Manual de Normas y Procedimientos de La Gerencia de Logistica de Venezolana de Alimentos Al Casa S.A.

GERENCIA DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE Fecha de Emisión: 30/01/14
LA GERENCIA DE LOGISTICA Código: MNPGL001 Página: 1 de 97
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DE LA GERENCIA DE LOGISTICA DE
VENEZOLANA DE ALIMENTOS AL CASA S.A.
Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Freddy Paredes Karina Altamiranda Ing. Edith González
Coord. De Área de Gerente de Logística Directora de
Control Logístico Operaciones.
MANUAL DE NORMAS Y
ÍNDICE
Pág
INTRODUCCIÓN. 4
Objetivos Generales y Específicos. 5
Alcance. 6
Marco Jurídico 7
Unidades Involucradas. 9
Normas Generales. 10
Despachos de mercancía desde puerto destino a empresa de servicio 12
(Empaquetadora).
Normas especificas del despacho de mercancía desde puerto de destino a empresa 13

de servicio. (Empaquetadora).
Normas especificas del despacho de mercancía empaquetados desde proveedores al 15

cliente.
Normas especificas para la devolución de equipos 17
Normas especificas para reporte de siniestros. 19
Normas especificas administrativas para analista de rubro. 22
Normas de notas de entrega para despachos a mercal. 24
Normas especificas de notas de entrega para despachos de alimentos por 25
comercialización.
Procedimiento para la devolución de equipos. 26

Procedimiento para reporte de siniestros. 29
Procedimiento para despachos de alimentos por servicio de empaquetado con flota 30
propia.
Procedimiento para despachos de alimentos por servicio de empaquetado por flete. 33

Procedimiento para la venta de alimentos por comercialización. 37
Procedimiento para el control de despachos por producto y notas en tránsito. 40

MANUAL DE NORMAS Y
Procedimiento registro de ventas al consolidado de ventas por productos de 43

comercialización.
Diagramas de flujo. 45
Formatos e instructivos. 63
Modelo ilustrativo de la nota de entrega interna. 80
Modelo ilustrativo del sistema casa, notas de entrega guía Sada. 81
Despachos a PDVAL u otro ente (clientes con flota propia).

89
Glosario de términos.
91

MANUAL DE NORMAS Y
INTRODUCCIÓN
La Gerencia de Control Aduanero representa uno de los pilares fundamentales que

sostienen las operaciones estratégicas de recepción de los diferentes rubros que
disminuye la Casa a la RED MERCAL. Un equipo multidisciplinario se engrana
perfectamente a otras dependencias, como Logística y Comercialización igualmente
imprescindibles en las labores aduaneras para la obtención de los mejores resultados,
siendo su principal misión la realización y agilización de todos los procesos aduanales
para lograrla disponibilidad de los alimentos que ingresan al territorio nacional por las
Zonas Portuarias.
Esta Gerencia recibe, un gran volumen de alimentos que forman parte de la

misión alimentación, el cual es adquirido por la Gerencia de Comercialización de
la Corporación Casa y donde Control Aduanero, previo proceso de nacionalización
de las cargas, articula con las Gerencias de Logística y Operaciones. Para
explicar un poco sobre la llegada de materia prima (alimentos) a Puerto se maneja,
con la información que proporciona la Gerencia de Comercialización y la
documentación de nacionalización, donde las cargas son almacenadas en
lugares acondicionados para ello y posteriormente cuando se logra la liberación
de las cargas se coloca a orden de la Gerencia de Operaciones, quienes son los
que disponen de la materia prima para ser empaquetada o procesada según sea el
caso.
En resumen con lo antes descrito la función principal en Puerto de las

Gerencias involucradas es lograr la liberación y disponibilidad inmediata de las
cargas, ya que de esto depende la cantidad de familias que cuentan con los
alimentos básicos de manera oportuna.

MANUAL DE NORMAS Y
OBJETIVO GENERAL
Dotar a Venezolana de Alimentos la Casa S.A; de una herramienta interna que

permita definir las normas y procedimientos necesarios para efectuar los procesos
operativos para recepción y despacho de mercancías (alimentos), objeto de
importación por la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas La casa S.A, a
fin de agilizar los trámites para retirar del Puerto respectivo; así como el manejo y
control de inventarios.

MANUAL DE NORMAS Y
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Definir las normas y procedimientos para efectuar el despacho a empresas de

servicio, desde el Puerto de origen, de materias primas (alimentos), a granel y en
presentaciones de sacos de 25 y 50 kg, que requieren ser empaquetados y
procesados, cumpliendo los respectivos tramites de recepción y reconocimiento
exigidos por la Ley, antes de ser despachados al cliente.
Definir las normas y procedimientos para efectuar el despacho de producto
terminado a los Centros de Acopio Mercal y/o Clientes, desde la empresa Venezolana
de Alimentos La Casa S.A, que presta el servicio de empaquetado y procesamiento en
los diferentes rubros, (Leche en Polvo, Leguminosas y Arroz 5%).
Definir las normas y procedimientos para el control y devolución de los
equipos que conllevan la materia prima comercializada por la Corporación de
Abastecimiento y servicios Agrícola La Casa S.A, que han sido retirados por
empresas transportistas o empaquetadoras, en el tiempo establecido y en optimas
condiciones a fin de evitar gastos adicionales.
Definir las normas y procedimientos necesarios para la notificación a la unidad de
seguros de las situaciones que determinan perdida de alimentos, equipos y/o
daño con la mercancía (alimentos) y equipos (contenedores); a fin de
gestionar y solicitar la indemnización ante la compañía.
Definir las normas y procedimientos para la recepción de las notas de entrega
firmadas y selladas por el cliente, con sus respectivos soportes para su remisión
a la Dirección de Administración de Venalcasa.

MANUAL DE NORMAS Y
ALCANCE
El presente manual va dirigido a todo aquel miembro de venezolana de Alimentos

La Casa S.A, a modo de consulta y aquellas gerencias involucradas en los
procedimientos de operaciones, tales como: Logística, Operaciones, Procesos, Control
de Calidad y Comercialización, áreas que están involucradas al manejo y alcance; y
quienes lo utilizaran como guía y marco para la ejecución de sus actividades.

MANUAL DE NORMAS Y
MARCO JURÍDICO
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial

N° 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1.999, artículos 7, 137 y 141.
Ley contra la corrupción, publicada en la Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria de
fecha 07 de Abril del 2.003, artículos 2, 3,6 y 7.
Normas Generales de control interno, Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha 17 de Junio
de 1.997 Capitulo II.
Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial
N°36.845 del 07 de diciembre de 1.999, Artículos 21, 23, 25,33 y 34.
Ley orgánica de Procedimientos Administrativos Artículo 5. Ley orgánica de
Aduanas y su Reglamento.
Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 37.689, de fecha 14 de mayo del 2.003.
Decreto N° 2.340 donde se aprueba el “Plan Excepcional de Desarrollo Económico y
social mediante el Abastecimiento de Alimentos y Otros Productos que Complementan
la Cesta Básica”.
Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 37.731, de fecha 14 de julio del 2.003
Decreto N° 2.680, mediante el cual se exonera del pago de impuestos de importación y la
tasa por determinación del régimen aplicable a las mercancías sometidas a potestad
aduanera, los bienes que se importen para satisfacer el “Plan Excepcional de Desarrollo
Económico y Social mediante el Abastecimiento de Alimentos y otros Productos que
Contemplan la Cesta Básica”.
Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 37.893, de fecha 08 de marzo del 2.004.
Decreto N° 2.842, mediante el cual se aprueba el “Plan Excepcional de
Desarrollo Económico para el Abastecimiento de Alimentos de la Cesta Básica, Materia
Prima para la Elaboración de Alimentos y otros Productos Agroalimentarios de Primera
Necesidad”. Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 38.266, de fecha 6 de
septiembre del 2.005.
Decreto N° 3.887, mediante el cual se aprueba el II “Plan Excepcional de
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Necesidad”. Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 38.440, de fecha 19 de mayo

del 2.006.
Decreto N° 4.489, mediante el cual se aprueba el III “Plan Excepcional de
Necesidad”.
Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 38.623, de fecha 27 de febrero del 2.007
Decreto N° 5.215, mediante el cual se aprueba el IV “Plan Excepcional de
Necesidad”.
Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 38.811, de fecha 15 de noviembre del
2.007.
Decreto N° 5.689, mediante el cual se aprueba el V “Plan Excepcional de
Necesidad”.

MANUAL DE NORMAS Y
UNIDADES INVOLUCRADAS
Dirección de Operaciones: Encargada de Proveer la información requerida para la

planificación de las materias primas asignadas por Puerto de origen y traslado
a las diferentes plantas empaquetadoras para posterior empaquetado y
procesamiento a fin de ser distribuida para los Centros de acopio de la Red Mercal y
otros clientes.
Gerencia de Logística: Supervisa las actividades desarrolladas a través del

sistema logístico y monitorea el buen estado de los equipos que contenga la materia
prima consignada a Venezolana de Alimentos la Casa S.A y la entrega los mismos en
los tiempos establecidos.
Gerencia de Operaciones: Coordina el transporte de carga para la búsqueda

de la materia prima y le informa al jefe de aduana de Venalcasa en Puerto y verifica
la salida de los contenedores hasta la Planta empaquetadora y procesadora, de igual
esta gerencia coordina la distribución del producto terminado hacia los centros de
acopio de la Red Mercal.
Control de calidad: Certifica la calidad de la materia prima y producto terminado, a

fin de activar el proceso de Alerta Roja, en caso de alguna irregularidad.
Dirección de Comercialización: Encargada de comercializar los productos bajo la

marca Venalcasa a nuestros clientes.
Dirección de Administración: Encargada de procesar los pagos pertinentes a las

diferentes empresas que prestan servicio a Venezolana de Alimentos la Casa S.A para
el desarrollo de las actividades de traslado y distribución de mercancías, así como velar
por el cumplimiento de los procesos administrativos originados a través de los procesos.
MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS GENERALES
1. El Agente Aduanal: Es la persona encargada y autorizada para actuar ante los

órganos competentes en nombre y por cuenta de aquel que contrata sus servicios, en
nuestro caso contratado por la Casa S., para el trámite de las operaciones
inherentes a la actividad aduanera.
2. Jefe de Aduana Venalcasa: Persona encargada de recibir los vehículos a
cargar en Puerto de Origen y posterior retiro de los equipos asignados con la materia
prima, a su vez verifica la documentación para ser entregada al chofer.
3. La empresa proveedora de servicio contratada por Venalcasa S.A, a través de la
Gerencia de Operaciones para cumplir con el traslado de alimentos deberá estar
plenamente identificado y registrado como lo estipula la Ley de Contrataciones Públicas
en su decreto N° 5.929 con rango y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
4. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Logística de la Casa
S.A, incluir en la negociación con el proveedor el envío de la Confirmación del
Embarque y los documentos para planificar y ejecutar la recepción de la mercancía
(alimentos), así como otras condiciones que garanticen la seguridad, agilidad y
transparencia de las operaciones.
5. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Logística de la Casa
S.A, Sección Logística, enviar al AGENTE ADUANAL, cuando ya ha sido verificado el
arribo de la mercancía de Puerto, los permisos requeridos para el
procedimiento de Permisologías.
6. Es responsabilidad de la Dirección de Operaciones bajo las Gerencias de
Logística, Operaciones, Proceso y Control de Calidad, los lineamientos para la
solución de problemas en materia de calidad, seguridad, logística u otro que se genere
del proceso de recepción de materias primas (alimentos)

MANUAL DE NORMAS Y
7. La Sección de operaciones es responsable de evaluar el funcionamiento y

cumplimiento de las obligaciones del Agente Aduanal y a su vez reportar al
Departamento de Comercialización y Operaciones.
8. Es responsabilidad de Auditoría Interna efectuar mensualmente en forma aleatoria
un procedimiento de verificación de operaciones, recepción, control de inventario,
despacho y facturación. Los resultados deben ser presentados los cinco (05) primeros
días del mes siguiente a la sección de presupuesto, Departamento de Comercialización
y Operaciones y a Presidencia de Venezolana de Alimentos La Casa S.A.
9. La sección de Presupuesto debe presentar mensualmente al Departamento de
Comercialización y Operaciones, los reportes de gestión operativos que determinen la
eficiencia del proceso de Recepción y Despacho de mercancías (alimentos) desde
Puerto.

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DESPACHO DE MERCANCIAS (ALIMENTOS) DESDE

PUERTO DE DESTINO A EMPRESAS DE SERVICIOS
(EMPAQUETADORAS)
UNIDADES INVOLUCRADAS:
Gerencia de Control Aduanero y sus Departamentos de Aduana, Operaciones

Portuarias y Tráfico Internacional (Corporación Casa S.A).
Gerencia de Comercialización y Operaciones de Venalcasa. Agente Aduanal.
Almacenadora.
Proveedor (empresa de servicio “transporte”)
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN:
1. Oficio de traslado (Venalcasa).

2. Liberación (Naviera) / la Casa, S.A
3. Constancia de Recepción. / (La Casa, S.A. y/o Almacenadora).
4. Conocimiento de Embarque (Bill of Lading B/L) / (La Casa, S.A.
5. Cuadro de Contenedores (Ubicación en Patio)./ (La Casa, S.A. y/o Almacenadora)
6. Contrato Marco con Proveedores (empresas de servicio ¨Si fuese el caso¨)/
(Venalcasa).
7. Plan de despacho por rubro (Sistema Logístico) / (La Casa, S.A.)
8. Nota de Entrega Seriada. / (Almacenadora).
9. Orden de despacho y Cedula de Identidad (Transportista). / (Venalcasa).
10. Pase de Salida/ (Almacenadora).
11. Acta de Recepción. / (La Casa, S.A.)
12. Equipment Inspection Report (E.I.R). / (Almacenadora).

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS DEL DESPACHO DE MERCANCIAS

(ALIMENTOS) DESDE PUERTO DE DESTINO A
EMPRESAS DE SERVICIOS (EMPAQUETADORAS)
1. Es responsabilidad del Departamento de Tráfico Internacional (Corporación
casa S.A) registrar antes del arribo del buque los Conocimientos de Embarque (B/L)
con sus respectivos contenedores en el Sistema Logístico.
2. El Departamento de Logística Interna Nacional (Corporación casa S.A) debe

asignar a través del Sistema Logístico, las Notas de Entrega Seriadas a los
proveedores (Agente Aduanal), para retirar del puerto los alimentos a ser
empaquetados/procesados.
3. El Analista del Departamento Operaciones Portuarias (Puerto destino) debe

coordinar con el Agente Aduanal el despacho de la mercancía hacia su lugar de
destino.
4. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias (Corporación casa

S.A), verificar que la Nota de Entrega Seriada de la Transportista / Empresa de
Servicio con el Centro de Acopio destino, esté planificada por el Departamento de
Comercialización y Operaciones (Venalcasa) e indicada en el Plan de Despacho por
Rubro.
5. Es responsabilidad del departamento de Comercialización y Operaciones,

efectuar seguimiento y evaluar, la planificación de los despachos, que ha sido
registrado en el sistema de control y despacho la Casa S.A.
6. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través

de su Departamento de Transporte, velar por el cumplimiento del retiro de la
mercancía (alimentos) del puerto destino por parte del proveedor (empresas de
servicio Transporte) y por el procesamiento y empaquetado en el tiempo acordado.
7. El proveedor (empresa de servicio), debe efectuar el retiro con su propio

MANUAL DE NORMAS Y
transporte y recursos.
8. Las toneladas métricas (TM) entregadas al proveedor (empresa de servicio) desde

puerto, serán las toneladas métricas (TM) utilizadas para el finiquito, salvo alguna
inconformidad manejada a través del procedimiento de Alerta Roja para
diferencias en despacho y autorizadas por el Departamento de Comercialización y
Operaciones.
9. Todos los contenedores retirados del puerto deben ser pesados, y se obligan a
presentar su respectivo Ticket de Romana.

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS DEL DESPACHO DE MERCANCIAS

(ALIMENTOS) EMPAQUETADOS DESDE PROVEEDORES
(EMPRESAS DE SERVICIO) A CLIENTE.
1. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones

(Sección de Operaciones), evaluar y aprobar conjuntamente con el Cliente (Mercal), el
Plan de Despacho general y semanal, que ha sido registrado en el sistema de control y
despacho La Casa S.A.

de sus Secciones de Transporte y Operaciones, velar por el cumplimiento en tiempo y
cantidad del Plan semanal de Despacho al Cliente.
3. Se utilizará para el despacho de la mercancía el método para manejo de inventario

PEPS “Primero en Entrar Primero en Salir”.

(Sección de Transporte), verificar que los Proveedores (empresas de servicio),
efectúen el despacho a los clientes, en el tiempo y cantidad establecidos.
5. Las Empresas Empaquetadoras sólo podrán despachar al cliente la mercancía

(cantidad y rubro) que esté indicada en la Nota de Entrega Seriada.
6. Las Empresas Empaquetadoras se obligan a presenciar el conteo de la mercancía

en la descarga del camión, de presentarse alguna irregularidad en la entrega, deben
comunicarse con el Coordinador Regional de la Casa S.A y esperar la llegada del
mismo a fin de notificar la situación.

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(Sección de Transporte), elaborar el cuadro resumen de inventarios por proveedor
(empresas de servicio), una vez que ha sido registrado el despacho.

de sus secciones de Transporte y Operaciones, verificar que el despacho desde los
proveedores (empresas de servicio) al cliente / Mercal /centro de acopio, se reciba sin
novedad; en caso de alguna inconformidad debe activar el procedimiento Alerta Roja
para diferencias en despacho.

de sus Secciones de Transporte y Operaciones, coordinar la distribución durante la
semana, para no congestionar la recepción en los centros de acopio del cliente.
10. La Nota de Entrega Seriada, emitida por el sistema de Control y Despacho, será
utilizada como Nota de Entrega (La Casa S.A.) y acta de recepción, en caso de
presentar alguna inconformidad en la entrega al cliente.

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS PARA LA DEVOLUCION DE

EQUIPOS
1. El Departamento de Operaciones Portuarias dedicará una figura denominada

Analista de Control de Equipos, que será destinada a efectuar seguimiento de la salida,
devolución y estado de los equipos que contengan mercancía (alimentos) consignadas
a Venalcasa, además de la recepción por parte de la empresa transportista /
empaquetadora de la Nota de Entrega Seriada (original) firmada y sellada por el cliente
y del envío de ésta vía valija al Dpto. de Aduana (Caracas).
2. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias de La Casa,

S.A., constatar que la Almacenadora haya verificado el estado de los contenedores al
momento de su recepción y que dicha inspección repose en el EIR y en el Acta de
Recepción del Almacén.

S.A, verificar el estado de los equipos (contenedores) desde cada Almacenadora,
donde estén resguardados y en caso de encontrar alguna irregularidad debe notificar a
la Gerencia de Control Aduanero de La Casa, S.A, y a la Unidad de Seguros de la
Corporación, a fin que activen las acciones pertinentes.
4. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias registrar en el

Sistema Logístico diariamente y al momento de presentarse la situación: Los
contenedores reconocidos disponibles para despachar, contenedores que han sido
despachados, movimientos de recepción de contenedores en puerto y contenedores
entregados a la Línea Naviera.

MANUAL DE NORMAS Y
5. Las empresas transportistas / empaquetadoras deben entregar al Departamento

de Operaciones Portuarias la Nota de Entrega Seriada firmada y sellada por el cliente,
y coordinar con éste la entrega inmediata a la Línea Naviera de los contenedores
vacíos, a fin que dicho departamento supervise y registre en el Sistema Logístico el
estado de los equipos y la fecha exacta de la devolución.
6. En caso de alguna irregularidad en el estado de los equipos, deberá ser notificado de

inmediato al Jefe de operaciones Portuarias, para que efectúe el procedimiento de
Cobro al transportista/proveedor y/o el reporte al Dpto. de seguros según sea el caso.
7. Es responsabilidad del dpto. de operaciones portuarias (puerto destino),

controlar la entrega y devolución de contenedores, a través del sistema de Logística;
tomando en cuenta el destino de la mercancía.

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS PARA REPORTE DE SINIESTROS

de sus Secciones de Transporte y Operaciones, entregar a la Unidad de Seguros de
Venalcasa, un cuadro informativo que contenga los embarques programados y
recibidos en puerto, cantidad de contenedores y los números de B/L donde se registren
los mismos, cinco (5) días después de haber sucedido el siniestro.

S.A., reportar al Departamento de Procesos (Sección de Control de Calidad) cualquier
situación que considere afecte la calidad de la mercancía (alimentos).
3. El Departamento de Procesos (Sección de Control de Calidad), debe notificar de

manera inmediata cualquier siniestro o irregularidad que presente la mercancía
(alimentos) o equipos (contenedores) al momento de su recepción ó siniestro.

de sus Secciones de Transporte y Operaciones notificar de manera inmediata cualquier
siniestro o irregularidad que presente la mercancía (alimentos) o equipos
(contenedores) al momento de su traslado al cliente / centro de acopio o empresas
empaquetadoras.
5. Es responsabilidad de la Unidad de Seguros accionar de manera inmediata

ante la Compañía Aseguradora, las situaciones donde se genere cualquier siniestro
que afecte los equipos contenedores o la mercancía (alimentos) consignadas a
Venalcasa.

de sus Secciones de Transporte y Operaciones en conjunto con el Dpto. de Procesos
MANUAL DE NORMAS Y
(Sección Control de Calidad), presentar ante la Unidad de Seguros para efectos de

liquidación de siniestros de Transporte:
- Bill of lading (B/L).
- Factura Comercial.
- Certificado de Origen.
- Packing List.
- Acta de Recepción por parte del Almacén.
- Declaración emitida por el SENIAT.
7. Es responsabilidad de la Gerencia de Logística presentar ante la Unidad de Seguros

para efectos de liquidación de siniestros de Transporte Terrestre:
- Informe de transito.
- Notificación de reclamo formal.
- Carta narrativa de los hechos.
- Fotocopia de la Licencia y Cédula de Identidad del Conductor.
- Cantidad exacta de la pérdida.
8. Es responsabilidad de la Gerencia de Logística presentar ante la Unidad de Seguros

para efectos de liquidación de siniestros por Robo:
- Denuncia ante el C.I.C.P.C.
- Factura de la mercancía.
- Carta narrativa de los hechos.
- Cantidad exacta de la pérdida.
- Factura de la mercancía.
9. Es responsabilidad de la Unidad de Seguros de Venalcasa:

- Declarar dentro del lapso establecido por la empresa aseguradora, los
siniestros ocurridos.
- Controlar el estatus de los siniestros declarados ante la empresa
aseguradora y hacerle seguimiento oportuno.
MANUAL DE NORMAS Y
- Presentar mensualmente el Informe de Gestión por Gerencia, ante el Dpto. de

Administración y RRHH, el cual debe contener los siniestros ocurridos por cada
tipo de póliza contratada por Venalcasa, los montos cancelados a los
beneficiarios, la disponibilidad de los montos asegurados y de las coberturas.
10. En relación a las normas anteriores la Unidad de Seguros cuenta con un lapso de
15 días para enviar los documentos a la compañía aseguradora a través del
Intermediario de seguros.
11. A fin de cuidar el incremento de la siniestralidad, Venalcasa exige a las

empresas transportistas contratadas para el traslado de mercancía una Póliza de
Transporte Terrestre; a excepción de los vehículos propiedad de Venalcasa que estén
siendo operados, los cuales si estarán amparados por las pólizas acordadas por la
Unidad de Seguros de Venalcasa.
12. En caso de no realizarse el desembolso de un siniestro y se haya vencido el tiempo

establecido por la Compañía Aseguradora, la Unidad de Seguros informará a la Unidad
de Consultoría Jurídica a fin de que activen las acciones pertinentes.

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS ADMINISTRATIVAS PARA

ANALISTAS DE RUBROS
1. Es responsabilidad del analista manejar toda aquella información referente a las
plantas que lleva su rubro para optimizar o prevenir cualquier circunstancia que
pueda afectar en la operatividad de la planta.
2. Es responsabilidad del analista verificar las asignaciones de materia prima
realizadas por la corporación CASA.
3. Debe monitorear constantemente el sistema CASA para la aceptación de las
órdenes de extracción.
4. Es responsabilidad del analista el control de los pases de salidas generados y su
respectiva recepción en el sistema CASA.
5. Debe llevar control de la materia prima que se recibe en plantas de acuerdo al
formato de control establecido: Formato “A”, como también controlar los
contenedores retirados por orden de extracción y las recepciones de los pases
de salida, formato de control: “Control de Materia prima”.
6. Debe mantener comunicación constante con el analista de rubro en corporación
CASA para el intercambio de información (planificación y solicitud de asignación
de los despachos semanales).
7. Debe de verificar diariamente los Kardex de las plantas (inventarios de materia
prima, inventarios de producto terminado, merma, como otros).
8. Es responsabilidad del analista de rubro manejar la información referente a la
cantidad (T.M.) de producto terminado en planta, para realizar el parte de
producción.
9. Debe realizar el parte de producción los jueves en la mañana, para que el
analista de CASA asigne los despachos y a su vez la gerencia de transporte
planifique los retiros con anticipación.
10. De acuerdo al inventario de producto terminado y a la fecha de la planificación
del despacho, debe de solicitar al coordinador de flota pesada la disponibilidad
MANUAL DE NORMAS Y
de transporte para notificar al jefe de operaciones el día a efectuarse el

despacho.
11. Es responsabilidad del analista de rubro realizar seguimiento respectivo a las
plantas para verificar la efectividad de los despachos asignados.
12. Es responsabilidad del analista de rubro velar por las notas de entrega
generadas por los despachos de producto terminado, desde la salida de la nota
en planta, la recepción en el centro de acopio y el retorno a Venalcasa, hasta la
consignación en el departamento de facturación.
13. Debe de solicitar las notas de entrega en tránsito por Traslado Propio, a las
plantas empaquetadoras semanalmente (la nota no debe de permanecer por
más de una semana en la planta).
14. Debe verificar que las notas de entrega conserven todos sus requisitos para su
posterior proceso de facturación, en caso contrario deberá ubicar el requisito
faltante en un tiempo prudencial.
15. Es responsabilidad del analista de rubro controlar y consolidar las notas de
entrega con sus respectivos formatos de control (Cuadro de despachos mensual
y Formatos “A”).
16. Debe de realizar carpetas identificadas con los respaldos generados en el
proceso del servicio del empaquetado: Copia de la Orden de Servicio, Orden de
Extracción, Pases de salidas, notas de entrega y formato “A”.
17. Es responsabilidad del analista elaborar los expedientes correspondientes al
rubro que maneja.
18. Debe de reportar diariamente los despachos realizados como cualquier novedad
en la planta.
19. Debe realizar informes semanales de los despachos realizados e informe de
gestión a finales de cada mes.

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS DE NOTAS DE ENTREGA PARA

DESPACHOS A MERCAL (CENTROS DE ACOPIO)
1. El formato Nota de Entrega Venalcasa debe estar debidamente lleno en todas

las casillas, firmadas y selladas por la persona que despacha, el chofer de la
unidad y el ente que recibe.
2. El formato Nota de Entrega Venalcasa posee numero de control y numero de
orden, el que se debe de utilizar es el numero de orden de entrega al momento
de realizar la nota de entrega digital emitida por el sistema CASA.
3. El formato Notas de Entrega Sistema CASA debe estar debidamente lleno en
todas las casillas, firmadas y selladas por la persona que despacha, el chofer de
la unidad y el ente que recibe.
4. Los formatos de Notas de Entrega Venalcasa y CASA no pueden tener
tachaduras o enmendaduras.
5. Verificar que los datos estén correctos de la Nota de Entrega CASA, en relación
de la Nota de entrega Interna del formato Venalcasa (debe concordar el N° de la
nota interna del formato Venalcasa).
6. El formato de Nota de Entrega CASA debe de coincidir con la cantidad de
kilogramos recibidos de la boleta o Acta de de recepción emitida por el centro de
acopio mercal, si no coincide los kilogramos de los dos formatos el centro de
acopio deberá realizar una acta explicativa por la diferencia.
7. La boleta o Acta de recepción del centro de acopio Mercal debe de estar sellada
y firmada por la persona que recibió el despacho o el responsable del centro de
acopio.
8. La Guía SADA debe de estar sellada y firmada por la planta que despacha
como por el centro de acopio que recibe el producto.
9. Las Notas de Entrega de Venalcasa tiene que estar debidamente llena en todas
su casillas no pueden tener tachaduras o enmendaduras.

MANUAL DE NORMAS Y
NORMAS ESPECIFICAS DE NOTAS DE ENTREGA PARA

DESPACHOS DE ALIMENTOS POR COMERCIALIZACION
1. No se puede despachar producto alguno, sin la debida Orden de Despacho
firmada y sellada por la Dirección de Operaciones
2. No se podrá efectuar despacho alguno si el chofer no presenta la debida orden
vehicular (verificar con la C.I. del chofer de la unidad).
3. Las Notas de entrega de Venalcasa debe estar firmadas y selladas por la
persona que despacha.
4. Las Notas de Entrega de Venalcasa debe estar Firmadas y con la huella dactilar
del chofer.
5. Se le anexara a las Notas de Entrega la fotocopia de la Cedula de Identidad y
Carnet del Chofer, la orden vehicular y la Guía SADA.
6. Si el chofer de la unidad no tiene carnet, deberá consignar un documento que lo
identifique como trabajador de la empresa que retira el producto.
7. La planta que despacha deberá
8. Las notas de entregas originales no serán entregadas al chofer de la unidad,
solo se le entregara unas de las copias originales de las notas de entrega,
firmadas y selladas por la planta.
9. Las Notas de Entrega se deberán enviar semanalmente por valija a la Gerencia
de Logística / Coord. control de ventas.
10. La Planta debe verificar antes de enviar las notas de entrega por valija, que
conserven todos sus requisitos para su posterior proceso de facturación (Orden
de Compras, Orden Vehicular, Guía SADA, Fotocopias de la C.I. y Carnet del
Chofer, y en el caso de la Red de Abastos Bicentenario la Orden de compra
firmada y sellada por la entidad).

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCION DE EQUIPOS

(CONTENEDORES A PUERTO)
Responsable Descripción de la Actividad
Dpto. de Operaciones 1. Al arribar la mercancía en puerto destino, confirma

Portuarias Analista de
con el almacén el estado de los contenedores al
Control de Equipo.
momento de su retiro de la Línea Naviera y
verifica que todo repose en el EIR Equipment
Inspection Report .
Una vez despachados los equipos al lugar de

destino (ver procedimientos de despacho):
2. Verifica en el Sistema Logístico los equipos

despachados, a fin de efectuar seguimiento a la
fecha estimada de retorno, según el destino de dicho
equipo.
Conductor de Empresa 3. Llega al puerto y notifica al Analista de Transporte de
Transportista
Venalcasa, para que este a su vez contacte con el
Dpto. de Operaciones Portuarias para realizar la
devolución del equipo.
4. Se dirigen a la Naviera para efectuar la devolución

del equipo. Exige firma y sello de la copia del EIR por
la naviera en señal de recibido conforme, una vez
Dpto. de Operaciones
efectuada la inspección.
Portuarias Analista de
Control de Equipo. 5. Entrega al Analista de Transporte de Venalcasa, la
“Nota de Entrega Seriada” firmada y sellada por el
cliente con todos los soportes de la entrega 8juego

MANUAL DE NORMAS Y
carretero).
Procede de acuerdo a la situación
encontrada:
A.- De detectar irregularidad en el equipo: notifica

al jefe de Operaciones Portuarias, para que proceda a
notificar el cobro de los gastos que se originan por la
entrega de contenedores averiados por parte de la empresa
transportista contratada por Venalcasa. Una vez que la
naviera ha indicado el monto respectivo. Notifica a
administración para que retenga el pago por dicho flete.
B.- De estar el equipo en óptimas condiciones: Verifica si

se generó mora por entrega tardía del equipo, y de ser así
determina a quien es imputable el retraso en la entrega; a fin
de establecer responsabilidades. Si existió alguna notificación
de alerta roja originada por problemas en la entrega a cliente
(Transporte Venalcasa), solicita al jefe de operaciones
portuarias, la autorización del tiempo de mora.
6.- Genera e Imprime documento de devolución de
equipo, donde certifica la entrega conforme de la
mercancía y retorno el equipo a la línea naviera.
7.- Firma y sella como constancia de recibido y

entrega al transportista para soportar la factura de
Cobro del flete y control interno.
8.- Recibe la “Nota de Entrega Seriada” y los

documentos de entrega (juego carretero).
9.- Envía vía valija la Nota de Entrega Seriada

MANUAL DE NORMAS Y
(original) y juego carretero al Dpto. de Comercialización

y Operaciones y confirma recepción de la misma.
10.- Registra en el Sistema Logístico:
Fecha de entrega del equipo a la Línea Naviera.
A quien es imputada la mora (en el caso que se

genere).
Estatus de Recepción del Equipo (condición en que

fue recibido: Conforme / No conforme)
Fecha de envío vía valija al Dpto. de

Comercialización y Operaciones de la Nota de Entrega
Seriada (original).
11.- Archiva para su información y control copia de la

Nota de Entrega Seriada y copia del EIR firmado y
sellado por la Línea Naviera.

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA REPORTE DE SINIESTROS

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Unidad de Seguros 1. En caso de Siniestro. Recibe de parte del

Venalcasa Dpto. de Comercialización y Operaciones a través de
sus Secciones de Transporte y Operaciones en
conjunto con el Dpto. de Procesos (Sección de Control
de Calidad), la notificación de los daños que presente
la mercancía, toda la situación encontrada
queda soportada en el Acta de Reconocimiento.
2. Notifica vía correo electrónico a la Compañía

Aseguradora con copia al Intermediario de Seguros
(corredor de seguros), del siniestro ocurrido.
Intermediario de 3. Solicita a los Departamentos Gerencia involucrados

Seguros (Control de Calidad o Logística) los recaudos
necesarios para el trámite de la póliza, en un tiempo no
mayor a 15 días.
Compañía 4. Reúne todos los recaudos necesarios dependiendo

Aseguradora del tipo de siniestro (Ver normas específicas nº 1 de
este procedimiento). y los entrega al Intermediario de
Seguros (corredor de seguros).
Unidad de 5. Recibe todos los recaudos y entrega a la Compañía

Seguros Aseguradora.
6. Espera Indemnización.

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO PARA DESPACHOS DE ALIMENTOS POR

SERVICIO DE EMPAQUETADO CON FLOTA PROPIA
1. Emite la Orden de Servicio que indica la disponibilidad

Corporación CASA de materia prima a retirar (previamente firmada y
sellada por corporación CASA, Venalcasa y el
Ministro de Alimentación).
2. Asignan orden de extracción a través del sistema

CASA arraigada a la orden de servicio previamente
aprobada.
Analista del Rubro 3. Acepta la orden de extracción e imprime para

direccionarlas al Coord. de control de venta, la
gerente de Logística y la gerente de Transporte para
su control y planificación.
Gerente de Transporte
4. Determina y direcciona la flota necesaria para el retiro
de los contenedores de materia prima asignada a
través de la orden de extracción.
Puerto
5. Emite los pases de salida donde indican Peso del
contenedor, BL del contenedor y fecha de extracción,
para el traslado del contenedor a la planta
Planta correspondiente.
(Jefe de Operaciones)
6. Recibe el contenedor, verifica el pase de salida y el
buen estado de la materia prima.
7. Envía el pase de salida por digital a la analista del

rubro para su posterior recepción.
Analista del Rubro 8. Recibe el pase de salida en el sistema CASA,

Indicando que la materia prima ya se encuentra en
planta.
9. Verifica diariamente los inventarios de materia prima y

producto terminado de las plantas empaquetadoras.

MANUAL DE NORMAS Y
10. Realiza el parte de producción de producto terminado

a través del sistema CASA, para indicar las toneladas
métricas listas para despachar en planta.
11. Realizar el parte de producción los jueves en la

mañana, para que el analista de CASA asigne los
despachos, y a su vez la Gerencia de transporte
12. Asigna los despachos de la semana a través del

sistema CASA. Indicando el destino, la fecha y las
Corporación CASA T.M. planificadas.
13. Verifican los despachos asignados y proceden a la

planificación de la flota de Venalcasa, para garantizar
Gerente de Transporte y el traslado del producto terminado a los diferentes
Gerente de Logística centros de acopio Mercal.
14. De acuerdo al inventario de producto terminado y a la

fecha del despacho planificado, le solicita al
Analista de Rubro coordinador de flota pesada la disponibilidad de
transporte y notifica al jefe de Planta el día a
efectuarse el despacho.
15. Realiza el seguimiento respectivo para verificar la

efectividad de los despachos asignados.
16. Procede a realizar el despacho del producto

terminado con la nota de entrega Venalcasa, imprime
Planta la nota CASA a través del sistema Star Logistic,
(Jefe de Operaciones) adjunta la Guía Sada y las envía firmadas y selladas
con el chofer de la unidad para su posterior recepción.
17. Recibe y verifica el despacho a través de las notas de

entrega (CASA y Venalcasa) y emite una boleta o
Acta de recepción donde exponen las toneladas
Centro de Acopio Mercal métricas (T.M.) recibidas.
18. Verifica que estén selladas y firmadas las notas de

entrega (CASA y Venalcasa), la Guía SADA y la
Boleta o Acta de recepción del Centro de Acopio, para
Chofer de la Unidad ser trasladada a la planta.
(Venalcasa)

MANUAL DE NORMAS Y
19. Recibe por parte del chofer de la unidad de Venalcasa

las notas de entrega firmadas y selladas, Verifica el
Planta contenido de las notas de entrega para descartar
(Jefe de Operaciones) posibles faltas de requisitos (Guía SADA, Boleta de
recepción, Notas CASA y Venalcasa), de existir algún
faltante se les solicita al Centro de Acopio
directamente.
20. Relaciona las notas de entrega, archiva respaldo del

despacho (copias de las notas de entrega y sus
requisitos) y envía por valija semanalmente las notas
originales a Sede principal de Venalcasa (Gerencia de
Logística / Coord. de control de Ventas).
21. Recibe, verifica (descarte de requisitos faltantes) y
consolida las notas de entrega generadas por traslado
Coord. de Control de propio en los respectivos formatos de control
Ventas (consolidado Notas Transito por traslado Propio y
Consolidado de Despachos Mensual por Producto)
para direccionarlas a las analistas de cada rubro.
22. Verifica que las notas de entrega cumpla con los

requisitos necesarios para enviar a facturación, ubica
el numero de orden de servicio al que pertenece el
Analista del Rubro despacho y archiva respaldos de las notas (copias).
23. Revisada su contenido, en caso de existir faltante en

algún recaudo procede a la ubicación de la misma, en
caso contrario consolida y coteja contra los Formatos
de control (cuadros de despachos mensual y
formatos “A”) y remite al coord. de control de ventas
indicando el número de orden de servicio que será
facturado.
24. Recibe y consolida las notas de entrega remitidas por
las analistas de rubro contra el formato de control
“Disponibilidad de orden de servicio”, para comprobar
la cantidad disponible en T.M. que existe en una
orden de servicio. Relaciona las notas y entrega al
Coord. de Control de coordinador de Facturación.
Ventas
25. Recibe las notas de entrega y procede a la

elaboración de la factura y asienta la información en

MANUAL DE NORMAS Y
Coordinador de los formatos de control.

Facturación

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO PARA DESPACHOS DE ALIMENTOS POR

SERVICIO DE EMPAQUETADO POR FLETE
Corporación CASA 1. Emite la Orden de Servicio que indica la disponibilidad

de materia prima a retirar (previamente firmada y
sellada por corporación CASA, Venalcasa y el
Ministro de Alimentación).
2. Asignan orden de extracción a través del sistema

CASA arraigada a la orden de servicio previamente
aprobada.
Analista del Rubro 3. Acepta la orden de extracción e imprime para

direccionarlas al Coord. de control de ventas, la
gerente de Logística y la gerente de Transporte para
su control y planificación.
4. Determina y direcciona la flota necesaria para el retiro
de los contenedores de materia prima asignada a
través de la orden de extracción.
Puerto
5. Emite los pases de salida donde indican Peso del
contenedor, BL del contenedor y fecha de extracción,
para el traslado del contenedor a la planta
correspondiente.
Planta
(Jefe de Operaciones) 6. Recibe el contenedor, verifica el pase de salida y el
buen estado de la materia prima.
7. Envía el pase de salida por digital a la analista del

rubro para su posterior recepción.
Analista del Rubro
8. Recibe el pase de salida en el sistema CASA,
Indicando que la materia prima ya se encuentra en
planta.
9. Verifica diariamente los inventarios de materia prima y

producto terminado de las plantas empaquetadoras.

MANUAL DE NORMAS Y
10. Realiza el parte de producción de producto terminado

a través del sistema CASA, para indicar las toneladas
métricas listas para despachar en planta.
11. Realizar el parte de producción los jueves en la

mañana, para que el analista de CASA asigne los
despachos, y a su vez la Gerencia de transporte
Corporación CASA 12. Asigna los despachos de la semana a través del

sistema CASA. Indicando el destino, la fecha y las
T.M. planificadas.
Analista de Rubro 13. De acuerdo al inventario de producto terminado y la
fecha del despacho asignado, planifica las plantas
que realizaran dichos despachos e informara al
coordinador de flota pesada, y notifica al jefe de
Planta el día a efectuarse el despacho.
14. Realiza el seguimiento respectivo para verificar la

efectividad de los despachos asignados.
Gerente de Transporte y 15. Verifican los despachos asignados por medio del
Gerente de Logística sistema CASA y proceden a la planificación de la flota
correspondiente con las empresas transportistas
disponibles, para garantizar el traslado del producto
terminado a los diferentes centros de acopio Mercal.
Empresa de Transporte 16. Asegura la flota, planifica y asigna a los choferes
para realizar los despachos en los días planificados.
Chofer de la Unidad
(Flete) 17. Recibe la autorización y la información
correspondiente para realizar el despacho en la fecha
estipulada.
Planta
(Jefe de Operaciones) 18. Corrobora los datos del chofer de la unidad y confirma
con el Coord. de flota pesada
19. Procede a realizar el despacho del producto

terminado con la nota de entrega Venalcasa, imprime
la nota CASA a través del sistema Star Logistic,
adjunta la Guía Sada y las envía firmadas y selladas
MANUAL DE NORMAS Y
con el chofer de la Cooperativa de transporte.
20. Verifica que este toda la documentación

Chofer de la Unidad correspondientes para realizar el traslado del producto
(Flete) terminado.
21. Recibe y verifica el despacho a través de las notas de

entrega (CASA y Venalcasa) y emite una boleta o
Centro de Acopio Mercal Acta de recepción donde exponen las toneladas
métricas (T.M.) recibidas.
22. Verifica que estén selladas y firmadas las notas de

entrega (CASA y Venalcasa), la Guía SADA y la
Chofer de la Unidad
Boleta o Acta de recepción del Centro de Acopio, para
(Flete)
ser trasladada a la empresa transportista.
23. Recibe por parte del chofer de la unidad las notas de

entrega firmadas y selladas, las verifica (recaudos
Empresa Transportista
completos) y las relaciona junto a las facturas de flete
para consignarlas a la Gerencia de Transporte de
Venalcasa.
24. Recibe las notas de entrega por parte de las

empresas de trasporte, coteja contra el formato de
control para descartar alguna nota faltante, y remite
al coord. de control de ventas.
25. Recibe, verifica (si tiene requisitos faltantes devuelve

Coord. de Control de a la gerente de transporte para su ubicación) y
Ventas consolida las notas de entrega generadas por Flete en
los respectivos formatos de control (consolidado
Notas Transito por Flete y Consolidado de
Despachos Mensual por Producto) para direccionarlas
a las analistas de cada rubro.
26. Verifica que las notas de entrega cumpla con los

requisitos necesarios para enviar a facturación, ubica
Analista del Rubro el numero de orden de servicio al que pertenece el
despacho y archiva respaldos de las notas (copias).
27. Revisada su contenido coteja contra los Formatos de

control (cuadros de despachos mensual y formatos

MANUAL DE NORMAS Y
“A”) y remite al coord. de control de ventas indicando

el número de orden de servicio que será facturado.
28. Recibe y consolida las notas de entrega remitidas por

las analistas de rubro contra el formato de control
Coord. de Control de “Disponibilidad de orden de servicio”, para comprobar
Ventas la cantidad disponible en T.M. que existe en una
orden de servicio. Relaciona las notas y entrega al
coordinador de Facturación.

elaboración de la factura de acuerdo al número de
orden suministrada.
Coordinador de
Facturación

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE ALIMENTOS POR

COMERCIALIZACIÓN
1. Emite la “Carta de Oferta” indicando los productos,
presentación, precios de venta y demás condiciones
Coordinadora de para la comercialización de productos alimenticios a la
Comercialización Red Estatal, Red Venezuela y Privada. En caso de ser
cliente nuevo se le solicita: Copia del registro
Mercantil, RIF, C.I. del representante, Referencia
comercial, Referencia Bancaria y oficio dirigido al
Presidente de Venalcasa indicando el destino del
producto.
Presidente de Venalcasa 2. Estudia la Propuesta y procede a la firma en caso de

estar de acuerdo con la venta, de lo contrario la misma
no puede ser realizada.
Coordinadora de 3. Envía la carta de oferta en digital al cliente.

Comercialización
4. Recibe del Cliente (Red Estatal, Red Venezuela y

Privada) vía correo electrónico o teléfono “Aceptación
de la Carta de Oferta”, indicando a su vez las
cantidades a ser requeridas.
5. Recibe del cliente la “orden de compra” vía correo

electrónico.
6. Revisa su contenido, en caso de existir diferencias con

lo previsto en la “Carta de Oferta”, notifica al cliente a
objeto proceda a las correcciones, ajustadas a las
condiciones de venta de pautadas.
7. De ser conforme la “Orden de compra” ajustada a la

“Carta de Oferta”, se procede a la respectiva
planificación para el retiro del producto. Si es un cliente
privado se planifica después de confirmar el pago de la
compra.
8. Se envía la planificación al jefe de operaciones de la

MANUAL DE NORMAS Y
planta que fue asignada para el retiro del producto.
9. Se notifica al gerente de producción para que tomen

las previsiones correspondientes.
Gerencia de Producción 10. Verifica inventarios y ordena al jefe de Planta que

corresponda, el empaquetado del producto objeto de
venta.
Coordinadora de 11. Se le informa al cliente para que proceda al retiro de

Comercialización los productos.
Analista de Comercialización 12. Elabora la “Orden de Despacho” y se firma por:

Coord. De Comercialización, Gerencia de Logística o
por la dirección de operaciones, y se remite vía correo
al Jefe de Operaciones, para que este proceda al
despacho de los productos, con la respectiva nota de
entrega.
Coordinadora de 13. De ser acordado el traslado de los productos por parte

Comercialización de VENALCASA S.A., deberá solicitar a la Gerencia de
Operaciones el transporte para la efectiva entrega de
los mismos.
Gerencia de Operaciones 14. Recibida la solicitud de traslado, notifica a la Gerencia

de Logística del día previsto de la entrega.
15. Materializada la entrega deberá remitir nota de entrega

a la Gerencia de Logística (esto dependerá si el
traslado fue de flota propia o flete).
Analista de Comercialización 16. Una vez efectuado el retiro por parte del cliente o
efectuado el despacho por parte de la Gerencia de
Operaciones, se procede a la realización del
“Registro de Venta”.
17. Realiza el “Registro de Venta” que indica número de

venta, datos del cliente, productos, cantidades, forma
de pago, destino del producto y número de orden de
compra que soporta la venta.
18. Entrega el “Registro de Venta” a la coordinadora de

MANUAL DE NORMAS Y
Comercialización para su revisión.
Coordinadora de 19. Recibe el “Registro de Venta” para su verificación y

Comercialización firmas.
Analista de Comercialización 20. Recibe en devolución el “Registro de Venta” firmado

por la Gerente de Logística o la coordinadora de
comercialización y la directora de Operaciones y lo
entrega al coordinador control de ventas, para su
verificación y correspondiente asentamiento y control.
Coord. Control de Ventas 21. Consolida la información contenida en el registro de

venta en los respectivos formatos de control, y anexa
los soportes que se generen, como nota de entrega y
recibos de transferencias o depósitos que certifiquen
los pagos.
22. Al recibir la nota de entrega, se procede a su

verificación (Sellos húmedos, firmas, Guía SADA,
Orden Vehicular) y se anexa al registro de venta para
su remisión a la gerencia de facturación.
Coordinador de Facturación 23. Recibe el Registro de Venta y procede a la elaboración

de la Factura y asienta los pagos en el control de
cuentas.

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DESPACHOS POR PRODUCTO

Y NOTAS EN TRANSITO (ORDEN DE SERVICIO Y COMPRA)
Corporación CASA 1. Asigna los despachos de la semana a través del

sistema CASA indicando: el destino, la fecha, las
toneladas planificadas, orden de servicio, como otros.
Coord. de control de Ventas 2. Verifica los despachos asignados y procede a la

consolidación de la información mediante el formato
de control “Despachos Planificados Mercal-CASA”.
3. Entrega el formato de control actualizado “Despachos

Planificados Mercal-CASA” a la Gerente de Logística.
4. Realiza el seguimiento respectivo para la efectividad

de los despachos asignados.
Analista de notas de entrega 5. Consolida los despachos asignados de la semana a

través del sistema CASA, en el formato de control:
“Consolidado de Despachos Mensual por Productos”,
y transcribe los datos necesarios para los respectivos
controles (Fecha, Orden de servicio o de Compra,
Estado, Destino, T.M. planificadas.
6. Actualiza diariamente el Consolidado de despachos

Mensual a medida que las plantas realicen los
despachos en las fechas estipuladas y generen las
respectivas notas de entrega.
7. Actualiza el formato de control: “Consolidado de notas

de entrega en Transito del mes, para determinar el
acumulado de las notas por rubro.
8. Realiza informe semanal del consolidado de los

despachos de la semana.
9. Remite diariamente al coordinador de control de

venta, los formatos de control actualizados.

MANUAL DE NORMAS Y
10. Verifica el consolidado de despachos actualizado por

Coord. de control de Ventas la analista contra el sistema CASA, y actualiza el
estatus de los despachos del formato de control:
”Despachos Planificados Mercal-CASA”.
11. Reporta todos los días el estatus de los despachos a

la Gerente de Logística y Gerente de transporte
(Despachados, entregados y Devueltos).
12. Verifica el consolidado de notas de entrega en tránsito

y toma las debidas acciones para la ubicación de las
notas.
13. Realiza lista de notas de entrega en tránsito por

traslado propio de cada rubro, para direccionarlo a
cada analista.
Analista de Rubro 14. La analista de rubro solicita semanalmente las notas

de entrega de despachos de productos terminado
(traslado propio) a las plantas empaquetadoras.
Planta
(Jefe de Operaciones) 15. Las plantas empaquetadoras relacionan las notas de
entrega, archivan respaldos del despacho (copias de
las notas de entrega y sus requisitos) y envía por
valija semanalmente las notas originales a Sede
principal de Venalcasa (Gerencia de Logística / Coord.
de control de Ventas).
Coord. de control de Ventas

16. Recibe y verifica las valijas enviadas por las plantas
empaquetadoras las notas de entregas generadas en
la semana (coteja contra lista de notas transito), y
remite a la analista de notas de entrega.
17. Realiza lista (mensual) de notas de entrega en tránsito

por Flete de cada empresa transportista para
direccionarlo a la Gerente de transporte.
Gerente de Transporte 18. Solicita a las empresas de transporte las notas de

entrega de los despachos realizados junto con las
facturas de flete.
MANUAL DE NORMAS Y
19. Recibe y verifica (requisitos faltantes) las notas de

entrega remitidas por parte de las empresas de
trasporte, coteja contra la lista de notas de entrega en
tránsito para descartar alguna nota faltante, y remite al
coord. de control de ventas.
Coord. de control de Ventas 20. Recibe y verifica las notas de entregas remitidas por la
gerente de transporte, actualiza la lista de notas
transito para descartar notas faltantes, y remite a la
analista de notas de entrega.
Analista de notas de entrega

21. Recibe las notas de entrega (transporte propio y flete),
actualiza los formatos de control: Consolidado de
Despachos Mensual por Producto y Consolidado de
notas de entrega en tránsito del mes.
Analista del Rubro 22. Verifica que las notas tengan todos sus requisitos,
ubica el numero de orden de servicio o de compra al
que pertenece el despacho, archiva respaldos de las
notas (copias), si no coinciden los números de las
notas en los formatos de Venalcasa y CASA se
anexara acta explicativa del error, y remite al coord.
Coord. de control de Ventas Control de venta mediante un memo.
23. Recibe las notas de entrega y verifica su contenido

(requisitos necesarios para el proceso de facturación).
y entrega a la analista de notas de entrega.
Analista de notas de entrega
24. Verifica que el número de orden de servicio o de
compra estén correcto, relaciona las notas para enviar
a facturación por medio de un acta de entrega, y
Coord. de control de Ventas remite al coordinador para la verificación y firma.
25. Verifica el acta de entrega y actualiza el formato de

control: “Disponibilidad de Orden de Servicio y
Compra” para comprobar la cantidad disponible en
Coordinado de Facturación T.M. que existe en una orden, y entrega las notas al
coordinador de facturación.
elaboración de las facturas.

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE VENTAS AL CONSOLIDADO

DE VENTAS POR PRODUCTO DE COMERCIALIZACION
Coordinador Control de Ventas 1 Recibe de la Coordinadora de Comercialización

los Registros de Venta Interna de los despachos
realizado firmados y sellados por la Gerente de
Logística y la Directora de Operaciones.
2 Verifica su contenido y procede a firmar el

Registro de Venta Interna.
3 Transcribe los datos del Registro de Venta

Analista Control de Ventas Interna en el Consolidado de ventas por Producto
de Comercialización, “Formato Nº 3” (fecha,
cliente, RIF, Nº Nota de Entrega, Productos en
Kg, Precio unitario, Producto, Forma de Pago y
Nº de Registro de Venta.
4 Si el registro de Venta tiene todos los requisitos

para facturar (notas de entrega, orden vehicular,
orden de despacho, Guía SADA, bauches de
depósitos, transferencia de banco), se direcciona
al coordinador de Facturación.
5 Si no tiene todos los requisitos, se archiva y se

realiza seguimiento hasta que consignen todos
los requisitos para su debida facturación.
6 Se consolida la información de los registros de

ventas que le faltan notas de entrega al formato
de control: Notas de entrega en tránsito de
Comercialización.
7 Relaciona los registros de ventas listos para
facturar y los remite al Coordinador de Control de

MANUAL DE NORMAS Y
Ventas.
Coordinador Control de Ventas 8 Verifica y firma memo con los registros de ventas
con sus requisitos para su proceso de
facturación.
Coordinador de Facturación
9 Recibe los registros de ventas y procede a
elaborar la respectiva facturación.
10 Entrega al coord. de control de Ventas los

registros de ventas facturados con el numero de
las facturas generadas en cada registro.
Coordinador Control de Ventas
11 Verifica los registros de ventas facturados contra
el formato de control: “Remisión de Registros de
Ventas para Facturar”, para descartar algún
registro faltante.
Analista Control de Ventas
12 Actualiza y consolida la Base de datos del
consolidado de ventas por producto con la
información suministrada por el coord. de
facturación (N° de facturas).
13 Archiva los registros de venta de acuerdo a su

correlativo.

MANUAL DE NORMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCION DE EQUIPOS
Área de Operaciones Portuarias Analista de Control de Conductor de la Empresa Transportista
Equipo.
Inicio
Analista confirma
con el almacén el
estado físico de los
contenedores al
momento de su
retiro de la línea La empresa de
naviera. transporte realiza
sus procesos y
notifica al analista
de transporte de
Una vez VENALCASA.
despachados Analista verifica
los equipos al que todo el equipo
lugar de repose en el EIR.
destino.
Analista verifica en
el sistema logístico
los equipos
despachados, para
efectuar
seguimiento a la
fecha de retorno.
Entrega al analista de transporte

de VENALCASA la nota de
entrega seriada firmada y sellada
por el cliente con todos los
soportes.
Notifica al jefe
de operaciones
Se presento
portuarias para
una
que proceda al Si
irregularidad
cobro de los
con el
gastos por
equipo?
contenedores
averiados.
no

MANUAL DE NORMAS Y
Área de Operaciones Portuarias Analista de Control de Conductor de la Empresa Transportista

Equipo.
Analista verifica si se
genero mora por
entrega del equipo y de
ser así determina
responsable
Analista imprime documento de

devolución de equipo, donde certifica
la conformidad de la mercancía y
regreso a linea naviera.
Analista firma y sella

como constancia de
recibido y entrega al
transportista para
soportar factura de cobro
de cheque y control
interno.
Analista recibe la nota
de entrega seriada y los
documentos de
entrega. (juego
carretero)
Analista envía valija de

nota de entrega seriada
(original) y juego
carretero al dpto. de
comercialización y
operaciones y confirma
recepción de la misma.
Analista registra
en el sistema
logístico datos de
la pág. 26
fin

MANUAL DE NORMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE SINIESTROS
Unidad de Seguros Intermediario de Seguros Compañía Aseguradora Unidad de Seguros

Venalcasa
Inicio
Solicita a los Dptos. Reúne todos los
Gerencia recaudos necesarios
involucrados dependiendo del Recibe todos los
(control de calidad o tipo de siniestro y recaudos y entrega
logistica) los los entrega al a la compañía de
recaudos necesarios intermediario de seguros.
Unidad recibe de para el tramite de la seguros.
parte del Dpto. de póliza, en un tiempo
comercialización y no mayor de 15 dias
operaciones la
notificación de los
daños que presente
la mercancía.
Espera
indemnización
Unidad notifica via

cooreo electronico a
la compañía
aseguradora con
copia al
intermediario de fin
seguros del siniestro
ocurrido.

MANUAL DE NORMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
DESPACHOS DE ALIMENTOS POR SERVICIO DE EMPAQUETADO CON FLOTA
PROPIA
CORPORACION CASA ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PUERTO PLANTA
Incio
Emite la orden de
servicio que indica
la disponibilidad de
la materia prima
asignada.
Acepta la orden y Determina y Emite los pases de

Asigna la orden de salida para el Recibe el
las direcciona al direcciona la flota
extracción en el traslado de contenedor, verifica
Coord. De control necesaria para
sistema CASA contenedores a las el pase de salida y el
de ventas, Gerente retirar los
arraigada a la orden plantas. buen estado de la
de logística y contenedores de
de servicio. materia prima.
trasporte. materia prima
Recibe los pases de

salida en el sistema
Envía el pase de
CASA indicando que
salida por digital al
materia prima ya se
Analista de Rubro
encuentra en la
planta
Realiza el parte de
producción los
jueves para indicar
las T.M. listas para
despachar.
Verifica los
Asigna los despachos
despachos de la asignados y procede
semana a través del a la planificación de
sistema CASA. la Flota de
Venalcasa

MANUAL DE NORMAS Y
COORD. DE CONTROL DE ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PLANTA CENTRO DE ACOPIO
VENTAS
Solicita al coord. De
flota pesada la
disponibilidad de
transporte y
notifica al jefe de
Recibe y verifica el
planta el día del
Realiza el despacho despacho con las
despacho
de producto notas de entrega y
terminado con la adjunta boleta de
nota de entrega y la recepción
envía con el chofer.
Envía las notas y sus

Recibe las notas y respaldos firmadas
verifica su y selladas con el
contenido (falta de chofer de la unidad
requisitos)
Solicita el requisito
Tienen los faltante
si
requisitos? directamente al
centro de acopio
no
Recibe las notas de

entrega, consolida Relaciona las notas
en los formatos de archiva respaldos y
control y las envía por valija
direcciona al semanalmente al
analista de rubro. Coord. Control de
ventas

MANUAL DE NORMAS Y
COORD. DE CONTROL DE GERENTE DE TRANSPORTE PLANTA COORD. DE FACTURACION

VENTAS ANALISTA DEL RUBRO
DIAGRAMA DE FLUJO
DESPACHOS DE ALIMENTOS POR SERVICIO DE EMPAQUETADO POR FLETE
B
Verifica que las

notas conserven los
requisitos para su
facturación, ubica
Nº de orden y
archiva respaldos
Procede a la
Tienen los ubicación del
requisitos? si
requisito
faltante.
no
Consolida a los
formatos «A» y
cuadro de
despachos
Actualiza el formato
de control: Actualiza los
«Disponibilidad de formatos de control
orden de servicio y y remite al coord.
compra, relaciona y De control de venta
entrega al coord. De indicando el Nº de
facturacion. orden a facturar.
Recibe y verifica las
notas de entrega y
procede a la
elaboración de la
factura
Fin

MANUAL DE NORMAS Y
CORPORACION CASA ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PUERTO PLANTA
Inicio
Emite la orden de
servicio que indica
la disponibilidad de
materia prima
asignada.
Acepta la orden y Determina y Emite los pases de

Asigna la orden salida para el Recibe el
las direcciona al direcciona la flota
extracción en el traslado de contenedor, verifica
Coord. Control de necesaria para
sistema CASA contenedores a las el pase de salida y el
ventas, Gerente de retirar los
arraigada a la orden plantas buen estado de la
Logística y contenedores de
de servicio. materia prima.
Transporte. materia prima.
Recibe los pases de

salida indicando que Envía el pase de
la materia prima ya salida por digital al
se encuentra en analista de rubro.
planta.
Realiza el parte de
producción los
jueves para la T.M.
listas para
Asigna los despachar.
despachos de la
semana a través del
Verifica los
sistema CASA. Planifica las plantas
despachos
que realizaran los
asignados por el
despachos
sistema CASA,
asignados e informa
planifica la flota con
al Coord. De flota
las empresas de
pesada y notifica al
transporte
jefe de planta.
disponibles.

MANUAL DE NORMAS Y
GERENTE DE TRANSPORTE EMPRESA DE TRANSPORTE CHOFER DE LA UNIDAD(Flete) PLANTA CENTRO DE ACOPIO
Recibe la
Asegura la flota y autorización y la Corrobora los datos
asigna a los información del chofer de la
choferes para los correspondiente unidad y confirma
despachos en los para realizar el con el coord. De
dias planificados. despacho. flota pesada.
Verifica que este

toda la Realiza el despacho
documentación de producto
correspondiente terminado con las
para realizar el notas de entrega y
despacho. las envía al chofer.
Recibe y verifica el
despacho con las
notas de entrega y
adjunta boleta de
recepcion.
Recibe las notas de

entrega (recaudos Verifica que toda la
Recibe las notas de completos), documentación este
entrega, coteja relaciona junto a las firmada y sellada y Envía las notas y sus
contra el formato facturas de flete retorna a la respaldos firmadas
de control para consignarlas a empresa de y selladas con el
la gerente de transporte chofer de la unidad
transporte.
Al descartar notas
de entrega faltantes
remite las notas al
Coord. De control
de ventas.

MANUAL DE NORMAS Y
GERENTE DE TRANSPORTE COORD. DE CONTROL DE ANALISTAS DE RUBROS COORDINACION DE

VENTAS FACTURACIÒN
Verifica las notas de

entrega (requisitos
faltantes) y
consolida en los
formatos de control
Devuelve la nota al
Tiene los
Gerente de si
requisitos?
Transporte
no
Verifica que las notas de
entrega cumplan con los
requisitos para su
Direcciona las notas facturación, ubica el
al analista de rubro. numero de orden que será
facturado
Comprueba la Consolida y coteja

cantidad disponible las notas de entrega
en la orden de contra los formatos
entrega las notas a y remite al Coord.
la Coord. De De control de
Facturacion ventas
Recibe las notas de
entrega y procede a
elaborar la factura
de acuerdo al
numero de orden
suministrada.
Fin

MANUAL DE NORMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
VENTA DE ALIMENTOS (COMERCIALIZACIÓN)
COORD. DE COMERCIALIZACION PRESIDENTE DE VENALCASA
Inicio
En caso de ser cliente

nuevo se le solicita:
copia del registro Emite la «carta de oferta»
mercantil, RIF, C.I. del indicando los productos , Estudia propuesta y
representante, presentación, precios de procede a la firma en
referencia comercial, venta y demás condiciones caso de estar de
referencia bancaria y para la comercialización a acuerdo con la venta, de
oficio dirijido al la Red Estatal, Red lo contrario no se podrá
Presidente de Venezuela y Privada. efectuar la misma.
VENALCASA indicando
el destino del
producto.
Envia la carta de oferta en

digital al cliente
Recibe del cliente vía

correo electrónico o
telefónico la aceptación de
la «carta de oferta»,
indicando a su vez las
cantidades requeridas.
Recibe del cliente vía

correo electrónico la orden
de compra.
Revisa su contenido y
verifica si existe diferencias
en la «carta de oferta»
Notifica al cliente
para que proceda Existe
a las correcciones Diferencias con
si
ajustadas a las la carta de
condiciones de oferta?
ventas pautadas
no

MANUAL DE NORMAS Y
COORD. DE COMERCIALIZACION GERENCIA DE ANALISTAS DE GERENCIA DE

PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓN OPERACIONES
A
Elabora la orden de
despacho y se firma
Verifica inventarios y por coord. De
ordena al jefe de comercialización,
Procede a la planta que logística o dirección
planificación para el corresponda, el de operaciones.
retiro del producto. Si empaquetado del
es un cliente privado se producto objeto de
planifica después de ventas.
confirmar el pago de la
compra. Se remite al jefe de
operaciones para
que proceda al
despacho de los
Se envía la planificación al productos, con la
jefe de operaciones de la mota de entrega.
planta que fue asignada
para el retiro del producto.
Notifica al gerente de
producción para que
tomen las previsiones
pertinentes
Se le notifica al cliente
para que proceda al
retiro de los producctos.
Recibe solicitud de
traslado, notifica a la
gerencia de logística.
Al ser acordado el traslado
de los productos por parte
de VENALCASA S.A. solicita a
Se le notificara
la gerencia de operaciones el Ya materializada la
Se procede a realizar el a la gerencia
transporte para la efectiva entrega remitirá
registro de venta una vez de logística
entrega de los mismos. orden de entrega la
retirado por el cliente o el dependiendo
despacho por gerencia de gerencia de logistica si el traslado
operaciones fue de flota
propia o flete.

MANUAL DE NORMAS Y
ANALISTAS DE COORD. CONTROL DE COORDINADOR DE

COMERCIALIZACIÓN COORD. DE COMERCIALIZACION VENTAS FACTURACIÓN
Recibe la
Realiza el registro de información
ventas que indica numero Recibe registro
contenida en el
de venta, datos del cliente, de venta
registro de
productos, cantidades, venta
forma de pago, destino del
producto y numero de
orden de compra que
soporte la venta
Consolida en los
registros respectivos Procede a la
formatos de control y elaboración de
anexa los soportes la factura y
que se generen , asienta los
como nota de entrega pagos en el
y recibos de control de
Recibe el transferencia o cuentas.
Entrega Registro de depositos
registro de
venta a la
venta para su
coordinadora de
verificación y
comercialización para
firmas.
su revison.
Recibe en devolución Al recibir la nota

el registro de venta de entrega, se
firmado por la procede a su
gerente de logística o verificación y
la coordinadora de anexa al registro
comercialización y la de venta para su
directora de remisión a la
operaciones. gerencia de
facturacion.
Entrega al coordinador fin

de control de ventas,
para su verificación y
correspondiente
asentamiento y
control.

MANUAL DE NORMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE DESPACHOS POR PRODUCTO Y NOTAS EN

TRÁNSITO (ORDEN DE SERVICIO Y COMPRA)
CORPORACIÓN COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE NOTAS

CASA DE ENTREGA
Inicio
Verifica los
Asigna los despachos,
despachos de la consolida la
semana a trasvés información en el
del Sistema CASA formato
“Despachos
Planificados
Entrega formato de
control “Despachos
Planificados Mercal-
CASA” a la Gerente
de Logística
Consolida los
despachos en el
Sistema CASA a
través del formato
“Consolidado de
Despachos Mensual
por Productos”
Actualiza diariamente
el Consolidado de
Despachos Mensual
Actualiza el formato
“Consolidado de
notas de entrega en
tránsito del mes”
Remite diariamente al
Coordinador de Control
de Ventas los formatos
de control actualizados

MANUAL DE NORMAS Y
PLANTA
COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE (JEFE DE OPERACIONES)
RUBRO
Verifica el Consolidado
de despachos y actualiza
el estatus en el formato
“Despachos Planificados
Reporta diariamente el
estatus de los
despachos a la Gerente
de Logística y Gerente
de Transporte
Realiza lista de notas Solicita

de entrega en tránsito semanalmente las
por rubro y envía a notas de entrega a
cada analista las plantas
empaquetadoras
Relaciona las
notas de entrega y
envía
semanalmente vía
valija a la sede
Recibe y verifica las principal de
notas de entrega y Venalcasa
remite a cada analista
Realiza lista mensual

de notas de entrega y
envía a la Gerente de
Transporte

MANUAL DE NORMAS Y
GERENTE DE COORD. CONTROL DE ANALISTA DE NOTAS ANALISTA DE

TRANSPORTE VENTAS DE ENTREGA RUBRO
Solicita a las
empresas de
transporte las
notas de entrega y
las facturas de
flete
Recibe y verifica
Recibe y verifica
las notas de
las notas de
entrega, actualiza
entrega y remite al
la lista de notas en
Coordinador de
tránsito
Control de Ventas
Solicita las notas a

la Gerente de Hay notas
si
Transporte faltantes?
no
Recibe las notas de
entrega, actualiza los Verifica que las
Relaciona y formatos de control y notas de entrega
entrega las notas remite a la analista de cumplas con todos
al analista rubro los requisitos
Se anexa acta
explicativa del
error y remite
Faltan
si al coordinador
requisitos?
de control de
ventas
no
Ubica el número
de orden de
servicio o de
compra, archiva
respaldos de la
nota y remite al
Coordinador

MANUAL DE NORMAS Y
COORD. CONTROL DE ANALISTA DE NOTAS DE COORDINADOR DE

VENTAS ENTREGA FACTURACION
Recibe las notas de Verifica que la

entrega, verifica su documentación esté
contenido y remite a la correcta, relaciona y
analista de notas de remite al Coord. Para la
entrega verificación y firma
Verifica el acta de
entrega, actualiza
la disponibilidad Recibe las notas
de órdenes de de entrega y
servicio y entrega procede a la
las notas al Coord. elaboración de la
De Facturación factura
Fin

MANUAL DE NORMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE VENTAS AL CONSOLIDADO DE VENTAS POR

PRODUCTO DE COMERCIALIZACIÓN
ANALISTA DE CONTROL DE VENTAS COORDINADOR DE

COORD. CONTROL DE VENTAS FACTURACION
Inicio
Recibe de la Coord.
De Comercialización
los registros de
venta interna
Transcribe los datos

del registro de ventas
al Consolidado de
Verifica su contenido, ventas por producto
firma el registro de
ventas y remite a la
analista de control de
ventas
Verifica si los
registros de
ventas tienen
todos los
requisitos para
facturar
Se archiva y se
realiza seguimiento
hasta que se Se direcciona al
Faltan
consignen todos los si no coordinador de
requisitos?
requisitos para su facrutacion.
debida facturación.
Se consolidan los
registros de
ventas que le
Verifica y firma faltan notas de
memo con los entrega al formato
registros de de control
ventas listos para
facturar y remite a
Relaciona los
Facturación
registros de
ventas listos para
facturar y los
remite al Coord.
De Control de
Ventas

MANUAL DE NORMAS Y
ANALISTA DE CONTROL DE COORDINADOR DE

COORD. CONTROL DE VENTAS VENTAS FACTURACION
Recibe los registros de

ventas y procede a
elaborar la respectiva
facturación
Verifica los
Entrega al Coord. de
registros de
Control de Ventas los
ventas facturas
registros facturados
contra el formato
con el número de las
de control para
facturas generadas de
descartar algún
cada registro
registro faltante
Se le solicita el
registro faltante al
Faltan algún
si Coord. De
registro?
Facturación
Remite registros de
ventas a la analista de
No control de ventas
Actualiza y consolida la
base de datos del
consolidado de ventas
por producto con los
números de facturas
Archiva los registros de

venta internos de
acuerdo a su
correlativo
Fin

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Formatos
Pagina
Formato Nº 1.- Registro de Venta Interna 64
Formato Nº 2.- Orden de Despacho 66
Formato Nº 3.- Consolidado de Ventas Por Producto 68
Formato Nº 4.- Formato “A” 70
Formato Nº 5.- Cuadro de Despachos Mensual Por Rubro 72
Formato Nº 6.- Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra 74
Formato Nº 7.- Consolidado de Despachos Mensual Por Producto 76
Formato Nº 8.- Despachos Planificados Mercal-CASA 78

MANUAL DE NORMAS Y
REGISTRO DE VENTA INTERNA

FORMATO N°1 (1) (2)
No. DE CONTROL: 00-0000 FECHA: 00/00/2014
(6)
CLIENTE: CÓDIGO No. RIF.: FORMA DE PAGO
contado crédito
(3) (4) (5)

DIRECCIÓN
PERSONA DE CONTACTO: TELEFONO
PRECIO DE
CANTIDAD
PRODUCTO PRESENTACIÓN VENTA ALÍCUOTA % TOTAL
EN KG. UNITARIO
0,00
(7) (8) (9)

SUB TOTAL Bs. -------------------------------------------------------------------------------------------------->
(10) 0,00
IVA (12) % Sobre Bs. ---------------------------------------------------------------------------------------------->
TOTAL A PAGAR Bs. -----------------------------------------------------------------------------------------> 0,00
FLETE : CALETA: ENCERADO:

Comprador Comprador Comprador
Vendedor Vendedor Vendedor
OBSERVACIONES:
ORIGEN DEL PRODUCTO

PLANTA
REPRESENTANTE:
(11)
ORIGEN:
DIRECCION:
ESTADO: DISTRITO CAPITAL TELÉFONO:
Nº DE NOTA DE ENTREGA:
(12) DESTINO DEL PRODUCTO (13)
DIRECCION:
ESTADO:
(14) DATOS VEHICULO
(15)
MARCA: P.CHUTO P.BATEA
DATOS CHOFER
NOMBRE Y APELLIDO CEDULA:
(16)
(17)
MARIELA RUBIO KARINA ALTAMIRANDA YASMARY ROMERO JORGE OCHOA

(18) Coordinador de Facturación
Directora de Operaciones Gerente de Logística Gerente de Facturación Gubernamental
FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVO
Formato Nº 1: Registro de Venta Interna
Uso: Registrar las ventas diarias realizadas en comercialización siguiendo un orden correlativo, que servirá como requisito
fundamental para la debida facturación de la venta.
Elaboración: En Computadora
Campos:
Numero Nombre Contenido
1 N° de Control Correlativo de los registros de venta que han realizado
2 Fecha Fecha de la Venta

3 Cliente Nombre fiscal del cliente
4 Código Numero identificativo del Cliente
5 N° Rif Numero del registro de información fiscal del cliente
6 Forma de Pago Anotar como pagara el cliente(crédito a 30 días, contado: N°

deposito)
7 Cantidad en Kg. Cantidad en unidades o en Kg. de la venta
8 Producto Nombre del producto vendido
9 Presentación Cantidad en unid. o en Kg. por bulto
10 Precio de Venta El precio de venta del producto por unidad
11 Observaciones N° de las notas de entrega y de la orden de despacho
12 Planta Origen Planta que realizo el despacho
13 Representante Nombre del Jefe de operaciones de la planta que despacha
14 Dirección Dirección de la planta que despacha
15 Teléfono Teléfono del Jefe de operaciones de la Planta.
16 Destino del Nombre del centro de acopio

Producto
17 Datos del Información de la unidad que retira el despacho.
Vehículo
18 Datos del Nombre del chofer de la unidad.
Chofer

MANUAL DE NORMAS Y
ORDEN DE (2)
(1)
DESPACHO: FECHA DE EMISIÓN: / / FORMATO Nº2
(3) (4)
PLANTA ORIGEN: REPRESENTANTE:
DIRECCION: (5)
ESTADO: TELÉFONO: (6)
CANTIDAD A DESPACHAR
PRODUCTO PRESENTACIÓN
(KILOS)
(7) (8) (9)
DATOS DEL COMPRADOR
EMPRESA / RAZÓN SOCIAL: (10)
C.I:
DIRECCIÓN:
PERSONA CONTACTO:
TELÉFONOS CONTACTO:
DESTINO DEL PRODUCTO
DIRECCIÓN: (11)
ESTADO:
OBSERVACIONES
(12)
AUTORIZADO POR: (13)
C.I:
GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN
AV. SUCRE ENTRE LA COMISARIA DEL OESTE ANTONIO JOSÉ DE SUCRE Y CALLE MAURI, CENTRO DE ACOPIO CATIA, PARROQUIA SUCRE,
CARACAS, VENEZUELA.
MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 2: Orden de Despacho

Uso: Registrar todos los datos referente a la venta, el cliente y la planta, para autorizar el
despacho del producto.
Campos:

1 Orden de Correlativo de las ordenes de despacho que han realizado.
Despacho
2 Fecha Fecha que se realiza el despacho.
3 Planta Origen Planta autorizada para realizar el despacho.
4 Representante Nombre del Jefe de Planta.
5 Dirección Dirección de la planta que realiza el despacho.
6 Teléfono Número de teléfono del Jefe de Operaciones.
7 Producto Nombre del producto a despachar
9 Cantidad a Cantidad autorizada a despachar
despachar
10 Datos del Información completa del cliente: Nombre fiscal, C.I o Rif,
comprador Dirección, persona contacto y teléfono.
11 Destino del Dirección del centro de acopio del cliente.
Producto
12 Observaciones Nombre y C.I. del chofer, datos del vehículo, N° nota de
entrega
13 Autorizado por: Firma la persona responsable de la Gerencia.

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATONº
CONSOLIDADO DE VENTAS MENSUAL POR PRODUCTO MES___________ 2014
COMERCIALIZACION / GERENCIA DE LOGISTICA
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (11) (12) (13) (14)
(10) (15)
Nº Nº Notas de PRODUCTOS PRECIO TOTALES FORMA Nº de

FECHA CLIENTES RIF EN Kg.
PRESENTACION PRODUCTOS
SUB TOTAL IVA TOTAL DE PAGO DEPOSITO BS REGISTRO
Planta
Factura Entrega UNITARIO
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00
Bs 0,00 Bs 0,00

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 3: Consolidado de Ventas Por Producto Comercialización

Uso: Registrar en un solo formato el correlativo de los registros de venta y consolidar la
información de todos los clientes.
Campos:

1 Fecha Fecha que se realiza la venta de productos
2 Clientes Nombre Fiscal del Cliente
3 Rif N° del Registro de Información Fiscal del cliente
4 N° Factura N° Correlativo de la factura de la venta
5 N° Nota de N° de la notas de entrega interna
Entrega.
6 Productos en Cantidad en unidades o en Kg. de la venta
Kg
8 Precio Unitario Precio de venta del producto por unidad
9 Productos Nombre de los productos vendidos
10 Totales Subtotal y Total más el IVA de la venta realizada
11 Forma de Anotar como pagara el cliente(crédito a 30 días, contado: N°
Pago deposito
12 Depósitos Se anota el número de la transferencia o del depósito al
Banco.
13 Bs. Se anota el monto total que pago el cliente
14 N° Registro El correlativo que se le asigno a la venta realizada
15 Planta Anotar la planta que realizo el despacho de los productos.

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATO N°4
DIRECCIÓN: EJEMPLO: AV. ANDRES BELLO EDIF. LAS FUNDACIONES CARACAS
Nº DE TELEFONO: EJEMPLO: (0414) 999-99-99.
Nº DE RIF: EJEMPLO: J-00000000-0.
PRODUCTO: AZUCAR (BLANCO, REFINADO O LAVADA).
Nº DE CONTRATO (TM): EJEMPLO: 105-03-2009.
CANTIDAD: EJEMPLO 800(TM).
ORDEN DE SERVICIO Nº: EJEMPLO: CASA-DCS00555
FECHA: (FECHA INICIO DE OPERACIONES EXTRACCIONES/DESPACHOS). EJEMPLO:10-05-2011
RECEPCION DESPACHOS
(11)
(10)
N° NOTA ENTREGA DE LA EMPRESA

(8)
(1)
TOTAL EXTRACCION (TM) (7)
MERMA O BARRIDO ACUMULADO

SUMA DE LO DESPACHADO (TM)
(BUQUE O CENTRAL),
SALDO DEL INVENT. RESTANTE

PESO NETO DE ROMANA (CENTRAL
(14)
DESPACHADO (TM) (13)
(3)
(6)
DESPACHO REAL (15)

NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN
FECHA DE OPERACIONES
FECHA DE OPERACIONES
N° NOTA ENTREGA CASA

PRODUCCION
Nº PASE DE SALIDA
ORDEN DE EXTRACCIO (4)
(TM)
EXTRACCION (TM)
O BUQUE) (5)
DEVOLUCION
DES
TIN
ORDEN DE(9)
O
(2)
(17)
(16)
(18)
(12)

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 4: Formato “A”

Uso: Registrar en un solo formato los retiros de materia prima y consolidar los despachos
de productos terminado.
N° Nombre Contenido
1 Fecha de Operaciones Anotar la Fecha de Recepción de la materia prima.
2 Lugar de Origen
Destino de donde proviene la materia prima
3 N° de Pases de Salida Anotar el código del Pase de Salida que emite el
Puerto de Origen.
4 Orden de Extracción Anotar el número de la orden que emite el sistema start-logics de la
Corporación Casa.
5 Peso de Romana
Registrar el Peso que emite la Romana del Puerto
6 Extracción (T.M.) Anotar las Toneladas métricas a despachar al cliente.
7 Total Extracción(TM) Anotar las Toneladas despachadas.
8 Fecha de Operaciones Fecha de realizado el despacho.
9 Destinos Anotar el destino y/o lugar a donde va el despacho del producto

terminado.
10 Orden de Producción Anotar el número de la orden de producción que
emite el sistema start-logics de la Corporación
Casa.
11 N° Nota CASA Registrar el número de la nota de entrega casa que emite el sistema
start-logics.
12 N° Nota Venalcasa Anotar el número de la nota de entrega interna que
emite Venalcasa.
13 Despachos (T.M.) Se deberá anotar la cantidad despachada al cliente.
14 Devolución (T.M.) Se anotará la devolución realizada por el cliente.
15 Despacho Real (T.M.) Se anotará la cantidad real que contenga la nota de entrega de casa,
según recepción del Mercal..
16 Suma de lo Despachado Consolidado de lo despachado, es decir la sumatoria de lo
que se lleva.
17 Saldo de Inv. Restante Inventario de lo que va quedando pendiente por
despachar de la Orden de Servicio.
18 Merma o Barrido Anotar la cantidad de barrido de merma que se
acumulado genera diariamente.

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATO N°5
CUADRO DE DESPACHOS MENSUAL (ARROZ) A LA RED MERCAL ENERO 2014

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
Despachado
Planificadas
Nota
Nº Fecha del Orden Serv. / Nota Entrega Kg. Precio
Kg.
Kg.
Venalcasa / Planta Estados Destinos Total Bs.
Desp. Despacho Compra CASA Devuelto Emp.
N°Control
1° Semana
2°Semana
Semana
3era
Semana
4ta
Total 0 0 0 Bs 0

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 5: Cuadro de Despachos Mensual por Rubro.

Uso: Registrar y consolidar en un solo formato los despachos de Producto Terminado.

1 N° del Cantidad de despachos realizado en el mes
Despacho
2 Fecha del Fecha que se realiza el despacho
Despacho
3 Orden de Serv. N° de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la
o de Compra nota de entrega.
4 Nota CASA N° de identificación de la nota, impresa por el sistema CASA
5 Nota N° de la Nota de Entrega interna arraigada al despacho.
Venalcasa
6 Planta Nombre de la Planta que realizo el despacho.
7 Estado Ubicación Geográfica del centro de acopio
8 Destino Nombre del Centro de Acopio Mercal
9 Kg. Cantidad en Kg. asignados al despacho.
Planificados
10 Kg. Devueltos Cantidad de Kg. devueltos por deterioro.
11 Kg. Cantidad real en Kg. entregados al centro de acopio.
Despachados
12 Precio Precio de venta por unidad.
13 Total Bs. Total en bolívares del despacho.

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATO N°6
Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra
(1) (2) (6) (7) (8)
Ord. De Cantidad T.M.

Fecha de la T.M. T.M. Por Disponibilidad
Rubro Servicio (Kg.) Remitidas
Orden Despachadas Facturar (Kg.)
o de Compra de la Ord. a Facturar
Arroz (3) (4) (5)
Arvejas
Azùcar
Caraotas
Harina
Leche
Lentejas

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 6: Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra.

Uso: Registrar y consolidar en un solo formato los despachos de Producto Terminado de
acuerdo a la Orden de Servicio o de Compra que fueron asignados, para determinar la
cantidad (T.M.) disponible.

1 Rubro Nombre de los diferentes rubros con que se trabaja.
2 Fecha de la Fecha del inicio que manifiesta el documento (La Orden).
Orden
3 Ord. de Serv. o N° de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la
de Compra nota de entrega.
4 Cantidad de la La Cantidad disponible (Kg.) acordada en una orden en
Orden específica.
5 T.M. Cantidad en Kg. despachadas de cada rubro.
Despachadas
6 T.M. Remitidas Cantidad en Kg. de las notas de entrega remitidas a facturar.
a Facturar
7 T.M. por Cantidad en Kg. que faltaría por enviar a facturar.
Facturar
8 Disponibilidad Remanente de la cantidad asignada menos la cantidad
Kg. despachada

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATO N° 7
CONSOLIDADO DE DESPACHOS MENSUAL POR PRODUCTO ENERO 2014 GERENCIA DE LOGÍSTICA

(1) (2) (3) MERCAL-CASA (8) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19)
(4) (5) (6) (7) (9)
Ord.
Nombr Estatus
Fecha del Comp. N/E N/E N° Tipo de Cooperativa Kg. Kg. Kg. Precio Total
Cliente Estado Destino Rubro Planta e del del
Despacho Ord. CASA Venalcasa Control Traslado Transportista Planificados Despachados Devueltos Unidad Bs.
Chofer Despacho
Serv.

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 7: Consolidado de Despachos Mensual por Producto.
Uso: Registrar y consolidar en un solo formato todos los datos generados de los despachos de
Producto Terminado en un mes.

1 Fecha del Se anota la fecha exacta en que se realiza el despacho
Despacho
2 Ord. de Comp. o N° de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la nota de
Servicio entrega.
4 Nota Venalcasa N° de la Nota de Entrega interna arraigada al despacho.
5 N° Control N° con seriales más amplio de la parte superior de la nota de entrega.
6 Estado Ubicación Geográfica del centro de acopio.
7 Destino Nombre del Centro de Acopio Mercal.
8 Rubro Nombre del rubro que se despacha.
9 Planta Nombre de la planta que despacha.
10 Tipo de Traslado Se coloca Flete o Propio según sea el caso.
11 Nombre del Nombre del chofer de la unidad que realiza el despacho.

Chofer
12 Coop.Transporte Nombre de la empresa de transporte.
13 Kg. Planificado Cantidad en Kg. asignados al despacho.
14 Kg. Despachado Cantidad real en Kg. entregados al centro de acopio.
15 Kg. devueltos Cantidad de Kg. devueltos por deterioro.
16 Precio Unitario Precio de venta por unidad.
17 Total Bs. Total en bolívares del despacho.
18 Estatus del Estado actual del despacho (Despachado, Entregado o devuelto)

Despacho

MANUAL DE NORMAS Y
FORMATO N° 8
(1) (2) (3)

Despachos Planificados Mercal-CASA / Semana del 00 al 00 de Enero de 2014 (14) (15)
TM.Desp.
T.M. Costo de Nota Costo Costo de
Rubro
Fecha Ord. Ser. Fecha T.M. Nota Estatus del
Total
Total Total
N° Estado Destino Planifica Carga(Bs.)
Desp.
Planta Venalca Por Carga(Bs.) (Bs.)
Planificada / Compra Planificada Despacho Desp. CASA sa Despacho
das Unid Despachada
ARROZ
0,000
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
Bs 0
2,6
2,6
AZUCAR
0,000
2,3
Bs 0
2,3
ARVEJAS
0,000
2,3
Bs 0
2,3
CARAOTAS
2,3
0,000
Bs 0
2,3
2,3
LENTEJAS
0,000
Bs 0
2,3
HARINA
0,000
Bs 0
7,41
7,41
0,000
LECHE
5,16
Bs 0
5,16

MANUAL DE NORMAS Y
INSTRUCTIVOS
Formato Nº 8: Despachos Planificados Mercal-CASA.
Uso: Registrar en un solo formato la planificación de los despachos semanales asignados
por Corporación CASA.
1 N° Cantidad de los despachos realizados.
2 Fecha Planificada Fecha de los despachos según la planificación.
3 Ord. N° de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la nota de

Serv./Compra entrega.
4 Estado Ubicación Geográfica del centro de acopio.
5 Destino Nombre del Centro de Acopio Mercal.
6 T.M. Planificadas Cantidad en Kg. asignados al despacho.
7 Costo de la Carga Precio en bolívares del despacho planificado.

planificada
8 Fecha del Fecha exacta del día que se realiza el despacho.
Despacho
9 Planta Nombre de la planta que despacha el producto terminado.
10 T.M. Desp. Cantidad en Toneladas Métricas del despacho.
12 Nota Venalcasa N° de la Nota de Entrega interna arraigada al despacho.
13 Estatus del Estado actual del despacho (Despachado, Entregado o devuelto

Despacho
14 Costo de la Carga Precio en bolívares del despacho real
Despachada
15 Total Bs. Precio en bolívares del total del Despacho.

MANUAL DE NORMAS Y
MODELO ILUSTRATIVO DE LA NOTA DE ENTREGA INTERNA

MANUAL DE NORMAS Y
MODELO ILUSTRATIVO DE LA NOTA DE ENTREGA INTERNA
PASO 1

MANUAL DE NORMAS Y
MODELO ILUSTRATIVO DEL SISTEMA CASA(START-

LOGISTIC), NOTAS DE ENTREGA Y GUIA SADA
PASO 2.-

MANUAL DE NORMAS Y
PASO 3.-

MANUAL DE NORMAS Y
PASO 4.-

MANUAL DE NORMAS Y
PASO 5.-

MANUAL DE NORMAS Y
PASO 6.-

MANUAL DE NORMAS Y
PASO 7.-
PASO 8.-
MANUAL DE NORMAS Y

MANUAL DE NORMAS Y
PASO 8.-
PASO 8.-
MANUAL DE NORMAS Y

MANUAL DE NORMAS Y
GLOSARIO DE TERMINOS
A
Aduana: Unidad administrativa encargada de la aplicación de la legislación
relativa a la importación y exportación de mercadería, como el control del tráfico
de los bienes que se internan o externa de un territorio aduanero, realizando su
valoración, clasificación y verificación, y de la aplicación y la fiscalización de un
régimen arancelario y de prohibiciones.
Agente Aduanal: Persona jurídica a quien se le confía el manejo de los intereses

de importadores y/o exportadores y asume la responsabilidad en la tramitación
de documentos aduaneros.
Alerta Roja: Situación por la cual se procede al aislamiento total de una

mercancía (alimento) que se encuentra en mal estado.
Certificado: En Comercio Internacional, un documento escrito que declara que

la mercancía está de conformidad con ciertas normas o que se han cumplido
ciertas formalidades Certificado de Análisis, documento mediante el cual la
empresa productora certifica los componentes del artículo exportado.
Certificado de Calidad: documento expedido por autoridades especializadas en

control de calidad de productos exportados y, como su nombre lo indica, da
fe de que la calidad señalada en el documento corresponde exactamente a la
real y verdadera de las mercancías. Certificado de Origen, Tratase del
documento en que el exportador certifica cuál es el lugar de origen (fabricación)
de las mercancías a ser exportadas.

MANUAL DE NORMAS Y
Certificado de Sanidad: Documento que certifica que la mercancía ha sido

examinada por el Ministerio de Sanidad y Asistencia Social y se encuentra en
perfectas condiciones para el consumo humano.
Certificado de No Producción o Producción Insuficiente: Es un documento

legal expedido por las autoridades competentes, indicando si existe o no
producción nacional suficiente para cubrir la demanda nacional. Este documento
es emanado para los productos alimenticios por el Ministerio de Alimentación
(MINAL) y para equipos y maquinaria por el Ministerio de Industrias Ligeras
y Comercio (MILCO).
Conocimiento de Embarque (B/L): Es un título de crédito mediante el cual

el armador reconoce haber recibido para transportar ciertas mercancías a
través de mar y promete entregarlas al verdadero poseedor del documento
cuando la embarcación llegue a su destino. Dicho conocimiento se hace con tres
(3) originales y tantas copias como sean necesarias.
Consignatario: Persona que recibe una mercancía a ella dirigida, generalmente

a título de intermediario y a nombre de su destinatario final.
Costado de Buque: Solicitud formal que realiza el almacén a la línea

naviera previa autorización del consignatario para el traslado de las mercancías
a sus predios.
D
Desaduanamiento: Cumplimiento de las formalidades aduaneras necesarias
para permitir a las mercancías ingresar para el consumo, ser exportadas o ser

MANUAL DE NORMAS Y
colocadas bajo otro régimen aduanero.
Exoneración de Impuestos de Importación y Tasas Aduaneras: Es la

providencia dictada por el Ministerio de Finanzas a través del Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributario (SENIAT), mediante el cual
se libera total o parcial el pago de tributos aduaneros, al propietario de las
mercancías.
Factura Comercial: Documento elaborado por el exportador o el expedidor

de fletes, requerido por el comprador extranjero, para comprobar la propiedad y
hacer los arreglos de pago necesario al exportador. Debe contener información
básica sobre la transacción, como la descripción de los bienes, la dirección
del remitente y del vendedor, y los términos y condiciones de entrega y pago.
En algunos casos se utiliza la factura comercial para tasar los derechos
arancelarios.
Factura Pro forma: Es una pre factura entregada por el exportador al

importador, con el objetivo de dar a conocer al importador con exactitud el
precio que pagará por las mercancías y la forma de pago. Cuando el importador
la remite firmada al exportador da aceptación a la misma.
L
Licencias de Importación: Es la autorización que el Ejecutivo Nacional concede
a los particulares, previo a la realización de operaciones aduaneras con ciertas
mercancías determinadas anticipadamente en el Arancel de Aduanas. Estas
licencias se utilizan como un instrumento para regular y supervisar el flujo de
MANUAL DE NORMAS Y
importaciones.
O
Orden de Despacho: Una orden de despacho es un documento que es
entregado cuando existen pedidos de mercancía y estos van a ser transportados
y recibidos, además son muy necesarios para la contabilidad de la empresa que
la emite.
P
Pase de Salida: Documento que emite la empresa almacenadora donde indica
que la carga ha sido egresada.
Permisos: Los permisos de importación o exportación son la licencia o

autorización para que los interesados puedan importar o exportar legalmente
mercancías que están sujetas a dicho requisito por parte del Estado.
Permiso Fitosanitario: Es la autorización administrativa previa, que otorga las

autoridades competentes a todas las personas físicas o jurídicas que
realicen la importación de mercancía tales como: fríjol de soya, caraota,
arvejas, lentejas, entre otros, elaboración o comercio de alimentos en el Territorio
Nacional.
R
Reconocimiento Aduanero: Procedimiento que se aplica selectiva y
aleatoriamente a los embarques de mercancías, de acuerdo con los aspectos
que abarque la verificación fiscal, puede ser documental o documental y físico.
Registro Sanitario de Alimentos: De acuerdo a lo establecido en el

artículo 30 del Reglamento General de Alimento “Los alimentos nacionales o
extranjeros serán sometidos al registro antes de su importación o fabricación”,
MANUAL DE NORMAS Y
es decir, todo alimento nacional o extranjero debe estar debidamente registrado

ante el Ministerio del Poder Popular para la Salud MPPS, con el fin de vigilar la
higiene de la alimentación, determinar las condiciones sanitarias que deben
reunir la fabricación, transporte, almacenamiento, venta y consumo de alimentos
en el país.
Registro de venta: Es un auxiliar obligatorio de característica tributario de

foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica,
cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el
desarrollo habitual de sus operaciones.


Manual de Normas y Procedimientos de La Gerencia de Logistica de Venezolana de Alimentos Al Casa S.A.

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GERENCIA DE LOGISTICA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Normas especificas del despacho de mercancía desde puerto de destino a empresa 13

Normas especificas del despacho de mercancía empaquetados desde proveedores al 15

Procedimiento para la devolución de equipos. 26

Procedimiento para despachos de alimentos por servicio de empaquetado por flete. 33

Procedimiento para el control de despachos por producto y notas en tránsito. 40

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Procedimiento registro de ventas al consolidado de ventas por productos de 43

Despachos a PDVAL u otro ente (clientes con flota propia).

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

La Gerencia de Control Aduanero representa uno de los pilares fundamentales que

Esta Gerencia recibe, un gran volumen de alimentos que forman parte de la

En resumen con lo antes descrito la función principal en Puerto de las

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Dotar a Venezolana de Alimentos la Casa S.A; de una herramienta interna que

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Definir las normas y procedimientos para efectuar el despacho a empresas de

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

El presente manual va dirigido a todo aquel miembro de venezolana de Alimentos

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial

Necesidad”. Gaceta Oficial de la República Venezuela N° 38.440, de fecha 19 de mayo

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

Dirección de Operaciones: Encargada de Proveer la información requerida para la

Gerencia de Logística: Supervisa las actividades desarrolladas a través del

Gerencia de Operaciones: Coordina el transporte de carga para la búsqueda

Control de calidad: Certifica la calidad de la materia prima y producto terminado, a

Dirección de Comercialización: Encargada de comercializar los productos bajo la

Dirección de Administración: Encargada de procesar los pagos pertinentes a las

1. El Agente Aduanal: Es la persona encargada y autorizada para actuar ante los

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

7. La Sección de operaciones es responsable de evaluar el funcionamiento y

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

DESPACHO DE MERCANCIAS (ALIMENTOS) DESDE

Gerencia de Control Aduanero y sus Departamentos de Aduana, Operaciones

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN:

1. Oficio de traslado (Venalcasa).

12. Equipment Inspection Report (E.I.R). / (Almacenadora).

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

NORMAS ESPECIFICAS DEL DESPACHO DE MERCANCIAS

2. El Departamento de Logística Interna Nacional (Corporación casa S.A) debe

3. El Analista del Departamento Operaciones Portuarias (Puerto destino) debe

4. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias (Corporación casa

5. Es responsabilidad del departamento de Comercialización y Operaciones,

6. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través

7. El proveedor (empresa de servicio), debe efectuar el retiro con su propio

8. Las toneladas métricas (TM) entregadas al proveedor (empresa de servicio) desde

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

NORMAS ESPECIFICAS DEL DESPACHO DE MERCANCIAS

1. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones

2. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través

3. Se utilizará para el despacho de la mercancía el método para manejo de inventario

4. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones

5. Las Empresas Empaquetadoras sólo podrán despachar al cliente la mercancía

6. Las Empresas Empaquetadoras se obligan a presenciar el conteo de la mercancía

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por:

7. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones

8. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través

9. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través

Elaborado por: Revisado Por: Autorizado Por: Aprobado Por: