BIENES NACIONALES Manual de Normas y Procedimientos 05.02.10 IMPULSA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Oficina: Oficina de Gestión Administrativa y Financiera
Nombre del Procedimiento: 1. Incorporación de Bienes

Responsable: Coordinación de Bienes Nacionales
Normas:
1. La Coordinación de Bienes Nacionales debe reportar la adquisición de bienes por
parte de la Fundación al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, por ser
parte del patrimonio del Estado.
2. Ley contra la Corrupción. Artículo 4. Denominación de Patrimonio Público.
Artículos: 6 y 7. Principios que rigen en la administración de los bienes y recursos
públicos.
3. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; Artículo
23: Control de Bienes Nacionales, Formación y actualización de Inventario de
Bienes; Artículo 24: Órgano Rector y Artículo 25: Carácter de las sugerencias del
órgano rector para la conservación, buen uso, defensa y rescate de los bienes
nacionales.
4. Ver Instrucciones Perentorias a la Administración Pública. (Gaceta Oficial Nro.
36.268 del 13.08.97) punto 4. Referido al deber de realizar inventario físico.
5. Código de Ética para el Funcionario Público, ver punto 1. Del deber de
salvaguardar los intereses generales del Estado y el Patrimonio Público.
Descripción del Procedimiento

Responsable Acción
Coordinación 1. Envía copia de la orden de compra autorizada a la Coordinación
de compras de Bienes nacionales.
Coordinación 2. Archiva orden de compra y planifica recepción de la compra en la
de Bienes sede de la Fundación o en el Galpón, dependiendo del volumen y
nacionales destino de los bienes.
Proveedor 3. Entrega la compra realizada, factura y nota de entrega original a
la Coordinación de Bienes Nacionales.
Coordinación 4. Llama al personal autorizado de la unidad solicitante del bien,
de Bienes para la realización del control perceptivo y validación de la
Nacionales incorporación del bien.
5. Realiza el control perceptivo la unidad solicitante o la persona
especializada.
6. En caso de aceptación de la compra, firma nota de entrega el
coordinador de Bienes Nacionales y la persona autorizada por la
unidad solicitante firma conformidad del material solicitado.
7. Envía nota de entrega firmada y factura original a la Coordinación
de Compras para procesamiento del pago.
8. En caso de materiales y suministros, registra el bien o bienes con
sus características, en libro de almacén de la Fundación.
9. En caso de los activos, asigna códigos de bien nacional a los
mismos y los registra en el libro de activos de la Fundación
Infocentro (Formato 31).
10. Elabora acta de entrega del bien a la unidad solicitante (Formato
32).
11. Entrega el bien a la unidad solicitante u ordena su
almacenamiento en el depósito.
Unidad 12. Firma el acta de entrega.
solicitante / 13. Recibe y almacena el bien.
Depósito
Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres
1
Oficina: Oficina de Gestión Administrativa y Financiera
Nombre del Procedimiento: 2 Desincorporación de Bienes.

Responsable: Coordinación de Bienes Nacionales.
Normas:
Artículos: 6 y 7. Principios que rigen en la administración de los bienes y recursos
públicos.
2. Reglamento de de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República;
Artículo 23: Control de Bienes Nacionales, Formación y actualización de Inventario
de Bienes; Artículo 24: Órgano Rector y Artículo 25: Carácter de las sugerencias
del órgano rector para la conservación, buen uso, defensa y rescate de los bienes
nacionales.

Responsable Acción
Unidad 1. Solicita la desincorporación de un activo a la Oficina de Gestión
solicitante Administrativa y Financiera.
Oficina de 2. Recibe solicitud y registra la operación en la matriz de operaciones
Gestión de la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera.
Administrativa 3. Envía solicitud a la Jefatura de Bienes y Servicios.
y Financiera
Jefatura de 4. Envía solicitud a Coordinación de Bienes Nacionales.
Bienes y
Servicios
Coordinación 5. Recibe solicitud de desincorporación del activo.
de Bienes 6. Elabora informe a la Dirección Ejecutiva y Presidencia.
Nacionales 7. Envía el informe a la Jefatura de Bienes y Servicios para la firma.
Jefatura de 8. Firma el informe y lo envía a la Oficina de Gestión Administrativa y
Bienes y Financiera para su firma.
Servicios
Oficina de 9. Envía informe a la Dirección Ejecutiva / Presidencia
Gestión
Administrativa
y Financiera
Dirección 10. Aprueba o desaprueba la desincorporación del activo.
Ejecutiva / 11. Evalúa y determina lo que se hará con el activo a desincorporar.
Presidencia 12. Gira directrices a la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera a
través de un memorando.
Oficina de 13. Envía copia del memorando a la Jefatura de Bienes y Servicios.
Gestión
Administrativa
y Financiera
Jefatura de 14. Recibe copia del memorando.
Bienes y 15. Completa los formatos de autorización de salida del equipo
Servicios (Formato 33) y de Asignación de Bienes (Formato 34) los envía a la
unidad solicitante para la firma.
2
Responsable Acción
Unidad 16. Firma el formato autorización de salida del activo.
Solicitante 17. Firma el formato de desincorporación de bienes
18. Retorna el formato a la Coordinación de Bienes Nacionales
Coordinación 19. Solicita a la Coordinación de Servicios Generales el traslado del
de Bienes activo desde el sitio de origen al sitio de destino.
Nacionales 20. Si la Coordinación de Servicios Generales no tiene disponibilidad
para realizar el traslado, elabora una requisición a la coordinación de
compras para contratación de servicio de transporte.
Coordinación 21. Se dirige a la unidad custodia de los equipos a recoger el activo.
de Servicios 22. Solicita equipos.
Generales /
Servicio de
Transporte
Unidad 23. Revisa y firma formato de autorización de salida del activo y saca
custodia de los una copia.
equipos 24. Archiva formato salida del activo.
25. Entrega copia de formato de salida del activo firmada al
transportista.
26. Entrega activo al transportista.
Coordinación 27. Traslada el activo
de Servicios 28. Solicita al receptor del bien que firme el formato de asignación de
Generales / equipos como recibido.
Servicio de
Transporte
Unidad 29. Recibe el activo
Receptora 30. Firma el formato de asignación de equipos como recibido al
transportista.
Coordinación 31. Entrega original de formato de salida de equipos firmada a la
de Servicios Coordinación de Bienes nacionales.
Generales / 32. Entrega original de formato de asignación de equipos firmada a la
Servicio de Coordinación de Bienes Nacionales.
Transporte
Coordinación 33. Archiva formatos.
de Bienes 34. Actualiza el libro de activos de la Fundación Infocentro (Formato
Nacionales 31)
35. Informa al Ministerio de Finanzas de desincorporación del activo.
36. Informa a la Jefatura de Gastos y Contabilidad de la
desincorporación del activo.
3
Nombre del Procedimiento: 3 Asignación y Reasignación de Bienes
Normas:
Artículos: 6 y 7. Principios que rigen en la administración de los bienes y
recursos públicos.
2. Reglamento de de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República;
Artículo 23: Control de Bienes Nacionales, Formación y actualización de
Inventario de Bienes; Artículo 24: Órgano Rector y Artículo 25: Carácter de las
sugerencias del órgano rector para la conservación, buen uso, defensa y
rescate de los bienes nacionales.

Responsable Acción
Unidad 1. Solicita la asignación o reasignación de un activo a la Oficina de
solicitante Gestión Administrativa y Financiera.
Oficina de 2. Recibe solicitud y registra la operación en la matriz de
Gestión operaciones de la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera.
Administrativa 3. Envía solicitud a la Jefatura de Bienes y Servicios.
y Financiera
Jefatura de 4. Envía solicitud a Coordinación de Bienes Nacionales.
Bienes y
Servicios
Coordinación 5. Recibe solicitud de asignación y reasignación.
de Bienes 6. Completa el formato de autorización de salida del equipo
Nacionales (Formato 33) y la envía a la unidad solicitante para la firma.
7. Completa el formato de Asignación de Bienes (Formato 34)
Unidad 8. Firma el formato autorización de salida del activo.
Solicitante 9. Firma el formato de asignación de bienes
10. Retorna el formato a la Coordinación de Bienes Nacionales
Coordinación 11. Solicita a la Coordinación de Servicios Generales el traslado del
de Bienes activo desde el sitio de origen al sitio de destino.
Nacionales 12. Si la Coordinación de Servicios Generales no tiene disponibilidad
para realizar el traslado, elabora una requisición a la
coordinación de compras para contratación de servicio de
transporte.
Coordinación 13. Se dirige a la unidad custodia de los equipos a recoger el activo.
de Servicios 14. Solicita equipos.
Generales /
Servicio de
Transporte
Unidad 15. Revisa y firma formato de autorización de salida del activo y saca
custodia de los una copia.
equipos 16. Archiva formato salida del activo.
17. Entrega copia de formato de salida del activo firmada al
transportista.
18. Entrega activo al transportista.
Coordinación
de Servicios 19. Traslada el activo
4
Responsable Acción
Generales /
Servicio de 20. Solicita al receptor del bien que firme el formato de asignación
Transporte de equipos como recibido.
Receptora 22. Firma el formato de asignación de equipos como recibido al
transportista.
Coordinación 23. Entrega copia de formato de salida de equipos firmada a la
de Servicios Coordinación de Bienes nacionales.
Generales / 24. Entrega copia de formato de asignación de equipos firmada a la
Servicio de Coordinación de Bienes nacionales.
Transporte
Coordinación 25. Archiva formatos.
de Bienes 26. Actualiza el libro de activos de la Fundación Infocentro (Formato
Nacionales 31)
27. Informa a la Jefatura de Gastos y Contabilidad de la asignación o
reasignación del activo.
Nombre del Procedimiento: 4. Control de Inventarios.

Normas:
1. El control de inventario debe realizarse trimestralmente. Ver Instrucciones Perento-
rias a la Administración Pública. (Gaceta Oficial Nro. 36.268 del 13.08.97) punto 4.
Referido al deber de realizar inventario físico.
2. Reglamento de de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; Ar-
tículo 23: Control de Bienes Nacionales, Formación y actualización de Inventario de
Bienes.

Responsable Acción
Coordinación 1. Solicita inventario de activos, materiales y suministros en los
de Bienes almacenes.
Nacionales
Almacenistas 2. Realizan inventarios
3. Envían informe con resultado de inventario (Formato 36) a la
Coordinación de Bienes y Servicios.
Coordinación 4. Revisa informe y lo valida con el control de inventario de la
de Bienes y Coordinación.
Servicios 5. Hace ajustes.
6. Informa a la Coordinación de Contabilidad la situación del
inventario para propósitos contables.
5
Nombre del Procedimiento: 5. Proveeduría de Materiales


Responsable Acción
Unidad 1. Elabora y firma requisición de equipos y/o materiales (formato 37).
solicitante 2. Envía requisición a la Oficina de Planificación, Presupuesto y Control para
verificar las partidas presupuestarias.
Oficina de 3. El analista recibe la requisición y verifica que las partidas presupuestarias
Planificación, estén asociadas a la solicitud.
Presupuesto y 4. Envía a la Coordinación de Bienes Nacionales.
Control
Coordinación 5. Recibe solicitud y verifica que esté debidamente firmada por la persona
de Bienes autorizada en presupuesto.
Nacionales 6. Envía requisición a la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera.
Oficina de 7. Recibe orden de compra y registra la operación en la matriz de
Gestión operaciones de la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera.
Administrativa y 8. Envía requisición a la Coordinación de Bienes Nacionales.
Financiera
Coordinación 9. Constata que la requisición tenga la firma del gerente de la unidad
de Bienes solicitante que es el autorizado para dicho trámite.
Nacionales 10. Verifica en el libro de almacén si posee los equipos y/o materiales a
suministrar.
11. En caso de no contar con estos bienes, los solicita al galpón y coordina
traslado con la Coordinación de Bienes Nacionales.
12. Si no posee estos bienes ni en el almacén de la sede ni en el galpón, pasa
la requisición a la Coordinación de Compras, para la compra del bien.
13. Si cuenta con los bienes requeridos, elabora nota de entrega y los envía a
la unidad solicitante.
14. Registra en el libro de almacén la salida de los bienes.
Unidad 15. Firma la requisición como recibida y la envía a la Coordinación de Bienes
solicitante Nacionales.
Coordinación 16. Archiva la requisición firmada como recibida.
de Bienes
Nacionales
6
Nombre del Procedimiento: 6. Control de Garantía de los Equipos

Normas:
1. La falla del equipo debe ser notificada a la coordinación de bienes nacionales, máximo al
tercer día de ser recibido por la unidad solicitante.

Responsable Acción
Unidad 1. Reporta falla del equipo y solicita activación de la garantía a la
solicitante Coordinación de Bienes Nacionales
Coordinación 2. Contacta al proveedor o la empresa responsable de la garantía
de Bienes para que revise el equipo y lo repare.
Nacionales
Proveedor 3. Revisa el activo y realiza las reparaciones necesarias.
Coordinación 4. Notifica reparación a Unidad Solicitante.
de Bienes
Nacionales
Unidad 5. Realiza las pruebas del equipo y da su conformidad con la
Solicitante reparación a Coordinación de Bienes Nacionales.
Coordinación 6. Da conformidad al proveedor sobre el trabajo de garantía
de Bienes realizado.
Nacionales
Nombre del Procedimiento: 7. Suministro de Insumos de Limpieza y Cocina

Normas:
1. La coordinación de bienes nacionales debe llevar un control por escrito de todos
los insumos de limpieza y cocina que son entregados a la coordinación de servi-
cios generales.

Responsable Acción
Coordinación 1. Elabora requisición de materiales y suministros de mantenimiento y
de Servicios limpieza (Formato 37).
Generales 2. Envía requisición a la Coordinación de Bienes Nacionales.
Coordinación 3. Tramita la solicitud siguiendo el procedimiento para ello.
de Bienes 4. Entrega los bienes a la Coordinación de Servicios Generales.
Nacionales
Coordinación 5. Firma la requisición y la entrega a la Coordinación de Bienes Nacionales.
de Servicios 6. Administra la utilización de los insumos.
Generales
Coordinación 7. Archiva requisición firmada como recibida.
de Bienes
Nacionales
7
Nombre del Procedimiento: 8 Mantenimiento y Limpieza de la Sede

Normas:
1. La persona que presta el servicio debe revisar junto con el solicitante, la calidad del
servicio prestado, para así comprobar la satisfacción de la necesidad por parte del
solicitante.
2. En la Coordinación de Servicios Generales, se realizan actividades de Carpintería,

de acuerdo a los requerimientos de las unidades.

Responsable Acción
Unidad 1. Envía correo electrónico a la Jefatura de Bienes y Servicios, solicitando
solicitante servicio de limpieza y/o mantenimiento de las instalaciones.
Jefatura de 2. Reenvía correo electrónico a la Coordinación de Bienes y Servicios.
Bienes y
Servicios
Coordinación 3. Recibe correo electrónico con solicitud.
de Servicios 4. Evalúa la prioridad y especificaciones de la solicitud.
Generales 5. Evalúa si es posible atender la solicitud con el personal de la Fundación.
En caso de no ser posible, se solicita a la Coordinación de Compras una
orden de servicio.
6. Programa actividad en cronograma.
7. Atiende la solicitud.
Unidad 8. Recibe el servicio.
solicitante
Nombre del Procedimiento: 9. Mantenimiento Preventivo de Vehículos

Normas:
1. El mantenimiento preventivo de vehículo incluye: Servicio automotriz, lavado, gasolina,

entre otros.
2. Ley contra la Corrupción. Artículo 4. Denominación de Patrimonio Público. Artículos: 6 y 7.
Principios que rigen en la administración de los bienes y recursos públicos.
3. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; Artículo 25:
Carácter de las sugerencias del órgano rector para la conservación, buen uso, defensa y
4. Código de Ética para el Funcionario Público, ver punto 1. Del deber de salvaguardar los
intereses generales del Estado y el Patrimonio Público.
8

Responsable Acción
Coordinación 1. Programa el mantenimiento preventivo de los vehículos.
de Servicios 2. Dependiendo del monto a cancelar, solicita recursos por caja chica o
Generales solicita ordenación de pago por el servicio con factura pro forma.
3. Lleva el vehículo a mantenimiento
Proveedor del 4. Realiza mantenimiento al vehículo.
servicio 5. Entrega factura original a Coordinación de Servicios Generales.
Coordinación 6. Cancela el servicio.
de Servicios 7. Entrega factura original del servicio a Jefatura de Bienes y Servicios.
Generales
Jefatura de 8. Consigna factura original en caja chica o la entrega a la jefatura de
Bienes y Finanzas como soporte del pago.
Servicios
Nombre del Procedimiento: 10. Mantenimiento Correctivo de Vehículos

Normas:

Responsable Acción
Conductor del 1. Notifica incidente a Coordinación de Servicios Generales.
Vehículo
Coordinación de 2. Notifica incidente a la Jefatura de Bienes y Servicios.
Servicios 3. Si el incidente puede resolverse con el seguro, notifica al seguro y
Generales realiza los trámites necesarios.
4. Si el incidente supone un servicio fuera del seguro, solicita a Jefatura de
Bienes y Servicios requisición de servicio.
Jefatura de Bienes 5. Tramita requisición de servicio siguiendo el procedimiento para ello (por
y Servicios caja chica u otra modalidad).
6. Cuando sale el pago, se lo da a la Coordinación de Servicios Generales
para que cancele el servicio.
Coordinación de 7. Cancela el servicio.
Servicios 8. Entrega factura original del servicio a Jefatura de Bienes y Servicios.
Generales
Jefatura de Bienes 9. Consigna factura original en caja chica o la entrega a la jefatura de
y Servicios Finanzas como soporte del pago.
9
Nombre del Procedimiento: 11. Transporte de Personas

Normas:
1. El chofer al prestar el servicio, debe hacer firmar al usuario en el control de servicio presta -
do, para dejar constancia que se realizó el servicio.
2. Cada quince (15) días, se debe realizar un cuadro con el estatus de la flota de vehículos.

Responsable Acción
Unidad 1. Envía correo electrónico o solicitud la Jefatura de Bienes y Servicios,
solicitante solicitando traslado de personas, especificando: fecha, hora, destino,
cantidad de personas y prioridad de la solicitud.
Jefatura de 2. Si la solicitud es para un destino muy distante o por muchos días, consulta
Bienes y con el Director de la oficina de Gestión Administrativa y Financiera.
Servicios 3. Envía correo electrónico con solicitud a la Coordinación de Servicios
Generales.
Coordinación 4. Recibe correo electrónico con solicitud de traslado de personas.
de Servicios 5. Revisa cronograma de pautas de la flota de vehículos y verifica
Generales disponibilidad.
6. Si tiene disponibilidad de vehículos en función de los requerimientos de la
unidad solicitante, compromete el transporte. Si no posee vehículo, solicita
en primera instancia un vehículo prestado a otra institución siguiendo los
canales acordados.
7. Si puede prestar el servicio con vehículo de la fundación o prestado,
registra en el cronograma el servicio de transporte.
8. Informa a la unidad solicitante.
9. Informa al conductor sobre la nueva pauta.
10. Tramita los viáticos del conductor y ayudante.
11. En caso de no poder prestar el servicio con vehículos propios o de la
Fundación Infocentro, notifica a la unidad solicitante para la contratación
externa del servicio.
Conductor 12. Presta el servicio
13. Notifica a Coordinación de Servicios Generales sobre traslado realizado.
10
Nombre del Procedimiento: 12. Transporte de Bienes

Normas:

Responsable Acción
Unidad 1. Solicita a la Coordinación de Servicios Generales la movilización de bienes,
Solicitante especificando: fecha, hora, destino, cantidad de personas y prioridad de la
solicitud.
Coordinación 2. Recibe correo electrónico con solicitud de traslado de bienes.
de Servicios 3. Revisa cronograma de pautas de la flota de vehículos y verifica
Generales disponibilidad.
4. Si tiene disponibilidad de vehículos en función de los requerimientos de la
unidad solicitante, compromete el transporte. Si no posee vehículo, solicita
en primera instancia un vehículo prestado a otra institución siguiendo los
canales acordados.
5. Si puede prestar el servicio con vehículo de la fundación o prestado,
registra en el cronograma el servicio de transporte.
6. Informa a la unidad solicitante.
7. Informa al conductor sobre la nueva pauta.
8. Tramita los viáticos del conductor y ayudante.
9. En caso de no poder prestar el servicio con vehículos propios o de la
Fundación Infocentro, notifica a la Coordinación de Bienes nacionales para
la contratación externa del servicio.
Conductor 10. Se dirige a la unidad custodia de los equipos a recoger el bien.
Unidad custodia 11. Entrega copia de formato de salida del bien firmada al transportista.
de los equipos 12. Entrega bien al transportista.
Conductor 13. Traslada el activo
14. Solicita al receptor del bien que firme el formato de asignación de equipos
como recibido (Formato 34).
Receptora 16. Firma el formato de asignación de equipos como recibido al conductor.
Conductor 17. Entrega copia de formato de salida de equipos firmada por la Coordinación
de Servicios Generales.
18. Entrega copia de formato de asignación de equipos firmada, a la
Coordinación de Servicios Generales.
Coordinación 19. Recibe los formatos firmados y los entrega a la Coordinación de Bienes
de Servicios Nacionales.
Generales
Coordinación 20. Verifica y archiva formatos
de Bienes
Nacionales
11
Nombre del Procedimiento: 13. Mensajería Externa


Responsable Acción
Unidad 1. Envía paquete o comunicación escrita debidamente identificada a la
solicitante Jefatura de Bienes y Servicios o a la Coordinación de Servicios Generales.
Jefatura de 2. Revisa control de pautas de entrega.
Bienes y 3. Prioriza las entregas del día.
Servicios / 4. Entrega paquetes y comunicaciones escritas del día al mensajero, con nota
Coordinación de entrega o copia de la comunicación escrita, dependiendo del caso.
de Servicios
Generales
Mensajero 5. Recibe paquetes y comunicaciones escritas a entregar.
6. Revisa la pauta del día.
7. Diseña la ruta de entrega.
8. Lleva los paquetes y comunicaciones escritas al lugar de destino.
9. Solicita firma y sello de recibido.
10. Entrega la copia sellada y firmada a la Jefatura de Bienes y Servicios.
Jefatura de 11. Registra en el control de mensajería externa que ha sido entregado el
Bienes y paquete o comunicación escrita.
Servicios / 12. Envía copia sellada y firmada de la nota de entrega o copia de la
Coordinación comunicación a la unidad solicitante.
de Servicios
Generales
Unidad 13. Recibe y archiva copias selladas y firmadas.
solicitante
Nombre del Procedimiento: 14. Protocolo de Llaves y Accesos

Normas:
1. Todas las llaves originales y los posibles duplicados deben estar identificados, para su
mejor ubicación

Responsable Acción
Unidad 1. En caso de pérdida u olvido de la llave solicita copia de la misma o la
solicitante apertura temporal de un acceso o mobiliario.
Coordinación 2. Abre acceso o mobiliario en caso de olvido de la llave.
de Servicios 3. En caso de pérdida de la llave solicita a la Coordinación de Compra
Generales recursos de la caja chica para sacar copia de la llave.
4. Registra la pérdida de la llave.
5. Saca copia de la llave.
6. Entrega factura a la Coordinación de Compra.
7. Entrega copia de la llave a la unidad solicitante.
Unidad 8. Firma el registro de las copias de llaves entregadas (Formato 38).
solicitante
Coordinación 9. Archiva el registro de las copias de llaves entregadas
de Servicios
12
Responsable Acción
Generales
Nombre del Procedimiento: 15. Mantenimiento de Impresoras


Responsable Acción
Coordinación 1. Revisa permanentemente situación de los cilindros de las impresoras y
de Servicios dotación de papel y Tonner.
Generales 2. Verifica el buen funcionamiento de las impresoras.
3. Hacer requisición de materiales y suministros a la Coordinación de Bienes
Nacionales para dotación de la impresora.
4. En caso de falla, notifica a la Coordinación de Bienes Nacionales para
activación de la garantía.
Coordinación 5. Tramita requisición y entrega suministros a la Coordinación de Servicios
de Bienes Generales.
Nacionales 6. En caso de avería de las máquinas, contacta a la empresa proveedora
para activación de servicio de garantía.
Coordinación 7. Dota la impresora de los insumos necesarios.
de Servicios
Generales
Nombre del Procedimiento: 16. Definición de Guardias del personal de Seguridad en el Galpón
Normas:
1. Los trabajadores de esta área deben contar con los equipos e implementos de seguridad
para realizar su labor, como está contemplado legalmente.
2. El personal del galpón debe poseer el plano del mismo, lo cual es importante para el
diseño de un plan de contingencia en caso de emergencia.

Responsable Acción
Coordinación 1. Elabora Relación de Guardias de los vigilantes mensual (Formato 39).
de Seguridad 2. Notifica Relación de Guardias a Jefatura de Bienes y Servicios
3. Notifica Relación de Guardias a los Vigilantes
4. Los turnos de Guardias son de 24x48
Jefatura de 5. Recibe Relación de Guardias y la Archiva
Bienes y
Servicios
Oficiales de 6. Cumplen guardias según relación elaborada
Seguridad
13
Nombre del Procedimiento: 17. Cumplimiento de Turnos de Guardia en el Galpón de la

Fundación
Normas:
1. Las instancias responsables de las llaves del galpón son: Coordinación de Servicios
Generales, el encargado del almacén y el Oficial de Seguridad de guardia, que solo tiene
acceso a una parte del galpón.

Responsable Acción
Oficial de 1. Inicia Turno de Guardia
Seguridad que 2. Lee y firma el libro de Novedades al recibir el turno de la Guardia.
inicia Guardia. 3. Completa libro de novedades según sucesos ocurridos en el Galpón
(visitas, entrada o salida de bienes, incidentes de seguridad, entre otros).
4. Apoya al personal de almacén en la recepción de materiales y equipos.
5. Apoya en el conteo de los materiales y equipos entregados.
6. Controla y registra el acceso de los proveedores al almacén.
7. Firma nota de entrega a los proveedores en caso de no encontrarse el
almacenista.
8. Notifica incidentes de seguridad al Coordinador de Seguridad.
9. Entrega Turno de Guardia al siguiente vigilante.
Coordinador de 10. Atiende incidentes de seguridad.
Seguridad
Oficial de 11. Recibe la Guardia del Oficial de Seguridad y las novedades existentes
seguridad que durante la guardia saliente.
continúa la
Guardia
14
Nombre del Procedimiento: 18. Resolución de Incidentes de Seguridad en todos los espacios de
la Fundación Infocentro
Normas:
1. El control de acceso y de los dispositivos de seguridad de la torre en la cual está ubicada la
Fundación, no depende de la Coordinación de Seguridad de la misma, sino del equipo de
seguridad del edificio.

Responsable Acción
Oficina / 1. Reporta ocurrencia de Incidente de Seguridad en la sede de la Fundación,
Gerencia de la los almacenes o sedes de los infocentros, a la Oficina de Gestión
fundación Administrativa y Financiera.
Oficina de 2. Recibe solicitud y registra la operación en la matriz de operaciones de la
Gestión Oficina de Gestión Administrativa y Financiera.
Administrativa y 3. Envía solicitud a la Jefatura de Bienes y Servicios.
Financiera
Jefatura de 4. Reporta solicitud a la Coordinación de Seguridad.
Bienes y
Servicios
Coordinación 5. Realiza investigación de hurtos y robos de Bienes pertenecientes a la
de Seguridad Fundación Infocentro.
6. Levanta un acta de lo ocurrido y elabora un informe.
7. En caso de ser necesario lleva a cabo denuncia y realiza seguimiento de la
misma ante las autoridades competentes.
8. Envía acta e informe a la Jefatura de Bienes y Servicios
9. Presta apoyo a las Coordinaciones de Bienes y Servicios Generales en el
traslado de equipos de Computación y otros Materiales a diferentes
lugares.
10. Presta apoyo a la Coordinación de Servicios Generales en la conducción
de algunos vehículos para diferentes actividades
Jefatura de 11. presenta acta e informe a Oficina de Gestión Administrativa y
Bienes y Financiera, Dirección Ejecutiva y Presidencia
Servicios
Oficina de 12. Recibe y evalúa informe y acta.
Gestión 13. Gira instrucciones a la Coordinación de Seguridad de acciones de
Administrativa seguridad requeridas.
y Financiera /
Dirección
Ejecutiva
/Presidencia
15

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Oficina: Oficina de Gestión Administrativa y Financiera

Nombre del Procedimiento: 1. Incorporación de Bienes

Descripción del Procedimiento

Oficina: Oficina de Gestión Administrativa y Financiera

Nombre del Procedimiento: 2 Desincorporación de Bienes.

Descripción del Procedimiento

Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres

Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres

Descripción del Procedimiento

Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres

Nombre del Procedimiento: 4. Control de Inventarios.

Descripción del Procedimiento

Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres

Nombre del Procedimiento: 5. Proveeduría de Materiales

Descripción del Procedimiento

Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres

Nombre del Procedimiento: 6. Control de Garantía de los Equipos

Descripción del Procedimiento

Nombre del Procedimiento: 7. Suministro de Insumos de Limpieza y Cocina

Descripción del Procedimiento

Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos/Nombres Apellidos /Nombres

Nombre del Procedimiento: 8 Mantenimiento y Limpieza de la Sede

2. En la Coordinación de Servicios Generales, se realizan actividades de Carpintería,

Descripción del Procedimiento

Nombre del Procedimiento: 9. Mantenimiento Preventivo de Vehículos

1. El mantenimiento preventivo de vehículo incluye: Servicio automotriz, lavado, gasolina,

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Descripción del Procedimiento

Nombre del Procedimiento: 10. Mantenimiento Correctivo de Vehículos

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Nombre del Procedimiento: 11. Transporte de Personas

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Nombre del Procedimiento: 12. Transporte de Bienes

Descripción del Procedimiento

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Nombre del Procedimiento: 13. Mensajería Externa

Descripción del Procedimiento

Nombre del Procedimiento: 14. Protocolo de Llaves y Accesos

Descripción del Procedimiento

Nombre del Procedimiento: 15. Mantenimiento de Impresoras

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Nombre del Procedimiento: 17. Cumplimiento de Turnos de Guardia en el Galpón de la

Descripción del Procedimiento

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Responsable: Coordinación de Bienes Nacionales.

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