COMO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO

OBJETIVO

De todos los recursos, el tiempo, además de escaso es el más inelástico que existe. Sin
embargo existe una marcada relación entre los resultados que podamos conseguir y la
cantidad de horas disponibles y su utilización.

PROCEDIMIENTO

Por favor, complete el siguiente cuestionario de la manera más honesta posible y marque con
un círculo la respuesta que mejor se adecue a su realidad, donde:

1: nunca 2: algunas veces 3: por lo general 4: muchas veces 5: siempre

PREGUNTA RESPUESTA

1. Todos los días inicio con la revisión de mi planificación semanal o diaria. 1 2 3 4 5

2. Soy capaz de establecer, con facilidad, prioridades. 1 2 3 4 5

3. Ocupo parte de mi tiempo en planear y revisar mis llamadas y entrevistas. 1 2 3 4 5

4. Primero comienzo a trabajar en las tareas que menos me gustan. 1 2 3 4 5

5. Soy capaz de eludir las tareas banales. Se decir no a las actividades que me
1 2 3 4 5
roban tiempo.

6. Evito perder el tiempo con interrupciones o con diálogos personales en mi

1 2 3 4 5
trabajo.

7. Llego temprano a las entrevistas y tomo en consideración las demoras cuando

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viajo.

8. Evito perder el tiempo leyendo el diario o realizando actividades que no agregan

1 2 3 4 5
valor en las ¨ horas de oro ¨

9. Llevo cosas conmigo para trabajar, leer o escuchar cuando tengo algunos
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minutos de sobra o para cuando viajo.

10. Mantengo contactos regulares con mis compañeros de trabajo. 1 2 3 4 5

11. Me ocupo del trabajo de oficina a medida que va llegando y pongo en práctica
1 2 3 4 5
el principio ¨ tocar cada papel sólo una vez ¨

12. Se finalizar rápida y cortésmente una comunicación telefónica de poca 1 2 3 4 5

 importancia.

13. Realizo los informes a tiempo y periódicamente ocupo algo de mi tiempo en

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analizar mis resultados.

14. Mantengo el control de mis reuniones y todas tienen un horario de comienzo y

1 2 3 4 5
uno de finalización.

15. Siento que tengo el control de mi programa de trabajo. 1 2 3 4 5

16. Establezco y reviso las metas que constituyen mi desafío. 1 2 3 4 5

17. Conozco con profundidad las herramientas informáticas de tal modo que evito
1 2 3 4 5
perder tiempo en su utilización.

PUNTAJE OBTENIDO:

ACCIONES CONTINGENTES:

1.

2.

3.

4.
 Distribuya sus tareas en la siguiente matriz

• Tome un día real de su semana

• Analícelo desde la matriz Urgente/Importante
• Sea coherente con sus objetivos y valores
• Sea realista, y busque el equilibrio
• Piense que actividades puede reorganizar, transferir, delegar y /o eliminar.

Priorización
 Describa ahora las tareas de un día utilizando la planilla de GUT

Gravedad Urgencia Tendencia

Actividad Baja Media Alta Baja Media Alta Decrece Estable Crece Prioridad
1 2 3 1 2 3 1 2 3

Ladrones del tiempo

Del listado de ladrones del tiempo que sigue, seleccione los que se ajustan a su realidad:

Los 3 que más me

Ladrones del tiempo Me afectan más
afectan
1.- hablar demasiado    
2.- conversaciones inapropiadas    
3.- malos hábitos de escucha    
4.- involucrar gente que no está    
involucrada    
5.- fallas en ubicar el problema    
6.- decisiones prematuras    
7.- demasiado análisis    
8.- culpar a otros    
9.- criticar    
10.- sacar conclusiones apresuradas    
11.- alimentar temores    
12.- estimaciones estrechas de    
tiempo    
13.- poco planeamiento    
14.- poca organización    
15.- responsabilidad superpuesta    
16.- imposibilidad de decir no    
17.- compromiso al decir si    
18.- hacer todo yo mismo    
19.- dejar todo para después    
20.- querer hacer mucho a la vez    
21.- exceso de papeles    
 22.- carencia de
información    
23.- sobre-información    
24.- compañeros desconsiderados    
25.- fallas al establecer prioridades    
26.- conversaciones telefónicas    
innecesarias    
27.- comunicaciones escritas    
inadecuadas    
28.- falta de síntesis para informar    
29.- falta de agenda en reuniones    
30.- incapacidad para mantenerse    
dentro del tema    
31.- mucho correo    
32.- falta de equipo adecuado    
33.- procedimientos obsoletos    
34.- baja motivación    
35.- fallas de redacción    
36.- carencia de planes    
37.- duplicación de funciones    
38.- responsabilidad sin autoridad    
39.- impaciencia    
40.- tendencia al perfeccionismo    
41- carencia de autodisciplina    
42.- dejar tareas sin terminar    
43.- resistencia al cambio    
44.- mucho ruido en el ambiente de
trabajo    

Analice ahora qué puede hacer para prevenir los tres que más me afectan:

Tres ladrones que me afectan más Prevención

PLAN DE ACCIÓN

 Aspectos a conservar en lo que hace a mi manejo del tiempo

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 Aspectos a modificar para mejorar mi uso del tiempo

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 Aspectos a incorporar para desarrollar la efectividad en el uso del tiempo

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