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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha de revisión:

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Universidad Nacional Experimental

Simón Rodríguez
Núcleo San Carlos

SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FACILITADORA: PARTICIPANTE:
ING. LIMETT LUGO ALFREDO SEIJAS, 20.950.327

San Carlos, Junio 2020

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
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PROPÓSITO

El manual de Procedimientos se realizó bajo el formato de las Normas de Calidad

ISO 9000, con el fin de brindarle a la compañía un documento formal y útil, que se
adapte a los procedimientos y formularios de la normativa internacional con el
propósito de llegar a certificar los procedimientos en un futuro cercano.

OBJETIVOS

 Unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

 Evitar la pérdida de información por errores que se den a causa de

desconocimiento de las tareas específicas.

 Establecer las políticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las

diferentes áreas que conforman la dirección general, control de personal y
desarrollo de las actividades de la organización bajo los criterios de la
reingeniería de los procesos

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ESPECIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS

A VALORAR
Gerencia General
Procedimientos
PR001. Diseñar la estructura organizativa para asegurar el óptimo funcionamiento
de la compañía.

Gerencia Operaciones
Procedimiento
PR003. Asegurar el óptimo funcionamiento de las redes computacionales de las
empresas cliente.

Jefe de Sistema de Redes

Procedimientos
PR005. Realizar el mantenimiento de las redes para mantenerlas actualizadas.

Jefe de Sistema informático

Procedimiento
PR009. Impartir tutoriales a los empleados de las organizaciones clientes, para
familiarizarlos con el sistema.

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GERENCIA GENERAL

Procedimiento: Responsable:

PR001. Diseñar la estructura organizativa

para asegurar el óptimo funcionamiento Gerente General
de la compañía.

1. Crea una estructura organizativa.

2. Indica las responsabilidades
3. Señala las funciones.
4. Si todas las áreas y departamentos de la organización funcionan de
acuerdo a los análisis previstos para el cargo, entonces sistematiza
las funciones y comunica a la alta gerencia.
5. Fin del procedimiento.
6. De lo contrario
7. Entonces Promueve la comunicación entre todos los departamentos
para que exista una correlación de acciones y responsabilidades de
manera que se alcancen los objetivos.
8. Retorna al paso 1.

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Diagrama de Flujo:

Procedimiento: PR001. Diseñar la estructura organizativa para asegurar el

óptimo funcionamiento de la compañía.

INICIO

Crea_estructura
Indica_resposab
Señala_func
Correlación de
acción y
responsabilidad

Si todos los
No Promueve_comunicación
Dpto. entre los dptos.
funcionan

Si

Sistematiza las funciones

Comunica a la
Alta Gerencia

FIN

GERENCIA DE OPERACIONES
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Procedimiento: Responsable:

PR003. Afirmar el óptimo funcionamiento de

las redes computacionales de las empresas Gerente Operaciones
clientes.

1. Recibe el pedido.
2. Indica el pago.
3. Señala la fecha de instalación.
4. Se efectúa y autoriza la instalación de las redes computacionales en
las empresas después de chequear el pedido, los pagos y la fecha
acordada para ejecutar dicha instalación.
5. Si los datos no corresponden correctamente se revisa nuevamente el
chequeo y se regresa al punto 1.
6. Si están correctas se instalas las redes.
7. Se supervisa el funcionamiento de las redes.
8. Si el análisis es optimo, hay calidad en el servicio y finaliza el
procedimiento.
9. Si no es óptimo ordena mantenimiento de los equipos y se retorna al
paso 6 del procedimiento.

Diagrama de Flujo:

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Procedimiento: PR003. Afirmar el óptimo funcionamiento de las redes

computacionales de las empresas clientes.

INICIO

Pedido
Pago_efectuado
Fecha_instalación

Crea_estructura

Chequea
No Se verifica nuevamente
Solicitud la orden de instalación
unciones
Si

Ordena Mantenimiento Instala la Red Solicitada

equipos en la Empresa

No
Optimo Supervisa
Funcionamiento
Red

Si

Hay calidad en el servicio

FIN
JEFE DE SISTEMA DE REDES

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Procedimiento: Responsable:

PR005. Realizar el mantenimiento de las

redes para mantenerlas actualizadas. Técnico de Redes

1. Recibe la solicitud de mantenimiento.

2. Verificando sistema de red instalado en la empresa cliente.
3. Comprueba la calidad del software.
4. Verifica fecha de instalación.
5. Entra en la base de datos.
6. Revisa los cableados de las redes.
7. Si están bien instalado el servicios es óptimo.
8. Informa al gerente técnico.
9. Si no están bien instados efectúa informe descriptivo de las redes.
10. Ir al paso 8.
11. Informa al Gerente Técnico sobre el desarrollo de la jornada de
mantenimiento, le presenta un análisis descriptivo de todas las fallas
y del funcionamiento de las redes computacionales que operan en la
empresa cliente.
12. Fin del procedimiento

Diagrama de Flujo:

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Procedimiento: PR005. Realizar el mantenimiento de las redes para mantenerlas

actualizadas.

INICIO

Red_instalada
Calidad_software
Mantenimiento
Fecha_instalación
Verificar_basesdatos

Chequea Si Funcionamiento Óptimo

Cableado

No

Efectuar Informe
descriptivo de las redes

Informar al Gerente
Técnico

Desarrollar análisis de
fallas y
funcionamiento

FIN

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JEFE DE SISTEMA INFORMÁTICOS

Procedimiento: Responsable:

PR009. Impartir tutoriales a los empleados

de las organizaciones clientes, para Técnico Instructor
familiarizarlos con el sistema.

1. Imparte un tutorial.
2. Indica el tiempo de la actividad.
3. Señala los lineamientos.
4. Realizar la instrucción sobre todo lo relacionado al sistema.
5. Verificar mediante jornadas de preguntas y respuestas.
6. Implementar una evaluación escrito sobre todo lo aprendido.
7. Si el resultado de la evaluación no es la considerada por el instructor
es decir no aprobar el 80 % de lo requerido.
8. No se logra el objetivo, se retorna al paso 3.
9. Si el resultado es el optimo requerido por el instructor.
10. Fin del procedimiento.

Diagrama de Flujo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha de revisión:

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Procedimiento: PR009. Impartir tutoriales a los empleados de las

organizaciones clientes, para familiarizarlos con el sistema.

INICIO

Tutorial
Tiempo_hora
Nombre_emplead
o

Instrucción Sobre todo lo Se verifica mediante jornadas

relacionado al sistema de pregunta y respuesta

Aplicar evaluación escrita

No
No se logra el
Resultado
objetivo
Examen

Si
Optimo

FIN

Gerencia Administrativa
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Procedimiento: Responsable:

PR010. Sistematizar las actividades dentro

de la empresa para mantener la cohesión Administrador
organizacional.

1. Estructura de manera jerárquica y de orden descendiente los cargos

cuyas responsabilidades conllevan al cumplimiento de las funciones
y operaciones primordiales que dan como resultado el alcance de los
objetivos y a su vez el éxito de la organización.

2. Crea el orden organizacional, mediante un organigrama de funciones

donde se debe cerciorar que cada integrante de la organización sin
importar su cargo cumpla con las tareas asignadas para esto debe
monitorear de manera constante a los trabajadores que pertenecen
al núcleo organizacional.

3. Promueve la cohesión dentro de la organización, debe asegurarse

que cada departamento trabaje como equipo y así los empleados
que lo componen, donde haya comunicación y un intercambio
contaste de conocimientos que generen resultados positivos.

4. Establece las normas por las cuales se deben regir los

departamentos, dichas normas deben estar orientadas al éxito de la
empresa, donde se aprovechen todos los recursos y se cumplan con
las metas propuestas por cada uno de los departamentos.
Gerencia Administrativa
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Procedimiento: Responsable:

PR011.Distribuir los recursos económicos

de manera tal que puedan ser distribuidos Administrador
para cumplir con todos los gastos.

1. Crea una estructura organizativa de forma jerárquica en donde haya

una cohesión de responsabilidades y cada unidad ejerza su función.
2. Planea un presupuesto anual que debe estar ajustado, a las
necesidades de la empresa y de los empleados tomando en
consideración los aumentos salariales, aumento de los insumos y la
inflación o de la misma.
3. Dispone del presupuesto para realizar los pagos de salarios de
manera equitativa dependiendo del orden jerárquico de la
organización, es responsable de ordenar el pago a los trabajadores,
el monto se ajustara a la posición del cargo y a las funciones que
ejerza dentro de la empresa.
4. Crea un plan estratégico donde se cubran todos los gastos, sin
necesidad de disponer del capital de la compañía, debe asegurarse
de cuidar las finanzas de manera tal que la empresa no se vea
afectada de forma negativa ni haya perdida de capital.
5. Estudia las variables, los posibles inconvenientes que pueden
ocasionarse dentro de la empresa, algún tipo de emergencia que
requiera de liquidez para solventar una situación desfavorable en el
contexto económico.

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Asistente Administrativo

Procedimiento: Responsable:

PR012. Servir de soporte al Administrador Asistente

cuando requiera de su ayuda. Administrativo

1. Asiste al administrador cuando este lo necesita, debe estar a la

disposición del Gerente Administrativo, y servir de soporte para
realizar las actividades que conlleven al éxito del departamento.

2. Lleva las cuentas de los pagos realizados y a realizarse mediante el

análisis de estados financieros para evaluar los flujos de tesorería y
así llevar un registro de todos los egresos que se generen en la
empresa.

3. Crea documentos que sirvan para registrar los movimientos

financieros de la empresa, dichos documentos deben estar
aprobados por la gerencia general y deben ser revisados por el
administrador.

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Asistente Administrativo

Procedimiento: Responsable:

PR013. Participar en el estudio analítico de

nuevos métodos de trabajo. Asistente
Administrativo

1. Realiza un análisis de las necesidades estructurales de la compañía

monitoreando las actividades para así dar una descripción de las
fallas y las áreas que necesitan mejoramiento.

2. Aplica nuevas técnicas para mejorar los métodos de trabajo, junto

con el Administrador crean un plan tareas que conlleven a la
eficiencia y el éxito de las actividades y a su vez ahorrar tiempo.

3. Apoya al Administrador en la toma de decisiones y en la ejecución de

las mismas, debe de estar dispuesto a corresponsabilizarse y
demostrar liderazgo.

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Asesoría Legal

Procedimiento: Responsable:

PR018. Representar a la empresa en el

marco legal. Abogado

1. Representa a la empresa dentro y fuera de la institución, es la

imagen legal de la empresa, debe acudir a todas la citaciones, con
los basamentos legales y las disposiciones a las cuales se sujeta
compañía.

2. Debe representar la posición de la compañía en todo tiempo,

logrando de una manera u otra que la situación siempre sea
favorable para la empresa sea cual fuere el inconveniente legal.

3. Da a conocer las disposiciones legales, las políticas por las cuales la

compañía es regida y mantener dichas disposiciones.

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Asesoría Legal

Procedimiento: Responsable:

PR019. Velar por los intereses de la

empresa. Abogado

1. Vela por los intereses de la compañía, enfocándose en lo que es más

conveniente para la empresa, sus prioridades y beneficios.

2. Emite documentos legales, que deben estar registrados ante un ente

comicial en donde se haga constar que la compañía está registrada
y cumple con todos los requerimientos legales para estar en
funcionamiento, dicho documento debe ser redactado en una hoja de
oficia para luego ser certificado en una notaría.

3. Crea una estructura legal, que proteja a la empresa a la hora de

presentarse algún tipo de demanda que involucre acciones legales,
el abogado debe citar al demandante y negociar para solventar la
situación.

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Secretaria

Procedimiento: Responsable:

PR020. Crear documentos que faciliten la

ejecución de los procedimientos Secretaria
administrativos.

1. Redacta documentos que faciliten el manejo de la información,

dichos documentos deben ser transcritos a computadora, en un oficio
tamaño carta y luego ser entregado al departamento que lo requiero;
la secretaria se encarga de archivarlo después de su uso.

2. Crea documentos administrativos, que le sean asignados por la

gerencia general para llevar un control de las operaciones dentro de
todos los departamentos, dicho documento debe estar sujeto a las
políticas de la compañía y debe especificar de forma explícita las
operaciones realizadas por cada departamento.

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