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Manual de Usuario

Manual de Usuario

MANUAL DE USUARIO DE EF4KTUR


Manual de usuario de ef4ktur

1. Introduccin

2. Requerimientos mnimos:

2.1 Sistema operativo

2.2 Dependencias

3. Gestin de recursos

3.1 Gestin de unidades

3.2 Gestin de conceptos

3.3 Gestin de Clientes/Proveedores

3.4 Gestin de sociedades


4. Casos de uso

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4.1Crear una factura

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4.2 Firmar/Emitir una factura

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4.3 Pasar una factura firmada a borradores

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4.4 Enviar una factura

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4.4.1 Histrico de envos

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4.5 Facturas rectificativas

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4.6 Eliminar facturas

22

4.7 Importacin de facturas

22

4.8 Imprimir listado

23

4.9 Gestionar facturas recibidas

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4.10 Validar con ef4ktur las facturas recibidas

27

4.10.1 Ampliacin de la firma de facturas facturae

28

4.10.2 Casusticas de validacin de facturas destacables

28

4.10.2.1 Firma con sello de tiempo

28

4.10.2.2 Firma sin sello de tiempo

28

4.10.2.3 Firma con certificado expirado

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4.10.2.4 Firma con certificado revocado con firma bsica

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4.10.2.5 Firma con certificado no soportado por Ef4ktur

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4.11 Validar la firma de un documento PDF con Adobe Reader

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4.12 Desglosar el IVA

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4.13 Conocer las estadsticas

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5. Sistema de ayuda

37

6. Backups

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7. Sistema de nmero de factura

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8. Mapa de ef4ktur

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9. Glosario

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1. INTRODUCCIN
Ef4ktur es un aplicativo orientado a la gestin de facturacin electrnica, el objetivo principal del aplicativo es
crear y gestionar facturas electrnicamente. Este aplicativo est orientado a pequeas y medianas empresas,
y tambin a trabajadores autnomos.
A travs de ef4ktur se puede realizar la facturacin de una forma fcil y orientada al usuario que no dispone
de conocimientos avanzados para esta tarea. Con ef4ktur resulta sencillo realizar tareas tales como crear,
eliminar, enviar, archivar o firmar facturas. Estas facturas hacen uso de los estndares de formato Facturae y
Portable Document File (PDF).
Tambin con Ef4ktur se pueden recibir facturas electrnicas realizndose la correspondiente validacin del
formato de la factura y de la firma electrnica.
Adems de trabajar con dos formatos de facturas, tambin trabaja con dos tipos de firmas: la firma digital
bsica, que certifica que el firmante es quin dice ser, y la firma digital avanzada, que adems de certificar lo
anterior, tambin garantiza que el documento no ha sido modificado desde el momento en el que se cre.

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2. REQUERIMIENTOS MNIMOS:
2.1 SISTEMA OPERATIVO
El sistema operativo es un software orientado a la administracin de los recursos de un ordenador. Este
conjunto de los programas es de los ms importantes para que ordenador pueda funcionar. Es totalmente
necesario para que otros programas puedan funcionar (p.e: navegadores web, procesadores de texto...). El
SS.OO ms extendido hoy en da es Microsoft Windows, aunque con el paso del tiempo los sistemas
operativos basados en software libre (GNU/Linux, *BSD...) se estn consolidando como alternativa real.
Ef4ktur est diseado para poder ser utilizado en los siguientes sistemas operativos:

Microsoft Windows XP/7/8: http://www.microsoft.com/spain/windowsxp/default.mspx


Ubuntu GNU/Linux 8.04 LTS: http://www.ubuntu.com/getubuntu/download
MacOSX Snow Leopard/Lion/Mountain Lion/Mavericks/Yosemite : http://www.apple.com/es/macosx/

2.2 DEPENDENCIAS
Al hablar de dependencias, nos referimos a otros programas que son necesarios para que ef4ktur pueda
funcionar. Como ef4ktur es programa hecho en Java, necesita la mquina virtual de Java para poder
funcionar.
Como ejemplo de otros programas que utilizan la mquina virtual de Java tenemos a OpenOffice.org 2 o a
Azureus.
Esta mquina virtual se encuentra en el paquete Sun Java 6 Runtime Environment (JRE 6) y se necesita esta
versin o alguna superior. En el caso de MacOSX, a partir de la distribucin Mountain Lion, se recomienda Sun
Java 8 Runtime Environment (JRE 8).
Adems, tener en cuenta que a la hora de descargarse la JRE correspondiente, hay que comprobar si el
sistema operativo es de 32 bits o 64 bits.
Puede descargarse desde: http://www.java.com/es/download/manual.jsp

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3. GESTIN DE RECURSOS
ef4ktur funciona con una serie de recursos que deben establecerse con antelacin a la creacin de las
facturas. Despus, se tendr acceso a estos recursos durante la creacin y modificacin de las facturas.
Existen cuatro tipos de recursos:

Unidades

Conceptos

Mis sociedades

Clientes/Proveedores

Un concepto, es el producto o servicio que se le factura al cliente. Un concepto podra ser por ejemplo, Agua
(como producto) o Soporte tcnico (como servicio). Utilizaremos los conceptos para detallar qu es lo que
estamos facturando al cliente, pero para contar o medir esas cantidades hay que utilizar unidades, lo que
obliga a todos los conceptos a que tengan unidades relacionadas.

Las unidades se utilizan para contar o medir los conceptos que estamos facturando, son bsicamente,
unidades de medida. No podemos facturar dos Aguas o cinco Soportes tcnicos, hay que definir en todo
momento qu es lo que estamos facturando. Por ejemplo, para medir el agua que estamos facturando
podramos utilizar litros o botellas, y para medir el soporte tcnico que estamos facturando, podramos
utilizar horas o jornadas.

Los clientes y/o proveedores son personas fsicas, jurdicas o sin personalidad jurdica, a los que se pueden
emitir y enviar las facturas. La mima persona puede ser un cliente, un proveedor o ambas cosas.
Las sociedades son las personas fsicas, jurdicas o sin personalidad jurdica que emiten las facturas.

No se puede crear una factura sin tener al menos un recurso de cada tipo.

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3.1 GESTIN DE UNIDADES

El primer paso para crear recursos es crear unidades. Para ello se debe acceder a Gestin > Unidades.

Una vez en la seccin aparecer un listado con varias unidades genricas. Para crear una nueva unidad se
debe hacer click sobre Aadir.

Se mostrar una ventana donde aparece un campo para aadir la descripcin, donde aadiremos el nombre
de la unidad (minutos, jarras...).

Aadida la unidad, esta aparecer en el listado.

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3.2 GESTIN DE CONCEPTOS

Estando definidas las unidades, es posible definir conceptos. Para crear un nuevo concepto, se debe acceder a
Gestin > Conceptos.

De nuevo se visualizar un listado. Este contiene el concepto llamado Concepto genrico, puede crearse un
nuevo concepto haciendo click sobre el botn Aadir.

Aparecer una ventana donde se deben establecer las caractersticas del concepto:

Descripcin: El nombre que mostrar el concepto.

Unidad de medida: Permite elegir una de las unidades creadas anteriormente.

Importe unitario: Es el importe unitario por defecto.

Divisa: Vendr fijada a Euros en esta versin.

IVA (%): Podemos seleccionar la cantidad de IVA: 0%, 4%, 7% y 16%.

Retencin: Permite especificar un porcentaje y seleccionar el impuesto.

Recargo de equivalencia (%): Permite especificar el recargo de equivalencia.

Una vez creado el concepto aparecer en el listado.

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3.3 GESTIN DE CLIENTES/PROVEEDORES

Para que una factura vaya dirigida a alguien, ste debe figurar entre los clientes/proveedores, para aadir
uno, hay que acceder a Gestin > Clientes/Proveedores y hacer click sobre el botn Aadir.
Para crear un cliente y/o proveedor necesitaremos informacin como su nombre, direccin postal, CIF, email,
etc. Dependiendo de si el sujeto es una persona fsica, jurdica o sin personalidad jurdica, se activarn unos
campos u otros.
Adems de esto, podremos enviarle facturas mediante servicio web si contamos con los datos
correspondientes.
Los campos relacionados con el servicio web son los siguientes:

Punto de salida: Endpoint del servicio web para que el cliente de envo se conecte.

Operacin: Operacin del servicio web que admite el envo de adjuntos.

Namespace: Namespace de la respuesta una vez invocada la operacin del servicio web .

Nodename: Nodo de respuesta con la informacin.

Los clientes/proveedores tambin cuentan con un campo Favorito, los clientes y/o proveedores que tengan
este campo marcado, sern los primeros en aparecer en el listado. El orden entre los clientes y/o proveedores
favoritos se realiza alfabticamente.

El campo Tipo de pago diferencial influir sobre la fecha de vencimiento calculada en el momento de la
creacin de la factura.

El campo ROL tiene los siguientes valores:

Clientes: Los clientes aparecern como receptores en las facturas emitidas.

Proveedores: Los proveedores aparecern como emisores en las facturas recibidas.

Ambos: La entidad tiene ambos roles: cliente y proveedor.

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3.4 GESTIN DE SOCIEDADES

Para poder emitir una factura, se necesitar una sociedad, para aadir una, hay que acceder a Gestin > Mis
Sociedades y hacer click sobre el botn Aadir.

Se abrir una ventana que nos solicitar los datos del sujeto. Dependiendo de si el sujeto es una persona
fsica, jurdica o sin personalidad jurdica, se podrn definir unos campos u otros.

Serie facturas: La serie con la que comenzarn todos los nmeros de factura emitidos por esta sociedad.

Serie rectificativas: La serie con la que comenzarn todos los nmeros de las facturas rectificativas.

Nmero de cuenta: El nmero de cuenta bancaria de la sociedad.

Localidad, libro, folio, tomo, seccin, hoja y otros: Datos de la sociedad en el registro mercantil.

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El campo email de la sociedad, es un campo que se aade a la factura, para que cuando el cliente y/o
proveedor reciba la factura, pueda contactar con la sociedad a travs de correo electrnico en caso de que
surgiese algn problema.

Las sociedades son emisores de facturas en las facturas emitidas y receptores en las facturas recibidas.

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4. CASOS DE USO
4.1CREAR UNA FACTURA
Para crear una factura, hay que ir a la seccin de facturas de ef4ktur, Facturacin > Facturas emitidas.

Se mostrar la ventana de facturas, en este momento estaremos en la pestaa borrador, esta pestaa es el
lugar desde el que pueden crearse nuevas facturas. Para crear una, hay que hacer click sobre el botn Nueva
Factura situado en el lado derecho de la ventana.
Al hacer click se abrir una nueva ventana en la para crear el borrador de una factura.
En esta ventana pueden establecerse las siguientes opciones:

Cabecera
o

Versin: Versin del formato facturae con la que ser compatible nuestra factura.

Serie de factura: La serie con la que comenzar la factura. ef4ktur establece por defecto la de la
sociedad.

Nmero de factura: El nmero de factura que sigue a la serie.

F. Operacin: Fecha de operacin de la factura.

F. Emisin: La fecha con la que se emite la factura.

Periodo de facturacin
o

Desde: Fecha en la que se comienzan a facturar los conceptos de la factura.

Hasta: Fecha en la que se terminan de facturar los conceptos de la factura.

Otros datos
o

Cdigo de pedido: Cdigo de pedido segn la normativa del usuario

Cdigo de contrato: Cdigo de contrato segn la normativa del usuario

Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento de la factura.

Concepto: Concepto general sobre la factura.

Gestionar albaranes: Permite aadir una descripcin de albarn junto a su fecha y borrarlos.

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Datos del emisor de la factura


o

Razn social: Men desplegable donde se puede seleccionar uno de los recursos Mis sociedades
establecido con anterioridad.

Direccin: Direccin fsica de la sociedad.

Datos del receptor de la factura


o

Razn social: Men desplegable donde se puede seleccionar el recurso Clientes/Proveedores


establecido con anterioridad.

Direccin: Direccin fsica del cliente y/o proveedor.

Contacto adicional: Informacin de contacto adicional del cliente y/o proveedor.

Tipo de pago: La forma en la que se efectuar el pago.

Datos de contratante: Permite asociar a la factura, la oficina contable, rgano gestor, unidad
tramitadora y rgano proponente, a fin de cumplir con la Orden HAP/1074/2014. En caso de que
el receptor tenga los datos anteriores precargados podr seleccionarlos, en caso contrario, el
usuario tendr que darlos de alta.

Detalles de los conceptos de la factura: Aqu pueden aadirse conceptos y cantidades y ef4ktur realiza
los clculos econmicos necesarios.

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Hay que tener en cuenta que si se quiere crear la factura sin datos de contratante pero el receptor posee
datos de contratante, la aplicacin mostrar un mensaje y no podr crearse la factura.

Desde este momento la factura ya est creada en borrador.

4.2 FIRMAR/EMITIR UNA FACTURA


Una vez la factura ha sido creada, estar en borrador, accediendo a Facturacin > Facturas emitidas >
Facturas y despus a la pestaa Borrador aparecer listada.
Para firmar/emitir la factura, hay que seleccionarla y despus hacer click sobre el botn Firmar/Emitir. De
esta manera comenzar el proceso de firma:

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En ese momento aparecer una ventana pidiendo la contrasea del certificado. Aadiendo la contrasea
correcta y pulsando Aceptar se firmar/emitir una factura.

Si se introduce mal la contrasea ef4ktur lo notificar:

Como la factura ahora est firmada/emitida, esta ha sido movida a la pestaa Emitidas. Si el mtodo de firma
est mal configurado, se recibir el siguiente mensaje de error:

Si la tarjeta es incorrecta o defectuosa, el usuario recibir el siguiente mensaje de error:

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4.3 PASAR UNA FACTURA FIRMADA A BORRADORES

Es posible deshacer el paso de emitir una factura, sea esta convencional o rectificativa. Para ello, estando en
la pestaa Borradores, hacemos clic en la opcin Pasar a borrador del men.

Al hacer click, ef4ktur mostrar la siguiente advertencia:

Como se aprecia en la ventana, necesitamos tener seleccionado el mismo certificado para poder realizar este
paso hacia atrs. Comprobamos que tenemos la tarjeta adecuada en el lector, o en su defecto el certificado
de software adecuado seleccionado en la configuracin, y hacemos click en Aceptar.

A continuacin veremos la ventana de insercin de contrasea:

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Hacemos click en Aceptar y la factura pasar otra vez a Borradores.

En caso de no haber utilizado el mismo certificado para realizar esta accin, recibiremos el siguiente mensaje
de error:

En el caso de pasar una factura que haya sido intentada enviar y que el error en el envo est relacionado con
un time-out, el sistema no permitir su paso a borrador, ya que cabe la posibilidad de que sta haya sido
procesada por el cliente y/o proveedor.

En este caso se recomienda volver a intentar el envo de la factura y si sta se rechaza (siempre que el
rechazo no sea por time-out), se podr pasar a borrador.

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4.4 ENVIAR UNA FACTURA


Ef4ktur permite el envo de facturas a travs de dos canales:

Correo electrnico

Servicio web

Las facturas se pueden enviar siempre que su estado no sea borrador, podrn enviarse si estn en emitidas,
enviadas y archivadas. Tanto si son facturas ordinarias como si son facturas rectificativas.
Para enviar la factura, esta se selecciona desde el listado correspondiente, una o varias facturas y despus se
hace click en el botn Enviar.
A continuacin, y dependiendo de la configuracin de ef4ktur, el aplicativo nos permitir enviar la factura a
travs del canal que est disponible.
Suponiendo que tenemos ef4ktur configurado para que ambos canales estn disponibles, este nos mostrar
la siguiente ventana dnde podremos seleccionar nicamente uno de los canales:

Si seleccionamos el envo de factura(s) por correo electrnico, se nos mostrar la siguiente ventana para
rellenar los datos.
Habr que proceder a aadir los parmetros del mensaje: el destinatario, el asunto y el contenido.

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Cuando hayamos terminado de configurar el envo, haremos click sobre el botn Aceptar. Aparecer una
ventana confirmando el envo del mensaje de correo electrnico.

En el caso de seleccionar envo por el servicio web del receptor aparecer una ventana en la que se podr
seleccionar en qu formato enviar la factura: formato PDF, formato facturae, o ambos.

Tras enviar aparecer la siguiente ventana de confirmacin:

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4.4.1 Histrico de envos


El histrico de envos guarda el estado de todos los envos de una factura, tanto de los correctos como de los
errneos. No importa cul sea el estado de la factura (Borrador, Emitida...) o qu tipo de factura sea
(Rectificativa...), una factura siempre tendr su propio histrico de envos. Siempre que tengamos una factura
seleccionada veremos el botn Histrico de envos en el men derecho.

En la siguiente imagen podemos apreciar cmo muestra la informacin el histrico de envos:

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4.5 FACTURAS RECTIFICATIVAS

Una factura rectificativa es aquella que se usa para anular otra factura anterior. Esta factura hace referencia a
una de las facturas que se han creado con antelacin, invalidando aquella y tomando esta la validez legal.
Para crear una factura rectificativa, primeramente hay que encontrar la factura que queramos rectificar,
cuando se haya localizado, hay que seleccionarla y despus hacer click sobre el botn Generar rectificativa.
Aparecer una ventana de creacin de una nueva factura rectificativa. Esta ventana es muy parecida a la de
crear facturas, la diferencia es que en la parte superior pueden verse tres campos ms, llamados Factura
referenciada, Motivo de rectificacin y Descripcin. Factura referenciada muestra el nmero de la factura
que se desee invalidar y rectificar. Motivo de rectificacin permite seleccionar el motivo por el cual estamos
generando esta nueva factura rectificativa. Descripcin es un campo que se activa a partir de la versin 3.2
del formato Facturae y permite que aadamos una descripcin a la rectificacin. Cuando la factura
rectificativa est creada, esta pasar a la seccin Facturas rectificativas y ser de tipo Borrador.
Si la factura no se ve en el listado de borradores, esto se debe a que el usuario actualmente se encuentra en
la zona de facturas, y no en la de facturas rectificativas, para acceder a esa zona, hay que ir a Facturacin >
Facturas emitidas > Facturas rectificativas.

Teniendo una factura rectificativa como borrador, el proceso de emisin y envo de esta es el mismo que el de
las facturas que no son rectificativas.

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4.6 ELIMINAR FACTURAS

Las facturas Firmadas/Emitidas no pueden eliminarse, por lo que las nicas facturas que podrn eliminarse
son las que aparezcan en el listado de la pestaa Borrador.
Mientras las facturas estn en borrador, estas podrn ser eliminadas, tanto si son facturas convencionales
como rectificativas.
Para eliminar una factura, se selecciona desde el listado de la seccin Borrador, y se hace click sobre el botn
Borrar. La factura se borrar directamente.

4.7 IMPORTACIN DE FACTURAS

ef4ktur permite la importacin de facturas que hayan sido generadas en un sistema externo. Los formatos
soportados para la importacin de facturas son XML y CSV.
Las facturas slo pueden aadirse a travs de la pestaa borrador de las facturas no rectificativas, haciendo
click sobre el botn Importar.
Despus aparecer una ventana donde puede seleccionarse el tipo de documento a importar.
Se abrir una ventana del explorador para buscar el fichero XML o CSV que se desee importar a ef4ktur.
Si la factura importada es correcta y cumple los estndares establecidos por el formato facturae, esta
aparecer en el listado de borradores de facturas no rectificativas.
A travs de la importacin de un fichero CSV es posible importar un conjunto de facturas.

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4.8 IMPRIMIR LISTADO

Es posible que durante nuestra experiencia con ef4ktur necesitemos generar un fichero donde aparezca un
listado de nuestras facturas. Ef4ktur permite crear un fichero CSV donde aparezcan las facturas y sus detalles.
Este fichero guarda las facturas de la seccin donde se encuentre el usuario. Si estamos en borrador e
imprimimos el listado, obtendremos un fichero CSV con todas las facturas en borrador, lo mismo ocurre con
las emitidas, enviadas, archivadas y recibidas. Este comportamiento tambin se da con las facturas
rectificativas. De esta forma conseguimos filtrar las facturas que imprimimos dependiendo de su estado.

Para generar el fichero CSV, nos posicionamos en la seccin de la que queramos obtener el listado de facturas
(tanto en facturas ordinarias como en rectificativas) y hacemos click en el botn Imprimir listado.

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Hecho esto slo nos queda seleccionar la ubicacin donde guardar la factura.

4.9 GESTIONAR FACTURAS RECIBIDAS

Ef4ktur es capaz de gestionar nuestras facturas recibidas, es decir, aquellas facturas que nos han sido
emitidas. El proveedor nos har llegar la factura por la va habitual (papel, mensaje de correo electrnico,
descarga desde un sitio web) y nosotros la importaremos en ef4ktur, en caso de facturas en papel podemos
digitalizarlas y cargarlas en ef4ktur.

Para gestionar las facturas recibidas con ef4ktur, vamos a Facturacin > Facturas recibidas > Facturas.

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Para aadir una factura recibida, hacemos click sobre el botn Recibir.

Despus veremos una ventana donde podremos seleccionar el formato en el que se encuentra la factura que
queremos importar:

Factura electrnica (.xml): Factura en formato Facturae.

Multiples facturas electrnicas (directorio): Seleccionamos una carpeta y se importarn todas las
facturas en formato Facturae que se encuentren dentro de la misma.

Documento PDF (.pdf): Factura en formato PDF.

Nueva factura digitalizada (png, jpg): Factura en formato de imagen. Podran incluirse tambin facturas
digitalizadas (escaneadas) y guardadas como documento PDF. Podran incluirse tambin facturas
digitalizadas (escaneadas) y guardadas como imagen.

Al aadir una factura electrnica, se realizar la validacin del formato facturae junto con la de la firma y se
incluir la factura en la pestaa de Facturas recibidas. El emisor y el receptor no podrn modificarse.

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No es posible extraer y procesar correctamente la informacin de facturacin de documentos con formato
PDF o formato de imagen. Al aadir una factura en formato PDF o en formato de imagen, se abrir una
ventana para crear una factura, donde podremos aadir los datos de la factura reflejados dentro del propio
archivo. De esta forma ef4ktur consigue que estas facturas tambin puedan ser guardadas en el programa y
que adems se puedan realizar operaciones sobre las mismas, como por ejemplo, generar informes de libro
de IVA, cosa que no sera posible si simplemente aadisemos el archivo en ef4ktur sin incluir ninguna
informacin adicional.

Listado de varias facturas recibidas:

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4.10 VALIDAR CON EF4KTUR LAS FACTURAS RECIBIDAS

Ef4ktur realiza la comprobacin de validez o validacin de todas las facturas recibidas que aadamos, siempre
que el formato de las mismas sea:

XML con formato facturae: En este caso realiza las siguientes validaciones:
o

Validacin de formato: asegura que la factura presentada est bien formada sintcticamente
(facturae)

Validacin contable: realiza todos los clculos necesarios para asegurar la validez de los datos

Validacin de firma:
o

Tipo de firma y certificado empleado

Integridad de la firma

Certificado vlido

Certificado no revocado

PDF: Realiza la validacin de firma


o

Validacin de firma:
o

Tipo de firma y certificado empleado

Integridad de la firma

Certificado vlido

Certificado no revocado

En las facturas que recibimos en formato de imagen no se realizan validaciones porque los formatos de
imagen no lo permiten.

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4.10.1 Ampliacin de la firma de facturas facturae


Cabe mencionar el hecho de que si ef4ktur detecta una factura facturae y esta tiene una firma bsica, la
intentar ampliar para que as tenga las propiedades de una firma avanzada (con sellado de tiempo).
Esto no siempre ser posible, ya que las propiedades de la firma deben cumplir con los criterios de
ampliacin.
El usuario podr consultar la situacin de la firma (junto con su ampliacin) desde la misma opcin de Validar

4.10.2 Casusticas de validacin de facturas destacables

4.10.2.1 Firma con sello de tiempo


Las firmas con sello de tiempo o avanzadas, son aquellas que gozan de plena validez para la aplicacin.

4.10.2.2 Firma sin sello de tiempo


Al importar una firma sin sello de tiempo, o bsica, el usuario tendr que decidir si darle validez o no, y as
importarla en la aplicacin.
De aceptarla la aplicacin intentar ampliarla para as convertirla en una firma avanzada.

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4.10.2.3 Firma con certificado expirado


Ef4ktur notificar al usuario de aquellas facturas que, siendo bsicas, su certificado haya expirado en el
momento de importarlas en la aplicacin.
A pesar de las circunstancias, el certificado no estaba expirado en el momento de realizar la firma, por lo que
debera ser considerada como vlida. Sin embargo, al tratarse de una firma bsica y no estar sellada se deja al
usuario decidir su validez, es decir si importarlo o no en la aplicacin.
As mismo, cabe destacar que una factura con certificado expirado no es apta para ser ampliada.

4.10.2.4 Firma con certificado revocado con firma bsica


A diferencia de las facturas con certificado expirado, las facturas con certificado revocado carecen de validez,
y no podrn ser importadas en la aplicacin.

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4.10.2.5 Firma con certificado no soportado por Ef4ktur


Ef4ktur solo comprueba el estado de revocacin de certificados 'Izenpe', 'Camerfirma' o 'DNIe'.

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4.11 VALIDAR LA FIRMA DE UN DOCUMENTO PDF CON ADOBE READER

La validacin de las facturas recibidas en formato PDF puede realizarse utilizando Adobe Reader 8 o superior,
que est disponible para todos los sistemas operativos soportados por ef4ktur.
Adobe Reader es un visualizador de documentos PDF, pero adems de tener esa funcionalidad, es capaz de
comprobar la validez de la firma digital de los documentos PDF.
La primera vez que esta aplicacin se utiliza para abrir un documento PDF firmado, la firma del PDF se ver de
la siguiente manera:

Esto significa que no se ha comprobado que el documento ha sido firmado con un certificado vlido. A causa
de esto, habr que aadir los certificados a travs de los que Adobe Reader comprobar si la firma es vlida.
Estos certificados los proporciona Izenpe, S.A. A travs de su sitio web en la siguiente direccin:
http://www.izenpe.com
Ahora hay que aadir los certificados en Adobe Reader. Para ello, en el programa hay que acceder a la seccin
Documento > Administrar identidades de confianza.

Se abrir una nueva ventana y en la seccin Mostrar hay que seleccionar Certificados, y se nos mostrarn
los certificados que estn aadidos a Adobe Reader, en este caso aparecer slo certificado de Adobe. Para
aadir nuevos certificados, hay que hacer click sobre el botn Agregar contacto... y se abrir una nueva
ventana.

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Se mostrar una nueva ventana, en esta ventana aparecen todos los certificados seleccionador para instalar,
la primera vez que se accede no s mostrar ninguno, se deben aadir los certificados haciendo click sobre el
botn Examinar.... Esto abrir un explorador que nos permitir navegar por nuestro disco duro para poder
aadir los certificados a Adobe Reader. Se pueden aadir todos los que hagan falta cada vez. Una vez se han
seleccionado todos los certificados necesarios la ventana mostrar un listado como el siguiente. Haciendo
click sobre el botn el botn Importar se aadirn estos certificados a Adobe Reader.

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Finalmente, volveremos a la ventana anterior y ah ser posible comprobar como ahora los certificados se han
aadido. Para terminar basta con pulsar el botn Cerrar.

Si haba un PDF abierto, este seguir mostrndose como no verificado. Para que se valide, basta con hacer
click sobre l, en este momento Adobe Reader comprobar su validez y se conectar a un servidor OCSP para
comprobar que no est revocado.
Una vez ha comprobado que la firma es vlida nos lo notificar.
Y la imagen de firma no verificada que se mostraba antes se modificar por la siguiente:

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4.12 DESGLOSAR EL IVA


En ef4ktur podemos desglosar los importes y su IVA asociado gracias a la herramienta Informe de libro de
IVA. Permite generar el informe de libro de IVA de las facturas:

Emitidas: Herramientas > Informe de libro de IVA de facturas emitidas

Recibidas: Herramientas > Informe de libro de IVA de facturas recibidas.

Genera un fichero CSV que puede abrirse con programas de hojas de clculo, como pueden ser
OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc o Microsoft Excel.

El informe de libro de IVA nos mostrar la misma informacin tanto para las facturas emitidas como las
recibidas. Debido a ellos realizaremos los siguientes ejemplos con las facturas recibidas.

El libro de facturas muestra en un listado las facturas que estn ef4ktur, y varios datos sobre ellas, entre
otros, el nmero de factura, el emisor, el receptor, el importe...

Se pueden filtrar las facturas para ver slo las que se han emitido y recibido entre dos fechas concretas, eso
puede realizarse haciendo click sobre el botn Buscar.

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Aparecern listadas las facturas que cumplan las condiciones establecidas en la ventana anterior.

Despus de comprobar que las facturas listadas son las que se desean, si se hace click sobre el botn Generar
informe, ser posible guardar en el disco duro un fichero CSV con el desglose del IVA del importe de las
facturas.

Fichero CSV generado por ef4ktur y abierto desde OpenOffice Calc:

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4.13 CONOCER LAS ESTADSTICAS

Es posible que el algn momento el usuario de ef4ktur desee conocer las estadsticas acerca de las facturas,
por ejemplo, cuantas estn en borrados, cuantas se han enviado, etc.
Esto puede realizarse haciendo uso de la herramienta Estadsticas.
Se puede acceder a esta herramienta utilizando el men superior: Herramientas > Estadsticas.
Nos muestra como estadstica la cantidad de facturas que hay en cada estado y el total de todas las facturas:

Facturas en borrador

Facturas emitidas

Facturas enviadas

Facturas archivadas

Facturas rectificativas en borrador

Facturas rectificativas emitidas

Facturas rectificativas enviadas

Facturas rectificativas archivadas

Finalmente, tenemos el men de seleccin de ao, para poder filtrar las estadsticas.

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5. SISTEMA DE AYUDA
El sistema de ayuda tiene tres entradas:
1.- Ayuda. A travs de este men tenemos acceso a la web donde podemos encontrar la documentacin del
aplicativo.
2.- Licencia. Aqu podemos ver las clusulas de la Licencia de Ef4ktur, Licencia de software libre EUPL.
3.- Acerca de..., que muestra informacin sobre el propio producto.

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6. BACKUPS
Para realizar una copia de seguridad de todo el aplicativo de forma ms rpida y sencilla, hay que acceder al
directorio donde se encuentra ef4ktur y copiar el directorio resources a un lugar seguro. El directorio
resources guarda, entre otras cosas: facturas, sociedades, clientes y/o proveedores, configuraciones...

Para recuperar el backup, slo hay que sobrescribir el directorio resources del aplicativo por la copia de
seguridad que realizamos anteriormente, aunque al tratarse de una tarea delicada se recomienda contactar
con el soporte tcnico.

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Manual de Usuario

7. SISTEMA DE NMERO DE FACTURA


ef4ktur cuenta con su propio sistema automatizado para la generacin del nmero de factura.
Esto significa que el usuario puede introducir el nmero de factura manualmente segn su normativa, o
puede delegar esta tarea en ef4ktur.
Este sistema genera un nmero de factura basndose en los siguientes parmetros:

Serie de factura: Se establece en la sociedad y cada una de las sociedades puede tener su propia serie de
factura.

Nmero de factura: Es un nmero incremental que se concatena despus de la serie de factura. Por cada
nueva factura ef4ktur incrementa este nmero de factura en 1.

Si por ejemplo, tenemos una sociedad cuya serie de factura es SERIE y por cada nueva factura creada dejamos
que ef4ktur se encargue de los nmeros de factura, obtendramos el siguiente resultado:

Orden de creacin de factura

Nmero de
factura

1 factura

SERIE1

2 factura

SERIE2

3 factura

SERIE3

4 factura

SERIE4

No importa que haya alguna factura a la que se le haya establecido el nmero manualmente, ef4ktur
calcular cual es el nmero de factura ms alto establecido y seguir incrementando el nmero a partir de l.
Un ejemplo sera el siguiente:

Orden de creacin de factura

Modo de gestin

Nmero de factura

1 factura

ef4ktur

SERIE1

2 factura

ef4ktur

SERIE2

3 factura

manual

SERIE5000

4 factura

ef4ktur

SERIE5001

5 factura

manual

SERIE2500

6 factura

ef4ktur

SERIE5002

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Manual de Usuario

8. MAPA DE EF4KTUR

Facturacin: Permite gestionar facturas convencionales y rectificativas. Tambin permite cerrar ef4ktur.
o

Facturas emitidas

Facturas: Muestra el listado con las pestaas de estado de las facturas convencionales:
o

Borrador: Es el estado inicial al crear una factura. Mientras est en borrador puede
modificarse.

Nueva factura: Abre una nueva ventana donde se pueden introducir los datos
para crear una nueva factura.

Modificar: Abre una nueva ventana donde se pueden modificar los datos de una
factura ya existente.

Borrar: Elimina la factura seleccionada.

Firmar/Emitir: Firma la factura.

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas en
borrador por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Importar: Permite importar una factura desde un fichero XML.

Imprimir listado: Exporta en CSV el listado de facturas de la pestaa actual.

Emitidas: La factura ha sido firmada y ya no puede modificarse.

Enviar: Abre una nueva ventana que permite establecer el destinatario, asunto,
texto y formato de la factura a enviar por correo electrnico.

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

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Manual de Usuario

Generar rectificativa: Abre la ventana de creacin de una factura rectificativa para


la factura que tenamos seleccionada antes de elegir esta opcin.

Pasar a borrador: Hace que la factura seleccionada vuelva a borradores. Es


necesario volver a utilizar el certificado que se utiliz al emitir la factura.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas emitidas
por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Imprimir listado: Exporta en CSV el listado de facturas de la pestaa actual.

Enviadas: La factura ha sido enviada al cliente y/o proveedor.

Reenviar: Abre una nueva ventana que permite establecer el destinatario, asunto,
texto y formato de la factura a enviar por correo electrnico.

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Archivar: Cambia el estado de la factura a "Archivada".

Generar rectificativa: Abre la ventana de creacin de una factura rectificativa para


la factura que tenamos seleccionada antes de elegir esta opcin.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas enviadas
por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Imprimir listado: Exporta en CSV el listado de facturas de la pestaa actual.

Archivadas: La factura ha sido archivada, es el ltimo estado de una factura.

Reenviar: Abre una nueva ventana que permite establecer el destinatario, asunto,
texto y formato de la factura a enviar por correo electrnico..

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas archivadas
por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

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Manual de Usuario

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Imprimir listado: Exporta en CSV el listado de facturas de la pestaa actual.

Facturas rectificativas: Muestra el listado con las pestaas de estado de las facturas rectificativas.
o

Borrador: Es el estado inicial al crear una factura. Mientras est en borrador puede
modificarse.

Modificar: Abre una nueva ventana donde se pueden modificar los datos de una
factura ya existente.

Borrar: Elimina la factura seleccionada.

Firmar/Emitir: Firma la factura.

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas en
borrador por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Emitidas: La factura ha sido firmada y ya no puede modificarse.

Enviar: Abre una nueva ventana que permite establecer el destinatario, asunto,
texto y formato de la factura a enviar por correo electrnico.

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas emitidas
por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Pasar a borrador: Hace que la factura seleccionada vuelva a borradores. Es


necesario volver a utilizar el certificado que se utiliz al emitir la factura.

Enviadas: La factura ha sido enviada al cliente y/o proveedor.

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Manual de Usuario

Reenviar: Abre una nueva ventana que permite establecer el destinatario, asunto,
texto y formato de la factura a enviar por correo electrnico.

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Archivar: Cambia el estado de la factura a "Archivada".

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas enviadas
por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Archivadas: La factura ha sido archivada, es el ltimo estado de una factura.

Reenviar: Abre una nueva ventana que permite establecer el destinatario, asunto,
texto y formato de la factura a enviar por correo electrnico..

Histrico de envos: Abre la herramienta con el mismo nombre y muestra los


envos realizados sobre la factura seleccionada previamente.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF en el lector de PDFs por defecto del
sistema.

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas archivadas
por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Guardar como: Permite guardar la factura en el disco en formato PDF o XML.

Facturas recibidas
o

Facturas

Facturas recibidas

Recibir: Aadir una factura recibida.

Modificar: Abre una nueva ventana donde se pueden modificar los datos
de una factura ya existente.

Borrar: Elimina la factura seleccionada.

Pre visualizar: Abre la factura en formato PDF (resumen) o HTML


(completa)

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Manual de Usuario

Adjuntos: Permite gestionar (aadir, eliminar o pre visualizar) los ficheros


adjuntos de la factura. Admite cualquier tipo de fichero.

Buscar: Abre una ventana de bsqueda que permite buscar las facturas en
borrador por razn social de la sociedad, CIF, fecha de emisin, etc.

Imprimir listado: Exporta en CSV el listado de facturas de la pestaa


actual.

Validacin: Valida las facturas en formato XML de Facturae y en PDF.

Salir: Salir de ef4ktur.

Gestin: Permite gestionar los recursos.


o

Mis sociedades: Se accede a la lista de sociedades y se pueden realizar las siguientes acciones
sobre ellos:
o

Aadir: Aadir nuevas sociedades.

Modificar: Modificar las sociedades.

Borrar: Borrar sociedades.

Exportar: Guardar las sociedades a un archivo CSV

Importar: Importar sociedades desde un archivo CSV

Clientes/Proveedores: Se accede a la lista de clientes y/o proveedores y se pueden realizar las


siguientes acciones sobre ellos:
o

Aadir: Aadir nuevos clientes y/o proveedores.

Modificar: Modificar los clientes y/o proveedores.

Borrar: Borrar clientes y/o proveedores.

Exportar: Guardar los clientes y/o proveedores a un archivo CSV

Importar: Importar clientes y/o proveedores desde un archivo CSV

Conceptos: Se accede a la lista de conceptos y se pueden realizar las siguientes acciones sobre
ellos:
o

Aadir: Aadir nuevos conceptos.

Modificar: Modificar los conceptos.

Borrar: Borrar conceptos.

Exportar: Guardar los conceptos a un archivo CSV

Importar: Importar conceptos desde un archivo CSV.

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Manual de Usuario
o

Unidades: Se accede a la lista de unidades y se pueden realizar las siguientes acciones sobre ellos:
o

Aadir: Aadir nuevas unidades.

Modificar: Modificar la descripcin de las unidades.

Borrar: Borrar unidades.

Exportar: Guardar las unidades a un archivo CSV

Importar: Importar unidades desde un archivo CSV

Herramientas: Herramientas de configuracin y funcionales.


o

Configuracin: Seccin donde se pueden configurar todas las opciones de ef4ktur.


o

Generales: Configuracin general que repercute sobre todo el aplicativo.

Correo: Configuracin para el envo de correo.

Proxy: Configuracin para redes con proxy.

PDF: Configuracin de las opciones de los documentos PDF.

Firma de PDF: Configuracin de la firma digital sobre PDF.

Certificados: Selector del tipo de certificado a usar.

o
o

Certificados de software: Configuracin del certificado PKCS 12 a utilizar.

Tarjeta criptogrfica: Selector de tipo de tarjeta. (Izenpe/DNI e/Camerfirma)

Firma avanzada: Configuracin de parmetros de firma avanzada.

Informe de libro de IVA de facturas emitidas: Muestra el listado de facturas emitidas con las que
desglosar el IVA.
o

Buscar: Buscador de facturas emitidas por fecha de emisin.

Generar informe: Genera el desglose de IVA en un fichero CSV con las facturas emitidas
que se han seleccionado previamente.

Informe de libro de IVA de facturas recibidas: Muestra el listado de facturas recibidas con las que
desglosar el IVA.
o

Buscar: Buscador de facturas recibidas por fecha de emisin.

Generar informe: Genera el desglose de IVA en un fichero CSV con las facturas recibidas
que se han seleccionado previamente.

Estadsticas: Muestra una estadstica de cuantas facturas estn en cada estado. Da la posibilidad
de filtrar por ao.

Ayuda: La seccin de ayuda de ef4ktur.

Manual de usuario: Enlace a la pgina web de ef4ktur.

45

Manual de Usuario

Licencia: Muestra las condiciones de licencia de ef4ktur.

Acerca de...: Informacin general sobre ef4ktur.

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Manual de Usuario

9. GLOSARIO
El siguiente glosario define varios conceptos que aparecen en este manual. Este glosario se ha
desarrollado a partir de resmenes de artculos extrados de la Wikipedia en castellano
(http://es.wikipedia.org/).
Clave privada: Es la clave utilizada en criptografa asimtrica para descifrar los datos cifrados con la clave
pblica asignada a esta.
Clave simtrica: Una clave se denomina simtrica cuando se utiliza la misma clave para cifrar y descifrar
mensajes.
CRL: Lista de certificados que han sido revocados, ya no son vlidos y en los que no debe confiar ningn
usuario del sistema.
CSV: Los ficheros CSV (del ingls comma-separated values) son un tipo de documento sencillo para
representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en
donde la coma es el separador decimal: Espaa, Francia, Italia...) y las filas por saltos de lnea. Los campos
que contengan una coma, un salto de lnea o una comilla doble deben ser encerrados entre comillas
dobles.
Directorio: En lenguaje tcnico informtico, es sinnimo de carpeta en un sistema de ficheros.
Factura electrnica: Documento electrnico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente
exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la
integridad de su contenido.
Facturae: Formato de factura electrnica ms extendida en el estado espaol, procedente de CCI-AEAT.
Firma digital: Mtodo criptogrfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informtico al
documento. En funcin del tipo de firma, puede, adems, asegurar la integridad del documento.
Firma digital simple: Mtodo de firma que garantiza la identidad del firmante, que en firmante es
quin l dice ser.
Firma digital avanzada: Mtodo de firma que adems de la identidad del firmante, garantiza la
integridad del documento, que no ha sufrido modificaciones desde que se firm.
JPG o JPEG: Joint Photographic Experts Group. Formato grfico con prdida.
OCSP: Mtodo para determinar el estado de revocacin de un certificado digital X.509 usando otros
medios que no sean el uso de CRL (Listas de Revocacin de Certificados).
PDF: Portable Document Format. Formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la
empresa Adobe Systems.
PKCS: PKCS se refiere a un grupo de estndares de criptografa de clave pblica concebidos y publicados
por los laboratorios de RSA en California.
PKCS 11: Define un API genrico de acceso a dispositivos criptogrficos.

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Manual de Usuario
PKCS 12: Define un formato de fichero usado comnmente para almacenar claves privadas con su
certificado de clave pblica protegido mediante clave simtrica.
PNG: Portable Network Graphics. Formato grfico sin prdida desarrollado para solventar las deficiencias
del formato GIF, permite una mayor profundidad de contraste y otros importantes datos.
Sellado de tiempo: Mecanismo on-line que permite demostrar que una serie de datos han existido y no
han sido alterados desde un instante especfico en el tiempo.
SMTP: Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), chtm o protocolo simple de transferencia de correo.
Protocolo de red basado en texto utilizado para el intercambio de mensajes de correo electrnico entre
computadoras o distintos dispositivos (PDA's, telfonos mviles, etc.). Est definido en el RFC 2821 y es
un estndar oficial de Internet.
TLS: Protocolo criptogrfico que proporciona comunicaciones seguras por una red, comnmente Internet.
TSA: Prestador de Servicios de Certificacin que proporciona certeza sobre la preexistencia de
determinados documentos electrnicos a un momento dado.
URL: Es una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato estndar, que se usa para nombrar
recursos, como documentos e imgenes en Internet, por su localizacin.
Validacin: En firma electrnica, se conoce como el proceso de comprobar la validez de la firma asociada
a un documento. En facturacin electrnica, se refiere a la validez tanto de la firma, como del formato
interno del archivo y de los datos contables de la factura.

XML: Metalenguaje extensible de etiquetas. Permite definir la gramtica de lenguajes especficos, por lo
que XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes
necesidades (p.e: XHTML, SVG o facturae). Permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la
informacin de una manera segura, fiable y fcil.

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