Proceso para el control de documentos

“Las organizaciones deben implementar un proceso para aprobar, revisar o actualizar sus

documentos y volver a aprobar sus documentos. Establecer cuando se hacen cambios en
un documento, cómo identificar los cambios y asegurarse de que las personas que
necesitan el documento actual tienen la nueva versión y dejan de usar la versión obsoleta
del documento. Cómo las personas pueden acceder a los documentos y cómo se
controlan y verifican los documentos que proceden de fuera de la organización.”

Documentar lo que se haga. Proporciona visibilidad del proyecto, una guía para el trabajo,
una base de referencia para revisar el avance y un registro de lo realizado como referencia
futura, aunque se debe evitar documentar lo innecesario.

Directrices para la preparación de los documentos.

 Un manual de calidad que defina los lineamientos, incluyendo la estructura y

ubicación de otros documentos relacionados como los procesos, los planes y los
procedimientos.
 determinamos 10 reglas claves para el sistema documental:

1. Simplicidad-Brevedad: Lo bueno, si es breve, dos veces bueno.

2. Documentación propia de la empresa.
3. Reflejo de la realidad de su empresa. Adaptarla a sus procesos, a sus productos o
servicios, a sus mercados y clientes.
4. Uso de lenguaje gráfico.
5. Descentralizar la documentación.
6. Facilidad de distribución.
7. Disponibilidad por los usuarios.
8. Documentación revisada y aprobada.
9. Revisiones periódicas para evitar la obsolescencia.
10. Trazabilidad: No deben existir documentos aislados

Teniendo en cuenta las directrices mencionadas anteriormente es necesario profundizar

sobre ellas:

*Revisión de las directrices del sistema de calidad. Para darle congruencia y solidez a la
documentación.
*Elaboración o afinación de la documentación. Los miembros del equipo por elemento u
otros empleados designados, deben preparar los borradores completos de todos los
procedimientos nuevos que se han revisado.

*Prueba de la documentación. Con los siguientes dos niveles de prueba: Revisión por
parte de una muestra de usuarios, y uso bajo condiciones reales de operación.

*Realizar auditorías de adecuación. A los procedimientos, para verificar su consistencia y

compatibilidad con el resto de la documentación; a los procedimientos e instrucciones de
trabajo, para verificar su utilidad y la facilidad de comprensión; y a los procesos y a las
instrucciones de trabajo con el fin de verificar su adecuación con los requisitos de la
norma.

*Aprobación de la documentación. Después de realizadas todas las auditorías de

adecuación y de haber realizado las revisiones respectivas, el borrador final debe
someterse a la autoridad designada para su aprobación.

 Relacionando estos estándares con la empresa Colpensiones podríamos identificar

el objetivo de la gestión documental de esta empresa, el cual se basa en Contar
con un instrumento archivístico que permita la formulación de estrategias
asociadas al desarrollo de los de Gestión Documental, mediante planes que
garanticen la correcta gestión de los documentos institucionales, su administración
y conservación, con el fin de disponer de evidencia objetiva a los procesos de
COLPENSIONES, contribuyendo de esta manera al desarrollo de la gestión y la
salvaguarda del patrimonio documental del Estado y los ciudadanos, en
concordancia con el Plan Estratégico Institucional de la Administradora; así como
también medir el alcance de este mismo, que inicia con la consolidación del
diagnóstico integral de archivos con el cual se identifica los proyectos e iniciativas
que permitan la optimización del proceso de gestión documental y la
administración de los archivos a nivel institucional y está dirigido a sus
funcionarios, empresas privadas y públicas que prestan sus servicios a la Entidad,
organismos de control, a los ciudadanos (los cuales son la razón de ser de la
Administradora y eje fundamental de la gestión de información del Régimen de
prima Media y Beneficios Económicos Periódicos), y cualquier interesado en
conocer a fondo las políticas orientadas a la administración de información y
documentación, como parte integral del patrimonio documental y cultural de la
Nación.

 La Evaluación y diseño del programa de gestión documental de COLPENSIONES,

debe cumplir con los siguientes objetivos:
 Racionalizar y normalizar la producción documental, en atención a las funciones de
las áreas, los procesos y los documentos generados en su desarrollo
 Normalizar la producción documental, en relación con los soportes y materiales
usados para la elaboración de documentos.
 Normalizar los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de las
comunicaciones oficiales.
 Regular la administración de los archivos centralizados o cualquier unidad de
información que haga parte del sistema de información de COLPENSIONES.
 Verificar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, la organización de
documentos, transferencias primarias y secundarias, conservación de la
información en sus distintos soportes y la disposición final de los documentos.
 Establecer lineamientos para la gestión de la información de la Administradora, en
cuanto a su acceso y uso.
 Desarrollar seguimiento a los indicadores de gestión del Proceso de gestión
documental.
 Ejercer control permanente sobre los documentos producidos o recibidos por la
entidad para garantizar eficiencia, pertinencia y oportunidad en el manejo de la
información.