Regional Dirección_General

Centro de Formación
Secretaría General

Sistemas y Modelos Proceso ¿Qué tipo de comunicación es?

Sistema de Gestión de Gestión del Talento Interna

Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano
Sistema de Gestión de Gestión del Talento
Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano
Sistema de Gestión de Gestión del Talento
Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Calidad Humano Interna

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento Interna

Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Calidad Humano Interna

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano
Sistema de Gestión de Gestión del Talento
Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Interna
Calidad Humano

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo
Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de Gestión del Talento

Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Gestión del Talento Interna
Trabajo Humano

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Trabajo Humano

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Trabajo Humano
Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Gestión del Talento Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Gestión del Talento Externa
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Externa
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Externa
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Gestión del Talento Externa
Humano
Trabajo
Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Gestión del Talento
Seguridad y Salud en el Interna
Humano
Trabajo

Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Gestión del Talento Interna
Humano
Trabajo
 Proceso Desarrollo Organizacional
Formato Matriz de Comunicaciones por Proceso

De qué se trata la comunicación? ¿Cómo comunicar? (Medio)

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Informe de gestión del Correo Institucional
FNV donde se encuentra
la cartera del FNV

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Informe mensual sobre
créditos hipotecarios a Correo Institucional
nivel nacional que
presenten mora

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Información de
Correo Institucional
seguimiento de proyectos
de inversión pública – PIIP
Documentos que soportan la gestión de los
E-Card
procesos: Convocatorias de Vivienda

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Informe financiero del
Correo Institucional
Fondo Nacional de
Vivienda

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Invitación a participar Correo Institucional
en la Inducción

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Información sobre la Otros
Reinducción

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Documento Plan Institucional de Carteleras
Capacitación

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Ejecución Plan Institucional de Otros
capacitación
Documentos que soportan la gestión de los
procesos: Programación de Plan Institucional de Otros
capacitación

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Convocatorias de bienestar Otros

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Prestamos Calamidad doméstica Otros
Prestamos educativos a trabajadores oficiales

Documentos que soportan la gestión de los Otros

procesos: Plan de Bienestar

Documentos que soportan la gestión de los

Otros
procesos: Estímulos

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Cobro de excedentes por servicios
prestados a los beneficiarios adscritos a la Otros
Dirección General

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: solicitud revisión,depuración e
inactivación de servicios a beneficiarios afiliados
Otros
a nivel nacional, cuando registran afiliación
como cotizantes en el Sistema General
Seguridad Social en Salud.
Documentos que soportan la gestión de los
procesos: Solicitudes devolución de dinero por
mayores valores descontados o pagados por
Otros
concepto de excedentes del SMA por servicios
prestados a los beneficiarios de la Dirección
General y otras

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: Respuesta a las solicitudes de
Otros
reembolso por servicios prestados a los
beneficiarios de la Dirección General

Documentos que soportan la gestión de los

procesos: solicitudes de autorización de Otros
prestación de servicios en diferentes Regionales

Documentos que soportan la gestión de los

Otros
procesos: Politica de SST y objetivos de SST

Politica de SST y objetivos de SST CompromISO

Requisitos legales SST aplicables para la Correos Electrónicos

organización Institucional
Dar a conocer el plan anual de trabajo
Página Web
correspondiente a cada vigencia

Requerimientos especificos de los programas de

Mesas de trabajo, encuentros, talleres
gestión para control de riesgos

Programas de SST CompromISO

Responsabilidades en SST Mesas de trabajo, encuentros, talleres

Los peligros/riesgos presentes en los puestos de CompromISO

trabajo y normas de seguridad

Plan de emergencias CompromISO

Amenazas identificadas en analisis de

vulnerabilidad, Plan de Evacuación CompromISO
Procedimientos Operativos Normalizados.

Desempeño del SG-SSTELS CompromISO

Resoluciones y circulares sobre cambios del
cumplimiento del Ssitema de gestión de Comunicación escrita directa
Seguridad y Salud en el Trabajo

Respuesta a requerimientos de derechos de Comunicación escrita directa

petición

Respuesta a requerimientos de derechos de

Comunicación escrita directa
petición

Respuesta a requerimientos de copasst Comunicación escrita directa

Respuesta y evidencias de requerimiento a

Comunicación escrita directa
solicitud de pruebas de accidentes de trabajo

Respuesta de requerimientos del ministerio del Comunicación escrita directa

Trabajo
Consolidado de los resultados del sistema de
Mesas de trabajo, encuentros, talleres
gestión

Solicitud de desarrollo de inducción y

Inducción
reinducción

Comunicación de participación de las Mesas de trabajo, encuentros, talleres

actividades de prevención y promoción
acional
es por Proceso

Otros ¿Cuál? Cuándo? (Frecuencia) A quién? (dirigido a) Quién prepara?

Coordinadores de
Gestión de Talento
Humano y
Administradores de
Vivienda Regionales -
Grupo de Coordinador de Grupo
N/A Mensual Contabilidad de la Administrativo Mixto y
Dirección General encargado de cartera de
cada Regional,
Coordinador de Recaudo
y Cartera de la DAF,
personal de apoyo de
Grupo de Vivienda

Grupo de Procesos Administradores de

judiciales Vivienda Regionales -
N/A Mensual , Conciliaciones y Abogado de apoyo de
Recurso de la Dirección Grupo de Vivienda
General

Coordinador (a) Grupo

Vivienda
Victoria Consuelo
N/A Mensual Dirección de Planeación Ramírez González
<VRAMIREZ@sena.edu.c
o>
 Coordinador (a) Grupo
Correo Electrónico Vivienda
Institucional Victoria Consuelo
Anual Funcionarios SENA
Ecards Ramírez González
circulares. <VRAMIREZ@sena.edu.c
o>

Afiliados Fondo
Coordinador de Grupo
Nacional de de Contabilidad de la
N/A Trimestral Vivienda -
Dirección Administrativa
Comunidad en y Financiera
General

Grupo FDTH
Funcionarios SENA Claudia Yazmin Canas
N/A Anual
Beltran
<cycanas@sena.edu.co>

Grupo FDTH
Claudia Yazmin Canas
Nuebe SENA Anual Funcionarios SENA
Beltran
<cycanas@sena.edu.co>

Nube SENA Grupo FDTH Claudia

Videoconferencias Anual Funcionarios SENA
Yazmin Canas Beltran
Llamadas telefónicas

Correo Electrónico
Institucional
FTP
Office 365: Excel en Grupo FDTH Claudia
Semanal Funcionarios SENA
Online, Teams, Forms Yazmin Canas Beltran
Videoconferencias
Normograma SENA,
Circular
Correo Electrónico
Institucional
Grupo FDTH Claudia
Videoconferencias Mensual Funcionarios SENA
Yazmin Canas Beltran
Llamadas telefonicas
Office 365 Teams

Correo Electrónico
Institucional
Ecards Grupo FDTH Claudia
Office 365 Forms Cuando se requiera Funcionarios SENA Yazmin Canas Beltran
Normograma SENA,
circulares.

Correos Electrónicos Grupo FDTH Claudia

Anual Funcionarios SENA
Institucional Yazmin Canas Beltran

Correo Electrónico
Normograma SENA, Anual Funcionarios SENA Grupo FDTH Claudia
circulares Pagina We Yazmin Canas Beltran

Correos Electrónicos
Grupo FDTH Claudia
Institucional Normograma
Anual Funcionarios SENA Yazmin Canas Beltran
SENA, circulares,
Resoluciones

Correos Electrónicos
Institucional, cuando se
trata de
funcionarios con Alexander Ramírez
beneficiarios. Carta en Al funcionario o al Medina - Coordinador
medio físico cuando se Mensual pensionado, según Grupo de Gestión del
trata de pensionados sea el caso SMA
(servicio al ciudadano - CI
por radicar descuentos
directos en nomina)

a Directores
Regionales,
Alexander Ramírez
CI POR RADICAR - Coordinadores de Medina - Coordinador
Correos Electrónicos Trimestral SMA y
Grupo de Gestión del
Institucional coordinadores de
SMA
Grupo Mixto a nivel
nacional
 Al Coordinador del
Alexander Ramírez
CI POR RADICAR - Grupo de Salarios, o
Medina - Coordinador
Correos Electrónicos Cuando se requiera al coordinador del
Grupo de Gestión del
Institucional Grupo de Recaudo y SMA
Cartera

Respuesta Servicio al
Al funcionario o al
Ciudadano -Correos Alexander Ramírez
Mensual pensionado, según
Electrónicos Medina - Coordinador
sea el caso
Institucional

Al Coordinador del
Grupo de Servicio
CI POR RADICAR - Médico, o al
Alexander Ramírez
Correos Electrónicos Mensual coordinador del
Medina - Coordinador
Institucional Grupo
Administrativo
Mixto

*Carteleras informativas Coordinación nacional

*Pagina web de la
de
entidad/compromISO A todas las personas
SST
*Induccion SST Anual Coordinación nacional
Delka Patricia Ortiz
Televisores de entrada y de SST
pasillos de todas las Cortazar
sedes <dortizc@sena.edu.co>

*Carteleras informativas
*Pagina web de la
A todas las personas
entidad/compromISO
Coordinación nacional Grupo de Seguridad y
*Induccion SST Anual
de SST Salud en el Trabajo
Televisores de entrada y
pasillos de todas las
sedes

Todos los servidores

Anual o cada vez que se
públicos y Grupo de Seguridad y
emitan nuevas normas legales
contratistas Salud en el Trabajo
relacionadas con SST
responsables de SST
 Todos los
trabajadores
independiente de su Grupo de Seguridad y
Anual
forma de Salud en el Trabajo
contratacion y
responsables de SST

Cuando se requiera
Coordinadores de
Talento Humano Grupo de Seguridad y
Equipos de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Salud en el Trabajo

Anual y cada vez que Todos los trabajadores Grupo de Seguridad y

se diseñen nuevos programas y responsables de SST Salud en el Trabajo

Contratos de prestacion
Todos los
de servicios Anual trabajadores y Grupo de Seguridad y
Induccion/Reinducción responsables de SST Salud en el Trabajo
de SST

Anual o cada vez que se
identifiquen nuevos peligros
Todos los
trabajadores
independiente de su Grupo de Seguridad y
forma de Salud en el Trabajo
contratacion y
responsables de SST

Todos los
trabajadores
Anual o cada vez que ingrese Grupo de Seguridad y
independiente de su
un nuevo trabajador Salud en el Trabajo
forma de
contratacion

Videos de cómo actuar Todos los visitantes

frente a las diferentes
Continuamente, Publicidad y trabajadores
amenazas en los Grupo de Seguridad y
Visual independiente de su
televisores de entradas forma de Salud en el Trabajo
y pasillos y campañas en
contratacion.
la nube SENA

Director General,
Secretario General,
Grupo de Seguridad y
Informes de Gestion Anual Directores
Regionales, Salud en el Trabajo
Subdirectores
Normograma Sena Cuando se requiera Funcionarios y Grupo de Seguridad y
Contratistas Salud en el Trabajo

On Base Cuando se requiera Peticionario Grupo de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Grupo de Seguridad y
On Base Cuando se requiera Peticionario
Salud en el Trabajo

Grupo de Seguridad y
On Base Cuando se requiera Copasst
Salud en el Trabajo

Arl a la que este afiliado Grupo de Seguridad y

On Base Cuando se requiera
el accidentado Salud en el Trabajo

On Base Cuando se requiera Ministerio del Trabajo Grupo de Seguridad y

Salud en el Trabajo
 Directores,
Subdirectores,
Coordinadores de Grupo de Seguridad y
N/A Trimestral
Talento Humano, Salud en el Trabajo
Equipos de Seguridad y
Salud en el Trabajo

Grupo de Seguridad y
N/A Anual
Salud en el Trabajo

Funcionarios y
Contratistas

N/A Cuando se requiera Funcionarios y Grupo de Seguridad y

Contratistas Salud en el Trabajo
 Versión: 04

Código:
DO-F-011

¿Quién comunica? Evidencia de la comunicación

(Responsable) (información documentada)

Coordinación Grupo de
Vivienda
Victoria Consuelo Aplicativo Onbase
Ramírez González
<VRAMIREZ@sena.edu.c
o>

Coordinación Grupo de
Vivienda Victoria
Consuelo Ramírez Aplicativo Onbase
González

Coordinación Grupo de
Vivienda
Victoria Consuelo
Correo institucional
Ramírez González
<VRAMIREZ@sena.edu.c
o>
Coordinador (a) Grupo
Vivienda Postulaciones a convocatorias de
Victoria Consuelo vivienda anuales dirigidas a Afiliados
Ramírez González y Beneficiarios del Fondo Nacional de
<VRAMIREZ@sena.edu.c Vivienda
o>

Coordinador de Grupo
de Contabilidad de la Información cargada en la página
web del SENA
Dirección Administrativa
y Financiera

Claudia Yazmin Canas

Invitación a participar del proceso
Beltran
de Inducción
<cycanas@sena.edu.co>

Claudia Yazmin Canas Invitación a participar del proceso

Beltran de Inducción

Documento Plan Institucional de

capacitación
Claudia Yazmin Canas Evidencias del proceso de
Beltran
planeación del PIC
<cycanas@sena.edu.co>
Priorización de las temáticas del
Plan Institucional de Capacitación

Invitaciones a participar en las

capacitaciones Actas de compromiso
de los funcionarios Memorias de los
eventos de capacitación Reporte
Desarrollo del Plan Institucional de
Grupo FDTH Claudia capacitación respecto a los
Yazmin Canas Beltran funcionarios inscritos. Reporte
Desarrollo del Plan Institucional de
capacitación respecto a los
funcionarios inscritos. Evaluaciones
de la capacitación Lineamientos de
ejecución del PIC
 Invitación a videoconferencia
Grupo FDTH Claudia
Lineamientos de programación del
Yazmin Canas Beltran
PIC

Inscripciones a programas
ofrecidos directamente por la
Grupo FDTH Claudia
Yazmin Canas Beltran caja de compensación
Inscripciones internas ofrecidas
por el SENA directamente

Solicitud de préstamo por calamidad

Grupo FDTH Claudia
doméstica y/o prestamos educativos
Yazmin Canas Beltran
a trabajadores oficiales

Grupo FDTH Claudia Plan de Bienestar a Funcionarios

Yazmin Canas Beltran

Grupo FDTH Claudia Convocatoria de Estímulos a

Yazmin Canas Beltran funcionarios

Alexander Ramírez Correos electrónicos radicados en

Medina - Coordinador ONBASE y documentos fisicos
Grupo de Gestión del radicados en Grupo
SMA Administración de Documentos

Alexander Ramírez
Medina - Coordinador Correos electrónicos radicados en
Grupo de Gestión del ONBASE
SMA
Alexander Ramírez
Medina - Coordinador Correos electrónicos radicados en
Grupo de Gestión del ONBASE
SMA

Alexander Ramírez Correos electrónicos radicados en

Medina - Coordinador ONBASE

Alexander Ramírez
Correos electrónicos
Medina - Coordinador

Responsables del SIGA a Evaluación de la induccion

Nivel Regional Listas de asistencia a induccion
Responsables de SST reinduccion de funcionarios

Coordinación de Evaluación de la induccion

Seguridad y Salud en el Listas de asistencia a induccion
Trabajo reinduccion de funcionarios

Coordinación de Informacion registrada en

Seguridad y Salud en el compromISO, modulo SST,
Trabajo funcionalidad Requisitos legales
Coordinación de
Documento Plan anual de trabajo y
Seguridad y Salud en el
cronograma de actividades
Trabajo

Coordinación de Correos electronicos enviados por la

Seguridad y Salud en el
Coodinación.
Trabajo

Listas de asistencia
Coordinación de
Evaluaciones de
Seguridad y Salud en el induccion/reinduccion
Trabajo
Videoconferencias en TEAMS

Coordinación de Listas de asistencia Evaluaciones de

Seguridad y Salud en el induccion/reinduccion
Trabajo Videoconferencias en TEAMS

Coordinación de Listas de asistencia

Seguridad y Salud en el Evaluaciones de
Trabajo induccion/reinduccion

Coordinación de Listas de asistencia

Seguridad y Salud en el Evaluaciones de
Trabajo induccion/reinduccion

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Videos
Trabajo

Coordinación de
Informes enviados mediante
Seguridad y Salud en el
Trabajo correo institucional
Coordinación de
Seguridad y Salud en el Comunicación Interna
Trabajo

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Documento de respuesta a petición
Trabajo

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Documento de respuesta a petición
Trabajo

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Documento de respuesta a
requerimientos copasst
Trabajo

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Documentos de respuesta y soporte
de evidencias requeridos
Trabajo

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Documentos de respuesta y soporte
de evidencias requeridos
Trabajo
Coordinación de
Documento de informe a Directores y
Seguridad y Salud en el
Subdirectores
Trabajo

Coordinación de
Soportes de participación de
Seguridad y Salud en el
inducción
Trabajo

Coordinación de
Seguridad y Salud en el Soportes de correos electronicos e
informes de actividades de pyp
Trabajo
 Desarrollo Organi
Formato Matriz de Comunica
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENC
1. GENERALIDAD

Con el objetivo de dar respuesta al requisito 7.4 de la estructura de alto nivel de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 5000
Entidad ha establecido la presente metodología para determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes a los s
Organizacional - PREVIOS y al Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

Teniendo en cuenta que la manera en la que se articulan los Sistemas de Gestión con el Modelo Integrado de Planeación y
calidad relacionados con el numeral 7.4 de las normas ISO:

D5: Información y Comunicación: Información disponible en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con clar
trámites.
D5: Información y Comunicación: Canales de comunicación identificados y apropiados donde se difunde información sobre
promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
D5: Información y Comunicación: Canales de comunicación identificados y apropiados a través de los cuales se transmite in
integridad de los servidores públicos.
D5: Información y Comunicación: Mejora en los canales de información internos y externos, como resultado de la evaluació
D7: Control Interno: Información comunicada a nivel interno y externo que facilita el funcionamiento del SCI de la entidad.

El formato pretende establecer una metodología para planificar las comunicaciones internas y asegurar un seguimiento y t
los Sistemas de Gestión que conforman el SIGA, buscando la eficiencia en lo que se comunica a través de los diferentes can

La información de este formato se registra por los líderes de cada proceso y el equipo SIGA apoyado por las personas que

La actualización de la información se realiza de manera dinámica en cuanto a los cambios que se puedan presentar en cada

La revisión y actualización del contenido de la matriz en este se realizará cada vez que se reciba y emita respuesta a las pa

Una vez registrada la información se podrá eliminar la hoja "instrucciones" del presente formato

No se requiere imprimir

2. INSTRUCCIONES PARA DILIGEN

NOMBRE DE LA CASILLA

Dirección General/ Regional:

Dependencia/Centro de Formación:

Sistema de gestión

Proceso

¿Qué tipo de comunicación es?

¿De qué se trató la comunicación?

¿Cómo comunicar? (medio)

Otro ¿Cuál?

¿Cuándo? (Frecuencia)
¿A quién? (dirigido a)

¿Quién prepara?

¿Quién comunica? (Responsable)

Evidencia de la comunicación (información documentada)

 Desarrollo Organizacional
Formato Matriz de Comunicaciones por Proceso
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
1. GENERALIDADES

a estructura de alto nivel de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 e ISO 27001, Decreto 1072 de 2015 y las políticas del MIPG en lo r
determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes a los sistemas de gestión que conforman el SIGA, al Sistema de Prospectiv
Planeación y Gestión - MIPG.

ulan los Sistemas de Gestión con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG es a través de sus atributos de calidad, se relaciona
as ISO:

nible en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán soluciona

cación identificados y apropiados donde se difunde información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los res
gridad de los servidores públicos.
cación identificados y apropiados a través de los cuales se transmite información de interés a los grupos de valor de la entidad, promovien

les de información internos y externos, como resultado de la evaluación de la efectividad de los mismos.
interno y externo que facilita el funcionamiento del SCI de la entidad.

a planificar las comunicaciones internas y asegurar un seguimiento y trazabilidad de las comunicaciones externas de cada proceso, centro
cando la eficiencia en lo que se comunica a través de los diferentes canales con que se cuentan.

eres de cada proceso y el equipo SIGA apoyado por las personas que laboran en la dependencia correspondiente, que manejan o gestion

era dinámica en cuanto a los cambios que se puedan presentar en cada Dependencia/Regional/Centro de Formación.

z en este se realizará cada vez que se reciba y emita respuesta a las partes interesadas de los sistemas de gestión Ambiental, de Energía y

la hoja "instrucciones" del presente formato

2. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LAS CASILLAS

INSTRUCCIONES

Seleccionar de la lista desplegable la Regional o Dependencia de DG a la cual

pertenece
Seleccionar de la lista desplegable el Centro de Formación o Dependencia de
DG a la cual pertenece

Escriba el (los) sistema(s) de gestión que estén relacionados con la

comunicación.

Seleccione de la lista desplegable el proceso correspondiente. En caso de que

la documentación no esté relacionada con ningún proceso, seleccionar No
Aplica.

Seleccione de la lista despegable el tipo de comunicación que es (Interna o

Externa).

Que se espera a nivel de comunicaciones internas

Seleccione de la lista despegable el medio utilizado para comunicar. En caso de

que no esté relacionado el medio por el cual se comunicó, se debe seleccionar
Otros.

Si en la columna anterior, selecciono la opción de otros, aquí debe relacionar

el medio que se utilizó para comunicar la información.

Seleccione de la lista desplegable la frecuencia correspondiente

Escriba el grupo de interés o de valor a quien(es) va dirigida la comunicación.

Relacione el cargo o rol de la persona que debe responder por la actualización

y la vigencia de la información que se comunica y de impartir los lineamientos
para su cumplimiento.

Relacione el cargo o rol de la persona, área, grupo o dependencia responsable

de comunicar.

Describa cuál es el soporte, registro y/o documento que evidencie la

comunicación.
 Versión: 04

Código:
DO-F-011

al
por Proceso
NTO DEL FORMATO

001, Decreto 1072 de 2015 y las políticas del MIPG en lo relacionado con comunicaciones, la
de gestión que conforman el SIGA, al Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia

MIPG es a través de sus atributos de calidad, se relacionan a continuación los atributos de

iones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus

cas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad,

n de interés a los grupos de valor de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la

fectividad de los mismos.

d de las comunicaciones externas de cada proceso, centro de formación y regional y para todos
que se cuentan.

n la dependencia correspondiente, que manejan o gestionan la información.

encia/Regional/Centro de Formación.

esadas de los sistemas de gestión Ambiental, de Energía y de SST o por lo menos una vez al año.

S CASILLAS
TENER EN CUENTA
Ejemplos: (Aspectos e impactos ambientales, Identificación de Contexto,
Identificación de necesidades y expectativas de grupos de valor y de interés del SENA,
Documentos que soportan la gestión de los procesos, Elementos estructurales y
alcance del SIGA, Indicadores, Información documentada de control operacional,
Manejo de la plataforma CompromISO, Manual del SIGA, Mapa de riesgos, Matriz de
comunicaciones, Peligros y Riesgos en SST, Plan Anual del Mantenimiento y Mejora -
PAM del SIGA, Plan Estratégico, Planes de emergencia, Programas ambientales y de
seguridad y salud en el trabajo, Resolución 196 de 2017 o la que la sustituya y
conformación del equipo SIGA, Resultados de la evaluación de cumplimiento de
requisitos legales, Resultados de la medición de la satisfacción del cliente, Resultados
de la rendición de cuentas, Resultados de la Revisión por la Dirección, Resultados de
las auditorías y autoevaluaciones, Resultados de los planes de mejoramiento, Salidas
No Conforme, Tablas de retención documental, Activos de información,
Materialización de riesgos)

NOTA: La opción "cuando se requiera" aplica también para dar respuesta a las
comunicaciones recibidas
Por ejemplo: Comunidad SENA (todos), Directivos, Personal Administrativo, Personal
de servicios generales, Aprendices, Proveedores, Instructores, Empresarios, Visitantes,
Entes de Control, Organismos gubernamentales, etc.

Si la selección es varios/otros, escriba en la casilla siguiente (Otros/Varios ¿Cuales?), a

quienes va dirigida la comunicación.

Por ejemplo: comunicación escrita directa, información registrada en CompromISO,

correos institucionales, boletines electrónicos, E-cards, Información en la Intranet,
Información cargada en la página web, video conferencias en el SIVE, informes,
documentos radicados, entre otros