Nombre del alumno: Arceo Ramírez Ana María

Número de matrícula: 331002906

Nombre del profesor: Mtro. Fernando Maximino Yu Cárdenas

Nombre del curso: Integración de Proyectos

Actividad: Entregable Previo 2

Fecha: 09/06/23
Índice

Introducción 3

1. Project Management Information Systems 3

2. Desarrollo del Temario 4

2. Sistema de gestión de la configuración 4

2.1. Definición de gestión de la configuración 4

2.2. Sistema de información de gestión de proyectos - Project 4

Management Information System, PMIS

2.2.1. Definición 4

2.2.2. Características del PMIS 5

2.3. Elementos de configuración 5

2.4. Líneas base de la triple restricción 5

2.4.1. Alcance 5

2.4.2. Tiempo 5

2.4.3. Costo - Calidad 5

2.5. Control integrado de cambios 5

2.5.1. Comité de control de cambios, CCB 5

2.5.2. Control del alcance 5

2.5.3. Control del cronograma 5

2.5.4. Control de costos 6

Conclusión 6

Referencias bibliográficas 6

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Introducción
El objetivo de dicho entregable es comprender qué es un sistema de información en el área de
gestión de proyectos y cómo se puede incorporar esta herramienta en la creación y desarrollo de los
proyectos de la organización en la que nos encontramos laborando, de manera que, podamos utilizar
este material de apoyo en nuestra vida profesional.
Así mismo, se comprenderá cómo dar a conocer reportes, actualizaciones y tareas a los equipos de
trabajo que se encuentran participando en el proyecto.

1. Project Management Information Systems

Se abrevia como PMIS y es una herramienta o marco de trabajo para el manejo, la organización o
recopilación de la información del proyecto.
La finalidad del PMIS es almacenar la información para resolver las dudas de los involucrados en el
proyecto, facilitando la comunicación entre los miembros del equipo. También ayudan a identificar
los posibles escenarios que el proyecto pudiera tener, de manera que si se comparte esta
información se pudiera tener una visión de las lecciones aprendidas de otros proyectos.
Las ventajas de esta herramienta son que la información se encuentra almacenada en un sólo lugar y
se puede acceder a ella de forma rápida. A su vez, esto se tiene que homologar con el equipo de
trabajo para evitar la creación de documentos duplicados. Como se mencionó anteriormente, una
vez que se comienza la implementación de esta herramienta se podrá tener una referencia de los
proyectos previos, ayudando a la planeación de nuevo contenido. Todo este contenido previo fungirá
como un panorama general o contexto para el área de proyectos.
La información que debe contener el PMIS cambia de una organización a otra, incluso de un proyecto
a otro debido a que los objetivos del proyecto pueden variar, por ejemplo, en ocasiones los
beneficios que ofrece el mismo no son cuantificables, sin embargo, en este apartado se pueden
agregar líneas base o parámetros que señalen la calidad requerida de los entregables, el costo y el
periodo de tiempo en el que se llevará a cabo.
Los beneficios del PMIS son que, una vez que toda la información haya sido recopilada se encontrará
en un sólo sitio, favoreciendo incluso a los proyectos de mayor complejidad donde participen grupos
de trabajo con múltiples tareas y decenas de responsables por la ejecución de las mismas.
Para la recopilación de información, se deben tomar en cuenta todas las áreas involucradas en la
organización, por ejemplo, IT, recursos humanos, contabilidad, ventas y marketing, hasta el área de
operaciones. Cada área debe hacer aportaciones relevantes de acuerdo con sus alcances y esta
documentación puede dividirse en áreas de conocimiento, por ejemplo, el área de ventas va a
presentar el plan de negocios o el área de recursos humanos va a presentar detalles sobre la
estructura de la organización. Es importante resaltar que la información proporcionada debe ser
clara y objetiva, esto para que todas las áreas involucradas sean capaces de entender si sus
actividades tendrán un impacto directo o no en las tareas de otros departamentos.
Las características de un PMIS son que debe de ser flexible, es decir, las áreas involucradas deben de
estar abiertas a compartir la información que les corresponde. Por otra parte, no solo las partes
involucradas van a nutrir esta base de datos, también el project manager tendrá el deber de indicar
los tiempos para desarrollar las actividades, los recursos con los que se cuenta y quien es el sponsor,
los análisis de costos, material visual como gráficas y un diseño fácil de usar y comprender.

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Dentro de esta compilación de información, el project manager puede incluir los reportes o
actualizaciones del proyecto de manera que todos los involucrados puedan visualizar los avances del
proyecto e identificar si habrá un cambio en los tiempos o costos de las actividades, también se debe
incluir quién fue el aprobador de dichas modificaciones en caso de haberlas.
El project manager debe ser el responsable e interesado en visualizar todas las actividades que el
resto de las áreas está ejecutando. Debido a esto, es necesario contar con un resumen del estatus del
proyecto para compartirlo con el cliente en caso de que la necesite, sin embargo, la información
detallada y profundizada también debe estar al alcance del responsable en caso de que tenga que
demostrar puntos en concreto. Lo ideal es que el reporte que presente el project manager contenga
material gráfico para hacer la comunicación más dinámica y sencilla, como se mencionó
anteriormente, se pueden utilizar recursos como gráficas.
De igual manera, es importante conocer al cliente y saber cómo se le facilita más la interpretación de
la información, es por eso que lo idóneo es buscar una plataforma que pueda ser personalizable,
desde aspectos sencillos como la interfaz hasta temas más complejos, como la distribución de la
información. El PMIS puede ser dinámico de manera que los involucrados o el project manager
tengan la oportunidad de actualizar los avances o tareas que se vayan completando.
Para llevar a cabo la implementación de dicha herramienta, se puede utilizar un software el cual
todos los involucrados comprendan y se delimiten los permisos para llevar a cabo modificaciones en
la gestión del trabajo.

2. Desarrollo del Temario

En el siguiente apartado se muestran definiciones que son de utilidad para comprender cómo se
puede almacenar y gestionar la información y las actividades de un proyecto desde diversos
software.
2. Sistema de gestión de la configuración
Dicho sistema es un espacio en un programa o software que permite al project manager tener un
panorama general de las actividades y progreso del proyecto, de tal manera que se puedan plasmar
tiempos por medio de un cronograma de actividades, costos por medio de la carga de archivos y
alcances al establecer las características generales del proyecto en el project charter.
2.1. Definición de gestión de la configuración
Este apartado hace referencia a la capacidad que tiene el software de gestión de proyectos para
ofrecer las herramientas clave al usuario final. En este apartado se pueden personalizar los accesos
para edición, llenado y visualización de la información.
2.2. Sistema de información de gestión de proyectos - Project Management
Information System, PMIS
Como se explicó en el punto 2, este espacio permite que todos los datos relacionados al plan de
acción de un proyecto se encuentren organizados y estructurados en un mismo lugar. De igual forma,
pueden incluirse programas y portafolios de proyectos en este apartado.
2.2.1. Definición
De acuerdo con la UNSAUR, un sistema de información de proyectos es: “la herramienta de apoyo a
la planificación y análisis de la infraestructura de integración que contiene la información
sistematizada de los proyectos.” (I.I.R.S.A., s. f.-b).

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2.2.2. Características del PMIS
Las características de dicho software son que debe de ser lo más intuitivo posible para que los
involucrados y responsables de llenar los apartados con información técnica puedan ser autónomos,
además, debe de ser una plataforma dinámica y que cumpla con las funciones básicas para la carga y
edición de información en diferentes formas de visualización, como gráficas o reportes.
2.3. Elementos de configuración
Los elementos de la configuración de este tipo de software generalmente permiten asignar
responsables a cada tarea, así como determinar si queremos vincular el programa con algún otro tipo
de herramienta que permita vincular la información.
2.4. Líneas base de la triple restricción
Este punto se comprende de los tres pilares principales en materia de proyectos: tiempo, costo y
alcance. Lo ideal, es establecer los parámetros de cada uno y que en la ejecución del mismo no
sobrepasen los límites planteados en un inicio.
2.4.1. Alcance
Se refiere a las características cuantitativas o cualitativas del producto o servicio que será el
entregable final para el cliente.
2.4.2. Tiempo
Es el periodo en el que se llevará a cabo el proyecto. Esta característica es especialmente importante,
ya que, una de las propiedades del proyecto es que tenga fecha de inicio y fin, de lo contrario, se
convierte en un proceso.
2.4.3. Costo - Calidad
El costo del proyecto se puede estimar de diversas formas, ya sea por referencias de entregables
anteriores, cotizando con los proveedores o realizando un estudio de mercado. La calidad del
proyecto se puede medir con indicadores más concretos, por ejemplo, los KPI’s.
2.5. Control integrado de cambios
Es importante resaltar que en todos los proyectos se va a realizar algún cambio, ya sea que se haya
contemplado o no. Generalmente estos se llevan a cabo en la etapa de ejecución del proyecto y se
pueden tomar acciones correctivas, siempre y cuando todos los involucrados estén enterados y el
cliente o sponsor esté de acuerdo.
2.5.1. Comité de control de cambios, CCB
Es el grupo de responsables que dan el visto bueno para llevar a cabo un cambio en el proyecto. Ellos
son los encargados de analizar y evaluar la viabilidad de las modificaciones del proyecto.
2.5.2. Control del alcance
Para el control del alcance, es elemental definir el objetivo del proyecto y tener comunicación clara
con el cliente para entender sus necesidades y ser claros en cuanto a lo que se puede realizar o no. El
alcance también dependerá de los tiempos o costos de entrega y se puede ver limitado por esos dos
factores.
2.5.3. Control del cronograma
El control de cronograma de actividades se puede llevar a cabo mediante la asignación de tareas a
los involucrados con fechas de entrega y fases por cada conjunto de entregables. Generalmente, al
terminar una fase se genera un hito del proyecto, es decir, un elemento que va a generar un cambio
significativo en el mismo.

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2.5.4. Control de costos
El control de costos se puede llevar a cabo por medio de la firma de un contrato con los proveedores,
donde se establezcan términos de pago como frecuencia y cantidades de entrega. Este apartado se
sale de control cuando existen imprevistos que no fueron mapeados y no se tiene una reserva para
llevar a cabo un plan de contingencia.
Conclusión
Aprendí que es de suma importancia contar con un repositorio de los datos con los que se trabaja
para incluir más información sobre el proyecto. En ocasiones, damos por hecho ciertos temas porque
no sabemos a quién acudir, sin embargo, con un software especializado se podrá tener un mejor
control de la administración de los datos cargados en la plataforma.
Por otra parte, este software de gestión nos permitirá el desarrollo de un proyecto desde la
planeación hasta la entrega del mismo. De acuerdo con mi experiencia utilizando el software Jira,
estas herramientas funcionan sobre todo para proyectos de metodología ágil, sin embargo, también
he adaptado programas de proyectos a esta plataforma con la finalidad de homologar el repositorio
de la información.
Referencias bibliográficas
● Barry, Louise. (2013). project management information systems. October 21, 2018, de
Tshwane (University of Technology Site web:
https://www.youtube.com/watch?v=JVVic8k4m7c
● Atlassian. (s. f.). Gestión de configuración: definición y ventajas | Atlassian. Recuperado de:
https://www.atlassian.com/es/microservices/microservices-architecture/configuration-mana
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● I.I.R.S.A. (s. f.). Sistema de Información de Proyectos (SIP) Recuperado de :
https://www.iirsa.org/Page/Detail?menuItemId=105#:~:text=El%20Sistema%20de%20Inform
aci%C3%B3n%20de,de%20los%20proyectos%20del%20COSIPLAN
● La triple restricción en gestión de proyectos: Marco documental. (2020). ESCUELA TÉCNICA
SUPERIOR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL.
https://repositorio.upct.es/bitstream/handle/10317/8880/tfm-san-tri.pdf