Código: I-006-005 Elaboro: COORD.

GRAL HSEQ
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INSTRUCTIVO PARA IDENTIFICACION

IDENTIFICACION,
CION, CONTENIDO, DISTRIBUCION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

1. SOLICITUD DE ELABORACIÓN, REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS:

DOCUMENTOS

Todo el personal de la empresa podrá presentar propuestas y solicitudes de elaboración, revisión,

modificación, anulación y actualización de documentos para la implementación o mejoramiento de los
Sistemas de Gestión, de acuerdo con el alcance de los sistemas; esto se podrá dar enviando un correo
electrónico a la Coordinación General HSEQ y/o Dirección General HSEQ para su evaluación y estudio,
cumpliendo con los pasos descritos en el presente documento.

La Coordinación General HSEQ evalúa la solicitud y tramita su aprobación, ante la Dirección del Dpto.
correspondiente. Una vez aprobado el cambio, se prepara el documento, modificando el número de la
revisión y actualizando la fecha de cambio o implementación. Posteriormente, se procede a emitir un
correo electrónico al personal comunicándoles los cambios realizados. Cada vez que se emita un nuevo
documento o se actualice uno existente, la Dirección de HSEQ actualiza el “Listado Maestro de
Documentos del Sistema Integrado de Gestión”.

Estas solicitudes también pueden generarse de planes de mejora, acciones correctivas y preventivas.

2. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS

2.1 cuadro de encabezado

Código: xxxxxxx Elaboro: xxxxxxxxxxxx

Revisión: xxxxxxx Aprobó: xxxxxxxxxxxx Página x de x
Emisión: xxxxxxxx Versión: xxx

a) Logo de la compañía: En la primera columna, se incluyen el logotipo de la organización

b) El código del documento: El cual permite la identificación rápida y sencilla del documento.
La codificación a utilizar para clasificar los documentos se rige por los siguientes parámetros, A-
XXX-YYY, AS-1XX-YYY en donde:
A= Identifica el tipo de documento así:

COD. NOMBRE DOCUMENTO

M MANUAL
P PROCEDIMIENTO
I INSTRUCTIVO
 Código: I-006-005 Elaboro: COORD.GRAL HSEQ
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F FORMATO
PL PLANES
PG PROGRAMAS

AS= hace referencia a documentos definidos para el sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el
trabajo y Medio ambiente.

XXX= Identifica el consecutivo del documento del sistema de gestión de calidad, desde el primero
hasta el último.

1XX= Identifica el consecutivo del documento del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo y Medio Ambiente, iniciando la numeración a partir del 101.

YY= Identifica el proceso de la empresa a la cual pertenece el documento así:

COD. PROCESO AREAS

01 COMPRAS COMPRAS, ALMACEN
02 GESTION HSEQ HSEQ
03 INGENIERIA CONSTRUCCION DE OBRAS, DISEÑO
04 RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS, ADMINISTRACION
05 PLANEACION GERENCIAL GERENCIA.

Ejemplo:
• P-002-003 corresponde al procedimiento número 002 del sistema de calidad del área de
ingeniería.
• PS-101-005 corresponde al procedimiento número 01 del sistema de seguridad y salud
ocupacional del área de planeación Gerencial.

b) Revisión: La fecha de revisión nos proporciona información acerca de la fecha en la cual se revisó y
aprobó el documento o algún cambio al mismo, por última vez por parte del Comité HSEQ.

c) Emisión: Nos proporciona información acerca de la fecha en la cual se emite el documento a los
funcionarios para iniciar a ser implementados

d) Elaboró: En la primera página se identifica el cargo de la persona que elabora el documento.

e) Aprobó: En la primera página se identifica la persona (Cargo) o grupo de trabajo que aprueba el
documento.
f) Versión: Nos indica el número de versiones o cambios a los que ha sido sometido el documento.
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g) Número de página: La numeración de las páginas muestra el número de la página específica respecto
al total de páginas del documento. Este método proporciona la información primordial como es la
secuencia y la cantidad de página.

3. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

3.1 De los procedimientos, programas y planes:

planes:

a. Título: Nombre del documento de que se trata.

b. Propósito y alcance:: Especifica por qué y para qué se quiere la documentación, así como la
cobertura y límites del documento.

c. Definiciones y Terminología: Cuando se considera necesario se especifica en este numeral las

definiciones de algunos términos que se utilizan dentro del documento.

d. Responsables:: Cargos que interactúan en el desarrollo e implementación del documento con el fin
de lograr el propósito del mismo.

e. Procedimiento/Plan/Programa:: Descripción de la secuencia de actividades que permiten cumplir

el propósito de la mejor forma. Es importante identificar dentro de cada actividad, en lo posible,
responsables, parámetros de comparación, tiempos de ejecución, frecuencias, herramientas y
equipos utilizados, etc. Para los planes y programas, se debe incluir la fechas de aprobación y
firma de quién lo aprueba.

f. Documentos de Referencias:: Enumeración de los documentos (procedimientos, manuales,

formatos, documentos externos, etc.), que guardan relación con el procedimiento descrito.

g. Diagrama de flujo:: Descripción resumida gráfica del proceso, se utilizan las siguientes formas
básicas. (opcional y solo aplicable a los procedimientos).

3.2 De los Instructivos:

Instructivos:

Además del encabezado del documento, el instructivo debe contener:

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c) Título: Nombre del documento de que se trata.

d) Contenido: Se hace la descripción paso a paso de las actividades a seguir durante la labor a que
corresponde y debe ser tan específico como se considere necesario, identificando dentro de cada
actividad, en lo posible, responsables, parámetros de comparación, tiempos de ejecución,
frecuencias, herramientas y equipos utilizados, documentos de referencia, etc.

2.3 De los formatos para registros

registros

Además del encabezado del documento, el instructivo debe contener:

a) Título: Nombre del documento de que se trata.

b) Contenido: Estructura sobre la cual se desea recopilar la información. Es de libre estructuración

por parte de las áreas o personas que lo requieran.

4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Todos los documentos originales serán distribuidos por la Coord. Gral. HSEQ a las partes interesadas por
alguno de los siguientes medios:

4.1 En Medio magnético:

magnético: La distribución general de los documentos de los sistemas de gestión se
realizaran por medio magnético ya sea por primera emisión o cuando se realice modificaciones; los
documentos originales se distribuirán desde la Coordinación General HSEQ con sello de “COPIACOPIA
CONTROLADA” a través de correo electrónico a todas las partes interesadas en archivo tipo PDF; este
envío se toma como evidencia y hará las veces de registro de distribución del documento.

4.2 En Medio físico o impreso: Se utiliza este mecanismo cuando se emite por primera vez un plan
específico para un proyecto. Se deja como evidencia de esta entrega el formato F-005-005 firmado
por el trabajador responsable de la implementación de la documentación.

Los líderes de proceso son responsables de asegurar la aplicación de la documentación vigente por el
personal interviniente en el proceso.

4.3 Publicación de Documentos:

Documentos Para informar a los empleados sobre la nueva documentación, el Coord.
Gral. HSEQ debe enviar por correo, la información sobre la nueva documentación y las versiones de
los documentos que a partir de la fecha quedan obsoletos; estos documentos serán publicados en la
Intranet y se mantendrá disponible para todo el personal de la empresa, una carpeta designada
“SISTEMAS DE GESTION HSEQ” en la cual se publicaran todos los documentos en sus versiones
vigentes y podrán ser consultados o impresos de acuerdo con las necesidades de aplicación.
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5. CONTROL DE DOCUMENTOS

5.1 Control de Copias Físicas: Los diferentes procesos y áreas, podrán mantener una copia impresa, para
aplicación en actividades operativas, y deberán asumir la responsabilidad de mantenerla actualizada
y sin modificaciones.

5.2 Copias No Controladas: Se hará entrega de copias no controladas del Sistema Integrado de Gestión en
los siguientes casos:

• Por solicitud de los empleados para hacer revisiones, observaciones o actualizaciones a los
documentos.
• Entrega de documentos que hacen parte de cotizaciones u ofertas comerciales.
• Documentos para desarrollar auditorías internas.
• Documentos requeridos por personal externo de la empresa como por ejemplo: asesores, ARL,
entidades del estado, clientes, entre otros.
• Documentos de texto como son Procedimientos, instructivos, manuales, programas publicados
en la Intranet.

Estos documentos estarán marcados en cada una de sus hojas con la leyenda “COPIA
COPIA SIN
CONTROLAR
CONTROLAR”.

5.3 Documentos Obsoletos. Los documentos son obsoletos cuando ha sido aprobada una nueva versión,
y deben salir de circulación debido a la nueva emisión o su eliminación definitiva; los documentos
impresos que se conviertan en obsoletos de acuerdo a lo anterior deberán ser destruidos y
remplazados por la nueva versión; en medio magnético el documento (revisión anterior) se
identificara con el sello de OBSOLETO en la carpeta / Obsoletos.

5.4 Listado de control de documentos:

documentos: En el formato F-004
004-005 se lleva una relación de todos los
documentos aplicados en los sistemas, identificando el requisito de la norma, código del documento,
responsable del documento, número de versión y fecha de emisión.

La primera emisión aprobada para todos los documentos del Sistema se considera la versión 01.

Todos los documentos son elaborados, aprobados, y modificados de acuerdo al procedimiento P-

001-005. La Coordinación General HSEQ es responsable de la emisión y distribución de documentos
controlados y la notificación de los obsoletos.

El control de los registros se realiza de acuerdo al proceso de control de registros P-005-005 y es

responsabilidad de cada parte interesada la conservación y cuidado de cada uno de los que le
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correspondan. Como herramienta de control se dispone del Listado Maestro de Registros de F-007-
005.

Los documentos externos se relacionan en el Listado Maestro de Documentos Externos F-003-005 y

son controlados por el responsable asignado verificando cada seis meses cual es la última versión de
cada documento externo relacionado.

Una vez se adquiere la nueva versión de un documento externo se identifica la copia en uso como
OBSOLETA y mediante colocación del sello en la carátula y/o portada de COPIA CONTROLADA se
pone en circulación la nueva versión. Los documentos externos pueden ser reglamentos sectoriales,
normas técnicas internacionales, nacionales, sectoriales o de empresa, leyes, resoluciones, guías,
catálogos o manuales y todos aquellos documentos que de alguna manera tengan relación con los
servicios que ofrece AMV S.A.

5.5 Identificación de los Cambios y estado de revisión actual de los documentos. En el “Listado maestro de
documentos internos” se identificaran y controlaran en forma cronológica todas las revisiones y
cambios hechos a los documentos.

Para identificar los cambios realizados a los documentos del Sistema Integrado de Gestión, las
palabras o frases modificadas o incluidas dentro del documento se colocarán en letra de color
diferente.
diferente En la portada del documento aparecerá la fecha de revisión y nueva versión. La
modificación realizada será descrita brevemente en la solicitud de modificación del mismo.

5.6 Disponibilidad de los Documentos. La Dirección de HSEQ, garantizará que los documentos en su
última revisión se encuentren disponibles en la carpeta digital de los sistemas de gestión y en la
intranet de la empresa.

5.7 Legibilidad y Mantenimiento de los Documentos. Todos los documentos del Sistema Integrado de
Gestión son realizados en computador, lo cual garantiza su legibilidad. La comprensión de los mismos
se garantiza con la revisión y aprobación del Responsable donde se dará cumplimiento al documento
o Director general de los sistemas de Gestión.

5.8 Documentos Externos. Todos los documentos de origen externo serán registrados en el formato
Control de Documentos Externos, cada Jefe o Director de área es responsable de informar por escrito
al Coord. Gral HSEQ, las modificaciones correspondientes y actualización de versiones de los
documentos externos que son de consulta para el desarrollo de las actividades de su área para llevar
el control.

Estos documentos de origen externo pueden contener uno o más aspectos de los Sistemas de
Gestión y pueden referirse a: Especificaciones técnicas y de seguridad de operadores de red a nivel
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nacional, normas ICONTEC, RETIE, listas de precios, manuales de operación de máquinas y equipos y
catálogos de productos.

5.9 Anulación Documentos. Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se pueden anular o retirar
del sistema cuando:

• Como resultado de un plan de acción de un registro de mejora.

• Resultado de revisiones por la dirección
• Evaluación de Procesos de la empresa
• Por reorganización de los proceso de la empresa

Para estos casos, se presentará por escrito la solicitud de eliminación del documento Al comité
HSEQ, en el Formato correspondiente; una vez aprobada la anulación se procede a retirar la
información del documento dejando disponible el código en el “Listado maestro de documentos
internos”. El código del documento podrá ser utilizado, siempre y cuando este no esté relacionado
con el objetivo del documento anulado.

5.10 Vigencia de los Documentos: Los documentos entran en vigencia a partir de la fecha de aprobación y
publicación.

5.11 Conservación y retención de documentos: Los documentos que soportan los sistemas de gestión,
deben garantizar su legibilidad, identificación y acceso; de igual manera deben estar protegidos
contra daño, deterioro o pérdidas.

La Coord. Gral. HSEQ tiene acceso a todos los documentos y registros de los sistemas de Gestión,
excepto a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores, los cuales estarán bajo la
responsabilidad de la IPS contratada para la prestación de los servicios médicos ocupacionales de los
trabajadores.

La retención y disposición final de los documentos y registros será en base a la normatividad vigente
aplicable a los mismos, por la duración del proyecto en ejecución, o con base a los requisitos que el
cliente o partes interesadas establezcan para ello.

5.12 Documentos y registros de Seguridad, Salud en el Trabajo y medio ambiental

ambiental:
mbiental: Todos aquellos
documentos y registros que no pertenecen a los sistemas de gestión de la empresa pero que son
evidencia del cumplimiento de los requisitos legales o requisitos de las partes interesadas en materia
de Seguridad y Salud en el trabajo y medio ambiente serán identificados, archivados y almacenados
en medio magnético y/o físico con la finalidad de garantizar su conservación, legibilidad e integridad.
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El tiempo de retención y disposición final de estos documentos y registros será con base a la
normatividad vigente aplicable a los mismos, serán mantenidos en medio físico aquellos registros que
deben ser diligenciados manualmente y en medio electrónico los documentos de texto, con el fin de
mantener la preservación de la documentación.

Los documentos que deben ser conservados por un periodo mínimo de 20 años, los cuales son
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa son los
siguientes:

• Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de
Ingreso, Periódicos, pos incapacidad, reubicación laboral y de Retiro.
• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
• Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.