ADMINISTRACIÓN

DEL
TIEMPO
L.A.E. Danna Guadalupe Acosta Ruiz
 Administración del tiempo
12
11 1

10 2

¿Que es el tiempo?

Se
9 puede definir como: 3

Una manera de ser y una forma de vivir.

8 4
Se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más
importantes y críticos de los administradores.
7 5
6
 Administración del tiempo
12
11 1

Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la

10 2
administración de si mismo; el manejo adecuado de los recursos en
todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al
tiempo.
9 3
El tiempo lo podemos contextualizar de las siguientes maneras:

El tiempo: ¿Se administra el tiempo?

8 4 ¿se compra?,
1 día = 24 horas. ¿se presta?,
1 hora = 60 minutos. ¿se ahorra?,
7 5
1 minuto = 60 segundos. ¿es elástico?,
6
Si no lo usas se pierde.
 Administración del tiempo
12
11 1

Características
10 del Tiempo. 2

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las
prioridades
9 que se le asignen 3a las actividades diarias de los
ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas
que8 se planteen. 4
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
7 5
• Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que
6
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
 Administración del tiempo
12
11 1

10 2
Problemas mas Comunes para Administrar el Tiempo.

La escasez del tiempo resulta generalmente de una carga de trabajo

9 3
mal planeada y distribuida.

Es frecuente que se trate de hacer demasiado en un

tiempo
8 muy corto. 4

Dejar para después, o esperar

5
el ultimo momento.
7
6
 Administración del tiempo
12
11 1

La Mala Administración del Tiempo.

10 2
Tiene problemas con los plazos (no respeta las fechas límites). No
concreta.
Es impuntual.
9 3
Cuenta con excesivas horas de trabajo.
Deja las cosas para después .
Toma decisiones precipitadas (no considera las consecuencias de
8 4
estas).
Dedica poco tiempo a la familia.
No identifica
7 que es importante.
5
Teme delegar.6
Tiene el escritorio desordenado.
 Administración del tiempo
12
11 1

La Buena Administración del tiempo.

10 2

Claridad en sus pensamientos.

Logra sus objetivos, cumple sus tiempos.
9 Tiene buena memoria (o eso aparenta).
3
No teme en enfrentar los problemas.
Es metódico.
8Es puntual. 4
Se muestra tranquilo.
Es objetivo / racional.
7 5
Hace un buen uso de la agenda / registra.
6
Logra equilibrar trabajo / familia.
 Administración del tiempo
12
11 1

La Matriz de Administración del Tiempo.

10 2
Importante

I.-Urgente II.- No Urgente

9 3
Importante Importante

No Urgente
Urgente

III.-Urgente IV.- No Urgente

7 No Importante
5 No Importante
6
No Importante
 Administración del tiempo
12
11 1
Importante
“ Planificar”
“Hacerlo Ahora” - Prevención, actividades de CP
- Crisis personal, familiar, (Capacidad de producción)
10 2
laboral. - Preparación, planificación,
verdadera recreación.
- Problemas apremiantes.
- Clarificación de valores.

No Urgente
- Proyectos cuyas fechas - Construir relaciones.
Urgente
vencen. - Reconocer nuevas
9
3 oportunidades.

“Dedicar poco tiempo o “Dejar de hacerla”

delegar”

-Trivialidades, ajetreo.
8 4
- Interrupciones, algunas - Algunas cartas.
llamadas. - Llamadas telefónicas.
- Correos, algunos informes. - Perdidas de tiempo.
- Actividades populares y - Actividades agradables sin
7 5 importancia.
cotidianas.
6
No Importante
 Administración del tiempo
11
12
1

Importante
10 I RESULTADOS
2

Urgente
Estrés.
Agotamiento.
Administración de
crisis.
9 Siempre3 apagando
incendios.

Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención

inmediata.
8 4

A las actividades se le denominan “crisis o problemas”

Consecuentemente
7
las personas
5
se agotan y se consumen.
Se encuentran orientadas
6 al problema y trabajan a plazos.
El único alivio que tienen es huir al cuadrante IV.
 Administración del tiempo
12
11 1

Importante
10 III. Resultados 2
Concentración en plazos cortos.
Administración de crisis.

Urgente
Carácter de camaleón, atento a la
9 reputación. 3
Considera que las metas y planes
no valen la pena.
Se siente impotente, excluido del
control.
8 4
Relaciones muy frágiles o rotas.

La percepción
7 de urgencia
5 para estas personas están en base a
prioridades y6expectativas de los otros.
 Administración del tiempo
12
11 1

Importante
10 2
Resultados

No Urgente
Total irresponsabilidad.
Urgente

9 Despido de los3 empleos.

Dependiendo de otros o
8
gobernado por
4
apremios básicos.

Las personas
7 que dedican
5 su tiempo casi exclusivamente a los
cuadrantes III y IV
6 llevan vidas básicamente irresponsables.
 Administración del tiempo
12
11 1

El cuadrante
10
II es el corazón de la
2
administración personal efectiva.

II.
Resultados
• Visión, perspectiva.
9 3
•Equilibrio.
•Disciplina.
•Control.
•Pocas crisis.
8 4

Para parafrasear a Peter Drucker, las personas efectivas no se orientan

7 5
hacia los problemas, sino hacia las oportunidades piensan
6
preventivamente… Tienen alto poder para generar capacidad.
 Administración del tiempo
12
11 1

10 2
¿Cómo aplicar lo aprendido?

1.¿En qué cuadrante te sueles colocar?

9 3

2. ¿Qué tengo que hacer (situaciones prácticas) para manejar mejor

mis tiempos?
8 4

3. ¿En qué me va a beneficiar que yo controle mejor mis tiempos?

7 5
6
 Administración del tiempo
12
11 1

Los ladrones del tiempo.

10 2

Reunionitis. Causada por reuniones "de coordinación" programadas o

sin programar.
9 3
Telefonitis. Excesivas llamadas telefónicas o interminables llamadas
telefónicas.
Meilitis. Una enorme cantidad d correos electrónicos diarios.
8 4
Otros…
Interrupciones.
Papeleos.7 5
6
 Administración del tiempo
12
11 1

10 2
Ejercicio: ¿Tenemos algún ladrón?

1. En porcentaje… ¿Cuánto de horas al día estoy en reuniones?

9 3

2. En porcentaje… ¿Cuánto de las horas al día estoy haciendo llamadas

telefónicas?
8 4

3. En promedio… ¿Cuántos correos electrónicos recibo al día?

7 5
6
 Administración del tiempo
12
11 1

Por donde empezar:

10 2

Planifícate:
El tiempo que lleva planificar se ve mejorado con creces en la
9 3
ejecución. Se proactivo.

Organízate:
8
Establece un sistema de trabajo.4 Cada cosa en su lugar. Lo que no se
usa… elimínalo. Utiliza la agenda.
7 5
Utiliza las herramientas
6 tecnológicas. Distracciones e interrupciones. El
fastidio: emocional, el ambiente.
 Administración del tiempo
12
11 1

Organización a través de la programación.

10 2

El primer principio de organización es la misión personal.

9 3
La clave para programar actividades del cuadrante II, es la
planeación semanal.

La planeación
8 es más efectiva cuando
4 nos movemos en cascada, de
lo general a lo especifico.
7 5
6
 Administración del tiempo
12
11 1

10 2
Desarrolle una misión personal.

Identifique sus3 roles clave.

9

Identifique sus metas.

8 4
Planee su semana.

7 Planee
5 su día.
6