INSTRUCTIVO BACKOFFICE

PDA
2019

Descripción breve
Este instructivo contiene un manual de los procesos generales que se pueden realizar en
BackOffice desde la PDA
CONTENIDO

1 SEGURIDAD ................................................................................................................................. 2
1.1 Iniciar sesión ....................................................................................................................... 2
1.2 Cerrar sesión ....................................................................................................................... 2
1.3 Cambiar clave...................................................................................................................... 2
2 CONFIGURACIONES .................................................................................................................... 2
2.1 Redireccionar impresora .................................................................................................... 2
2.2 Modo operación de venta .................................................................................................. 2
3 ADMINISTRACIÓN DE TURNOS .................................................................................................. 2
3.1 Abrir turnos......................................................................................................................... 3
3.2 Cerrar turnos ....................................................................................................................... 3
3.3 Suspender turnos................................................................................................................ 3
3.4 Imprimir turno .................................................................................................................... 3
4 INVENTARIOS .............................................................................................................................. 3
4.1 Ingreso de inventario.......................................................................................................... 3
4.2 Medición de tanques de combustible................................................................................ 3
5 VENTAS........................................................................................................................................ 4
5.1 Programación de ventas ..................................................................................................... 4
5.2 Cambiar placa ..................................................................................................................... 4
5.3 Reimprimir ventas .............................................................................................................. 4
5.4 Imprimir ventas .................................................................................................................. 4
5.5 Cambiar medios de pago .................................................................................................... 4
5.6 Facturación electrónica ...................................................................................................... 4
5.7 Consignaciones de ventas .................................................................................................. 5
6 RECAUDOS .................................................................................................................................. 5
6.1 Abonos extraordinarios ...................................................................................................... 5
6.2 Imprimir abonos extraordinarios ....................................................................................... 5
7 FIDELIZACIÓN .............................................................................................................................. 5
7.1 Fidelizar venta..................................................................................................................... 5
7.2 Fidelizar cliente ................................................................................................................... 5
7.3 Redimir bono ...................................................................................................................... 6
 7.4 Validar bono ....................................................................................................................... 6

1 SEGURIDAD

1.1 Iniciar sesión

El Islero para ingresar al BackOffice debe digitar su usuario y contraseña

1.2 Cerrar sesión

El Islero puede cerrar la sesión en la PDA a través de esta interfaz

1.3 Cambiar clave

A través de esta interfaz el Islero puede cambiar la clave actual de su usuario. Para realizar este
proceso el Islero debe ingresar la clave anterior, la nueva clave y la confirmación de la nueva clave

2 CONFIGURACIONES

2.1 Redireccionar impresora

A través de esta interfaz el usuario puede modificar el puerto de la impresora, debe elegir el puerto
de la impresora, el surtidor al que le desea cambiar la impresora y cuál será el puerto de la impresora
que desea

2.2 Modo operación de venta

A través de esta interfaz se puede elegir el modo de operación de la venta: Asistido, Mixto o No
asistido. En el modo de venta asistido solo se pueden realizar ventas a través de la PDA, en el modo
de venta mixto, se pueden realizar ventas a través de la PDA y a través del surtidor y en el modo de
venta No asistido, solo se puede realizar ventas a través del surtidor

3 ADMINISTRACIÓN DE TURNOS
3.1 Abrir turnos

A través de esta interfaz el usuario puede abrir turnos, si ya existe un turno abierto en el sistema, el
usuario solo ingresa su usuario y contraseña. Si no existe un turno abierto en el sistema, el usuario
ingresa el usuario y contraseña, posteriormente el sistema le pide que abra turno, escoja caras y
mangueras

3.2 Cerrar turnos

El Islero a través de esta interfaz tiene la opción de cerrar el turno, debe escoger la cara y dar clic en
Cerrar Turno

3.3 Suspender turnos

A través de esta interfaz el usuario puede suspender el turno actual, debe ingresar a procesos>
turnos > suspender turnos

3.4 Imprimir turno

A través de esta interfaz el Islero puede imprimir la tirilla de apertura, la tirilla de cierre o un informe
de auditorías. Para completar el proceso se debe dar clic en Imprimir

4 INVENTARIOS

4.1 Ingreso de inventario

En la interfaz de ingresos de inventarios se pueden ingresar artículos de canastilla (lubricantes,

aceite, etc…) o combustible al inventario de bodega. Se debe escoger un proveedor y si el usuario
desea ingresarlos manualmente debe digitar la cantidad.

4.2 Medición de tanques de combustible

En esta interfaz el Islero o administrador de la estación de servicio puede ingresar la cantidad

aproximada de combustible que existe en los tanques de la eds. Esta interfaz es para un proceso de
medición manual y solo se debería utilizar cuando no está sistematizada la medición del inventario
del combustible.
5 VENTAS

5.1 Programación de ventas

En esta interfaz el Islero puede realizar ventas predeterminadas por precio o volumen. La venta se
detendrá dependiendo al parámetro que el Islero configuró. A través de esta interfaz se elige si la
venta será a crédito o prepago y se tendrá la opción de fidelizarla. Para terminar el proceso se debe
dar clic en Vender.

5.2 Cambiar placa

En esta interfaz el administrador del sistema o de la eds, en caso de ser un vehículo de combustible
líquido, puede cambiar la placa y el kilometraje del vehículo seleccionado.

5.3 Reimprimir ventas

En las facturas canastilla o combustible se pueden observar facturas de ventas que se realizaron en
la cara 1 o cara 2 del turno que esté abierto en el momento, el Islero puede reimprimir la factura,
dependiendo de la cara en la que se vendió.

5.4 Imprimir ventas

En esta interfaz el Islero puede imprimir la factura de una venta combustible o canastilla que se
acabe de realizar.

5.5 Cambiar medios de pago

En las facturas canastilla o combustible se pueden observar facturas de ventas que se realizaron en
la cara 1 o cara 2 del turno que esté abierto en el momento, si la factura es en efectivo el Islero
puede realizar el medio de pago a: bono, cheques, tarjeta crédito o tarjeta débito. Se puede realizar
el medio de pago desde y hacia cualquier medio que se mencionó anteriormente.

5.6 Facturación electrónica

En esta interfaz el administrador o el Islero puede realizar la facturación de una venta hecha en la
estación de servicio.

5.7 Consignaciones de ventas

En esta interfaz se registra cada consignación del efectivo que se realice en el turno, el sistema arroja
la información de la consignación en una tirilla para tener control de las consignaciones en efectivo
realizadas por cada turno. Al finalizar el turno, el sistema muestra la cantidad de consignaciones
realizadas durante el mismo.

6 RECAUDOS

6.1 Abonos extraordinarios

A través de esta interfaz se registran los abonos que realizan los clientes a sus créditos asociados.
La interfaz solicita ingresar el número de crédito y monto a abonar.

6.2 Imprimir abonos extraordinarios

Esta interfaz permite consultar los abonos extraordinarios registrados en el turno que se
encuentra activo, así mismo, permite seleccionar un abono e imprimirlo.

7 FIDELIZACIÓN

7.1 Fidelizar venta

En las facturas canastilla o combustible se pueden observar facturas de ventas que se realizaron en
la cara 1 o cara 2 del turno que esté abierto en el momento, el Islero puede fidelizar la venta si el
cliente tiene una tarjeta creada desde HeadOffice y está asociado a una campaña. Así mismo, puede
fidelizar la venta si esta se realiza a través de la PDA

7.2 Fidelizar cliente

A través de esta interfaz el Islero puede fidelizar un cliente en la estación de servicio, de esta forma
se le otorga una tarjeta y hace parte de las campañas que existan en la eds si cumple con los
requisitos.
7.3 Redimir bono

A través de esta interfaz el cliente puede redimir bonos, estos se configuran en Headoffice y el
cliente debe acumular una cantidad específica de puntos para que se le otorgue el bono. El Islero
debe ingresar el no. de tarjeta en la PDA.

7.4 Validar bono

A través de esta interfaz el usuario valida el estado de los bonos con el cliente, ingresando el no. del
bono y la tarjeta del cliente, el sistema valida cuantos bonos ha redimido el cliente.