INSTITUTO TÉCNICO SUPERIOR DE COMERCIO “INSCO”

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

GESTIÓN SECRETARIAL I
ORURO - BOLIVIA

FORMACIÓN
PROFESIONAL
UNIDAD TEMÁTICA N°2

Lic. Gabriela Rodríguez Adriazola

2020
[NOMBRE DEL AUTOR] 1
 FORMACIÓN PROFESIONAL

1. FORMACION PROFESIONAL..................................................................................................... 3
2.1 DESARROLLO DE CAPACIDADES ............................................................................................. 3
2.1.1 Iniciativa y capacidad de trabajo.................................................................................................... 3
2.1.2 CAPACIDAD DE TRABAJO EN EQUIPO ................................................................................. 3
Principio 1: El equipo debe contar con una dedicación unánime para lograr un objetivo cuantificable
............................................................................................................................................................ 4
Principio 2: Los papeles del equipo deben estar claramente definidos ............................................... 4
Principio 3: La comunicación debe ser frecuente y efectiva............................................................... 4
Principio 4: El equipo debe contar con un líder .................................................................................. 4
Principio 5: El esfuerzo del equipo debe ser unido y consistente ....................................................... 5
Principio 6: El equipo debe estar dispuesto a compartir los recursos ................................................. 5
Principio 7: Los individuos deben ser capaces de dejar a un lado sus intereses personales ............... 5
2.1.3 CAPACIDAD DE TRABAJO BAJO PRESIÓN .......................................................................... 6
¿Qué significa trabajo bajo presión en las empresas? ......................................................................... 6
¿Qué es trabajar bajo presión? ............................................................................................................ 6
2.1.4 CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN ............................................................................................... 7
2.1.5 CAPACIDAD DE TOMA DE DECISIONES ............................................................................... 7
2.1.6 DISPONIBILIDAD DE TIEMPO ................................................................................................. 8
2.2 FORMACIÓN DE LA (EL) SECRETARIA (O) ............................................................................. 8
2.2.1 DESTREZAS BÁSICAS DE UN (A) SECRETARIO (O) ........................................................... 9
2.2.2 DESTREZAS ESPECIFICAS DE UN(A) SECRETARIO (A)................................................... 10
2.2.3 FUNCIONES BÁSICAS ............................................................................................................. 11
2.2.4 ADECUACIÓN AL CARGO QUE DESEMPEÑA .................................................................... 12
2.3 CUALIDADES HUMANAS DEL (LA) PROFESIONAL DEL SECRETARIADO .................... 12
2.4 CÓDIGO DEONTOLÓGICO........................................................................................................ 12
2.5 LAS RELACIONES SOCIALES ................................................................................................... 13
2.5.1 El entorno laboral con el público interno, externo y mixto...................................................... 13

[NOMBRE DEL AUTOR] 2

Unidad Temática Nº2

FORMACIÓN PROFESIONAL

1. FORMACION PROFESIONAL

La Formación Profesional son enseñanzas cuya finalidad principal es capacitar a la persona

para el desempeño de una actividad profesional. Por eso, los estudios de Formación
Profesional están destinados a la adquisición de competencias profesionales que permitan a
las personas ejercer distintos trabajos.

2.1 DESARROLLO DE CAPACIDADES

“El desarrollo de la capacidad es el proceso mediante el

cual los individuos, grupos, organizaciones,
instituciones y sociedades incrementan sus habilidades
para realizar funciones esenciales, resolver problemas,
definir y lograr objetivos, entender y responder a sus
necesidades de desarrollo en un contexto amplio y de
manera sostenible.”

2.1.1 INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO

Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin
la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las
necesidades de su jefe con precaución y criterio.

2.1.2 CAPACIDAD DE TRABAJO EN EQUIPO

El trabajo en equipo se define como la unión de dos o

más personas organizadas de una forma determinada,
las cuales cooperan para lograr un fin común que es
la ejecución de un proyecto.

Hay una serie de principios que todo equipo debería

asumir para seguir trabajando en la mejora del trabajo
colaborativo, si consigues que tu gente los aplique a
lo largo del tiempo, verás una mejora considerable en rendimiento y resultados.

[NOMBRE DEL AUTOR] 3

Estos principios no se establecen automáticamente por sí solos, sino más bien al contrario:
conlleva un trabajo importante inculcarlos en las personas y conseguir que se empleen como
base de valores para el comportamiento dentro del equipo.

Principio 1: El equipo debe contar con una dedicación unánime para lograr un objetivo
cuantificable

El trabajo en equipo efectivo no se puede dar de ninguna manera si sus miembros no tienen
una idea clara de lo que tratan de conseguir. Es necesario que cada uno de los profesionales o
personas en su formación, comprenda con exactitud qué meta tienen encomendada y esa
precisión sólo es posible cuando existe un propósito que puede ser medido de forma objetiva,
y no por medio de expresiones y conceptos vagos.

Principio 2: Los papeles del equipo deben estar claramente definidos

Para asegurarse de que se cumplen los objetivos, todos los miembros del equipo necesitan saber
con exactitud qué es lo que se espera de ellos en el día a día de la empresa. Sin esa claridad,
cada uno trabajará con propósitos cruzados y es posible que interfieran unos con otros. Ten en
cuenta que es posible que sea necesario dividir los equipos grandes en otros más pequeños, que
deben tener también muy claros sus funciones. Todo esto debe ser cuidadosamente revisado y
modificado a medida que el equipo va avanzando.

Principio 3: La comunicación debe ser frecuente y efectiva

Conseguir que la comunicación dentro del equipo sea frecuente no es difícil; dependiendo de
los objetivos y del tiempo disponible, un equipo debería reunirse al menos una vez por semana,
o más a menudo si fuera necesario. La parte de la efectividad es más complicada; una
comunicación es efectiva sólo cuando tiene pleno sentido para el receptor. Si se produce de
modo que un único miembro del equipo no es capaz de captar la información pertinente, será
necesario recapacitar sobre los medios que se emplean hasta que todos lleguen a conseguirlo.

Principio 4: El equipo debe contar con un líder

Muchos equipos cuentan con un líder o responsable claro, al que el resto informa directamente.
Sin embargo, en muchas ocasiones los equipos están formados por personas de distintas
organizaciones o departamentos, en cuyo caso es necesario determinar quién es el líder. Este
líder será responsable de mostrar los objetivos que se supone que el equipo debe alcanzar, de
dirigirlo y de tratar que el esfuerzo común tenga sentido y sea productivo.

[NOMBRE DEL AUTOR] 4

Principio 5: El esfuerzo del equipo debe ser unido y consistente

Un equipo no puede funcionar efectivamente si cada uno en él no está comprometido al 100%

para conseguir los objetivos comunes. Esta clase de compromiso se expresa al mostrar
coherencia en los comportamientos y haciendo aquello que es necesario para llegar a la meta
establecida. Esto no quiere decir que los miembros del equipo deban sacrificar sus vidas
privadas por él. Más bien al contrario: no es posible que una persona mantenga el entusiasmo
en el trabajo o su lugar de estudio si su vida personal no está equilibrada.

Principio 6: El equipo debe estar dispuesto a compartir los recursos

Los miembros del equipo deben mostrarse dispuestos a compartir los recursos bajo su control
que sean necesarios para conseguir los objetivos comunes. Estos recursos son de dos tipos:
materiales por un lado y mentales, emocionales por el otro. Los materiales consisten en espacio
de trabajo, recursos monetarios, equipos informáticos, etc. Los mentales y emocionales, por su
parte, son las ideas, las sugerencias, el entusiasmo, la capacidad de animarse unos a otros, las
relaciones interpersonales, etc.

Principio 7: Los individuos deben ser capaces de dejar a un lado sus intereses personales

Tener un ego fuerte puede ser algo bueno, sobre todo para ciertos puestos o funciones. Sin
embargo, para que un equipo funcione con efectividad, los individuos que lo componen deben
tratar de contener sus egos y convertir al equipo y a la obtención de los resultados comunes en
algo más importante que las contribuciones individuales de cada profesional. Si los miembros
del equipo no adoptan esa actitud, los comportamientos egoístas frustrarán la capacidad del
grupo para conseguir sus metas.

Cómo se trabaja en equipo

Tom Peters, reputado experto en prácticas de gestión empresarial, desarrolla la teoría de las 5C
a partir de sus investigaciones. Observó lo que tenían en común los equipos de alto rendimiento
y estas fueron sus conclusiones:

 Coordinación. La organización es necesaria. Por lo general, será un líder quien

coordine las actividades de los distintos integrantes para cumplir una estrategia que
se ha definido de antemano, aunque hay formas de organización menos verticales.

[NOMBRE DEL AUTOR] 5

  Comunicación. La comunicación entre los distintos miembros del equipo debe ser
abierta y funcional. Han de proporcionarse los canales para facilitarla en distintos
sentidos.
 Confianza. Cada integrante del equipo confía en que el resto cumpla con su parte
del proyecto. Es importante este paso para no sobrevalorar la aportación propia
frente a la del resto buscando un lucimiento personal.
 Colaboración. Cada miembro domina una parte del proyecto y está especializado
en un área. Complementarse es necesario para sacar el trabajo adelante.
 Compromiso. Cada componente del equipo se compromete a aportar su valía y
empeño en cumplir sus tareas y dar prioridad al objetivo común que se ha propuesto.

2.1.3 CAPACIDAD DE TRABAJO BAJO PRESIÓN

¿Qué significa trabajo bajo presión en las empresas?

El trabajo bajo presión implica, mayor carga de trabajo,

responsabilidad, menor cantidad de tiempo disponible y
cómo mantener la calma.

En las organizaciones hay plazos e indicadores que

cumplir; fabricar y entregar un determinado número o
volumen de productos, mejorar los estándares de calidad y
niveles de satisfacción en el servicio, etc. Esto implica
tomar decisiones con rapidez y eficiencia.

Es normal que haya presión en un trabajo, pues luego de

un tiempo de labores se espera un resultado específico y generalmente se busca cumplir con
ciertos indicadores, pero ¿es bueno o malo trabajar bajo presión?

“Trabajo bajo presión se refiere simplemente a que al hacer un trabajo se busca cumplir un
indicador, por ejemplo, una cantidad de productos determinada en un plazo concreto, un
presupuesto de ventas, la solución a un problema, etc. No se refiere a tener a alguien
presionando o estresando al trabajador, que es la interpretación errada”

¿Qué es trabajar bajo presión?

Es la capacidad para realizar un trabajo cuando el tiempo requerido para su realización, es

limitado.

[NOMBRE DEL AUTOR] 6

Es una capacidad que necesitan las personas, pues implica

 Reasignar prioridades.
 Actuar con rapidez.
 Controlar emociones, guardar la calma.
 Actuar con cortesía, ejemplo, al atender a clientes.
 Soportar la presión.
 Organizar efectivamente cambios rápidos.
 Aprender.
 Actuar de forma diferente y mejor en una siguiente ocasión.
 Cómo se inicia el trabajo bajo presión

2.1.4 CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN

Se habla mucho de la capacidad de adaptación al cambio, de ser

flexibles con nuestro entorno para así poder fluir entre las
situaciones. Vivir y trabajar sin bloquearnos ante el cambio, sino
encontrando siempre el mejor camino entre las circunstancias
que nos rodean.

2.1.5 CAPACIDAD DE TOMA DE DECISIONES

El tomar las decisiones de manera individual se caracteriza por

el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una
alternativa de solución frente a un problema determinado; es decir, si una persona tiene un
problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese
específico motivo. También, la toma de decisiones es considerada como una de las etapas de
la dirección.

La toma de decisiones: ¿qué es y por qué es importante?

La toma de decisiones es importante por muchas razones, pero una de las más importantes es
el hecho de que es la ruta para el progreso. Si una decisión tiene éxito o no, podemos aprender
y beneficiarnos. La toma de decisiones también pone de relieve la complejidad y la
interconexión de las cosas. Un punto vital para recordar y que a la vez lo hace desafiante e
interesante.

Toma de decisiones y resolución de problemas en el ámbito secretarial

[NOMBRE DEL AUTOR] 7

Hoy en día una de las grandes exigencias actuales del perfil secretarial está relacionada con la
capacidad para tomar decisiones y resolver problemas. Un ejecutivo valora al secretario o
secretaria que no necesita que le den instrucciones hasta de los más mínimos detalles y que no
solamente sabe plantear problemas, sino que también propone soluciones.

Tomar decisiones y resolver problemas son técnicas que pueden aprenderse y es conveniente
hacerlo cuando se aspira a ser un profesional eficiente que contribuye a la buena marcha de las
actividades empresariales. Ser capaz de plantear soluciones es ser parte de la solución; tener
problemas es ser parte del problema.

Tips para tomar una buena decisión

 Definir el problema. Es darle el nombre al problema para poder ver qué soluciones se
le puede dar.
 Analizar el problema. Es saber de qué se trata específicamente el problema o asunto.
 Evaluar soluciones. Es ver qué alternativas se tiene para solucionar el problema o
asunto.
 Elegir soluciones. Es saber la opción o elección exacta que facilite la solución del
problema. Es conveniente ver 2 opciones por si la primera no funciona siempre habrá
una segunda opción.
 Aplicar solución. Es aplicar la solución que se eligió al ver las alternativas que se
planteó.

2.1.6 DISPONIBILIDAD DE TIEMPO

Se denomina disponibilidad a la posibilidad de una cosa o persona de estar presente cuando se

la necesita. La disponibilidad remite a esta presencia funcional que hace posible dar respuestas,
resolver problemas, o meramente proporcionar una ayuda limitada.

2.2 FORMACIÓN DE LA (EL) SECRETARIA (O)

Cada vez es mayor el número de secretarias(o) que requiere el ámbito empresarial, puesto que
las tareas que asumen las secretarias(os) es de vital importancia en todos los sectores de
desarrollo. Pero, así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias(os), también

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 se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual
se logra con la formación profesional de estas.
Aparte de los estudios que haya cursado, una
secretaria(o) debe tener una sólida preparación,
extensa cultura general, uso correcto del lenguaje
escrito y oral con una expresión
fluida y clara y además de una muy buena
educación, que le facilitará su desenvolvimiento
en cualquier nivel en el ámbito empresarial.

2.2.1 DESTREZAS BÁSICAS DE UN (A) SECRETARIO (O)

Adaptabilidad. - Se requiere que toda secretaria(o) tenga la capacidad para poder adaptarse a
los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que
debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.
Iniciativa y capacidad de trabajo. - Se
entiende por iniciativa a la capacidad que
tiene toda persona para emprender una
acción, sin la necesidad de que otras se lo
indiquen. Una secretaria con iniciativa
debe anticiparse a las necesidades de su
jefe con precaución y criterio.
Puntualidad. - Es una manifestación de
seriedad y formalidad. Toda secretaria(o)
debe ser puntal en el cumplimiento de su
horario de trabajo como en el desarrollo de
las labores encomendadas.
Responsabilidad.- Implica que la
secretaria(o) debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de
supervisión.
Limpieza y orden.- Una secretaria(o) siempre debe ser ordenada en su espacio laboral;
archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.
Paciencia.- La secretaria(o) debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando
las cosas no marchen como lo espera.

[NOMBRE DEL AUTOR] 9

Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo
tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de
trabajo.
Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información
sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en
beneficio a los intereses de la empresa.
Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo
adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria(o) debe tener la voluntad de ofrecer sus
servicios cuando se lo requieran y calidad.
Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria(o) permanezca en la oficina debe mostrar
dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus
quehaceres habituales.
Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria(o) debe realizarse con esmero y su
presentación debe ser impecable.

2.2.2 DESTREZAS ESPECIFICAS DE

UN(A) SECRETARIO (A)

Mecanografía. - El dominio de la mecanografía

es básico para toda secretaria (o), puesto que en
la realización de sus labores diarias tendrá que
mecanografiar diversos documentos con
pulcritud, a una velocidad adecuada y sin
errores ni faltas ortográficas.
Ofimática. - El avance vertiginoso de la
informática, hace que la computadora sea la
herramienta básica en el trabajo de oficina, por
lo tanto, toda secretaria debe saber hacer uso de
los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones,
diseño, entre otros.
Ortografía y gramática. - Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de
redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad
y condición. Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos
administrativos y comerciales.

[NOMBRE DEL AUTOR] 10

Caligrafía. - Una buena caligrafía, es decir
una letra legible en la escritura de palabras y
números, evitará confusiones y errores.
Archivo. - Es también importante que la
secretaria tenga conocimientos sobre los
sistemas de organización de archivos, para
que pueda almacenar la información
adecuadamente y así poder localizarla
rápidamente.
Idiomas extranjeros y originarios. - Es imprescindible el conocimiento del inglés tanto a
nivel escrito como
hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales, y con los cambios
interculturales de nuestro País es imprescindible hablar y entender por lo menos un idioma
originario.
Matemática financiera. - El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la matemática
financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses,
tasas, etc.
Contabilidad. - Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder
interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

2.2.3 FUNCIONES BÁSICAS

Según el tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas
del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.
Existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de alto nivel en las empresas.
Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina:
 Recibir documentos;
 Atender llamadas telefónicas;
 Atender visitas;
 Archivar documentos;
 Realizar cálculos elementales;
 Informar todo lo relativo al departamento del que depende;
 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;

[NOMBRE DEL AUTOR] 11

  Tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras
hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas
informáticos que conllevan;
 Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

2.2.4 ADECUACIÓN AL CARGO QUE DESEMPEÑA

Tiene que ser el puesto de trabajo el que se adapte a cada persona y el día a día hace que la
verdadera situación que viven muchos trabajadores es que son ellos los que se tienen que
adaptar como puedan a sus puestos de trabajo.
Cada persona tiene unas características físicas distintas y necesitan una adaptación de sus
herramientas y mobiliario de trabajo para poder estar desempeñando confortablemente sus
tareas laborales y pueda adecuarse con facilidades al cargo que desempeña.

2.3 CUALIDADES HUMANAS DEL (LA) PROFESIONAL DEL SECRETARIADO

 Responsabilidad.
 Discreción.
 Respeto hacia sus superiores.
 Amabilidad y simpatía.
 Vocabulario cuidado y con voz agradable.
 Educación según las normas sociales.
 Capacidad de iniciativa y anticipación.
 Espíritu de servicio.
 Calidad humana.
 Paciencia.
 Madurez.
 Flexibilidad y capacidad de adaptación.

2.4 CÓDIGO DEONTOLÓGICO

PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL:

Dignidad.- La secretaria(o) debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción
o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

[NOMBRE DEL AUTOR] 12

Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los
hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.

PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:

Además de un deber, conservar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de
la profesión de secretaria (o).
El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:
Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito
de su ejercicio profesional.
Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros
cualesquiera del colectivo en el que la secretaria(o) desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers
personales, profesionales curriculares.
La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o
cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una
distribución de personas específicas.
La secretaria(o) evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos
oficiales sin conocimientos de su superior.
El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja
la secretaria (o), que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle
y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que
a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites
de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el
perfil personal de la secretaria.

2.5 LAS RELACIONES SOCIALES

Las relaciones sociales al conjunto de las interacciones

que ocurren entre dos o más personas, o dos o más
grupos de personas, de acuerdo a una serie de protocolos
o lineamientos mutuamente aceptados, o sea, de acuerdo
a normas específicas.

2.5.1 El entorno laboral con el público interno, externo y mixto

 Público Interno

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A los grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa o institución. Así, por
ejemplo" los accionistas los directivos los funcionarios, los empleados, etc.
 Público Externo: Es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ejemplo:
Las autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores.
Este se puede dividir de la siguiente manera:
 Cliente: Son todas aquellas personas que consumen nuestros productos o servicios.
Cuanto más masivo es el producto o servicio más heterogéneo y complejo es el público
cliente.
 Proveedores: Son todos aquellos que los proveen de materia prima para producir.
 Prensa: Participan como instrumentos de comunicación.
 Comunidad: Este surge más con las organizaciones, en la medida cuando las grandes
organizaciones lanzan una campaña, ya sea ecológica, de prevención… Las
comunidades son las privilegiadas.
 Medios Educativos: Cuando van a proveer las organizaciones de los empleados y los
profesionales (Becas, pasantías).

 Publico Mixto
Es una posición intermedia respecto a las posiciones extremas entre Interno y Externo. Dentro
del público mixto diferenciamos los públicos con una tendencia hacia el interno, al que
denominamos público mixto semi-interno; de aquéllos con una tendencia hacia los externos, al
que denominaremos, público mixto semi-externo.
• Público Mixto Semi-Interno: Potencialmente, pueden ser clasificados como tales, los clientes
reales cautivos, los familiares del personal, los proveedores y los distribuidores no exclusivos.
• Público Mixto Semi-Externo: Potencialmente, pueden ser clasificados como tales, los clientes
reales ocasionales, cámaras empresarias del sector de actividad, asociaciones profesionales
afines, sindicatos, bancos con los que se opera accionistas minoritarios.

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