** GESTIÓN Y MANEJO DE

SOFTWARES
ESPECIALIZADOS EN
ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS **

Innovación Tecnológica

Ingeniería en Administración
ITSAT
 MATERIA:
Innovación Tecnológica II

UNIDAD 3:
Gestión y manejo de softwares especializados
en administración de proyectos

ACTIVIDAD:
❖ Investigación

DOCENTE:
C.P. Juan Carlos Sedano Ruiseñor

CARRERA:

• INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN

EQUIPO:
Luisa Amanda Muñoz Aquino – 192Z0188
Diana Laura García Cruz – 192Z0180
Citlalli Guadalupe García Morales – 182Z0540
Yarimé Mendoza Escobar - C2020005
Adán Mérida Rojas – 192Z0111

GRUPO:
401 C
Xoyotitla; Álamo, Temapache a 14 de mayo de 2021.
 CONTENIDO:

• INTRODUCCIÓN:........................................................................................................................... 3
• DESARROLLO: ................................................................................................................................ 4
• Funciones de un software administrativo .......................................................................... 5
1. Controlar tus compras y gastos..................................................................................... 5
2. Gestionar la cobranza ........................................................................................................... 5
3. Administrar tu inventario ....................................................................................................... 5
4. Enviar y hacer seguimiento de cotizaciones .................................................................. 5
• Principales softwares empresariales:................................................................................... 6
1. ERP (Enterpise Resource Planning) ............................................................................... 6
2. CRM (Customer Relationship Management)............................................................ 6
3. BI (Bussines Inteligence) ................................................................................................... 6
4. CALL CENTER....................................................................................................................... 6
5. SGA (Software de gestión de almacén) .................................................................... 7
6. TPV (Terminales en el Punto de Venta) ....................................................................... 7
• Ventajas del software administrativo ................................................................................. 7
• Desventajas del uso de software administrativo............................................................. 8
• CONCLUSIÓN: ............................................................................................................................... 9
• REFERENCIAS: .............................................................................................................................. 10
 INTRODUCCIÓN:

Un software administrativo es equivalente a una plataforma web que tiene como fin
determinado mejorar la gestión y administración de la información y los procesos de
cada área de la empresa. Esto funciona a través de programación.

El software en la gestión empresarial está orientado a apoyar la gestión dentro de la

organización, la complejidad de su tecnología dependerá del tamaño de la empresa,
desde un emprendimiento, pequeña, mediana empresa hasta grandes
corporaciones. El software está íntimamente relacionado con el hardware el cual
comprende el o los equipos que son utilizados para el manejo de los sistemas de
información utilizados por los usuarios en los distintos niveles en los procesos de apoyo
y sustantivos en las empresas.

El hardware comprende los aspectos físicos tangibles de la tecnología, integrada por

los componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Tales como
circuitos, cables, servidores, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico. El
hardware no se limita únicamente a los ordenadores o computadores personales,
servidores, también podemos observarlo en los automóviles, teléfonos móviles,
cámaras entre otros; la complejidad del hardware necesita del software que es la
parte lógica, la combinación de ambos permite que el computador u otros equipos
trabajen de forma precisa y eficaz.

La tendencia del software en la gestión empresarial inicialmente se basó en el uso de

paquetes desarrollados a la medida por programadores profesionales, los cuales
utilizaban lenguaje de programación. En su evolución hoy día el software y las
aplicaciones se han orientado a herramientas multipropósito con interfaz gráfica, para
microcomputadores con capacidad de conexión en red para procesamiento de
información a los fines de optimizar su utilidad para usuarios finales, grupos de trabajo
en internet e intranet y extranet corporativas, en el siguiente esquema podrá obser var
una visión general del software para computadores.
 DESARROLLO:

A día de hoy las soluciones tecnológicas no son algo nuevo, es de sobra conocido
que van creciendo más y más y nos ayudan a que nuestro día a día sea más fácil
para, sobre todo, nuestra actividad profesional, consiguiendo con estas aplicaciones,
por ejemplo, ahorrar tiempo a la hora de realizar una gestión.

Existen softwares para empresas sin ningún tipo de modificaciones, pero hay otras
muchas empresas que quieren un software personalizado, cada vez más solicitado.
Quienes prueban y tienen estos desarrollos no se ven sin ellos, convirtiéndose así en
algo indispensable para los empresarios.
 • Funciones de un software administrativo
Dependiendo del tipo de software y proveedor, las funciones de un software
administrativo pueden variar. Las siguientes son algunas de las funciones importantes
que debe tener un sistema como este:

1. Controlar tus compras y gastos

Administrar correctamente tus finanzas es crucial para el buen funcionamiento de tu
empresa; por ello es importante que tengas una herramienta que te permita llevar un
control detallado de tus ingresos y egresos, registrar las compras de tu inventario y
mantenerlo organizado, conocer tus gastos y contabilizarlos a tiempo.
2. Gestionar la cobranza
Una de las tareas más difíciles es la cobranza. Muchas veces cobrar se convierte en
una carga para las empresas. Para evitar dolores de cabeza y estrés innecesario, es
importante que el sistema administrativo que elijas sirva para gestionar mejor esta
tarea. Recuerda que el objetivo de obtener dicha herramienta es que cada proceso
administrativo que está causando inconvenientes en tu gestión se pueda mejorar.
3. Administrar tu inventario
Manejar adecuadamente el inventario es una de las tareas que hace parte de tener
un buen servicio al cliente; esto no se trata sólo de tener una bodega donde
almacenar tu mercancía. Administrar correctamente el inventario es importante
porque así podrás cumplir a tiempo con los pedidos de tus clientes; por eso es
fundamental que el Software Administrativo que obtengas te permita saber qué
productos tienes en stock y cuántas unidades de cada uno. Esta información debe
estar siempre actualizada para agilizar el alistamiento de tus pedidos, cumplir con lo
solicitado y satisfacer las necesidades de tus clientes.
4. Enviar y hacer seguimiento de cotizaciones
En el proceso de venta el envío de cotizaciones es uno de los pasos fundamentales
para lograr un cierre. Tal vez algunas personas piensen que esto no es tan relevante
como el contacto inicial que se tiene con un cliente, y contrario a eso, las cotizaciones
cumplen un papel muy importante: mostrar la información sobre tus productos. Si un
software administrativo te permite indicar detalladamente las características de los
productos que un cliente quiere cotizar, como el precio y las funcionalidades, habrás
obtenido un plus. Porque sin tener una asesoría personal con tu cliente, él conocerá
al detalle los beneficios más destacables de tus productos o servicios; esto te permitirá
ahorrar costos y tiempo.
 • Principales softwares empresariales:

1. ERP (Enterpise Resource Planning)

Siglas de Enterpise Resource Planning, que en español es “Planificación de los Recursos
de la Empresa “. El software más utilizado en empresas, casi un 80% de las empresas
tienen un software de ERP. Especialmente para las que tienen que ver con la
producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. En él se agrupa la
gestión de compras, la gestión de ventas, gestión de recursos humanos, gestión de la
producción, gestión contable y la planificación y gestión de stocks.
2. CRM (Customer Relationship Management)
Siglas de Customer Relationship Management. Otros softwares más utilizados en
empresas. Este software de gestión y fidelización de cliente pretende que se tenga
una estrategia de negocios, dirigida o enfocada a anticipar y responder a las
necesidades de los clientes, tanto actuales como potenciales y que crezca así, la
relación cliente-empresa. Con este desarrollo se tiene guardado en una base de
datos toda la información de clientes y de los potenciales para poder lanzar acciones
comerciales y promocionales para una mejor venta al cliente, y hacer que esta sea
personalizada. Suele venir integrado dentro de las solucio nes de ERP, explicado en el
punto anterior.

3. BI (Bussines Inteligence)
Siglas de Bussines Inteligence, este es una herramienta potente, que se dedica al
conjunto de estrategias, aplicaciones, datos, productos, tecnologías y arquitecturas
técnicas. Este software te analiza los datos existentes de una empresa, los diarios y
hasta las estrategias, y las fortalezas como las debilidades. Así podemos fijarnos unos
objetivos y tomar decisiones de manera rápida.
4. CALL CENTER
Software especializado en la gestión de llamadas. Esta aplicación dispone de un filtro
de llamadas para clasificarlas según su importancia. La atención al cliente es muy
importante que se gestione bien, pues es un punto a favor para las empresas. Y se
debe considerar, no contar sólo con el tradicional teléfono, especialmente los jóvenes
usan ya otras vías de comunicación nuevas como son WhatsApp, Telegrama, Chats,
correos electrónicos, los formularios de contactos, las redes sociales, etc. Por eso estas
aplicaciones se van actualizando y ya están integradas muchas de estas nuevas
formas de comunicación.
 5. SGA (Software de gestión de almacén)
Toda empresa que contenga productos físicos debería tener un software de gestión
de almacén, ahorra mucho trabajo y tiempo para gestionar todo lo que se almacena.
Este software se dedica a gestionar la entrada y salida de stock, de cuánto se ha
vendido o perdido y dónde se encuentra cada cosa, muy útil cuando se tiene más
de un almacén o para conocer en un minuto donde está guardado dicho producto.
Este software es de los más utilizados en empresas que venden bienes tangibles y
necesitan saber en todo momento donde se encuentran.

6. TPV (Terminales en el Punto de Venta)

Los Terminales en el Punto de Venta se dedican a gestionar todo el proceso de venta,
los tickets, las facturas, las ventas, los pedidos, etc. Muy importante en empresas que
tienen una tienda online, pues se dedica también a realizar el cobro. El TPV es físico,
cómo los datáfonos o virtual, como hemos dicho en el cobro de los eccomerce.
• Ventajas del software administrativo
El software administrativo para una empresa u organización es una de las diversas
herramientas que se pueden obtener para ayudar a cualquier departamento de una
empresa a obtener resultados inmediatos en su desempeño laboral porque la labor
se infunde directamente a los procesos automatizados de cada estación, logrando
que el error humano se minimice y la capacidad de almacenar, gestionar y reagendar
datos pueda ser mejor utilizada, por ello una ventaja tangible es la precisión que
software administrativo tiene sobre el uso de datos y números en una organización.
Igualmente, la capacidad para poder redireccionar todas las actividades internas y
externas dentro de un control centralizado te da la ventaja de obtener más fuerza a
un sólo sector de una organización, como también de poder decidir de forma precisa
sobre los demás sub-áreas, porque delegar a más departamentos lo que conocemos
como manejo de decisiones, puede derivar en malentendidos y pérdida de tiempo.
La automatización de procesos de cualquier departamento dentro de una
organización se ha convertido en un tema de vital importancia en todo el mundo: por
un lado, la necesidad de hacer proyecciones de flujo de efectivo de muy corto y largo
plazo y por otro, la gestión a distancia, visibilidad escasa a la información y la falta de
herramientas para supervisar las actividades diarias hace que un software de la
capacidad para monitorear todas las actividades sea muy importante en la gestión
de una empresa. Un software especializado en finanzas empresariales como el que
Finanzas IQ ofrece es capaz de automatizar los procesos contables para mantener un
control sobre todas las operaciones que se realizan que tienen que ver con los
movimientos de tesorería que realiza una empresa.
 • Desventajas del uso de software administrativo
De las desventajas que se encuentran al usar software administrativo en una empresa
tenemos la poca relación humana que respalda ciertos procesos como
negociaciones y decisiones que tienen que ver con cambios abruptos en la logística
de un plan, debido a que el factor humano hace más más sencillo el tener confianza
a una decisión.

Otra desventaja es, si la empresa es de un corte más tradicional o de alcance corto,

es que los propios consumidores no se sientas atraídos hacia una concepción nueva
de un negocio o giro, igualmente con los empleados que se sentirán invadidos ante
una nueva forma de trabajo, aunque eventualmente se tengan que adaptar a ella y
verán que un software que automatiza procesos contables es una ventaja laboral.
 CONCLUSIÓN:

En la actualidad y a futuro, el software administrativo es un socio indispensable para

cualquier organización que pretenda optimizar sus procesos, crecer y posicionarse en
el mercado. Las administradoras de propiedad horizontal no escapan de este
escenario.
En general, este tipo de soluciones digitales online tienen módulos de contabilidad y
facturación, manejo de proveedores e inventario, y gestión de compras y de activos
fijos. Además, cuentan con control de asambleas, informes configurables, control de
carteras y presupuestos, nómina y recursos humanos, entre otras aplicaciones de
utilidad.
Lo más importante es adquirir un software que se adapte a nuestras necesidades, que
funcione 100% en la nube, con elevados niveles de seguridad, que ofrezca servicio
técnico, que esté monitoreada 24/7 y que además ofrezca capacitación a sus
usuarios, así nos damos cuenta de que las ventajas son muchas más a la hora de
decidir sobre el uso de un software enfocado a la administración de recursos,
procesos, planeación, solución y manejo situacional provee, además de innovación,
capacidad para expandir horizontes de negocios, además de contar con una
herramienta que lo pondrá a la vanguardia de los competidores.
 REFERENCIAS:

https://efiempresa.com/blog/efiempresa-software-en-la-gestion-empresarial/

https://www.zitelia.com/software-mas-utilizados-en-empresas/

https://finanzasiq.com/blog/ventajas-y-desventajas-del-software-administrativo/
 LISTA DE COTEJO
Nombre de la asignatura: Innovación Tecnológica II Unidad temática: 3.- Gestión y manejo de softwares
especializados en administración de proyectos.
Fecha: 14/05/2021
Nombre de los integrantes del equipo Retroalimentación
1. Luisa Amanda Muñoz Aquino – 192Z0188
2. Diana Laura García Cruz – 192Z0180
3. Yarimé Mendoza Escobar – C202Z0005
4. Adán Mérida Rojas – 192Z0111
5. Citlali Guadalupe García Morales – 182Z0540

Datos generales del proceso de evaluación

Producto: Lista de cotejo reporte de investigación Valor: 30% Periodo escolar: feb-jul 2021

Instrucciones para el estudiante

Revisar las actividades que se solicitan y marque con una X en los apartados “SI” cuando la evidencia se cumple; en caso cont rario
marque “NO”. En la columna “OBSERVACIONES” coloque las recomendaciones que puedan ayudar al alumno a saber cuáles son
las condiciones no cumplidas, cuando los reactivos no se cumplan al cien por ciento, escriba en el apartado de retroalimentación
las acciones que el alumno puede realizar para lograr la competencia de la unidad. Tiempo para realizar la actividad 30 min.

Valor del Cumple

No. reactivo Característica que cumplir por la investigación Si No Real Observaciones
%
1 5% La portada incluye nombre, carrera, grupo, materia, unidad
fecha,
2 20% Se aborda el tema solicitado, demostrando un dominio sobre
el tema objeto de investigación
3 5% La investigación se presenta sin faltas de ortografía, y errores
de gramática.
4 5% Se presenta una introducción, desarrollo y conclusión del
tema en cuestión.
5 10% Complementa la información con graficas y/o diagramas
claramente definidos
5 5% Fuentes de información en formato APA 6ta edición
30% Total