andina Colombia Ltda..................................................................................8

5.3 Cargar y enviar facturas.............................................................................................................................................................................15

NOTA: Se recomienda utilizar los navegadores Mozilla Firefox o Google Chrome.

Importante: En la sección 5 del documento tendrá toda la información necesaria para

La notificación que recibirá se ve como se muestra a continuación:

Importante: Es necesario buscar las notificaciones dentro de su cliente de correo dentro de

3. Cambio de contraseña al ingresar al portal.

Si se ha cambiado la contraseña correctamente, se notificará el cambio vía

El servicio de recuperación de credenciales es autoservicio, sin embargo si

Importante: Únicamente existirá una cuenta de usuario proveedor por compañía,

3. Cambio de contraseña al ingresar al portal. | 5

1. Se haya completado su registro y haya logrado entrar a la pantalla de inicio.

2. Revise su pantalla de inicio y se familiarice con las secciones y los botones.

1. Uso de navegador: Mozilla Firefox o Google Chrome.

2. Proporcione un correo que puede recibir notificaciones y avisos que no caigan en

3. Revise su bandeja de SPAM o la carpeta de “Correos no deseados”.

4. Completar su proceso de alta. Una vez completado su proceso de alta como

4.2. Iniciar sesión

La contraseña de acceso al servicio enviada por defecto por el administrador

El link de acceso al portal es el siguiente:

Se deberán colocar las credenciales correspondientes:

En la pantalla de acceso a la plataforma, se ven los siguientes campos:

 Usuario. Permite indicar el login de usuario.

 Contraseña. Permite indicar la contraseña asociada al usuario.

5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever

En la pantalla de inicio podrán ver las siguientes opciones:

1. Menú Documentos. Contiene opciones que se pueden realizar sobre los

2. Botón Solicitud de Ayuda. Permite acceder al formulario de ayuda de Helpdesk de

• Pendientes de tratar. Contempla todos los documentos que necesitan una

• Pendientes de tratar manual. Contiene documentos con errores que impiden

5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever Andina Colombia Ltda | 8

Helpdesk para los siguientes pasos o corrija el error correspondiente

• Por acusar SAP. El documento ya ha sido enviado al sistema interno de

• Acusados recepción factura (030). Los documentos han sido recepcionados

• Acusados aceptados expresamente (033). Los documentos fueron

• Acusados rechazados (031). Los documentos fueron rechazados del lado de

4. Documentos Eliminados. Permite almacenar los documentos que han sido

6. Archivados. Almacena los documentos enviados y en situación final. Se entiende

Importante: Revisar constantemente las carpetas para corroborar que no se tengan

5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever Andina Colombia Ltda | 9

5.2 Acciones sobre documentos.

Ubicación de los botones en el panel de inicio

Acercamiento a los botones

Editar. Permite editar un documento accediendo a la pantalla de edición

• Contenido. Permite exportar a un fichero el contenido de los documentos

5. Carga de datos y envío de facturas a Unilever Andina Colombia Ltda | 10

Importante: El resto de botones no especificados dentro de este manual, no se

2) Ver detalles del documento.

Paso 1. Seleccionar un documento haciendo clic sobre el.

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Ejemplo de filtro por número de factura

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Paso 4. En la pantalla principal del filtro debe aparecer el parámetro

Paso 5. Aceptar. Tras aceptar la ventana desaparece y se muestra la lista de

Criterios del filtro activo sobre una carpeta.

4) Crear una consulta.

Dentro del portal de proveedores es posible hacer consultas o filtros temporales.

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5.3 Cargar y enviar facturas

La factura debe venir adjunta en el correo en formato “AttachedDocument” tal como