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INDICE

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3. REFERENCIA Y'O DEFINICIONES

4. RESPONSAB¡LIDADES
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6. SEGURIBAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

7. FLUJOGRAMA
8. REGISTROS
9. ANEXOS

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Emision Original 0ó/c¿fñ FE f?s=u "

REV. DESCRIPCION FECHA Ela=borado Revisado Aprobado

TROYA cousTRuccrcri¡Es y sERvrc¡cs

COI.'TRCL DE DCCUMENTOS

PROEEDiMIENTOS

Código: PS-TY-001 ñ,ev. u

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CONTROL DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología que se empleará en Troya para el control de documentos, con el fin de
definir lo concerniente para su identificación, clasificación, archivo, mantenimiento y disposición de
los documentos del Sistema de Gestión de CSSO.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable a todos los documentos generados por Troyay a aquellos
de procedencia externa tales como los provistos por el cliente y por los proveedores durante la
ejecución de diferentes proyectos. Cada área que emita documentos controlará su emisión,
distribución, registro y retiro de revisiones superadas.

3. REFERENCIA Y/O DEFINICIONES

PLAN: Es un documento que especifica que procedimiento y recursos asociados deben

aplicarse, quien y cuando debe aplicarse a un proyecto, proceso o producto específico.

PROCEDIMIENTO: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

INTRUCCION DE TRABAJO: Son documento que describen la realización de tareas

específicas.

DOCUMENTO: Es todo medio escrito o electrónico para la transferencia de información.

DOCUMENTO EXTERNO: Es aquel documento originado en un establecimiento externo a la

empresa pero que tiene influencia en forma directa o indirecta sobre las actividades de Troya.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es aquel documento que presenta un sello en color rojo con la
leyenda: “ORIGINAL”, firma y fecha en original de los responsables de revisión y aprobación.

COPIA CONTROLADA: Es toda copia de un documento de Calidad, con un sello rojo, que
diga: “COPIA CONTROLADA”. Quedando de esta manera identificada en forma unívoca.
Queda registrada la distribución del documento.

COPIA NO CONTROLADA: Son copias de documentos de calidad que no están identificadas

con el sello en color de “original”, ni con el de “copia controlada”. Se utilizan a nivel informativo
no pudiendo ser utilizadas como documento de trabajo. No queda registrado el destinatario de
estas copias. Si la copia no controlada proviene de una fotocopia de una copia controlada
tampoco tiene validez como tal.

CSSO: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional.

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4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Gerente de Proyectos o quien él designe aprobar los procedimientos del
sistema de gestión de la empresa.

Es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión CSSO:

 La revisión de los documentos de CSSO que se emiten en la empresa.

 Controlar, distribuir e identificar las copias controladas de los documentos emitidos desde
Central y que son entregados al encargado de CSSO en obra y al cliente.

Es responsabilidad del Jefe de obra:

 La aprobación de Procedimientos específicos para la obra.

 La revisión de los documentos que emite la empresa.
 En caso de no encontrarse disponible el gerente de Proyectos, aprobar los documentos
emitidos por la empresa.

El encargado de calidad en obra es responsable de:

 Emitir, identificar y distribuir los procedimientos e instrucciones de trabajo emitidos en obra.

 Llevar el control de los documentos en obra.
 Entregar las copias controladas de los procedimientos e instrucciones de trabajo para su
aprobación por la inspección. Para tal efecto se cuenta con la planilla del control de copias
controladas.
 Entregar al personal de la inspección en obra aquellos documentos que fueran precisados
por el mismo. Para esto se cuenta con la planilla de remesa de documentos.
 Retirar los documentos Superados.

Es responsabilidad de cualquier persona que elabora y emite un documento, difundir el mismo

antes de su distribución y llenar la planilla de capacitación al momento de su difusión.

5. DESARROLLO

El control de la documentación se divide en dos partes: Documentos generados por Troya, y los
documentos externos.

5.1 CONTROL DE DOCUMENTOS GENERADOS POR TROYA

Estos son documentos tales como: Manuales, Plan de calidad, Procedimientos e Instrucciones
de Trabajo. Estos documentos deben ser revisados y aprobados por personal autorizado antes
de ser distribuidos ya sea interna o externamente.

a) Como esta descrito en la carátula inicial de cada documento, se identifican los tres
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estados de aprobación.
Elaboro.: Persona que redacta el procedimiento.
Reviso: Responsable o quien designe de CSSO.
Aprobó: Algunos de los integrantes de la alta dirección (Gerente general o gerente. de
proyectos). El mismo controla la adecuación del mismo antes de su emisión.

En general, es condición que los 3(tres) estados lo firmen responsables diferentes.

b) El responsable de CSSO será el receptor de los cambios y modificaciones que se

presenten a los documentos y establecerá los medios para efectuar una nueva revisión y
aprobación.
c) Dicha revisión estará identificada en la carátula principal y que encabeza los documentos
del sistema integrado CSSO.
d) Las ediciones actualizadas de los documentos deben estar disponibles en todos los
lugares en que se llevan a cabo operaciones fundamentales y asegurarse que estén
legibles y en buen estado. Los documentos del sistema integrado pueden estar
disponibles impresos en carpetas y también se puede tener acceso a ellos a través del
intranet de Troya.
e) Los responsables de CSSO y todo responsable de área o encargado de manejar
documentos, cuidaran de mantener que los documentos estén legibles, en buen estado,
y fácilmente identificables.
f) Los documentos de origen externo serán identificados y controlada su distribución,
conservación y archivado.
g) El responsable de CSSO y los asignados en obra se encargan de retirar en el menor
plazo posible aquellos documentos no validos u obsoletos con el fin de asegurarse el uso
no deseado de los mismos. El retiro de los documentos superados u obsoletos se realiza
al momento de distribuir la nueva revisión del documento a retirar, los originales de los
documentos a retirar serán archivados en la carpeta de “DOCUMENTOS SUPERADOS”
si es necesario por un tiempo limitado, de lo contrario se destruyen.

Se debe llevar un control (listado) que identifique el estado actual de la revisión de los
documentos. Dicho control (listado) debe estar fácilmente disponible para su consulta y de esta
manera de evitar el empleo de documentos no validos u obsoletos.

Mediante la “planilla para el control de copias controladas” (ver anexo I) Troya asegura que la
versión de los documentos en su última revisión sen encuentra disponible e identifica al
departamento, empresa ó persona a la que le ha sido entregado el documento.

La carátula inicial del manual o las que encabezan todos los documentos no están sujetas a
control de revisiones.

5.1.1 CODIFICACION: La metodología de codificación de planes, procedimiento e instructivos

se la realizará como se describe a continuación:
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a) La codificación de los Planes se realizará de la siguiente forma:

PLCSSO- TY-001: PLC : Indica que es un plan de CSSO.

TY : Indica que es un plan de TROYA
001 : Indica el número asignado al plan

PLSSO- TY -001: PLSSO: Indica un plan de seguridad y salud ocupacional.

TY : Indica que un plan de TROYA
001 : Indica el número asignado al plan
b) Para los Procedimientos del Sistema Integrado de Gestión CSSO se utilizará la siguiente
codificación:

PS- TY -001: PS : Indica que un procedimiento del CSSO

TY : Indica que es un procedimiento de TROYA
001 : Indica el número asignado al procedimiento

c) Para los Procedimientos Operativos se utilizará la siguiente codificación:

PO- TY -001: PO : Indica que un procedimiento Operativo

TY : Indica que es un procedimiento de TROYA
001 : Indica el número asignado al procedimiento

d) La codificación de los Instructivos de Trabajos se realizará de la siguiente manera:

IT- TY -001: IT : Indica que un Instructivo de Trabajo

TY : Indica que es un Instructivo de TROYA
001 : Indica el número asignado al Instructivo de Trabajo

5.1.2 ESTADO DE LA REVISION DE DOCUMENTOS: La metodología para indicar el estado

de revisión en que se encuentran los documentos se la describe de la siguiente forma:

 Mientras un documento se encuentra en revisión interna, los cambios entre revisiones se

señalan con letras.
 La primera vez que se emite un documento y aún no ha sido aprobado para su uso, se
encuentra en Rev: A.
 Si este documento es sometido a cambios y aún no ha sido aprobado para su uso, surge
una nueva revisión, por ejemplo: Rev: B.

 Una vez que el documento es aprobado:

 La primera aprobación se emite con la Rev: 0 y la emisión corresponde a la fecha de
aprobación del documento.
 Cuando se realizan cambios al documento aprobado, y se encuentra en Revisión interna,
se emite la Rev: 0/A, Indicando que la Rev:0 se encuentra en Revisión interna.
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 Luego de aprobados los cambios realizados a la Rev: 0/A, surge la Rev: 1 del
documento.
 Los pasos anteriormente descritos se siguen para cualquier revisión a la que sea
sometida un documento.

Cambio realizado a un documento que ha sido revisado:

El cambio que se ha realizado a todo documento que ha sido sujeto a revisión, se indicará
colocando una línea al costado izquierdo del párrafo que ha sido aumentado y / o modificado.

5.2 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos que se recepcionan en Troya los podemos clasificar de la siguiente
manera:

 Pliegos de licitación.
 Adjudicaciones.
 Contratos.
 Pólizas de seguro.
 Leyes y normas.

Cuando se recepciona un pliego de licitación, a este documento se le asigna un número

correlativo, dependiendo del año y número de pliego que se recepcione.
Por ejemplo: TY-2005-05
TY: Indica que es un pliego recepcionado por Troya.
2005: Hace referencia al año del pliego recepcionado.
05: Número correlativo del pliego recepcionado.
La adjudicación recepcionada lleva el mismo número que se le asignó al pliego de licitación,
indicando que esa licitación ha sido adjudicada a Troya.

A los contratos se les asigna el mismo código que se les asignó a la licitación y la adjudicación,
pero diferenciándolo colocando el número 1 (uno) al final. Ej. 2005-05.1.

El control de la distribución de la copia de estos documentos se la realiza con un sello donde se

indica a la persona que se le entregará el documento.

La asistente de gerencia mantiene un listado de los pliegos de licitación que se recepcionan por
año.
Los Fax y cartas recibidos no son considerados documentos externos, los mismos se archivan
por fecha de recepción, se guarda el original y una copia es entregada al destinatario mediante
un sello de distribución.

Las pólizas de seguro vigentes se archivan por año en una carpeta donde llevan un indice que
las identifica con un numero correlativo. Para el control de la distribución de las copias se
procede con un sello de distribución. Las pólizas vencidas se archivan en una carpeta por año,
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la cual indica el año al que pertenecen dichas pólizas.

El jefe de obra debe realizar la recepción de este tipo de documentación en obra (Planos,
especificaciones técnicas, etc.), quien deberá distribuirla al personal que corresponda, ya sea
técnico o de calidad.

En el caso de ser entregada una nueva versión del documento, la anterior debe ser retirada y
destruida en el momento de entrega de la nueva versión.

Para los documentos tales como Leyes y Normas se llevará un control (listado) que identifique
este tipo de documentos indicando el título del documento, tipo, versión y lugar de archivo.
Dicho control (listado) debe estar fácilmente disponible para su consulta y de esta manera de
evitar el empleo de documentos no validos u obsoletos (registro R-PS-001-03).

5.3 APLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos aprobados entrarán en vigencia para su aplicación a partir de la distribución

del mismo. Esta consigna esta declarada e indicada al pie de cada documento controlable.

Vigencia: Todos aquellos documentos que requieran un tratamiento especial que conlleven a
situaciones legales la Gerencia de proyectos determinara su tiempo de archivo.

Identificación: Estará a cargo del responsable de CSSO, quien colocara la siguiente

identificación:

Sello “ORIGINAL” en color rojo en aquellos documentos iniciales y de carácter original.

Sello “COPIA CONTROLADA” Todo documento Que necesite controlar su distribución. Esta
situación conlleva a llevar registros de la distribución.
Sello “COPIA NO CONTROLADA” Todo documento De distribución necesaria pero que no
esta controlada su revisión.
Sello “PARA INFORMACION” Documento No controlada de uso generalizado.
Sello “NO USAR-DOCUMENTO SUPERADO”. Documento Obsoleto que esta superado por
una revisión actualizada.

5.4 RESPALDOS DE LA INFORMACION DIGITALIZADA (BACK UP).

Para el resguardo ó copia de seguridad de la información digitalizada referente a los documentos

emitidos por el sistema integrado de gestión de CSSO, se aplicaran las siguientes metodologías.
1. Internos.- Respaldos de la información en los mismos equipos (PC’s) y en un equipo
diferente.
2. Mensuales.- Se efectuara un respaldo de la información de manera mensual en discos
compactos (CD), el almacenamiento físico de los respaldos efectuados bajo esta modalidad
serán en una oficina físicamente externa a la oficina generadora de la información de los
respaldos mencionados. Garantizando de esta manera la seguridad del respaldo de la
información.
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6. FLUJOGRAMA

No Aplica

7. REGISTROS

Los registros que se generan de la aplicación del presente documento se detallan en anexos.

8. ANEXOS

Anexo I: Título: Control de copias controladas. Cod. R-PS-001-01

Anexo II: Título: Remesa de documentos. Cod. R-PS-001-02
Anexo III: Título: Listado para el control de documentos externos. Cod. R-PS-001-03
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ANEXO I

Fecha:
PLANILLA PARA EL CONTROL
Revisión:
DE COPIAS CONTROLADAS
Código: R-PS-001-01-0

DESCRIPCIÓN:_________________________________________________________

COPIA NOMBRE Y APELLIDO CARGO QUE FECHA FIRMA

N° O EMPRESA DESEMPEÑA
1

10

11

12

13

14

15

16

17
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ANEXO II

REMESA DE DOCUMENTOS

REMESA DE DOCUMENTOS: N°

PROYECTO: N°

ENTREGADO A:

PAG. 1/1

Cod. R-PS-001-02-0 PROYECTO:

ITEM DESCRIPCION DEL DOCUMENTO CODIGO CANT. PAG. REV.

ENTREGADO POR: RECIBIDO POR: FECHA:

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ANEXO III

Codigo: R-PS-001-03-0

LISTADO PARA EL CONTROL Fecha de Emisión

DE DOCUMENTOS Fecha de Actualización

EXTERNOS
Nº Título del Documento Tipo de Documento Versión vigente Lugar de Archivo Reponsable Custodia