Código: MO-PAA-

MANUAL DE OPERACIONES
002
Versión: 2

ESTRATEGIA DE MONITOREO
Fecha: 17/Ago/2022

TABLA DE CONTENIDO

1.OBJETIVO
2.ALCANCE
3.DESARROLLO

1. OBJETIVO

Implementar una estrategia de monitoreo que permita conocer periódicamente los avances alcanzados con la implementación
de las estrategias de intervención contenidas en la MIA, en el marco del proceso Promoción y Apoyo a la Asociatividad de la
Agencia de Desarrollo Rural.

2. ALCANCE

La estrategia de monitoreo se constituye en una herramienta gerencial que permite colectar información cuantitativa y cualitativa
y posibilita la identificación de fortalezas y debilidades para el logro de las metas de manera oportuna.

3. DESARROLLO

INTRODUCCIÓN Y JUSTIFICACIÓN
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La Agencia de Desarrollo Rural - ADR a través de su Dirección de Participación y Asociatividad - DPA se ha planteado la implementación de una

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estrategia de Monitoreo que facilite el monitoreo y control de las acciones y avances físicos de las intervenciones enmarcadas en las estrategias
de implementación de los servicios de Fomento y Fortalecimiento a la Asociatividad contenidos en la Metodología Integral de Asociatividad - MIA,
T
así como seguimiento al cumplimiento de metas e indicadores contemplados en el Plan de Acción Institucional.
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CO
La MIA y las metas del Plan de Acción Institucional de la ADR, son documentos que, para todos los efectos de la presente estrategia, se
constituyen como el Marco de Medición de Desempeño y, requieren la implementación de una estrategia de medición de avances, que tendrá
lugar de manera precisa en el monitoreo mensual (avances técnicos principalmente), con miras a contribuir con la construcción de los reportes
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mensuales, semestrales y anuales que debe generar la Dirección[1]. La estrategia de monitoreo se constituye en una herramienta gerencial que
permite colectar información cuantitativa y cualitativa y posibilita la identificación de fortalezas y debilidades para el logro de las metas de manera

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oportuna.

¿Para qué hacer Monitoreo en la DPA?

Conocer los avances con la implementación de las estrategias diseñadas

Brindar información que oriente la toma de decisiones para ajustar sobre la marcha el desarrollo de la intervención y alcanzar los metas de
cada vigencia

Identificar lecciones aprendidas, experiencias exitosas y buenas prácticas

A manera de contexto, el monitoreo es la recopilación sistemática de información con su respectivo análisis, que permite conocer el progreso de
la intervención; es un ejercicio continuo en el cual se verifica la eficiencia y eficacia de las estrategias implementadas. Así mismo, permite
identificar logros y debilidades y, en consecuencia, recomendar medidas correctivas para la optimización de los resultados alcanzados. En otras
palabras, responde a las preguntas: ¿Qué estamos logrando? y ¿A través de qué medios lo estamos haciendo?

OBJETIVO
Implementar una estrategia de monitoreo que permita conocer periódicamente los avances alcanzados con la implementación de las estrategias
de intervención contenidas en la MIA, en el marco del proceso Promoción y Apoyo a la Asociatividad de la Agencia de Desarrollo Rural.

La estrategia de monitoreo se adelanta a partir de tres ejes:

Plan de monitoreo a la implementación de estrategias contenidas en la MIA:se realizan mediciones mensuales, que son
alimentadas a partir de informes presentados por los contratistas y funcionarios de la DPA, de tal suerte que los datos den cuenta del nivel
de avance de las estrategias diseñadas en la MIA para los procedimientos Fomento y Fortalecimiento a la Asociatividad.

Plan de Aprendizaje: este ejercicio se adelanta con periodicidad anual de manera presencial o virtual, utilizando las siguientes fuentes de
información:
1. Lecciones aprendidas [2]: surgen del proceso de análisis y reflexión colectiva interna de los contratistas y funcionarios de la DPA
(poseedores del conocimiento); éstas pueden ser positivas o negativas y serán tomadas como el punto de partida para la
identificación de buenas prácticas. Para tal fin, se generará un espacio, durante el último trimestre de cada vigencia, discriminado
por grupo poblacional contemplado en el enfoque diferencial, para compartir e intercambiar experiencias, en donde se cuente con
 una participación plural de miembros del equipo humano de la DPA. Para el proceso de aprendizaje, se aplicará alguna o varias de
las siguientes herramientas: grupos focales, estudios de caso, After Action Review (AAR).
2. Evaluación del servicio por los beneficiarios directos: las evaluaciones de las actividades serán aplicadas al cierre de cada estrategia
y se compilarán a lo largo del año para su análisis mensual y al cierre de la vigencia, con el fin de conocer el nivel de satisfacción de
los usuarios finales frente a los servicios prestados por la DPA.

Los resultados de este ejercicio permitirán la identificación de experiencias exitosas y buenas prácticas que se constituyen en insumos
para la actualización de los instrumentos y documentos metodológicos de la DPA, la mejora continua de las estrategias diseñadas para
la prestación de los servicios de fomento y fortalecimiento asociativo y la capacitación del equipo humano responsable de su
implementación.

Instrumentos de captura y análisis: a fin de capturar la información que se produce con la implementación de las estrategias, se tendrá
como soporte la batería de indicadores que define la MIA y el Plan de Acción Institucional y los formatos derivados de la prestación de los
servicios a cargo de la DPA.

PLAN GENERAL DE MONITOREO

El monitoreo inicia con las acciones propias de la planeación estratégica, esto se hace de manera participativa entre la DPA y la Vicepresidencia
de Proyectos; posterior a ello y, una vez definidas y aprobadas las metas, se ponen en marcha las estrategias definidas metodológicamente
(implementación) y se monitorean periódicamente (mensualmente). Los resultados obtenidos durante el periodo se analizan (reflexión) y paso
seguido, se evalúan y toman decisiones que permitan mejorar el desempeño o ajustar la planeación inicial (evaluación). De esta manera se da fin
al ciclo de monitoreo y se inicia el siguiente. A continuación, se ilustra el esquema descrito:

Ilustración 1 Esquema general del proceso de planeación

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El enfoque que tendrá la estrategia de monitoreo es la Gestión basada en Resultados[3], a fin de:
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Entender por qué y en qué medida se alcanzan los resultados

CO
Constituir una fuente importante de evidencias del logro de los resultados y del desempeño de la DPA

Generar una visión más amplia de la intervención, teniendo en cuenta el progreso hacia las metas establecidas, la lógica de la intervención
y sus consecuencias

Para cumplir con lo anterior, se deberá contar con información cuantitativa para medir los avances generados con la intervención en el marco de
las metas propuestas, para tal fin, se establece un plan de reportes mensuales que entregue de forma oportuna, precisa y confiable la información
necesaria.

Estructura operativa de la estrategia de monitoreo

A través de la estrategia de monitoreo no sólo se busca analizar y sistematizar los resultados que tenga el Proceso Promoción y Apoyo a la
Asociatividad, sino prestar apoyo a los profesionales que llevan a cabo el desarrollo de las estrategias en territorio en términos de retroalimentar la
implementación realizada, definir estrategias y ajustes necesarios en la prestación de los servicios de fomento y fortalecimiento asociativo para el
logro de los objetivos y metas definidos. Como se explicó en la Ilustración 1, la estrategia de monitoreo se desarrolla sistemáticamente como se
muestra a continuación:

Ilustración 2 Pasos generales para implementar la estrategia de monitoreo

La anterior ilustración muestra los pasos generales para implementar la estrategia de monitoreo así:

Planear y diseñar tanto las acciones propias de la implementación de los servicios de la DPA como la estrategia de acuerdo con la MIA

Implementar las estrategias diseñadas para cada servicio y la estrategia de monitoreo

Monitorear: análisis de la información dando paso a la fase siguiente

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Reflexionar y ajustar: Los resultados se evalúan de acuerdo con las metas y se hacen los ajustes a los que haya lugar.

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Si es necesario redefinir acciones nuevamente se Planea, Implementa, Monitorea, y Reflexiona y ajusta. Es un proceso cíclico y con
periodicidad mensual

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Niveles de información
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La estrategia de monitoreo propone un único nivel de captura de información que corresponde a los contratistas y funcionarios de la DPA,
responsables de implementar las diferentes estrategias de intervención tanto de fomento como de fortalecimiento asociativo contempladas en la
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MIA, incluyendo la fiscalización de empresas comunitarias. Este equipo de profesionales consignará la información en los instrumentos definidos
y los remitirá a los profesionales designados por el Líder de la DPA para su revisión y aprobación. Finalmente, este flujo termina con la recepción

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por parte del profesional encargado de la estrategia de monitoreo, quien consolida un informe mensual, con los resultados y las respectivas
conclusiones y recomendaciones.

Es importante resaltar que, la revisión y aprobación, en términos de completitud, calidad y coherencia, de los productos resultado de la
implementación de las estrategias de fomento y fortalecimiento asociativo, se hará por parte de los profesionales designados por el líder de la DPA
e incluye la retroalimentación con los profesionales responsables de la intervención, hasta su recibo a satisfacción.

Los informes mensuales, emitidos por el (la) profesional encargado(a) del monitoreo, deben permitir conocer el estado de avance en la
implementación de las estrategias, de acuerdo con los tiempos previstos en cada vigencia y según lo establecido en los instrumentos de gestión y
desempeño definidos por la entidad. A continuación, se esquematiza el flujo de la información:

Ilustración 3 flujo de la información

Toma de decisiones

Durante el proceso de monitoreo se deberán generar ejercicios de planes de contingencia a partir de la retroalimentación contenida en los Informes
de monitoreo mensual presentados por el profesional encargado de la estrategia de monitoreo. Dichas decisiones serán tomadas por el (la) Líder
de la DPA e implementadas por los contratistas y funcionarios de dicha Dirección.

Sensibilización a funcionarios y contratistas de la DPA

Para garantizar un adecuado monitoreo de las estrategias es necesario sensibilizar a los funcionarios y contratistas de la DPA encargados de su
implementación. Esto se realiza a través de una o varias jornadas de socialización de la estrategia y reforzado con el apoyo a los profesionales de
la DPA por parte del profesional encargado de la estrategia de monitoreo, a fin de garantizar que la información reportada por cada uno de ellos(as)
sea precisa y de calidad, con lo cual se obtenga una medición estandarizada de los indicadores registrados en la MIA y en el Plan de Acción
Institucional. El objeto de la sensibilización tendrá como bases las siguientes:

La colección de datos debe ser permanente y metódica

Es fundamental para el éxito o el fracaso de la intervención

Es de importancia alta para la planeación futura

Es una oportunidad para fomentar la capacidad del equipo

Es una oportunidad de aprendizaje

INSTRUMENTOS DE CAPTURA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

Teniendo como puntos de partida las estrategias e indicadores del Plan de Acción Institucional y la MIA, la estrategia se acompaña de
instrumentos de captura e informes que alimentan una base de datos consolidada. Este esquema de captura permite presentar reportes por
estrategia de cada servicio: Fomento y Fortalecimiento a la asociatividad, por zona (municipio, departamento y cobertura de la UTT), por grupo
poblacional y consolidado nacional, brindando a la Dirección de Participación y Asociatividad la oportunidad de definir acciones correctivas - de ser
necesario - o incorporar modelos exitosos con carácter replicable.

La estrategia incluye las siguientes herramientas:

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1. Formato Caracterización de productores rurales F-PAA-028: esta herramienta permite identificar a los productores y productoras
rurales atendidos por las estrategias de fomento a la asociatividad y, a aquellos pertenecientes a Organizaciones Sociales Comunitarias y
O
Productivas Rurales - OSCPR, atendidas a través del servicio de fortalecimiento a la asociatividad.
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2. Formato Evaluación de las actividades F-PAA-029: será aplicado por los contratistas y funcionarios de la DPA responsables de
desarrollar cada una de las estrategias contenidas en la Metodología MIA. El(la) profesional encargado(a) del monitoreo los tabula y

CO
analiza, tanto de manera mensual como acumulado al cierre de la vigencia. Con este formato es posible evaluar los diferentes componentes
de las jornadas y el nivel de satisfacción de los participantes en las estrategias desarrolladas para el fomento y el fortalecimiento
asociativo, además de evaluar los riesgos anticorrupción contemplados en la matriz de riesgos del proceso.
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3. Formato Alistamiento organizacional asociativo F-PAA-030: en el cual serán registrados los resultados de la primera etapa del

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fortalecimiento de capacidades organizacionales asociativas y psicosociales, desarrollada con las organizaciones sociales, comunitarias y
productivas rurales beneficiarias del servicio, según lo estipulado en el procedimiento de fortalecimiento asociativo (PR-PAA-002). Esta
etapa permite conocer el estado de desarrollo asociativo de cada organización e identificar, de manera preliminar, los componentes que
deben ser fortalecidos.

4. Formato Plan de fortalecimiento asociativo F-PAA-031: Este formato contiene los resultados del diagnóstico participativo y el plan de
fortalecimiento formulado con las organizaciones sociales, comunitarias y productivas rurales beneficiarias del servicio, es decir, los
problemas y objetivos centrales y las acciones propuestas para superar las principales necesidades identificadas con cada una de ellas,
con responsables y tiempo estimado de ejecución.

5. Formato Informe mensual de monitoreo F-PAA-032: su recepción y validación corresponde al Líder de la DPA. Los informes mensuales
de monitoreo deben dar cuenta del nivel de avance de cada una de las estrategias implementadas y del cumplimiento de los indicadores
establecidos en la MIA para cada uno de los servicios prestados por la DPA, en el marco del Proceso Promoción y Apoyo a la
Asociatividad.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
La estrategia de monitoreo no podrá limitarse a la obtención de datos ordenados (bases de datos) de los participantes (grupos poblacionales
beneficiarios directos), sino que deberá contar con la posibilidad de cruzar variables, emitir reportes, analizar indicadores, definir rutas críticas,
entre otros.

Informar el desempeño implica recopilar y analizar de manera periódica datos reales y comparados, a fin de comprender y comunicar el avance
acumulado de la intervención, así como pronosticar los resultados del mismo. La información de la intervención podrá ser gestionada y distribuida
mediante la utilización de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

Informes mensuales emitidos por el (la) profesional de monitoreo

Base de datos consolidada

Informes mensuales de funcionarios y contratistas de la DPA, con el trabajo completado durante el período / Trabajo a completar en el
siguiente período (compromisos proyectados)

Actas de mesas de trabajo conteniendo el resumen de los cambios aprobados, implementados y superados en el período

[1] La DPA actualmente presenta diversos reportes con temporalidades mensuales, semestrales y anuales y da respuesta a requerimientos esporádicos solicitados por múltiples
fuentes.

[2] Las lecciones aprendidas se definen como el conocimiento o entendimiento ganado por medio del análisis y la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de
ellos.

[3] La Gestión basada en los resultados es un enfoque que va más allá de las actividades de gestión, centrándose en los resultados reales, que, para efectos del presente
documento estratégico, se entienden como el avance con respecto a las metas establecidas para cada vigencia. Cuenta con 3 herramientas principales: Estrategias de intervención
de la Metodología Integral de Asociatividad, Indicadores de la MIA y Plan de Acción Institucional.

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Clemencia Mejía García Nombre: Yolanda Ojeda Torres Nombre: Patricia Abadia Murillo
Cargo: Contratista Cargo: Contratista VICEPRESIDENCIA DE
Cargo:
Fecha: 19/Ago/2022 Fecha: 19/Ago/2022 PROYECTOS
Fecha: 19/Ago/2022

Diego Fernando Acosta

Nombre:
Pelaez
Cargo: Contratista
Fecha: 19/Ago/2022

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