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Administracion de proyectos Informaticos

Administracion de proyectos Informaticos

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Generalmente las personas perciben a la informática como una ciencia capaz de hacer castillos sobre el aire, y que todas sus ideas se podrán representar en un desarrollo de Software determinado, pero al darse cuenta que los ideales concebidos por ellos tienen un costo e involucran una serie de acciones resultan cambiando de opinión, es por ello que los proyectos en el área de informática son mas complejos, ya que lo que se entregara es intangible, causando desilusiones si las partes no entendieron exactamente que es lo que necesita cada una de ellas.
Generalmente las personas perciben a la informática como una ciencia capaz de hacer castillos sobre el aire, y que todas sus ideas se podrán representar en un desarrollo de Software determinado, pero al darse cuenta que los ideales concebidos por ellos tienen un costo e involucran una serie de acciones resultan cambiando de opinión, es por ello que los proyectos en el área de informática son mas complejos, ya que lo que se entregara es intangible, causando desilusiones si las partes no entendieron exactamente que es lo que necesita cada una de ellas.

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GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMATICOS.

Cristian Bailey Consultor IT

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INTRODUCCIÓN:

Generalmente las personas perciben a la informática como una ciencia capaz de hacer castillos sobre el aire, y que todas sus ideas se podrán representar en un desarrollo de Software determinado, pero al darse cuenta que los ideales concebidos por ellos tienen un costo e involucran una serie de acciones resultan cambiando de opinión, es por ello que los proyectos en el área de informática son mas complejos, ya que lo que se entregara es intangible, causando desilusiones si las partes no entendieron exactamente que es lo que necesita cada una de ellas. En la correcta definición de las necesidades del cliente, así como la respectiva documentación de estas necesidades y los respectivos entregables que recibirá el antes mencionado es donde radica el éxito o fracaso de un proyecto de informática. Al tener bien definidas las dimensiones de las necesidades y entregables de el cliente, los costes del proyectos serán mas certeros (siempre y cuando no surjan cambios en el transcurso del proceso) y los tiempos de entrega serán exactos. A lo largo de este documento se describirán tres grandes áreas que componen la administración de proyectos en el área informática, tales como: 1. Dimensión 1: Gestión de Proyectos. 2. Dimensión 2: Aspectos técnicos. 3. Dimensión 3: Alineamiento con el Negocio. Cada una de las dimensiones antes mencionadas son parte integrales y entre lazadas entre si, ya que no se pueden obviar ninguna de ellas porque pueden provocar un fracaso en el desarrollo correcto del proyecto. Existen herramientas que son muy útiles en la administración tales como Microsoft Project, Mindjet MindManager, Visio, pero primordialmente son los diagramas de Gantt y Pert que permiten monitorear la trayectoria y desempeño del proyecto. Este documento es complemento a publicaciones previas que he realizado por lo cual se citan los mismo por la relación existente entre si. Dichos documentos se encuentran publicados bajos los nombres de: Metodología para selección sistemas empresariales y su implementación. aspectos para auditorías de sistemas de información y tecnologías informáticas e implementación de estándares de seguridad informática.

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MODELO PARA LA EVALUACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.
Este modelo esta compuesto de tres dimensiones y sus respectivos componentes e interrelación entre si.

Dimensión 1:

Gestión de proyectos.
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Gestión de partes Interesadas:

Como es conocido en un proyecto existen como mínimo dos partes, la parte interesada o contratante y la parte ejecutora. Es por ello que la gestión de partes interesadas es vital para el proyecto porque definir un Gerente de Proyecto por parte del cliente, sus funciones y atribuciones es muy importante. Ser gerente de proyecto es un trabajo de tiempo completo, ya que debe de administrar los recursos del lado del cliente, tales como: personal a colaborar en el mismo, tiempos ordinarios, tiempos extras, para realizar las tareas asignadas al cliente, así como la compra de productos o servicios complementarios que sean requeridos para la correcta ejecución del proyecto. De igual manera de la parte ejecutora del proyecto es necesario contar con un Gerente de Proyecto que será el responsable de administrar los recursos antes mencionados (Tal como se mencionan para el cliente sin llevar a cabo los gestiones dentro del cliente) la gran diferencia radica en la administración del recurso técnico que ejecuta el proyecto, debido a la variedad de recursos multidisciplinarios que se cuentan por parte de los consultores de la empresa ejecutora. También se debe de delinear las métricas de medición del avance, para lo cual se utilizan las actividades a realizar en el proyecto por cada parte, las cuales están incorporadas en el Gantt o Pert del proyecto respectivo. La frecuencia de las reuniones para medir los avances, la dinámica a utilizar (reunión, presentación con Diapositivas) los indicadores de desempeño, los hitos del proyecto, los tiempos del trabajo de las partes, los feriados o días de asueto en las localidades, para que no sean motivos de atrasos o gastos innecesarios. Como ven un proyecto de implementación de sistemas informáticos es complejo en los aspectos que debe contemplar, por las múltiples dimensiones a administrar. Es valido mencionar que los proyectos de construcción son más lineales u horizontales, a diferencia de los proyectos de informática que son de tipo verticales y específicos a los requerimientos del mismo.
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Gestión del Alcance:

Este es el punto crítico del proyecto, debido a que en esta parte se delimitan las necesidades del cliente, lo que espera recibir y como espera recibirlo. Es por ello que el secreto para el éxito de un proyecto informático radica en la correcta definición de estos requerimientos, la revisión a conciencia de estas necesidades, la definición adecuada de los informes o reportes que espera recibir el cliente (recordemos que el objetivo de un proyecto de este tipo es obtener información oportuna, pero para esto se deben de procesar datos de la forma adecuada a los requerimientos, para que el sistema sea capaz de procesar y generar la información de requerida) . Quienes, como, cuando, donde y porque definen los requerimientos listados en el documento de respectivo, son importantes puntos a contemplar en la definición de requerimientos, ya que en ocasiones se encuentran con peticiones innecesaria para la organización y que únicamente complacen a una persona que desea ver la información de una forma particular, lo cual puede elevar el nivel de dificultad del proyecto y por ende incrementar costos. Es por ello que se recomienda que las empresas tengan definidos sus procesos, en plantillas uniformes, de preferencias con plantillas de procesos de ISO 9000 para poder tener un estándar de la información descrita en los procesos. Es comprensible que en las empresas existan muchos procesos, y que exista resistencia a querer documentar los procesos por parte de los empleados, ya que esto en algunas culturas les genera temores indebidos. La definición de proceso operativos del cliente es una actividad independiente al proyecto, de preferencia debe ser previa al proyecto, para así poder optimizar recursos, y tener claro el panorama de necesidades por parte del cliente. Esta definición también es útil para una verificación si hay actividades duplicadas o innecesarias en la organización, con lo cual se lograría realizar una reorganización de funciones y atribuciones de la empresa. En algunos casos se habla incluso de una Reingeniería de procesos, ya que se dan cuenta que la actividades no están correctamente desempeñadas. Como comprenderán la Gestión del Alcance de un proyecto de informática es relativo a la dimensión del proyecto. Los alcances deben de cumplir con el dimensionamiento estratégico de la empresa, así como el plan estratégico de TI, Es por ello que es delicado y crucial tener correctamente definidos los requerimientos de información de la empresa. El proyecto se fundamenta en la correcta definición de las necesidades de la empresa, su revisión por los gerentes responsables, y la definición de prioridades de dichas necesidades para poder así definir las etapas y fases de trabajo del proyecto.

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Estimación y costeo:

Tema critico en la restructuración correcta de un proyecto, este delimita los entregables por ende los alcances del proyecto en si. Existen generalmente 2 modalidades de presupuestos de para este tipo de proyectos, la primera y mas conocida es la de costeo por hora de servicios de consultor, la segunda de proyectos de llave en mano. Ambas modalidades son buenas, pero hay que tomar en cuenta que es una relación gana-gana por lo cual la negociación debe ser muy transparente en el tema de cuantificación de los recursos necesarios para efectuar el proyecto. Así como el coste de los productos y servicios necesarios para la correcta ejecución del mismo. Al tener claro el panorama de estos temas se puede determinar que modalidad de presupuesto se propondrá al cliente. Proyectos Llave en Mano: Modalidad que se caracteriza por realizar un levantado de requerimientos con el cliente, validarlos y con ello proceder a establecer los diversos renglones de trabajo con los cuales se estimaran los recursos necesarios y tomar como factor extra los imprevistos, con lo cual se puede generar el presupuestos del caso. La ventaja competitiva de este modelo de presupuesto es que si se presupuestan más recursos y se logra ejecutar con menos recursos la diferencia es a favor del proveedor. Tomar nota importante que es más riesgosa que todas las modalidades porque los imprevistos pueden ser mayores y no llegar a punto de equilibrio y traspasar al punto de perdida. Proyectos por Hora de servicios: Modalidad que al igual que la anterior toma como base el levantado de requerimientos con el cliente y su respectiva validación. La diferencia radica en que las horas de servicios, las adquisición de productos o servicios esta abierta a los requerimientos del proyecto, e inclusive si salen requerimientos extras se pueden negociar anticipadamente, e incorporar al coste del proyecto. Otra diferencia radica en la flexibilidad de cambios al proyecto según requerimientos del cliente. Como observaran ambas metodologías de costeo y estimación para un proyecto están basadas en la determinación de las necesidades o requerimientos del los clientes. Como se menciona en temas previos, el secreto y éxito del proyecto radica en la definición correcta, pero más importante en la validación por parte del cliente de estas necesidades así como fijar un nivel de prioridad a cada tema. Como mencionamos antes la estimación y costeo de un proyecto de este tipo debe contemplar temas como: Recursos Humanos Cliente. (Horas Hombre) Recursos Humanos Proveedor (Horas Consultor) Hardware y Software necesarios para el proyecto. Recursos varios como Transporte, hospedaje, Alimentación, etc. que sean necesarios para llevar a cabo el proyecto.

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Planeación de recursos:

Tema de especial atención, ya que en este tipo de proyectos se deben de preveer todos los recursos necesarios para la implementación del proyecto con lo cual se deben de contemplar temas como: Feriados y Días de Asueto. Proyectos alternos en los cuales se utiliza un mismo recurso. Planes de vacaciones del personal del cliente como consultores estos pueden coincidir con hitos críticos del proyecto, generando rutas críticas que colapsarían en vez de llegar a su término en tiempo y coste sin generar atrasos en el proyecto. Diagrama de Gantt es vital para tener un mapa del trazo del proyecto y tener claros los Hitos del mismo, pero también tener claro el diagrama de Pert con las respectivas rutas críticas del caso. Actividades paralelas del mismo proyecto que se pueden ejecutar anticipadamente, y sus recursos necesarios. Prestar atención a las capacidades del recurso para ejecutar dichas actividades paralelas puesto que esto puede entorpecer la ejecución del proyecto y en vez de ser una actividad anticipada puede convertirse en una actividad crítica por llegar a perjudicar mas adelante el proyecto. El nivel de prioridad de cada actividad determinar también la prioridad de los recursos a utilizar, por lo cual es importante determinarla. En los casos de compra de Hardware y Software establecer los tiempos de entrega e interacción al país para que estos tiempos sean contemplados en las compras del caso, Este tema es mas critico de tomar en cuenta porque depende de terceros y por ende se convierte en un factor más complejo de manejar en la ruta del proyecto. Es conveniente que este tipo de temas sean catalogados como un Hito para que sean monitoreados con la atención del caso. De las contrataciones de servicios de terceros o subcontrataciones para determinadas actividades o necesidades del proyecto. Estas deben ser muy analizadas porque cada proveedor tiene una cola de trabajo que debe de atender y por ende este factor puede llegar a generar atrasos en la ejecución del proyecto. Realizar un diagnostico de Hardware y Software existente para establecer si será necesario realizar sustituciones, las cuales deben ser presupuestadas y planificadas en el proceso del proyecto. Definición completa de todos los recursos que necesitara el proyecto, porque con ellos se lograra anticipar la adquisición de bienes o servicios que serán elementos para la ejecución del mismo.

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Control de ejecución:

Tema interesante porque varía entre proyectos, pero realmente se puede medir por las actividades definidas, su prioridad y tiempo de ejecución. Los hitos son muy importantes por este tema, ya que son indicadores de la ejecución de los proyectos. Métricas reales de medición de la ejecución del proyecto se definen en el diagrama de Gantt al establecer en el mismo un porcentaje al que equivale dicho hito o actividad importante. El control de ejecución de una proyecto de informática generalmente es revisado y reportado por los dos gerentes de proyecto(cliente-Proveedor) ya que deben revisar las tareas o actividades asignadas a cada uno de los miembros de cada equipo según corresponda, para que así sean validadas como positivas o negativas en la ejecución del proyecto. Una característica importante de esta actividad es que en ella se debe de mencionar lo bueno que se ha realizada en el trabajo de los equipos, pero de igual manera hacer publicas las irresponsabilidades o errores que se presenten en la ejecución del trabajo. Mas importantes es que al reportar lo malo de un trabajo deben tener también las soluciones y los tiempos que conllevara solventar estas situaciones. En los casos en que se incurre en costes adicionales se debe de haces una estimación del coste y ser aprobada por el comité del proyecto. Este tipo de seguimiento es importante de realizarse por lo menos cada quince días para tener un monitoreo del respectivo avance, tener al tanto al comité del proyecto para que se pueda conocer la trayectoria del mismo y poder tomar las decisiones pertinentes a las circunstancias. Es importante exponer por medio de una presentación la estadística de avances del proyecto, así como los porcentajes de avance del mismo. Es recomendable definir una plantilla que llene las expectativas de Ambas partes para que se toquen los temas de interés. La documentación más importante es la que deja constancia de las actividades concluidas o pendientes según el Gantt del proyecto, este tipo de documentación es recomendable realizarlo por medio de una minuta que sirva de constancia del trabajo efectuado en el proyecto. Esta misma minuta debe estar amarrada a la parte contractual del proyecto, por ende a la parte de pagos o desembolsos del mismo, la misma será instrumento de constancia de trabajo y permitir que se gestionen los pagos del caso en las áreas respectivas. La minuta es una herramienta tan importante en los proyectos que es capaz de evidenciar en un ámbito legal las responsabilidades de las partes en donde sea necesario. Las minutas deben ser circuladas a todos los involucrados y tomar nota que se debe proporcionar un tiempo prudente de correcciones a las mismas.
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Gestión de riesgos:

L a gestión del riesgo requiere que los gerentes de proyecto y el comité sean muy visionarios para poder anticipar las consecuencias de cada acción que se ha planificado para el proyecto. Generalmente las empresas no generan planes de contingencia para casos de fallos o problemas dentro del proyecto. Como he mencionado anteriormente la correcta definición del alcance del proyecto permite tener un plan de actividades que permitirá visualizar los posibles incidentes o riegos que existen en el proceso de implementación del proyecto. Existen diversos tipos de riesgos tales como: Valor de nuestro sistema informático, esto es, de los recursos y la información a proteger. Coste de los medios necesarios para romper las medidas de seguridad establecidas en nuestro sistema. Coste de las medidas de seguridad. Personal que labora en el proyecto. Hardware utilizado en el proyecto, planes de contingencia en caso de fallos. Software utilizados en el proyecto, políticas de Back up y de restauración de las configuraciones del sistemas a soportar. Contratos de servicios de soporte 24 x 7 para contingencias. Los antes indicados son temas o riesgos directos al proyecto, pero no debemos de olvidar temas de seguridad de la información que se esta manejando en el proyecto, por lo cual es recomendable tener claro el panorama de la situación interna de seguridad de la empresa para proteger aspectos como: Vulnerabilidad física Vulnerabilidad natural Vulnerabilidad del hardware y del software Vulnerabilidad de los medios o dispositivos Vulnerabilidad por emanación Vulnerabilidad de las comunicaciones Vulnerabilidad humana Tipos de amenazas: Intercepción Modificación Interrupción Generación Amenazas naturales o físicas Amenazas involuntarias Amenazas intencionadas Para ampliar estos temas pueden consultar el documenta denominado aspectos para auditorías de sistemas de información y tecnologías informáticas e implementación de estándares de seguridad informática.
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Gestión de las comunicaciones:

En el mundo de hoy las empresas cuentan con múltiples oficinas en diversas localidades o países y por ende hay que interactuar con estas otras instalaciones ya que el proyecto es para bien común. Por este entorno de múltiples localidades se debe establecer comunicación con el personal que interactúa en las diversas fases del proyecto. Este entorno mas complejo involucra temas muy relacionados con la comunicación y es los canales para efectuar las mismas, por ello es que las telecomunicaciones son elementales en el proceso de la gestión de los proyectos. Generalmente en la región latinoamericana las telecomunicaciones están muy avanzadas en las zonas urbanas, pero no todas las oficinas de las empresas están áreas urbanas, por lo cual es posible que no tengan acceso a todos los servicios de comunicación que se tienen el las zonas citadinas. Por ejemplo el proyecto puede tratarse de la implementación de un ERP, lo cual significa que el sistemas estará centralizado y que las oficinas externas a la central de la empresa deberán de acceder de forma remota, para lo cual es necesario tener enlaces de telecomunicaciones, pueden ser de tipo punto a punto o Internet, para que por medio de una VPN se canalice el trafico del sistema a implementar. Este tipo de infraestructura física y lógica debe estar prevista en el plan de trabajo del proyecto, debido a que se deben de evaluar las necesidades y proceder a realizar los planes de contratación de servicios antes mencionados y utilizar el Software de acceso remoto para poder así optimizar los anchos de banda, recordemos que estos enlaces generalmente se utilizan para mas de un servicio, tales como: Voz sobre IP. Correo electrónico. Salida de Internet. VPN. Traslado de Archivos en la Intranet. Etc. Es por ello que la parte de comunicaciones es más compleja que simplemente planificar las reuniones y comunicar o capacitar a las partes involucradas en el proyecto. Anteriormente se menciono que es muy útil tener una evaluación de la situación actual de la empresa a que se le implementara el proyecto para poder hacer las previsiones del caso y por ende hacer los requerimientos de recursos con la anticipación necesaria para que no se conviertan problemas. De ser necesarios instalar enlaces se deber de catalogar como una ruta critica por la dependencia de terceros y posibles incumplimientos.
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Gestión de adquisiciones y contratos:

Un tema muy interesante de manejar en el proyecto, debido a que los temas de adquisiciones y/o contrataciones como se sabe son dependientes de terceros, para lo cual se deben de evaluar la trayectoria del proveedor, la calidad de productos o servicios que prestara y sus recomendaciones. La contratación de este tipo de servicios o productos debe ser planificada anticipadamente para que se cuente con tiempo de holgura por posibles atrasos imprevistos en el proyecto. En el presente documento se ha mencionado temas de este tipo, debido que es factible que se encuentre con un proveedor que incumpla y por ende dañe el trayecto del mismo. La parte contractual o legal que una contratación debe contemplar es muy importante porque es donde la empresa se puede defender de posibles incumplimientos, se debe contemplar sanciones o fianzas de cumplimiento para que se realice el cubran estos inconvenientes. Es común que la gente de sistemas no tenga conocimientos de este tema, por lo cual se deben de apoyar en un departamento legal que genere un contrato capaz de proteger los intereses del proyecto. Recordemos que las negociaciones son Gana-Gana por lo cual un contrato que tiene amonestaciones también debe tener premios por diversas situaciones. Es allí donde se debe negociar un contrato que satisfaga a ambas partes. Estos aspectos se deben de considerar en esta gestión de Adquisiciones y contratos: La necesidad de contratar El contrato Rangos en la contratación Con quien contratar Ambiente de negociación Análisis de las propuestas Requisitos mínimos de un contrato Garantías Cláusulas indispensables Perfeccionamiento del contrato Responsabilidades Convenios de confidencialidad Como observaran son muchos los aspectos a contemplar en este tipo de procesos por lo cual es muy importante contar con la accesoria del caso para que el proceso no se vea perjudicado en algún momento.

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Gestión de talento Humano:

Cuando hablamos de Gestión de Recursos Humanos nos estamos refiriendo a la gestión de las personas que conforman la organización; y estamos, en este caso, hablando de la gestión del principal recurso del que disponen las organizaciones para mantener y mejorar su competitividad. ¿Por qué esta importancia, cada vez mayor, al recurso humano? Nos encontramos en un ambiente en el que las tecnologías, los mercados, los productos... cambian muy rápidamente; en un ambiente en el que la innovación y la actividad centrada en el cliente son dos de las principales armas estratégicas de que disponen las empresas. Y son las personas que conforman la organización las que van a innovar y las que van a conseguir que los clientes estén o no satisfechos. En el área de la gestión de proyectos, la gestión de recursos humanos es un elemento fundamental. La creación del equipo de trabajo es básico para que el proyecto se pueda realizar bien. La figura más importante la representa el Director de Proyecto, ya que su estilo de dirección y la forma de resolver los conflictos influye de manera decisiva en la marcha del proyecto. En esta sección presentamos las siguientes divisiones: El equipo de trabajo. Cómo se constituye, quienes lo integran, características... Perfiles típicos de los integrantes. Director técnico del proyecto, organización del equipo. Conflictos. Causas, cómo resolverlos. El error humano es común, por múltiples temas, por lo cual debemos de tener en cuenta que el capital humano puede generar situaciones que afecten el correcto desempeño del proyecto. Es por ello que monitorear frecuentemente el desempeño de las personas involucradas, su situación personal o emocional, aprendizaje en las capacitaciones, nivel de Pro actividad en el proyecto, para poder determinar si se genera un plan de incentivos a los mejores miembros de los equipos de trabajo. Los proyectos que manejan y presupuestan incentivos a los mejores empleados que colaboran con el mismo, son beneficiados en gran medida. Es conveniente hacer eventos para publicar el buen desempeño del personal y los grandes avances del proyecto.

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Gestión de documentación:

Este tema se relaciona a la bitácora de actividades del proyecto, tomen en cuenta que en un proyecto de este tipo generalmente se realizan una serie de actividades, entrevistas y reportes que generan datos para ser procesados y así generar un proceso o requerimiento específico para el proyecto. Al mismo tiempo se pueden tomar decisiones de modificar partes del proyecto en si, debido a las circunstancias del entorno empresarial, por lo cual es vital tener documentado los cambios, acuerdos y razones por las cuales se toman estas determinaciones. En los proyectos de información y tecnología se generan configuraciones de Hardware y Software que deben ser documentadas para posteriores reconfiguraciones. Además los controles de cambios a las configuraciones iniciales es muy importante de documentar. Se recomienda que para esta parte se usen metodologías de documentación como las de ITIL o RUP que poseen bases sólidas para generarla. De especial importancia es la documentación en proyectos de Gestión empresarial en la cual se implementan sistemas como son: ERP. CRM. SCM. RRHH. Etc. Como ustedes saben este tipo de sistemas son parametrizados según los procesos y necesidades de la organización, por lo cual es muy importante dejar documentadas las configuraciones que se le da al sistema, muy especialmente si se generan desarrollos complementarios al sistema ya existente. Las bitácoras de desarrollo son esenciales para la conclusión correcta del proyecto. Otra parte importante de documentar es la relacionada a los reportes que generan información, ya que generalmente tienen cierto nivel de complejidad por lo cual es recomendable tener bien definidos los puntos donde son estructurados los extraídos los datos que conforman la información del reporte respectivo. Temas de seguridad, infraestructura, telecomunicaciones y sistemas de soportes periféricos también se deben de documentar, bajo las normativas de COBIT para tener un estándar de dicha documentación.

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Dimensión 2:

Aspectos Técnicos.

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Definición de Requerimientos.

Como mencionamos antes este tema es fundamental en la estructuración del proyecto, es por ello que se le dedica tanta atención, ya que en ellos radica la magnitud del compromiso, las horas de trabajo, los recursos necesarios, por ende el costo total del proyecto, Para este efecto es conveniente realizar una matriz de requerimientos versus compromisos de entrega, además de colocar el nivel de prioridad por medio de una valoración que permita determinar la importancia. Suena complejo, pero es mas sencillo de lo que se imaginan si existe un entendimiento claro de lo que el cliente requiere y el consultor de área funcional puede hacer un punto de validación de la ejecución del requerimiento e indicar que si se puede cumplir. Aspectos a considerar en los requerimientos: ⇒ Numero de Ítem para el requerimiento. ⇒ Descripción del requerimiento. ⇒ Área funcional o departamento de la empresa que será beneficiado con el mismo. ⇒ Proceso en el que es utilizado. ⇒ Responsable del requerimiento. ⇒ Nivel de prioridad generado por el responsable del proyecto. Como ven los temas antes indicados son únicamente los que ha requerido el cliente o parte contratante, por lo cual no se han contemplado las factibilidades de lo requerido versus las capacidades del sistema a implementar. Aspectos a considerar en la parte de consultoría versus el requerimiento: ⇒ Determinar si el sistema es capaz de realizar el requerimiento de forma nativa, esto significa sin tener que realizar un requerimiento de desarrollo adicional. ⇒ Determinar si el requerimiento no esta en las capacidades nativas del sistemas, establecer si con un desarrollo a la medida se puede acoplar y solventar el requerimiento. ⇒ Indicar cuando NO se puede realizar un requerimiento por el sistemas, es conveniente colocar las razones para que queden documentadas.

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D2.2.-)

Integración de Productos y Servicios.

Este tema es complejo y se basa en el diagnostico que se realizo previamente antes de iniciar el proyecto. La forma de establecer que tecnologías posee en el momento actual la empresa del cliente y a que nuevas tecnologías desea moverse, es por medio de una evaluación o diagnostico que permite establecer la situación previa al proyecto. En este tema es valido citar tecnologías y su respectiva compatibilidad, (hago la salvedad que mi tendencia laboral es sobre herramientas Microsoft por lo que se mencionan los ejemplos) por ejemplo tener entornos donde existen sistemas Unix SCO con dominios MS 2003 es factible su co existencia, pero se deben contemplar los emuladores de terminales que corran sobre las plataformas dominantes. Integrar productos y servicios requiere de un grupo de consultores, no es labor de única de un gerente de TI o de proyecto, ya que cada producto corre sobre cierta plataforma y esto mismo hace que se necesiten características específicas en Hardware y Software para su correcto funcionamiento. Un caso de integración de productos y servicios es por ejemplo las capacidades de un servidor y la cantidad de usuarios a los que prestara servicio, el software que tendrá corriendo y los requerimientos de memoria RAM, Este ejemplo integra Hardware necesarios para soportar el Sistema operativo y las aplicaciones o bases de datos que se posicionaran sobre el mismo. También se deben de proyectar los crecimientos a futuro para que en la integración sean contemplados y no quedaren un nivel límite muy bajo y generar posibles problemas en un futuro. Integrar como la palabra misma indica, significa buscar las mejores alternativas y compatibilidad de herramientas que generen una solución para la empresa. Integración es un trabajo de equipo que se basa en las necesidades o requerimientos, con lo cual se busca entregar una solución generada en el CASE (Consultaría y Análisis de la Solución Empresarial). Finalmente integrar productos y servicios significa armar un proyecto y tener establecidos los proveedores serán los responsables de trabajar en equipo para integrar una solución que satisfaga las necesidades del cliente. Como ven todo esta entrelazado y es vital un tema con el otro, es por ello que al inicio del presente documento cito otros manuscritos que he elaborado que son complementarios para el desarrollo de un proyecto de informática. Frase: Su equipo integrador de soluciones tecnológicas.

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D2.3.-)

Validación.

El proceso de validación es relativo a las dimensiones del proyecto. En los casos que un proyecto es muy grande se recomienda realizar Fases o etapas del mismo para poder realizar la validación de los trabajos realizados de una forma más exacta. Como indicamos antes la validación esta relacionada estrechamente a los requerimientos, es por ello que la matriz de requerimientos permite tener un mapa de los entregables que se están generando. El proceso de entrega de un requerimiento debe ser correctamente documentado y mencionado en una minuta de los temas que se están entregando, también destacar si se entregan en tiempo y costo estimado previamente. Es recomendable realizar una plantilla o formulario para entregar, con el cual quedara constancia de que la persona que los requirió los revisa y recibe a entera satisfacción. El formulario también deberá tener un área de observaciones para que si no esta satisfecho la persona que recibe se puedan hacer las anotaciones del caso y las correcciones respectivas. Recuerden que al momento de realizar la recepción de requerimientos de parte del cliente se documentaron y por consiguiente se tiene una métrica de comparación de lo que solicito contra lo que se le esta entregando. Es por ello que se debe de adjuntar las copias de esta documentación al momento de la entrega para que la validación sea de uno a uno. El proceso de validación es tan práctico si se documenta correctamente, es por ello que se recomienda anteriormente utilizar las técnicas de RUP para poder tener el soporte de validación del caso. Anteriormente se menciona que se debe tener una plantilla de entrega de informes o presentaciones para el comité en donde se pueda resumir las actividades y ser valorizadas, con lo cual se destaca el nivel de avance. El proceso de validación es mas bien una disciplina documental que a muchas personas no agrada, pero es elemental para este tipo de procesos de implementación. Si bien es cierto cada proyecto es diferente, y se pueden contemplar muchos aspectos a entregar, pero es habilidad del gerente o director de proyecto el como desarrolle las métricas de validación mas viables y practicas para el mismo.

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D2.4.-)

Administración de Plataformas tecnológicas.

Este tema es muy amplio y complejo, ya que una empresa puede tener “N” plataformas operando entre si internamente o agregarle complejidad al tema y tener que interactuar con plataformas externas como de clientes o proveedores, incluso entidades gubernamentales. Es por ello que este tema se debe contemplar en el CASE antes mencionado, para preveer como se estructurará la administración de las plataformas, las herramientas de monitoreo que se utilizaran, la definición de funciones o atribuciones del puesto que será responsable de esta o estas actividades, porque cabe mencionar que esta es una labor que requiere mas de una persona, lo cual implica temas como capacitación, y duplicidad de conocimientos. Cuando hablamos de duplicidad de conocimientos nos referimos a que por lo menos 2 personas sean capaz de realizar la misma función con lo que se esta garantizado la continuidad. Los planes de contingencia para son vitales en esta parte, por lo que deben estar documentados y probados de forma anticipada en escenarios previstos en las contingencias. Anteriormente se habla de ITIL y COBIT que son metodologías que se relacionan con este tema directamente. ITIL es la metodología de Service Desk para garantizar el servicio continuo y documentar las fallas y soluciones, así como el control de cambios del caso. Es por ello que es vital contemplar esta parte en la administración del proyecto. COBIT vela por las buenas prácticas administrativas y de seguridad de la información, por lo cual se complementan en relación a la administración de plataformas tecnológicas. No se pretende que se llegue a la implementación de ITIL o COBIT sistemáticamente en un proyecto de este tipo, pero si hace referencia a estas para que puedan extraer las mejores practicas de este tipo de metodologías y así poder tener sólidas estructuras administrativas de sus plataformas. El secreto de la administración de plataformas esta dividido en dos clases de personas que pueden realizar esta actividad: ⇒ Personal administrativo o súper usuarios que serán capaces de dar soporte a las aplicaciones según el nivel de escalabilidad al que fueron capacitados para ser soporte de primer nivel y/o ejecutar tareas de administración de sistema de baja jerarquía. ⇒ Personal técnico del área de TI que será capaz de brindar soporte de nivel mediano o alto, en quien recaerá las responsabilidades del sistema y su correcto mantenimiento preventivo y/o correctivo. Esto resume que las tendencias de administración de plataformas en informática hoy en día son delgadas según el rol de la persona que puede aportar conocimiento.

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D2.5.-)

Restructuración de la solución.

Este tipo de situaciones son poco comunes pero es factible que sucedan, generalmente se dan por dos tipos de motivos más comunes: ⇒ El diseño del proyecto no fue revisado adecuadamente por el cliente y se encuentran en una disyuntiva entre lo que el pensaba que recibiría y lo que tiene planeado en las actividades del proyecto. Es por ello que se hace énfasis en la correcta revisión de la matriz de requerimientos para el que ambas partes estén completamente satisfechas. ⇒ La otra razón para hacer cambios en la solución planteada esta relacionada a circunstancias relacionadas al entorno económico o político, lo cual puede hacer que una empresa realice cambios radicales en plan estratégico, por ende en el proyecto. Es por ello que se debe de contemplar en la parte contractual este tipo de situaciones para que se puedan re definir los proyectos. Es factible este tipo de situaciones que provocan inconformidad entre las partes, por lo cual se debe estar claros que se deber de realizar un alto total en el proyecto, realizar una evolución nuevamente (esta debe ser como la evaluación inicial en la que se diagnostico la situación antes del inicio del proyecto, pero en esta ocasión se reflejara los cambios y la respectiva evolución del proyecto), el informe deberá reflejar la nueva situación en que esta el proyecto y en base a esta poder generar una proyección de cambios respectivos. La recomendación anterior es poco usual que la siga la gente involucrada en los proyectos, pero en los casos en que se llega a instancias legales es un punto de referencia para argumentos de ambas partes, El reestructurar un proyecto es delicado porque se deberá de fijar un nuevo rumbo y por consiguiente un punto de partida. Esto cambia todos los temas de costos y manejo de recursos, por lo cual se recomienda que cuando se tomen este tipo de determinaciones se considere los gastos en que se incurrirá. Incluso se puede caer en penalización por parte de proveedores debido a circunstancias en las que ellos incurrieron en gastos para esta preparados y anticipados según el plan inicial del proyecto. Finalmente la restructuración de la solución debe ser revisada como se menciona anteriormente y así fijar dar por aceptados ambas partes. En los casos que son requerimientos adicionales que no modifican el proyecto, pero que si adicional actividades se pueden realizar como fases sub siguientes para que no se entorpezca el plan original, siempre y cuando el comité lo acepte como valido.

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D2.6.-)

Este tema es crucial para el proyecto, porque es una actividad que realizan terceros en el proyecto, para dar fe de que los compromisos adquiridos previamente están generando los resultados o información que se requería al inicio del proceso de implementación. El tema de Validación que se realiza recomendaciones relacionadas a las métricas a utilizar en el proceso de entregas y verificación de resultados para las partes. La verificación es un proceso minucioso y delicado, hay casos en los que se están implementando sistemas transaccionales y por consiguiente la variabilidad de la información es constante al flujo de operaciones que se trabajan en el sistema. Es por ello que hay ocasiones en las que terceros (auditores financieros o de sistemas) realizan verificación del correcto resultado de las transacciones realizadas en el sistema. Es un proceso minucioso y por consiguiente las partes deben ser pacientes en el mismo, ya que es la garantía del correcto funcionamiento. Son varios los factores a tomar en consideración: ⇒ Preparar Verificación. ⇒ Ejecutar Verificación. ⇒ Análisis de resultados y toma de acciones correctivas.

Verificación.

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D2.7.-)

Gestión de entregables (Productos y Servicios).

Estrechamente relacionado a los procesos de Validación y verificación del proyecto, debido a que el plan de trabajo tiene estimados una serie de entregables para determinadas etapas o fases del proyecto en si. ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ Son varios los factores a tomar en consideración: Identificar Ítem. Establecer sistemas. Controlar cambios de Ingeniería. Ejercer auditorias.

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Gestión de Tecnología.

La parte mas interesante del proceso de implementación es la coexistencia de los sistemas antiguos y los nuevos sistemas, por lo cual se debe tener una gestión de tecnología muy bien estructurada. Esta estructura se genera en el plan estratégico de TI, el cual tiene la visión y misión del departamento ante la empresa y su alineación en general con el plan estratégico de la empresa. Son varios los factores a tomar en consideración: ⇒ Definir estrategia tecnológica. ⇒ Definir plan de tecnología. ⇒ Negociar Tecnología.

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Dimensión 3:

Alineamiento con el Negocio.

D3.1.-)

Esta parte no es un tema que genera la gente del proyecto, debido a que las empresa ya poseen un plan estratégico a X años el cual se sobre entiende que tiene las empresas revisan cada cierto tiempo. Una organización madura posee misión, visión, metas, objetivos y estructura, así como asignaciones para cada una de sus áreas funcionales o departamentos. El organigrama refleja la estructura del mismo por consiguiente se puede tener las funciones o atribuciones de cada puesto. El proyecto debe tener como objetivo generar beneficios en el mediano y largo plazo a la empresa, por lo cual el plan estratégico contemplo la necesidad y por ende la inversión. Es por ello que este tema es de referencia para la presentación del proyecto, ya que resaltara las áreas en las que impactara en la organización. El termino Impactar es rudo pero es el mas adecuado para este tipo de proyectos debido a que la empresa espera un retorno de la inversión. Es por ello que establecer las fortalezas del proyecto y los cambios o mejoras que estructura a le empresa son de gran importancia para que no se pierda el horizonte del mismo. Son varios los factores a tomar en consideración: ⇒ Definir marco estratégico general. ⇒ Definir estrategias. ⇒ Definir plan de desarrollo.

Direccionamiento Estratégico Organizacional.

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D3.2.-)

Planeación Estratégica de TI.

El plan estratégico de TI debe anteceder a cualquier proyecto, por lo cual es como el corazón de la estructura del departamento de TI-IS en cualquier empresa. Este plan debe estar alineado al plan estratégico corporativo el cual define el rumbo y rol del la tecnología de la información en la empresa. Este tema se debe desarrollar por independiente y con antelación, para que los proyectos que se generen en IT tengan un ROI bien enfocado a la estructura central del plan estratégico general de la empresa. Son varios los factores a tomar en consideración: ⇒ Alinear plan de TI. ⇒ Crear / mantener la arquitectura de forma uniforme, esto quiere decir mantener una línea de plataformas tecnologías que sea ampliamente soportada. ⇒ Incluir necesidades internas de TI. ⇒ Elaborar plan de HW y SW base.

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Este tema es mencionado anteriormente, se puede cuantificar y tomar indicadores de desempeño de un proyecto en base al nivel de ejecución del mismo, pero mas importante el nivel de entregables decepcionados satisfactoriamente que son al final los tangibles que espera la empresa, como resultado del esfuerzo e inversión. Esta lista debe de definirse desde el inicio para que sean los indicadores de punto donde se encuentra el proceso y el nivel de satisfacción en los resultados.

Indicadores y Cuantificación de la Gestión del Proyecto.

Conclusiones.

El administrar un proyecto de TI es complejo, requiere de un comité, gerentes de proyecto, y personal técnico y administrativo que trabaje en el mismo, pero mas que nada se debe tener en cuenta que es un proyecto de EMPRESA y no de TI, esto significa que el apoyo de la empresa y sus directivos es primordial para que sea exitoso. Trabajo en equipo multidisciplinarlo y multiempresarial es el termino correcto, con una sistemática coordinación.

Recomendaciones.

Que las personas que serán responsables de este tipo de actividades reciban capacitación del PM BOOK, ITIL, COBIT, RUP, MSF para que tengan conocimientos sólidos de todo lo que implica este tipo de Gestión.

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