QUE SON LAS VENTAS

El término «ventas» comprende todas las actividades necesarias para proveer a un

cliente o empresa de un producto o servicio a cambio de dinero. Sin embargo, para las
empresas, las connotaciones de esta palabra van mucho más allá.

Las empresas tienen departamentos con empleados dedicados especialmente a

vender productos y servicios
HISTORIA
Podría decirse que el origen de las ventas lo encontramos en la Prehistoria, cuando el
hombre primitivo (que aún desconocía el fuego y la cerámica) comenzó a practicar el
trueque como forma comercial sencilla, intercambiando lo que ellos tenían en exceso
por lo que les hacía falta con otros humanos.

Este sistema del trueque fue evolucionando junto con las sociedades, existiendo
intercambios entre miembros de diferentes civilizaciones e incluso entre civilizaciones
entre sí.

En los siglos antes de Cristo ya podemos comenzar a ver los primeros

intercambios comerciales de productos por “dinero”. El trueque se fue haciendo
cada vez más complejo por lo que a medida que se evolucionaba, se procuraba
obtener bienes, a través del intercambio, que tuviesen un valor más estable, y de alto
valor en relación con su volumen.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas es el que tiene como función principal comercializar los

bienes o servicios que ofrece la empresa, por conducto de la fuerza de ventas. Para
que este departamento funcione de forma correcta se deben aplicar “técnicas y
políticas acordes con el producto que se desea vender”

Dependiendo del tamaño de la empresa, sobre todo si se trata de medianas o

grandes, se puede dividir el departamento de ventas en sectores que atiendan a
diferentes zonas de la población.

La función de ventas está encabezada por un vicepresidente del departamento, el

cual tiene como responsabilidad primaria dirigir la fuerza de ventas y en algunos casos
también realizar algunas ventas de la empresa. A medida que la compañía se
expande, es mayor la necesidad de investigación de mercados, publicidad, y servicio
al cliente en un régimen más continuo y experto.

El departamento de ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:

• Elaborar pronósticos de ventas

• Establecer precios
• Realizar publicidad y promoción de ventas

• Llevar un adecuado control y análisis de las ventas.

Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos que:

- El departamento de ventas debe mantener una relación directa con el almacén a fin
de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.

- Los vendedores deben tener una relación estrecha con el departamento de créditos
para evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como el saldo
de cada cliente.

- No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos

que sean autorizados por la gerencia general. Como se puede notar el departamento
de venta juega un rol principal para el éxito dela empresa, así que el tener muy en
claro sus funciones será de mucha ayuda al momento de hacer la planeación de las
ventas de la empresa

FUNCIONES

Establecer unos objetivos

Una de las funciones principales de ventas es fijar unos objetivos claros y realistas
para orientar la venta de productos o servicios durante un periodo concreto. Dentro de
estos objetivos, el equipo de ventas será el encargado de establecer la cuota de
ventas que corresponde a cada vendedor y deberá medir el alcance de esos objetivos.
. También deben analizar qué se puede vender, en qué cantidad y en qué mercados.

Atención al cliente

Parte de ese contacto continuo con el cliente se debe a la atención al cliente. Otra de
las funciones del departamento de ventas es analizar los gustos y preferencias de los
usuarios, de modo que nos aseguremos de ofrecerles lo que quieren. Herramientas
como las encuestas de satisfacción ayudan a medir sus expectativas y el grado de
conformidad con la empresa y sus productos, además de mantener el contacto. De
este modo, podemos introducir los cambios necesarios a propuesta de los propios
clientes para reforzar nuestra posición en el mercado.

Promoción

La última función del departamento de ventas es aquella donde la colaboración con el

equipo de marketing es más evidente. Está claro que el objetivo será aumentar las
ventas mediante el uso de determinados canales, así que ventas deberá decidir cómo
enfocar los contenidos, qué conceptos marcan la diferencia, cuáles son las mejores
publicaciones o qué descuentos se pueden aplicar, y con esa información el
departamento de marketing se encarga de diseñar las campañas de publicidad, que
deberán recibir el visto bueno de ventas.
Las funciones del departamento de ventas se pueden dividir en:

1. Funciones básicas

Funciones administrativas: “Consisten en la formulación de normas comerciales,

planear, organizar, controlar, valorar la actuación de los vendedores, señalar
estrategias a seguir en las ventas, etcétera

Funciones operativas: son las relacionadas con los directores, gerentes y

supervisores de ventas. Entre las tareas que ejecutan están las siguientes:
• Contratación, supervisión y evaluación de la fuerza de ventas.
• Realización de estudios de mercado.
• Juntas y reuniones periódicas relacionadas con las ventas.
• Organización de promociones comerciales.

Funciones técnicas: las hacen los jefes técnicos y sus colaboradores y se encargan
de solucionar los problemas operativos que surgen en el área de ventas

2. Organización de la fuerza de ventas

El recurso técnico de la fuerza de ventas siempre depende de los recursos humanos,

que son, en últimas, quienes realizan las acciones correspondientes a esta área de las
empresas. Los segundos ejecutan sus acciones con ayuda de los primeros. Hay que
Recordar que las ventas son un elemento fundamental para el desempeño de una
empresa, permiten medir el nivel de aceptación de los productos y servicios en un
mercado. en lo que se refiere a funciones concretas de la fuerza de ventas, existen
cinco aspectos que se deben tener en cuenta:

 La venta:

a la fuerza de ventas le corresponde asumir el proceso de venta en sí mismo, el cual

está dotado de unas fases específicas y debe responder a las estrategias que cada
empresa haya trazado en su Plan de Ventas. Vender implica, por ejemplo, dominar el
arte de la negociación y conocer y aplicar recomendaciones básicas en ese sentido.

 Diseño de las estrategas de venta:

La fuerza de ventas, representada casi siempre por el director o jefe de área, debe
elaborar las estrategias de venta que aplicarán sus equipos de vendedores. Se trata
de políticas y directrices que se deben seguir de cara a los procesos de negociación
con clientes, los cuales requieren de unidad y coherencia.

 Selección del personal:

No todas las personas están capacitadas para integrar un equipo de ventas. Los
procesos de selección de personal también incumben a la fuerza de ventas, que en
acción conjunta con el área de Recursos Humanos, eligen el personal para llevar a
cabo las labores comerciales.

 Capacitación de vendedores:
La venta, por otra parte, requiere, de preparación y formación específica, con el fin de
potenciar al máximo las habilidades necesarias. Más allá del talento natural de algunas
personas para vender productos, es preciso invertir recursos en programas formativos
que potencien la actividad negociadora de los vendedores, además de mantenerles
actualizados en cuanto a técnicas.

 Supervisión y seguimiento:

a los directores del área de ventas también les corresponde hacer el respectivo
seguimiento y monitoreo de los procesos comerciales. Cada empresa debe fijar los
indicadores para determinar si la labor de sus equipos de ventas son los esperados o
si están por debajo de sus expectativas.

¿Cómo se organiza la fuerza de ventas de una empresa?

Las empresas pequeñas o medianas no necesitan una logística demasiado sofisticada

para poner en marcha su fuerza de ventas. Debido a que sus estructuras internas no
son demasiado complejas, es suficiente con fijar unos parámetros básicos y ponerlos
en marcha de cara a los clientes. Caso contrario ocurre con las grandes
organizaciones, que requieren del diseño de un modelo de ventas en sí mismo. Esto
ocurre cuando las empresas, además del personal que está al frente del departamento
comercial, deben apoyarse en vendedores externos, los cuales pueden organizarse
en función de tres elementos:

a) Por territorio: bajo este modelo, a cada vendedor se le asigna un territorio para la
venta de productos o servicios. Suele ser una forma de descentralizar el equipo de
vetas de las empresas para llegar a otras regiones, provincias, países. El vendedor
tratará de entablar relaciones duraderas con los clientes con los que realice una
negociación.

b) Por producto: en este caso, cada vendedor se especializa en la venta de un

producto o servicio específico. Es una estructura especialmente valorada por las
empresas con una amplia gama de productos y muy diferentes entre sí. El hecho de
que los vendedores se especialicen en su venta garantiza que, en el momento de la
negociación, tendrán pleno conocimiento de éste.

c) Por cliente: esta última modalidad implica que cada vendedor se enfoque en un
cliente específico. Por ejemplo, los mayoristas que operan en cualquier sector del
comercio suelen dar un trato personalizado a cada uno de los clientes que, más
adelante, distribuirán sus productos en el mercado. Esta estructura garantiza una
atención personalizada. Los clientes, por su parte, suelen valorar positivamente este
tipo de atención.

PROCESO DE ADMINISTRACION DE LAS VENTAS

Formulación: para la elaboración de un programa de ventas es preciso considerar los

factores del entorno que afectan la empresa y que permiten realizar un pronóstico de
los posibles resultados. Posteriormente, se organizan y planean las actividades
generales relacionadas con las ventas agregándose las estrategias mercadológicas a
seguir. La importancia de esta fase radica en que, si se tiene una adecuada
planeación, se determinará el camino a seguir en el proceso de colocación y
distribución del producto.
Aplicación: en esta fase se selecciona al personal del área de ventas más apto de
acuerdo con las características del producto y a las estrategias de mercadotecnia
planteadas.

Evaluación y control: esta base consiste en la elaboración de métodos y

procedimientos para medir el desempeño de la fuerza de ventas. Si el resultado no es
el esperado, se pueden hacer ajustes en el programa de ventas o replantear la
estrategia de mercadotecnia.

FACTORES QUE AFECTAN LAS VENTAS

EXTERNOS:

• No son controlados por la empresa

• Legales y políticos
• Técnicos
• Socio culturales
• Ambientales

INTERNOS:

 Misión
 visión, metas, objetivos y cultura empresarial
 Recursos humanos
 Recursos financieros
 Capacidad de producción y de servicio
 Capacidad de desarrollo de tecnología

PLAN DE VENTAS

Es un programa de acción que precisa los objetivos y los medios para poner en
marcha la estrategia de desarrollo elegida.
Es el análisis, planeación, implementación y control de programas diseñados para
crear, construir y mantener beneficios mutuos entre las empresas y su mercado
objetivo.
 ¿Para qué se prepara un plan de ventas?

 Le brinda a la organización un camino que recorrer.

 Fija objetivos específicos a los cuales se le debe apuntar.
 Proporciona sentido a las cifras que cuantifican el progreso.
 Prepara a la organización para acciones correctivas en caso de variaciones.
 Establece bases para una planeación continua
 Persigue la rentabilidad

ORGANIZACIÓN DE VENTAS

Cinco principales objetivos:

- Primero: Incrementar las ventas rentables.

- Segundo: Optimizar las actividades de ventas.
-Tercero: Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el mínimo
de esfuerzo.
-Cuarto: Corregir la problemática surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones.

KAIZEN APLICADO AL AREA DE VENTAS

El método Kaizen tiene por objetivo maximizar la producción mediante la mejora
constante del aparato productivo empresarial, reduciendo las ineficiencias para
aumentar la competitividad de la empresa en el mercado

Una empresa requiere hoy más que nunca la capacidad de mejorar de

manera continua y sistemática. se habla mucho de la capacidad de una
empresa para mejorar en sus productos y servicios, y también en sus
procesos productivos, de logística y administrativos. Pero en cuanto a
los procesos de ventas, y los sectores dedicados a ésta área, fueron
dejados de lado.
Es común que los directivos de las empresas contraten consultores
para mejorar la productividad, calidad y costos del área productiva, pero
es muy poco común encontrar directivos preocupados por mejorar su
área de ventas. Si se interesan por mejorar las técnicas de ventas y todo
lo relativo a la promoción y publicidad, las empresas serían más
eficientes.

¿Qué tiene para darle el kaizen a los procesos de ventas?

a. Una metodología para mejorar de manera constante y sistemática su

efectividad y eficiencia.

Concientizar al personal de ventas de la necesidad de mejorar de

manera continua y siguiendo una metodología.
b. Hacer conscientes al personal comercial de los diversos tipos de
desperdicios y como detectarlos, cuantificarlos, eliminarlos y prevenirlos.

Conformar y hacer uso de datos e informes estadísticos para detectar

puntos de mejora, fijar objetivos de mejora y evaluar el funcionamiento de
los procesos.

Sistemas kaizen aplicados a los procesos

de ventas
De igual forma que en los procesos productivos pueden aplicarse
diversos sistemas de gestión con el objetivo de mejorar los distintos
indicadores de performance, los procesos de ventas también están
sujetos a la aplicación de dichos sistemas.

1. Así como los procesos productivos están sujetos a la aplicación de

la Gestión de Calidad Total a los efectos de disminuir los fallos y de tal
forma reducir costos y aumentar la satisfacción de los clientes y
consumidores, en los procesos de ventas debe reducirse y evitarse la
comisión de fallos que impliquen aumentos de costos y menores niveles
de satisfacción de los clientes y consumidores. Tomar mal un pedido o
informarlo incorrectamente al área de facturación implica no proveer del
producto solicitado por el cliente en tiempo y forma, o hacerlo a un precio
distinto del pactado, lo cual implica devoluciones, o ajustes contables,
con los consecuentes costos administrativos, y una mala imagen de la
empresa frente a terceros.

2. El Mantenimiento Productivo Total es crítico cuando las ventas son vía

Internet. Hoy día tanto para enviar y recibir pedidos, facturar y brindar
información es fundamental el soporte informático, por lo tanto todo lo
que haga a un correcto, efectivo y eficiente mantenimiento de hardwares
y software vinculado al área de ventas es crítico. Muchas empresas
proveedoras sobretodo de alimentos efectúan al mismo tiempo la venta y
su entrega.
3. Los procesos de ventas deben ajustar sus métodos y actividades a
los procesos productivos Just in Time. Para ello el personal de ventas
debe conocer acerca de tal sistema de producción, de manera tal de
saber cómo responder a los requerimientos de los clientes y como
transmitir los pedidos al área productiva.